Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö
1 (8)
29.5.2015
Tilaaja:
Sipoon kunta
Kehitys- ja kaavoituskeskus
PL 7 (Iso Kylätie 18)
04131 Sipoo
PORVOONVÄYLÄN (VT 7) JA ERIKSNÄSINTIEN (MT 11687) PARANTAMINEN
SIPOONLAHDEN KOHDALLA, YLEISSUUNNITELMAN PÄIVITYS
Sipoon kunnan Kehitys- ja kaavoituskeskus pyytää tarjoustanne yleissuunnitelman
laatimiseksi Sipoonlahden eritasoliittymän kohdalle.
Hankinnan tausta ja tavoitteet
Hankkeen kohteena on päivittää Sipoonlahden eritasoliittymästä jo aikaisemmin
laadittua yleissuunnitelmaa ja suunnitella toimenpiteet, joilla Porvoonväylällä (vt 7)
olevan Sipoonlahden eritasoliittymän sekä sen läheisyydessä olevan tie- ja katuverkon
toimivuutta parannetaan. Lisäksi tavoitteena on, että eritasoliittymän yhteyteen
suunnitellaan pikavuoropysäkit liityntäpysäköinteineen, kevyen liikenteen yhteyksineen
ja vaihtopysäkkeineen. Kohteesta on vuonna 1996 valmistunut Uudenmaan tiepiirin
teettämä yleissuunnitelma valtatien 7 ja Eriksnäsintien (Pt 11687) parantamisesta
Sipoonlahden kohdalla. Työssä tutkitaan myös eritasoliittymän ympäristöön liittyvän
maankäytön kehittämispotentiaali. Maankäyttöä alueelle suunnitellaan muun muassa
Sibbesborgin osayleiskaavatyössä.
Työ on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa alustavassa työohjelmassa
(liite 1).
Ilmoitus- ja hankintamenettely
Kyseessä on avoin, kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu
hankintailmoitus TEM:n ylläpitämässä sähköisessä Hilma-ilmoituskanavassa
(http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/) sekä Sipoon kunnan verkkosivuilla
(http://www.sipoo.fi/fi/tarjouspyynnot).
Sopimuskausi
Sopimuskausi on määräaikainen. Se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on
voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu.
Aikataulu
Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset toimitettava viimeistään 12.6.2015
Vastaukset tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin viimeistään 23.6.2015
Tarjouksien viimeinen jättämispäivä 30.6.2015
Tarjouspyyntö
2 (8)
Päätös valittavasta konsultista viimeistään elokuussa 2015.
Työ voidaan aloittaa välittömästi tarjouksen tultua hyväksytyksi.
Tilattavan työn osalta tavoiteaikataulu on seuraava:
 Suunnittelutyön on tarkoitus alkavan elokuussa 2015
 Työn on tarkoitus olla kokonaisuudessaan valmis maaliskuussa 2016
Yhteydenpito ja lisätietoja
Kunnan yhteyshenkilö tarjouspyyntöön liittyvissä kysymyksissä on yleiskaavapäällikkö
Kaisa Yli-Jama, kaisa.yli-jama@sipoo.fi, puh. 09 2353 6702.
Tarjouspyyntöä koskevat mahdolliset kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse
osoitteeseen kaisa.yli-jama@sipoo.fi viimeistään 12.6.2015 klo 15.00, jotta ehdimme
toimittaa vastaukset kysymyksiin ennen tarjouspyynnön jättämisajan umpeuduttua.
Määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin annetut vastaukset sekä
tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset ja lisäykset julkaistaan viimeistään
23.6.2015 Sipoon kunnan verkkosivuilla osoitteessa
http://www.sipoo.fi/fi/tarjouspyynnot.
Tarjoajan tulee huomioida vastaukset sekä täsmennetyt tiedot tarjousta antaessaan.
Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten
toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan
liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella tarjoajalla on
kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun valintapäätös on tehty ja
pöytäkirja tarkastettu. Asianosaisella ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja
ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina
liitteinään. Hinta ei kuitenkaan ole liike- ja ammattisalaisuus.
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tarjouksen sisältö
Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja
sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa
tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön
vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteenä oleva
tarjouslomake sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä.
Tarjouksessa voidaan esittää tarkennuksia tai parannusehdotuksia alustavaan
työohjelmaan.
Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty
tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajan kelpoisuusehdot. Liite 2 on tarjouslomake ja se on
toimitettava hankintayksikölle täytettynä tarjouksen mukana.
Tarjouspyyntö
3 (8)
Tarjouksen tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot ja selvitykset:
Tarjouksen hinta
Tarjouksen hinta ilmoitetaan sitovana kokonaishintana. Kokonaishinnan tulee sisältää
kaikki toimeksiantoon kuuluvat kustannukset ja työohjelmassa esitellyt työvaiheet
mukaan luettuna kokouspalkkiot, raportointikustannukset sekä atk- ja
matkakustannukset.
Kokonaishinnan lisäksi tarjouksen tulee sisältää hinnat eriteltynä työvaiheittain,
henkilötyökustannukset henkilöittäin veloitusperusteineen (sis. työtuntihinnat ja
tuntimääräarvio) sekä muut työstä aiheutuvat kustannukset eriteltyinä matka-, raportti-,
tms. kustannuksiin. Tarjouksesta tulee edellisten lisäksi selvitä hintaan sisältyvien
kokousten lukumäärä sekä avainhenkilöiden työmäärän/palkkioiden osuus
kokonaishinnasta.
Kaikki hinnat tulee antaa sekä ilman arvonlisäveroa että arvonlisäverollisena.
Tarjouksen kokonaishintaa käytetään tarjousten vertailussa. Tunti/yksikköhinnoittelua
sovelletaan mahdollisiin lisä- ja/tai jatkotilauksiin (esim. ylimääräiset kokoukset).
Hintaerittelyjä käytetään myös laadun arvioinnissa.
Työohjelma
Tarjouksen keskeinen osa on konsultin laatima ehdotus työohjelmaksi. Työohjelmasta
tulee ilmetä muun muassa, miten työ aiotaan tehdä, työn sisältöön liittyvät ehdotukset ja
työn suorittamistapa suunnitteluvaiheittain.
Työohjelmassa on annettava selvitys työhön osallistuvasta henkilökunnasta
laskutusluokittain, vastuuhenkilöt nimettyinä sekä arvioidut työmäärät/henkilö
perusteluineen. Työohjelman sisältöä käytetään tarjousten vertailussa ja se saa sisältää
vain tarjoushintaan kuuluvia tehtäviä.
Työohjelmasta tulee ilmetä ainakin seuraavat asiat:
 työn organisointi ja resursointi
 hankkeeseen osallistuvien henkilöiden vastuualueet ja osaamiset
 työmääräarvio henkilöittäin ja tehtävittäin
 työn vaiheistus ja raportoinnin aikataulut
 työohjelmaan sisältyvien neuvotteluiden lukumäärä
 selvitysten ja tutkimustulosten sisällön, laajuuden ja havainnollisuuden
luonnehdinta
 työmenetelmien kuvaus: selvitys käytettävistä atk-laitteistoista ja -ohjelmistoista
sekä työssä hyödynnettävistä mallinnustyökaluista
 selvitys mahdollisista alihankinnoista ja siitä, miltä osin alihankkijoita tullaan
työssä käyttämään
 tilaajalle jäävät tehtävät
Yrityksen sekä työhön osallistuvien henkilöiden työreferenssit ja CV:t
Työreferensseissä tulee näkyä henkilön rooli ja vastuu mainituissa referenssitöissä.
Referensseistä pyydetään vain tämän työn kannalta relevantit aiemmat tehtävät
Tarjouspyyntö
4 (8)
viimeisen kymmenen vuoden ajalta, maksimissaan 5 referenssiä/henkilö. Liite 3 on
asiantuntijalomake ja se on toimitettava hankintayksikölle täytettynä tarjouksen mukana.
Referensseistä arvioidaan hankkeiden vastaavuus, vaativuus ja laajuus. Mikäli tarjoaja
käyttää työssään alihankkijoita, annetaan alihankkijoiden työreferenssit kuten tarjoajan
ja sen henkilöstön osalta.
Selvitykset tarjoajan kelpoisuudesta
Tarjoajalta edellytetään, että se on suoriutunut yhteiskunnallisista velvoitteistaan.
Tarjoukseen tulee liittää selvitys siitä, että tarjoaja on suorittanut verot ja lakisääteiset
maksut sekä ennakkorekisteriote, josta näkyy että yritys on merkitty ennakkorekisteriin.
Kunta varaa oikeuden pyytää valittavaksi ehdotetulta tarjoajalta muuta taloudellista
selvitystä ennen valintapäätöksen tekemistä.
Tarjousten jättäminen ja voimassaolo
Tarjous on toimitettava 30.6.2015 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen
kaisa.yli-jama@sipoo.fi.
Sähköpostin aiheena tulee olla ”Sipoonlahden eritasoliittymän yleissuunnitelma”.
Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 31.8.2015 saakka ja valitun
tarjouksen osalta siihen asti kunnes hankintasopimus on allekirjoitettu.
Tarjousten käsittely
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätös ja -sopimus
Tarjousten avaaminen
Tilaajat avaavat tarjoukset suljetussa avauskokouksessa. Kokouksesta laaditaan
pöytäkirja.
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi perustuu tarjoajan liitteellä 2 ja sen liitteissä antamiin
tietoihin sekä muiden tarjouspyynnöllä vaadittujen tietojen täyttymiseen. Liite 2 on
palautettava tarjouksen yhteydessä. Vaillinaisesti täytetty liite tai sen puuttuminen johtaa
tarjouksen hylkäämiseen.
Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, joita koskee
hankintalain (52–59 §, 63 § ja 71 §) mukainen poissulkemisperuste.
Tarjouspyyntö
5 (8)
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä sekä siinä mainittuja vaatimuksia.
Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous voidaan hylätä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä
silloin, kun siihen ei sisälly pyydettyjä tietoja ja liitteitä. Tarjous voidaan myös sulkea
tarjouskilpailun ulkopuolelle, mikäli se on selvästi alihinnoiteltu eli tarjouksessa ilmoitettu
hinta ei ole uskottava suhteessa työohjelman sisältöön ja työryhmän kokoonpanoon
(hankintalaki 63 §). Tarjoaja, joka ei täytä tarjouspyynnössä vaadittuja edellytyksiä,
voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois.
Tarjousten vertailu
Tarjoajien tulee antaa kaikki tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä 2 ja 3 pyydetyt tiedot,
jotta tarjous tulee hyväksytyksi ja se voidaan ottaa mukaan vertailuun. Näiden
pyydettyjen tietojen perusteella suoritetaan tarjousten vertailu.
Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen
edullisuus muodostuu laatu ja hintapisteiden yhteenlasketusta tuloksesta.
Tarjousvertailussa työn hinta muodostaa 30 % ja työn laatusisältö 70 %
kokonaispistemäärästä. Vertailussa korkeimman pistemäärän saanut tarjous katsotaan
kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi. Mikäli useampi tarjoaja saa saman vertailuluvun,
valitaan korkeammat laatupisteet saanut tarjoaja.
Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:
Hinta 30 %
Vertailuhintana käytetään tarjouksen kokonaishintaa. Tarjouksessa esitetyn
kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kustannukset.
Työn kokonaishinta muodostaa vertailupisteistä maksimissaan 300 pistettä. Halvin
tarjottu hintaa saa siten 300 pistettä ja muut hinnat saavat pisteet seuraavan kaavan
mukaisesti: halvin hinta / vertailtava hinta x painoarvo (300).
Laatu 70 %
Työn laatusisältö muodostaa vertailupisteistä maksimissaan 700 pistettä. Pisteet
muodostuvat alla olevassa taulukossa esitettyjen arviointitekijöiden ja niiden
painoarvokertoimien pohjalta.
Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat yhteispisteet kaavalla vertailtava pistemäärä /
eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x painoarvo (700).
Tarjouspyyntö
6 (8)
Laadun arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin tekijöihin ja perusteisiin:
Työohjelma:
Soveltuvuus ko. työtehtävään, kattavuus, lähestymistapa,
menetelmät, raportointi- ja esitystapa, tiedon välittäminen
tilaajan tarpeisiin ja tilaajalle jäävät tehtävät.
Työryhmä:
Koko, kokoonpano, kokemus, työryhmän henkilöreferenssit
vastaavista työtehtävistä ja tämän pohjalta tehty arvio
työryhmän kyvyistä toteuttaa tarjouspyynnön mukaiset työt.
Referenssit:
Konsulttitoimiston ja työryhmään nimettyjen henkilöiden
referenssit vastaavista hankkeista. Arvioitavia ominaisuuksia
ovat mm. kohteen vastaavuus, vaativuus, erityisosaaminen,
laajuus, tuoreus ja monipuolisuus.
Toimintavarmuus:
Tarjoajan näyttö vastaavien projektien läpiviemisestä,
työryhmän koko ja mahdolliset nimetyt varahenkilöt,
resursoinnin, osaamisen ja organisoinnin suhde vaadittuun
tulokseen.
Työmäärä (h):
Projektiin esitetty työtuntimäärä ja sen realistisuus
(resursointi ja tuntijakauma).
Hankintapäätös ja -sopimus
Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava, kansallisen kynnysarvon (30 000 €) ylittävä
hankinta. Hankinnasta päättää yleiskaavapäällikkö valintaryhmän esityksen pohjalta.
Valintapäätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjoajille. Konsultin valinta pyritään
tekemään elokuun loppuun mennessä.
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus.
Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua
siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen valintapäätöksen tiedoksi.
Tarjouspyyntö
7 (8)
Sopimusperusteena ovat Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013).
Suunnittelutyö voidaan käynnistää välittömästi hanketta koskevan sopimuksen
tekemisen jälkeen valitun konsultin kanssa.
Toimeksiannossa noudatetaan seuraavia sopimusasiakirjoja tärkeysjärjestyksessä:
1. Konsulttisopimus
2. Tarjouspyyntö
3. Tarjous liitteineen
4. Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013
Toimintatavat
Työn tilaajana toimii Sipoon kunta. Työn ohjausryhmänä toimii Sipoon kunnan,
Uudenmaan ELY-keskuksen, Liikenneviraston ja HSL:n edustajista koostettava ryhmä.
Valittavan konsultin tulee nimetä projektin ajaksi vastuuhenkilö, joka vastaa työn
koordinoinnista konsultin puolesta.
Konsultin tulee ilmoittaa tilaajalle välittömästi tarjouksen mukaiseen työryhmään
kuuluvan työntekijän vaihtumisesta kesken projektin sekä hyväksyttää tämä kunnalla.
Muut ehdot
Hallintolain 4 luvun 17§:n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu
määräajassa. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon.
Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.
Tarjousten käsittelyn ehtona on, että tarjoaja antaa tarjouksessaan vastaukset kaikkiin
tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja toimittaa pyydetyt selvitykset ja todistukset
tarjouksen yhteydessä. Kunta voi pyytää tämän lisäksi tarjoajaa toimittamaan
tarvitsemiaan lisätietoja ja todistuksia.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta
tarjoajille korvausta.
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä saamansa tarjoukset sekä tarvittaessa
keskeyttää julkinen hankinta perustellusta syystä osittain tai kokonaan. Tällainen syy voi
olla esimerkiksi, että
 tarjoukset eivät laadullisesti täytä tilaajan vaatimuksia tai
 tarjoushinnat ylittävät hankkeelle budjetoidut varat tai
 saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä
tavalla tai
 olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää
tarjouskilpailun tuloksia.
Alihankkijan käyttö
Alihankkijan käyttö on sallittua, mutta kaikki tarvittavat tiedot (kelpoisuusehdot ja yritysja henkilöreferenssit) tulee käydä ilmi jo tarjouksesta. Lisäksi tulee selvittää, mitkä
työtehtävät kuuluisivat alihankkijalle. Alihankkijan vaihtaminen kesken projektin on
hyväksytettävä kunnalla. Alihankkija ei voi siirtää omia töitään toiselle alihankkijalle.
Tarjouspyyntö
8 (8)
Liitteet
Liite 1.
Liite 2.
Liite 3.
Liite 4.
Alustava työohjelma
Tarjoajan kelpoisuusehdot (täytettävä liite, joka liitettävä tarjoukseen)
Asiantuntijalomake (täytettävä liite, joka liitettävä tarjoukseen)
Valtatien 7 ja Eriksnäsintien (Pt 11687) parantaminen Sipoonlahden
kohdalla, Yleissuunnitelma, Tielaitos/Uudenmaan tienpiiri, 1996
Sipoossa 29.5.2015
Kehitys- ja kaavoituskeskus
Kaisa Yli-Jama
Yleiskaavapäällikkö