MØTEPROTOKOLL - Stange kommune

MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
STANGE KOMMUNE
Torsdag 10. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0900 – 1500.
Som medlemmer møtte:
Trond Vangen, leder (Frp)
Håkon Andreas Alm (H) – tiltrådte møtet kl. 1200.
Truls Wadd (Ap)
Anne-Grethe Henriksen (Ap)
Følgende medlem hadde meldt forfall:
Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL)
Følgende varamedlemmer møtte:
Kate Iren Langberg (Krf), første vara for Marit Tofastrud Vestli.
Per Olav Hansen (H), vara for Håkon Andreas Alm frem til han tiltrådte møtet kl. 1200.
Deltakelse av øvrige varamedlemmer:
Med bakgrunn i at dette var første møtet i valgperioden var samtlige varamedlemmer innkalt
til å delta i forbindelse med opplæring/informasjon mv. Oversikt over deltakelse:
Varamedlemmer Frp/V: Andre vara Kenneth Holte (Frp) og tredje vara Stein Kippersund (V).
Første vara Camilla Eilertsen (V) deltok frem til kl. 1130.
Varamedlemmer Sp/BL/Krf: Første vara Kate Iren Langberg (Krf) og tredje vara Vebjørn
Nilsen (Sp). Andre vara Kårhild H. Løken (Sp) hadde meldt forfall.
Varamedlemmer H: Første vara Per Olav Hansen (H) og tredje vara Ole Bækkedal (H). Andre
vara Tina Aas (H) hadde meldt forfall.
Varamedlemmer Ap/Sv/PP: Første vara Arne Andreassen (PP), andre vara Steinar Kjeverud
(Ap), tredje vara Kjersti Andersen (Sv) og tredje vara Helle Tenningsås (Sv).
Ellers møtte:
Ordfører: Nils Røhne (deltok under innledningen av sak 52)
Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 54-58).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og
varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Trond Vangen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 52/2015
INTRODUKSJON TIL ARBEIDET I
KONTROLLUTVALGET: ROLLER, ANSVAR,
OPPGAVER, FORVENTNINGER MV.
1
Fra behandlingen:
Ordfører Nils Røhne innledet saken.
Sekretær Kjetil Solbrækken orienterte deretter om kontrollutvalgets
rolle og ansvar med fokus på:
 Rammeverket (kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og
kontroll og forskrift om kontrollutvalg)
 Valg av kontrollutvalg - uavhengighet
 Tilsyn og kontroll i kommunen - aktører
 Kontrollutvalgets oppgaver og ”verktøy”
 Kontrollutvalgets sekretariat
 Kommunens revisor
 Forholdet til kommunestyret
 Forholdet til rådmannen/administrasjonen
 Offentlighet og taushetsplikt
Håkon Andreas Alm (H) tiltrådte møtet under siste delen av saken.
Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer og ett
varamedlem.
Vedtak, enstemmig:
1. Kontrollutvalget tar følgende til orientering:
 Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets
oppgaver og ansvar, herunder gjeldende regelverk
(kommunelovens kapittel 12 med tilhørende forskrift om
kontrollutvalg).
 Kontrollutvalgsboken (veileder fra Kommunal- og
regionaldepartementet fra 2011)
2. Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og
kontrollutvalgssekretariat (utført av revisjons- og
konsulentselskapet Deloitte på oppdrag fra Kommunal- og
Regionaldepartementet, 2014) legges frem på neste møte.
SAK NR. 53/2015
ERFARINGER FRA VALGPERIODEN 2011-2015,
ORIENTERING OM GJENNOMFØRTE
UNDERSØKELSER, SAKER TIL OPPFØLGING MV.
Fra behandlingen:
Utvalgsleder og sekretær orienterte.
Vedtak, enstemmig:
SAK NR. 54/2015
Informasjon om erfaringer fra valgperioden 2011-2015 og
kontrollutvalgets aktiviteter i forrige valgperiode tas til
orientering.
PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR /
HEDMARK REVISJON IKS
Fra behandlingen:
Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS Morten Alm Birkelid
orienterte og svarte på spørsmål.
2
Vedtak, enstemmig:
Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av
selskapet tas til orientering.
SAK NR. 55/2015
ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS AVTALER
MED REVISOR OG SEKRETÆR
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS og utvalgssekretær orienterer.
Vedtak enstemmig:
1. Følgende inngåtte avtaler tas til orientering:
 Oppdragsavtale for 2015 mellom kontrollutvalget og
Hedmark Revisjon IKS.
 Rammeavtale mellom kommunene
Hamar/Stange/Løten og Kontrollutvalgstjenester
v/Kjetil Solbrækken.
2. Det tas til orientering at oppdragsavtale med Hedmark
Revisjon IKS for 2016 avventes. Saken følges opp etter
avklaring i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS i
februar 2016.
SAK NR. 56/2015
Vedtak enstemmig:
ABONNEMENTER OG KURSTILBUD FOR
KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER
1. Alle faste medlemmer av kontrollutvalget abonnerer på:
 Ukeavisen Kommunal Rapport
 Fagtidsskriftet Kommunerevisoren (utgitt av
Norges Kommunerevisorforbund)
2. Utvalgets faste medlemmer tilbys å delta på
Kontrollutvalgskonferansen 2016 i regi av Norges
Kommunerevisorforbund (3.-4. februar 2016).
SAK NR. 57/2015
MØTEPLAN FOR 2016
Vedtak enstemmig:
Møteplan for kontrollutvalget for 2016 fastsettes slik:







Tirsdag 19.01.16 kl. 0830
Tirsdag 01.03.16 kl. 0830
Tirsdag 10.05.16 kl. 0830
Tirsdag 21.06.16 kl. 0830
Tirsdag 06.09.16 kl. 0830
Tirsdag 25.10.16 kl. 0830
Tirsdag 13.12.16 kl. 0830
3
SAK NR. 58/2015
REFERATSAKER
Fra behandlingen:
1. Oversending av sak fra kontrollutvalget til kommunestyret
(revisjonsrapport: Hedmark IKT…)
2. Kommunestyrets behandling av revisjonsrapporten «Hedmark
IKT ….» i møte den 28/10-5
3. Møtegodtgjørelse 2015 – kontrollutvalget i Stange kommune
4. Rapport fra stikkprøvetilsyn – Stange kommune – Behandling
av søknader om sykehjemsplass 2015
5. Diverse avisartikler
6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste
Vedtak enstemmig:
Referatsakene tas til orientering.
Stange, 10. desember 2015.
RETT UTSKRIFT:
Stange, 10. desember 2015.
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
Tirsdag 19. januar 2015
Kl. 0830





Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KUsak 52/2015)
Regnskapsrevisjon: Generell presentasjon og orientering om status
for revisjon av kommuneregnskapet for 2015.
Forundersøkelse – funksjonshemmede i Stange kommune
Metode for gjennomføring av overordnet analyse
Overordnet analyse – forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
- Foreløpige risikovurderinger og «brainstorming»
4
Saker til oppfølging i senere møte:
 Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15)
 Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15)
 Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13)
 Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende
kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)
 Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets
rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak
KU-sak 09/14) – oppfølging 2015
 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport –
kvalifiseringsprogrammet/NAV Stange (KU-sak 07/15)
 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15)
 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid
(ku-sak 12/15)
 Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter:
 Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000
 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler
 Hedmark IKT
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv):
 Forundersøkelse: Tjenestetilbudet til funksjonshemmede(KU-sak 44/15)
5