TARJOUSPYYNTÖ

PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO
Kuntien yhteistyön tuki –hanke
PL 50
15111 Lahti
16.8.2012
TARJOUSPYYNTÖ
PÄIJÄT-HÄMEEN MAAKUNNALLINEN MARKKINOINNIN MASTERPLAN
Hankintayksikkö
Päijät-Hämeen liitto
PL 50
15111 Lahti
puh. 03 8719 456
http://www.paijat-hame.fi/fi/paketti
Yhteyshenkilö
Raija Forsman, toimitusjohtaja, Lahti Travel Oy
raija.forsman@lahtitravel.fi puh. 0207 281 753
www.lahtitravel.fi
Maija Väkeväinen, projektikoordinaattori, Päijät-Hämeen liitto
maija.vakevainen@paijat-hame.fi puh. 044 3719 456
Päijät-Hämeen maakunnallisen markkinoinnin MasterPlan –työ toteutetaan osana Kuntayhteistyön tuki
–hanketta.
Kuntayhteistyön tuki –hankkeen tavoitteena on kuntayhteistyön tukeminen alueen kuntien omista
lähtökohdista, hallitusohjelmassa esitettyjen kehittämistoimenpiteiden toteuttamiseksi.
Hankkeen rahoituksesta vastaavat Päijät-Hämeen liitto (maakunnan kehittämisraha) sekä PäijätHämeen kunnat.
TAUSTAA
Päijät-Hämeen kunnat ovat päättäneet käynnistää maakunnallisen markkinointiyhtiötoiminnan vuoden
2013 alusta. Yhtiö vastaa sekä matkailun että asumisen valtakunnallisesta markkinointiviestinnästä ja
kokousmatkailu- sekä tapahtumapalveluiden myynnistä.
Maakunnallisen markkinointiyhtiön toiminnan käynnistämisen ja yhteisten toimintamallien luomisen
tueksi sekä maakunnallisen mielikuvan rakentamisen perustaksi toteutetaan markkinoinnin MasterPlan
-työ osana Kuntayhteistyön tuki –hanketta.
PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO
www.paijat-hame.fi
2
MasterPlan -työn keskeisimmät tavoitteet
-
Maakunnan tulevaisuuskuva ja mielikuvan rakentamisen perusta
Yhteinen visio 2035 ja strategiset markkinoinnin tavoitteet
Maakunnallisen markkinoinnin toiminta-/organisoitumismalli
Markkinoinnin strategisten pääteemojen vahvistaminen sekä keskeisten vetovoimatekijöiden
kartoitus
Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin painopisteet sekä kohderyhmät
Sisäisen viestinnän suunnitelma, jonka tavoitteena maakunnan yhteinen sitoutuminen
Toimintasuunnitelma 2013 ja alustavat vuosisuunnitelmat 2014 - 2016
Maakunnallista toimintaa tukevien sähköisten järjestelmien rakentaminen
Laadullisen ja määrällisen mittariston luonti
Maakunnallinen, yhteinen sitoutuminen markkinointiviestintään
Alustava aikataulu
Elokuu – syyskuu 2012
Strategisen yhteistyökumppanin kilpailutus ja valinta
Yhteistyökumppanin tutustuminen keskeisiin olemassa oleviin suunnitelmiin ja strategioihin
Lokakuu - marraskuu 2012
Tiedonkeruu (kyselytutkimukset, haastattelut, workshopit)
Marras – joulukuu 2012
Kommentointikierrokset kunnissa ja sidosryhmissä
Tammikuu 2013 ->
Jalkautustyö ja julkistus
Strategiatyön vieminen käytännön toimenpiteisiin
TARJOUSPYYNNÖN AIHE
Yhtiön toiminnan käynnistämisvaiheessa pyydämme tarjousta markkinoinnin MasterPlan-työn
suunnittelusta ja toteutuksesta. MasterPlan-työ koostuu:
1.
Taustatutkimukset
Ajan mukaisen taustatiedon saamiseksi Päijät-Hämeen maakunnallisen markkinoinnin MasterPlan –työn
toteuttamiseen, on strategiakumppanin toteutettava seuraavat toimenpiteet
a)
Kyselytutkimus sidosryhmien keskuudessa
Työn ensimmäisessä vaiheessa suunnitellaan ja toteutetaan laajapohjainen kyselytutkimus
markkinointiyhtiön sidosryhmien keskuudessa. Strategiakumppani suunnittelee markkinointiyhtiön
avustuksella kyselylomakkeen sisällön, suorittaa itsenäisesti teknisen toteutuksen ja tulosten
analysoinnin. Kyselytutkimus toteutetaan sähköisesti, n=200. Kyselytutkimus toimii osana Päijät-Hämeen
maakunnallisen markkinoinnin MasterPlan -työn perustana ja strategiatyön suunnannäyttäjänä.
3
b)
Haastattelututkimus ensisijaisten sidosryhmien keskuudessa
Kyselytutkimuksen lisäksi suoritetaan henkilökohtainen haastattelututkimus markkinointiyhtiön
nimeämien sidosryhmien keskuudessa, n=50. Strategiakumppani suunnittelee markkinointiyhtiön
avustuksella haastattelututkimuksen sisällön, suorittaa itsenäisesti teknisen toteutuksen ja tulosten
analysoinnin.
c)
Workshop-työskentely
Päijät-Hämeen maakunnallisen markkinoinnin MasterPlan työskentelyn suuntaviivojen täsmentämiseksi
ja tärkeiden sidosryhmien sitouttamiseksi järjestetään alueelliset workshopit, yhteensä noin kuusi
työpajaa markkinointistrategiatyöskentelyn aikana.
Maakunnallisen, selkeän, yhteisen kokonaiskuvan ja näkemyksen saamiseksi workshopit järjestetään
esimerkiksi kolmessa eri kuntakokoonpanossa 1) Asikkala, Padasjoki, 2) Heinola, Sysmä, Kärkölä,
Hartola sekä 3) Lahti, Hollola, Nastola, Orimattila ja Hämeenkoski.
Jokaisessa kuntakokoonpanossa järjestetään yhteensä kaksi workshop-työskentelykertaa, joissa
kussakin osallistujamäärä on noin 20-30 henkilöä. Osallistujat kartoitetaan yhteistyössä
strategiakumppanin kanssa. Workshopien tavoitteena on täsmentää ja vahvistaa MasterPlanin
viestinnän teemat (matkailu ja asuminen), teemojen kärjet ja painopisteet. Strategiakumppani
suunnittelee ja toteuttaa workshoppien sisällön sekä analysoi tulokset osaksi Päijät-Hämeen
maakunnallisen markkinoinnin MasterPlan -strategiaa.
Markkinointiyhtiön erikseen nimeämä henkilö avustaa kyselytutkimukseen, haastattelututkimukseen ja
workshop-työskentelyyn liittyvien haastateltavien tahojen valinnassa, yhteystietojen toimittamisessa ja
muissa käytännön yhteyksissä.
2.
Markkinoinnin MasterPlan
Strategiakumppanin tehtävänä on kyselytutkimuksen, haastattelututkimuksen ja workshop-työskentelyn
pohjalta tuottaa Päijät-Hämeen maakunnallinen markkinoinnin MasterPlan, joka sisältää:
1.
2.
7.
8.
Näkemys maakunnallisen markkinointistrategian painopisteistä ja sisällöstä
Kuntien ja sidosryhmien syvällinen sitouttaminen markkinointistrategiaan sekä strategian
sisäistäminen
Yhteisesti hyväksytyn, joustavan sekä kustannustehokkaan maakunnallisen organisoitumismallin
rakentaminen maakunnalliselle yhteismarkkinoinnille.
Vuoden 2013 toimintasuunnitelma sekä suuntaa-antavat raamitukset vuosien 2014-2016
toimintasuunnitelmiksi
Maakunnallista toimintaa tukevien sähköisten järjestelmien rakentaminen
Sisäisen markkinoinnin ja viestinnän toimintamalli strategiatyön aikana sekä alueellisen strategian
jalkauttamiseksi
Tarkennettu projektiaikataulu.
Strategisen toimintamallin mahdollinen kirkastaminen
3.
Graafinen ilme
3.
4.
5.
6.
Päijät-Hämeen maakunnallinen markkinoinnin MasterPlanin pohjalta suunnitellaan ja toteutetaan
strategian painopisteitä ja sisältöä tukevat pääviestit ja graafiset elementit. Tarjouksen tulee sisältää
4
graafisen ilmeen osalta logon, värimaailman, internet-sivujen etusivun visuaalisen ilmeen suunnittelu ja
toteutus sekä graafinen ohjeistus toteutettavien elementtien osalta.
4.
Strategian jalkauttaminen
Strategiakumppani suunnittelee ja toteuttaa työn tuloksena hyväksytyn Päijät-Hämeen maakunnallisen
markkinoinnin MasterPlanin jalkauttamisen, kentän sitouttamisen sekä uusien toimintamallien
käyttöönoton sekä avustaa maakunnallisen markkinoinninorganisoitumismallin sisäänajossa.
Jalkautustyö jatkuu yhteistyössä strategiakumppanin kanssa vuoden 2013 puolelle.
Tarjouksen tulee sisältää edellä mainittujen toimenpiteiden mahdollisimman tarkat ja eritellyt sisällöt
suunnitelmista ja toimenpiteistä. Strategiakumppanin tulee toimittaa Päijät-Hämeen maakunnallinen
markkinoinnin MasterPlan kokonaisuudessaan Päijät-Hämeen liiton käyttöön kaikkine
tutkimustuloksineen sekä työn tuloksista kertova esitys sisäisesti käytettäväksi ennen sopimuskauden
päättymistä.
TARJOUKSEN SISÄLTÖ
Hinnoittelu
Tarjouksen tulee sisältää kokonaishinta strategiselle kumppanuudelle, sisältäen yllä esitettyjen
toimenpiteiden ja asioiden toteutus.
Tarjouksen kokonaishinnan tulee sisältää matkakorvaukset, päivärahat, projektiin liittyvät tapaamiset ja
muu yhteydenpito sekä muut projektiin liittyvät kustannukset.
Tarjoushinta on ilmoitettava ALV 0 %.
Henkilöresurssit
Tarjouksessa tulee selvittää projektiin varatut henkilöresurssit sekä varahenkilöjärjestelmä. Valituksi
tulleen yhteistyökumppanin tulee toimittaa kyseiselle projektille varattujen henkilöiden tiedot Lahti Travel
Oy:n käyttöön sopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä.
Tarjouksen tulee sisältää selvitys, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden
toteutettavaksi.
TARJOAJIEN VALINTA JA TARJOUSTEN VERTAILU
Tarjoajan tiedot ja soveltuvuus
Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä
hankintalain 71 § todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä tai
taloudellisia hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten
sosiaalimaksujen suorittamisen.
5
Tarjoajan tulee olla täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa hankintalain ja muun lainsäädännön
edellyttämällä tavalla. Tarjouksen jättäjää pyydetään toimittamaan seuraavat todistukset:
-
eläkevakuutusmaksutodistus (TEL/LEL, enintään 3 kk vanha)
työttömyysvakuutusmaksutodistus (enintään 3 kk vanha)
verovelkatodistus (enintään 3 kk vanha)
kaupparekisteriote (ammatti- ja elinkeinorekisteriote)
sekä pyydettäessä muut mahdolliset edellä mainitsemattomat asiakirjat hankintapäätöksen jälkeen
ennen sopimuksen allekirjoittamista
Liite 1: Yritystiedot ja tarjoajan soveltuvuus tulee liittää täytettynä tarjouksen yhteyteen.
Tarjouksen tulee olla laadittuna suomen kielellä.
Tarjoajalla tulee olla y-tunnus ja se tulee olla rekisteröity asianmukaisella tavalla. Yksityishenkilöiden
tarjouksia ei huomioida.
Valintaperusteet
Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, jonka vertailuperusteet on esitetty
painotettuina oheisella arviointiliitteellä (liite 2). Tarjouksessa tai sen liitteinä tulee olla selvityksiä, joiden
perusteella mainittuja vertailuperusteita voidaan arvioida.
Tarjoajan pyydetään lähettämään tarjouksen liitteenä vähintään yksi työnäytekokonaisuus vastaavasta
tai siihen verrattavissa olevasta projektista sisältäen vähintään esitteen, logon ja internet-sivujen
etusivun visuaalisen ilmeen.
Tarjoajan esittämä luettelo viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana toteutuneista vastaavista
projekteista ajankohtineen katsotaan eduksi.
TARJOUSTEN KÄSITTELY JA HANKINTAMENETTELY
Tässä hankinnassa sovelletaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus on tehty HILMA-järjestelmään
16.8.2012.
Pidätämme oikeuden:
Pidätämme oikeuden tarkentavien kysymyksien esittämiseen ja pyytää toimittamaan lisämateriaalia
päätöksenteon tueksi.
-
jatkaa tarjouskilpailua, mikäli sopivaa palvelun toimittajaa ei löydy tarjouskierroksella
perustelluin syin hylätä kaikki tarjoajat ja tarjoukset
6
Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009/ Palvelut tai muita
vastaavia tilaajan hyväksyttävissä olevia ehtoja.
SOPIMUSAIKA JA OPTIO
Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille joko postitse tai sähköpostin
välityksellä. Hankintasopimus syntyy vasta erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella.
Sopimus kattaa tarjouspyynnössä esitetyt toimenpiteet hankintasopimuksessa määriteltävän
sopimusajan aikana.
Tarjoaja sitoutuu sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä noudattamaan yhteisesti määriteltyjä
aikatauluja.
Sopimusmuutokset tehdään aina kirjallisesti molempien osapuolten suostumuksella. Sopimuksessa
noudatetaan JYSE 2009 Palvelut -ehtoja.
Hankintaan sisältyy optio strategisen kumppanuuden jatkamisesta valitun sopimustoimittajan kanssa 8
kuukauden kuluessa hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
OSATARJOUKSET
Osatarjouksia ei hyväksytä.
TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA
Tarjouksen tulee olla voimassa 31.10.2012 saakka. Annetusta tarjousten jättöajasta myöhästyneitä
tarjouksia ei käsitellä.
ASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia.
Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden
sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen selkeästi mainittava. Julkisia
hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushinta on kuitenkin
julkinen.
Palvelun tuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen
käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan
salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen
luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä.
7
KYSYMYKSET JA VASTAUKSET
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse viimeistään 23.8.2012
osoitteella: raija.forsman@lahtitravel.fi
Kysymysten vastaukset julkaistaan 27.8.2012 Lahti Travelin Internet-sivuilla osoitteessa
www.lahtitravel.fi
Esim. hakusanalla ”tarjouspyynnöt” löytyy oikea sivu.
TARJOUSTEN TOIMITTAMINEN
Pyydämme tarjoustanne 7.9.2012klo 15.00 mennessä osoitteella:
Päijät-Hämeen liitto / Kuntayhteistyön tuki -hanke
PL 50
15111 Lahti
tai sähköpostilla toimisto@paijat-hame.fi
Kuoreen merkintä / viestin aihe: MasterPlan
Tarjoajan on ilmoitettava sisältyykö tarjoukseen sellaisia tietoja, jotka tarjoajan käsityksen
mukaan on pidettävä salaisina. Hinta on päätöksenteon jälkeen julkinen. Mahdollisuuksien
mukaan salaisina pidettävät asiat on ilmaistava erillisillä liitteillä merkittynä salaisiksi.
Annetusta tarjousten jättöajasta myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä.
Pidätämme oikeuden perustelluin syin hylätä kaikki tarjoajat ja tarjoukset.
Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE2009 tai muita
vastaavia tilaajan hyväksyttävissä olevia ehtoja.
Maija Väkeväinen
projektikoordinaattori
Liitteet
Liite 1: Yritystiedot ja tarjoajan soveltuvuus
Liite 2: Arviointilomake