koskevat kysymykset ja vastaukset

Senaatti-kiinteistöt: Työympäristökehittämisen konsultointipalveluiden hankinta tarjouspyyntöjä koskevat kysymykset ja vastaukset
Seuraavassa on esitetty Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen konsultointipalveluita
koskevista tarjouspyynnöistä esitetyt kysymykset ja vastaukset. Kysymykset ja vastaukset on
esitetty siten, että ensin on esitetty kaikkia osa-alueita koskevat kysymykset ja vastaukset ja
tämän jälkeen osa-alueittain eri osa-alueita koskevat kysymykset ja vastaukset.
Tarjouspyyntöä ja sen liitteitä on muutettu saatujen kysymysten perusteella. Tarjouskilpailusta
on muutettujen vaatimusten vuoksi julkaistu korjausilmoitus 24.6.2015 HILMA:ssa.
Korjausilmoitus ja sen liitteenä olevat tarjouspyyntöasiakirjat korvaavat 8.6.2015 HILMA:ssa
julkaistun hankintailmoituksen: ” Senaatti-kiinteistöt: Työympäristökehittämisen
konsultointipalvelu”. Korjausilmoitus ja sen liitteenä olevat tarjouspyyntöasiakirjat korvaavat
alkuperäisen hankintailmoituksen liitteineen. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on korostettu
keltaisella muutetut kohdat ja poistetut kohdat on yliviivattu.
A. Kaikkia osa-alueita (1-6) koskevat kysymykset ja vastaukset:
Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6.2015 esitettyjä kysymyksiä:
A1. Kysymys: Voiko 15.6 jälkeen lähettää kysymyksiä, vai onko tämä absoluuttinen takaraja?
Vastaus: Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta vastata määräajan jälkeen esitettyihin
kysymyksiin. Harkinnan mukaan tästä voidaan poiketa ja tällöin vastaukset kysymyksiin
lähetetään kaikille sähköpostiosoitteensa ilmoittaneille.
A2. Kysymys: Mikä on viestintätapa vastauksiin liittyen ja milloin vastaukset tulevat?
Vastaus: Vastaukset lähetetään sähköpostilla niille, jotka ovat ilmoittaneet
sähköpostiosoitteensa joko tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa tai HILMA-ilmoituksen ja
tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti sähköpostilla osoitteeseen info@ptcs.fi.
A3. Kysymys: Huomioidaanko referenssien määrä pyydettyjen referenssien ylittävältä osalta?
Vastaus: Ei, huomioidaan vain tarjouspyynnössä ilmoitettu määrä referenssejä, sen ylittävillä
referensseillä ei ole merkitystä. Oleellista on, että pyydettyjen referenssien kohdalta on
täytetty kaikki tarvittavat tiedot. Ks. Kysymys ja vastaus A5.
A4. Kysymys: Voiko henkilöreferenssi olla eri kuin yritysreferenssi?
Vastaus: Kyllä. Oleellista on, että tarjoaja ilmoittaa pyydetyn määrän vähimmäisvaatimukset
täyttäviä referenssejä.
A5. Kysymys: Eli ei ole väliä jos on 3 tai 300 referenssiä, kun on pyydetty kolmen referenssin
kuvausta?
Vastaus: Pyydetyn määrän ylittävillä referensseillä ei ole merkitystä. Markkinaoikeuden
oikeuskäytännön mukaan referenssien lukumäärä ei voi olla vertailuperuste.
A6. Kysymys: Hintavertailussa haetaan siis keskihintaa, vaikka projekteissa käytetään eri
vaativuusluokkien henkilöitä?
Vastaus: Kyllä. Osa-alueilla 1, 2, 5 ja 6 tarjousten vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien
E-04 keskiarvotuntihinta. Osa-alueella 3 tarjousten vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien
E-06 keskiarvotuntihinta siten, että vaativuusluokkien E-04 keskiarvohinnan painoarvo on 70
% ja vaativuusluokkien 05-06 keskiarvohinnan painoarvo on 30 %. Osa-alueella 4 tarjousten
vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien E-07 keskiarvotuntihinta siten, että
1
vaativuusluokkien E-04 keskiarvohinnan painoarvo on 70 % ja vaativuusluokkien 05-07
keskiarvohinnan painoarvo on 30 %.
A7. Kysymys: Jos on jo tehty aiemmin turvallisuussopimus Tilaajan kanssa, pitääkö se tehdä
uudestaan?
Vastaus: Senaatti-kiinteistöjen uuden mallinen turvallisuussopimus tehdään kaikkien valituksi
tulevien kanssa puitesopimuksen solmimisen yhteydessä.
A8. Kysymys: Sisältyykö sopimukseen konsultin tilaturvallisuuteen liittyviä ehtoja?
Vastaus: Ei sisälly tämän puitesopimuksen yhteydessä solmittavaan turvallisuussopimukseen.
A9. Kysymys: Tarkistetaanko henkilöiden taustat turvallisuuden näkökulmasta?
Vastaus: Tarjouskilpailun aikana ei tarkisteta henkilöiden taustoja turvallisuuden
näkökulmasta.
Tarjouspyynnön liitteenä olevan turvallisuussopimuksen mukaan ”Senaatti voi edellyttää
yritysturvallisuusselvityksen laatimista Toimittajasta tai sen alihankkijasta, jos tälle annetaan
pääsy suojaustasolle ST I-III luokiteltuihin Salassa pidettäviin tietoihin”.
A10. Kysymys: Henkilötietolomakkeet koskevat vain projektipäälliköitä, arvioidaanko muiden
henkilöiden osaamista?
Vastaus: Vain projektipäälliköt vaikuttavat vertailuun, muuta henkilöstöä koskevat
vaatimukset on esitetty kunkin osa-alueen liitteessä 1C Henkilöresurssilomake.
A11. Kysymys: Entä jos tarjottu henkilö vaihtaa työnantajaa?
Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 5A puitesopimus kohdan 9. Suoritusorganisaatio mukaan:
”Tarjouksessa nimetyn ja tarjousten vertailuun vaikuttaneen projektipäällikön saa vaihtaa
ainoastaan pakottavasta syystä (esim. työsuhteen päättyminen). Tällöin Palveluntuottajan on
nimettävä Tilaajalle viipymättä uusi vastaavantasoisen kokemuksen ja koulutuksen omaava
projektipäällikkö. Uusi henkilö on hyväksytettävä Tilaajalla. Ennen kuin uusi projektipäällikkö
on hyväksytty, ei tämä voi suorittaa sopimuksen mukaisia projektipäällikön tehtäviä.
Muun henkilöstön osalta palveluntuottajan tulee esittää hankintayksikölle henkilöstömuutokset
hyväksyttäväksi. Uusien henkilöiden tulee täyttää tarjouspyynnössä asetetut
vähimmäisvaatimukset.
A12. Kysymys: Kuinka kattavasti uusia työympäristökehittämistä ja -ratkaisuja on sovellettu
valtionhallinnon organisaatioille tähän mennessä?
Vastaus: Muutos ja sen myötä työympäristöjen kehittäminen on jatkuvaa.
Työympäristökonseptien linjaukset koskevat tällä hetkellä noin 40 000 henkilöä, niiden
toimeenpano on meneillään.
A13. Kysymys: Miten palveluntuottajat tekevät yhteistyötä sopimuskaudella, kuka johtaa
projekteja?
Vastaus: Senaatti johtaa projekteja, tarjouspyynnön liitteenä olevassa menettelytapaohjeessa
on lisää tietoa.
Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä:
A14. Kysymys: Tulkitaanko saman groupin muiden yritysten työntekijät alikonsulteiksi?
(Esim. Osa-alueilla 1 ja 2 edellytetään SKOL luokkiin E, 01 ja 02 tarjoajalta omaa henkilöstöä)
2
Vastaus: Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä, kaikki ryhmittymän jäsenet ovat yhdessä
tarjoajana, eivätkä ryhmittymän jäsenet ole alihankkijoita. Tällöin ryhmittymän jäsenten
työntekijät katsotaan tarjoajan omaksi henkilöstöksi. Mikäli tarjousta ei tehdä ryhmittymänä,
vaan tarjouksen tekee yksi tarjoaja, joka käyttää alihankkijoita, eivät alihankkijoiden
työntekijät ole tarjoajan omaa henkilöstöä vaan alihankkijan henkilöstöä.
Ohjeet koskien tarjouksen tekemistä ryhmittymänä / käyttäen alihankkijoita ovat
tarjouspyyntöjen liitteissä 2 ”Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset”. Liitteessä 2 on mainittu mm.
seuraavaa: ”Konsernin on tehtävä osallistumishakemuksensa ja tarjouksensa ryhmittymänä.
Osallistumishakemuksessa ja Tarjouksessa tulee ilmoittaa, että se on tehty ryhmittymänä.
Myös kaikki ryhmittymän jäsenet, esim. konserniyhtiöt, tulee ilmoittaa
osallistumishakemuksessa ja tarjouksessa. Kaikilta ryhmittymän jäseniltä tulee olla kirjallinen
sitoumus voimavarojen käytöstä osallistumishakemuksen tarjouksen liitteenä.”
Tarjouspyyntöihin on lisätty liite 7 ”Sitoumuksen malli”, jolla ryhmittymän jäsenet sekä tahot,
joiden voimavaroihin tarjoaja vetoaa voivat esittää sitoumuksensa voimavarojen käytöstä.
A15. Kysymys: Tuleeko referenssiprojektien olla alkanut ja päättynyt viimeisten 3 vuoden
sisällä, vai riittääkö että projekti on vain päättynyt 3 vuoden sisällä?
Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteillä 2 ”Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset” on esitetty kullekin
osa-alueelle yrityksen referenssivaatimus kohdassa ”4.1 REFERENSSIT”. Kyseisen kohdan
mukaan ”Referenssit eivät saa olla kolmea vuotta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä
laskettuna.” Referenssien tulee olla ollut meneillään (aktiivisessa vaiheessa) viimeisen kolmen
vuoden aikana. Ei siis edellytetä, että referenssit ovat alkaneet tai päättyneet viimeisten
kolmen vuoden aikana, kunhan ne ovat olleet meneillään viimeisten kolmen vuoden aikana.
Projektipäälliköiden referenssivaatimuksia on muutettu kunkin osa-alueen osalta liitteille 1B
Henkilötietolomake seuraavasti: ”Referenssihanke ei saa olla viittä vuotta vanhempi tarjouksen
jättöpäivästä laskettuna. Tämä tarkoittaa, että referenssin tulee olla ollut meneillään
(aktiivisessa vaiheessa) viimeisen viiden vuoden aikana.”
A16. Kysymys: Miten henkilöresurssilomakkeessa tulisi ilmoittaa nimettävän henkilön
tehtävät? Tuleeko tehtävä-kohtaan listata kaikki roolit, joita henkilö voi tehdä (esim.
projektipäällikkö, työpsykologia vai jompikumpi)?
Vastaus: Saman henkilön voi nimetä useaan tehtävään. Kaikki roolit, joita henkilö voi tehdä,
tulee listata henkilöresurssilomakkeeseen.
A17. Kysymys: Kuinka sitova on henkilöstöresurssilomake projektien kannalta, voiko tiimin
kiinnittää aina vasta kunkin projektin alkaessa?
Vastaus: Sopimuskauden aikana palveluntuottaja esittää kutakin toimeksiantoa varten
projektitiimin henkilöstöresurssilomakkeessa ilmoitettujen henkilöiden pohjalta.
A18. Kysymys: Tarjouksen arvioinnissa: lasketaanko hinnat joillain painoilla vai onko kaikkien
hintojen paino 1.0 laskettaessa hinnat yhteen?
Vastaus: Hintojen vertailu on kuvattu kunkin tarjouspyynnön kohdassa ”8. Tarjousten
valintaperusteet ja vertailu” sekä tarkemmin kutakin osa-aluetta koskevassa liitteessä 4A
”Hintalomake”. Vertailussa huomioidaan pyydettyjen hintojen keskiarvohinta. Osaaluekohtaisessa hintalomakkeessa on mainittu, mikäli hintoja painotetaan laskettaessa
keskiarvohintaa. Osa-alueiden 1, 2, 5 ja 6 osalta hintoja ei painoteta laskettaessa
keskiarvohintaa. Osa-alueiden 3 ja 4 osalta hintoja painotetaan liitteessä 4A kuvatulla tavalla
laskettaessa keskiarvohintaa. Ks. kysymys ja vastaus A6.
3
A19. Kysymys: Mikäli tarjous jätetään ryhmittymänä, tuleeko jokaisen organisaation ilmoittaa
erikseen oma yhteyshenkilönsä vai riittääkö yksi yhteyshenkilö koko ryhmittymän
edustukseksi?
Vastaus: Ryhmittymänä tarjoamista koskevat ohjeet on esitetty liitteissä 2 ”Tarjoajan
soveltuvuusvaatimukset”. Liitteessä 2 on mainittu mm., että ”Ryhmittymän jokaisen jäsenen
on toimitettava tämä lomake täytettynä”. Liitteen 2 kohdan ”1. Tarjoajan tunnistetiedot”
kohdassa ”Tarjoajan virallinen nimi” jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa
lomakkeessa kaikkien ryhmittymän jäsenten nimet. Kohdassa ”Tarjoajan yhteystiedot”
jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa yksi ja sama osoite. Kohdassa ”Tarjouksen
yhteyshenkilön/-henkilöiden/muun yhteyspisteen tiedot” ryhmittymä voi ilmoittaa yhden tai
useamman yhteyshenkilön, mutta jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa samat tiedot.
Jokaisen organisaation ei tarvitse ilmoittaa erikseen omaa yhteyshenkilöään. Riittää, että
ryhmittymä ilmoittaa yhden yhteyshenkilön.
Lisäksi liitteen 2 kohdassa 5.2 ”Ryhmittymänä tarjoaminen” on mainittu mm. seuraavaa:
”Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi
organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän
jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen.
A20. Kysymys: Jos tarjous jätetään ryhmittymänä, niin riittääkö ryhmittymältä yhteensä 3
referenssiä vai tulisiko referenssit saada kultakin palveluntarjoajalta erikseen?
Vastaus: Mikäli tarjous jätetään ryhmittymänä, riittää, että ryhmittymällä on yhteensä 3
referenssiä. Liitteen 2 ”Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset” kohtaan 5.2 ”Ryhmittymänä
tarjoaminen” on tehty seuraava lisäys jokaiselle osa-alueelle: ”Ryhmittymän jokaisen jäsenen
tulee täyttää tämän lomakkeen kohdissa 1. ”Rekisterit”, 2. ”Työehtosopimus tai keskeiset
työehdot ja työterveyshuolto” ja 3. ”Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne” asetetut
vaatimukset. Kohdan 4.1 ”Referenssit” osalta riittää, että ryhmittymällä on yhteensä vaadittu
määrä referenssejä. Kohdan 4.2 ”Henkilöstöresurssit” osalta riittää, että ryhmittymällä on
yhteensä vaadittu määrä edellytettyä henkilöstöä.”
A21. Kysymys: Voiko sama henkilö olla eri rooleissa samassa tai eri osa-alueiden
tarjouksissa?
Vastaus: Voi olla.
A22. Kysymys: Voiko joku asiantuntijaroolissa oleva henkilö (esim. graafikko) olla mukana
useamman tarjoajan tarjouksessa?
Vastaus: Voi olla.
A23. Kysymys: Jos tarjouksen tekee yritys yhdessä tytäryhtiönsä kanssa, tuleeko tarjous
laatia ryhmittymänä?
Vastaus: Mikä yritys tekee tarjouksen yhdessä tytäryhtiönsä kanssa, tulee tarjous laatia joko
ryhmittymänä tai alihankkijamallilla siten, että toinen yrityksistä on tarjoaja ja toinen
alihankkija. Mikäli tarjoajana on konserni, tulee tarjous tehdä ryhmittymänä.
A24. Kysymys: Tarjousaineiston sekä dokumenttien tulee olla suomeksi ja projektipäällikön
vähimmäiskielivaatimus on suomi, mutta pitääkö suunnittelutoimistojen ja palveluntuottajien
olla suomalaisia ja/tai sijaita Suomessa?
Vastaus: Palveluntuottajien ei tarvitse olla suomalaisia tai sijaita Suomessa.
Liitteessä 1B ”Henkilötietolomake” projektipäälliköille on asetettu seuraava vaatimus:
”Projektipäälliköksi tarjottavalla henkilöllä on sujuva suomen kielen suullinen ja kirjallinen
taito.”
4
A25. Kysymys: Jos tarjoaa ryhmittymänä, voiko kumppaneita olla useampia kuin yksi?
Vastaus: Ryhmittymässä voi olla useampia jäseniä.
A26. Kysymys: Jos tietyltä osa-alueelta halutaan tai kyetään toimittamaan itse vain tiettyä
osaa, fokusoiden ydinosaamiseensa, eikä halua/voi tarjota kokonaispalvelua ryhmittymän
kautta, voiko tällöin tehdä tarjouksen näistä palveluista osa-alueen sisältä vain tietylle
erikoisosaamiselle?
Vastaus: Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osaaluetta. Osa-alueen sisältä ei ole mahdollista tarjota vain tiettyä osaa, vaan tarjouksen tulee
koskea koko osa-aluetta. Tarjous on mahdollista tehdä ryhmittymänä tai käyttäen
alihankkijoita.
A27. Kysymys: Tästä ei ole mainintaa, mutta pitäisikö palveluntarjoajalla olla valmius palvella
Valtiohallinnon asiakkaita valtakunnallisesti myös ruotsin kielellä eli molemmilla kotimaisilla
(onko vähimmäisvaatimus, tai saako tästä laatupisteitä)?
Vastaus: Ei ole vähimmäisvaatimus, eikä sitä huomioida vertailussa.
A28. Kysymys: Voiko sama toimija jättää eri aikoina tarjoukset eri osa-alueista vai pitääkö
kaikki olla samassa paketissa ja samaan aikaan jätettynä?
Vastaus: Tarjouspyyntöjen kohdassa ”6. Tarjouksen laatiminen ja jättäminen” on mainittu
mm. seuraavaa: ”Kustakin hankinnan osa-alueesta on annettava oma erillinen tarjous, joka
sisältää kaikki liitteellä 2 kohdassa 2.1 ”Tarjouksen liitteet” luetellut asiakirjat.” sekä ”Merkitse
kirjekuoreen tunniste ”Työympäristökehittämisen konsultointikilpailutus, tarjotun osa-alueen
nimi” sekä tarjoajan nimi.”
Jokaisesta osa-alueesta tulee siis toimittaa erillinen tarjous omassa kirjekuoressaan. Eri osaalueiden tarjoukset voi jättää eri aikoina, kunhan ne jätetään tarjousten jättämiselle
asetettuun määräaikaan mennessä.
A29. Kysymys: Voiko ennen tarjouksen viimeistä jättöaikaa jättää korvaavan tarjouksen joka
korvaa mahdollisesti aiemmin jätetyn tarjouksen?
Vastaus: Ennen tarjouksen viimeistä jättöaikaa on mahdollista jättää korvaava tarjous, mutta
korvaavasta tarjouksesta täytyy käydä selvästi ilmi, minkä tarjouksen se korvaa. Korvaava
tarjousaineisto tulee jättää kokonaisena sisältäen kaikki tarjousasiakirjat. Vaihtoehtoiset
tarjoukset eivät ole sallittuja.
A30. Kysymys: Vaikuttaako osa-alueeseen tarjottavien projektipäälliköiden lukumäärä
tarjousten arviointiin?
Vastaus: Projektipäälliköiden vertailu on kuvattu kunkin osa-alueen osalta liitteessä 1B
”Henkilötietolomake”. Kussakin henkilötietolomakkeessa on ilmoitettu, kuinka montaa
projektipäällikköä tulee vähintään tarjota vertailua varten ja kuinka montaa projektipäällikköä
voi enintään tarjota vertailua varten. Kunkin tarjotun projektipäällikön osaaminen ja kokemus
pisteytetään. Tarjottujen projektipäälliköiden pisteet lasketaan yhteen ja vertailussa
huomioidaan yhteenlaskettujen pisteiden keskiarvo.
Liitteessä 1B on mainittu myös seuraavaa: ”Tarjoajan edun mukaista on tarjota useampaa kuin
vähimmäismääräksi asetettua määrää projektipäällikköjä, sillä sopimuskaudella tilaajalla on
oikeus ohjata seuraava toimeksianto tarjouskilpailussa seuraavaksi tulleelle tarjoajalle, mikäli
tilaaja arvioi, etteivät tarjoajan resurssit riitä tilaajan seuraavan mahdollisen toimeksiannon
suorittamiseen (kts. tarjouspyynnön liite 5A Sopimusluonnos kohta 6)”.
5
Projektipäälliköiden vähimmäisvaatimukset ylittävästä lukumäärästä ei saa tarjousten
vertailussa lisäpisteitä.
Osa-alueen 3 osalta tarjousten vertailussa huomioidaan lisäksi se, että tarjoajalla on tarjota
osa-alueen 3 osalta projektipäällikköjä, joilla on kokemusta yhteensä useammasta
tilakategoriasta. Arviointi tehdään tarjottujen projektipäällikköjen henkilötietolomakkeiden
perusteella seuraavasti:
-
Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä kahdesta
tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 1 lisäpisteen.
Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä kolmesta
tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 1 lisäpistettä.
Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä neljästä tai
useammasta tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 2 lisäpistettä.
A31. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana
asiantuntija jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta (esim. osa-alue 2:n
osalta tulisi löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja
tilojen mittaamisen menetelmäosaaja)?
Vastaus: Kunkin osa-alueen osalta henkilöresurssilomakkeessa on ilmoitettu
osaamisalueet/tehtävät, joihin tarjoajan tulee nimetä henkilöt. Osa-alueilla 1 ja 2 edellytetään
SKOL luokkiin E, 01 ja 02 tarjoajalta omaa henkilöstöä. Muilta osin tarjoaja voi nimetä
osaamisalueisiin/tehtäviin omaa tai alihankkijoiden henkilöstöä. Mikäli tarjous tehdään
ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenten henkilöstö on tarjoajan omaa henkilöstöä. Ks. kysymys
ja vastaus A14.
A32. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla?
Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko
referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että
referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta?
Vastaus: Sekä yrityksen että projektipäälliköiden referenssien tulee olla niille asetettujen
vaatimusten mukaisesti hankinnan kohdetta vastaavia. Hankinnan kohde on kuvattu kutakin
osa-aluetta koskevassa liitteessä 1A.
Kunkin osa-alueen osalta liitteellä 2A on esitetty vaatimukset yrityksen referensseille.
Kunkin osa-alueen liitteellä 1B Henkilötietolomake on esitetty vaatimukset projektipäälliköiden
referenssiprojekteille. Referenssin tulee täyttää sille asetetut vähimmäisvaatimukset. Esim.
osa-alueella 2 projektipäällikön referensseille on asetettu seuraava vähimmäisvaatimus:
”Tarjottavalla projektipäälliköllä täytyy olla vähintään kolme hankinnan kohdetta vastaavaa
(työympäristökonseptin kehittämishanke) referenssiä, joissa on toteutunut kaikki alla kuvatut
asiat:




strategisuus,
moniammatillisuus,
vuorovaikutus osapuolten kanssa/asiakkaiden osallistaminen ja
kohdekohtaiset/organisaatiokohtaiset hyödyt.”
Vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin projektipäälliköiden referenssit pisteytetään liitteessä 1B
Henkilötietolomake esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti.
A33. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on
voinut olla mukana DI – työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation
6
toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija  sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen
tutkinnon taustalla?
Vastaus: Esimerkiksi KTM johtamisen tutkinnon taustalla katsotaan muuksi soveltuvaksi
organisaation toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntijaksi.
A34. Kysymys: Mm. liitteessä 1B: Vähimmäisvaatimuksissa koulutus määritellään ”soveltuva
ylempi tai alempi korkeakoulututkinto”, kuitenkin SKOL-henkilöryhmittelyssä (liite 4B)
pätevyys/koulutustaso on määritelty luokissa 01-04 ”koulutustaso ylempi korkeakoulu tai
ammattikorkeakoulututkinto”. Hyväksytäänkö vähimmäisvaatimuksiin
ammattikorkeakoulututkinto?
Vastaus: Hyväksytään, ammattikorkeakoulututkinto on alempi korkeakoulututkinto.
A35. Kysymys: Mikäli tarjoaja tarjoaa riittävän määrän vähimmäisvaatimukset täyttäviä
projektipäälliköitä ja sen lisäksi tarjoaa projektipäällikön, joka ei täytä vähimmäisvaatimuksia,
-
hylätäänkö koko tarjous?
-
ylimääräinen jätetään huomiotta ja lasketaan vain vähimmäisvaatimukset täyttävien
pistekeskiarvo?
-
ylimääräinen otetaan huomioon keskiarvoon 0 pisteen arvoisena?
Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 1B Henkilötietolomake mukaan: ”Projektipäälliköiden on
täytettävä asetetut vähimmäisvaatimukset. Mikäli edellytykset ja vaatimukset eivät täyty
vähimmäisvaatimusten osalta (=”Ei”-vastaus), tarjous voidaan sulkea tarjouskilpailun
ulkopuolelle”.
Kaikkien tarjottujen projektipäällikköjen tulee täyttää asetetut vähimmäisvaatimukset.
A36. Kysymys: Liitteen 1A osalta on epäselvää, missä siinä määritellään liitteessä 3 viitatut
”vähimmäisvaatimukset”?
Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 3 vaatimusta on muutettu seuraavasti kunkin osa-alueen
osalta:
”PALVELUN SISÄLTÖ
Tarjoajan tarjoama palvelu täyttää kaikki tarjouspyynnön osa-aluetta x koskevassa liitteessä
1A palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjoaja pystyy tarjoamaan tarjouspyynnön
osa-aluetta x koskevan liitteen 1A mukaista palvelua.”
A37. Kysymys: Mikäli tarjoajan nimetyllä alihankkijalla on verovelkaa, mutta siitä on esittää
verohallinnon hyväksymä maksusuunnitelma ja näyttö maksusuunnitelman noudattamisesta,
voidaanko alihankkijan käyttö verovelasta huolimatta hyväksyä?
Vastaus: Liitteen 2 ”Tarjoajan soveltuvuus” kohdassa 3.1 ”Verot ja maksut” on esitetty
seuraava vaatimus: ”Tarjoajan tulee olla tarjouksen jättöhetkellä suorittanut
sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen
lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä eläkemaksut, jos tarjoaja on
Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.” Kyseinen vaatimus
koskee myös alihankkijoita.
Mikäli tarjoajalla/alihankkijalla on verovelkaa, voidaan tarjoajan/alihankkijan kuitenkin katsoa
suorittaneen veronsa, mikäli sillä on verottajan hyväksymä maksusuunnitelma ja mikäli
hankintayksikkö suhteellisuusperiaatetta noudattaen ei katso laiminlyönnin olevan merkittävä
riski hankinnan toteuttamiselle. Mikäli hankintayksikkö esimerkiksi katsoo verovelan olevan
huomattavan suuri ja näin ollen riski hankinnan toteuttamiselle, on hankintayksiköllä oikeus
7
sulkea tarjoaja hankintamenettelystä. Hankintayksikkö noudattaa tarjoajien poissulkemista
koskevassa harkinnassa suhteellisuuden periaatetta ja ottaa huomioon esimerkiksi
laiminlyönnin vakavuuden, laadun ja laajuuden, yhteyden hankinnan kohteeseen, kuluneen
ajan, mahdolliset muut aiheutuneet seuraamukset sekä laiminlyöntiin syyllistyneen mahdolliset
korjaavat teot.
B) Osa-aluetta 1 koskevat kysymykset ja vastaukset
Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6. esitettyjä kysymyksiä:
B1. Kysymys: Saisiko osa-aluetta 1 koskevia esimerkkejä?
Vastaus: Valtakunnallisia työympäristö- ja toimitilakonsepteja on tuotettu vuodesta 2007
Verohallinnolle, Maanmittauslaitokselle, oikeushallinnolle, poliisihallinnolle,
Rikosseuraamuslaitokselle, ELY-keskuksille, TE-palveluille, aluehallintovirastoille sekä valtion ja
kuntien yhteisille asiointipisteille.
Näistä saa lisätietoa osoitteesta:
http://yhteiskuntavastuuraportti2014.senaatti.fi/tyoymparistot/tyoymparistojen-kehittaminen/konseptit
Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä:
B2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana
asiantuntija jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta (esim. osa-alue 2:n
osalta tulisi löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja
tilojen mittaamisen menetelmäosaaja)?
Vastaus: Ks. vastaus A31.
B3. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla?
Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko
referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että
referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta?
Vastaus: Ks. vastaus A32.
B4. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on
voinut olla mukana DI – työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation
toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija  sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen
tutkinnon taustalla?
Vastaus: Ks. vastaus A33.
C) Osa-aluetta 2 koskevat kysymykset ja vastaukset
Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6. esitettyjä kysymyksiä:
C1. Kysymys: Osa-alue 2, tarjousmateriaalissa lukee tietotyön suorituskyvyn kehittäminen,
pitäisikö olla osaamista tietotyön kehittämisestä? Ei mainintaa henkilöresurssilomakkeessa.
Vastaus: Osa-alueella 2 ei edellytetä osaamista tietotyön kehittämisestä. Osa-alueen 2
tarjousmateriaalia on korjattu siten, että siitä on poistettu maininnat tietotyön suorituskyvyn
kehittämisestä.
8
Sähköpostitse esitetyt kysymykset:
C2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana asiantuntija
jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta? (esim. osa-alue 2:n osalta tulisi
löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja tilojen
mittaamisen menetelmäosaaja, jne.)
Vastaus: Ks. vastaus A31.
C3. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla?
Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko
referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että
referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta?
Vastaus: Ks. vastaus A32.
C4. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on
voinut olla mukana DI – työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation
toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija  sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen
tutkinnon taustalla?
Vastaus: Ks. vastaus A33.
C5. Kysymys: Otsikossa lukee "työympäristön toteutus", kun osa-alueilla 1 ja 3 otsikossa
lukee "toteutussuunnittelu". Onko tämä vahinko, vai tulisiko tässäkin kohtaa lukea
"toteutussuunnittelu"?
Vastaus: Otsikossa tulisi lukea ”toteutussuunnittelu”. Tämä on korjattu osa-alueen 2
otsikkoon.
D) Osa-aluetta 3 koskevat kysymykset ja vastaukset
Sähköpostitse esitetyt kysymykset:
D1. Kysymys: Liittyykö käyttösidonnaisten tilojen työympäristö- ja toimitilakonseptien
kehittäminen osioon myös toiminnan tilojen mittariston luonti ja jos ei niin onko se olemassa?
Vastaus: Mittaristoa kehitetään yhteistyössä hankintayksikön kanssa projektien myötä.
E) Osa-aluetta 4 koskevat kysymykset ja vastaukset
Sähköpostitse esitetyt kysymykset:
E1. Kysymys: Mm. liitteessä 1B: Vähimmäisvaatimuksissa koulutus määritellään ”soveltuva
ylempi tai alempi korkeakoulututkinto”, kuitenkin SKOL-henkilöryhmittelyssä (liite 4B)
pätevyys/koulutustaso on määritelty luokissa 01-04 ”koulutustaso ylempi korkeakoulu tai
ammattikorkeakoulututkinto”. Hyväksytäänkö vähimmäisvaatimuksiin
ammattikorkeakoulututkinto?
Vastaus: Ks. vastaus A34.
E2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Kuuluuko graafisen suunnittelijan tehtäväsisältöön
myös kokonaan uusien brändi-identiteettien luominen?
9
Vastaus: Voi kuulua.
E3. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Mikä on kustannuslaskijan tehtäväsisällön laajuus?
Esimerkkitehtäväkuvauksessa mainitaan tilatyyppien kustannusarviot. Kuuluvatko
kustannusarvioiden piiriin esim. rakennustekniset ja LVISA-kustannukset?
Vastaus: Kyllä, kustannusarvioiden piiriin kuuluvat myös rakennustekniset ja LVISAkustannukset.
E4. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Voiko sama henkilö olla nimettynä useaan tehtävään
suoritusorganisaatiossa? Voiko vaatimusten täyttyessä esimerkiksi projektipäällikkö olla
samalla arkkitehtiresurssi jne?
Vastaus: Kyllä.
E5. Kysymys: Mikäli tarjoajan nimetyllä alihankkijalla on verovelkaa, mutta siitä on esittää
verohallinnon hyväksymä maksusuunnitelma ja näyttö maksusuunnitelman noudattamisesta,
voidaanko alihankkijan käyttö verovelasta huolimatta hyväksyä?
Vastaus: Liitteen 2 ”Tarjoajan soveltuvuus” kohdassa 3.1 ”Verot ja maksut” on esitetty
seuraava vaatimus: ”Tarjoajan tulee olla tarjouksen jättöhetkellä suorittanut
sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen
lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä eläkemaksut, jos tarjoaja on
Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja.” Kyseinen vaatimus
koskee myös alihankkijoita.
Mikäli tarjoajalla/alihankkijalla on verovelkaa, voidaan tarjoajan/alihankkijan kuitenkin katsoa
suorittaneen veronsa, mikäli sillä on verottajan hyväksymä maksusuunnitelma ja mikäli
hankintayksikkö suhteellisuusperiaatetta noudattaen ei katso laiminlyönnin olevan merkittävä
riski hankinnan toteuttamiselle. Mikäli hankintayksikkö esimerkiksi katsoo verovelan olevan
huomattavan suuri ja näin ollen riski hankinnan toteuttamiselle, on hankintayksiköllä oikeus
sulkea tarjoaja hankintamenettelystä. Hankintayksikkö noudattaa tarjoajien poissulkemista
koskevassa harkinnassa suhteellisuuden periaatetta ja ottaa huomioon esimerkiksi
laiminlyönnin vakavuuden, laadun ja laajuuden, yhteyden hankinnan kohteeseen, kuluneen
ajan, mahdolliset muut aiheutuneet seuraamukset sekä laiminlyöntiin syyllistyneen mahdolliset
korjaavat teot.
F) Osa-aluetta 5 koskevat kysymykset ja vastaukset
Esittelytilaisuudessa esitettyjä kysymyksiä:
F1. Kysymys: Mikä lähestymistapa työympäristön johtamiseen?
Vastaus: Työympäristöjohtaminen tulee nähdä siten, että työympäristöjä fyysisenä,
virtuaalisena ja sosiaalisena kokonaisuutena kehitetään ja johdetaan organisaation
strategisena resurssina. Yhteistyö organisaation sisäisten tukitoimintojen (kiinteistö, HR, ICT,
viestintä, talous ja yhteiskuntavastuu) kesken on esimerkki siitä, minkälaisella tiimillä
työympäristöjä tyypillisesti voidaan johtaa. Tarjoajilta odotetaan kuvausta omasta
lähestymistavastaan (ja esim. käytetystä teoreettisesta viitekehyksestä).
G) Osa-aluetta 6 koskevat kysymykset ja vastaukset
Esittelytilaisuudessa esitettyjä kysymyksiä:
10
G1. Kysymys: Edellytetäänkö jotain tiettyä lähestymistapa / koulukuntaa?
Vastaus: Tarjoaja voi esittää oman lähestymistapansa.
Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä:
G2. Kysymys: Tuleeko referensseinä esitettyjen hankkeiden olla nimenomaan työympäristön
kehittämisen piiristä? Vai käykö esimerkkinä esim. muu laaja toimintamallin muutosprojekti,
jossa palveluntarjoaja on tehnyt muutosjohtamista?
Vastaus: Voi olla myös muunlainen toimintamallin muutosprojekti.
G3. Kysymys: Liitteessä 1A on epäselvää, missä tässä määritellään liitteessä 3 viitatut
”vähimmäisvaatimukset”? Tarkoittaako se tässä: ” palveluiden tulee olla osallistavia,
merkitystä rakentavia ja todellista toiminnallista muutosta synnyttäviä”, ” Tarjottavien
palveluiden tulee soveltua kaiken kokoisille asiakkaille ja niiden tulee olla skaalautuvia siten,
että suuremmilla asiakkailla palvelu voidaan tuottaa tehokkaammin vähemmin resurssein
laadun kärsimättä” ja ”muutosjohtamisen toimenpiteet tulee integroida mahdollisimman paljon
osaksi asiakkaittemme arkifoorumeja” ?
Vastaus: Tarjouspyynnön liitteen 3 vaatimusta on muutettu seuraavasti: Tarjoajan tarjoama
palvelu täyttää kaikki tarjouspyynnön osa-aluetta 5 koskevassa liitteessä 1A palvelulle asetetut
vähimmäisvaatimukset. Tarjoaja pystyy tarjoamaan tarjouspyynnön osa-aluetta 5 koskevan
liitteen 1A mukaista palvelua.
G4. Kysymys: Liite 1B / Liite 1C: Projektipäällikön henkilötietolomakkeessa lukee muista osaalueista poiketen "on toiminut projektipäällikkönä tai vastuuhenkilönä..//.. vähintään yksi
aikaisemmista muutosjohtamisen hankkeista on toteutettu valtionhallinnossa". 1C:ssä
(Henkilöresurssilomake) ei puolestaan ole vaatimusta valtionhallinnolle tehdystä hankkeesta.
”Tarjottava henkilö on toiminut projektipäällikkönä tai vastuuhenkilönä vähintään kolmessa
muutosjohtamisen hankkeessa, johon osallistettu organisaation korkeinta johtoa. Lisäksi
hänellä tulee olla soveltuva ylempi tai alempi korkeakoulututkinto ja sujuva Suomen kielen
taito.” Onko tämä 1B:ssä vähimmäisvaatimukseksi sattunut vahingossa (unohdettu poistaa);
vai rajoitetaanko todellakin toimittajaehdokkaat heihin jotka jo aiemmin ovat olleet
toimittajina? Jos kyllä, millä perusteilla on näin eikä ko. kokemusta, jos se eduksi nähdään,
palkita esim. laatupisteytyksen kautta?
Vastaus: Liitteessä 1C Henkilöresurssilomake on mainittu projektipäällikön osalta, että
projektipäällikön vähimmäisvaatimukset on esitetty kyseistä osa-aluetta koskevassa liitteessä
1B Henkilötietolomake. Liitteessä 1C on esitetty muita nimettäviä henkilöitä koskevia
vähimmäisvaatimuksia. Toimittajaehdokkaita ei rajoiteta niihin, jotka ovat jo aiemmin olleet
toimittajina, koska osa-alue 6 on uusi. Projektipäälliköiltä edellytetään osa-alueella 6 vähintään
yhtä aikaisempaa muutosjohtamisen hanketta, joka on toteutettu valtionhallinnossa.
G5. Kysymys: Liite 3A: epäselvä teksti, vaikuttaako palvelunkuvaus pisteytykseen vai ei?
”Palvelunkuvaus vaikuttaa tarjousten vertailuun tarjouspyynnön kohdan 9 mukaisesti” ja ”
Kuvaus ei vaikuta tarjousten vertailuun. Vertailuun vaikuttavat asiat kuvataan erikseen niitä
koskevissa kohdissa.” ja ” "... Alla olevat tiedot vaikuttavat palvelunkuvauksen vertailuun”
Vastaus: Osa-aluetta 6 koskevassa liitteessä 3A ”Palvelunkuvaus” on pyydetty laatimaan
vähimmäisvaatimuksena case-esimerkistä palvelunkuvaus. Tämä vähimmäisvaatimuksena
oleva palvelunkuvaus ei vaikuta tarjousten vertailuun. Vähimmäisvaatimuksen alapuolella
olevissa lomakkeissa on pyydetty antamaan erikseen vertailuun vaikuttavia kuvauksia.
Ohjetekstiä on tarkennettu seuraavasti:
-
Tämä lomake palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä.
11
-
Tämä palvelunkuvausliite vaikuttaa tarjousten vertailuun tarjouspyynnön kohdan 9 8
mukaisesti.
Arvioinnissa huomioidaan palvelunkuvauslomakkeessa palvelunkuvauslomakkeen
vertailtavissa kohdissa ilmoitetut tiedot kokonaisuudessaan.
Palvelunkuvauksesta voi saada enintään 10 pistettä
Tekstiä "... Alla olevat tiedot vaikuttavat palvelunkuvauksen vertailuun” on muutettu
seuraavasti: "... Alla olevat tiedot vaikuttavat vertailuun”.
G6. Kysymys: Liite 3A: Tarjouspyynnössä ei ole kohtaa 9 johon viitataan. Tarkoitetaanko
kohtaa 8?
Vastaus: Kyllä, tarkoitetaan tarjouspyynnön kohtaa 8. Lause on korjattu osa-aluetta 6
koskevaan liitteeseen 3A seuraavasti: ”Palvelunkuvaus vaikuttaa tarjousten vertailuun
tarjouspyynnön kohdan 9 8 mukaisesti.”
12