Tiedonohjaussuunnitelma

Transcription

Tiedonohjaussuunnitelma
Versio 2,5
Päätöksenteon tuki, arkistotoimi
Hanna Toivonen
9.1.2015
[Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) laadittu kaupunginarkiston ohjeistuksen mukaisesti]
TOS
Arkistotoimi
HAO/Hanna Toivonen
2 (2)
Versio 1,3
9.1.2015
Toimenpide
Päiväys
Tekijä
Muuta
Laadittu
31.1.2010
Salla Elo
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,1
Päivitetty
12.10.2012
Helena Kukka-Lilja
1.11.2012
Helena Kukka-Lilja
Käsitelty
18.10.2012
23.10.2012
Jenny Koivisto
PTT-tiimi
Tarkastettu
31.10.2012
Ida Suolahti
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,2. Muutostyö: Tehty Ahjon käyttöönoton vaatimat muutokset ”Ahjossa v. 2011 alkaen” ja lomakepäätöksiksi muuttuneiden asiakirjatietojen kohdalle ”lomakepäätös v. 2011 alkaen”
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,3. Muutostyö: versiota 0,2 kaupunginarkiston kehotuksesta poistettu säilytyspaikkatiedoista kirjaamo ja
merkattu päättyneet asiakirjasarjat
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,2. Läpikäyty yhdessä Helena
Kukka-Liljan kanssa. Ei muutoksia.
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,2. Esitelty tiimissä. Ei muutoksia.
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,2. Kaupunginarkiston tarkastus.
Hyväksytty
8.11.2012
Eeva-Kaisa Peuranen
Timo Martiskainen
14.12.2012
Laadittu/Päivitetty
28.11.2014
Hanna Toivonen
Hyväksytty
17.12.2014
9.1.2015
Jussi Jääskeläinen
Timo Martiskainen
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 0,3. Vs. arkistotoimen päällikön
hyväksyminen.
Arkistonmuodostussuunnitelma versio 1,3. Viranhaltijapäätös versio
0,3:sta.
Tiedonohjaussuunnitelma versio 1,4. Lähetetty tarkastettavaksi kaupunginarkistolla
Tiedonohjaussuunnitelma versio 1,5. Korjattu versio.
Tiedonohjaussuunnitelma versio 1,5. Arkistoimen päällikkö hyväksynyt.
Tiedonohjaussuunnitelma versio 2,5. Viranhaltijapäätöksellä käyttöön otto.
Stara Helsingin kaupungin rakentamispalvelu Osoite PL 1660, 00099 Helsingin kaupunki / Ilmalankuja 2 L Puhelin +358 9 310 17000
Faksi +358 9 310 39601 Tilinumero 811997-10000581 Y-tunnus 0201256-6 Alv rek FI02012566 Sähköposti stara@hel.fi, helsinki.kirjaamo@hel.fi
Internet www.hel.fi/stara
TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA (TOS)
Helsingin kaupungin rakentamispalvelu, Stara
sivu 1
Hyväksytty: 9.1.2015
Muutettu:
Käsittelyvaiheet/ Toimenpiteet
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Asiakirjallinen tieto
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Kokonaissäilytysaika
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
00 Hallintoasiat
00 01 Toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
00 01 00 Hallinnon järjestäminen
Neuvonta, ohjaus
hallintosääntö
kaupunginhallituksen
johtosääntö
kaupungin Helmi
kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
Kaupunginvaltuusto päättää. Säilytysvastuu
kirjaamolla/kaupunginarkistolla.
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
Staran vuosittainen organisaatiokaavio löytyy
toimintakertomuksesta. Osastoittainen ajantasainen
organisaatiokaavio löytyy Staran Helmestä.
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
IMS-järjestelmä on korvautumassa
kaupunkitasoisella järjestelmällä.
hyväksymispvm
paperi
aika
muu kaupungin yhteinen
ohjeistus
kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
johtosääntö
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
Päätöksenteko ja toteutus
Viraston johtosäännön hyväksyminen
Organisaatiokaavioiden laatiminen
kaavio
Prosessikuvausten laatiminen ja ylläpito prosessikuvaukset
Työnjohdollisista määräyksistä
päättäminen
Muun koko Staraa koskevan sisäisen
ohjeistuksen antaminen
IMS
työnjohdollinen määräys
(hankintavaltuudet)
työnjohdollinen määräys (muu
delegointi)
Pysyväisohjeiden hyväksyminen
Staran Helmi
pysyväisohje
Staran Helmi
määräys
Työpiste tai koneisiin ja laitteisiin
liittyvät ohjeet
julkinen
julkinen
määräys
Ahjo/Ahjo/Ahjo/-
ohje
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
10
10
10
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
10 Kuntaliitto (1.2)
hyväksymispvm
voimassa oloajan
päättyminen
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
aihe/aika
aihe/aika
viraston päätearkisto
Ajantasaiset ohjeet löytyvät myös Staran Helmestä.
Osa sisäisistä ohjeista voidaan antaa myös
viranhaltijan pöytäkirjapäätöksellä, kts.
Säilytystiedot 00 02 06 00.
Ajantasaiset säännöt löytyvät myös Staran
Helmestä. Osa sisäisistä säännöistä voidaan antaa
myös viranhaltijan pöytäkirjapäätöksellä, kts.
Ajantasaiset määräykset löytyvät myös Staran
Helmestä. Osa sisäisistä määräyksistä voidaan antaa
myös viranhaltijan pöytäkirjapäätöksellä, kts.
paperi/ sähköinen
aihe/aika
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aihe/aika
osasto
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aihe/aika
osasto
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aihe/aika
osasto
paperi/ sähköinen
aihe/aika
osasto/ työyksikkö
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen/
laitteiden eliniän
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
00 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
kaupungin Helmi
aihe
Korvattu ohje luovutetaan pysyvästi säilytettäväksi
viraston päätearkistoon. Ajantasaiset
pysyväisohjeet löytyvät myös Staran Helmestä.
voimassa oloajan
päättyminen
Neuvonta, ohjaus
kaupungin strategiaohjelma
Kopio lähetetään tiedoksi talousyksikköön.
Tehdään joko viranhaltijan pöytäkirjapäätöksellä,
kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko, tai
lomakepäätöksellä, kts. yllä.
julkinen
sääntö
sääntö
osasto
Ahjo/-
ohje
Osastotasoisen ohjeistuksen antaminen ohje
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 2
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Toteutus
Strateginen suunnittelu
Toimintasuunnitelman laatiminen
Ahjo
Teknisen palvelun lautakunta hyväksyy strategian
pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02 04 Lautakunnan
päätöksenteko. Jos strategia laaditaan
projektiluonteisen kehittämisen tuloksena katso
valmisteluaineiston säilyttämistiedot kohdasta 00 01
04 00 Hanke- ja projektitoiminta.
Ahjo
Teknisen palvelun lautakunta hyväksyy
toimintasuunnitelman pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00
02 04 Lautakunnan päätöksenteko.
Ahjo
Teknisen palvelun lautakunta hyväksyy ennusteet
pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02 04 Lautakunnan
päätöksenteko.
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Teknisen palvelun lautakunta hyväksyy
toimintakertomuksen pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00
02 04 Lautakunnan päätöksenteko. Painettu
toimintakertomuksen säilytysvastuu viraston
päätearkistolla ja säilytysaika on pysyvästi.
mittarit
QPR-tuloskortti
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
koostettava data
QPR-tuloskortti
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
auditointiraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
vastine/ raportti
julkinen
pohja-aineisto
strategia
toimintasuunnitelma
Seuranta, valvonta
Neljännesvuosittaisten ennusteiden
laatiminen
Toimintakertomuksen laatiminen
ennuste
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Data kerätään muista operatiivisista järjestelmistä
esim. Työsuojelupakista, eHijatista.
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Tilannekatsauksia käsitellään tuloskokouksissa.
Katsaukset tulevat osaksi kokouksen muistiota tai
muistion liitteeksi.
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
paperi
aika
osasto/
kehityspäällikkö
ei sisällä
henkilötietoja
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
osasto/
kehityspäällikkö
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5 oma tarve
arvioinnin
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto/
kehityspäällikkö
arviointiyhteenveto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5 oma tarve
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/
kehityspäällikkö
kyselyaineisto
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- kuntaliitto
raportin/yhteenvedon
valmistuminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto/
kehityspäällikkö
yhteenveto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
osasto/
kehityspäällikkö
raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
osasto/
kehityspäällikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
hyväksymispvm
paperi
toimintakertomus
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
aika
00 01 02 Toiminnan arviointi- ja kehittämismenettelyt
Toteutus
Tulosmittareiden seuranta
tilannekatsaukset
Auditointiin osallistuminen
Itsearvioinnin toteuttaminen
Asiakastyytyväisyyskyselyjen ja
imagotutkimuksien järjestäminen
QPR-tuloskortti
-
Viralliset vastineet ja raportit tehdyistä
toimenpiteistä säilytetään pysyvästi.
00 01 03 Riskien hallinta ja sisäinen valvonta
Neuvonta, ohjaus
johtosääntö
kaupunkitasoiset ohjeet
kaupungin Helmi
kaupungin Helmi
esim. Riskienhallinta ja sisäinen valvonta Helsingin
kaupunkikonsernissa - ohje
Toteutus
Delegointisäännön laatiminen
delegointisääntö
Toimitusjohtaja hyväksyy pöytäkirjapäätöksellä,
kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko.
hyväksymissääntö
Jos hyväksytään pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02
06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko. Muuten kts.
ohjeiden hyväksyntä, 00 01 00 Hallinnon
järjestäminen.
Ahjo/-
JulkL 24 § 1 mom 15 k
25 asian ratkaisu
aika
Suunnitelma on tekeillä, valmistuu vuoden 2014
loppuun mennessä.
riskien hallinnan suunnitelma
Hyväksymissäännön laatiminen
salassa pidettävä
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
Riskien hallinnan kuvaus
Poikkeusoloihin varautuminen
kts. 09 06 00 Valmiussuunnittelu
Työturvallisuuden takaaminen
kts. 01 04 01 Työsuojelu ja työturvallisuus
Kriisiviestintä
kts. 00 04 Viestintä ja edustaminen
Tietoturvan ja tietosuojan takaaminen
kts.07 00 01 Tietoturva ja tietosuoja
Seuranta, valvonta
Toiminnallisten ja taloudellisten riskien
arviointi ja raportointi
talousarvio
talousarvion toteutumisennuste
Sisäinen ja ulkoinen tarkastus
Tehdään osana talousarviota ja käsitellään viraston
tuloskokouksissa ja muissa ohjausryhmissä, kts. 02
02 00 Talousarvion valmistelu ja
talousarviomäärärahat.
kts. 02 02 01 Talouden seuranta
kts. 00 03 Tarkastustoimi
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 3
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
00 01 04 Ohjelma-, hanke- ja projektitoiminta
00 01 04 00 Hanke- ja projektitoiminta
Valmistelu
Tilanne- ja alkukartoitus
Projektisuunnitelma
raportti
projektisuunnitelma
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
Hankesalkku
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
5
-
5 oma tarve
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
projektin
päättyminen
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
projekti
projekti
osasto
Voi sisältyä projektisuunnitelmaan.
Voi tulla liitteeksi pöytäkirjapäätökseen. Jos
projektin aloittamisesta ei päätetä
pöytäkirjapäätöksellä, niin pitkäaikaissäilytysvastuu
viraston päätearkistolla. Koskee keskeisiä,
läpivietyjä projekteja. Laajat IT-hankkeet
käsitellään keskushallinnon ylläpitämässä
Hankesalkku-järjestelmässä.
Päätöksenteko
Projektin hyväksyminen
päätös
Hankintavaltuuksien mukainen päättävä taho tekee
asiasta päätöksen, kts. esim. 00 02 Päätöksenteko
ja johtaminen
Hankesalkku
Toteutus
Työryhmän kokoontuminen
Työskentely
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
esitys
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
puheet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
muistio
muistiinpanot
muu työnaikainen materiaali
Tiedottaminen
tiedote
esite
Loppuraportin/loppuarvioinnin
laatiminen tai hankkeen päättäminen
loppuraportti
5
5
5
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
projekti
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
5
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto
Jos projektin aloittamisesta ei päätetä
pöytäkirjapäätöksellä, niin pitkäaikaissäilytysvastuu
viraston päätearkistolla. Muuten viedään Ahjoon.
Seuranta, valvonta
Raportointi ohjausryhmälle
raportti
Hankesalkku
00 01 06 Kotimainen yhteistyö
Toteutus
Seminaareihin, tilaisuuksiin, messuihin
ja konferensseihin osallistuminen
esitelmät
-
Omien tilaisuuksien järjestäminen
Edustajien nimeäminen työryhmiin,
komiteoihin tms.
Yhteistyösopimusten solminen
kts. 00 04 03 Edustaminen
päätös/ilmoitus
Ahjo/-
esitys edustajasta
Ahjo
päätös
Ahjo
sopimus
Opinnäyteyhteistyöhön osallistuminen/
oppilaitosten ja muiden ulkopuolisten
tahojen tutkimukseen osallistuminen
suunnitelma
kysely
haastattelurunko
haastatteluyhteenveto
sisältää
henkilötietoja
julkinen
-
paperi/ sähköinen
aika
osasto
kts. 00 02 Päätöksenteko ja johtaminen
ei sisällä
henkilötietoja
5
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
-
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
julkinen
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
5 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
osasto
50 oma tarve
saapumispvm/
julkaisupvm
paperi
projekti
osasto
10
50 oma tarve
saapumispvm/
julkaisupvm
paperi
projekti
osasto
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
-
julkinen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
raportti, tiedoksi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkaisu
laatimispvm
sisältää
henkilötietoja
opinnäytetyö
- oma tarve
Merkittävimmistä nimityksistä tehdään
pöytäkirjakirjapäätös, kts. 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen
10
vrt. 01 03 00 04 Oppisopimuskoulutus
Seuranta/valvonta
Yhteistyöhankkeiden seuranta
julkaisu
10
3 oma tarve
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
Merkittävät, Staraa tai sen toimialaa koskevat
raportit, joiden laatimisessa on ollut mukana Staran
edustaja(t).
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto
Tiedoksi tulleet raportit, joiden laatimiseen ei ole
Staran edustaja merkittävästi osallistunut.
julkaisut, joiden laatimisessa on ollut mukana
Staran edustaja(t).
laatimispvm
paperi
aika
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
mietintö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
mietintö, tiedoksi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
muistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkaisu, tiedoksi
Viraston ulkopuolisten työryhmien,
komiteoiden tms. toimintaan
osallistuminen
Julkisuusluokka
pöytäkirja
3
sivu 4
Säilytysajan
peruste
3 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
laatimispvm
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
osasto
Tiedoksi tulleet julkaisut, joiden laatimiseen ei ole
laatimispvm
paperi
aika
mietinnöt, joiden laatimisessa on ollut mukana
Staran edustaja(t).
3 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto
Tiedoksi tulleet mietinnöt, joiden laatimiseen ei ole
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
ryhmä/ aika
osasto
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
ryhmä/ aika
osasto
-
- oma tarve
toimenpiteen
suorittaminen
sähköinen
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
00 02 Päätöksenteko ja johtaminen
00 02 03 Lautakunnan päätöksenteko
Vireilletulo
Kirjauspyynnön lähettäminen
Ahjossa tehtyyn pyyntöön voidaan liittää
sähköpostiviesti. Tätä ei säilytetä.
kirjauspyyntö
Ahjo
saapunut asiakirja
Ahjo
Saapunut, kirjattava asiakirja lähetään kirjaamoon.
Arkistointivastuu kirjaamolla.
esitys
Ahjo
Tehdään Ahjossa. Ei säilytystarvetta.
Ahjo
lausuntopyyntö
Ahjo
Tehdään Ahjossa. Kaupungin sisäisessä
lausuntopyynnössä ei säilytystarvetta. Jos
lausuntopyyntö lähetetään kaupungin ulkopuolelle
ja sitä ei sisällytetä päätöksen liitteeksi,
lausuntopyyntöä säilytetään tehtäväluokan
mukaisen säilytysajan mukaan ja luovutetaan 2
vuoden jälkeen kaupunginarkiston väliarkistoon.
lausunto
Ahjo
Saapuneet lausunnot sisällytetään pöytäkirjoihin.
vastaus tehtäväpyyntöön
Ahjo
esityslista
Ahjo
Valmistelu
Esityksen valmistelu
Tehtävä-ja lausuntopyynnön tekeminen tehtäväpyyntö
Esityslistan koonti
Kokouskutsun lähettäminen
kokouskutsu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
Päätöksenteko
Päätöksen tekeminen
julkinen/salassa
pidettävä
pöytäkirja
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
kirjaamo/
tekijä/aika/ diaarinro kaupunginarkisto
Lautakunnan antamat lausunnot ja esitykset ovat
päätöslausuntoja tai -esityksiä ja ne sisällytetään
pöytäkirjaan. Lautakunnan alkuperäiset pöytäkirjat
liitteineen lähetetään tarkastuksen ja hyväksynnän
jälkeen kirjaamoon. Pysyvästi säilytetään sekä
pöytäkirja että siihen liittyvät liitteet.
Toteutus
Päätöksestä tiedottaminen
pöytäkirjanote
Ahjo
tehtäväpyyntö
Ahjo
Otetulostuksesta syntyy merkintä Ahjoon.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
tiedottaminen
sähköinen/ paperi
Luodaan Ahjoon kirjaus-toimenpide tiedoksiannon
toteuttamisesta. Itse sähköpostilla ei ole
säilytystarvetta.
tiedoksianto sähköpostitse
Ahjo
oikaisuvaatimus
Ahjo
kunnallisvalitus
Ahjo
hankintaoikaisu
Ahjo
selvityspyyntö
Ahjo
Asian käsittely siirtyy Oikeuspalveluihin ja asian
käsittely oikeusistuimessa saa oman asiansa
tehtäväluokkaan 03 01 01. (Ohje kirjaamon sivuilla)
Saapuvilla asiakirjoilla arkistointivastuu kirjaamolla.
selvitys
Ahjo
Selvityksen laatii Oikeuspalvelut ja arkistointivastuu
siirtyy heille.
päätös
Ahjo
Arkistointivastuu kirjaamolla. Oikeuden päätöksestä
tieto myös alkuperäisen asian tietoihin.
kirjaus
Ahjo
Tarvittavat kirjausmerkinnät tehdään Ahjossa
Staran ohjeiden mukaan.
Muutoksenhaku
Muutoksenhaku kaupungin
valitusviranomaiselle
Muutoksenhaku valitusviranomaiselle
Seuranta, valvonta
Jatkotoimenpiteiden kirjaaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 5
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
00 02 06 Viranhaltijoiden päätöksenteko ja lausuntoprosessi
00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko
Vireilletulo
Kirjauspyynnön lähettäminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
toimenpiteen
suorittaminen
sähköinen
Ahjossa tehtyyn pyyntöön voidaan liittää
sähköpostiviesti. Tätä ei säilytetä.
kirjauspyyntö
Ahjo
saapunut asiakirja
Ahjo
Saapunut, kirjattava asiakirja lähetään kirjaamoon.
päätös
Ahjo
Valmistelu
Päätöksen valmistelu
Tehtävä-ja lausuntopyynnön tekeminen tehtäväpyyntö
Tehtävä- ja lausuntopyyntöön
vastaaminen (kaupungin sisäinen)
Ahjo
lausuntopyyntö
Ahjo
Ahjo
Tehdään Ahjossa.
lausunto
Ahjo
Tehdään Ahjossa. Jos lausunto liittyy päätökseen,
arkistoidaan päätöksen liitteeksi. Ns. allekirjoitetut
kirjelausunnot säilytetään 2 vuotta virastossa ja
luovutetaan tämän jälkeen kaupunginarkiston
väliarkistoon.
selvitys
Ahjo
Tehdään Ahjossa.
Päätöksenteko
Pöytäkirjan kokoaminen
Ottomenettely
pöytäkirja
tiedustelu
Ahjo
tieto otto-oikeuden käytöstä
Ahjo
pöytäkirjanote
Ahjo
tehtäväpyyntö
Ahjo
julkinen/salassa
pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
Viranhaltijoiden (tj:n ja yksikönjohtajan)
pöytäkirjat lähetetään hyväksynnän jälkeen
kirjaamoon. Pysyvästi säilytetään sekä pöytäkirja
että siihen liittyvät liitteet.
2 oma tarve
asian lopullinen
ratkaisu
sähköinen
Luodaan Ahjoon kirjaus-toimenpide ottoharkinnan
käytöstä.
2 oma tarve
asian lopullinen
ratkaisu
sähköinen
Luodaan Ahjoon kirjaus-toimenpide ottoharkinnan
käytöstä. Ottoharkintasähköpostiviesti säilytetään Sverkkoasemalla.
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
Toteutus
Otetulostuksesta syntyy merkintä Ahjoon.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
tiedottaminen
sähköinen/ paperi
Luodaan Ahjoon kirjaus-toimenpide tiedoksiannon
toteuttamisesta. Itse sähköpostilla ei ole
säilytystarvetta.
tiedoksianto sähköpostitse
Ahjo
oikaisuvaatimus
Ahjo
hankintaoikaisu
Ahjo
selvityspyyntö
Ahjo
Asian käsittely siirtyy Oikeuspalveluihin ja asian
käsittely oikeusistuimessa saa oman asiansa
tehtäväluokkaan 03 01 01. (Ohje kirjaamon sivuilla)
Saapuvilla asiakirjoilla arkistointivastuu kirjaamolla.
selvitys
Ahjo
Selvityksen laatii Oikeuspalvelut ja arkistointivastuu
siirtyy heille.
päätös
Ahjo
Arkistointivastuu kirjaamolla. Oikeuden päätöksestä
tieto myös alkuperäisen asian tietoihin.
kirjaus
Ahjo
Tarvittavat kirjausmerkinnät tehdään Ahjossa
Staran ohjeiden mukaan.
lausuntopyyntö
Ahjo
Saapunut pyyntö kirjataan Ahjoon kirjaamossa ja
asiakirjan arkistovastuu on kirjaamolla.
selvityspyyntö
Ahjo
Saapunut pyyntö kirjataan Ahjoon kirjaamossa ja
Ahjo
Tehdään Ahjossa.
lausunto
Ahjo
Tehdään Ahjossa. Jos lausunto liittyy päätökseen,
arkistoidaan päätöksen liitteeksi. Ns. allekirjoitetut
kirjelausunnot säilytetään 2 vuotta virastossa ja
luovutetaan tämän jälkeen kaupunginarkiston
väliarkistoon.
selvitys
Ahjo
Tehdään Ahjossa.
Muutoksenhaku
Muutoksenhaku kaupungin
valitusviranomaiselle
Muutoksenhaku valitusviranomaiselle
Seuranta, valvonta
Jatkotoimenpiteiden kirjaaminen
00 02 06 01 Viranhaltijoiden lausunto- ja kirjeprosessi
Vireilletulo/valmistelu
Kaupungin ulkopuolelta saapunut
lausunto- tai selvityspyynnön
vastaanottaminen
Kaupungin sisäiseen tehtävä- ja
lausuntopyyntöön vastaaminen
Ulkopuolisen tahon lausunto- ja
selvityspyyntöön vastaaminen
/virastokirjeen tai hakemuksen
lähettäminen ulkopuoliselle taholle
lausunto
selvitys
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Ahjo
Ahjo
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen/salassa
pidettävä
Säilytysaika
työpisteellä
2
julkinen/salassa
pidettävä
2
julkinen/salassa
pidettävä
2
sivu 6
Säilytysajan
peruste
2 oma tarve
2 oma tarve
2 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
asian lopullinen
ratkaisu
asian lopullinen
ratkaisu
asian lopullinen
ratkaisu
Säilytysmuoto
paperi
paperi
paperi
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
aika
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
osasto/ viraston
päätearkisto
Vastaus pyyntöön tehdään Ahjossa. Allekirjoitettu
versio lähetetään pyytäjälle, Staralle jää jäljennös.
Jäljennökset luovutetaan 2 vuoden kuluttua
kaupunginarkiston väliarkistoon.
osasto/ viraston
päätearkisto
osasto/ viraston
päätearkisto
kirje
Ahjo
pöytäkirja
Ahjo
Saapunut asiakirja kirjataan Ahjoon kirjaamossa ja
lupa
Ahjo
päätös
Ahjo
kirje
Ahjo
Päätöksenteko
Ulkopuolisen tahon vastineen
vastaanottaminen
00 02 07 Johtoryhmätyöskentely
00 02 07 00 Johdon tuloskokous
Valmistelu
Esityslistan koonti
esityslista
Staran Helmi
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
kokouksen pito
sähköinen
aika
sähköinen
työkansio/tj:n sihteeri
liite
Staran Helmi
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
kokouksen pito
sähköinen
aika
sähköinen
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
kokouskutsu
Lähetetään sähköpostilla.
Toteutus
Kokouksen pitäminen
Tiedottaminen
muistio
Staran Helmi
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
kokouksen pito
sähköinen
aika
sähköinen
liite
Staran Helmi
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
kokouksen pito
sähköinen
aika
sähköinen
Viestintäyksikkö julkaisee johdon tuloskokouksesta
tiedotteen Staran Helmessä uutis-osioissa ja se
sisältyy yleensä Puskaradio-lehteen. Kts. 00 04 00
Viestinnän ja tiedottamisen järjestäminen ja
toteuttaminen.
tiedote
00 02 07 01 Yksikönjohtajien kokous
Valmistelu
Esityslistan koonti
esityslista
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
liite
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
kokouskutsu
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
muistio
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
liite
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
Toteutus
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 7
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
00 02 07 02 Osastojen tuloskokoukset ja osastojen johdon kokoukset
Valmistelu
Asialistan koonti
asialista
liite
kokouskutsu
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
kokouksen pito
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen työkansio
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
aika
Tallennetaan verkkoasemalle osastoittain vuoden ja
kokousnumeron mukaan. Osastojen Tukojen
muistiot tallennetaan myös Staran Helmeen.
kokouksen pito
sähköinen
aika
Tallennetaan verkkoasemalle osastoittain vuoden ja
kokousnumeron mukaan.
Toteutus
muistio
Staran Helmi
liite
00 02 07 03 Osastojen/yksiköiden muut palaverit ja kokoukset (esim. tiimipalaverit, viikkopalaverit, työnjohdolliset palaverit)
Valmistelu
Asialistan koonti
asialista
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
liite
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
kokouskutsu
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
muistio
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Toteutus
liite
00 03 Tarkastustoimi
00 03 00 Hallinnon ja talouden tarkastus
Neuvonta, ohjaus
kaupungin taloussääntö
kaupungin Helmi
kaupungin Helmi
-
Toteutus
Tilintarkastus ja muu hallinnollinen
tarkastus
ulkoisen tilintarkastuksen
lausunto
salassa pidettävä
asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
2
10 oma tarve
käsittelyn
päättyminen
paperi
aika
hallinnon
yksikönjohtaja
Virastokohtaiset tilintarkastuslausunnot kytkeytyvät
koko kaupunkia koskevaan
tilintarkastuskertomukseen ja muuhun
kaupunkitasoiseen tarkastustoimintaan (esim.
tarkastusviraston raportointiin
tarkastuslautakunnalle). Tieto lausunnosta ja
mahdollisesta vastineesta toimitusjohtajalle.
tarkastusviraston lausunto
salassa pidettävä
asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
2
10 oma tarve
käsittelyn
päättyminen
paperi
aika
ao. yksikönjohtaja
Tieto lausunnosta ja mahdollisesta vastineesta
toimitusjohtajalle.
kaupungin sisäisen tarkastuksen
tarkastusraportti
salassa pidettävä
asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
2
10 oma tarve
käsittelyn
päättyminen
paperi
aika
tj:n sihteeri
2
10 oma tarve
käsittelyn
päättyminen
paperi
aika
vastuuhenkilö
2
10 oma tarve
käsittelyn
päättyminen
paperi
aika
vastuuhenkilö
selvityspyyntö
salassa pidettävä
asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
vastine
salassa pidettävä
asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
Tieto laajasta selvityspyynnöistä ja niihin
annetuista vastineista toimitusjohtajalle.
00 04 Viestintä ja edustaminen
00 04 00 Viestinnän ja tiedottamisen järjestäminen ja toteuttaminen
Valmistelu
Viestintästrategian laatiminen
viestintästrategia
kts. pysyohje, 00 01 00 Hallinnon järjestäminen
Kriisiviestintäohjeen ja graafisten
ohjeiden laatiminen ja ylläpitäminen
kriisiviestintäohje
graafiset ohjeet (Stara ilme)
sovellusohjeet
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
hyväksymispvm
paperi
aika
viestintäyksikkö
Staran ilmeestä tehty periaatepäätös
kaupunginhallituksessa, työohjeina tarkentavat
ohjeet. Löytyvät myös Staran Helmestä.
Muun viestintään liittyvien ohjeiden
laatiminen ja ylläpitäminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 8
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
brändiohje
sovellusohjeet
kts. 00 01 00 Hallinnon järjestäminen (joko
pysyohje-kohta tai muu koko Staraa koskeva ohjekohta, riippuu hyväksyntätavasta)
Toteutus
Asiakkaita ja sidosryhmiä koskevien
osoitetietojen ylläpitäminen
Lehdistötiedotteiden laatiminen
tiedot
Yhteistietorekisteri
tiedote
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
- oma tarve
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
Rekisteri on päivittyvä kokonaisuus.
aika
ulkoinen tiedottaja
Staran internet sivujen sisällön ylläpito
ja uutisvirran dokumentointi
rakennetta kuvaava dokumentti
Staran Helmen sisällön ylläpito ja
uutisvirran dokumentointi
kts. erikseen työmaatiedotteiden käsittely
Keskushallinto vastaa keskitetysti kaupungin
internetsivujen taltioimisesta.
Staran Helmen pääsivuista (etusivu ja muut
päänavigointisivut) otetaan vuosittain tammikuussa
sivutulosteet.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
aika
sisäinen tiedottaja
Puskaradio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
aika
Henkilöstölehden julkaiseminen
Stadin rakentaja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
aika
Painetun toimintakertomuksen
julkaiseminen
toimintakertomus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
aika
Tplk:n käsittelemän toimintakertomuksen käsittely
kts. 00 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
Keskeiset valokuva-aineistot säilytetään kaupungin
aineistopankissa. Valokuvat palveluun vie
keskitetysti viestintäyksikkö.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
Keskeiset taltioinnit säilytetään kaupungin
aineistopankissa. Valokuvat palveluun vie
keskitetysti viestintäyksikkö.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
aika
tj:n sihteeri
Toimitusjohtaja myöntää lomakepäätöksellä.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
osasto
rakennetta kuvaava dokumentti
00 04 01 Julkaisutoiminta
Toteutus
Staran toiminnan kuvaaminen
valokuvat
kaupungin
aineistopankki
muut taltioinnit (esim.
esittelyvideot)
kaupungin
aineistopankki
julkaisupvm
sähköinen/ paperi
00 04 03 Edustaminen
Toteutus
Omien tilaisuuksien järjestäminen
alkoholilupa
ohjelma
kutsut
osallistujalista/kutsuvierasluettelo
puheet
esitelmät
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
- oma tarve
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
osasto
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
osasto
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
osasto
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
osasto
Tieto kutsutuista arvovieraista hyvissä ajoin
kaupunginjohtajalle ja ao.
apulaiskaupunginjohtajalle. Tasavallan presidentin
ja valtioneuvoston jäsenet kutsuu kaupunginjohtaja
ao. apulaiskaupunginjohtajan esityksestä.
valokuvat
Viestintä vie keskeisiksi katsomansa valokuvat ja
muut taltioinnit kaupungin aineistopankkiin, kts. 00
04 01 Julkaisutoiminta.
taltioinnit
Viestintä vie keskeisiksi katsomansa valokuvat ja
muut taltioinnit kaupungin aineistopankkiin, kts. 00
04 01 Julkaisutoiminta.
00 04 04 Tunnustukset ja palkinnot
Toteutus
Kilpailujen järjestäminen
kts. lehdistötiedotteiden käsittely 00 04 00
Viestinnän ja tiedottamisen järjestäminen ja
toteuttaminen.
kilpailun alku- ja
lopputiedotteet
00 04 05 Markkinointi
Toteutus
Markkinointimateriaalin tekeminen
Messuille ja tapahtumiin osallistuminen
tai niiden järjestäminen
esitteet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkaisupvm
paperi
aika
ulkoinen tiedottaja
Yksi kappale esitteitä toimitetaan viraston
päätearkistoon säilytettäväksi pysyvästi.
kts. 00 04 03 Edustaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 9
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
01 Henkilöstöasiat
01 00 Henkilöstöasioiden ohjaus
01 00 01 Yleiset virka- ja työehtosopimusasiat
01 00 01 03 Työriidat ja niiden sovittelu
Neuvonta, ohjaus
Kaupunginhallituksen
yleispäätös
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
Säilytysvastuu kirjaamolla/kaupunginarkistolla
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
Haastehakemus saapuu tiedoksi kaupunginkanslian
Oikeuspalveluilta.
Vireilletulo
julkinen
JulkL 24 § 1 mom 18
k/19 k
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
-
selvityspyyntö
salassa pidettävä
k/19 k
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
Kuntaliitto (3.3 & asian käsittelyn
10 1.6)
päättyminen
paperi/ sähköinen
tapaus/aika
henkilöstöyksikkö
selvitys
salassa pidettävä
k/19 k
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 1.6)
päättyminen
paperi/ sähköinen
tapaus/aika
kirjeet
salassa pidettävä
k/19 k
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 1.6)
päättyminen
paperi/ sähköinen
tapaus/aika
sovintosopimus
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 1.6)
päättyminen
paperi
tapaus/aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 1.6)
päättyminen
paperi
tapaus/aika
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
paperi
aika
Henkilöstösuunnitelma on tekeillä.
Osa raporteista yhdistetään muihin raportteihin
kuten toimintakertomukseen ja
talousarvioehdotukseen ja säilytetään näiden
mukana. Osa raporteista käsitellään muissa
henkilöstöasioissa kuten 01 04 05 01 Varhainen tuki,
päihdeasiat ja hoitoonohjaus.
Haastehakemuksen saapuminen tiedoksi haastehakemus
Valmistelu
Selvityspyyntöihin vastaaminen
Muu kirjelmöinti
Oikeuspalvelut säilyttävät kaiken
oikeudenkäynteihin liittyvät asiakirjat.
Päätöksenteko
Riidan sopiminen
Oikeusistuimen päätöksien vastaanotto päätös
01 00 02 Henkilöstösuunnittelu ja raportointi
Toteutus
Henkilöstösuunnitelman laatiminen ja
hyväksyminen
henkilöstösuunnitelma
Ahjo
hyväksymispvm
Seuranta
HR-raportointi
raportit
Stara Helmi
esitys
Ahjo
lausunto
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
sisältö/ aika
01 01 Palvelussuhde
01 01 00 Palvelussuhdeasiat
Toteutus
Viran perustaminen
päätös
Merkittävien tehtävämuutoksien
toteutus
Viran nimikemuutoksen tekeminen
Toimen nimikemuutoksen tekeminen
Ahjo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
Kaupunginhallitus päättää, säilytysvastuu
kirjaamo/kaupunginarkisto.
paperi/ sähköinen
päätös
Ahjo
Pöytäkirjapäätös, jos kyseessä virkasuhteinen, kts.
Säilytystiedot, 00 02 Päätöksenteko ja johtaminen.
Muuten uusi työsopimus, kts. alla.
työsopimuksen muutoslomake
(lv 334, lv 325)
eHijat
Säilytetään kuten alkuperäistä työsopimusta, kts.
01 01 02 Palvelussuhteen aloittaminen.
päätös
Ahjo
merkintä
eHijat
nimike- ja palkkalausunto
kaupunginkanslialta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
Merkintä säilyy järjestelmässä.
-
paperi/ sähköinen
(lv 334, lv 325)
Työpisteen muuttaminen (jos
kustannuspaikka vaihtuu)
perustietolomake, muutos (lv
334 a, lv 325 a)
eHijat
Kausisiirroista päättäminen
lomakepäätös
eHijat
Työpaikan siirtäminen toiseen virastoon päätös
merkintä
Ahjo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
(lv 334, lv 325)
tj:n sihteeri
Kaupunginjohtaja päättää, säilytysvastuu
eHijat
uusi työsopimus ja
perustietolomake (lv 334, lv
325)
Tehtävän muuttaminen osa-aikaiseksi
henkilö/aika
Vastaanottava virasto tekee uuden työsopimuksen
ja vastaa sen säilyttämisestä.
eHijat
julkinen
Virkasuhteen muuttaminen työsuhteeksi päätös
lomakepäätös
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Viran lakkauttaminen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
eHijat
esitys
Ahjo
lausunto
Ahjo
Kuvailu
kts. Säilytystiedot, 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen. Sopimuksella tehtävä lomakepäätös,
yksipuolisesti tehtävä pöytäkirjapäätös
Ahjo
kuulemismuistio
Tehtävän muuttaminen viraksi
Julkisuusluokka
sivu 10
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
osasto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
osasto
Sopimuksella tehtävä lomakepäätös, yksipuolisesti
tehtävä pöytäkirjapäätös.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
Kaupunginjohtajisto päättää, säilytysvastuu
kirjaamo/kaupunginarkisto
esitys (Lv 330)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
aika
selvitys
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
päätös
Ahjo, eHijat
esitys
Ahjo
päätös
-
- oma tarve
asian ratkaisu
paperi/ sähköinen
kts.00 02 Päätöksenteko ja johtaminen
01 01 01 Rekrytointi ja palvelussuhteeseen valitseminen
01 01 01 00 Täyttölupa
Neuvonta, ohjaus
päätös täyttölupamenettelyn
soveltaminen sekä eräiden
virkojen ja tehtävien
vapauttaminen täyttöluvista
Valmistelu
Täyttöluvan hakeminen
Alkuperäinen versio lähtee kirjaamoon, kopio jää
henkilöstöyksikölle
Päätöksenteko
Täyttöluvan myöntäminen/ evääminen
päätös
Ahjo
Kaupunginjohtajisto päättää, säilytysvastuu
kirjaamo/kaupunginarkisto
01 01 01 01 Työ- ja virkasuhteen täyttäminen
Neuvonta, ohjaus
Osa kelpoisuusvaatimuksista löytyy johtosäännöistä.
Osasta tehdään erikseen pöytäkirjapäätös. Kts.00
02 Päätöksenteko ja johtaminen
kelpoisuusvaatimukset
Ahjo
ilmoitus
eRekry/muu järjestelmä julkinen
Vireillepanotulo
Hakuilmoituksen julkaiseminen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
ilmoituksen julkaisu
sähköinen
Valmistelu
Työpaikan hakeminen
hakemus, ei valittu
hakemus, valittu
Hakijayhteenvedon laatiminen
Soveltuvuustestaus
Työhöntulotarkastus
Huumausainetesteissä käynti
yhteenveto
sisältää
henkilötietoja
2
2 Kuntaliitto (3.3)
hakemuksen pvm
sähköinen
Jos valitun, vakinaisen tai pitkän määräaikaisen,
henkilön hakemus on eRekry-järjestelmässä, se
tulostetaan järjestelmästä liitteineen. Valitun
hakemus säilytetään viraston päätearkistossa
Ei-valittujen hakemukset säilyy sähköisinä eRekryjärjestelmässä. Kesätyöntekijöiden,
harjoittelijoiden ja lyhytaikaisten sijaisten
hakemukset säilytetään 2,5 vuotta mahdollisuuksien
mukaan sähköisinä eRekry-järjestelmässä
sisältää
henkilötietoja
2
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
hakemuksen pvm
paperi
aika
eRekry
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
3
3 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö
osasto
Työsopimuksen tai virkamääräyksen yhteyteen
salassa pidettävä
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
- oma tarve
käsittelyn
päättyminen
osasto
Lausunto tai tieto huumausainetestin
suorittamisesta hävitetään heti, kun tietoa ei enää
tarvita
testitulokset
lausunto
lausunto
100 asian ratkaisu
100 asian ratkaisu
-
paperi
Päätöksenteko
Tehtävän täyttäminen
päätös
Ahjo
Valintailmoituksen tekeminen
ilmoitus
Ahjo/eRekry
Ehdollisen virkaan ottamista koskevan
päätöksen raukeaminen
päätös
Ahjo
Koskee viranhaltijoita ja joitakin työsuhteisia, kts.
Toteutus
Muutoksenhaku
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
Ei säilytystarvetta
Koskee viranhaltijoita ja joitakin työsuhteisia, kts.
Pöytäkirjapäätöksestä valittaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 11
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
kts. muutoksenhaku, 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen
oikaisuvaatimus
01 01 01 04 Työharjoittelu
Valmistelu
Harjoittelijoiden rekrytointi
kts. 01 01 01 01 Työ- ja virkasuhteen täyttäminen
Toteutus
Harjoittelun aloittaminen
työsopimus
kts. 01 01 02 Palvelussuhteen aloittaminen
harjoittelusopimus
sisältää
henkilötietoja
julkinen
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
osasto
Oppilaitoksen kanssa laadittu sopimus.
Esim. avainten ja kulunvalvontakorttien
luovuttaminen, kts. 01 01 02 Palvelussuhteen
aloittaminen.
muut harjoittelun aloittamiseen
liittyvät asiakirjat
Seuranta, valvonta
Arvioiden ja palautteen antaminen
arviointi
palaute
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
palvelussuhdetodistus
kts. 01 01 04 00 Irtisanoutuminen ja eroaminen
kts. 02 03 03 01 Erillismäärärahalla palkattavia
henkilöistä koskeva laskutus (työllistettävät,
oppisopimusoppilaat, kesätyöntekijät,
korkeakouluharjoittelijat ja uudelleensijoitettavat)
Palkkatukikorvausten hakeminen
01 01 01 05 Tukityöllistetyt
Toteutus
Palkkatukipäätöksen vastaanottaminen palkkatukipäätös
Työsopimuksen solminen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
henkilö
talousyksikkö
työsopimus (lv 334/lv 325)
perustietoilmoitus (lv 334 a/ lv
325 a)
kts. 02 03 03 01 Erillismäärärahalla palkattavia
henkilöistä koskeva laskutus (työllistettävät,
oppisopimusoppilaat, kesätyöntekijät,
korkeakouluharjoittelijat ja uudelleensijoitettavat)
Palkkatukikorvausten hakeminen
01 01 02 Palvelussuhteen aloittaminen
Neuvonta, ohjaus
Päihdeohjelmaan liittyvä
tehtäväluettelo
Ahjo
viranhoitomääräys (lv 334 b)
eHijat
Tarkoittaa tehtäviä, joissa edellytetään
huumausainetestiä. Tj:n päätöksellä hyväksytään.
Kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko
Toteutus
Virkasuhteen aloittaminen
perustietoilmoitus (lv 334 a)
Työsuhteen aloittaminen
työsopimus (lv 334/lv 325)
eHijat
eHijat
perustietoilmoitus (lv 334 a/ lv
325 a)
eHijat
sisältää
henkilötietoja
julkinen
salassa pidettävä
k/31 k
100 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
julkinen
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
k/31 k
100 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10
10
10
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö
osasto
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö
osasto
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö
osasto/työyksikkö
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö
osasto/työyksikkö
Kesätyöntekijöiden ja määräaikaisten
tuntipalkkaisten työsopimuksia ja
perustietoilmoituksia säilytetään työyksikössä.
Oppisopimuksen solminen
kts. 01 03 00 04 Oppisopimuskoulutus
Työkokemuslisän ja ammattialalisän
myöntäminen
kts. 01 02 00 00 Palkan, palkkioiden ja palkanlisien
perusteet
TVA:n laatiminen
tehtäväkuvaus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- Kuntaliitto (3.3)
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Käyttöoikeuksien hakeminen
hakemus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
oikeuksien myöntäjä
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
oikeuksien myöntäjä
ilmoitus
Henkilökorttijärjestelmä
/ eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
laatimispvm
sähköinen
kortti
Henkilökorttijärjestelmä
/ eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
1 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
lupa
Henkilöstökortin myöntäminen
Avainten ja kulunvalvontatunnistimen
luovuttaminen
saantitodistus/sitoumus
Tulokyselyyn vastaaminen
tulokyselyvastaus
Verokortin toimittaminen
verokortti
julkinen
Digium
sisältää
henkilötietoja
1
2
2 oma tarve
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
Työyksiköissä esimiehet tallentavat Sverkkoasemalle.
Tiedot merkitään henkilöstökorttijärjestelmään.
aika
henkilö
osasto
Kortti hävitetään haltijan palvelusajan
päättymisestä 1 vuoden päästä.
osasto
Allekirjoitettu lomake, johon merkitty avainten tai
kulunvalvontatunnistimen palautus säilytetään ko.
osastolla 2 vuotta palveluksessa oloajan
päättymisestä.
Keskushallinto vastaa säilyttämisestä.
Alkuperäinen toimitetaan Talpaan. Säilytysvastuu
Talpalla. Talpa säilyttää kortti ainakin kuluvan
verovuoden ajan
AYJ-valtakirjan toimittaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 12
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Alkuperäinen toimitetaan Talpaan. Säiltysvastuu
Talpalla
valtakirja
01 01 03 Palvelussuhteen hoitaminen
01 01 03 00 Yleiset palvelussuhdeasiat
Toteutus
Toimeksiantosopimuksen tekeminen
Etätyösopimuksen solminen
Sivutoimiluvan myöntäminen
sopimus (lv 301)
sopimus
lupapäätös (lv 421)
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
100 asian ratkaisu
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
työyksikkö
2 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
henkilö
osasto
2
2 Kuntaliitto (3.3)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
henkilö
osasto/ tj:n sihteeri
2
2 Ahjo-TOS
palvelussuhteen
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
työyksikkö
2 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
osasto
Tieto Talpaan.
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
osasto
Tieto Talpaan.
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto
Päivittyvä kokonaisuus.
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
50 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
aika
tj:n sihteeri
2 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tj:n sihteeri
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
osasto
5 Ahjo-TOS
tehtävien hoidon
päättyminen
paperi
henkilö
osasto
10
2
Yksikönjohtajien lupien/ilmoitusten osalta
säilytysvastuu tj:n sihteerillä, muiden osalta
osastolla.
01 01 03 01 Sitoumukset, henkilöstöetuudet ja käyttöoikeudet
Toteutus
Suostumus sähköpostiviestien
lukemiseen
suostumus
Atk-järjestelmän käyttäjäsitoumus
sitoumus
Autopaikkojen hallinnointi
kts. 07 00 01 Tietoturva ja tietosuoja
ilmoitus
irtisanomisilmoitus
luettelo autopaikan haltijoista
Asiointilipun myöntäminen
lomakepäätös (SL 3)
Taksin käyttöoikeuden myöntäminen
kirjallinen ilmoitus
(toimintayksikkökohtainen)
eHijat
kirjallinen ilmoitus
(henkilökohtainen)
Työsuhdematkaseteleiden hakeminen ja
palauttaminen
hakemus
-
2
Digium
Kannettavan tietokoneen myöntäminen
luontaisetuna
ilmoitus
Matkapuhelimen myöntäminen
luontaisetuna
2
lomakepäätös (Lv 258)
Talpa vastaa käsittelystä.
5
Kiinteistövirasto vastaa palvelussuhdeasuntojen
luovuttamisesta.
Palvelussuhdeasuntojen hallinnointi
01 01 03 02 Työajan määräytyminen
Valmistelu
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa, kts. 01 04 00
02 Yhteistoimintakokoukset (Henkilöstötoimikunnan
kokoukset)
aika
osasto
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa, kts. 01 04 00
02 Yhteistoimintakokoukset (Henkilöstötoimikunnan
kokoukset)
paperi
henkilö
RAT:n, HAO:n, GEP:n ja YHO:n osalta säilytysvastuu
osastolla. KTR:n ja KTY:n osalta työyksiköissä.
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
osasto
Koskee KTY:n talvikunnossapitoa.
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto
5 oma tarve
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
työyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
Lisä- ylityö- yms. korvaaminen
työmääräys
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
Varallaolojärjestelmän käyttöönotto
vahvistus/sopimus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 oma tarve
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
2
2 Ahjo-TOS
merkinnän tekeminen sähköinen
Liukuvan työajan käyttöönotto
Muiden työaikajärjestelyjen
käyttöönotto
ilmoitus
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
aika
Toteutus
varallaoloilmoitus
korvauksen vahvistus
Työvuoroluettelon laatiminen
luettelo
Liukuvan työajan seuranta
saldokorjaus
Timecon
julkinen
sisältää
henkilötietoja
Tuntipalkkaisten tunti-ilmoitusten
käsittely
tuntilaput
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
Tiedot tallennetaan SAP:iin osastoilla/työyksiköissä.
Paperiset tuntilaput säilytetään 2 vuotta.
tuntikirja
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
Tiedot tallennetaan SAP:iin osastoilla/työyksiköissä.
Tuntikirjat säilytetään 2 vuotta.
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
työyksikkö
Jos kehityskeskustelulomaketta ja TSA-lomaketta
halutaan säilyttää sähköisesti, siihen pääsyä pitää
rajoittaa.
Säilytetään sähköisesti järjestelmässä.
01 01 03 03 Työsuorituksen arviointi ja kehityskeskustelu
Toteutus
Tulos- ja kehityskeskustelun käyminen
Tulos- ja
kehityskeskustelulomake Työntekijä (SL 14)
100 Asian ratkaisu
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Tuloskeskustelu - Työyhteisö
(SL 14a)
Työsuorituksen arviointi
Julkisuusluokka
salassa pidettävä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
100 Asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
100 Asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
- oma tarve
10
Työsuorituksen arviointilomake
(SL 29)
salassa pidettävä
lomalista
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
sivu 13
10 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
hyväksymispvm
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
hyväksymispvm
paperi
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
työyksikkö
aika
työyksikkö
Jos kehityskeskustelulomaketta ja TSA-lomaketta
halutaan säilyttää sähköisesti, siihen pääsyä pitää
rajoittaa.
henkilö
työyksikkö
Koskee tuntipalkkaisia.
01 01 03 04 Lomat ja vapaat
Valmistelu
Loma-aikojen suunnitteleminen
Toteutus
Vuosiloman ja säästövapaan
myöntäminen
sähköinen hakemus/päätös
Virka- ja työvapaan myöntäminen
eHijat
HR-työpöytä, eHijat
eHijat
10 Ahjo-TOS
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
sisältää
henkilötietoja
julkinen
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
Koskee kuukausipalkkaisia. Jos poikkeustilanteessa
joudutaan käyttämään paperilomaketta, säilytys
osastolla. (Muiden säilytystietojen osalta kts.
tuntipalkkaisten lomakkeen säilytystiedot).
henkilö
työyksikkö
sähköinen
Kertausharjoituksia varten haetaan virkatai
työvapaata, kts. yllä.
Kertausharjoitukseen osallistuminen
Liukumavapaan myöntäminen
Vuorotteluvapaan myöntäminen
vuorotteluvapaasopimus
sisältää
henkilötietoja
Saldokorjaus-järjestelmä julkinen
eHijat
2
sisältää
henkilötietoja
julkinen
2 Ahjo-TOS
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
hyväksymispvm
sähköinen
paperi
henkilö
työyksikkö
Äitiysvapaisiin ja muihin perhevapaisiin
liittyvien Kelan päivärahojen
hakeminen
hakemus
Vuorotteluvapaata varten haetaan erikseen virkatai työvapaata kts yllä. Hakijan on pyydettävä
palkka- ja poissaolotodistus palkanlaskennasta,
jotka lähetään Kelaan ja ammattiliittoon.
Säilytysvastuu Talpalla.
päätös
Muutoksenhaku
Kelan päätöksiin liittyvä
muutoksenhaku
Talpa huolehtii mahdollisesta muutoksenhausta.
01 01 03 05 Sairaus ja työtapaturma
Toteutus
Sairausloman hakeminen
lomakepäätös (lv 273)
Työtapaturmaloman hakeminen
Työtapaturman ilmoittaminen
vakuutusyhtiölle
eHijat
ilmoitus
Työsuojelupakki
vakuutuspäätös
eHijat
Lääkärin tai terveydenhoitajan
todistuksen hankkiminen
A-lausunto
Kelan sairauspäivärahan hakeminen
hakemus
päätös
Harkinnanvaraisten sairauspalkkaetujen
hakeminen
Ammattitautiepäilyjen käsittely
eHijat
ilmoitus
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
2
-
2 Ahjo-TOS
-
oma tarve
hyväksymispvm
hyväksymispvm
laatimispvm
paperi
henkilö
työyksikkö
henkilö
työyksikkö
sähköinen
sähköinen
Ilmoitus tehdään Työsuojelupakki-järjestelmässä ja
säilytysvastuu keskushallinnolla. Talpa huolehtii
ilmoituksen välittämisestä eteenpäin.
Alkuperäinen lähetetään Talpaan suljetussa
kuoressa ja Talpalla säilytysvastuu.
eHijat
eHijat
salassa pidettävä
salassa pidettävä
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö
osasto
asian ratkaisu
paperi
henkilö
työsuojelupäällikkö
Työnantajan kappale säilytetään 10 vuotta.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
tiedustelu
Julkisuusluokka
salassa pidettävä
ammattitauti-ilmoituspyyntö
salassa pidettävä
vastine
salassa pidettävä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 14
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
asian ratkaisu
paperi
henkilö
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
asian ratkaisu
paperi
henkilö
100 Asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
asian ratkaisu
paperi
henkilö
Kuvailu
Säilytysvastuu Talpalla. Talpa säilyttää 20-25 vuotta
päätöstä.
vakuutusyhtiön päätös
Seuranta, valvonta
Poissaolojen seuranta ja varhaisen tuen
antaminen
kts. 01 04 02 00 Työterveyshuollon järjestäminen ja
01 00 02 Henkilöstösuunnittelu ja raportointi
01 01 03 06 Huomionosoitukset henkilöstölle
Toteutus
Opintosuorituksesta palkitseminen
lomakepäätös (SL1 tai SL2)
liitteenä tutkintotodistuskopio
Merkkipäivälahjan myöntäminen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
henkilöstöpäällikkö
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
Talpa tuottaa raportin, kts. säilytystiedot 01 00 02
Henkilöstösuunnittelu ja raportointi.
vuosiraportti henkilöistä
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
osasto
Tieto muistamisesta Talpaan.
Päättäjänä välitön esimies, työyksikön päällikkö tai
yksikönjohtaja säilytysvastuu osastolla. Päättäjänä
tj säilytysvastuu tj:n sihteerillä.
Kertapalkkioiden ja tunnustusten
myöntäminen
lomakepäätös (SL1 tai SL2)
Lahjaloman myöntäminen
lomakepäätös
kts. 01 01 03 04 Lomat ja vapaat
tilaus
Tilaukset ja laskut käsitellään osastolla tai
työyksikössä, kts. 02 08 01 01 Hankinta ilman
kilpailutusta (tuotteiden hankinta) ja 02 06 03
Ostolaskut.
ostolasku
Tilaukset ja laskut käsitellään osastolla tai
työyksikössä, kts. 02 08 01 01 Hankinta ilman
kilpailutusta (tuotteiden hankinta) ja 02 06 03
Ostolaskut.
Lahjoihin liittyvien tilausten ja
ostolaskujen käsittely
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
01 01 03 07 Palvelussuhderikkomukset
Toteutus
Kulunvalvontatunnistimen
kadottaminen
Luvattoman poissaolon toteaminen
ilmoitus
lomakepäätös (SL4)
sähköinen päätös
Suullisen huomautuksen antaminen ja
työntekijän kuuleminen
muistio
muu asiakirja
Varoitusmenettelyn aloittaminen
Varoitukseen liittyvä työntekijän
kuuleminen
Varoituksen antaminen
selvitys
muistio
kirje
Irtisanominen tai työ-/virkasuhteen
purkaminen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
työyksikkö
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
työyksikkö
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
5
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
Tunnistimen hinta pidätetään palkasta. Tieto
Talpaan.
hyväksymispvm
sähköinen
5 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
työyksikkö
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
työyksikkö
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
palvelukseenottaja/tj
:n sihteeri
Kopio henkilöstöpäällikölle.
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
palvelukseenottaja/tj
:n sihteeri
henkilö/aika
Varoituksen antamisesta päättää
palvelukseenottaja, poikkeuksena
toimistotasoisen/työyksikön päällikön osalta
palvelukseenottaja/tj varoituksenantajana on
:n sihteeri
toimitusjohtaja. Kopio henkilöstöpäällikölle.
5
5 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
Kopio henkilöstöpäällikölle.
kts. 01 01 04 01 Irtisanominen tai 01 01 04 02
Työsuhteen purku
Seuranta, valvonta
Hoitoonohjaus
01 01 03 08 Uudelleensijoitus ja työkokeilu
Valmistelu
kts. 01 04 05 01 Varhainen tuki, päihdeasiat ja
hoitoonohjaus
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 15
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Poissa olojen seuranta ja varhaisen
tuen antaminen
Työntekijän työkyvyn arviointi
työterveydessä
Työterveysneuvottelun pitäminen
Kuulemistilaisuuden pitäminen
kts. 01 04 02 00 Työterveyshuollon järjestäminen
sopivuuslausunto
salassa pidettävä
muistio
salassa pidettävä
kutsu
salassa pidettävä
lomake (lv 416)
Uudelleensijoitusesityksen tekeminen
Kuvailu
salassa pidettävä
esityslomake
salassa pidettävä
selvitys (tehdyistä
toimenpiteistä)
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
-
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
HUOM! Jos työnantaja päättää työsuhteen, niin
Valmistelu-vaiheen asiakirjoja on säilytettävä
mahdollisen riitautuksen ajan.
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö
-
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö
-
-
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
-
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö/aika
henkilöstö-yksikkö
Alkuperäinen asiakirja lähetetään
Kaupunginkansliaan, kopio jää henkilöstöyksikölle.
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
-
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö/aika
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
-
oma tarve
ohjelman
päättyminen
paperi
henkilö/aika
Liitetään uudelleensijoitusesitykseen liitteeksi.
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
henkilö/aika
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi
Toteutus
Palkkakompensaatio/tukitoimien
korvaaminen
esitys
salassa pidettävä
päätös
salassa pidettävä
Kaupunginkanslia päättää.
Työsuhteen päättäminen
kts. 01 01 04 01 Irtisanominen
Työsopimuksen päivittäminen pysyvän
siirtymisen tapahduttua
01 01 03 09 Osa-aikaeläkkeelle siirtyminen
Valmistelu
Osa-aikaeläkkeellä hakeutuminen
Osa-aikatyökyvyttömyyseläkkeelle
hakeutuminen
Osa-aikatyökyvyttömyyseläkkeelle
jäämisestä ilmoittaminen Kevalle
hakemus
Työntekijä tekee Kevalle. Kevalla säilytysvastuu
EO-liite
Talpa vastaa selvityspyyntöihin. Säilytysvastuu
Talpalla.
päätös
Säilytysvastuu työntekijällä.
hakemus
Työntekijä tekee Kevalle. Säilytysvastuu Keva.
B-lausunto
Työterveys säilyttää.
muut terveydentilaselvitykset
Säilytysvastuu Keva.
työnantajan lausunto
Kaupunginkanslian antaa lausunnon ja
säilytysvastuu kanslialla/Kevalla.
ennakkopäätös/ammatillisen
kuntoutuksen hakemisoikeuden
myöntäminen
ilmoitus
Päätöksenteko
Mahdollinen eron hakeminen ja
siirtyminen toisiin tehtäviin
Työsuhteisen henkilön siirtyminen osaaikaeläkkeelle
kts. 01 01 04 00 Irtisanoutuminen ja eroaminen
(Lv 334a)/ viranhoitomääräys,
muutos (Lv 334b)
eHijat
palkaton virkavapaa
Virkasuhteisen henkilön siirtyminen osa- lomakepäätös/uusi
aikaeläkkeelle
virkamääräys
Toimitusjohtajan tai yksikönjohtajan
osa-aikaeläkkeelle siirtymiseen
liittyvistä tehtäväjärjestelyistä
päättäminen
Ahjo
Kaupunginhallitus päättää.
01 01 04 Palvelussuhteen päättyminen
01 01 04 00 Irtisanoutuminen ja eroaminen
Toteutus
Eron myöntäminen
päätös
eHijat
Ahjo, eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
aika
Kuukausipalkkaisten osalta säilytysvastuu osastolla,
tuntipalkkaisten osalta työyksiköllä.
Jos päättäjänä toimielin tai viranhaltija, päätös
tehdään pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02
Päätöksenteko ja johtaminen.
Työaikasaldojen tarkastus
raportti
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Timecon
Julkisuusluokka
julkinen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
sisältää
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
2
sivu 16
Säilytysajan
peruste
2 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
laatimispvm
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
osasto/työyksikkö
Kuvailu
Erotilanteessa henkilöltä säilytetään
paperisena/sähköisenä tiedostona 2 vuotta
viimeisintä työaikaraporttia. Tieto Talpaan.
Keskushallinto vastaa säilyttämisestä. Pyynnöstä
virastoille toimitetaan vuosittain
raportti/yhteenveto vastauksista (kyselyyn
vastataan nimettömänä). Yhteenvetoa säilytetään
tarpeen mukaan.
Lähtökyselyn täyttäminen
lähtökyselyvastaus/yhteenveto Digium
Palvelus-/ työtodistuksen laatiminen
todistus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
selostus (Lv 336b)
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
10 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
hyväksymispvm
paperi
työyksikkö
01 01 04 01 Irtisanominen
Valmistelu
Palvelussuhteen päättämismenettelyn
aloittaminen
2 oma tarve
aika
Päätöksenteko
Päätös virkasuhteen irtisanomisesta
päätös
Ahjo, eHijat
Irtisanomisilmoituksen antaminen
ilmoitus (Lv 336)
eHijat
Jos koskee viranhaltijaa, irtisanominen päätetään
pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen (Heken ohje irtisanomisesta)
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
Toteutus
raportti
Timecon
todistus
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/työyksikkö
tarpeen mukaan.
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
työyksikkö
Muutoksenhaku
Virkasuhteen tai työsopimuksen
irtisanomisesta valittaminen
oikaisuvaatimus
kts. 00 02 Päätöksenteko ja johtaminen,
muutoksenhaku
Ahjo
01 01 04 02 Työsuhteen purku
Valmistelu
Palvelussuhteen päättämismenettelyn
aloittaminen
selostus (Lv 336b)
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/työyksikkö
Päätöksenteko
Päätös virkasuhteen purkamisesta
päätös
Työsuhteen purkamisilmoituksen
antaminen
ilmoitus (Lv 336)
Työsopimuksen purkautuneena
pitäminen
Ahjo, eHijat
ilmoitus
Toteutus
raportti
Timecon
todistus
tarpeen mukaan.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
hyväksymispvm
paperi
työyksikkö
Muutoksenhaku
Virkasuhteen tai työsopimuksen
purkamisesta valittaminen
oikaisuvaatimus
Ahjo
01 01 04 03 Eläkkeelle siirtyminen
Toteutus
Eron myöntäminen
lomakepäätös
päätös
Työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen
eHijat
Ahjo, eHijat
aika
Kuukausipalkkaisten osalta säilytysvastuu osastolla,
tuntipalkkaisten osalta työyksiköllä
tehdään pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02
Päätöksenteko ja johtaminen
hakemus
Kevalla säilytysvastuu.
B-lausunto
Työterveydellä säilytysvastuu.
muut terveydentilaselvitykset
päätös
Kevalla säilytysvastuu.
eHijat
Talpan säilytysvastuu.
Palvelussuhteen jatkaminen eroamisiän
jälkeen
päätös
(Lv 334a)/ viranhoitomääräys,
muutos (Lv 334b)
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
raportti
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 17
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Ahjo, eHijat
tehdään pöytäkirjapäätöksellä, kts. säilytystiedot
00 02 Päätöksenteko ja johtaminen.
eHijat
Timecon
todistus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/työyksikkö
tarpeen mukaan.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
työyksikkö
01 02 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
01 02 00 Palkan, palkkioiden ja korvausten määräytyminen
01 02 00 00 Palkan, palkkioiden ja palkanlisien perusteet
Toteutus
Työkokemuslisän tai ammattilisän
myöntäminen
selvitys (Lv 233 c)
päätös
Neuvottelu järjestelyerien jakamisesta
virastossa
Tehtäväkohtaisen palkan tarkistus
eHijat
eHijat
Henkilökohtaisen lisän myöntäminen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
Selvityksen liitteeksi tulee kopiot työtodistuksista ja
muista asiaan vaikuttavista dokumenteista
Kuukausipalkkaisten osalta päätös on eHijat-tuloste,
jonka henkilöstöpäällikkö allekirjoittaa ja
tuntipalkkaisten osalta päätös tehdään "Palkan
tarkistaminen, Palkkion tms. maksaminen"lomakkeella (SL1).
Toimitusjohtaja tekee päätöksen, kts. 00 02 06 00
Viranhaltijoiden päätöksenteko.
päätös
lomakepäätös (SL 1/SL 2)
eHijat
nimike- ja
palkkalausuntopyyntö/ lausunto
Määräaikaisen tehtävälisän
myöntäminen
julkinen
aika
eHijat
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
Osastolla säilytysvastuu, jos päättäjänä
yksikönjohtaja. Tj:n sihteerillä, jos päättäjänä
toimitusjohtaja.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
Kaupunginkanslia puoltaa.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
10
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
Muiden palkkioiden tai lisien
myöntäminen
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
Työpaikkakouluttajan palkkion
myöntäminen
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
työyksikkö
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
hyväksymispvm
paperi
aika
talousyksikkö
Kokouspalkkioiden maksatus
lomakepäätös (Lv 413 a)
Palkkahinnoittelukohdan
määritteleminen
(Lv 334a)
Työnseisausten vaikutukset palkkoihin
eHijat
esim. Logistiikan ja Rakennustekniikan paikallisiin
sopimuksiin perustuvat erät
henkilöluettelot osallistujista
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
Tieto Talpaan.
ilmoitus
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
Koskee työsuhteisia.
Seuranta, valvonta
Virheellisesti maksetun palkan
oikaiseminen
päätös
Koskee viranhaltijoita, kts. 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen.
Ahjo
lasku
Palkkaa koskevat korjaukset
Talpa vastaa takaisinperinnän laskutuksesta.
menotosite
kts. 02 06 04 01 Muut maksettavat suoritukset
maksumääräys
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
3
tilikauden
päättyminen
3
tilikauden
päättyminen
10
paperi
aika
talousyksikö
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
viraston viraston
päätearkisto
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
01 02 01 Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, luontoisedut
01 02 01 00 Palkkakirjanpito
Toteutus
Palkanlaskennasta siirtyneet tiedot
koostetaan kirjanpitoa varten
blancolista
tilierittely henkilöittäin
SAP
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
maksumääräyksellä maksetut
palkat -listaus
SAP
julkinen
AYJ-maksujen tilitys
SAP
salassa pidettävä
maksupäiväyhteenveto
SAP
tilierittely
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 18
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
palkanpalautustiedot
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
Näkyy maksuliikenteessä.
palkkionmaksuun liittyvät
asiakirjat
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
mm. tilierittely, hyvitys ja velotus-ilmoitus
pankkikate
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
päivärahojen sotuhyvitykset
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
100 asian ratkaisu
pidätyslistaukset
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
eläketilitykset (Kuel)
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
ulosottotilitys-listaus
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö/
julkinen
sisältää
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
aika
talousyksikkö/
vakuutuskorvauksia koskeva
tiliote ja muistio
SAP
3
paperi/ sähköinen
sis. ateriamaksut,
henkilöstökassapidätykset,henkilöstökassaluettelot,
autopaikkapidätykset, työntekijän eläkemaksut,
työttömyysvakuutusmaksut, vuokranpidätykset,
ulosotot, verot, velat, virkamiesliput (asiointiliput),
puoluemaksut
Tiliotteiden perusteella tiedot siirretään Talpaan
tarkastettavaksi ja täydennettäväksi, minkä jälkeen
tiedot siirretään kirjanpidon muistiolle.
01 02 02 Matkustus
01 02 02 00 Virkamatka
Toteutus
Matkasuunnitelman tekeminen
matkasuunnitelma
M2
lomakepäätös (lv 295/lv 319)
Matkaennakon hakeminen
Matkalaskun tekeminen
lasku
lasku
M2
M2
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
Säilytetään M2-järjestelmässä, myös mahdolliset
liitteet säilytetään järjestelmässä. Jos ei
mahdollisuutta käyttää M2-järjestelmää, asian
käsittely on tehtävä paperilomakkeilla.
Kotimaan matkoista päättää kuukausipalkkaisten
osalta välitön esimies. Tuntipalkkaisten
maksuttomien virkamatkojen osalta välitön
esimies ja maksullisten osalta yksikönjohtaja.
Ulkomaan virkamatkoista päättää toimitusjohtaja.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
Matkaennakko haetaan M2-järjestelmässä.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
Säilytetään M2-järjestelmässä
henkilö/aika
osasto/ työyksikkö/
tj:n sihteeri
Jos ei ole tehty M2-suunnitelmaa, kulukorvaus
voidaan tehdä M2:een matkalaskuna tai tehdä
menotosite, johon liitetään kuitit, kts.
säilytystiedot 02 06 04 01 Muut maksettavat
suoritukset.
menotosite
Seuranta
Matkakertomuksen tekeminen
kertomus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
ilmoitus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
tehtävien hoidon
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
työyksikkö
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
voimassaoloajan
päättyminen
paperi
henkilö
osasto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö
työyksikkö
ajopäiväkirja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
henkilö
työyksikkö/ osasto
osasto
Matkustusluvan myöntäjä voi edellyttää
matkakertomusta.
01 02 02 01 Auton käyttö
Päätöksenteko
Kaupungin ajoneuvon käyttöoikeuden
myöntäminen
Oman auton käyttöoikeuden
myöntäminen
Oman auton tilapäisen käyttöoikeuden
myöntäminen
Toteutus
Ajopäiväkirjan pitäminen
Säilytetään M2-järjestelmässä.
Kilometrikorvauksien hakeminen ja
myöntäminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
matkalasku
M2
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 19
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
Sisältää mm. ajopäiväkirjan tarkistussivun.
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
liitteet
M2
julkinen
sisältää
henkilötietoja
hyväksymistoimenpiteet
M2
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
Ahjo/ kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
01 02 03 Henkilöstön palkitseminen
01 02 03 01 Tulospalkkio
Neuvonta, ohjaus
kaupungin strategia
-
Staran strategia
kaupunkiyhteinen vuosittainen
tulospalkkio-ohje
kts. 00 01 01 Toiminnan suunnittelu ja seuranta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Valmistelu
Seuraavan vuoden Tupa-tavoitteiden
laatiminen ja vuoden tavoitteen
saavuttamisen raportointi
Virastopäällikön tupa-tavoitteiden
asettaminen
Yksikönjohtajien tupa-tavoitteiden
asettaminen
lomake (SL 16)
lomake (SL 16)
lomake (SL 16)
Seuraavan vuoden osastokohtaiset Tupatavoitteiden asettaminen ja vuoden
tavoitteen saavuttamisen raportointi
lomake (SL 16)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
-
10
10
10 oma tarve
- oma tarve
10 oma tarve
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
Viedään kaupunginkanslian ylläpitämään työtilaan.
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa ja osastojen
tukossa. Tarkoittaa lopullista allekirjoitettua
versiota.
hyväksymispvm
Kaupunginkanslia vastaa säilyttämisestä, Staralle
tiedoksi.
hyväksymispvm
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa. Tarkoittaa
lopullista allekirjoitettua versiota.
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa ja osastojen
tukossa. Tarkoittaa lopullista allekirjoitettua
versiota.
hyväksymispvm
paperi
paperi
aika
aika
Toteutus
Tupa-tavoitteiden toteutumisen
tarkastaminen
tositteet
Yhteenvedon laatiminen
keskushallinnolle Tupa-tavoitteiden
toteutumisesta
lomake (SL 15)
Lasketaan työntekijöiden
henkilökohtaiset tulospalkkiot
Tupa-tavoitteiden toteutuminen vahvistetaan
samalla lomakkeella kuin ne asetetaan, kts. yllä.
Lisäksi mukaan liitetään mahdolliset tositteet, joita
säilytetään kuten lomakkeita.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päätyttyä
sähköinen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
Tj hyväksyy johdon käsittelyn jälkeen.
01 02 03 02 Aloitetoiminta
Toteutus
Aloitteen tekeminen
idea
Helinä
Säilyy järjestelmässä. Järjestelmä ylläpidosta
vastaa keskushallinto.
Aloitteen kommentointi
viesti
Helinä
Asiantuntijalausuntojen antaminen
lausunto
Helinä
Palkkion myöntäminen
merkintä
Helinä
lomakepäätös palkkiosta
kts. 01 01 03 06 Huomionosoitukset henkilöstölle
esitys koko kaupunkia
koskevasta aloitepalkkiosta
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
osasto
Seuranta, valvonta
Mahdollinen raportointi ja muu
seuranta
raportti
Helinä
01 02 03 04 Kunnia- ja ansiomerkit
Valmistelu
Talpa kokoaa tiedot, kts. säilytystiedot 01 00 02
Henkilöstösuunnittelu ja raportointi.
Tietojen kokoaminen ko. henkilöistä
Toteutus
Esityksen tekeminen Helsinki-mitalien
saajista
esitys (lv 266)
Päätöksen saaminen myönnetyistä
Helsinki-mitaleista
raportti saajista Talpan kautta
Kuntaliiton ansiomerkkien hakeminen
hakemus/esitys
Päätöksen saaminen myönnetyistä
Kuntaliiton ansiomerkeistä
yhteenveto saajista
eHijat
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
henkilö
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
henkilö
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
-
Varsinaisen päätöksen säilytysvastuu
keskushallinnolla.
Kuntaliiton ansiomerkkeihin liittyvien
tilausten ja ostolaskujen käsittely
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 20
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
tilaus
Tilaukset ja laskut käsitellään osastolla, kts. 02 08
01 01 Hankinta ilman kilpailutusta (tuotteiden
hankinta) ja 02 06 03 Ostolaskut.
ostolasku
Tilaukset ja laskut käsitellään osastolla, kts. 02 08
01 01 Hankinta ilman kilpailutusta (tuotteiden
hankinta) ja 02 06 03 Ostolaskut.
01 03 Osaamisen kehittäminen
01 03 00 Henkilöstön koulutus ja kehittäminen
01 03 00 00 Koulutuksen ja kehittämisen suunnittelu
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö
Finlex
kaupungin Helmi
Staran ohjeet
Staran Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
esim. laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen
osaamisen kehittämisestä 1136/2013, laki
koulutuksen korvaamisesta 1140/2013 ja laki
työnantajan ja henkilöstön välisestä
yhteistoiminnasta kunnissa 449/2007.
kts. 00 01 00 Hallinnon järjestäminen
Valmistelu
Koulutustarpeen kartoittaminen
osastokohtaiset
henkilöstöryhmittäiset
suunnitelmat
henkilötason tiedot
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5
5 oma tarve
raportointikauden
päättyminen
5 oma tarve
raportointikauden
päättyminen
10 oma tarve
raportointikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
osasto
paperi/ sähköinen
osasto
Henkilötason tiedot (=tiedot, mihin
henkilöstöryhmään yksittäiset työntekijät kuuluvat)
säilytetään seurannan helpottamiseksi.
Viraston koulutussuunnitelma käsitellään
yksikönjohtajien kokouksessa, johdon
tuloskokouksessa ja henkilöstötoimikunnassa.
Raportti/yhteenveto koostetaan M2-järjestelmän
koulutustietojen pohjalta. Koulutuspäivien
toteumatiedot toimitetaan
kaupunginkanslialle/Talpalle koulutuskorvausten
anomista varten.
Toteutus
Koulutussuunnitelman laatiminen
viraston suunnitelma
Staran/ kaupungin Helmi julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
paperi/ sähköinen
Seuranta
Koulutussuunnitelman toteutumisen
seuranta ja raportointi
raportti/yhteenveto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
raportointikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
01 03 00 01 Perehdyttäminen
Neuvonta, ohjaus
kaupungin Helmi
Staran palvelussuhdekäsikirja ja
sitä täydentävät ohjeet
osastotasoiset oppaat
Toteutus
Perehdyttäminen ja työhönopastuksen
tekeminen
perehdytyskortti
palvelussuhdeasioihin ja
työhönopastuskortti
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö/aika
aika/aihe
henkilöstöyksikkö/
osasto
Säilytetään käyttötarpeen mukaan joko
järjestävässä yksikössä tai henkilöstöyksikössä, jos
se toimii järjestäjänä.
aika/aihe
osasto
aika/aihe
osasto
aika/aihe
osasto
aika/aihe
osasto
aika/aihe
osasto
01 03 00 02 Henkilöstökoulutuksen järjestäminen
Valmistelu
Koulutuksen suunnittelu
ohjelma
kutsu
koulutusmateriaalit
Ilmoittautuminen
ilmoittautumislista
-
-
-
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
Toteutus
Koulutustilaisuuden pitäminen
osallistujalista
muistio
-
-
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
todistus
Julkisuusluokka
julkinen
lista suorittajista
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
Säilytysaika
työpisteellä
-
sivu 21
Säilytysajan
peruste
- oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
käyttötarpeen
päättyminen
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
-
paperi/ sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
osasto
aika/aihe
osasto
HUOM! Työturvallisuuteen liittyvien pätevyyksien
(mm. tulityö, työturvallisuuskoulutus, tietyt
ammattipätevyydet) omaavista henkilöstä osastojen
tulee pitää yllä ajantasaista luetteloa.
aika/aihe
osasto
aika/aihe
osasto
aika/aihe
Seuranta, valvonta
Palautteen antaminen
Palautteen koostaminen
palaute
yhteenveto
-
paperi/ sähköinen
01 03 00 03 Koulutukseen hakeminen
Toteutus
Kaupungin ulkopuolisen tahon antama
matkatarjous/-kutsu
Palkallisen opintovapaan hakeminen/
kulukorvausten hakeminen
Opintovapaan myöntäminen
Koulutus työajalla ja/tai virkamatkalla
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
osasto
Matkaennakko haetaan M2-järjestelmässä, kts. 01
02 02 00 Virkamatka.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
henkilö/aika
osasto
Matkaennakko haetaan M2-järjestelmässä, kts. 01
02 02 00 Virkamatka.
eHijat
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
henkilö
työyksikkö
Koskee tuntipalkkaisia
M2
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
sähköinen
kts. 01 02 02 00 Virkamatka
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
Ammattiyhdistyskoulutus,
väestönsuojelu- tai muu
maanpuolustuskoulutus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
Kulukorvauslaskun tekeminen
henkilö
työyksikkö
Tuntipalkkaisten osalta joudutaan vielä tekemään
lomakepäätöksen, jotta palkat ohjautuvat oikein
sekä jotta työmaatarkastuksessa on saatavissa
koulutustiedot työmailla.
työyksikkö
M2
kts. 01 02 02 00 Virkamatka
menotosite
Jos ei ole tehty M2-suunnitelmaa, kulukorvaus
voidaan tehdä M2:een matkalaskuna tai tehdä
menotosite, johon liitetään kuitit, kts.
säilytystiedot 02 06 04 01 Muut maksettavat
suoritukset.
tositteet
Sähköisen M2-laskun tai menotositteen liitteeksi.
Seuranta, valvonta
Matkakertomuksen tekeminen
kertomus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
osasto
Opintosuorituksesta palkitseminen
Matkustusluvan myöntäjä voi edellyttää
matkakertomusta.
kts. 01 01 03 06 Huomionosoitukset henkilöstölle
01 03 00 04 Oppisopimuskoulutus
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö
työehtosopimukset
Finlex
Finlex
kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Valmistelu
Oppisopimuksen solminen
oppisopimus
opiskeluohjelma
työsopimus
Toteutus
SopimusPro
10
10
palvelussuhteen
päättyminen
sähköinen/ paperi
henkilö
palvelussuhteen
päättyminen
paperi
henkilö
Tiedot viedään oppisopimuksista myös Helsingin
kaupungin oppisopimuskeskuksen ylläpitämään
SopimusPro-järjestelmään.
Jos henkilö otetaan oppisopimusajaksi töihin,
solmitaan hänen kanssaan määräaikainen
työsopimus, kts. 01 01 02 Palvelussuhteen
aloittaminen
Väliarviontien tekeminen
arviointilausunto
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
SopimusPro
Tietopuolisen opiskelun lähipäivien, ns.
kurssipäivien, korvausten maksaminen lasku
Päättöarvioinnin tekeminen
arviointilomake
SopimusPro
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 22
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
SopimusPro-järjestelmä on oppisopimuskeskuksen
ylläpitämä järjestelmä. Tiedot säilyvät järjestelmä
noin 10 vuotta.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
laatimispvm
sähköinen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
paperi
henkilö
julkinen
sisältää
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
henkilö
10
Kuvailu
Seuranta, valvonta
Tieto välitetään Talpaan. Vrt. tutkintodistukset 01
01 02 Palvelussuhteen aloittaminen
Tutkintotodistuksen saaminen
Oppisopimuksen muuttaminen tai
purkaminen
sopimus
SopimusPro
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
palvelussuhteen
päättyminen
sähköinen/ paperi
henkilö
01 04 Työhyvinvoinnin edistäminen
01 04 00 Yhteistoiminta-asiat
01 04 00 01 Yhteistoiminnan organisointi (henkilöstötoimikunnan organisointi)
Valmistelu
Toimikunnan muuttamisen valmistelu
esitys
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa ja merkitään
toimikunnan pöytäkirjaan, kts. 01 04 00 02
Yhteistoimintakokoukset (Henkilöstötoimikunnan
kokoukset).
lausunto
Käsitellään henkilöstötoimikunnassa ja tulee
pöytäkirjan liitteeksi, kts. 01 04 00 02
Yhteistoimintakokoukset (Henkilöstötoimikunnan
kokoukset).
päätös
Toimitusjohtaja tekee asiasta pöytäkirjapäätöksen,
kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko.
päätös
Toimitusjohtaja tekee asiasta pöytäkirjapäätöksen,
kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko
Päätöksenteko
Toimikunnan muuttamisen
hyväksyminen
Toteutus
Jäsenten nimittäminen
01 04 00 02 Yhteistoimintakokoukset (Henkilöstötoimikunnan kokoukset)
Valmistelu
Kokouksen valmistelu
kokouskutsu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
5
5 oma tarve
hyväksymispvm
sähköinen
hyväksymispvm
paperi
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
esityslista
Staran Helmi
julkinen
sisältää
henkilötietoja
pöytäkirja
Staran Helmi
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Päätöksenteko
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
aika
tj:n sihteeri
01 04 01 Työsuojelu ja työturvallisuus
01 04 01 00 Työsuojelutoiminnan järjestäminen
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö
kaupunkitasoinen
työsuojelutoimintaohjelma
kaupungin Helmi
-
Toteutus
Työsuojelun toimintasuunnitelman
laatiminen
toimintasuunnitelma
Sisältyy työhyvinvoinnintoimintasuunnitelmaan, kts.
01 04 05 00 Työhyvinvointitoiminta.
Ohjeiden laatiminen
ohje
Pelastussuunnitelman laatiminen
pelastussuunnitelma
Tehdään kiinteistökohtaisesti, kts. 10 06 01
Rakennusten ja rakennelmien ylläpito.
Rakennustyömaiden osalta pelastussuunnitelma
syntyy osana muuta työturvallisuussuunnittelua ja
säilytetään näiden yhteydessä.
Tulitöidenvalvontasuunnitelman
laatiminen
liite
Melu- ja tärinäntorjuntaohjelman
laatiminen
Kemikaali-ilmoitusten tekeminen ao.
viranomaisille
torjuntaohjelma
ilmoitus
päätös
Pelastussuunnitelman liite, kts säilytystiedot yllä
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
- pelastuslaitos
toiminnan
päättyminen
- pelastuslaitos
toiminnan
päättyminen
paperi/ sähköinen
paperi
paperi
aika
aika
aika
Kemikaali-ilmoitukseen liittyvät asiakirjat
säilytetään niin kauan, kunnes kemikaalien
käyttö/varastointi päättyy.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 23
Säilytysajan
peruste
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
ehdokasluettelo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
äänestysliput
julkinen
sisältää
henkilötietoja
vaalipöytäkirja
julkinen
Valittujen suostumusten kerääminen
suostumus
julkinen
Ilmoituksen tekeminen ao.
viranomaiselle
ilmoitus
tarkastuspöytäkirja
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
- pelastuslaitos
toiminnan
päättyminen
paperi
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Finlex
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
Internet
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
kaupungin Helmi
aika
Kuvailu
01 04 01 01 Työsuojeluvaltuutetun valinta
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö
virka- ja työehtosopimukset
kaupungin ohjeistus
Finlex
Finlex
kaupungin Helmi
-
Valmistelu
Vaalitavasta ja vaalialueista
päättäminen
Ehdokasasettelu
pöytäkirja
Työsuojeluvaalitoimikunta päättää
työsuojeluvaltuutettujen valintaa koskevista
asioista.
hyväksymispvm
paperi
aika
5 Kuntaliitto (3.7)
laatimispvm
paperi
aika
-
- oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
Voidaan hävittää, kun vaalitulos on todennettu
hyväksytyllä pöytäkirjalla.
sisältää
henkilötietoja
5
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
Työsuojeluvaalitoimikunnan pöytäkirja, jolla
todennetaan vaalitulos.
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
vaalikauden
päättyminen
paperi
aika
Päätöksenteko
Vaalien pitäminen
Arkistolaitos (KA
Toteutus
Ilmoitus vaalituloksesta tehdään kaupungin
keskusvaalitoimikunnalle vaalipöytäkirjalla.
01 04 01 02 Toimikunnan ja muun työsuojeluorganisaation kokoonpano
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö
kaupungin ohjeistus
Finlex
kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Staran ohjeistus
Päätöksenteko
Toimikunnan työntekijäpuolen
lisäjäsenten valinta
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Kuntaliitto (3.7)
hyväksymispvm
paperi
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
Voidaan hävittää, kun vaalitulos on todennettu.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
osasto
vaalipöytäkirja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 Kuntaliitto (3.7)
hyväksymispvm
paperi
aika
Jos tehdään, lähetetään työsuojelupäällikölle
säilytystä varten.
suostumus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
vaalikauden
päättyminen
paperi
aika
ehdokasluettelo
äänestysliput
Työsuojeluasiamiesten valinta
ehdokasluettelo
äänestysliput
Toteutus
Valittujen suostumusten kerääminen
Ilmoituksen tekeminen ao.
viranomaiselle
ilmoitus
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
ilmoituksen
tekeminen
paperi/ sähköinen
aika
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
pöytäkirjan
valmistuminen
paperi/ sähköinen
aika
tj:n sihteeri/ osasto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
sp 158/43/01)
hyväksymispvm
paperi
aika
tj:n sihteeri/ viraston
päätearkisto
julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
hyväksymispvm
paperi/ sähköinen
aika
01 04 01 03 Työsuojelutoimikunnan/osastojen työsuojeluryhmien toiminta
Valmistelu
Kokouksen asialistan laatiminen
asialista
Päätöksenteko
Työsuojelutoimikunnan kokouksen
pitäminen
muistio
Osaston työsuojeluryhmien kokouksien
pitäminen
muistio
01 04 01 04 Työturvallisuuden valvonta
Neuvonta, ohjaus
Staran Helmi
Arkistolaitos (KA
Toimikunnan kokoonpano ilmoitetaan
keskusvaalitoimikunnalle valtuutettujen osalta
vaalipöytäkirjalla ja muun toimikunnan
kokoonpanon osalta erillisellä ilmoituksella.
Työturvallisuuskeskuksen työsuojeluhenkilörekisteriilmoitus toimikunnan kokoonpanosta (myös
varajäsenten ja työnantajan edustajien osalta) sekä
osastojen työasiamiesten ja heidän työpariensa
osalta sähköisesti. Ilmoituksella ei säilytystarvetta.
lainsäädäntö
kaupungin ohjeistus
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Finlex
kaupungin Helmi
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
-
sivu 24
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Staran ohjeistus
Kuvailu
Valmistelu
Vaarojen arviointi
arviointi
Työsuojelupakki
Aineistot säilyvät järjestelmässä ja säilytysvastuu
keskushallinnolla.
Työturvallisuuspoikkeaminen
ilmoittaminen
ilmoitus
Työsuojelupakki
keskushallinnolla.
Työtapaturman ilmoittaminen
vakuutusyhtiölle
ilmoitus
kts. 01 01 03 05 Työtapaturma ja sairaus
vakuutuspäätös
Toteutus
Tapaturmien oma sisäinen tutkinta
selvitys
Työsuojelupakki
Kemikaaliturvallisuuden takaaminen
käyttöturvallisuustiedote
Eco-Online
kemikaaliluettelo
Turvallisuuskierrosten pitäminen
ASA- ja asbestille altistumisilmoitusten
tekeminen
Säteilyä aiheuttavien laitteiden ja
aineiden luettelointi
Työhygieenisten mittausten tekeminen
Eco-Online
pöytäkirja
ilmoituslomake
luettelo
selvitys
raportti
mittaustulos
Koneiden ja laitteiden työturvallisen
käyttämisen takaaminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
100 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tuotteen käytöstä
poistuminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi/ sähköinen
toimipiste/ aika
osasto/työyksikkö
2
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
2
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
10
10 oma tarve
Päivittyvä tieto. Ei säilytystarvetta.
Arkistolaitos (KA
5
50 oma tarve
5
50 oma tarve
5
50 oma tarve
laatimispvm
laatimispvm
laatimispvm
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
aika
aika
aika
käyttöönotto-, määräaikais- ja
kunnossapitotarkastusten
pöytäkirjat, henkilönostimet
käyttöönotto-, määräaikais- ja
kunnossapitotarkastusten
pöytäkirjat, muut laitteet
Esim. melu-, pöly-, ja tärinämittauksia. Ei tarkoita
yksittäisiin työmaihin liittyviä mittaustuloksia kts.
mm 10 06 01 Rakennushankkeet
Esim. melu-, pöly- ja tärinämittauksia. Ei tarkoita
kts. Ohjeet, 00 01 00 Hallinnon järjestäminen
muistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
mittaustulos
julkinen
muu aineisto
2
ei sisällä
henkilötietoja
-
ei sisällä
henkilötietoja
-
- Kuntaliitto (4.3)
paperi/ sähköinen
laite/aika
osasto/työyksikkö
2 Kuntaliitto (4.3)
laatimispvm
paperi/ sähköinen
laite/aika
osasto/työyksikkö
2 Kuntaliitto (4.3)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
osasto/työyksikkö
Joko kopiot käyttöluvista tai luettelo voimassa
olevista ja tarkistetuista luvista
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen/
projektin
päättyminen
osasto/työyksikkö
Tarkoittaa mm. turvallisuustuokioita ja yksittäisiin
työmaihin/projekteihin liittyviä tilaisuuksia. Osa
asiakirjoista voidaan liittää tarpeen vaatiessa esim.
tilaajalle luovutettaviin dokumentteihin.
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen/
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti/aika
osasto/työyksikkö
Tarkoittaa mm. MVR/TR-mittauksia. Osa
asiakirjoista voidaan liittää tarpeen vaatiessa esim.
tilaajalle luovutettaviin dokumentteihin.
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen/
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti/aika
osasto/työyksikkö
ilmoituksen
saapuminen
paperi/ sähköinen
työsuojelupäällikkö/
paperi/ sähköinen
projekti/aika
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
saapumispvm
paperi
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
-
01 04 01 05 Työsuojeluviranomaisen toiminta
ilmoitus
-
-
oma tarve
Toteutus
Tarkastuskäyntien tekeminen
Vastineen antaminen tai
toimenpiteiden raportointi
tarkastuskertomus
Ahjo
vastine
Ahjo
kirjaustoimenpide
Ahjo
Henkilönostinten osalta käyttöönotto- ja
määräaikaistarkastusten pöytäkirjat on säilytettävä
nostinten eliniän ajan.
henkilönostinten
elinikä
Valmistelu
Tarkastuskäynti-ilmoituksen
vastaanottaminen
Ilmoitus toimitetaan Työterveyslaitokselle.
Esim. melu-, pöly-, ja tärinämittauksia. Ei tarkoita
käyttö-, huolto- ja vaatimusten
mukaisuusohjeet
henkilönostimien ja trukkien
käyttöluvat
Työmaihin ja projekteihin liittyvä
työturvallisuudesta huolehtiminen
keskushallinnolla.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 25
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
01 04 02 Työterveyshuolto
01 04 02 00 Työterveyshuollon järjestäminen
Valmistelu
Työterveyshuollon palvelusopimuksen
solminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
yhteenveto tarkastuksessa
käyneistä
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
sopimus
Työterveyshuollon
toimintasuunnitelman laatiminen
toimintasuunnitelma
Henkilökunnalla suoritettavista
terveydenhoidollisista tutkimuksista ja
tarkastuksista saapuva tiedot
tiedote
Staran Helmi
Staran Helmi
esite
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
2
2 Kuntaliitto (3.7)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
-
- Kuntaliitto (3.7)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
- Kuntaliitto (3.7)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
- Kuntaliitto (3.7)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
saapumispvm
paperi/ sähköinen
aika
10
-
Toteutus
Määräaikaisten työterveystarkastusten
tekeminen
10 oma tarve
Työterveyteen liittyvät kyselyt ja
tutkimukset
Työergonomia tarkastukset
kts. 01 04 05 Työhyvinvointi
lausunto/ muistio
sisältää
henkilötietoja
julkinen
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
paperi/ sähköinen
henkilö
toimitila-yksikkö/
osasto
Kun työergonomiakäynneillä havaitut puutteet on
saatu korjattua lausunto/muistio voidaan hävittää.
01 04 02 01 Työpaikkaselvitykset
Valmistelu
Sisältyy työterveyshuollon vuosittaiseen
toimintasuunnitelmaan. Kts. 01 04 02 00
Työterveyshuollon järjestäminen.
Vuosittaisten käyntikohteiden
suunnittelu
Toteutus
Työpaikkakäynnit
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
osasto
Kopio selvityksestä asetetaan henkilöstön saataville
sähköisenä versiona esim. S-verkkoasemalla tai
Työsuojalupakissa tai paperiversiona
ilmoitustaululla.
liite
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
osasto
Jos liitteet sisältävät henkilötietoja, niitä ei aseteta
henkilöstön nähtäville.
kysely
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
osasto
Jos virallisia, niin silloin säilytetään.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
osasto
raportti/selvitys
HenkL 5-7§
100 asian ratkaisu
Seuranta, valvonta
Toimenpiteiden seuranta
vastaus
01 04 02 02 Kuntoremontti
Vireilletulo
Kuntoremonttiin hakeminen
(esivalikointi, jonka tekee työterveys)
esitietolomake
Säilyttää työterveys (Tyke)
päätös
kts. säilyttäminen alla
Valmistelu
Työterveyden myöntämä
kuntoutuspäätös
Tehdään sähköisessä järjestelmässä ja hakemus
säilyy siellä. Esimies antaa hyväksyntänsä
suullisesti.
Hakeminen kuntoremonttiin
Kuntoremonttikurssille hyväksyminen
ilmoitus
Virka- ja työvapaan anominen
Toteutus
Kuntoutusrahan hakeminen
päätös
Työnantajan korvausten hakeminen
Kelalta
työterveyden puoltopäätös
kuntoremonttiin
hyväksymisilmoitus
Toimitetaan Talpaan ja säilytysvastuu siellä.
kuntoutusrahan
hakemus/päätös
ohjelma
todistus
ilmoitus maksetusta palkasta
Tehdään Talpassa ja säilytysvastuu siellä.
01 04 02 03 Kuntoutus (ASLAK, TYK-koulutus, sopeutumiskuntoutus)
Toteutus
Kuntoutukseen hakeminen
hakemus
Työntekijä tekee ja vastaa säilyttämisestä.
B-lausunto
Työntekijä saa työterveydeltä ja vastaa
säilyttämisestä.
muut selvitykset
kuntoutuspäätös
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 26
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Virka- ja työvapaan anominen
Työnantajan kuntoutusrahan hakeminen ilmoitus maksetusta palkasta
kuntoutuspäätös
todistus
Osakuntoutustuen (määräaikaisen
osatyökyvyttömyyseläkkeen) hakeminen hakemus
Uuden työsopimuksen tekeminen
Kuvailu
B-lausunto
Työntekijä saa työterveydeltä ja vastaa
säilyttämisestä.
tukipäätös
Tukipäätös tulee uuden työsopimuksen liitteeksi.
työsopimus
01 04 03 Henkilöstöruokailu
Neuvonta, ohjaus
lainsäädäntö ja valtion
määräykset ja ohjeistus (mm.
verohallinto)
kaupunkitasoiset päätökset ja
ohjeet (mm. ateriahinnan
vahvistaminen)
kaupungin Helmi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Staratasoiset päätökset ja
ohjeet
Valmistelu
Työpaikkaruokailun järjestäminen
kaupungin ulkopuolisen toimijan kanssa sopimus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 Kuntaliitto (3.6)
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
osasto/ viraston
päätearkisto
Päätöksenteko
Lounasseteleiden käytöstä päättäminen työnjohdollinen määräys
Eväsrahan myöntäminen
00 01 00 Hallinnon järjestäminen
merkintä tunti-ilmoituksessa
SAP/eHijat
luovutusluettelo
eHijat
kts. 01 01 03 02 Työajan määräytyminen
Toteutus
Lounassetelien antaminen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
aika
osasto/tj:n sihteeri/
talousyksikkö
Ateriamaksujen veloittaminen palkasta
ja muiden ruokailuetujen huomioiminen
palkanlaskennassa
kts. 01 02 01 00 Palkkakirjanpito
01 04 04 Virkistystoiminta
01 04 04 00 Henkilökunnan virkistystoiminta
Toteutus
Henkilöstöjuhlien järjestäminen
kts. 02 08 02 00 Kilpailutus ja 02 08 02 01 Hankinta
ilman kilpailutusta (palveluiden hankinta)
hankintaan liittyvät asiakirjat
ohjelma
osallistujalista
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
20 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
aika
osallistuja- sovellus
kts. 00 04 00 Viestinnän ja tiedottamisen
järjestäminen ja toteuttaminen
valokuvat
01 04 04 01 Henkilökuntakerhon toiminta
Valmistelu
Kerhon perustaminen
aloituskokouksen
pöytäkirja/muistio
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Pöytäkirja/muistio pitää lähettää tiedoksi
henkilöstökassalle. Pöytäkirjaa/muistiota
säilytetään sähköisessä muodossa S-verkkoasemalla
virkistystoimikunnan ao. kansiossa.
Toteutus
Avainhenkilöiden (mm. rahastohoitaja)
muutoksien ilmoittaminen
pöytäkirja/muistio
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Suunnitelma tallennetaan sähköisessä muodossa Sverkkoasemalla virkistystoimikunnan ao. kansioon.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
sähköinen
Toimintakertomus tallennetaan sähköisessä
muodossa S-verkkoasemalla virkistystoimikunnan
ao. kansioon.
Seuranta, valvonta
Toiminnan seuranta
toimintasuunnitelma
toimintakertomus
10
10 oma tarve
laatimispvm
Kerhon lakkauttaminen
pöytäkirja lakkauttamisesta
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
sisältää
henkilötietoja
julkinen
Säilytysaika
työpisteellä
10
sivu 27
Säilytysajan
peruste
10 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
laatimispvm
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
sähköinen
paperi
Voi tulla osaksi henkilöstösuunnitelmaa, kts. 01 00
02 Henkilöstösuunnittelu ja raportointi, ja mukaan
voi tulla työsuojelua koskeva osio kts. 01 04 01 00
Työsuojelutoiminnan järjestäminen.
01 04 05 Työhyvinvointi
01 04 05 00 Työhyvinvointitoiminta
Valmistelu
Työhyvinvointitoimintasuunnitelman
laatiminen
suunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
aika
Toteutus
Työhyvinvointiin (myös työterveyteen
liittyvät) liittyvien tutkimushankkeiden
dokumentointi
kyselyaineisto
kyselytulos/yhteenveto
100 asian ratkaisu
julkinen
Säilytysvastuu kyselyaineiston
käsittelyorganisaatiolla. Jos pohja-aineisto jää
Staralle, niin ei säilytystarvetta.
saapumispvm
sähköinen/ paperi
aika
osasto/yksikkö
kts. mm. 01 00 02 Henkilöstösuunnittelu ja
raportointi
Työhyvinvointiin liittyvä seuranta
Työhyvinvoinnin pitkäaikaiset
kehittämishankkeet
Tyhypäivien järjestäminen
ohjausryhmän pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
50 oma tarve
laatimispvm
paperi
hanke
liitteet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
50 oma tarve
laatimispvm
paperi
hanke
muu esitysmateriaali
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
50 oma tarve
laatimispvm
paperi
hanke
esim. Stydi-hanke
matkasuunnitelma
Matkasuunnitelma tehdään M2-järjestelmässä,
kts.01 02 02 00 Virkamatka.
ohjelma
Ohjelma liitetään matkasuunnitelman yhteyteen,
kts. yllä.
01 04 05 01 Varhainen tuki, päihdeasiat ja hoitoonohjaus
Vireilletulo
Poissaolotilastointi
VATU-rajaraportti
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
1
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
- oma tarve
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
10 oma tarve
1 oma tarve
sähköinen
Henkilöstöyksikkö tekee VATU-kriteerien täyttävistä
työntekijöistä yhteenvedon neljä kertaa vuodessa ja
lähettää sen esimiehille toimenpiteitä varten.
lähiesimies
Säilytetään lukitussa tilassa.
lähiesimies
Mukana voi olla työntekijän ja esimiehen lisäksi
työterveysedustaja ja/tai henkilöstöyksikön
edustaja.
Toteutus
Työntekijän ja esimiehen väliset
keskustelut (VATU 1, VATU 2, PATU)
Muut neuvottelut:
työterveysneuvottelu, konsultaatio
Työkyvynarviointiin määrääminen
neuvottelumuistio
neuvottelumuistio
lähete/pyyntö Tykeen
lausunto/tieto
työkyvynarviointituloksesta
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
prosessin alkaminen
paperi
henkilö
prosessin alkaminen
lähettämispvm
prosessin alkaminen
Ei säilyttämistarvetta.
paperi
henkilö
lähiesimies
Kuntoutuksesta päättäminen ja
päivärahakorvausten hakeminen
kts. 01 04 02 03 Kuntoutus
Uudelleensijoitus/työkokeilu
Hoitoonohjauskokouksen pitäminen
Kuripitomenettely
kts. 01 01 03 08 Uudelleensijoitus ja työkokeilu
hoitoonohjaussopimus
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
prosessin alkaminen
paperi
henkilö
lähiesimies
Säilytetään lukitussa tilassa.
kts. 01 01 03 07 Palvelussuhderikkomukset
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 28
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
02 Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
02 02 Talouden suunnittelu
02 02 00 Talousarvion valmistelu ja talousarviomäärärahat
Neuvonta, ohjaus
kaupungin ohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
-
mm. talousarvioehdotuksen laatimisohjeet
Valmistelu
Talousarvioehdotuksen valmistelu
luonnos
Talousarvioehdotuksen käsittely Staran
johtajistossa
kts. mm. 00 02 07 00 Yksikönjohtajien kokous ja
johdon tuloskokous
Päätöksenteko
Talousarvioehdotuksen hyväksyminen
Talousarvion hyväksyntä
talousarvioehdotus
hyväksytty talousarvio
Ahjo
kts. 00 02 04 Lautakunnan päätöksenteko
Ahjo/SAP
Kaupunginjohtaja valmistelee
talousarvioehdotuksen. Kaupunginvaltuusto
hyväksyy talousarvion. Hyväksytystä talousarviosta
viedään Staraa koskevat tiedot SAP-järjestelmään.
Toteutus
Tiedoksi ja toimenpiteitä varten
saapuvan seuraavan vuoden
talousarvion noudattamisohjeet
vastaanottaminen
talousarvion noudattamisohjeet Ahjo
Kaupunginhallitus tekee ohjeista päätöksen.
Toimintasuunnitelman laatiminen
toimintasuunnitelma
Ahjo/SAP
02 02 01 Talouden seuranta
Neuvonta, ohjaus
kaupungin ohjeet
Ahjo
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
-
mm. talousarvion noudattamisohjeet
Valmistelu
Talousarvion toteutumisennusteen
valmistelu
luonnos
Päätöksenteko
Toteutumisennusteen käsittely Staran
johtajistossa
kts. mm. 00 02 07 00 Yksikönjohtajien kokous ja
johdon tuloskokous
Toteutus
Toteutumisennusteen tiedoksianto
teknisen palvelun lautakunnalle
toteutumisennuste
Ahjo
Ennustetietojen välittäminen
kaupunginkanslialle
ennustetiedot
FPM-järjestelmä
Kaupunginkanslian ylläpitämä järjestelmä.
dokumentit sitovien
toiminnallisten tavoitteiden
toteumatiedoista
talouden ja toiminnan
seurantaraportti -työtila
Kaupunginkanslian ylläpitämä työtila.
02 02 02 Määräraha-asiat
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Toteutus
Käyttötalousmäärärahojen
myöntäminen
tiedot saadusta rahasta
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Määrärahojen myöntäminen sisältyy talousarviosta
päättämiseen, kts. 02 02 00 Talousarvion valmistelu
ja talousarviomäärärahat ja niitä seurantaan
talousarvion toteutumisennusteissa, kts. 02 02 01
Talouden seuranta. Tiedot myönnetyistä
määrärahoista viedään SAP-järjestelmään.
Investointimäärärahojen myöntäminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 29
Säilytysajan
peruste
tiedot saadusta rahasta
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
tilierittely
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Määrärahojen myöntäminen sisältyy talousarviosta
päättämiseen, kts. 02 02 00 Talousarvion valmistelu
ja talousarviomäärärahat ja niitä seurantaan
talousarvion toteutumisennusteissa, kts. 02 02 01
Talouden seuranta. Tiedot myönnetyistä
määrärahoista viedään SAP-järjestelmään.
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
mm. Talpan laatimat ohjeet
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
tilikauden
päättyminen
paperi
02 03 Verotus
02 03 00 Valtion verotus (alv)
Neuvonta, ohjaus
Toteutus
Arvonlisäverotilityksien ajot ja
ilmoittaminen
arvolisäveroilmoitus ja
veroerittely
selvitys eroista tarkastajalle
10
- oma tarve
aika
talousyksikkö
Lähetään Talpaan käsiteltäväksi.
aika
talousyksikkö
Arkistoidaan tilierittelyn kanssa.
02 05 Rahoitus ja varainhankinta
02 05 02 Hankerahoitus (Eläintuotantoon liittyvien kansallisten tukien ja EU-tukien hakeminen)
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Rakennusviraston sopimukset
julkinen
ei
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
lomakeluonnos
julkinen
ei
4
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
1 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
Mavin ja Eviran ohjeet
Mavin ja Eviran
internetsivut
Mavin ja Eviran
verkkosivut
Toteutus
Tukien hakeminen
hakemuksen liitteet
Hakemuksen vastaanottokuittaus
Täydennys/selvityspyynnön
vastaanottaminen
kuittaus
kuulemiskirje
täydennyspyyntö
selvityspyyntö
Vastineen laatiminen
Tukipäätöksen vastaanottaminen
Maksatustietojen ilmoittaminen
Päätöksestä valittaminen
vastineluonnos
tukipäätös
ilmoitus
julkinen
julkinen
julkinen
julkinen
julkinen
julkinen
julkinen
julkinen
ei
ei
ei
ei
ei
ei
ei
ei
4
1
4
4
4
4
4
4
oikaisupyyntö
julkinen
ei
4
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
ilmoitus tarkastuskäynnistä
julkinen
ei
4
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
Hakemuksen/lomakkeen vahvistaa Rakennusvirasto
Vastineen vahvistaa Rakennusvirasto
Seuranta, valvonta
Tukiin liittyvät tarkastuskäynnit
valvontapöytäkirja
Eläintautien valvonta
Ilmoitukset muutoksista
ilmoitus
julkinen
julkinen
julkinen
ei
ei
ei
4
4
4
02 05 03 Antolainaus
02 05 03 02 Takaukset ja vakuudet
Toteutus
Takaus-/vakuustodistuksen
vastaanottaminen
todistuskopio
seurantalomake
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
paperi
aika/yritys
aika/yritys
talousyksikkö
Käsittelykuvaus koskee sekä työaikaisia
takauksia/vakuuksia että takuuajan
takauksia/vakuuksia. Alkuperäinen todistus
palautetaan, kun takaus-/vakuusaika raukeaa.
Kopio säästetään taloushallinnossa.
talousyksikkö
Seurantalomakkeen täyttää urakan/hankinnan
vastuuhenkilö ja lähettää säilytettäväksi ja
täydennettäväksi/tarkastettavaksi taloushallintoon.
Taloushallinto ottaa täydennetystä/tarkastetusta
lomakkeesta kopion ja lähettää sen
vastuuhenkilölle.
merkintä
Takauksen/vakuuden tarpeellisuuden
tarkastaminen ja päivittäminen
merkintä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
merkintäpvm
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
merkintäpvm
sähköinen
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
merkintäpvm
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
SAP
merkintä
seurantalomakkeeseen
merkintä
Takaus-/vakuustodistuksen
palauttaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
sivu 30
SAP
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Takauksen/vakuuden vastaanotosta tehdään
merkintä SAP-järjestelmään. Takaus/vakuus saa
tunnuksen SAP-järjestelmästä ja tämä tunnus
merkitään todistukseen ja seurantalomakkeeseen.
aika/yritys
talousyksikkö
Takauksen/vakuuden palauttamisesta tehdään
merkintä SAP-järjestelmään.
02 06 Kirjanpito ja maksuliikenne
02 06 00 Pankkipalveluiden hallinta
Neuvonta, ohjaus
-
esityskirje
Ahjo
kts. 00 02 06 01 Viranhaltijoiden lausunto- ja
kirjeprosessi
Ahjo
Päätöksen tekee kaupunginkanslian rahoitusjohtaja
esityksen perusteella. Säilytysvastuu
Valmistelu
Pankkitilin avaaminen
päätös
Palvelusopimuksen solmiminen
Pankkitilien käyttöoikeuksien
myöntäminen
salassa pidettävä
sopimus
JulkL 24 § 1 mom 17k
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
talousyksikkö,
maksuliikenne
Keskushallinto koordinoi.
päätös
Ahjo
Toimitusjohtaja myöntää pöytäkirjapäätöksellä,
liitteenä nimikirjoitusnäytteet, kts. 00 02 06 00
Viranhaltijoiden päätöksenteko
nimikirjoitusnäyte
Ahjo
kts. säilytystiedot yllä
Toteutus
Keskuskassan rahaliikenteen hallinta
Tunnusten vaihtuminen
tilisiirtopyyntö
Säilytetään maksatusluetteloiden yhteydessä, kts.
02 06 02 Maksuliikenne.
tunnusdokumentti
Tunnusdokumentit (ns. Solo-tunnukset) ovat
henkilökohtaisia. Tunnukset vaihtuvat kahden
vuoden välein. Tilivastaava huolehtii
säilyttämisestä.
salassa pidettävä
JulkL 24 § 1 mom 17k
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tilivastaava/
maksuliikenne
Seuranta, valvonta
Pankkitilien seuranta
Pankkitilin laadun tai tiliehtojen
muuttaminen
tiliotteet
kts. 02 06 02 Maksuliikenne
viitesiirrot
kts. 02 06 02 Maksuliikenne
esityskirje
päätös
Ahjo
kirjeprosessi
Ahjo
sopimus
Pankkitilin lopettaminen
Ahjo
kirjeprosessi
päätös
Ahjo
esityskirje
02 06 01 Kirjanpito
02 06 01 00 Kirjanpidon hallinta
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Valmistelu
Tilipuite- ja kirjaussuunnitelmatietojen
ylläpito
tilikartta
ohjeet ja kuvaukset
kirjaamisesta
SAP
SAP
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/02)
sähköinen
sähköinen
talousyksikkö
Tiedot tilipuitteista ja kirjausohjeista löytyvät SAPjärjestelmästä. Tilikartta on päivittyvä kokonaisuus.
Järjestelmää vaihdettaessa näiden dokumenttien
säilyminen on taattava. Osa selitteistä ja ohjeista
on talousyksiköllä paperisina käyttöohjeina.
talousyksikkö
selitteet kirjanpitoaineistoista
ja tositelajeista
Mahdollisten muistiotositteen
laatiminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
muistiotosite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tuloslaskelma
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
sivu 31
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/03)
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
sähköinen
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
talousyksikkö
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
talousyksikkö
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
talousyksikkö
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
talousyksikkö
Kuvailu
Toteutus
Kuukausikatko
tase
SAP
10
koontitiedostot
Tilinpäätöksen laatiminen
tasekirja
pääkirja
päiväkirja
Lähetetään Talpaan käsiteltäväksi.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
SAP
SAP
10
2
talousyksikkö
Tasekirjatiedot kootaan niteeksi, joka säilytetään
pysyvästi. Tiedot ovat saatavissa SAP-järjestelmästä
ja ne lähetetään myös Talpaan käsiteltäväksi.
talousyksikkö
Pääkirja tallennetaan 2 levykkeelle, joita
säilytetään kahdessa eri toimitilassa. Toinen levyke
arkistoidaan viraston päätearkistoon.
talousyksikkö
Päiväkirja tallennetaan 2 levykkeelle, joita
säilytetään kahdessa eri toimitilassa. Toinen levyke
arkistoidaan viraston päätearkistoon.
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/03)
tilikauden
päättyminen
tilikauden
päättyminen
tilikauden
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
tilikauden
päättyminen
sähköinen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
maksuliikenne
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
sähköinen/ paperi
sähköinen
aika
aika
aika
02 06 01 03 Käyttöomaisuuskirjanpito, konsernitase
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tiedot
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
maksatusluettelo
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
-
Toteutus
Käyttöomaisuusrekisterin ylläpito
Tiedot koostetaan vuosittain tasekirjaan kts. 02 06
01 00 Kirjanpidon hallinta
02 06 02 Maksuliikenne
Neuvonta, ohjaus
- oma tarve
Toteutus
Tietojen kerääminen hyväksytyistä
laskuista ja muista maksuista ja
maksatusluettelon käsittely
Tiliotteiden vastaanottaminen ja
tiliöinti
tiliotteet
tiliotteiden liitteet
kirjanpitotosite
Myyntilaskujen kohdistus ja
viitesuoritusten käsittely
viitesiirrot
SAP
SAP
kirjanpitotosite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2
2
2
Tiliotteiden tietojen perusteella tehdään tiliöinti
SAP-järjestelmässä. Syntyvä kirjanpitotosite
säilytetään tiliotteiden yhteydessä.
02 06 03 Laskutus
02 06 03 00 Myyntilaskutus
Neuvonta, ohjaus
- oma tarve
Staran ohjeet
Valmistelu
Tiedot laskutettavista töistä,
palveluista tai tavaroista
laskutustiedot
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
myyntitilaus
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
käsittelijä
aika
talousyksikkö
Toteutus
Myyntitilauksen tekeminen
liite
Laskutusajon tekeminen/ myyntilaskun
tekeminen
myyntilasku
Laskutustietojen siirtyminen
kirjanpitoon ja myyntireskontraan
tosite
SAP
SAP
SAP
10
10
10
Jos asiakirjoja ei oteta myyntitilauksen liitteeksi,
niin säilytetään paperisena tilikauden päättymisestä
10 vuotta.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 32
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Seuranta, valvonta
Perintä
kts. 02 06 06 Perintä ja maksukyvyttömyysasiat
02 06 03 01 Erillismäärärahalla palkattavia henkilöistä koskeva laskutus (työllistettävät, oppisopimusoppilaat, kesätyöntekijät, korkeakouluharjoittelijat ja uudelleensijoitettavat)
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
raportit
SAP
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
ulkoinen laskutus
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
ulkoinen laskutus
paperi
aika
ulkoinen laskutus
aika
ulkoinen laskutus
- oma tarve
Valmistelu
Kerätään palkkatilitykseen tarvittavat
tiedot
yhteenvedot
sisältää
henkilötietoja
päätökset
sisältää
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
10
Toteutus
Muistion laatiminen
Hyvitys ja veloitus-ilmoituksen
laatiminen
muistio
SAP
ilmoitus
10
Seuranta, valvonta
kts. 02 06 06 Perintä ja maksukyvyttömyysasiat
Perintä
02 06 03 02 Myyntireskontran täsmäytys
Toteutus
Myyntireskontran kuukausittainen
täsmäyttäminen
raportti
SAP
myyntireskontraluettelot
SAP
tasetiedot
SAP
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
2
tilikauden
päättyminen
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen
aika
maksuliikenne
Myyntireskontran täsmäytykseen liittyviä raportteja
säilytetään tilinpäätökseen asti.
maksuliikenne
Myyntireskontraluetteloista koostetaan vuoden
lopussa 2 levykettä, joita säilytetään eri
toimipisteissä. Levykkeet uusitaan 5 vuoden välein.
kts. pää- ja päiväkirjat, 02 06 01 00 Kirjanpidon
hallinta
02 06 04 Ostolaskut
02 06 04 00 Ostolaskut
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
Talpa ylläpitää luetteloa.
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Sisältyvät tilikarttatietoihin, kts. 02 06 01 00
Kirjanpidon hallinta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Osastot avaavat tarvittavat limiitit.
sähköinen
Tiedot tulevat puitesopimuksilta.
-
-
sähköinen
Staran ohjeet
kumppaniyhtiökoodiluettelo
-
kirjanpitotilitieto- ja
tavararyhmätietoluettelot
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
limiittitiedot
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen
sähköinen/ paperi
puitesopimustiedot
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
lomake
SAP
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
Valmistelu
Uuden toimittajan/asiakkaan
lisääminen rekisteriin
Ostotilauksen tekeminen
Paperisten laskujen toimittaminen
talousyksikköön skannausta varten
tilaus
SAP
lasku
Basware
merkintä
Basware
10
10
aika
talousyksikkö
Paperiset laskut säilytetään kuukauden ajan.
Pidempiaikainen säilytys Baswaressa.
Toteutus
Tilauksen kiinnittäminen laskuun
Laskun tarkastaminen
merkintä
Basware
Virheellisestä laskusta pyydetään
hyvityslaskua
hyvityslasku
Basware
Mahdollisten liitteiden lisääminen
laskulle
liite
Basware
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
Hyväksyntä
merkintä
Basware
Kirjanpitoon ja ostoreskontraan siirto
tosite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
mitätöity lasku
Basware
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Seuranta, valvonta
Laskun mitätöinti
02 06 04 01 Muut maksettavat suoritukset
Neuvonta, ohjaus
Tarkastus- ja hyväksyntämerkinnät säilyvät
järjestelmässä.
aika
aika
talousyksikkö
Paperiset laskut säilytetään kuukauden ajan.
Pidempiaikainen säilytys Baswaressa.
talousyksikkö
Laskuun voi liittyä esim. kuormakirjoja, lähetteitä.
Jos viedään Baswaren kautta laskulle, niin säilytys
sähköisesti. Mutta jos ei viedä laskun liitteeksi
säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
järjestelmässä.
aika
talousyksikkö
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
julkinen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
-
sivu 33
Säilytysajan
peruste
- oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
voimassa oloajan
päättyminen
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
sähköinen
Staran ohjeet
Valmistelu
Menotositteen laatiminen
menotosite
Basware
Tietojen ja tositteiden tarkastaminen
ja korjaaminen
merkintä
Basware
Mahdollisten liitteiden lisääminen
laskulle
liite
Basware
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
paperi /sähköinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen
Toteutus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
Hyväksyntä
merkintä
Basware
Kirjanpitoon ja ostoreskontraan siirto
tosite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
mitätöity lasku
Basware
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen
raportti
SAP
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
avoimet erät 31.12.-luettelo
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
tilikauden
päättyminen
sähköinen
tasetiedot
SAP
kaupunkitasoinen ohjeistus
järjestelmässä.
aika
talousyksikkö
järjestelmässä.
aika
talousyksikkö
Seuranta, valvonta
Laskun mitätöinti
02 06 04 02 Ostoreskontran täsmäytys
Toteutus
Ostoreskontran kuukausittainen
täsmäyttäminen
- oma tarve
aika
maksuliikenne
Ostoreskontran täsmäytykseen liittyviä raportteja
säilytetään tilinpäätökseen asti.
maksuliikenne
Tiedot koostetaan vuoden lopussa 2 levykkeelle,
joita säilytetään eri toimipisteissä.
kts. Pää- ja päiväkirjat, 02 06 01 00 Kirjanpidon
hallinta
02 06 05 Kassatoiminnot
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Staraa koskeva kassan hoito- ja
turvallisuus -ohje
Liite toimitusjohtajan hyväksymään käteiskassoja
koskevaan pöytäkirjapäätökseen, kts. 00 02 06 00
esityskirje
Ahjo
Kaupunginkanslian päällikkö päättää asiasta
viraston esityksestä, kts. 00 02 06 01
Viranhaltijoiden lausunto- ja kirjeprosessi
Ahjo
Toimitusjohtaja päättää käteiskassojen
perustamisesta ja niiden lakkauttamisesta, 00 02 06
00 Viranhaltijoiden päätöksenteko.
Ahjo
Toimitusjohtaja päättää käteiskassojen
perustamisesta ja niiden lakkauttamisesta, kts.
yllä.
Valmistelu
Viraston käteiskassojen
yhteenlasketusta enimmäismäärästä
päättäminen
Käteiskassan perustaminen/
lakkauttaminen
Pohjakassan suuruudesta, kassan
enimmäismäärästä ja vastuullisista
kassanhoitajista päättäminen
päätös
päätös
Maksupäätelaitteiden ja tarvittavien
järjestelmien hankinta
kts. 02 08 Hankintatoimi ja logistiikka
Toteutus
Tuotteiden myyminen ja
myyntitositteiden tulostaminen
(tulokassa)
Ennakkokassasta nostaminen
käteistulokuitti
Palvelukassa (Basware)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
vastuullinen
kassanhoitaja
maksukorttikuitti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 Kuntaliitto (2.3)
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
Toimitetaan Henkilöstökassan toimipisteeseen
(Talpan ylläpitämä palvelu). Palautuu Talpasta
takaisin talousyksikköön tilityksen yhdessä.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
Vastuullinen kassanhoitaja tulostaa raportin ja
lähettää sen taloushallintoon
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
vastuullinen
kassanhoitaja
Koskee RAT:n konepajan ennakkokassaa.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
vastuullinen
kassanhoitaja
ostokuitti
menotosite
maksuosoitus
Päivittäisen kassaraportin tuottaminen
kassaraportti
Kassakirjanpito
kassakirja
Kassatapahtumien täsmäytys
tapahtumaluettelo
maksut kirjanpitoon-raportti
maksujen tiliöinti yhteenveto
kassojen saldot-raportit
SAP
SAP
SAP
SAP
kassatilanne/maksukorttimaksu
t-raportti
SAP
täsmäytystaulukko (excel)
Kassakorjausten tekeminen
korjauskuitti
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
Koskee tulokassoja (mm. YHO:n puutarhapalvelut).
merkinnät ja muut dokumentit
Kassamuistion laatiminen
Tilitysten tekeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
muistio
tulotosite
ennakkokirjattu muistio
Palvelukassa
(Basware)/SAP
SAP
SAP
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Salassapitoaika
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
10
10
10
10
sivu 34
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
tilikauden
päättyminen
sähköinen
tilikauden
päättyminen
tilikauden
päättyminen
tilikauden
päättyminen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
aika
talousyksikkö
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö
Koskee tulokassoja (mm. YHO:n puutarhapalvelut).
paperi/ sähköinen
aika
talousyksikkö
Koskee ennakkokassoja (mm. RAT:n konepaja).
talousyksikkö
Vähintään puolivuosittain suoritettavasta kassojen
tarkistamisesta laadittu pöytäkirja toimitetaan
taloushallintoon.
Seuranta, valvonta
Kassan tarkistaminen
Vuosittaiseen tilipäätökseen liittyvä
lopputilitys
vuoden 1. kassaraportti/
täsmäytystaulukko
Ahjo/-
10
paperi
aika
kts. yllä mainitut
02 06 06 Perintä ja maksukyvyttömyysasiat
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
laatimispvm
paperi
1 oma tarve
laatimispvm
paperi
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
raportti
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
salassa pidettävä
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
1
Valmistelu
Täsmäytetään hyvitykset avoimiin
saataviin
Maksukehotusajon tekeminen
perintäluettelo
koemaksukehotukset
Maksujen seuranta
Yritysten luottotietojen tarkistaminen
Osastojen laskuttajilta saatavatietojen
ja reklamaatiotilanteen tarkistaminen
raportti avoimista saatavista
SAP
SAP
SAP
raportti
sähköpostiviesti
vastine
salassa pidettävä
Raporttia ei tarvitse säilyttää maksukehotusten
laatimisen jälkeen.
aika
ulkoinen laskutus
Paperinen perintäluettelo säilytetään
tilintarkastajia varten.
ulkoinen laskutus
Paperisia koemaksukehotuksia säilytetään 1 vuosi.
ulkoinen laskutus
Raporttia ei tarvitse säilyttää avoimien
saatavien selvittämisen jälkeen.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Raportti sisällytetään oikeuspalveluille
lähetettävään perintäasiakirjanippuun, josta kopio
jää Staralle.
salassa pidettävä
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Viestit sisällytetään oikeuspalveluille lähetettävään
perintäasiakirjanippuun, josta kopio jää Staralle.
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Viestit sisällytetään oikeuspalveluille lähetettävään
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Kirje sisällytetään oikeuspalveluille lähetettävään
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
ulkoinen laskutus
Laskukopiot sisällytetään oikeuspalveluille
jää Staralle.
99
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
-
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
salassa pidettävä
-
Toteutus
Saatavien siirtyminen
Oikeuspalveluiden perintään
saatekirje
salassa pidettävä
laskukopiot
salassa pidettävä
laatimispvm
paperi
asian käsittelyn
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
luottotietoraportti
asian käsittelyä koskevat viestit
salassa pidettävä
tilauskopiot
merkintä
Oikeuspalveluiden ja Staran välinen
keskustelu perinnästä
Muilta toimijoilta (esim.
ulosottoviranomaiselta ja
tuomioistuimelta) tulleet tiedot
salassa pidettävä
10
- oma tarve
laatimispvm
paperi
ulkoinen laskutus
aika
ulkoinen laskutus
SAP-järjestelmässä tehdään perintään
siirtämismerkintä ko. asiakkaiden kohdalle.
SAP
sähköpostiviesti
salassa pidettävä
ilmoitus
salassa pidettävä
päätös
Tilauskopiot sisällytetään oikeuspalveluille
jää Staralle.
salassa pidettävä
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Sisällytetään oikeuspalveluita varten tehtyyn
perintäasiakirjanippuun
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
perintäasiakirjanippuun
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
perintäasiakirjanippuun.
Seuranta, valvonta
Asiakastietojen muutosten tekeminen
Asiakkaiden valvonta
sulkemismerkintä
SAP
asiakastiedon avaaminen
SAP
valvontalista
vastine
liitteet
Sulkemismerkinnät poistetaan SAP-järjestelmässä
ko. asiakkaan kohdalta.
salassa pidettävä
salassa pidettävä
salassa pidettävä
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
Oikeuspalvelut lähettää valvontalistan.
Liitteissä voi olla mm. laskukopiot
Perinnän loppuminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
ilmoitus
Julkisuusluokka
salassa pidettävä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
100
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
10
sivu 35
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
laatimispvm
Säilytysmuoto
paperi
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
ulkoinen laskutus
Kuvailu
Tieto voi tulla joko Oikeuspalveluista tai suoraan
ulosottoviranomaiselta tai Stara voi tehdä pyynnön
Oikeuspalveluille perinnän päättämisestä.
02 06 07 Maksuvapautus- ja lykkäysasiat
Toteutus
Tieto sovitusta maksulykkäyksestä
merkintä
Oikeuspalvelut ilmoittavat varattomista
perinnän asiakkaista
ilmoitus
Luottotappioista päättäminen
Tieto voi tulla laskuttajilta tai maksulykkäyksestä
sovitaan suoraan asiakkaan kanssa.
SAP
salassa pidettävä
100
sisältää
arkaluonteisia
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
aika
ulkoinen laskutus
perintäasiakirjanippuun. Kts. 02 06 06 Perintä ja
maksukyvyttömyysasiat
Toimitusjohtaja tekee pöytäkirjapäätöksen
luottotappiokirjauksista, kts. 00 02 06 00
päätös
02 07 Omaisuuden hallinta
02 07 01 Irtaimen ja käyttöomaisuuden hallinta
02 07 01 00 Korjaamotoiminta
Neuvonta, ohjaus
työsuojeluohjeet
Staran Helmi
huoltolista
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
Logistiikan vuokraamo laatii ja ylläpitää.
Ajoneuvokohtainen. Säilytysvastuu vuokraamolla.
Vuonna 2015 Logistiikan korjaamolla otetaan
käyttöön AutoMaster-järjestelmä, jolla
hallinnoidaan työtilauksia, varastotietoja,
laskutusta. Järjestelmästä tulee olemaan
integraatio SAP-järjestelmään.
Valmistelu
Työn vastaanotto
työmääräys
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 kuntaliitto
tilikauden
päätyminen
sähköinen
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 kuntaliitto
tilikauden
päätyminen
sähköinen
Toteutus
Varaosien hakeminen omasta varastosta merkintä työmääräykseen
Varaosien hankinta
Työtuntien kirjaaminen
kts. 02 08 01 Tuotteiden ja tavaroiden hankinta
tunti-ilmoitus
kts. 01 01 03 02 Työajan määräytyminen
julkinen
10
10 kuntaliitto
tilikauden
päätyminen
sähköinen
Korjaus- tai huoltotöiden raportointi
merkintä työmääräykseen
Moottoriajoneuvojen kunnon
tarkastaminen (sis. inva-ajoneuvot)
lausunto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Paperiset versiot lähetetään asiakkaille ja
sähköinen jäljennös tallennetaan S-verkkoasemalla
kuntoarvio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Paperiset versiot lähetetään asiakkaille ja
sähköinen jäljennös tallennetaan S-verkkoasemalla
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 kuntaliitto
tilikauden
päätyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
kaluston käyttöikä
sähköinen
-
- oma tarve
sähköinen
Laskutustietojen ilmoittaminen
laskutusliite
SAP
ei sisällä
henkilötietoja
SAP
02 07 01 01 Varastojen ja tuotevalikoiman ylläpito sekä kaluston elinkaaren hallinta
Neuvonta, ohjaus
työsuojeluohjeet
Staran Helmi
Toteutus
Tuotteiden hankinta
kts. 02 08 01 Tuotteiden ja tavaroiden hankinta
Tuotteen hankinta kierrätysmenettelyn
kautta
luovutusasiakirja/ poistolista
Uuden tuotteen valikoimaan ottaminen merkintä
Uuden käyttöturvaluetteloon kuuluvan
tuotteen otto valikoimaan
Kaluston huoltaminen
Ajoneuvojen katsastus
SAP
10
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
10 oma tarve
tilikauden
päätyminen
sähköinen
aika
tukikohta
käyttöturvallisuustiedote
kts. 01 04 01 04 Työturvallisuuden valvonta
huoltosuunnitelma
Huolto-ohjelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
huoltoonkutsu/-lähete
Huolto-ohjelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Huoltoonkutsusta ei tarvitse säilyttää omaa
kappaletta. Huolto merkitään Huolto-ohjelmaan.
työmääräys
kts. 02 07 01 00 Korjaamotoiminta
katsastusilmoitus
Rekisteriotetta säilytetään ajoneuvossa voimassa
oloajan. Katsastuksesta vuokraamolle tulevaa
katsastushyväksyntäilmoitusta ei tarvitse säilyttää,
vaan katsastuksesta tehdään merkintä huoltoohjelmaan.
Huolto-ohjelma
-
- oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Tuotteiden ulosmyynti
Vuokrasopimuksen solminen
kts. 02 09 01 Tuote- ja tavaramyynti
sopimus/lähete
SAP
julkinen
10
10 oma tarve
merkinnän pvm
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
Vuokrasopimuksia hallitaan kaluston osalta SAP:ssa.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Vuokratun kaluston palauttaminen
palautus
Pääomallisen kaluston poistomyynti
päätös
laskutusliite
poistomerkintä
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
Säilytysaika
työpisteellä
10
sivu 36
Säilytysajan
peruste
10 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
merkinnän pvm
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
tukikohta
SAP
Vuokrasopimuksia hallitaan kaluston osalta SAP:ssa.
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Myyntilistaus (poistettu kalusto) säilyy
järjestelmässä.
10
10 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
Merkintä tehdään myynti-ilmoituksen perusteella.
Itse ilmoitusta ei tarvitse säilyttää.
myyntilistaus
SAP
julkinen
poistomerkintä
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päätyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 Kuntaliitto (2)
tilikauden
päätyminen
sähköinen/ paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
hankintasuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Investointisuunnitelman tekeminen
investointisuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Diaarinumeron pyytäminen
kirjauspyyntö
projekti/aika
tukikohta
Kaluston myyntiin liittyvän
tarjouskilpailun järjestäminen
Ajoneuvojen omistajan vaihdoksesta
ilmoittaminen
Kuvailu
(koskee LOG Vuokraamo raskaskonepuolta).
ei sisällä
henkilötietoja
Muun kaluston poistomyynti
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
kts. 02 09 01 Tuote- ja tavaramyynti
ilmoitus
aika
tukikohta
aika
tukikohta
Seuranta, valvonta
Varaston inventointi
Hävikin raportointi
Ajoaikojen seuranta
inventointitosite
hävikkiraportti
SAP
SAP
ajopiirturit
10
3
Tieliikennelaki
3 267/1981 92 g-i§
ajopäivän
päättyminen
paperi/ sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
5
5 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
aika
tukikohta
Ajoneuvon haltija säilyttää ajopiirturitiedot
tarvittavan ajan. Staralla tämä tarkoittaa, että
osastot/yksiköt säilyttävät itse tiedot.
02 08 Hankintatoimi ja logistiikka
02 08 01 Tuotteiden ja tavaroiden hankinta
02 08 01 00 Kilpailutus
Neuvonta, ohjaus
hankintalaki (ja sitä täydentävä
asetus)
Finlex
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
aika
osasto
Esitellään lautakunnalle tj:n toimesta
Valmistelu
Ennakkoilmoituksen tekeminen
Osallistumispyyntöasiakirjojen
laatiminen
ennakkoilmoitus
osallistumispyyntö
kohteen kuvaus
Hankintailmoituksen tekeminen
Osallistumishakemusten vastaanotto
Neuvottelumenettelyn käyttö
hankintailmoitus
osallistumishakemus
Hilma/Cloudia
Cloudia
Cloudia
Hilma/Cloudia
Cloudia
soveltuvuusarviointi
Cloudia
välipäätös
Ahjo
neuvottelukutsu
kirjeenvaihto
tarjouspyyntö
tarjouslomake
hintalomake
soveltuvuuslomake
sopimusluonnos
Kirjauspyyntö tehdään Ahjossa. Kirjaamo kirjaa
uuden asian.
Ahjo
neuvottelumuistio
Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen
Osa osastoista laativat vuosittain tarkempia
investointi-/kalustohankintasuunnitelmia.
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10
10
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Joidenkin hankintojen osalta kilpailuttamisen
suorittaa Hankintakeskus, asiakirjojen
säilytysvastuu tällöin Hankintakeskuksella.
Avointa kilpailutusmenettelyä käytettäessä
hankintailmoitus tehdään tarjouspyynnön laatimisen
jälkeen.
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10
10
10
10
10
10
Tarjouspyyntö ja siihen liittyvät muut asiakirjat
viedään Ahjoon. Tarjouspyyntö julkaistaan myös
Logistiikan Hankinta-verkkosivuilla.
kohteen kuvaus
muut tarjouspyyntöön liittyvät
asiakirjat
Hankintaa koskevat tarkentavat
kysymykset ja vastaukset
kysely
vastaus
Tarjousten vastaanotto
tarjous
Tarjouksien täydentäminen
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia
Cloudia
Cloudia
Julkisuusluokka
kirjeenvaihto
Cloudia
Henkilötietoluonne
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
Säilytysaika
työpisteellä
10
10
10
10
10
sisältää
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
Cloudia
Cloudia
Salassapito-ajan
laskentaperuste
ei sisällä
henkilötietoja
avauspöytäkirja
tarjousvertailu
Salassapitoaika
ei sisällä
henkilötietoja
Tilaajavastuu.fi/ Cloudia salassa pidettävä
Cloudia
Salassapitoperuste
julkinen
tilaajavastuuselvitykset
rauenneen hankinnan tarjous
Tarjousten vertailu
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
10
10
sivu 37
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Tilaajavastuu-laki voimassa oloajan
2 1233/2006 5§
päättyminen
hankinta/ toimittaja/
sähköinen /(paperi) aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2 Kuntaliitto (4.1)
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Päätöksenteko
Kuvailu
Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja
vastaukset julkaistaan Logistiikan Hankintaverkkosivuilla.
Jos selvitykset vastaanotetaan Tilaajavastuu.fi palvelun kautta, itse selvityksiä ei tarvitse tulostaa
ja säilyttää. Mutta raportti siitä, että selvitykset on
tarkastettu, on säilytettävä vähintään 2 vuotta
siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt, ja
suositeltavaa olisi säilyttää siitä sähköisesti Sverkkoasemalla.
Toteutus
tiedoksianto, Ahjo
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
tukikohta
Ahjossa tehdystä hankintapäätöksestä tiedotetaan
pöytäkirjaotteella, jota ei säilytetä. Muista
hankintapäätöksistä voidaan tiedottaa sähköpostitse
tai postitse, näitä tiedotteita säilytetään 10 vuotta.
Toimittajien asettaminen
tilaajavastuuvelvoitteiden osalta
seurantaan
asettamisraportti
Tilaajavastuu.fi Valvoja-palvelu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
Sopimuksen solmiminen
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Tarvittaessa sopimusta koskevat tiedot viedään SAPjärjestelmään talousyksikön ohjeiden mukaisesti.
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
leasing-sopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
vuokraussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
osa-maksusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
panttaussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
väliaikainen sopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
jälki-ilmoitus
Hilma/Cloudia
hankinta/ aika
tukikohta
Ahjo
Jälki-ilmoitusten tekeminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
hankintaoikaisuvaatimus
tilausvahvistus
lähettämispvm
sähköinen/ paperi
Oikaisuvaatimuksen vastaanottaminen
SAP
lähettämispvm
Cloudia
tilaus
10
- Kuntaliitto (4.1)
tiedoksianto
Tilauksen tekeminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
kts. Muutoksenhaku, 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen
10
10
10
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
Seuranta, valvonta
Lähetyksien vastaanotto
lähetyslista
lähetysluettelo
SAP
SAP
10
10
sähköinen/ paperi
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
hankinta/ aika
tukikohta
Jos dokumentti liitetään laskun liitteeksi SAP:ssa,
paperista asiakirjaa ei tarvitse säilyttää. Kts. 02 06
03 Ostolaskut
tukikohta
03 Ostolaskut
kuormakirja
Tuotteiden vastaanotto
Takuutodistusten vastaanotto
Sopimuksen seuranta
vastaanottomerkintä
SAP
SAP
takuutodistus
reklamaatio
reklamaation vastaus
Tilaajavastuun seuranta
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Cloudia
Cloudia
pyyntö toimittaa asiakirjat
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
vastaus
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
10
10
10
10
10
2
sivu 38
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
10 Ahjo-TOS
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
voimassa oloajan
päättyminen
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen/ paperi
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
paperi
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
hankinta/ aika
tukikohta
03 Ostolaskut
hankinta/ aika
tukikohta
Joissain tapauksissa toimittaja säilyttää
takuutodistuksen sähköisenä
tukikohta
Jos reklamaatiokeskustelu sisältyy muuhun
asiakirjaan esim. vastaanottotarkastuspöytäkirjaan
tai työmaakokouspöytäkirjaan, ei erikseen
säilytystarvetta.
tukikohta
säilytystarvetta.
aika
tukikohta
Jos toimittaja ei kuulu Tilaajavastuun.fi:n Luettava
kumppani palveluun, tilaajavastuuselvitykset on
pyydettävä paperisina. Paperisia selvityksiä on
säilytettävä vähintään 2 vuotta siitä, kun sopimusta
koskeva työ on päättynyt.
aika
tukikohta
hankinta/ aika
hankinta/ aika
02 08 01 01 Hankinta ilman kilpailutusta
Neuvonta, ohjaus
asetus)
Finlex
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
saapunut tarjous
tukikohta
Valmisteluvaiheeseen sisältyvät asiakirjat voidaan
säilyttää sähköisinä, jos löydettävyys ja saatavuus
pystytään takaamaan. Muuten asiakirjat on
tulostettava paperille.
Valmistelu
Suoranhankinnan valmistelu
salassa pidettävä
Tilaajavastuu.fi
neuvottelumuistio
salassa pidettävä
salassa pidettävä
kirjeenvaihto
julkinen
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
10
Pienhankintakynnysarvon ylittävissä (≥ 30 000)
tehdään pöytäkirjapäätös, kts. 00 02 Päätöksenteko
ja johtaminen
Päätöksenteko
Toteutus
Investointisuunnitelman tekeminen
investointisuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
10
5 oma tarve
laatimispvm
sähköinen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
Suorahankintailmoituksen tekeminen
ilmoitus
Hilma
hankinta/ aika
tukikohta
Oikaisuvaatimuksen vastaanotto
Ahjo
seurantaan
asettamisraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
leasing-sopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
johtaminen
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
Tilauksen tekeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
vuokraussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
osa-maksusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
panttaussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
optiosopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 Ahjo-TOS
tilaus
SAP
tilausvahvistus
Julkisuusluokka
sivu 39
jälki-ilmoitus
Hilma
10
10
10
Seuranta, valvonta
Lähetyksien vastaanotto
lähetyslista
lähetysluettelo
kuormakirja
Tuotteiden vastaanotto
vastaanottomerkintä
Takuutodistusten vastaanotto
takuutodistus
Sopimuksen seuranta
reklamaatio
SAP
SAP
SAP
SAP
Cloudia
Cloudia
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
10
10
10
10
10
2
tukikohta
03 Ostolaskut
tukikohta
03 Ostolaskut
hankinta/ aika
tukikohta
03 Ostolaskut
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Joissain tapauksissa toimittaja säilyttää
takuutodistuksen sähköisenä
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen/ paperi
sähköinen/ paperi
paperi
vastaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
asetus)
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
hankinta/ aika
tukikohta
aika
tukikohta
hankinta/
toimittaja/aika
02 08 02 Palveluiden hankinta
Neuvonta, ohjaus
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
hankintasuunnitelma
-
sähköinen/ paperi
aika
osasto
Valmistelu
kirjauspyyntö
Ahjo
ennakkoilmoitus
Hilma/Cloudia
laatiminen
osallistumispyyntö
kohteen kuvaus (hankekuvaus)
hankintailmoitus
osallistumishakemus
Cloudia
Cloudia
Hilma/Cloudia
Cloudia
Cloudia
uuden asian.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
julkinen
JulkL 24 § 1 mom 20 k.
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10
10
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
jälkeen
välipäätös
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
neuvottelukutsu
kirjeenvaihto
tarjouspyyntö
tarjouslomake
hintalomake
sopimusluonnos
kohteen kuvaus
asiakirjat
kysely
vastaus
tarjous
Tarjousten vertailu
Tarjouksien täydentäminen
Henkilötietoluonne
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia
Cloudia
Cloudia
julkinen
salassa pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
Cloudia
Cloudia
25 asian ratkaisu
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
25 asian ratkaisu
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
sisältää
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
Cloudia
Cloudia
ei sisällä
henkilötietoja
avauspöytäkirja
kirjeenvaihto
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
tarjousvertailu
Salassapitoaika
ei sisällä
henkilötietoja
Salassapitoperuste
Ahjo
neuvottelumuistio
Julkisuusluokka
sivu 40
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2 Kuntaliitto (4.1)
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Päätöksenteko
Toteutus
tiedoksianto, Ahjo
Ahjo
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
-
10
- Kuntaliitto (4.1)
lähettämispvm
lähettämispvm
sähköinen/ paperi
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
hankinta/ aika
tukikohta
tukikohta
tiedoksianto
Cloudia
Ahjo
seurantaan
asettamisraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
konsulttisopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
50
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
tutkimussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
50
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
atk-palvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
johtaminen
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
Tilauksen tekeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
tietopalvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
puhelinliikenteen
liityntäsopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
muu palvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
tilaus
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
10
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
tilausvahvistus
Julkisuusluokka
sivu 41
jälki-ilmoitus
Hilma/Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
reklamaatio
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Seuranta, valvonta
Sopimuksen seuranta
Cloudia
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
vastaus
10
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
paperi
aika
tukikohta
aika
tukikohta
Neuvonta, ohjaus
asetus)
Finlex
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
saapunut tarjous
Valmistelu
salassa pidettävä
Tilaajavastuu.fi
lisätyöilmoitus
lisätyötarjous
option käytöstä ilmoittaminen
neuvottelumuistio
kirjeenvaihto
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
aika
tukikohta
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Joissain tapauksissa tehdään uusi päätös. Jos
ilmoitus liitetään pöytäkirjapäätökseen, kts. 00 02
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
10
voimassa oloajan
päättyminen
voimassa oloajan
päättyminen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
10
10
10
10
sähköinen/ paperi
tehdään pöytäkirjapäätös, kts. 00 02 Päätöksenteko
ja johtaminen
Päätöksenteko
Toteutus
ilmoitus
Hilma
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
johtaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 42
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
seurantaan
asettamisraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
konsulttisopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
50
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
tutkimussopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
50
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
atk-palvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
tietopalvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
puhelinliikenteen
liityntäsopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
muu palvelusopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
tilaus
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hankinta/ paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
10
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ paperi
tukikohta
Tilauksen tekeminen
tilausvahvistus
jälki-ilmoitus
Hilma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
reklamaatio
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
Seuranta, valvonta
Sopimuksen seuranta
Cloudia
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
vastaus
10
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
paperi
tukikohta
paperi
tukikohta
02 08 03 Rakennusurakoiden hankinta
Neuvonta, ohjaus
asetus)
Finlex
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
hankintasuunnitelma
-
sähköinen/ paperi
aika
osasto
Valmistelu
kirjauspyyntö
Ahjo
ennakkoilmoitus
Hilma/Cloudia
laatiminen
osallistumispyyntö
kohteen kuvaus
hankintailmoitus
osallistumishakemus
Cloudia
Cloudia
Hilma/Cloudia
Cloudia
uuden asian.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
10
10
10
10
10
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
jälkeen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Cloudia
välipäätös
Ahjo
neuvottelukutsu
neuvottelumuistio
kirjeenvaihto
tarjouspyyntö
tarjouslomake
hintalomake
sopimusluonnos
kohteen kuvaus
asiakirjat
kysely
vastaus
tarjous
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia/Ahjo
Cloudia
Cloudia
Cloudia
Henkilötietoluonne
julkinen
salassa pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
10
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
takuuajan
päättyminen
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
Kuvailu
tukikohta
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
sisältää
henkilötietoja
2
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
Cloudia
Cloudia
Salassapito-ajan
laskentaperuste
ei sisällä
henkilötietoja
avauspöytäkirja
tarjousvertailu
Salassapitoaika
ei sisällä
henkilötietoja
Cloudia
Salassapitoperuste
julkinen
Tarjousten vertailu
Cloudia/Ahjo
Julkisuusluokka
sivu 43
julkinen
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
Tilaajavastuu-laki takuuajan
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Päätöksenteko
Toteutus
tiedoksianto, Ahjo
tiedoksianto
Ahjo/Cloudia
Cloudia
julkinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
-
10
- Kuntaliitto (4.1)
lähettämispvm
lähettämispvm
sähköinen/ paperi
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
hankinta/ aika
tukikohta
tukikohta
ei sisällä
henkilötietoja
kts. Muutoksenhaku, 00 02 Päätöksenteko ja
johtaminen
Ahjo
seurantaan
asettamisraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
takuuajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
takuuajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
optiosopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
takuuajan
päättyminen
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
pankkitakaus/vakuus
kts. 02 05 03 02 Takaukset ja vakuudet
takauksen/vakuuden
seurantalomake
Tilauksen tekeminen
Seuranta, valvonta
tilaus
jälki-ilmoitus
SAP
Hilma/Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
Sopimuksen seuranta
reklamaatio
Vastaanottotarkastuksen tekeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
pöytäkirja
Cloudia
Cloudia
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
Säilytysaika
työpisteellä
10
Säilytysajan
peruste
10 Ahjo-TOS
Säilytysajan
laskentaperuste
takuuajan
päättyminen
Säilytysmuoto
sähköinen/ paperi
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
hankinta/ aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
tukikohta
Sisältyy normaalisti työmaakokouksen pöytäkirjaan
tai vastaanottotarkastuspöytäkirjaan. Jos kuitenkin
reklamaatiota käsitellään muissa dokumenteissa,
näitä säilytetään kuten muitakin hankintaasiakirjoja.
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
paperi
Kuvailu
julkinen
julkinen
vastaus
Henkilötietoluonne
sivu 44
aika
tukikohta
aika
tukikohta
Neuvonta, ohjaus
asetus)
Finlex
tilaajavastuulaki
Finlex
-
Staran ohjeet
saapunut tarjous
tukikohta
tukikohta
Valmistelu
salassa pidettävä
Tilaajavastuu.fi
lisätyöilmoitus
lisätyötarjous
option käytöstä ilmoittaminen
neuvottelumuistio
kirjeenvaihto
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
sisältää
henkilötietoja
25 asian ratkaisu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
salassa pidettävä
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
10
10
10
10
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tehdään pöytäkirjapäätös kts. Ahjo-päätöksen teko
Päätöksenteko
Toteutus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
ilmoitus
Hilma
sähköinen/ paperi
hankinta/aika
tukikohta
Ahjo
seurantaan
asettamisraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
puitesopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/aika
tukikohta
hankintasopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/aika
tukikohta
johtaminen
2 1233/2006 5§
päättyminen
sähköinen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 45
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
optiosopimus
Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/aika
tukikohta
SAP/Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
hankinta/aika
tukikohta
pankkitakaus/vakuus
tilaus
jälki-ilmoitus
takauksen/vakuuden
seurantalomake
Tilauksen tekeminen
Kuvailu
SAP
Hilma/Cloudia
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
hankinta/ aika
tukikohta
Seuranta, valvonta
Sopimuksen seuranta
reklamaatio
Vastaanottotarkastuksen tekeminen
pöytäkirja
Cloudia
Cloudia
SAP
julkinen
10
10 Ahjo-TOS
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
takuuajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
laatimispvm
paperi
hankinta/ aika
tukikohta
julkinen
vastaus
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 1233/2006 5§
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
paperi
aika
tukikohta
aika
tukikohta
02 09 Omien palvelujen ja tuotteiden myynti
02 09 00 Palvelumyynti
Neuvonta, ohjaus
kuntalaki
Finlex
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Valmistelu
Markkinointi
Hinnastosta neuvottelu
esitteet
kts. 00 04 05 Markkinointi
hinnasto
10
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
yksikkö/ tukikohta
Voidaan tehdä viranhaltijan päätöksellä kts. 00 02
06 00 Viranhaltijoiden päätöksenteko
pöytäkirja
Tarjouspyynnön vastaanottaminen
tarjouspyyntö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
Tarjouspyyntöä koskevat tarkentavat
kysely
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
RAT:n osalta (tekninen tuki) säilytetään JYDACOMjärjestelmässä. KTR:n kustannuslaskijat säilyttävät
ProEst/CMPRO-sovelluksessa.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
RAT:n osalta (tekninen tuki) säilytetään JYDACOMjärjestelmässä.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
RAT:n osalta (tekninen tuki) tarjous säilytetään Sasemalla excel-taulukkona.
vastaus
Kustannuslaskelman/-arvion laatiminen kustannusarvio
kustannuslaskelma
Tarjouksen laatiminen
JYDACOM/
ProEst/CMPRO
JYDACOM
tarjous
Päätöksenteko
Päätöksenteko tilaajan puolella
Toteutus
Ilmoitus hankintapäätöksestä
ilmoitus
sopimus
Tilauksen vastaanottaminen
tilaus
SAP
SAP
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10
10
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
Ilmoitus voidaan säilyttää sähköisenä, jos
löydettävyys ja saatavuus pystytään takaamaan.
Muuten asiakirja on tulostettava paperille.
Lisä- tai muutostyötilauksen
vastaanotto
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
tilaus
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 46
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
projektin/ työn
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
Kuvailu
Seuranta, valvonta
Sopimusvelvoitteiden seurantaan
liittyvien kokousten pitäminen (esim.
Tilaaja-tuottajakokouksien pitäminen)
Asiakaspalautteen kerääminen
Asiakasreklamaation vastaanottaminen
pöytäkirja
palaute
reklamaatio
julkinen
vastaus
Kustannusten seuraaminen
Laskutuksen tekeminen
kustannusraportti
SAP
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10 oma tarve
projektin/ työn
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
säilytystarvetta.
säilytystarvetta.
projektin/ työn
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
- oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
projekti/aika
tukikohta
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
projekti/aika
tukikohta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
10
-
laskutusliite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
kuntalaki
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
hinnasto
Verkkokauppajärjestelmä
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10 oma tarve
02 09 01 Tuote- ja tavaramyynti
Neuvonta, ohjaus
-
- oma tarve
päivittyvä tieto
Tulossa Verkkokauppa-järjestelmä vuoden 2014
aikana, jossa ylläpidetään mm. hinnastoa. Kytkentä
SAP:iin.
sähköinen
Valmistelu
Markkinointi
esitteet
kts. 00 04 05 Markkinointi
Tarjouspyynnön
vastaanottaminen/laatiminen
tarjouspyyntö
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Tarjouspyyntöä koskevat tarkentavat
kysely
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
vastaus
Tarjouksen laatiminen
tarjous
10
10
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
Päätöksenteko tilaajan puolella, paitsi kaluston
poistomyyntiä koskeva päätös, joka tehdään
Ahjossa. Säilytysvastuu kirjaamo/kaupunginarkisto
Päätöksenteko
Toteutus
Ilmoitus hankintapäätöksestä
ilmoitus
Tilauksen toteutuksen suunnittelu
Tuotteen lähetys
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
10
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
Verkkokauppa-järjestelmässä tulee olemaan
sähköinen versio.
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 oma tarve
asiakirjan päiväys
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tilausvahvistus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
lähete
julkinen
läheteluettelo, tiedot laskussa
10
10 oma tarve
ei sisällä
henkilötietoja
vedos
10
Verkkokauppa-järjestelmässä tulee olemaan
sähköinen versio. Puutarhan joulukukkamyynnin
tilauksia hallinnoidaan selainpohjaisessa
Kukkamyyntisovelluksessa.
SAP/Kukkamyyntisovellu
s
julkinen
tilaus
läheteluettelo
Seuranta, valvonta
paperi
voimassa oloajan
päättyminen
ei sisällä
henkilötietoja
SAP
Sopimuksista tehdään merkintä SAP:iin seurantaa
varten?
voimassa oloajan
päättyminen
julkinen
tukikohta
10 Ahjo-TOS
SAP
SAP
projekti/aika
10
hankintasopimus
osa-maksusopimus
paperi
10 Ahjo-TOS
julkinen
SAP
tukikohta
10
SAP
vuokraussopimus
projekti/aika
voimassa oloajan
päättyminen
puitesopimus
SAP
sähköinen/ paperi
Ilmoitus voidaan säilyttää sähköisenä, jos
löydettävyys ja saatavuus pystytään takaamaan.
Muuten asiakirja on tulostettava paperille.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
leasing-sopimus
10 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
ei sisällä
henkilötietoja
10
2
10
2 oma tarve
10 oma tarve
paperi
paperi
aika
aika
tukikohta
Mikäli kuormakirjan/lähetysluettelon tiedot eivät
löydy yksilöidysti laskusta, säilytysaika on sama kuin
laskun eli 10 vuotta.
tukikohta
Mikäli kuormakirjan/lähetysluettelon tiedot eivät
löydy yksilöidysti laskusta, säilytysaika on sama kuin
laskun eli 10 vuotta.
Asiakaspalautteen kerääminen
Asiakasreklamaation vastaanottaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
palaute
reklamaatio
vastaus
Tuotteen palautus
lähete
laskutusliite
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 47
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10
Kuvailu
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 48
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen
03 01 Oikeudellisten etujen ja laillisuuden valvonta, korvausasiat
03 01 00 Vahingonkorvausasiat
03 01 00 00 Vahingonkorvausasiat (ei liikennevakuutuksen asiat)
Vireilletulo
Vahingonkorvaushakemuksen
vastaanottaminen
vahingonkorvaushakemus
liite
Kirjausilmoituksen lähettäminen
Ahjo
Ahjo
salassa pidettävä
salassa pidettävä
100 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
100 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
25
25
25 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
25 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
paperi
henkilö/aika
henkilö/aika
kirjaamo
Alkuperäinen vahingonkorvaushakemus on
toimitettava kirjaamoon. Säilytysvastuu
kirjaamolla.
kirjaamo
Alkuperäinen vahingonkorvaushakemus on
toimitettava kirjaamoon. Säilytysvastuu
kirjaamolla.
Kirjaamo tekee ja vastaa mahdollisesta
säilyttämisestä
ilmoitus
Valmistelu
Asian siirtäminen toiselle virastolle tai
muulle taholle
kirjaus
ilmoitus asiakkaalla
kirje siirrosta toiselle
viranomaiselle
Korvaushakemuksen täydentäminen
Ajoneuvovaurioiden arviointi
Selvitys korvausvelvollisuudesta
Valmistelija tekee tarvittavat merkinnät Ahjoon
Ahjo
Siirtämisestä toiselle kaupungin virastolle ilmoitus
voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Myös tieto
suullisesta tiedonannosta Ahjoon. Kun siirretään
asia toiselle viranomaiselle, niin ilmoitus siirrosta
on tehtävä kirjallisena.
Ahjo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
aika
tukikohta
sähköinen/ paperi
Saatekirje siirtämisestä toiselle viranomaiselle
tehdään Ahjossa ja kirjaamo lähettää sen samalla,
kun lähettää asiakirjat toiselle viranomaisella.
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
henkilö/aika
tukikohta/ viraston
päätearkisto
sisältää
henkilötietoja
25
25 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
paperi
henkilö/aika
kirjaamo
Alkuperäinen täydennys on toimitettava
kirjaamoon. Säilytysvastuu kirjaamolla.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
asian lopullinen
ratkaisu
paperi/ sähköinen
henkilö/aika
tukikohta
Lausunto lähetetään rakennusvirastolle.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
sähköinen
Ahjo
salassa pidettävä
Ahjo
10 Ahjo-TOS
asian lopullinen
ratkaisu
sähköinen/ paperi
10 Ahjo-TOS
täydennys
Ahjo
asian lopullinen
ratkaisu
2
julkinen
selvityspyyntö
10
10 Ahjo-TOS
ei sisällä
henkilötietoja
Ahjo
lausunto
10
Alkuperäinen täydennyspyyntö säilytetään
tukikohdassa 2 vuotta, joka jälkeen se siirretään
viraston päätearkistoon, kts. lausuntoprosessit, 00
02 Päätöksenteko ja johtaminen
täydennyspyyntö
selvitys
Korjausarvion laatiminen
Ahjo
100 asian ratkaisu
10
10
Selvitykset korvausvelvollisuudesta säilytetään
sähköisesti Ahjossa.
korjausarvio
Ulkopuolinen huoltoliike tekee.
Päätöksenteko
Päätöksen tekeminen ja tiedottaminen
Toteutus
Korvauksen maksaminen
kts. 02 06 04 01 Muut maksettavat suoritukset
Korvauksen hakeminen
vakuutusrahastosta
Keskushallinto vastaa.
03 01 00 01 Ulkopuolisella taholle aiheutetut liikennevakuutuksen alaiset vahingot
Vireilletulo
Vahingosta ilmoittaminen kärsijälle
ohjelomake
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
Ohjelomakkeesta olisi hyvä säilyttää
esimerkkikappale, johon merkitty millä ajalla ko.
lomakepohjaa on käytetty.
Valmistelu
Vahingonkorvauksen selvittäminen
Oman kaluston vaurioiden
tarkastaminen
merkintä työmaapäiväkirjaan
kts. työmaapäiväkirjojen säilytys
vahinkoilmoitus
Liikennevahingoissa, joissa vakuutus korvaa,
vahinkoilmoitus lähetetään vakuutusyhtiölle
faksilla. Alkuperäinen kappale säilytetään 10
vuotta.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
tukikohta
merkintä vahinkoilmoitukseen
Sisältyy vahinkoilmoituksen.
Päätöksenteko
Vakuutuspäätöksen vastaanottaminen
korvauspäätös
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laskutuksen
tekeminen
sähköinen
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
Tieto laskutusluvasta saapuu yleensä sähköpostitse.
Ei säilytystarvetta.
Toteutus
laskutusliite
SAP
03 01 01 Oikeudellisten etujen valvonta (Käyttöomaisuuden vahinko-, vaurio- ja varkausilmoitukset sekä henkilöön kohdistuvat rikosasiat)
Vireilletulo
Ilmoitukset poliisilta tai silminnäkijältä ilmoitus
projekti/aika
tukikohta
Laskutetaan vakuutusyhtiötä tai osastoa.
Vahingosta ilmoittaminen
Tutkintaa koskeviin selvityspyyntöihin
vastaaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
vahinkoilmoitus
Julkisuusluokka
salassa pidettävä
selvityspyyntö
salassa pidettävä
selvitys
salassa pidettävä
valokuva
ei julkinen
Salassapito-peruste
Salassa-pitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
Henkilötietoluonne
sisältää
henkilötietoja
sisältää
henkilötietoja
sisältää
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
10
10
10
sivu 49
Säilytysajan
peruste
10 oma tarve
10 Ahjo-TOS
10 Ahjo-TOS
Säilytysajan laskentaperuste
laatimispvm
saapumispvm
Säilytysmuoto
paperi
paperi
laatimispvm
paperi
sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
aika
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
asiaa hoitava osasto/
yksikkö
Vahinkoilmoitus voidaan toimittaa tilaajalle ja
tilaaja hoitaa prosessin ja säilyttää mahdolliset
asiakirjat.
yksikkö
Jos tutkintapyyntöä tai siihen liittyvää muuta
asiakirjaa ei viedä vahinkoilmoituksen liitteeksi,
niin tutkintaan liittyvät asiakirjat pyritään
säilyttämään yhdessä.
yksikkö
Jos tutkintapyyntöä tai siihen liittyvää muuta
asiakirjaa ei viedä vahinkoilmoituksen liitteeksi,
niin tutkintaan liittyvät asiakirjat pyritään
säilyttämään yhdessä.
korjaamo
Tallennetaan S-verkkoasemalle.
Valmistelu
Vahingon arviointi
kustannusarvio
-
- oma tarve
Ohjelman omistaa ulkopuoline taho. Korjaamolla
käyttöoikeus ohjelmaan.
Cabas
Päätöksenteko
Vakuutusyhtiön korvauspäätöksen
vastaanottaminen
korvauspäätös
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
laskutuksen
tekeminen
sähköinen
Tutkintapäätöksen vastaanottaminen
päätös
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Tieto laskutusluvasta saapuu yleensä sähköpostitse.
10 oma tarve
saapumispvm
paperi
aika
yksikkö
Tutkintapäätös säilytetään yhdessä tutkintapyynnön
ja muiden asiaan liittyvien asiakirjojen kanssa.
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
yksikkö
Laskutetaan vakuutusyhtiötä tai osastoa
-
- oma tarve
laatimispvm
sähköinen/ paperi
Seuranta, valvonta
Korvausvaatimus vahingon/varkauden
tekijälle
laskutusliite
SAP
korvausvaatimus
03 01 02 Laillisuusvalvonta (mm. oikeuskansleri, eduskunnan oikeusasiamies)
Vireilletulo
Lausunto- tai selvityspyynnön
vastaanottaminen
lausuntopyyntö
Ahjo
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
kirjeprosessi
selvityspyyntö
Ahjo
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
kirjeprosessi
selvitys
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
laatimispvm
paperi
asia/aika
hallintolakimies/
lausunnon laatija
Jos liitetään varsinaisen lausunnon tai selvityksen
liitteeksi, säilytetään samalla tavalla.
pöytäkirja
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
hyväksymispvm
paperi
asia/aika
hallintolakimies/
lausunnon laatija
Jos liitetään varsinaisen lausunnon tai selvityksen
liitteeksi, säilytetään samalla tavalla.
Valmistelu
Mahdollisen kuulemisen järjestäminen
tai muu viraston sisäinen selvitystyö
Lausunnon tai selvityksen laatiminen
lausunto
Ahjo
kirjeprosessi
selvitys
Ahjo
kirjeprosessi
Ahjo
kirjeprosessi
Päätöksenteko
Kanteluasian päätöksen
vastaanottaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 50
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
07 Tiedon hallinta
07 00 Tiedonhallinnan ohjaus
07 00 01 Tietoturva ja tietosuoja
Toteutus
Käyttöoikeuksien antaminen
tietojärjestelmiin
Salassapitositoumuksen antaminen
kts. 07 02 01 Tietojärjestelmien käyttäjäoikeuksien
hallinta
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
2
2 oma tarve
palveluksessa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
lokitietoselvitys
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
muu selvitys
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sitoumus
ko. järjestelmä/-
käsittelijä
Osa käsitellään ko. järjestelmässä, osa annetaan
paperilla.
sähköinen/ paperi
käsittelijä
Jos asia joudutaan viemään esitutkintaan, kts. 03
01 01 Oikeudellisten etujen valvonta
sähköinen/ paperi
käsittelijä
Jos asia joudutaan viemään esitutkintaan, kts. 03
01 01 Oikeudellisten etujen valvonta
henkilö/aika
Seuranta, valvonta
Mahdollisten tietosuojaan ja
tietoturvaan liittyvien väärinkäytösten
selvittäminen
Mobiililaitteen katoaminen tai
varkaustilanne
Liittymän väliaikainen sulkeminen
ilmoitus
Henkilön tulee ilmoittaa Staran
puhelinyhteyshenkilölle katoamisesta tai
varkaustilanteesta. Puhelinyhteyshenkilö tekee
asiasta merkinnän laiterekisteriin, kts. 07 02 00
Tietojärjestelmäpalvelujen ohjaus, suunnittelu ja
käyttöönotto.
tutkintapyyntö
kts. 03 01 01 Oikeudellisten etujen valvonta
ilmoitus
kuittaus
Mobiililaitteen käytön estäminen
ilmoitus
kuittaus
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
Tietohallinto ilmoittaa operaattorille. Väliaikaisesta
sulkemisesta tehdään merkintä liittymärekisteriin,
samoin liittymän uudelleen käyttöön ottamisesta.
Tietohallinto ilmoittaa operaattorille.
Kurinpitomenettely
kts. 01 01 03 07 Palvelussuhderikkomukset
07 00 02 Tietojärjestelmä- ja rekisteriselosteet
Toteutus
Rekisteriselosteen laatiminen
Tietojärjestelmäselosteiden ja luettelon ylläpito
rekisteriseloste,
kohdejärjestelmä sisältää
pysyvästi säilytettävää tietoa
Helsingin
kaupungin internet sivut julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
rekisteriseloste
Helsingin
ei sisällä
henkilötietoja
-
- Kuntaliitto (1.8)
tietojärjestelmäseloste,
kohdejärjestelmä sisältää
pysyvästi säilytettävää tietoa
Helsingin
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
tietojärjestelmäseloste
Helsingin
ei sisällä
henkilötietoja
-
- Kuntaliitto (1.8)
tietojärjestelmäluettelo
(järjestelmäsalkku)
Helsingin
kaupungin internet sivut
laatimispvm
paperi
rekisteri
Kaupunginkanslia ylläpitää internet-sivustoa, jossa
selosteet on löydettävissä. Selosteet niistä
rekistereistä tai tietojärjestelmistä, jotka sisältävät
pysyvästi säilytettävää tietoa, on säilytettävä
pysyvästi.
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
rekisteri
Kaupunginkanslia ylläpitää internet-sivustoa, jossa
selosteet on löydettävissä.
laatimispvm
paperi
rekisteri
Jos tietojärjestelmä sisältää pysyvästi säilytettävää
tietoa, on seloste säilytettävä pysyvästi.
Tietojärjestelmäseloste tulee toimittaa
kaupunginkanslialle.
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
rekisteri
Tietojärjestelmäseloste tulee toimittaa
kaupunginkanslialle.
Kaupunginkanslia ylläpitää
tietojärjestelmäluetteloa ja vastaa sen
säilyttämisestä
07 00 03 Rekisteritietojen tarkistus ja tiedonsaantipyynnöt
Vireilletulo
Tarkastuspyynnön vastaanottaminen
tarkastuspyyntö
Ahjo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
tapauksen käsittelyn
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika/ henkilö
osasto
Pyyntö voidaan antaa myös suullisesti paikan päällä.
Rekisteritietojen korjauspyyntö
korjauspyyntö
Ahjo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika/ henkilö
osasto
Pyyntö voidaan antaa myös suullisesti paikan päällä.
Selvitys tarkastusoikeudesta
selvitys
Ahjo
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 Ahjo-TOS
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika/ henkilö
osasto
Rekisteritietojen koostaminen
kooste
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- Ahjo-TOS
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika/ henkilö
osasto
Valmistelu
Päätöksenteko
Rekisteritietojen antaminen
kooste
kts. käsittely yllä
Pyyntö evätään kokonaan tai kaikkia
tietoja ei anneta
päätös
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 51
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Toimitusjohtaja voi antaa pöytäkirjapäätöksen
kieltäytymisestä., kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden
päätöksenteko.
Ahjo
Muutoksenhaku
Tietosuojaviranomaisten
lausuntopyyntöön vastaaminen
Tietosuojaviranomaisten
määräyksen/päätöksen/kirjeen
vastaanottaminen
lausuntopyyntö
kirjeprosessi
vastine
kirjeprosessi
päätös
kirjeprosessi
07 01 Tiedon hallinta ja tietopalvelu
07 01 01 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi
Valmistelu
Asianhallinnan (Ahjo) ja arkistoimen
ohjeistuksen laatiminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tiedonohjaussuunnitelma (TOS)
arkistokaava
arkistosääntö
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
hyväksymispvm
paperi
aika
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
hyväksymispvm
paperi
aika
hyväksymispvm
paperi
aika
ohje
Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja
ohjeistus
Diaarikaavan (tehtäväluokituksen)
ylläpito ja päivittäminen
muutokset
Seulontaesityksen laatiminen
seulontaesitys
TOS korvaa vanhan arkistonmuodostussuunnitelman
(AMS).
Kaupungin keskushallinto vastaa Ahjon
tehtäväluokituksesta
Ahjo
Kaupunginarkisto vastaa seulontaesitysten
tekemisestä Arkistolaitokselle.
Päätöksenteko
Ohjeistuksen, TOS:n ja arkistokaavan
hyväksyminen
kts. 00 01 00 Hallinnon järjestäminen ja 00 02 06 00
Arkistolaitoksen seulontapäätöksen
saapuminen
Kaupunginarkisto vastaa seulontaesitysten
tekemisestä Arkistolaitokselle.
Toteutus
Asiakirjojen hävittäminen
hävitysluettelo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Arkiston järjestäminen
arkistoluettelo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Arkistosiirrot viraston viraston
päätearkistoon, muihin virastoihin tai
kaupunginarkistoon
luovutusluettelo
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Arkistolainat antaminen
lainalappu
lainakirja
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
-
Arkistolaitos (KA
sp 158/43/01)
laatimispvm
paperi
aika
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
-
Koulutustilaisuuksien järjestäminen
kts. 01 03 00 02 Henkilöstökoulutuksen
järjestäminen
Diaaritulosteiden ottaminen
Kaupungin keskushallinto vastaa Ahjo-järjestelmän
osalta diaaritulosteiden säilyttämisestä.
Seuranta, valvonta
Asianhallintaan tai arkistotoimeen
liittyvien tilastotietojen koostaminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
seurantalomake
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
pyyntö
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
yhteenveto
tilasto
Arkistotilojen säilytysolosuhteiden
seuranta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
laatija
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
laatija
5
5 oma tarve
viimeinen merkintä
paperi/ sähköinen
aika
saapumispvm
paperi/ sähköinen
aika
osasto/ viraston
päätearkisto
-
07 01 02 Tietopalvelu
Vireilletulo
Viraston ulkopuolisen asiakirjapyynnön
10 Ahjo-TOS
Kaupungin ulkopuolelta saapunut
lausunto- tai selvityspyynnön
vastaanottaminen
Kts.00 02 04 Lautakunnan päätöksenteko ja 00 02
06 01 Viranhaltijoiden lausunto- ja kirjeprosessi
Valmistelu
Salassa pidettävien ja valmisteluvaiheen
asiakirjojen sisältö tarkastetaan ja otetaan
tarvittaessa muokattu kopio alkuperäisestä, josta
poistettu salassa pidettävät/ei-julkaistavat
osat/tiedot.
Asiakirjan sisältö tarkastetaan
Päätöksenteko
Asiakirja annetaan
asiakirjakopio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
lähettämispvm
paperi/ sähköinen
Pyyntö evätään kokonaan tai kaikkia
tietoja ei anneta
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
suullinen ilmoitus/ kirjallinen
vastaus
Julkisuusluokka
julkinen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
10
sivu 52
Säilytysajan
peruste
10 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
lähettämispvm
Säilytysmuoto
paperi/ sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
aika
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
osasto/ viraston
päätearkisto
Kuvailu
Jos asiakkaalle ei voida antaa kaikkia tietoja, olisi
asiakirjalähetyksen mukaan hyvä lisätä saatekirje,
jossa ilmenee, miksi kaikkia tietoja ei anneta sekä
ilmoitetaan, että hänellä on oikeus saada kirjallinen
päätös kieltäytymistä. Kts. alla.
Toimitusjohtaja voi antaa pöytäkirjapäätöksen
kieltäytymisestä, kts. 00 02 06 00 Viranhaltijoiden
päätöksenteko.
päätös
Toteutus
Salassapito- ja vaitiolositoumuksen
pyytäminen
sitoumus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
hyväksymispvm
paperi
aika
osasto/ viraston
päätearkisto
Muutoksenhaku
Hallinto-oikeuden lausuntopyyntöön
vastaaminen
Hallinto-oikeuden päätöksen
vastaanotto
lausuntopyyntö
kirjeprosessi
vastine
kirjeprosessi
päätös
kirjeprosessi
07 02 Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito
07 02 00 Tietojärjestelmäpalvelujen ohjaus, suunnittelu ja käyttöönotto (Laitehankinnat)
Toteutus
Tietotekniikkalaitteiden tilaaminen
tilauspyyntö
HelpDesk (Nomis)
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
Osa tehdään suorahankintatilauksena, kts. 02 08 01
01 Hankinta ilman kilpailutusta (tuotteet)
kuittaus
HelpDesk (Nomis)
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Rekisteri on jatkuvasti päivitettävä. Rekisteristä ei
ole välttämätöntä ottaa säännöllisiä
tilanneraportteja.
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Rekisteri on excel-taulukko verkkoasemalla.
Rekisteri on jatkuvasti päivitettävä.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen/ paperi
henkilö/aika
käsittelijä
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
henkilö/aika
käsittelijä
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen/ paperi
Seuranta, valvonta
Laitekannan seuranta
laiterekisteri
HelpDesk (Nomis)
liittymärekisteri
-
07 02 01 Tietojärjestelmien käyttäjäoikeuksien hallinta
Toteutus
Käyttöoikeuksien antaminen
tietojärjestelmiin
pyyntö
käyttöoikeudet
AD-tunnushallinta/ ko.
järjestelmä
Käyttöoikeuspyyntöjen käsittely riippuu
järjestelmästä
Seuranta, valvonta
Puhelimen väärinkäyttö
ilmoitus
Ilmoitus saapuu Palmialta.
kts. Huomautuksen antaminen, 01 01 03 07
Palvelussuhderikkomukset, ja/tai liittymän
sulkeminen
Kurinpitomenettely
07 02 02 Tietojärjestelmien suunnittelu ja käyttö
Valmistelu
Tietojärjestelmien hankinnan ja
käyttöönoton suunnittelu
kts. 00 01 04 00 Hanke- ja projektitoiminta
Tietojärjestelmien hankinta
kts. 02 08 01 Tuotteiden ja tavaroiden hankinta tai
02 08 02 Palveluiden hankinta
Päätöksenteko
Hankinnasta päättäminen
kts. yllä tietojärjestelmien hankinta
Järjestelmien vastuuhenkilöiden tai
pääkäyttäjien nimeäminen
Osa tehdään esim. toimitusjohtajan
pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02 06 00
Viranhaltijoiden päätöksenteko, osa vastuutetaan
muulla tavalla.
Toteutus
Tietojärjestelmiin liittyvien ohjeiden
laatiminen
Henkilöstön koulutus
kts. 01 03 00 02 Henkilöstökoulutuksen
järjestäminen
Tietojärjestelmiin liittyvien
virhetilanteiden tai ongelmien
selvittäminen ja ratkaiseminen
Nomis-järjestelmässä säilyy sähköisesti
asiakaspyynnöistä ja ratkaisuista luettelo.
Järjestelmätoimittajat vastaavat
asiakasjärjestelmiensä ylläpidosta ja
asiakastietojen säilyttämisestä omien ohjeidensa
mukaisesti.
selvityspyyntö
HelpDesk (Nomis)/
järjestelmätoimittajien
asiakasjärjestelmät
ei julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian ratkaisu
sähköinen
kuittausviesti
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
HelpDesk (Nomis)/
järjestelmätoimittajien
asiakasjärjestelmät
Julkisuusluokka
ei julkinen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
sisältää
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
-
sivu 53
Säilytysajan
peruste
- oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
asian ratkaisu
Säilytysmuoto
sähköinen
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Nomis-järjestelmässä säilyy sähköisesti
asiakaspyynnöistä ja ratkaisuista luettelo.
Järjestelmätoimittajat vastaavat
asiakasjärjestelmiensä ylläpidosta ja
asiakastietojen säilyttämisestä omien ohjeidensa
mukaisesti.
Seuranta, valvonta
Järjestelmäkannan seuranta
tietojärjestelmäluettelo
(järjestelmäsalkku)
kts. 07 00 02 Tietojärjestelmä- ja rekisteriselosteet
tiedonohjaussuunnitelma
kts. 07 01 01 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 54
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
08 Liikenne
08 02 Liikennepalvelut
08 02 04 Kuljetusten järjestäminen ja ohjaaminen
Neuvonta, ohjaus
kuljetuspalveluiden
puitesopimukset
kts. 02 08 02 Palveluiden hankinta
Myynti
Kuljetuspalvelun myynti/tarjoaminen
kts. 02 09 00 Palvelumyynti
Valmistelu
Kaluston varaaminen/valinta
Ulkopuolisen puitekumppanin
palveluiden käyttö
Oman kaluston käyttö
merkinnät ajojärjestelmään
ajojärjestelmä/ SAP
töihinkutsulomake
ajomääräys
tunti-ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
sisältää
henkilötietoja
1
1 oma tarve
10
10 oma tarve
sähköinen
Ajojärjestelmä yhteydessä SAP-järjestelmään, jossa
tiedot säilyvät 10 vuotta.
lomakkeen päiväys
sähköinen
Lomake lähetetään tilaajalle ja valitulle
puitekumppanille. Sähköinen versio jää
kuljetuspalvelulle.
laatimispvm
paperi/ sähköinen
merkinnän teko
kts. Tunti-ilmoitukset, 01 01 03 02 Työajan
määräytyminen
SAP
Toteutus
Maksusitoumuksien vastaanotto
tuetuista muutoista/siirroista
Jätteiden kuljetus
sitoumus
salassa pidettävä
siirtoasiakirja
julkinen
JulkL 24§ 1 mom 25k
100 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
3
Jätelaki 646/2011 allekirjoituksen
3 121§
päiväys
sitoumuksen päiväys
paperi
aika/henkilö
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
Hävitetään, kun ei enää tarvita.
Seuranta, valvonta
kts. 02 08 02 Palveluiden hankinta (kts. Palveluiden
hankinnat osiosta reklamointi puitekumppanille ja
palvelunmyynti osioista tilaajan reklamointi
Staralle.)
Reklamaatiot
08 02 05 Satamatoiminta ja aluspalvelut
08 02 05 01 Alusliikenne ja aluspalvelut
Neuvonta, ohjaus
tilaajan kanssa tehdyt
sopimukset
tilaajan suunnitelmat ja kartat
työturvallisuusohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
Staran Helmi
käyttöohjeet
tuotekortit
kts. 01 04 01 00 Työsuojelutoiminnan järjestäminen
-
- oma tarve
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
- oma tarve
voimassaoloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
Myynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Työn aikataulutus ja uusien tilausten
merkintä
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi/ sähköinen
6
6 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen
-
Kuntaliitto (14b
- 4.11)
voimassaoloajan
päättyminen
lupahakemus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Kuntaliitto (14b
- 4.11)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Kuntaliitto (14b
- 4.11)
lupa
kansallisuuskirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Merilaki 674/1994 voimassaoloajan
- 1 luku 3§
päättyminen
muut todistukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Merilaki 674/1994 voimassaoloajan
- 1 luku 3§
päättyminen
paperi
alus
alus
pätevyyskirjat
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassaoloajan
päättyminen
paperi
henkilö
tukikohta
lisäpätevyystodistukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassaoloajan
päättyminen
paperi
henkilö
tukikohta
päiväraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
2
2 oma tarve
laatimispvm
paperi
viikkotyöjärjestys
merkinnät
Tarvittavien lupien ja ilmoitusten
tekeminen
Aluksien rekisteröinti ja muiden
tarvittavien todistusten hakeminen
Miehistön pätevyys- ja koulutustason
tarkistaminen ja ylläpito
Mobilenote
-
aika/alus
tukikohta
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
voimassaoloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
voimassaoloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
paperi
alus
alus
Toteutus
Työn seuranta
Esim. ympäristölupa, ilmoitus jätehuoltorekisteriin,
radioluvat
Sisältää mm. katsastustodistuksen,
miehitystodistuksen, radioluvan
rekisteritodistuksen.
merkinnät
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Mobilenote
laivapäiväkirja (lokikirja)
Jätteen kuljetus
Työturvallisuudesta ja -suojelusta
huolehtiminen
siirtoasiakirjat
MVR-mittari ja -yhteenveto
Julkisuusluokka
julkinen
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
6
sivu 55
Säilytysajan
peruste
6 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
työn/projektin
päättyminen
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
sähköinen
3
Merilaki 674/1994
3 18 luku 5§
kirjan korvaaminen
paperi
alus/aika
alus/tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Jätelaki 646/2011
3 121§
allekirjoituspvm
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
paperi
aika
tukikohta
10 oma tarve
laatimispvm
Kuvailu
Huom! Jos päiväkirjaan merkityn tapahtuman
johdosta on sanotussa ajassa pantu vireille
oikeudenkäynti, päiväkirjaa on säilytettävä, kunnes
asia on lainvoimaisella tuomiolla ratkaistu.
vaarojen arviointi
Työsuojelupakki
tapaturmailmoitus
Työsuojelupakki
vakuutuspäätös
Työsuojelupakki
läheltä piti-ilmoitus
Työsuojelupakki
uhkaavat tilanteet
Työsuojelupakki
lasku
Mobilenote/SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 Kuntaliitto
tilikauden
päättyminen
10
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Tiedot siirtyvät Mobilenote-sovelluksesta SAPjärjestelmään laskutusta varten
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
tukikohta
5
5 oma tarve
laatimispvm
paperi
aika
tukikohta
Seuranta, valvonta
Katselmustilaisuuksiin osallistuminen
Lupien mukaiset tarkastukset
Polttoainetilaukset
katselmuspöytäkirja
Luovutetaan vuosittain logistiikalle. Logistiikka
säilyttää kuormakirjoja kuten on merkitty
taulukoihin 02 08 01 00 Kilpailutus ja 02 08 01 01
Hankinta ilman kilpailutusta (Tuotteet ja tavarat)
kuormakirjat
merkinnät lokikirjaan
Säilytys kts. yllä.
polttoainekansio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Alusten katsastaminen
katsastustodistus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
Nostureiden, nostovälineiden sekä
pelastuslauttojen katsastaminen
katsastustodistus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
Meriselvityksen antaminen
selityspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tarvittavat ilmoitukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
muut asiakirjat
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
tilikauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
Merilaki 674/1994 voimassa oloajan
- 1 luku 3§
päättyminen
paperi
alus
alus
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
laite/aika
tukikohta
10 oma tarve
päättyminen
paperi
10
10 oma tarve
päättyminen
paperi
10
10 oma tarve
päättyminen
paperi
Alusten voimassa olevaa katsastustodistusta
säilytetään ko. aluksella.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 56
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
09 Turvallisuus ja yleinen järjestys
09 00 Turvallisuuden ja yleisen järjestyksen ohjaus
09 00 00 Turvallisuuden suunnittelu
Valmistelu
Vartiointia koskevien sopimusten
solminen
kts. 10 06 01 Rakennusten ja rakennelmien ylläpito
Toteutus
Kuluvalvontatunnistimien ja
porttien/ovien kaukosäätimien
luovuttaminen
Kameravalvonta
Muilta viranomaisilta saapuvien
kameravalvontaan liittyvien virkaapupyyntöjen käsitteleminen
saantitodistus
tallenne
sisältää
henkilötietoja
julkinen
Bosh Divar
salassa pidettävä
salassapitositoumus
ei julkinen
selvityspyyntö
salassa pidettävä
vastine
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
25 asian ratkaisu
sisältää
henkilötietoja
2
1 kk
2 Ahjo-TOS
voimassa oloajan
päättyminen
Laki yksityisyyden
suojasta
työelämässä
1 kk 2004/759 17 §
tallennus
paperi/ sähköinen
2
2 oma tarve
Palveluksessa oloajan
päättyminen
paperi
sisältää
henkilötietoja
-
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
-
yhdyshenkilö
henkilö
toimitilatyksikönpäällikkö
aika
kameravalvonnan
vastuuhenkilöt
sähköinen
sisältää
henkilötietoja
sisältää
henkilötietoja
henkilö/aika
sähköinen/ paperi
vrt. omalle henkilöstölle luovutettava
kuluvalvontatunnistimen saantitodistus, 01 01 02
Palvelussuhteen aloittaminen
Tallenteet säilyvät järjestelmässä kuukauden ajan.
kameravalvonnan
vastuuhenkilöt
Useimmiten viranomaisten edustajat tulevat paikan
päälle katsomaan tallenteet ja selvityspyynnön
käsittelystä ei jää dokumentointia. Mahdollista
tallennetta on säilytettävä asian käsittelyn ajan,
esim. poliisin suorittaman tutkinnan ja
syyteharkinnan ajan.
sähköinen/ paperi
toimitilat
Vartiointiliike toimittaa käynnistää sähköpostitse tai
paperisena kertomuksen, joka liitetään mahdollisen
laskun liitteeksi SAP-järjestelmässä
Ilmoituspvm
paperi
toimitilat/
yhdyshenkilö
Tunnistimen hinta veloitetaan kadonneen
tunnistimen haltijalta tai hänen edustamaltaan
toimijalta.
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
- oma tarve
asian käsittelyn
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
Seuranta, valvonta
Hälytystilanteista raportointi
Kulunvalvontatunnistimen tai
kaukosäätimen kadottaminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
kaupungin valmiusohje
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
valmiussuunnitelma
salassa pidettävä
25 asian ratkaisu
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
käyntikertomus
SAP
ilmoitus
-
henkilö/aika
09 06 Väestönsuojelu ja poikkeusoloihin varautuminen
09 06 00 Valmiussuunnittelu
Neuvonta, ohjaus
valmiuslaki
Finlex
Ohje on saatavissa kaupungin valmiuspäälliköltä.
Toteutus
Poikkeustilanteisiin varautuminen
vastuuhenkilö
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 57
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
10 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen
10 01 Maan, kiinteistöjen ja huonetilojen hallinta
10 01 01 Maan ja kiinteistöjen luovutus
10 01 01 01 Rakennettujen ja rakentamattomien kiinteistöjen myynti ja vaihto (Luovutettavien rakentamattomien tonttien puuston kaataminen ja myynninvalvonta)
Neuvonta, ohjaus
puukauppasopimus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
toteutuksen
päättyminen
paperi/ sähköinen
ilmoitus(kartta)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
toteutuksen
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
toteutuksen
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
toteutuksen
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
aika
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
Toteutus
Puunkaadosta ilmoittaminen
Puustokatselmuksen pitäminen
Puutavaranmittaus
Puutavarakirjanpito
puustokatselmuspöytäkirja
puutavaramittaustodistus
merkinnät
Access-tietokanta
-
Alkuperäinen rakennusvirastolle.
Säilytysvastuu rakennusvirastolla.
10 02 Maanmittaus ja maaperätutkimus
10 02 01 Maa- ja kallioperätutkimukset
10 02 01 00 Maanäytteiden tutkimus
Neuvonta, ohjaus
kustannuslaskentapohja
hinnasto
kalibroinnin menetelmäohje
kalibroinnin raportointiohje
kalibrointistandardit
laitteiden käyttöohjeet
SFS-standartit
tutkimusohjelma (karttatiedot
ja muut ohjeet)
Pohjatutkimus-ohjelma
-
Kiinteistövirasto omistaa ohjelman.
Myynti
kts. tilauksen vastaanottaminen, 02 09 00
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Toteutus
Näytteiden ottaminen
Näytteiden vastaanottaminen
näytteenottopöytäkirja
diaarimerkintä
merkintä
Perustutkimuksen tekeminen
Erikoistutkimusten tekeminen
GeoCenter
työlomake
merkintä
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
aika
tukikohta
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Pohjatutkimus-ohjelma
työlomake
merkintä
julkinen
GeoCenter
Kiinteistövirasto omistaa ohjelman.
paperi
aika
tukikohta
GeoLab-ohjelma korvataan vuoteen 2015 mennessä
GeoCenter-ohjelmalla.
tilauksen
valmistuminen
paperi
aika
tukikohta
GeoCenter-ohjelmalla.
10 oma tarve
GeoCenter-ohjelmalla. Paperinen yhteenveto
lähetetään kiinteistövirastoon.
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
aika
tukikohta
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
aika
tukikohta
Lähetetään pdf-tiedostona kiinteistövirastoon.
GeoCenter-ohjelmalla. Paperinen yhteenveto
lähetetään kiinteistövirastoon.
Luovutus
Perustutkimuksen tulosten raportointi
raportti
GeoCenter
raporttituloste
Erikoistutkimusten tulosten raportointi
Laboratorioilmoitus
raportti
yhteenveto
suoritemerkinnät
GeoCenter
SAP
10
10
10
10 oma tarve
merkinnän tekeminen sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
aika
tukikohta
sähköinen/ paperi
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
laskutusliite
SAP
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 58
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
Kuvailu
Seuranta/valvonta
Seuranta
vertailukoetulokset
kalibrointitodistus
10 02 01 01 Päällystenäytteiden tutkimus
Neuvonta, ohjaus
hinnasto
asfalttinormit
SFS-standardit
Infrarakentamisen yleiset
laatuvaatimukset (Infra RYL)
laatukäsikirja
PANK-ohjeet
urakka-asiakirjat
-
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Aloituskokoukseen osallistuminen
Asfalttimassojen suunnittelun
hyväksyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
suunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
projekti/aika
tukikohta
Säilytetään raporttikansiossa.
10
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
mittapöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
projekti/aika
tukikohta
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
projekti/aika
tukikohta
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
projekti/aika
tukikohta
10
10 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
yhteenvetoraportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilauksen valmistuttua paperi
projekti/aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
projekti/aika
tukikohta
vastaanottopöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
projekti/aika
tukikohta
hyväksyntäsertifikaatti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
pöytäkirja
10
Toteutus
Mittauspöytäkirjan vastaanotto
Porausohjelman tekeminen
Näytteiden vastaanottaminen
porauslista
diaarimerkintä
porauskartta
Analyysin tekeminen
Raportin laatiminen
tutkimuspöytäkirja
10
10
10
tukikohta
Luovutus
Tulosten koonti
Laskutuksen tarkistaminen
Vastaanottotarkastukseen
osallistuminen
arvonvähennyslaskelmat
Seuranta, valvonta
PANK-arviointi
Muu seuranta
vertailukoetulokset
kalibrointitodistus
10
10 02 01 02 Tiiveys- ja kantavuusmittaukset
Neuvonta, ohjaus
-
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Infrarakentamisen yleiset
laatuvaatimukset (Infra RYL)
laatukäsikirja
PANK-ohjeet
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
-
sivu 59
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
Kuvailu
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Toteutus
Mittausten tekeminen
raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
10 02 01 03 Pohjatutkimus
Neuvonta, ohjaus
Tehdään pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02
hinnasto
kairausmenetelmien ohjeet
tutkimusohjelma
(tutkimuskansio)
Staran Helmi
verkkonumero
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
Myynti
Verkon avaaminen projektille
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Sähköinen merkintä SAP:ssa
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Työnsuunnittelu
Johtotietoselvityksen hankkiminen
Johtonäytön tilaaminen
Lupien hankinta
koostettu työohjelma
TUTOHJ.xlsx
selvitys
pöytäkirja
lupahakemus
lupapäätös
Työturvallisuussuunnitelman laatiminen työturvallisuussuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen
TUTOHJ.xlsx sijaitsee V-verkkoasemalla.
Säilytysvastuu kiinteistövirastolla
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
työkansio
Liitetään kiinteistövirastolle annettavaan
työkansioon ja sähköinen versio työraporttiin.
Säilytysvastuu kiinteistövirastolla.
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
työkansio
Liitetään kiinteistövirastolle annettavaan
työkansioon. Säilytysvastuu kiinteistövirastolla.
- oma tarve
projektin
päättyminen
- oma tarve
projektin
päättyminen
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
-
- oma tarve
merkinnän teko
sähköinen
-
-
-
-
- oma tarve
merkinnän teko
paperi/ sähköinen
Tarvittavia lupia mm. liikennejärjestelylupa,
kaivuulupa, ympäristölupa, kiinteistönomistajan
lupa.
paperi/ sähköinen
tukikohta
Säilytetään pohjatutkimuksessa, jäljennös
sisällytetään tilaajan työkansioon. Liikennelupa ja
kaivuulupa sähköisinä versioina työraporttiin.
tukikohta
Säilytetään pohjatutkimuksessa, jäljennös
sisällytetään tilaajan työkansioon. Liikennelupa ja
kaivuulupa sähköisinä versioina työraporttiin.
projekti
projekti
Toteutus
Työnaloitus tiedon lisääminen
merkintä
TUTOHJ.xlsx
Kalustosiirtojen sopiminen ja
materiaalien tilaaminen
kts. esim. 02 08 01 Tuotteiden ja tavaroiden
hankinta
Pohjatutkimusten suorittaminen
Luovutetaan tarkkailumittaukseen (prosessi jatkuu
tarkkailumittauksen puolella), tiedot siirretään Bverkkoasemalle. Käsitellyt tiedot sisällytetään
työraporttiin.
pohjavesiputkikortti
siipikairauskiekko
kairausdata
Näytteiden ottaminen
näytteenottoilmoitus
Työmaalomakkeen laatiminen
työmaalomake
GEOKAIRA
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
- oma tarve
tiedon syntyminen/
projektin
päättyminen
paperi
työkansio
Työkansion mukana tilaajalle. Tiedot siirretään
myös sähköisenä kairausdataan
Työn aikana tai sen päättyä siirtyy/siirretään
GEOKAIRA-ohjelmaan. Säilytysvastuu
kiinteistövirastolla.
sähköinen
Maanäytteen mukana laboratorioon, kts. 10 02 01
00 Maanäytteiden tutkimus.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
projektin
päättyminen
sähköinen
työraportti
Liitetään työraporttiin.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 60
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Luovutus
Tulosten siirtäminen tilaajalle
lokitieto
merkintä tutkimusohjelmaan
Työraportin laatiminen
TUTOHJ.xlsx
TUTOHJ.xlsx
raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
merkinnän
syntyminen
sähköinen
V-verkkoasemalla
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
merkinnän teko
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
projektin
päättyminen
sähköinen/ paperi
Tallennetaan sekä V-verkkoasemalla että Sverkkoasemalle. Paperinen versio lähetetään
kiinteistövirastoon työraportin mukana.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
10
työraportti
Työraportin mukana Kiinteistövirastoon.
Työkansion koostaminen
työkansio
laskutusliite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Tallennetaan S-asemalle ja SAP:iin, jossa säilyy 10
vuotta.
Koostetun työohjelman siirto
työohjelma-arkisto
TUTARK.xlsx
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
sähköinen
TUTARK.xlsx sijaitsee V-verkkoasemalla.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
Seuranta, valvonta
Seuranta
kalibrointitieto/-pöytäkirja
10 02 02 Maastomittaukset ja paikkatietojen hallinta
10 02 02 00 Kartoitusmittaukset
Neuvonta, ohjaus
Infra RYL
työsuojeluohjeet
Staran Helmi
-
paperi/ sähköinen
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Lupien hankinta
hakemus
lupapäätös
Työskentelyilmoitusten tekeminen
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
sähköinen
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi
tukikohta
- oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi/ sähköinen
tukikohta
Aliurakoiden hankinta
kts. 02 08 02 Palveluiden hankinta
Toteutus
Mittausten suorittaminen
kartoituskuva
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
sähköinen
Tulokset siirretään kiinteistöviraston Geo-yksikön
levyasemalle. Säilytysvastuu kiinteistövirastolla.
pintamallitiedosto
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
sähköinen
putki/tarkemittaustulokset
(sivusiirtymämittaus)
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
sähköinen
Lisä- ja muutostyötarpeiden
ilmoittaminen
Palvelumyynti
Luovutus
laskutusliite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
paperi/ sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
seuraava kalibrointi
paperi
tukikohta
-
- oma tarve
huollon suorittaminen paperi
tukikohta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
tukikohta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
-
- oma tarve
tilauksen päättyminen paperi
tukikohta
Seuranta, valvonta
Mittavälineiden kalibrointi
kalibrointitodistus
huoltolähete
10 02 02 01 Rakentamismittaus
Neuvonta, ohjaus
Infra RYL
työsuojeluohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
Staran Helmi
rakentamissuunnitelmat
paperi/ sähköinen
tukikohta
Arkistointivastuu tilaajalla.
Valmistelu
Kustannusarvion laatiminen
Työskentelyilmoitusten tekeminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
tukikohta
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi/ sähköinen
tukikohta
mittaustulokset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
kustannusarvio
Toteutus
Luovutus
Mittaustulosten toimittaminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 61
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
liite luovutuskansioon
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
liite
laadunvarmistusdokumenttiin
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
20 oma tarve
työn päättyminen
sähköinen
kalibrointitodistus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
seuraava kalibrointi
paperi
tukikohta
huoltolähete
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
huollon suorittaminen paperi
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
liite mittapöytäkirjaan
Seuranta, valvonta
Mittavälineiden kalibrointi
10 02 02 02 Tarkkailumittaus
Neuvonta, ohjaus
sähköinen/ paperi
aika
tukikohta
Tehdään pöytäkirjapäätöksellä, kts. 00 02
hinnasto
tutkimusohjelma
(tutkimuskansio)
Staran Helmi
verkkonumero
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
tukikohta
Myynti
Verkon avaaminen projektille
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
Sähköinen merkintä SAP:ssa.
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
merkinnän teko
sähköinen
lupahakemus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
sähköinen
Tarvittava lupa on kiinteistönomistajan lupa.
Säilytetään S-verkkoasemalla.
lupapäätös
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
merkinnän teko
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
tiedon syntyminen/
projektin
päättyminen
sähköinen
Tallennetaan B-verkkoasemalle (VESI) .
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
tiedon syntyminen/
projektin
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
merkinnän teko
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
Finlex
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
Työnsuunnittelu
koostettu työohjelma
Lupien hankinta
TUTOHJ.xlsx
projekti
tukikohta
Säilytetään pohjatutkimuksessa,
Toteutus
Työnaloitus tiedon lisääminen
merkintä
mittausdata (painuma,
sivusiirtymä,
huokosvedenpaine)
pohjavesiputkien
kortit/tarkkailutiedot
Työn suorittamisesta merkintä
merkintä
TUTOHJ.xlsx
VESI
INKLI
TUTOHJ.xlsx
-
Seuranta, valvonta
Seuranta
kalibrointitieto/-pöytäkirja
10 05 Alueiden ja rakennusten toteutussuunnittelu, rakentaminen ja ylläpito
10 05 00 Maa-alueiden rakentamiskelpoiseksi saattaminen (Pilaantuneen maaperän kunnostus)
Neuvonta, ohjaus
jätelaki
vesilaki
ympäristönsuojelulaki
hankintalaki
työsuojeluohjeet
taloushallinnon ohjeet
-
Staran Helmi
Staran Helmi
-
sähköinen
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Suunnittelukokouksen pito
Hankkeen aikataulutus
Tiedotus
pöytäkirja
aikataulu
tiedote
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5
5
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
Tutkimus-, kunnostus- ja
työmaasuunnitelman teettäminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Työsuunnitelman laatiminen
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
lupahakemus
lupapäätös
Katselmuksien pito
Salassapitoaika
ei sisällä
henkilötietoja
työmaasuunnitelma
Selvitysten teettäminen
Salassapitoperuste
julkinen
tutkimussuunnitelma
kunnostussuunnitelma
Lupien hankinta
Julkisuusluokka
selvitysraportti
pöytäkirja
työsuunnitelma
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 62
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
5
5
5
5
5
5
5
5
Aliurakoiden ja hankintojen kilpailutus
Aloituskokouksen pito
Kuvailu
kts. esim. 02 08 03 Rakennusurakoiden hankinta
Toteutus
Työmaakokousten pito
Lisä- ja muutostöiden ilmoittaminen ja
tilaaminen
Esikäsittelykentän organisointi
Jätteen kuljetus
Ympäristölupaviranomaisten
tarkastukset
Palvelumyynti
materiaaliraportti
siirtoasiakirjat
tarkastusmuistio
Kustannusten seuraaminen/kirjaaminen kustannusraportti
laskutusliite
SAP
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Rikoslaki 1889/39 hankkeen
10 luku 48
päättyminen
3
Jätelaki 646/2011 hankkeen
3 121§
päättyminen
5
5 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
10 oma tarve
Tilikauden
päättyminen
sähköinen
10
10 oma tarve
Tilikauden
päättyminen
sähköinen
1
1 oma tarve
hankkeen
päättyminen
sähköinen
10
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta/sähköinen
työkansio
paperi
aika
tukikohta
Säilytysaika liittyy vahingonkorvausvelvollisuuden
vanhentumisaikaan (huom. Ympäristövahingoissa
korvausaika saattaa olla pidempi kuin 10 vuotta)
Luovutus
Luovutuskokouksen pito
pöytäkirja
Loppuraportin laatiminen
raportti
ProjectWise
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
50
50 oma tarve
hankkeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
Loppulaskutustietojen ilmoittaminen
laskutusliite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
Tilikauden
päättyminen
sähköinen
aika/projekti
tukikohta/sähköinen
työkansio
Paperiset raportit voidaan hävittää sitä mukaan,
kun asiakirjat tallennetaan ProjectWisejärjestelmään. Järjestelmä on kaupunkiyhteisesti
ylläpidetty ja Staralla on käyttöoikeus
järjestelmään.
10 05 02 Alueiden kohdesuunnittelu, uudisrakentaminen ja peruskorjaus (yleisten alueiden rakentaminen)
Neuvonta, ohjaus
sopimukset
tilaajan suunnitelmat
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
Tilaajalta saadut asiakirjat voidaan sisällyttää
hankekansioon
tilaajan rakennuttamisohjelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
hankekansioon
tilaajan piirustukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
hankekansioon
tilaajan työturvallisuusasiakirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta
hankekansioon
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Staran Helmi
käyttöohjeet
-
- oma tarve
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Työn aikataulutus
aikataulu
Planman
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Aiemmin käytössä Planet-ohjelma. Aikatauluraportit
voidaan ottaa liitteeksi työmaakokouksien
pöytäkirjoihin.
Tarvittavien lupien ja selvitysten
hakeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
lupahakemus
Winkki
ykstityisen maanomistajan
myöntämä lupa
muut luvat
Winkki
selvitys
ilmoitus
Tiedottaminen
tiedote
Turvallisuus - ja aluesuunnitelmien
laatiminen
suunnitelma
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
2
2
sivu 63
Säilytysajan
peruste
2 oma tarve
Säilytysajan
laskentaperuste
voimassa oloajan
päättyminen
Arkistolaitos
(AL/22467/07.01.
sp 01.03.01/2012)
saapumispvm
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Kuvailu
Esim. ympäristö-, kaivuu-, liikennejärjestely- ja
työluvat. Jos lupa löytyy rakennusviraston
ylläpitämästä Winkistä, ei säilytystarvetta.
paperi
hanke
tukikohta
2
Kuntaliitto
2 (14.5.2)
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Jos lupa löytyy rakennusviraston ylläpitämästä
Winkistä, ei säilytystarvetta.
2
2 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Esim. johto- ja kaapelitiedot
2 oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Esim. meluilmoitukset ympäristökeskukselle
2
Virallisten tiedotteiden ja kuulutusten
säilytysvastuu tilaajalla.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Voidaan sisällyttää hankekansioon.
kts. esim. 02 08 03 Rakennusurakoiden hankinta.
Jos tilaaja kilpailuttanut, kilpailutukseen liittyvien
asiakirjojen säilytysvastuu tilaajalla.
Aliurakoiden, materiaalien ja
palveluiden hankinta
Toteutus
Aloituskokouksen pitäminen
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Työmaakokousten pitäminen
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Katselmuksien pitäminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Hankepalaverien pitäminen
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
ilmoittaminen ja lisätilaukset
Työn seuranta
Työnaikainen laadunvalvonta
Palvelumyynti
työmaapäiväkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi
hanke
tukikohta
kts. 10 02 01 Maa- ja kallioperätutkimukset sekä 10
02 02 Maastomittaukset ja paikkatietojen hallinta.
Sisällytetään laatukansioon, joka luovutetaan
tilaajalle.
laatudokumentit
huolehtiminen
Laskuttaminen ja kustannusten
seuranta
kts. 01 04 01 04 Työturvallisuuden valvonta ja 01 04
01 05 Työsuojeluviranomaisen toiminta
laskutus
seurantaraportit
SAP
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
10
Seurantaraportit voivat tulla liitteiksi
hankepalaverien pöytäkirjoihin.
Luovutus
Itselleen luovutus
pöytäkirja
Laatukansion kokoaminen
laatukansio
Kulkulupaluetteloiden kokoaminen ja
tiedoksiantovelvollisuuden alaisten
työntekijätietojen välittäminen
veroviranomaisille
kulkulupaluettelo
Vahti-palvelu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
6
Verotusmenettelyl työmaan
6 aki 15 b § 4 mom valmistuminen
sähköinen
Paperiset luettelot ovat korvautumassa sähköisellä
Vahti-palvelulla.
raportti
Työntekijäraportointityökalu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
6
sähköinen
Työtekijäraportointi kytkeytyy Työmaarekisteripalveluun, jolla ylläpidetään työmaatietoja.
loppukatselmuspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
vastaanottotarkastuspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke
tukikohta
Loppukatselmuksen järjestäminen tai
vastaanottotarkastukseen
osallistuminen
Jälkilaskennan tekeminen
jälkilaskelma
SAP
SAP
10
hanke
tukikohta
Laatukansio luovutetaan tilaajalle. Jos kansiosta jää
kappale Staralle, säilytetään hankkeen
päättymisestä 10 vuotta.
Loppulaskutuksen tekeminen
laskutus
Takuutarkastusten ja muiden
tarkastusten tekeminen
takuutarkastuspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi
hanke
tukikohta
pöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
Kuntaliitto
10 (14.5.2)
takuuajan/ hankkeen
päättyminen
paperi
hanke
tukikohta
Mm. kasvuunlähtötarkastuksen dokumentti
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 64
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
10 05 03 Alueiden ylläpito
10 05 03 00 Yleisten alueiden, katualueiden ja torien ylläpito ja hoito
Neuvonta, ohjaus
sopimukset
tilaajan suunnitelmat
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
tilaajan piirustukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
käsikirjat
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
tuotekortit/laatuvaatimukset
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Staran Helmi
käyttöohjeet
- oma tarve
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta/
työnjohtaja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta/
työnjohtaja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
-
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Asiakaspalautteen kautta tulleet
työtehtävät ja niiden jakaminen
tehtävämerkintä
ASPA/Mobilenote
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
6
ASPA on Rakennusviraston ylläpitämä sovellus, josta
voidaan poimia Mobilenoten kautta tehtäviä ja
siirtää ne työntekijöiden työjonoihin.
6 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
sähköinen
paperi/ sähköinen
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Työn aikataulutus
aikataulu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Suurten hankkeiden koordinointi
muistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
budjetti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
laatimispvm
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
kustannusseurantataulukko
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Perehdytys hankkeeseen
toteutussuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Ennakkoilmoitusten tekeminen ja
tarvittavien lupien ja selvitysten
hakeminen
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
lupahakemus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
lupa
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
selvitys
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
työsuunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
6
6 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
sähköinen
Työn suunnittelu
työmääräykset
SAP/Mobilenote
Ei vielä käytössä. SAP:ssa olevien tilausten
perusteella luodaan työmääräykset Mobilenoteen.
Ympäristö-, laatu- ja
työsuojelusuunnitelmien laatiminen
suunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Tiedottaminen
tiedote
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Ajoneuvojen siirto
merkinnät
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
6
6 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
sähköinen
Mobilenote
Materiaalien ja palveluiden hankinta
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
julkinen
perehdytyskokouksen muistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
muistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
resurssiseurantataulukko/liite
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Maksatuserien seuranta
taulukko
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
laskutusliite
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Kunnossapitokokouksiin osallistuminen
muistio/pöytäkirja/raportti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Katselmuksien pitäminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
toimintasuunnitelma
10
Paperiset tiedotteet liitetään työmaapäiväkirjaan ja
säilytetään sen mukaisesti
Tiedot siirtyvät automaattisesti Rakennusviraston
järjestelmään.
ei sisällä
henkilötietoja
Työmaan suunnittelu ja valmistelu
Esim. kaapeli- ja johtotiedot, kaivuu-,
liikennejärjestely- ja työluvat
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Toteutus
Tilaaja-tuottajakokouksien pitäminen
pöytäkirja
Ylläpito- ja työmaakokousten pitäminen pöytäkirja
SAP
10
Liitteeksi työmaapöytäkirjaan ja säilytetään sen
mukaisesti.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 65
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Työn seuranta
Kuvailu
työkirjaus ja sen liitteet sekä
reittitiedot
työmaapäiväkirja
Mobilenote
Mobilenote
poikkeamaraportit
sisäisten kokousten muistiot
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
Työnaikainen laadunvalvonta
tarkastusraportit
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Työnaikainen tiedottaminen
tiedote
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
6
10
10
10
6 oma tarve
työn/projektin
päättyminen
sähköinen
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi/ sähköinen
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Raportit liitetään työmaapäiväkirjoihin ja
säilytetään sen mukaisesti. Tulossa sähköinen
työmaapäiväkirja-järjestelmä.
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Paperiset tiedotteet liitetään työmaapäiväkirjaan ja
säilytetään sen mukaisesti.
Paperiset työmaapöytäkirjat säilytetään 10 vuotta.
huolehtiminen
Rikosasioiden selvittäminen
kts. 03 01 01 Oikeudellisten etujen valvonta
Seuranta, valvonta
Hankkeiden päättäminen
veroviranomaisille
Jälkilaskennan tekeminen
Leikkivälineiden toiminnallinen
tarkastaminen
loppukatselmuspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
kausikierrosmuistio
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
taloudellinen loppuselvitys
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
takuuajan/työn
päättyminen
paperi
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
kulkulupaluettelo
Vahti-palvelu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
6
sähköinen
Vahti-palvelulla.
raportti
julkinen
sisältää
henkilötietoja
6
sähköinen
jälkilaskelma
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
tarkastuspvm
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
liite
Mobilenote
Mobilenote
hanke/aika
tukikohta/
työnjohtaja
paperi/ sähköinen
kohde/aika
tukikohta/
työnjohtaja
Mobilenote-sovelluksen käyttö vasta tulossa. Tiedot
välitetään Rakennusvirastoon, mutta asiakirjat
säilytetään Starassa.
tarkastuspvm
paperi/ sähköinen
kohde/aika
tukikohta/
työnjohtaja
mm. valokuvia
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
10 05 03 01 Viheralueiden ylläpito ja puutarhapalvelut
Neuvonta, ohjaus
hoitosopimukset
Staran Helmi
käyttöohjeet
-
sähköinen/ paperi
tukikohta
Myynti
Palvelumyynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
Tukien hakeminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
päivitys
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
päivitys
sähköinen
ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn suorittaminen
lupahakemus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
hakulomake
hakemuksen
vastaanottoilmoitus
tukipäätös
maksatuspäätös
4
4
4
4
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4 Mavin ohjeistus
hakuvuoden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
kasvukauden
päättyminen
Materiaalien ja palveluiden hankinta
Työn suunnittelu
hoito-ohjeet
istutussuunnitelmat
istutusluettelot
viljelysuunnitelmat
Ennakkoilmoitusten tekeminen ja
tarvittavien lupien hakeminen
Kasvihuonetuki. Säilytysvastuu Staralla.
lupa
Kukkaohjelma
Kukkaohjelma
-
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
Jos hoito-ohje on istutussuunnitelman liitteenä,
säilytysaika sama kuin istutussuunnitelmalla
paperi
aika
tukikohta
Istutussuunnitelmat luovutetaan suoraan
kaupunginarkistolle käyttötarpeen vähentyessä.
paperi
tukikohta
mm. puidenhoitotyön ennakkoilmoitus, katutyölupa
ja väliaikainen pysäköintikielto
työn suorittaminen
paperi
tukikohta
työn suorittaminen
paperi
tukikohta
Arkistolaitos
(AL/22467/07.01.
sp 01.01.03/2012)
laatiminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 66
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Toteutus
Palvelumyynti
Hoitotoimenpiteiden ja
kunnossapitotöiden suorittaminen
tukikohta
Valokuvien tekijänoikeuksista ei ole tehty
sopimusta, joten valokuvien mahdollinen luovutus
pysyvään säilytykseen voidaan toteuttaa
valokuvaajan toimesta/suostumuksella
yksityisluovutuksena kaupunginarkistolle. Valokuvat
täydentävät istutussuunnitelmia.
valokuvat
puiden vahinkoselvitykset
puiden kuntoarviot
PuuAtlas
tilastot
kuormakirjat
laskutusliite
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sp
-
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
20
Arkistolaitos
(AL/22467/07.01.
sp 01.01.03/2012)
laatiminen
paperi/ sähköinen
aika
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
Puita ja muuta pysyvää kasvillisuutta koskevia
selvityksiä säilytetään oman työn tukena tarvittavan
ajan. Varsinainen säilytysvastuu tilaajalla.
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika
tukikohta
Osan puuston osalta kuntoarviotiedot tallennetaan
rakennusviraston PuuAtlas-järjestelmään
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
tukikohta
Puita ja muuta pysyvää kasvillisuutta koskevia
selvityksiä säilytetään oman työn tukena tarvittavan
ajan. Varsinainen säilytysvastuu tilaajalla.
aika
tukikohta
Tarkoitetaan taimiston kuormakirjoja (ent.
kasvilähetteitä, kasviluetteloita). Vanhoja
istutussuunnitelmia ei ole säännönmukaisesti
saatavissa, joten vanhoilla kuormakirjoilla
pystytään todentamaan, mitä eri alueille on
istutettu.
Arkistolaitos
(AL/22467/07.01.
sp 01.01.03/2012)
kirjan päiväys
paperi/ sähköinen
paperi
aika
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
kasvukauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
Saapuu valmiina tilaajalta. Säilytysvastuu tilaajalla
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
Seuranta, valvonta
Laadunvalvonta
laatukierroksen muistio
Kasvinsuojelurekisteriin/ kasvitauteihin
tai tuholaisiin liittyvät tarkastukset
rekisteröintipäätös
muutosilmoitus
tarkastushakemus
toimenpidepäätös
korvaushakemus
korvauspäätös
-
10 06 Rakennusten ja rakennelmien toteutussuunnittelu, rakentaminen ja ylläpito
10 06 00 Rakennusten ja rakennelmien suunnittelu ja toteutus
Neuvonta, ohjaus
kohteen suunnitelma
kohteen piirustus
muut kohdetta koskevat
tilaajalta tulevat aineistot
Projektipankki
Projektipankki
Projektipankki
-
Staran ohjeistus
Myynti
Palveluiden myynti
Valmistelu
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 oma tarve
projektin
päättyminen
Käynnistyspalaverin pitäminen
muistio
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
Lupien ja muiden
viranomaisilmoitusasioiden hoitaminen
lupahakemus
Yleensä tilaaja hoitaa lupa-asiat ym. ja
säilytysvastuu kiinteistön omistajalla
lupapäätös
vastaavan työnjohtajan
hakemus/ilmoitus
Rakennusvalvontaviraston ylläpitämä järjestelmä.
Saadut kopiot hyväksynnästä liitetään
luovutuskansioon.
Facta
ilmoitus
Urakasta tiedottaminen
Tavoitearvion laatiminen
Yleisaikataulun laatiminen
Työmaasuunnitelmien laatiminen
tiedote
tavoitearvio
aikataulu
suunnitelma
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
Työturvallisuuden suunnittelu
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
suunnitelma
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
ei julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 67
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
- oma tarve
projektin
päättyminen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
10 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
10 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
-
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
Aliurakoiden ja hankintojen kilpailutus
sekä suorahankinta
Tuotepalveluihin liittyvä suunnittelu
Kuvailu
vaihekuvaus
piirustus
suunnitelma
-
Toteutus
Työmaakokousten pitäminen
Mallikatselmuksien pitäminen
Urakkapalaverien pitäminen
Työmaapäiväkirjan pitäminen
pöytäkirja
pöytäkirja
katselmusmuistio
muistio
työmaapäiväkirja
Projektipankki
Projektipankki
Projektipankki
Projektipankki
Projektipankki
10
10
Lisä- ja muutostöistä ilmoittaminen
huolehtiminen
Luovutus
Luovutusvaiheensuunnitelman
laatiminen
luovutussuunnitelma
Itselleenluovutuksien tekeminen
itselleenluovutuspöytäkirja
Taloteknisten järjestelmien
tarkastaminen
mittaus- ja tarkastuspöytäkirja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
- oma tarve
projektin
päättyminen
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
projekti
projekti
tukikohta
Jos liitetään esim. luovutuskansioon tai muuhun
pidempää säilytettävään kokonaisuuteen,
säilytetään yhtä pitkään kuin ko. kansio tms.
tukikohta
Jos liitetään esim. luovutuskansioon tai muuhun
pidempää säilytettävään kokonaisuuteen,
säilytetään yhtä pitkään kuin ko. kansio tms.
Säilytetään luovutuskansion yhteydessä
Ennakkotarkastuksen tekeminen
virhe- ja puuteluettelo
Viranomaistarkastuksiin osallistuminen
Säilytetään luovutuskansion yhteydessä, kts.
säilytystiedot alla.
kulkulupaluettelo
Jos kulkulupaluettelot on tehty paperiversioina,
säilytetään niitä luovutuskansion yhteydessä.
Vahti-palvelulla.
veroviranomaisille
Vahti-palvelu
julkinen
sisältää
henkilötietoja
-
6
paperi
projekti/aika
tukikohta
sähköinen
säilytystiedot alla.
työluvat
raportti
Luovutusaineiston kokoaminen
luovutuskansio, rakennusluvan
alainen projekti
luovutuskansio, muut
Tilaajan vastaanottotarkastuksen
pitäminen
vastaanottotarkastuspöytäkirja Projektipankki
Puutteiden ja virheiden korjaaminen
jälkitarkastuspöytäkirja
Käyttöönotto-opastukset ja luovutus
pöytäkirja
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
6
10
-
10
10 oma tarve
- oma tarve
10 oma tarve
projektin
päättyminen
käyttötarpeen
päättyminen
projektin
päättyminen
sähköinen
paperi
tukikohta
Rakennusluvan alaisten projektien luovutuskansiota
säilytetään 10 vuotta. Muiden projektien osalta
käyttötarpeen mukaan. Osa asiakirjoista
tallennetaan sähköisesti myös tilaajan
Projektipankkiin. Luovutusaineistoista koostetaan
osaston ohjeiden mukaisesti tilaajan versio sekä
Staran oma luovutuskansio.
tukikohta
Rakennusluvan alaisten projektien luovutuskansiota
säilytetään 10 vuotta. Muiden projektien osalta
käyttötarpeen mukaan.
tukikohta
Katso aliurakoitsijoiden kanssa pidettyjen
vastaanottotarkastuspöytäkirjojen säilyttäminen 02
08 03 Rakennusurakoiden hankinta
paperi
sähköinen/ paperi
projekti/aika
projekti/aika
projekti/aika
säilytystiedot yllä.
kuittaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
Sisältyy yleensä vastaanottotarkastuspöytäkirjaan
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi
projekti/aika
tukikohta
säilytystiedot yllä.
käyttöohjeet
Sisäisen loppupalaverin pitäminen
Kustannusarvion seuranta
Laskutietojen ilmoittaminen
muistio
kustannusraportti
laskutusliite
SAP
SAP
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10
10 oma tarve
tilikauden
päättyminen
sähköinen/ paperi
projekti/aika
tukikohta
10
10 oma tarve
projektin
päättyminen
paperi/ sähköinen
projekti
tukikohta
10
Seuranta, valvonta
Vuositarkastusten tekeminen
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 68
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
10 06 01 Rakennusten ja rakennelmien ylläpito
Valmistelu
Kiinteistökohteen valmistuminen tai
käyttöönotto (osto) ja kiinteistön
perustietojen ylläpito
perustiedot
Pakki
Pakki-järjestelmä on kiinteistöviraston ylläpitämä
ja järjestelmän säilytysvastuu kiinteistövirastolla.
yleiskuvaukset
Pakki
mahdolliset selvitykset ja
tutkimukset
Pakki
vastuurajat
Pakki
yhteistiedot
Pakki
tavoiteolosuhdetiedot
Pakki
paikannuskuvat
Pakki
Pakki
Pakki
Kiinteistön huolto-ohjelmasuunnitelman
ja huoltokalenterin ylläpito
huolto-ohjelmasuunnitelma
huoltokalenteri
Kiinteistön ylläpitoon liittyvien
sopimusten solminen
sopimus
Pakki/ Cloudia
esim. siivous-, vartiointipalvelut- ja
jätehuoltosopimukset. Sopimukset viedään Pakkijärjestelmään, hankintaan liittyviä asiakirjoja
käsitellään muuten kuten 02 08 02 00 Kilpailutus
(palvelut) ja 02 08 02 01 Hankinta ilman
kilpailutusta (palvelut).
Laitteiden ja koneiden ylläpito
laiteluettelot
Pakki
konekortit
Pakki
tuotekortit
Pakki
pelastussuunnitelmat
Pakki/ Staran Helmi
Voimassa olevat kiinteistökohtaiset
pelastussuunnitelmat löytyvät myös Staran
Helmestä.
poikkeustilanneohjeet
Pakki
palvelupyyntö
Pakki
työmääräin
Pakki
reklamaatio
Pakki
käyttöpäiväkirjamerkinnät
(mm. palvelupyyntöihin
vastaaminen)
Pakki
käyttäjätiedotteet
Pakki
ilmoitus
Työsuojelupakki
Turvallisuuspoikkeamat käsitellään Työsuojelupakkijärjestelmässä, kts. 01 04 01 04 Työturvallisuuden
valvonta.
Kulutusseuranta
kulutustiedot
Pakki
Määräaikais- ja vuositarkastukset
pöytäkirja
Pakki
Poikkeus- ja hätätilanteisiin
varautuminen
Toteutus
Palvelupyyntöjen vastaanottaminen ja
huoltopäiväkirjan ylläpito
Tiedottaminen
Poikkeustilanteista ilmoittaminen ja
raportointi
Seuranta, valvonta
Viranomaisten tarkastukset
tarkastuspöytäkirjat
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Pakki
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 69
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Esim. palotarkastuspöytäkirjat ja väestönsuojien
laitetarkastuspöytäkirjat.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 70
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
11 Ympäristöasiat
11 03 Maisema- ja kulttuuriympäristön suojelu ja hoito
11 03 02 Kunnan maisema- ja kulttuurikohteiden suojelu ja hoito
11 03 02 00 Vesialueiden ylläpito (Ranta-alueiden hoito)
Neuvonta, ohjaus
ruoppaukseen liittyvät
ympäristöviranomaisten ohjeet
vesilaki
työsuojeluohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
tukikohta
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
tukikohta/Finlex
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
Staran Helmi
vesialueiden
ylläpitosuunnitelmat
-
paperi/ sähköinen
tukikohta
Vireilletulo
Palvelumyynti
tilaus
Valmistelu
Ruoppausilmoituksen teko
Ruoppausilmoituksen hyväksyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
hyväksymiskirje
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
muistio
julkinen
ilmoitus
1 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi/ sähköinen
aika/paikka
tukikohta
1
1 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi/ sähköinen
aika/paikka
tukikohta
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
tilauksen
valmistuminen
paperi/ sähköinen
aika/paikka
tukikohta
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
aika/paikka
tukikohta
1
Toteutus
Katselmuksiin osallistuminen
11 03 02 01 Kulttuurimaiseman suojelu ja hoito (Maisemapeltojen hoito (B1-alueet))
Neuvonta, ohjaus
rakennusviraston suunnitelmat
julkinen
Säilytysvastuu rakennusvirastolla
Vireilletulo
Palvelumyynti
Valmistelu
Suunnittelukokoukseen osallistuminen
Suunnittelu
Viljelysopimuksen tekeminen
Kasvulohkolomakkeen valmistelu
muistio
viljelysuunnitelma
Peltotuki Pro
sopimus
lomakeluonnos
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10
- oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
10 tukivalvonta
viljelykauden
päättyminen
sähköinen
- oma tarve
viljelykauden
päättyminen
10 tukivalvonta
viljelykauden
päättyminen
aika
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
paperi
aika
tukikohta
Lnro 102B
lomakeluonnos
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 tukivalvonta
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
mm. Maatilalomake Lnro 101A, Tukihakemus Lnro
101B, Henkilötietolomake, Peruslohkolomake Lnro
102A, Peruslohkojen muutoslomake Lnro 102 C,
Ympäristötuen sitoumus Lnro 111,
Luonnonhaittakorvauksen lisäosan sitoumus Lnro
176, Tukioikeuslomake Lnro 103A,
hakemuksen/lomakkeen vahvistaa Rakennusvirasto
Kasvulohkojen muutosten ilmoittaminen lomakeluonnos
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10
10 tukivalvonta
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tulikohta
Lnro 117
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
10 tukivalvonta
viljelykauden
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4
4 Mavin ohjeistus
viljelykauden
päättyminen
sähköinen
1
1 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
sähköinen
5 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
5 oma tarve
viljelykauden
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
Tukien hakeminen
Toteutus
Suunnitelmien seuranta
Varastojen inventointi
Viljan myynti
raportti
Peltotuki Pro
varastoarvoraportti
viljalähete
kuorman luovutuskuittaus
tilitystieto
Varastokirjanpito
merkinnät, rehu
Varasto-tietokanta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
merkinnät, muu
Varasto-tietokanta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
raportti
Varastoarvonmääritys
raportti
10
1
1
1
1
5
5
Eläintuotantoon liittyen rehukirjanpitoa pitää
säilyttää 4 vuotta.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 71
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
Seuranta, valvonta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
analyysi
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Tukiviranomaisten tarkastuskäynnit
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Kasvinsuojeluaineiden käytön
käyttöturvallisuus-tiedote
julkinen
sisältää
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
Rehuanalyysin teettäminen
näytteenottopöytäkirja
rehusaate
Ruiskutuslaitteiden käytön tarkastus
koulutustodistus
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
-
- oma tarve
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
4
4 valvonta
hakuvuoden/sitoumus
kauden päättyminen paperi
aika
tukikohta
- valvonta
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
- valvonta
käyttötarpeen
päättyminen
paperi
aika
tukikohta
-
-
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Julkisuusluokka
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
sivu 72
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
14 Elinkeino- ja työvoimapalvelut
14 02 Maaseudun elinkeinotoiminta
14 02 00 Maatalous
14 02 00 01 Eläinten hyvinvointi
Neuvonta, ohjaus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
paperi
tukikohta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi
tukikohta
MMM:n ohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
paperi/ sähköinen
MMM:n internetsivut
/tukikohta
Mavin ohjeet
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
hankintailmoitus
WebLammas, WebElmer,
Eviran Eläinrekisteri
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 Eviran ohjeistus
merkintävuoden
päättyminen
sähköinen
poikimisilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 Eviran ohjeistus
merkintävuoden
päättyminen
sähköinen
myynti-ilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 Eviran ohjeistus
merkintävuoden
päättyminen
sähköinen
poistoilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 Eviran ohjeistus
merkintävuoden
päättyminen
sähköinen
siirtoilmoitus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 Eviran ohjeistus
merkintävuoden
päättyminen
sähköinen
eläinluettelo, virallinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
Eviran ohjeistus/
5 oma tarve
merkintävuoden
päättyminen
eläinluettelo, muu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
Eviran ohjeistus/
3 oma tarve
merkintävuoden
päättyminen
eläinkortti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5 Mavin ohjeistus
eläimen
kuolema/myynti
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
3 oma tarve
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
3
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
julkinen
eläinsuojelulaki
MMM:n ohjeet
Eviran ohjeet
Finlex
MMM:n internetsivut
Eviran internetsivut
-
Toteutus
Kunnaneläinlääkärin tarkastuskäynnit
Ruokinnan suunnittelu
ruokintasuunnitelma
14 02 00 02 Eläinrekisterit ja eläinten määrän hallinta
Neuvonta, ohjaus
Mavin internetsivut
/tukikohta
Toteutus
Ilmoitukset eläinmäärän muutoksista
Pitopaikan muuttaminen
Raportti eläinmääristä
Eläinten rekisteröinti
Kuolinsyyn selvittäminen
tutkimuspyyntö
raportti
Raatokuljetuksien järjestäminen
rahtikirja
Hakemuksen vahvistaa rakennusvirasto.
aika
Järjestelmä/
tukikohta
Maatalouden Laskentakeskuksen vuosittain
maaliskuussa lähetettävä eläinluettelo on
säilytettävä 5 vuotta/muut 3 vuotta.
aika
Järjestelmä/
tukikohta
Maatalouden Laskentakeskuksen vuosittain
maaliskuussa lähetettävä eläinluettelo on
säilytettävä 5 vuotta/muut 3 vuotta.
paperi/ sähköinen
aika
Järjestelmä/
tukikohta
Paperiseen eläinkorttiin liittyvät lääkintätiedot
säilytetään 5 vuotta vaikka eläin olisi myyty tai
teurastettu.
eläimen kuolema
paperi
aika
tukikohta
3 oma tarve
eläimen kuolema
paperi
aika
tukikohta
5
5 valvonta
kuljetuksen
toteutuminen
paperi/ sähköinen
aika
Järjestelmä/
tukikohta
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi
aika
tukikohta
paperi/ sähköinen
paperi/ sähköinen
14 02 01 Metsätalous (Helsingin kaupungin ulkopuolella tehtävät metsänhoitotyöt)
Neuvonta, ohjaus
metsälaki
maankäyttö- ja rakennuslaki
Finlex
Finlex
Toteutus
Metsänkäyttöilmoituksen valmistelu
ilmoitusluonnos
selvityspyyntö
selvitys
Rakennusvirasto hyväksyy ja omaa säilytysvastuun.
Rekisteröinti/
Tietojärjestelmä
Salassapitoperuste
Salassapitoaika
Salassapito-ajan
laskentaperuste
Henkilötietoluonne
Säilytysaika
työpisteellä
Säilytysajan
peruste
Säilytysajan
laskentaperuste
Säilytysmuoto
Paperiasiakirjan
säilytysjärjestys
Paperiasiakirjan
sijoitus/
arkistoinnista
vastaava
Kuvailu
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
työn päättyminen
paperi
aika
tukikohta
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa oloajan
päättyminen
sähköinen
hakemus
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
5
5 oma tarve
pyyntikauden
päättyminen
sähköinen
aika
lupaluonnos
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
pyyntikauden
päättyminen
sähköinen
aika
Rakennusvirasto vahvistaa lupapäätöksen.
julkinen
sisältää
henkilötietoja
5
5 oma tarve
pyyntikauden
päättyminen
sähköinen
aika
Rakennusvirasto vahvistaa päätöksen.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
-
- oma tarve
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
- oma tarve
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
Maisematyöluvan hakemisen valmistelu hakemusluonnos
Maisematyöluvan vastaanottaminen
Julkisuusluokka
sivu 73
lupatoiste
14 02 03 Metsästys ja riistatalous
14 02 03 00 Metsästyslupien myöntäminen
Neuvonta, ohjaus
metsästyslaki
ampuma-aselaki
järjestyslaki
eläinsuojelulaki
Finlex
Finlex
Finlex
Finlex
-
Vireilletulo
Hakemuksen vastaanotto
Valmistelu
Lupapäätöksen valmistelu
Luvan perumisen valmistelu
päätösluonnos
14 02 03 01 Tuhoeläinten metsästys/pyydystys
Neuvonta, ohjaus
metsästyslaki
ampuma-aselaki
eläinsuojelulaki
luonnonsuojelulaki
järjestyslaki
Finlex
Finlex
Finlex
Finlex
Finlex
-
kts. osastotasoinen ohjeistus, 00 01 00 Hallinnon
järjestäminen
YHO:n toimintaohjeet
Vireilletulo
Palvelumyynti
Valmistelu
Poikkeuslupien hakemisen valmistelu
Täydennyspyynnön vastaanottaminen
Täydennyspyyntöön vastaamisen
valmistelu
Poikkeusluvan vastaanottaminen
hakemusluonnos
julkinen
täydennyspyyntö
julkinen
vastineluonnos
julkinen
lupapäätöstoiste
julkinen
Poikkeusluvasta valittamisen valmistelu valitusluonnos
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
ei sisällä
henkilötietoja
1
1
1
1
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
aika
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
aika
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
aika
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
aika
sähköinen
aika
Rakennusvirasto vahvistaa valituksen.
mm. loukkukäyntien kuittaukset, loukkujen ja
pesien rekisteröinti ja kanikannan kartoittaminen.
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1
1 oma tarve
pyyntikauden
päättyminen
sähköinen
aika
julkinen
ei sisällä
henkilötietoja
1 oma tarve
poikkeusluvan
voimassa olon
päättyminen
sähköinen
aika
Rakennusvirasto vahvistaa hakemuksen.
Rakennusvirasto vahvistaa vastineen.
Toteutus
Pyynti
raportti
Mobilenote -sovellus
(Prima)
Seuranta, valvonta
Saalismäärien ilmoittaminen
ilmoitus
1

Tiedonohjaussuunnitelma

Transcription

Similar documents

Sympa HR -rekisteriseloste

Urkundin tietosuojaseloste

Tietosuojavaltuutettu

Lataa ja lue esite PDF-muodossa

Tietosuojaseloste - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

eKunta - rekisteriseloste

tietosuojaseloste, suomen kuntaliitto ry:n lähipiirirekisteri

selvitys kokonaisuudelle edullisesta organisoitumisesta

1 TAISTELUTILA TOIMINTAYMPÄRISTÖNÄ