Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö
27.8.2015 Päivitetty 10.9.2015
8425-2015
Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta
1
HANKINNAN KOHDE .............................................................................................................. 2
2
HANKITTAVALLE PALVELULLE ASETETUT VAATIMUKSET................................................ 3
3
KÄYTTÖÖNOTTO JA HYVÄKSYMISTESTAUS ...................................................................... 3
3.1
TAKUUAIKA JA TAKUUEHDOT .................................................................................................................................... 3
4
KESTÄVÄ KEHITYS ................................................................................................................ 3
5
HANKINTAMENETTELY ......................................................................................................... 3
6
TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET ....................................................... 4
6.1
RAHOITUKSELLISEEN JA TALOUDELLISEEN TILANTEESEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET ................................................................ 4
6.1.1 Vaatimus 1 .................................................................................................................................................... 5
6.1.2 Vaatimus 2 .................................................................................................................................................... 5
6.1.3 Vaatimus 3 .................................................................................................................................................... 5
6.2
TEKNISEEN SUORITUSKYKYYN JA AMMATILLISEEN PÄTEVYYTEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET ...................................................... 6
6.2.1 Vaatimus 4 .................................................................................................................................................... 6
7
TARJOUKSELLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET .................................................... 6
8
PALVELUNTUOTTAJAN OMAN ALAN EHDOT ...................................................................... 7
9
TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS JA TARJOUSTEN VERTAILU....................... 7
9.1
9.2
9.3
9.4
TARJOUSTEN KÄSITTELY ........................................................................................................................................... 7
TARJOAJIEN KELPOISUUDEN ARVIOINTI........................................................................................................................ 7
TARJOUSTEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN ..................................................................................... 8
TARJOUSTEN KOKONAISTALOUDELLISUUDEN EDULLISUUDEN VERTAILU JA TARJOUKSEN VALINTA ............................................. 8
10
PÄÄTÖKSESTÄ ILMOITTAMINEN ...................................................................................... 8
11
ASIAKIRJOJEN JULKISUUS ............................................................................................... 9
12
ASIAKIRJOJEN NOUDATTAMISJÄRJESTYS ..................................................................... 9
13
SOPIMUS............................................................................................................................. 9
14
HANKINTAAN LIITTYVÄT KYSYMYKSET ......................................................................... 10
15
TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN ............................................................................................ 11
Liitteet
Liite 1
Liite 2
Liite 3
Tarjouslomake
Laitteistovaatimukset
Sopimusluonnos
2
Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta
1
Hankinnan kohde
Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus pyytää Turun Seudun
Kehittämiskeskuksen, (myöhemmin tässä tarjouspyynnössä myös ”Tilaaja”) toimeksiannosta tarjouksia Hilma-ilmoituskanavassa 27.8.2015
julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on kaareva, immersiivinen näyttölaitteistokokonaisuus. Kokonaisuus sisältää järjestelmän suunnittelun, heijastuspinnan
rakenteineen, projektorit, tarvittavat ohjelmat geometrian korjaukseen ja
operointiin sekä sen paikoilleen asennuksen ja kattavan käyttökoulutuksen (vähintään 2x7,5h) sisällöntuottajille. Videoprojektorit voivat olla
kiinni heijastuspinnan tai tilan rakenteissa. Heijastuspinnan tukirakenteineen tulee olla itseään kantava, ilman kiinnittymistä tilan rakenteisiin.
Näyttölaitteistokokonaisuus hankitaan Turku Science Parkiin suunnitteilla olevaan vierailu- ja innovaatiokeskukseen. Kyseessä on monialainen
keskus, joka esittelee kokoavasti alueen yrityksiä ja osaamista. Vierailuja innovaatiokeskus sisältää mm. yritysten showroomin, alueen elinkeinoelämän esittelyt ja kaupunkisuunnittelutilan asiantuntijoille. Tila toimii
ammattilaisvierailujen käyntikohteena ja siellä järjestetään esim. asiakastilaisuuksia, tuotelanseerauksia ja muita yksityis- ja yritystapahtumia.
Kun tila ei ole yksityiskäytössä, se on yleisölle auki, jolloin heijastuspinnassa tulee voida esittää samanaikaisesti usean eri toimijan aineistoa,
aineistot voivat olla verkkosivusisältöä tai paikallisesti toimivaa video- tai
muuta sovellussisältöä.
Laitteiston tulee olla käytettävissä 10.11.2015.
Hankinnan kohde on yksityiskohtaisesti kuvattu liitteessä 2, laitteistovaatimukset.
Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista, mikäli tarjouksen hinta ylittää budjetin.
Hankinnasta tehdään sopimus yhden (1) tarjoajan kanssa.
3
Hankintaan saadaan rahoitusta EAKR-rahoitusta Varsinais-Suomen liitosta.
2
Hankittavalle palvelulle asetetut vaatimukset
Hankinnan kohteena olevalle tavaralle asetetaan vähimmäisvaatimukset siten, että tarjoajan tulee tarjouksessaan sitoutua täyttämään esitetyt vaatimukset. Laitteiston vaatimukset on määritelty liitteessä 2 (Laitteistovaatimukset).
Joidenkin vähimmäisvaatimusten kohdalla edellytetään myös asiakirjaaineiston tai selvitysten toimittamista.
3
Käyttöönotto ja hyväksymistestaus
Ennen käyttöönottoa tilaaja suorittaa toimitukselle hyväksymistestauksen.
3.1
Takuuaika ja takuuehdot
Takuuaika kokonaisuudelle on vähintään kaksi vuotta.
4
Kestävä kehitys
Turun kaupunki on hankintojensa osalta sitoutunut käyttämään luonnonvaroja viisaasti ja tehokkaasti sekä kannustamaan kestävään kulutukseen ja tuotantoon. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi pyrimme tekemään kestäviä hankintoja.
5
Hankintamenettely
Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta.
Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa
www.hankintailmoitukset.fi.
Tarjouspyyntö on julkaistu Internetissä Turun kaupungin sivuilla osoitteessa http://www.turku.fi/tyo-ja-yrityspalvelut/hankinnat.
Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia
(348/2007) ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä sekä
julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 TAVA-
4
RAT
(http://vm.fi/documents/10623/307565/JYSE+tavarat/2d3cdb9b1c4c-4dcd-9ee2-0aa282115c45).
6
Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset
Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset
hankinnan toteuttamiseksi.
Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja
tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois.
Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täydentämään tai täsmentämään
tarjoajan kelpoisuuteen liittyviä selvityksiä.
6.1
Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset
Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä liitettävä tarjoukseensa mainittujen
vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys.
Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta
vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Lisäksi sopimuksessa
tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina
aikoina.
Tarjoaja voi hankkia määrittämänsä osan sopimuksesta alihankintana.
Sopimus tehdään yhden toimijan kanssa, joka vastaa mahdollisen alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa
mahdolliset alihankkijat ja toimittaa pyydettäessä vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös
mahdollisten alihankkijoiden osalta.
Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava alla mainituissa vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.
5
6.1.1 Vaatimus 1
Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos
laiminlyötyjen maksujen osalta on maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma.
Tarjoukseen liitettävät selvitykset:
−
Veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.
−
Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.
Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että Turun kaupungilla on tieto Tarjoajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta
YEL-vakuutuksesta.
6.1.2 Vaatimus 2
Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus.
Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja
työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.
Tarjoajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan.
Pyydettäessä toimitettavat selvitykset:
−
Kaupparekisterinote
−
Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei
kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.
6.1.3 Vaatimus 3
Toimittaja vastaa toiminnastaan tilaajalle aiheutuvasta vahingosta ja
huolehtii korvauksen turvaamisesta tarpeen mukaisilla vakuutuksilla.
6
Toimittajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä
suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden.
Hankintayksikkö varaa oikeuden pyytää selvityksen vastuuvakuutuksesta tarvittaessa.
6.2
Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset
6.2.1 Vaatimus 4
Tarjoajalla on oltava vähintään kaksi tällä tekniikalla totutettua referenssitoimitusta vastaavista immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden
toimituksista Suomessa viimeksi kuluneen kahden (2) vuoden ajalta.
Tarjoajan on annettava selvitys referensseistään tarjouslomakkeelle.
7
Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset
Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä.
Tarjoajan tulee täyttää kaikki pyydetyt kohdat tarjouslomakkeelta (liite 1)
ja toimittaa järjestelmän kuvaus, jotta tarjous voidaan hyväksyä.
Järjestelmän kuvaus sisältää:
- Visuaalinen havainnekuva kokonaisuudesta (3D-stillkuva), josta käy
ilmi projisointipinnan kaarevuus ja rakenteet, projektorien määrä, kaiuttimien paikat ja kiinnityspisteiden edellytykset, mikäli projektorit eivät ole
kiinnitettyinä heijastuspinnan tukirakenteissa.
- Videoprojektorien tekninen kuvaus spesifikaatioineen.
- Järjestelmäkaavio, josta käy ilmi komponentit.
- Järjestelmän käyttöliittymäkuvaus.
Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten tavarahankintojen
yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä.
Tarjous ei saa olla ehdollinen.
7
Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.
Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien.
Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä.
8
Palveluntuottajan oman alan ehdot
Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
9
Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu
9.1
Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan.
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3
Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu
ja tarjouksen valinta
9.2
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on
selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä
arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.
Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 §:n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan
sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten
sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 §:n
mukainen poissulkemisperuste.
8
9.3
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan
suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään.
Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
9.4
Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta
Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Arviointiperusteina ovat hinta ja laajennettavuus.
Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan esitettyjen hinnan ja laadun perusteella. Hinnan painoarvo on 90 % (enimmäispisteet 90) ja
laadun 10 % (enimmäispisteet 10).
1. Hinta 90 pistettä:
Vertailussa halvin kokonaishinta saa 90 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin/vertailtava
hinta x 90).
2. Laajennettavuus 10 pistettä:
Järjestelmä on laajennettavissa lattiapintaprojisointia varten. Järjestelmän käyttösovelluksia sekä kiinteitä komponentteja pystytään päivittämään. Vertailussa 10 pistettä.
Järjestelmä ei ole laajennettavissa lattiapintaprojisointia varten tai järjestelmän käyttösovelluksia tai kiinteitä komponentteja ei pystytä päivittämään. Vertailussa 0 pistettä.
Tarjoajan tulee antaa kuvaus järjestelmän laajennettavuudesta.
10
Päätöksestä ilmoittaminen
9
Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 1) sähköpostiosoite, johon
päätös voidaan toimittaa.
Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan
vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.
11
Asiakirjojen julkisuus
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille
jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten,
etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia.
Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne
tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN tai LUOTTAMUKSELLINEN,
jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät
liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle.
Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
12
Asiakirjojen noudattamisjärjestys
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä:
1. Sopimus liitteineen
2. Tarjouspyyntö liitteineen
3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 TAVARAT)
4. Toimittajan tarjous liitteineen.
13
Sopimus
Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi
10
päätöksen ja valitusosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on
saanut lainvoiman.
Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä (liite 3). Tarjoajan tulee huolellisesti tutustua liitteenä 3
olevaan sopimusluonnokseen, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu antamalla
tarjouksen. Epäselväksi jääneitä yksityiskohtia voidaan tarpeen mukaan
täsmentää hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.
Turun kaupunkia sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun
molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.
Sopimuksen purkamisesta on julkisten tavarahankintojen yleisissä sopimusehdoissa (JYSE 2014 TAVARAT).
Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
14
Hankintaan liittyvät kysymykset
Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään
4.9.2015 klo 11:00 sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@turku.fi
tai kirjallisesti osoitteeseen:
Turun kaupunki, Hankinta- ja logistiikkakeskus, PL 630 (Linnankatu 55
K, 2. krs), 20101 Turku.
Sähköpostiviestiin tai kuoreen merkintä ”Lisätietopyyntö: Immersiivisen
näyttölaitteistokokonaisuuden hankinta”.
Kysymykset on esitettävä suomen kielellä.
Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään 10.9.2015 osoitteessa
http://www.turku.fi/tyo-ja-yrityspalvelut/hankinnat. Samassa yhteydessä
ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön.
Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia.
11
15
Tarjouksen jättäminen
Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen tulee toimittaa viimeistään
17.9.2015 klo 14.00 osoitteeseen:
Turun kaupunki
Hankinta- ja logistiikkakeskus
PL 630
20101 Turku
(Käyntiosoite: Linnankatu 55 K, 2. krs, 20100 Turku)
Kuoreen merkintä ”Tarjous: Immersiivisen näyttölaitteistokokonaisuuden
hankinta”.
Hallintolain (434/2003) 17 §:n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä,
että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
Postin kuljetettavaksi jätetyn tarjouksen tulee olla perillä määräaikaan
mennessä.
Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon.
Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista
tarjouksista ja / tai keskeyttää hankinnan perustelluista syistä.
Turun kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
Turun kaupunki
Turun Seudun Kehittämiskeskus
Niko Kyynäräinen
johtaja