L`article 21 de la loi du 10 août 2005 instituant le système d

Transcription

RAPPORT D'ACTIVITE DE
L'ANNEE 2009
ACTIVITEITENVERSLAG 2009
Avant propos
Trois ans et quelques mois de vie…et voici déjà le quatrième rapport d’activités du
Comité de gestion…Informatique de l’Ordre judiciaire. Anciennement Phenix. Ainsi
au fil de ces trente huit mois de vie, le Comité de gestion a vu défiler trois ministres,
deux projets relatifs à l’informatisation de la Justice et sans doute bientôt un
troisième. Phenix, Mach, Cheops …et une dénomination nouvelle à laquelle il lui a
bien fallu s’accommoder.
Le bel et ambitieux édifice que portait le projet Phenix, ouvert à tous, transparent,
aux multiples étages communicants a été abandonné au motif notamment que le seul
énoncé de son nom véhiculait une image d’échec. Echec dû pour certains peut-être
d’avoir vu «trop grand» mais sans doute d’avoir surtout, pour le construire, choisi
une entreprise qui n’a pu mener à bien et à terme le chantier. Mais fallait-il pour cela
abandonner les nombreux acquis, les milliers d’heures de travail, les efforts fournis
par un grand nombre de membres tant de l’Ordre Judicaire et de l’administration qui
se sont souvent dépensés sans compter? Ne fallait-il pas suivre l’avis de ce groupe
multidisciplinaire d’experts officiellement chargé d’émettre des considérations utiles
en vue de reprendre le projet en préconisant une certaine simplification mais aussi un
allégement de la structure de l’édifice mais en conservant les piliers comme les
soubassements déjà solidement réalisés ? Le choix de l’abandon du projet est devenu
une inavouée évidence. La méthode judicieusement préconisée dans le rapport déposé
par le groupe multidisciplinaire d’experts d’agir étape par étape a été entendu mais
interprété. En attendant la reprise des travaux relatifs au projet Phenix, une première
décision a été celle de faire procéder à la mise à niveau, une modernisation du
programme Mammouth, vieux d’une quinzaine d’années, à l’usage uniquement des
juridictions cantonales. Cette phase de modernisation a été baptisée
Mach (Mammouth at Central Hosting). Celle-ci étant entamée, il a été dit qu’elle
allait devoir s’intégrer ultérieurement au nouveau projet, baptisé quant à lui Cheops,
exactement du même nom du portail choisi en 2007, soit un an avant, par le Ministre
de l’Intérieur pour abriter des informations policières. Dans un langage imagé, fini
de ce grand et fort bâtiment dans lequel tous devaient vivre en parfaite symbiose mais
à la place, après la restauration de la veille bâtisse Mammouth englobant les
juridictions cantonales, les tribunaux et parquets de police, il a été décidé qu’il sera
construit au dessus, selon le plan Cheops, un étage pour la branche civile des
tribunaux de première instance et ainsi de suite.
Dans le cadre de ces mouvements opérationnels en cours mais encore depuis près de
deux années écoulées sans résultats définitifs probants quel a été le rôle qu’à pu jouer
le Comité de gestion, organe désigné par la loi en la matière? La réponse est d’une
grande simplicité: rien ou presque rien!
Il importe de savoir que le Comité de gestion a été amené à signer un Protocole avec
le Ministre de la Justice. Dans ce Protocole, outre l’attribution de sa nouvelle
dénomination, ses nouvelles compétences ou attributions y sont décrites alors que la
loi du 10 août 2005 instituant le Comité de gestion soit toujours en vigueur.
Rapport d’activité de l’année 2009
Activiteitenverslag 2009
2
Le Protocole a été signé le 4 juin 2008. Protocole scrupuleusement respecté jusqu’à
présent mais seulement par le Comité de gestion.
Ainsi, à l’exception de quelques réunions peu ou pas constructives, le Comité de
gestion a été tenu à l’écart des travaux dans le cadre de Mach comme par ailleurs de
la préparation du cahier des charges relatif au programme destiné aux tribunaux de
première instance (la branche civile). Il a toutefois été chargé par la Cellule
stratégique d’établir, à l’aide d’un personnel réduit en totalité à deux agents, les
codes nationaux nécessaires au fonctionnement de telles applications, travail long et
fastidieux relevant sans doute de sa compétence mais ne lui donnant aucune vue
globale ni aucun rôle dans les développements entrepris. Plus particulièrement
concernant un cahier de charges relatif au programme destiné aux tribunaux de
première instance (civil), le Comité a été, après insistance, autorisé à le consulter.
Ainsi, le Comité a été averti le 14 juillet 2008 que ses membres pouvaient prendre
connaissance du projet, dont il a été dit pendant plusieurs semaines qu’il était à la
traduction, exclusivement dans les locaux de la cellule et pendant une période limitée
du 15 au 16 juillet soit pendant quelques heures, aux heures de bureau, en pleine
période de vacances judiciaires. Le projet, d’ailleurs nullement traduit, n’a pu être lu
dans les conditions et délai imposés que par les deux membres permanents du Comité
de gestion qui ont, comme indiqué dans le rapport qui suit, réagi immédiatement
notamment en raison de l’inconsistance totale du projet. Aucun autre texte n’a été
proposé entre-temps. Alors que le temps passe inexorablement, que les technologies
évoluent, l’informatisation de la Justice du pays quant à elle stagne lamentablement.
Le présent avant-propos s’il est un peu plus long qu’à l’accoutumée, les précédents
textes manifestant principalement l’espoir d’une avancée sérieuse du processus
d’informatisation, a pour but d’éclairer notamment les membres de l’Ordre Judicaire
de la préoccupante situation actuelle et aussi afin de leur faire savoir que le Comité
de gestion, plus que désireux de participer en qualité de force active dans un tel
processus, même s’il ne peut-être que modeste et limité compte tenu du manque de
réelle ambition ou de volonté politique, n’a pu jouer aucun rôle. Il va de soi qu’il ne
pourra en aucun cas assumer la moindre responsabilité, que ce soit au niveau tant du
passé que du présent, par rapport au grand retard dans le processus indispensable de
l’informatisation globale et de qualité qu’accuse sans conteste l’appareil judiciaire
belge.
Si le constat tel que présenté fait indéniablement état de son profond
désappointement, le Comité de gestion nourrit toutefois l’espoir que le pire est passé
que l’avenir sera meilleur…dans l’intérêt de la Justice et du Citoyen !
Bruxelles, 26 mars 2009.
Carmelo Zaiti
Président du Comité de gestion
3
Remarque
Malgré qu’il n’ait disposé que de peu de moyens, le Comité de gestion a néanmoins
assumé diverses tâches et a mené de nombreuses activités Aussi, en raison de ce
manque de moyens tant matériels qu’humains, les divers textes du présent rapport
annuel y figurent, uniquement dans l’une ou l’autre langue nationale.
Opmerking
Niettegenstaande het feit dat het Beheerscomité over weinig middelen beschikt, heeft
het veel taken uitgevoerd en deelgenomen aan veel activiteiten. Omwille van het
gebrek aan middelen, zowel materieel als op het gebied van personeel, zijn de
verschillende teksten enkel in één van de beide landstalen opgenomen in dit
jaarverslag.
4
1. Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice
Le 4 juin 2008, un « Protocole de répartition des tâches dans la mise en œuvre du plan
échelonné CHEOPS Justice » proposé par Monsieur le Ministre de la Justice était
signé. Ce document, qui était normalement destiné aussi à constituer un acte majeur
dans la vie du Comité de gestion, figure en annexe du présent rapport ( annexe 1 a) et
1 b)).
En faisant référence aux missions que la loi Phenix I attribue au Comité de gestion et
au rapport accepté du groupe de travail interdisciplinaire d‟experts, le Protocole, en
soulignant au préalable «les compétences, l‟expérience, l‟enthousiasme présents et la
volonté de collaborer de tous les acteurs concernés» engageait le Comité de gestion
dans la voie d‟une prise en charge effective d‟importantes tâches. Mais ces
nombreuses missions, qui devaient lui laisser le soin d‟assumer les responsabilités y
afférentes, se sont révélées être avec le temps extrêmement limitées. Le Comité de
gestion a en effet presque exclusivement été confiné à l‟établissement des codes
nécessaires au fonctionnement de Mach. Loin et même très loin des nombreuses
tâches décrites dans le Protocole auxquelles il était prêt à s‟atteler, fort tant de son
expérience que des compétences résultant de la nature même de sa composition.
Le Protocole devait servir, en principe, de base à une certaine réorientation visant
toutefois l‟objectif unique de « procurer, à court terme, à la Justice des instruments
modernes devenus depuis longtemps courants ailleurs » comme le souligne clairement
son préambule.
Le Comité de gestion, bien que désigné par le Protocole comme étant le partenaire
appelé a être le plus actif, devant assumer le rôle de véritable moteur, n‟a été en
définitive qu‟un simple instrument, jamais ou rarement consulté et peu ou pas
informé.
Le Président en exercice du Comité de gestion à ce moment a préparé, pour la
Conférence permanente des Chefs de Corps de l‟Ordre Judiciaire, un rapport de douze
pages le 23 septembre 2008 et intitulé «De informatisering van Justitie : stand van
zaken ? ». Le contenu de ce rapport approfondi et détaillé parle de lui-même (annexe
2). Il y fait état de la grande inquiétude du Comité de gestion vis-à-vis l‟état stagnant
de l‟informatisation de la Justice.
Le Comité de gestion a exprimé ses inquiétudes au Ministre lui-même et lui adressé à
ce sujet deux courriers successifs, l‟un le 08 octobre 2008 (annexe 3) et l‟autre le 08
decembre 2008 (annexe 4). Les deux correspondances n‟ont fait l‟objet d‟aucune
suite, même pas d‟un simple accusé de réception.
Le Comité de gestion a également envoyé au Ministre de la Justice actuel un courrier
le 07 janvier 2009 (annexe 5), en lui transmettant les copies des lettres adressées à son
prédécesseur. Elle n‟a eu, comme pour les autres correspondances, aucun effet.
5
Mêmes les questions parlementaires écrites adressées au Ministre de la Justice n‟ont
donné lieu à aucune réponse claire et précise mais tout au plus à des réponses
évasives. Il suffit à cet égard de se référer aux questions écrites nr. 4-497 (réponse du
06.11.2008) et n° 4-2514 (réponse du 12.01.2009) de Madame Martine Taelman au
Sénat et les réponses à ses questions.
Le Comité de gestion a ensuite adressé en date du 26 janvier 2009, un mail au
Directeur de la Cellule stratégique (annexe 6) en vue de lui rappeler son existence et
lui confirmer sa persistante volonté de collaborer activement à l‟œuvre
d‟informatisation, ce pourquoi il a d‟ailleurs été légalement institué. Aucune réponse
n‟a été accordée à ce courrier. La lettre adressée un peu plus tard, à titre personnel, au
Ministre de la Justice avec le même but le 09 février 2009 n‟a pas plus que l‟autre été
gratifiée d‟une réponse (annexe 7).
6
2. Le Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice Détails relatifs à son exécution
Dans la partie servant d‟introduction du Protocole, il est certifié que le plan échelonné
doit constituer une réussite car fondé sur « les compétences, l‟expérience,
l‟enthousiasme présents et la volonté de collaborer de tous les acteurs concernés… »
A. Engagement des parties - Généralités : point 2 du Protocole
1. Le Ministre de la Justice s‟y engage à organiser une réunion bihebdomadaire entre
sa Cellule stratégique, le Comité de gestion et le Service d‟encadrement ICT ainsi que
l‟entreprise concernée par la mise au point du programme.
Les réunions, intitulées „ tweetrapsoverleg „ qui se sont tenues sur la base de cet
engagement, eurent lieu les 6/06, 17/06, 2/07 et pour la dernière fois le 10/09/2008
avec les représentants de la Cellule stratégique, de l‟ICT et du Comité de gestion mais
à aucune de ces réunions avec les responsables de la firme chargée des
développements de MACH. Lors de ces réunions, le Comité était presque
exclusivement soumis à des questions concernant l‟état d‟avancement des travaux
visant l‟établissement des codes.
2. Le Ministre de la Justice „s‟engage formellement‟ à concrétiser l‟idée de
l‟engagement d‟un chef de projet chargé d‟encadrer le projet d‟informatisation
CHEOPS en concertation avec les parties signataires du Protocole dont évidemment
le Comité de gestion. Le Comité de gestion n‟a jamais reçu la moindre information à
ce sujet.
B. Engagements du Comité de gestion Informatique de l’Ordre Judiciaire : point
2.1 du Protocole
Le Comité de gestion a été à la base de l‟insertion dans le Protocole des 15 tâches ou
missions à accomplir qui y sont décrites et qui ont été reprises des différentes lois
Phenix (points 2.1.1 à 2.1.15 ).
Les différentes tâches qu‟il a pu réaliser, en l‟absence de communication, de
collaboration et de soutien de la part de la Cellule stratégique, font l‟objet de points
distincts dans le présent rapport. Il a dû souvent, pour y parvenir, prendre
unilatéralement des initiatives diverses.
C. Engagements du Ministre de la Justice : point 2.2 du Protocole
Aucun des engagements décrits dans cette partie du Protocole n‟ a été réellement suivi
d‟effets. Le Comité, sous divers prétextes, n‟a reçu ni l‟effectif prévu devant être
engagé selon le Protocole «à court terme» en vue de lui permettre de remplir
«correctement ses tâches» ni les « locaux définitifs et appropriés» malgré
l‟engagement clair de tout mettre en œuvre pour y parvenir. Le Comité de gestion est
donc installé « strictement à titre provisoire » et grâce à l‟hospitalité de la Cour de
Cassation depuis maintenant plus de trois ans, dans des locaux ayant servi pendant des
lustres en même temps de réserve, de stand de tir et de musée.
7
3. Mach (modernisation du programme Mammouth)
Dans le rapport d‟activité de l‟an dernier, celui de l‟année 2008, le Comité de gestion
indiquait dans celui-ci qu‟il devait « … à cet égard préparer très prochainement les
codes uniques et uniformisés, nécessaires au fonctionnement de cette application
modernisée soit plus d‟un million de codes alors que jusqu‟à ce jour il ne dispose en
personnel, en tout et pour tout, que d‟une juriste et d‟une secrétaire… !! »
Le Comité de gestion a effectivement réalisé ce long et minutieux ouvrage, véritable
travail de bénédiction, qui est sur le point d‟être achevé et livré pour les Justices de
Paix .En vue de sa préparation et surtout pour tenir au courant les participants à
l‟œuvre « Mach », le Comité de gestion a participé aux réunions programmées par la
Cellule stratégique ou l‟ICT, le Comité de gestion étant considéré comme simple
exécutant, réunions qui se sont tenues les 04 fevrier 2008, 11 mars 2008, 29 mai, 23
juin , 11 septembre et 16 octobre 2008 et enfin récemment le 12 mars 2009. Cette
réunion était la première réunion durant laquelle il a pu être fait état des codes
destinés aux Tribunaux et Parquets de police.
Après insistance, le Comité de gestion a été informé, au début des travaux relatives à
Mach, de quelques détails concernant l‟évolution des développements en cours mais
n‟a par la suite reçu que des informations éparses à ce sujet, souvent de manière
indirecte par des voix autres que celles qui avaient logiquement ou normalement
auraient dû le faire. Alors que le Protocole attribuait et continue à lui attribuer « dans
le cadre de sa mission légale, entière implication dans les développements de la
vision, la mise en oeuvre concrète et le suivi du plan échelonné CHEOPS Justice et
des projets y afférents ».
Le Comité de gestion n‟est donc manifestement pas en mesure de communiquer au
stade actuel l‟état d‟avancement de MACH, première étape du plan échelonné
CHEOPS, laissant le soin à ses partenaires seuls impliqués et dès lors mieux informés,
à le faire.
8
4. Plan échelonné CHEOPS
Si la première phase du plan échelonné CHEOPS, baptisé MACH, n‟évolue, semble
t‟il pas rapidement, malgré un nom évocateur de vitesse, il importe de rappeler que ce
programme, qui devait constituer une amorce à ce plan échelonné, avait déjà été mis
en chantier sous l‟égide du précédent gouvernement.
La firme Axylis avait obtenu le marché dans la perspective de moderniser les
applications Mammouth (Justices de Paix et Tribunaux et Parquets de Police) avant la
fin de l‟année 2007. Cette solution permettait d‟entrevoir une économie à partir de
l‟année 2008 à concurrence de 1.100.000 Euro (voir la note du Ministre de la Justice
au Conseil des Ministres du 17 avril 2007).
Au mois de novembre 2007, la mise en service du nouveau programme a été reportée
à la moitié de l‟année 2008.
Selon les informations officieuses qu‟il a réussi à glaner, le Comité de gestion a appris
que seulement une petite vingtaine de juridictions cantonales sur les 229 existantes
disposaient de l‟application modernisée. Au secteur des Parquets de police, quelques
uns seulement sont actuellement en phase de test mais aucun Tribunal de police du
pays ne dispose encore du programme en vue de le tester. Ces retards importants
restent inexpliqués malgré les nombreuses questions posées à ce sujet par le Comité
de gestion.
Le contrat de modernisation prévoyait aussi l‟impression centralisée. Il n‟y a aucune
réalisation ni même un début de développement.
La phase du plan visant l‟échelon supérieur du plan, à savoir la branche civile des
tribunaux de première instance, a été effectivement envisagée par les partenaires du
Comité de gestion. Alors que le Comité de gestion avait proposé, avec insistance mais
en vain, en se référant quant à ce notamment sur le point 2.1.12 du Protocole signé
avec le Ministre, de participer à l‟élaboration du cahier des charges, la Cellule
stratégique avait toutefois décidé de n‟impliquer dans la préparation dudit et
important cahier des charges que l‟ICT du SPF Justice. Le Comité de gestion a par la
suite été informé, en raison de insistance, de manière brève et peu détaillée de
l‟achèvement de ce cahier des charges lors d‟une réunion qui s‟est tenue le 2 juillet
2008, intitulée « tweetrapsoveleg», organisées en vertu du Protocole, à l‟initiative de
la Cellule stratégique en présence de représentants de l‟ICT ( cfr.point 9). Lors de
cette réunion, il lui avait été indiqué que le cahier des charges était envoyé à la
traduction et que les 26 et 27 juin suivants, le projet pouvait être consulté par les
membres du Comité de gestion, toutefois compte tenu de son caractère confidentiel, il
ne pouvait être consulté exclusivement que dans les locaux de la Cellule stratégique.
Sous le prétexte que la traduction n‟avait pu être achevée, la consultation avait ensuite
été décommandée et reportée à une date ultérieure. C‟est ainsi, que le 14 juillet, en
pleine période de vacances, qu‟elles soient judiciaires ou non, le Comité a été informé
que le projet de cahier des charges pouvait être consulté par les membres du Comité
de gestion le lendemain et le surlendemain soit le 15 et le 16 juillet 2008, alors que la
grande majorité parmi ceux-ci habitant et travaillant loin de Bruxelles étaient en outre
soit occupés au travail, soit en vacances durant cette période. En raison de ces
9
circonstances, seuls les deux membres permanents, le président et le vice-président du
Comité de gestion, purent ainsi consulter le document dans les locaux de la Cellule
stratégique. Document qui n‟avait d‟ailleurs fait l‟objet d‟aucune traduction.
Le contenu du cahier des charges tel qu‟ élaboré pendant quelques mois constituait un
texte léger, incomplet, fort réducteur omettant clairement les accès vers un système
global unifié et ne tenant notamment absolument aucun compte des lois Phenix. Il a
été fait part immédiatement au Ministre de la consternation du Comité de gestion face
à un tel cahier des charges et lui transmettait en même temps une longue liste détaillée
des remarques et observations essentielles que le projet avait eu pour effet de susciter
par e.a. une inobservance caractérisée des lois Phenix.(annexes 8 a) et 8b).)
Depuis, aucune nouvelle de la nécessaire et profonde adaptation de ce projet si ce
n‟est qu‟entre-temps un autre projet semble avoir germé....
10
5. Uniformisering Codes Mach / Cheops
Art. 17 van de Phenix-I wet voorziet dat het Beheerscomité een codedienst instelt, die
belast is met het voorstellen van de codes die nodig zijn voor het oprichten en beheren
van de gegevensbank. Het Beheerscomité neemt de codes aan.
In het met de voorgaande Minister van Justitie op 04 juni 2008 gesloten Protocol is
voorzien dat het Beheerscomité zou instaan voor de nationale codes. Van zijn kant
voert het Beheerscomité, met de beperkte middelen, het Protocol loyaal uit.
Momenteel wordt de “codedienst” waargenomen door de permanente leden van het
Beheerscomité (Voorzitter, Ondervoorzitter, één juriste en één secretaresse).
In het kader van de modernisering van de Mammouth-applicaties voor de
Vredegerechten en de Politierechtbanken/Politieparketten, is voorzien dat codes
moeten geüniformiseerd worden, gelet op de integratie van de applicaties van de
Vredegerechten enerzijds, de applicaties Politierechtbanken en –parketten anderzijds.
Een aantal van de geüniformiseerde codes dienen nationaal beheerd te worden door
het Beheerscomité.
Voordien reeds heeft het Beheerscomité aan het CIV de codes overgemaakt
betreffende de vakgebieden van de gerechtsdeskundigen. Er werden 594 vakgebieden
geïdentificeerd.
In samenspraak met Axylis en het CIV van de FOD Justitie heeft het Beheerscomité,
wat de Vredegerechten betreft, die codetabellen geïdentificeerd die nationaal beheerd
zullen moeten worden. Enkel het Beheerscomité zal daartoe nog bevoegd zijn en over
de technische mogelijkheden beschikken deze codeteballen te wijzigen of aan te
vullen. Specifiek voor de vredegerechten bestaat het probleem dat, in de loop der
jaren, deze codetabellen quasi niet centraal werden beheerd wat tot een wildgroei en
grote divergentie in de codetabellen heeft geleid.
11
Werkvergaderingen van het Beheerscomité met het CIV en Axylis gingen door op de
volgende data :
Codes Mach
4/02/2008
11/03/2008
29/05/2008
23/06/2008
11/09/2008
16/10/2008
12/03/2009
Na de identificatie van de nationale tabellen werd de volgende werkwijze gevolgd :






Aan het Beheerscomité werd door het CIV en per Vredegerecht een export
bezorgd van de nationaal te beheren codetabellen : dit betekent dat het
Beheerscomité van de 229 Vredegerechten deze codetabellen ontving.
Axylis bezorgde aan het Beheerscomité ook een export van deze tabellen met
de gegevens die op het moment van de levering zich reeds in Mach bevonden.
Het Beheerscomité heeft, per codetabel, alle gegevens verzameld.
In een eerste fase werden per tabel :
o Alle louter dubbele codes verwijderd : dus enkel de absoluut dubbele
codes (afkorting en omschrijving) werden verwijderd.
o Een overzicht gemaakt van de nog weerhouden codes per tabel
(afkorting en omschrijving).
o Door het Beheerscomité een eerste schifting doorgevoerd van de codes
die absoluut niet pertinent waren om weerhouden te worden in de
tabel.
o Per codetabel werd een inventaris gemaakt van de problemen.
o Contact
genomen
met
een
hoofdgriffier/gebruiker
om
onduidelijkheden/lacunes te bespreken, samen met voorstellen tot
aanpassing, opsplitsing en/of uitbreiding.
o Met een groep gebruikers, aangeduid door de Beleidscel van de
Minister van Justitie, werden alle nationale codetabellen per codetabel
besproken en geëvalueerd.
o Voor alle nationaal te beheren codetabellen werd nadien voor
coördinatie van de omschrijving gezorgd in de beide reeds voorziene
landstalen en werd ook intern voor de vertaling gezorgd (Nl/Fr).
In een tweede fase werden de nationaal te beheren codetabellen voorgelegd
aan het Beheerscomité. Zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden
konden hun eventuele opmerkingen laten kennen.
Tenslotte werden de opmerkingen verwerkt en werden de goedgekeurde
codetabellen aan Axylis toegestuurd. Deze firma zal op haar beurt deze
12
codetabellen invoeren in Mach inzoverre dit grote tabellen betreft. De kleinere
aanpassingen worden in de Mach-applicatie verwerkt door het Beheerscomité.
Voor de vaststelling van de codes werden de volgende principes gehanteerd :




De omschrijving zoals voorzien in de diverse artikels van de wetboeken
(voornamelijk Burgerlijk Wetboek en Gerechtelijk Wetboek) werd
weerhouden.
Voor de afkortingen werden de officiële afkortingen weerhouden zoals
vastgesteld door de Interuniversitaire Commissie Juridische Verwijzingen en
Afkortingen (2008) wat de Nederlandstalige afkortingen betreft en
gepubliceerd in de “Guide des citations, références et abréviations juridiques
(4° uitgave) wat de Franstalige afkortingen betreft.
Voor de spelling werd, wat de Nederlandstalige codes betreft, teruggegrepen
naar het Van Daele wetboek en het Groene Boekje, wat de Franstalige codes
betreft, teruggegrepen naar de Petit Robert.
Uniformiteit tussen de gebruikte afkortingen : waar voorheen voor de
afkortingen zowel cijfers als letters werden gebruikt, worden thans nog enkel
letters gebruikt.
In de mate dat, van officiële zijde gegevens ter beschikking waren voor bepaalde
codes, werden deze overgenomen. Bij wijze van voorbeeld kan daartoe verwezen
worden naar de codes voor de Vennootschappen waarvoor gebruik werd gemaakt van
de lijst van de KBO en de lijst van de wettelijke feestdagen (tot 2020).
Heel wat werk diende verricht te worden voor het terugvinden van de postcodes van
de diverse landen. Het was de wens van Axylis en het CIV dat van zoveel mogelijk
landen postcodes werden aangeleverd. Aangezien noch de Post noch enige
internationale organisatie over een elektronisch of papieren bestand beschikt waarin
deze codes verzameld zijn, diende per land een opzoeking verricht te worden.
Dit resulteerde in volgende gegevens :




Onderzochte landen : 303
Landen waarvoor postcodes werden teruggevonden : 142
Landen waar geen postcode in gebruik is : 74
Landen waar postcodes bestaan maar niet werden teruggevonden : 87
Voor alle Europese landen werden de postcodes teruggevonden.
Voor de technische verwerking is er een specifiek probleem omdat postcodes in
diverse landen verschillend worden gedefinieerd.
13
Het samenstellen van de diverse nationaal te beheren tabellen is nog niet beëindigd,
gelet op de enorme omvang van het werk en de beperkte personeelsbezetting van het
Beheerscomité.
Momenteel is de stand van zaken de volgende :
Table
Status
123 : Codes postaux Belges
OK
123 : Codes postaux étrangers
. De Europese
postcodes staan op de
productieomgeving op
02.12.2008.
121 : Pays
OK
DRPAYNM
122 : Province
OK
DRPROVI
128 : Feestdagen
OK
Staan op de
productieomgeving
DRJOURS
125 : Aanspreektitels /Titres
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRTITCE
125 : Burgerlijke staat
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRERCIV
125 : Aanwezigheden op zitting
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
127 : Rechtspersoon
OK
officiële lijst KBO Staan op de
productieomgeving
op 02.12.2008
131 : Wetten
131 : gecontroleerd
door HVB
132 : te controleren
door HVB
op vergadering
20081202
overeengekomen
met gebruikers niet
te bespreken
131 : goed te keuren
door BC - nog niet
opgestuurd
DRLOI
OK
Goedgekeurd door
DRINTRO
132 : artikels
133 : Inleidingswijze
Remarque
MACH code
Des contacts ont été
pris via Dhl, UPS.
Pas de réponse. Des
recherches ont été
effectuées via
internet. L‟important
travail effectué par
Biro est apprécié.
14
BC 31.01.09
134 : Partijtype + hoedanigheid
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRQUALI
135 : Verschijningswijze/ Mode
de comparution
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRCOMPR
135 : Type zitting
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRAUDTY
135 : Sorteringscriteria
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRCRITR
136 : Verzendingswijze
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRENVOI
137 : Graden
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRGRADE
224 : Betalingswijze
OK
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRPAYTY
232 : Bestemmelingen per post
OK
– ingevoerd door
Axylis – schikking
nog aan te passen.
Goedgekeurd door
BC 31.01.09
DRDESDC
321 : Talen procedure
OK
126 : Talen
OK
Tabel opgestuurd
aan Axylis op
16.12.2008
Specialiteiten
Deskundigen
OK.
Staan op de
productieomgeving
op 12.02.2008
232 : Evolutie - Aard van de
zaak
Voir Thesaurus
Universel UTU qui est
disponible sur
jure.juridat.just.fgov.be
6000 mots clés sont
prévus mais Biro
doit encore ajouter
des sous-codes pour
les justices de paix.
Cinq niveaux
d‟arborescence sont
prévus
232 : Evolutie - akte
Te bespreken
15
DREVOCE
232 : Evolutie - afschriften
Te bespreken
232 : Evolutie - eindbeschikking
Te bespreken
232 : Evolutie – eindvonnis
Te bespreken
232 : Evolutie – neerlegging
Te bespreken
232 : Evolutie – foutief
ingebracht
Te bespreken
232 : Evolutie - diverse
Te bespreken
232 : Evolutie – bestemmelingen
uitgaande post
Te bespreken
232 : Evolutie – verdaging
Te bespreken
232 : bijkomend
verzoekschrift/akte/dagvaarding
Te bespreken
232 : Evolutie – tussenvonnis
Te bespreken
232 : Evolutie –
tussenbeschikking
Te bespreken
232 Evolutie - koppelen van
dossiers
Te bespreken
232 : Evolutie – proces-verbaal
Te bespreken
232 : Evolutie – beschikking
dagbepaling
Te bespreken
232 : Evolutie - informatie
Leeg veld !
Boekhouding
Te bezorgen door CIV
aan B IRO
In het kader van
Phenix was hiervoor
een werkgroep
opgericht dien tot
een akkoord is
gekomen – HVB
neemt contact met
Bernard Daminet en
Bart De Ryck om
deze gegevens te
bekomen
Tarieven Tarieven
Tarieven
Te bezorgen door CIV
aan BIRO
Axylis zal deze liijst
overmaken aan het
BIRO
16
Heel wat werk zal nog moeten besteed worden aan de complexe tabellen evolutie van
de zaak.
Binnenkort heeft een vergadering plaats om de inventaris te maken van de nationaal te
beheren codetabellen wat de Politierechtbanken en Politieparketten betreft.
De thans samengestelde tabellen zullen de basis vormen voor het verder uitbouwen
van de tabellen voor andere instanties zodat, over de instanties heen, uniforme
codetabellen zullen opgebouwd worden die herbruikbaar zijn.
17
6. Juridat
Juridat is de externe gegevensbank voor de rechtspraak, gecreëerd op grond van art. 9
van de wet van 10 augustus 2005 (Phenix-I wet). Deze gegevensbank, vrij
beschikbaar via internet (http://jure.juridat.just.fgov.be ) bevat de beslissingen die zijn
geselecteerd door de verschillende instanties, overeenkomstig de criteria vastgelegd
door het Beheerscomité na advies van het Comité van gebruikers.
De selectiecriteria zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 05 oktober 2007.
Juridat bestaat uit drie modules :



raadpleging : raadpleging van de beslissingen in de gegevensbank via internet
invoer : deze module wordt gebruikt om de beslissingen in te brengen
administratie : met deze module wordt de applicatie beheerd
Juridat wordt begeleid door een werkgroep waarin, naast het Beheerscomité,
magistraten (van het Hof van Cassaties, zetel en parket), referendarissen bij het Hof
van Cassatie, griffiepersoneel, personeel van het parket-generaal van het Hof van
Cassatie, medewerkers van de FOD Justitie en het CIV en de firma Bull
vertegenwoordigd zijn.
Deze werkgroep kwam op de volgende data samen :
7/01/2008
3/09/2008
14/10/2008
13/11/2008
Tijdens de vergaderingen worden zowel technische als inhoudelijke aangelegenheden
besproken die tot verbetering van de applicatie moeten leiden. Ook worden de
suggesties en opmerkingen besproken die door gebruikers zijn aangebracht. Daartoe
werd voorzien in de applicatie (“suggesties”).
18
1. raadpleging :
Tussen 01 januari 2008 en 31 december 2008 werd Juridat als volgt geraadpleegd :



aantal aansluitingen naar de applicatie : 540.819
aantal opzoekingen : 1.139.140
aantal geraadpleegde beslissingen : 1.326.745
Tussen 01 januari 2009 en 28 februari 2009 werd Juridat als volgt geraadpleegd :



aantal aansluitingen naar de applicatie : 94.696
aantal opzoekingen : 198.441
aantal geraadpleegde beslissingen : 224.785
Wat het concept en de inhoud betreft, zijn de reacties van de gebruikers over het
algemeen heel positief. De toegang, de gebruiksvriendelijkheid en de
zoekmogelijkheden worden geprezen.
Wel wordt er op aangedrongen dat nog meer beslissingen van diverse instanties ter
beschikking zouden gesteld worden en dit ook zo vlug mogelijk.
Kritische opmerkingen zijn er wel wat de performantie betreft, voornamelijk van
interne gebruikers van Justitie. Deze problemen zijn echter niet gebonden aan de
applicatie maar situeren zich vooral op het niveau van het netwerk van Justitie binnen
de diverse gerechtsgebouwen dat niet krachtig genoeg is om vlugge consultatie
mogelijk te maken. Vooral tijdens bepaalde gedeelten van de dag stellen zich
toegangsproblemen. Dit werd reeds uitvoerig besproken binnen de werkgroep en is
bekend aan het CIV.
De beslissingen die in Juridat worden ingebracht dienen – wetshalve –
geanonimiseerd te worden. In de loop van 2008 werd één klacht ontvangen van een
betrokken partij die had vastgesteld dat een vonnis, dat hem betrof en was
gepubliceerd op een eigen website van een instantie, niet geanonimiseerd was (net
zomin als de overige op die website gepubliceerde beslissingen).
De verantwoordelijken van Juridat hebben onmiddellijk ingegrepen : de website is –
via het CIV – geblokkeerd geworden en de beslissing werd verwijderd. Na
anonimisering werd de beslissing terug gepubliceerd (in Juridat) en werd de website
terug beschikbaar gesteld.
19
2. invoer :
De invoer van de beslissingen gebeurt via een specifieke module en in beginsel op het
niveau van de instantie die de beslissing gewezen heeft. Daar wordt beslist of de
beslissing wordt ingevoerd (cfr. selectiecriteria), wordt het trefwoord toegevoegd
(UTU of Cassatietrefwoord), worden (eventueel) de vrije trefwoorden toegevoegd en
een eventuele samenvatting. Nog een aantal gegevens kunnen toegevoegd worden
(wettelijke basis, noten, advies OM).
Vooraleer de huidige gegevensbank Juridat werd opgestart, bestond bij het Hof van
Cassatie en bij de Arbeidshoven reeds een georganiseerde werkwijze om de arresten
beschikbaar te stellen.
Vooraleer beslissingen kunnen ingevoerd worden, dienen de gebruikers een korte
opleiding te volgen van een tweetal uren. Voor deze opleiding staat hoofdzakelijk het
Beheerscomité in. De juriste van het Beheerscomité geeft opleidingen in het
Nederlands zowel als in het Frans terwijl ook een medewerkster van het CIV reeds
een aantal opleidingen in het Frans heeft verzorgd.
Aan de gebruikers wordt een handleiding bezorgd die door het Beheerscomité werd
opgesteld (zowel in het Nederlands als in het Frans).
In de lokalen van het Beheerscomité is daartoe een leslokaal ingericht met 11 desktop
Pc‟s.
Na de opleiding ontvangen de gebruikers een login en een password waarmee ze
toegang krijgen
Opleidingen Juridat gingen door op de volgende data :
22.01.2008
29.01.2008
05.02.2008
06.02.2008
07.02.2008
03.03.2008
04.03.2008
27.05.2008
18.06.2008
01.10.2008
31.10.2008
09.12.2008
10.12.2008
09.01.2009
16.02.2009
09.03.2009
10.03.2009
20
Op dit ogenblik werden 196 personen opgeleid die behoren tot 85 instanties en
afdelingen. Daarnaast zijn ook een aantal personen opgeleid die niet specifiek tot een
instantie behoren van de Rechterlijke Orde. De spreiding doet zich voor als volgt :
- Hof van Cassatie : 6 personen
- Hof van beroep : 5 instanties – 52 personen
- Arbeidshoven : 7 instanties – 25 personen
- Rechtbank van Eerste Aanleg : 18 instanties – 35 personen
- Rechtbank van Koophandel : 20 instanties – 27 personen
- Arbeidsrechtbank : 34 instanties – 38 personen
- niet gebonden aan instanties : 13 personen
Gebruikers die een opleiding ontvingen zijn magistraten, referendarissen,
parketjuristen, griffiers en griffiepersoneel, parketsecretarissen en personeel van de
parketten.
Op het niveau van de Hoven van beroep wordt vastgesteld dat de inbreng van arresten
meer en meer gestructureerd verloopt. Ook het aantal ingevoerde arresten gaat, wat
deze instanties betreft, in stijgende lijn.
Wat de lagere instanties betreft, kan de invoer – met uitzondering van
Arbeidsrechtbanken - zeker nog verbeterd worden. Vanuit de werkgroep wordt
daartoe aangedrongen. Vooral de Rechtbanken van koophandel blijven achter.
Het Beheerscomité ontvangt ook regelmatig verzoeken om bepaalde beslissingen
beschikbaar te stellen. Bij het ontvangen van dergelijke vraag wordt contact
opgenomen met de instantie die de beslissing gewezen heeft om de beslissing hetzij
zelf in te voeren hetzij ter beschikking te stellen van het Beheerscomité dat dan instaat
voor de invoer van de beslissing in Juridat.
Ook neemt het Beheerscomité zelf contact op met instanties als het kennis neemt van
beslissingen die zouden moeten beschikbaar zijn voor het grote publiek via Juridat.
Bepaalde beslissingen die veel media aandacht genieten konden zo op zeer korte tijd
via Juridat beschikbaar gesteld worden.
Het Beheerscomité heeft verschillende instanties ook reeds bijgestaan voor het
invoeren van beslissingen. Op die wijze werden in 2008 meer dan 400 beslissingen
zelf ingebracht van diverse instanties. Ook de instantie waar niet-geanonimiseerde
beslissingen op de website stonden, werd bijgestaan door het Beheerscomité dat
zorgde voor de anonimisering van de beslissingen en het invoeren in Juridat ervan.
21
Bij de diverse korpsoversten wordt regelmatig aangedrongen om de beslissingen van
het Hof of de rechtbank te publiceren op Juridat en – indien nog niet gebeurd –
medewerkers een opleiding te laten volgen.
In de loop van 2009 zullen de Vrederechters en de Politierechtbanken worden
gecontacteerd om opleiding te volgen en vervolgens beslissingen in te brengen in
Juridat.
3. administratiemodule :
De administratiemodule laat toe een aantal noodzakelijke aanpassingen in de
keuzemogelijkheden van de raadplegingsmodule door te voeren (instantie, plaats,
wettelijke basis, type beslissing, UTU thesaurus en thesaurus Hof van Cassatie….) en
de gebruikers te beheren.
Twee magistraten hebben de mogelijkheid zo nodig een gepubliceerde beslissing ter
zijde te plaatsen (bv. bij problemen i.v.m. anonimisering) en zelfs te schrappen.
Met uitzondering van het tabblad van de gebruikers (CIV) worden de tabbladen
beheerd door het Beheerscomité.
Een tweede belangrijke functie is het verschaffen van statistische gegevens omtrent de
raadpleging. Via parameters kan het gebruik van Juridat op verschillende
tijdsperiodes opgevolgd worden.
22
7. UTU (Universele Thesaurus Universel)
Elke beslissing die in de gegevensbank Juridat wordt ingevoerd, dient
voorafgaandelijk gekoppeld te worden aan één of meerdere trefwoorden die zijn
opgenomen in een uniek trefwoordenregister, UTU genaamd. Aan elk uniek
trefwoord is tevens een unieke numerieke code gekoppeld.
Deze thesaurus kon slechts gerealiseerd worden dankzij een minutieus en moeilijk
werk dat maanden in beslag heeft genomen. Het is het werk van een team uitstekende
juristen, onder het leiderschap van Ivan Verougstraete, voorzitter van het Hof van
Cassatie en de (toenmalige) voorzitter van het Beheerscomité Hans Van Bossuyt,
waarin de professoren R. de Corte, B. De Groote, meerdere magistraten,
referendarissen van het Hof van Cassatie en het Beheerscomité waren samengebracht.
De thesaurus bevat op vandaag meer dan 6000 trefwoorden in elk van de landstalen.
Hij is geïntegreerd in Juridat en is dus ter beschikking van de gebruikers, zowel onder
de vorm van een boomstructuur (per sector van het recht) als alfabetisch.
De initiatiefnemers hebben zich bewust beperkt tot vier niveaus omwille van de
bruikbaarheid, ook goed beseffend dat keuzes zijn gemaakt. UTU heeft een aantal
beperkingen spijts zijn omvang en zal steeds moeten bijgesleuteld worden omwille
van o.a. de evolutie van de wetgeving.
Dankzij de samenwerking met de uitgeverij Larcier kan UTU ook in een papieren
versie verspreid worden. In december 2008 werd dit werk (537 bladzijden) aan de
pers voorgesteld. Het is sedertdien verkrijgbaar in de gespecialiseerde boekhandel.
In zijn papieren versie gaat UTU nog verder dan in de applicatie Juridat. Het werk is
driedelig :



deel I : UTU per sector in een loutere boomstructuur, tot niveau 4 en tweetalig
deel II : een Franstalige alfabetische UTU waarbij op niveau 1 alfabetisch is
gerangschikt. Ook alle onderliggende niveaus t.a.v. een niveau 1 zijn
nogmaals per onderliggend niveau alfabetisch gerangschikt waarbij zo nodig
steeds begonnen wordt met “Généralités” en geëindigd met “Autres”. Naast de
Franstalige begrippen vindt de gebruiker steeds de Nederlandse vertaling
terug.
Deel III is het spiegelbeeld van deel II maar dan vertrekkend van het
Nederlands : een Nederlandstalige alfabetische UTU waarbij op niveau 1
alfabetisch is gerangschikt. Ook alle onderliggende niveaus t.a.v. niveau 1 zijn
nogmaals per onderliggend niveau alfabetisch gerangschikt waarbij zo nodig
steeds begonnen wordt met “Algemeen” en geëindigd met “Andere”. Naast de
Nederlandstalige begrippen vindt de gebruiker steeds de Franse vertaling
terug.
23
De link tussen de delen en woorden is steeds terug te vinden in de unieke numerieke
code die gekoppeld is aan een trefwoord.
Wat UTU in Juridat betreft, wordt deze onderhouden via de administratiemodule
waarvoor het Beheerscomité instaat.
Alle gebruikers die een opleiding Juridat volgen, ontvangen een exemplaar van UTU
terwijl ook aan de korpsoversten een exemplaar werd bezorgd.
UTU zou, op termijn, een open standaard moeten zijn, toegankelijk voor iedereen.
Momenteel zijn er reeds enkele juridische tijdschriften die UTU gebruiken voor de
geselecteerde rechtspraak en/of rechtsleer. Ook is vernomen dat bibliotheken en
advocatenkantoren UTU als standaard zullen gebruiken.
Het Grondwettelijk Hof en het Parlement zijn ook geïnteresseerd in een
samenwerking.
Om juridische en ook administratieve redenen diende ook het statuut van UTU
geregeld te worden.
Eind 2008 is de VZW UTU opgericht met als doeleinden en activiteiten :
Art. 2, eerste lid. Doeleinden
De vereniging stelt zich tot ideëel en niet-winstgevend doel het ordenen van
juridische gegevensbanken inzonderheid door de ontwikkeling, handhaving en
verspreiding van een juridische thesaurus als open standaard.
Art. 2, tweede lid. Activiteiten
Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de VZW worden
verwezenlijkt, behoren onder meer:
- de ontwikkeling, handhaving, verspreiding en valorisatie van de thesaurus, zijnde
een algemeen bruikbare, ‘universele’ structuur ter classificatie en ontsluiting van de
verschillende bronnen van recht met name wetgeving, rechtspraak en rechtsleer.
- alle activiteiten die de ontwikkeling, handhaving, verspreiding en valorisatie
bevorderen, zoals het op internet plaatsen van de thesaurus, het waken over het
wetenschappelijk gehalte en over de publicaties ervan, de eventuele opbrengsten
ervan integraal besteden aan de instandhouding, ontwikkeling, verspreiding en
valorisatie ervan.
Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of
onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van voormelde ideële nietwinstgevende doelstellingen, met inbegrip van bijkomstige commerciële en
winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten en
waarvan de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor de
verwezenlijking van de ideële niet-winstgevende doelstellingen.
24
Begin december is tussen de NV Groep De Boeck en de VZW UTU een akte van
overdracht getekend waarbij de NV Groep De Boeck kosteloos het merk UTU
overdraagt aan de VZW UTU en ook kosteloos de domeinnamen
“universelethesaurus”, “utu.be” en “thesaurusuniversel (respectievelijk op
22.12.2004, 23.05.2004 en 20.12.2004 geregistreerd bij DNS) heeft overgedragen aan
de VZW zodat zij de domeinnamen zou kunnen gebruiken, wijzigen en exploiteren.
De VZW zal UTU onderwerpen aan een waakzame en permanente controle teneinde
het wetenschappelijk karakter van de thesaurus te vrijwaren.
Daartoe werd een uitgebreid wetenschappelijk comité opgericht.
25
8. Pli Judiciaire
Le Comité de gestion a sans aucun doute joué un rôle moteur dans la modernisation
du pli judiciaire En effet, le processus a été mené à terme grâce à la persévérante
volonté du Comité de gestion de véritablement gérer ce projet qui a constitué
d‟ailleurs récemment un bel exemple pratique de la réussite de la théorie du « change
managment » dans l‟un des processus de fonctionnement de la justice dont beaucoup
devraient s‟inspirer pour parvenir à une meilleure efficience.
Ainsi en effet après avoir participé activement avec les autres partenaires au
développement du projet, celui-ci était également appelé à vivre une période de
profonde somnolence avec un réveil incertain, s‟il n‟y avait pas eu la collaboration
effective de la Poste et le rôle significatif du Comité de gestion qui a pu en la matière
reprendre la chose en mains en menant, tambour battant, les dernières réunions de
travail les 3/04 et 02/09/08.
Après l‟avis du Conseil d‟Etat, la publication de l‟arrêté ministériel du 4 août 2008 (
M.B. 13.08.2008), la « carte bleu », ancien modèle a donc été remplacée avec succès
à partir du 1er octobre 2008, par une carte au format A4 trilingue facilement
imprimable et utilisable.
26
9. CTI /ICT
Les rapports nécessairement étroits que doivent entretenir le CTI/ICT et le Comité de
gestion ont été, lors des activités de l‟exercice en cours, objet du présent rapport,
moins nombreux qu‟auparavant car dépendant évidemment des travaux en cours et
surtout ceux auxquels le Comité a été associé.
Ayant la charge de l‟élaboration des codes nécessaires au développement de
l‟application MACH, le Comité de gestion a ainsi été amené à se réunir avec
notamment le CTI/ICT (voir les autres points du rapport annuel).
27
10. Task Force
Il importe sans doute de rappeler que le groupe de travail évoqué dans les rapports
d‟activité précédents et baptisé Task Force réunissait quelques fins juristes du SPF
Justice, l‟association Elegis/Crid et le Comité de gestion en vue de préparer les
nombreux arrêtés d‟exécution prévus dans les lois Phenix.
Ce groupe de travail spécifique ne s‟est plus jamais réuni en tant que tel cette année, à
l‟exception d‟une réunion pour la préparation du projet d‟A.R. concernant
l‟anonymisation des décisions judiciaires à publier dans Juridat. Les juristes du SPF
Justice et le Comité de gestion, suite à son initiative, ont eu une réunion de travail le
18 novembre 2008 pour achever ce projet d‟Arrêté Royal. Mais qui est toujours en
attente….
Les différents projets d‟Arrêtés Royaux (e.a. pour le répertoire et les adresses
judiciaires électroniques) ont été envoyées au Ministre pour la poursuite de la
procédure. Le Ministre n‟a consenti aucune suite à la demande.
28
11. E-Justice
Le Comité de gestion qui a été initialement impliqué avec le SPF Justice dans le cadre
de la réalisation du portail judiciaire européen, est tenu au courant par mail et est
périodiquement consulté pour donner son avis sur e.a. le vidéo-conférence et le portail
européen (en développement). Le Comité de gestion a participé à une réunion au SPF
Justice le 23 octobre 2008.
29
12. E-Paiements
Il s‟agit du développement d‟un projet devant permettre le paiement par voie
électronique. Diverses réunions ont eu lieu les années précédentes mais le Comité de
gestion, qui y avait activement participé, est depuis longtemps sans nouvelles
également du projet malgré le fait que le paiement par la voie électronique tend à
s‟imposer et que Fedict dispose d‟une plate-forme disponible et performante.
30
13. Iudexnet
In het najaar van 2008 heeft de Vaste Vergadering van de Korpsoversten beslist dat
van start kan worden gegaan met een beveiligd intranet voor de magistraten van de
zetel. De magistraten van het Openbaar Ministerie beschikken reeds enige tijd over
een eigen intranet, Omptranet genaamd.
Het is de bedoeling de beide intranetten Iudexnet en Omptranet te plaatsen onder een
gezamenlijk portaal van de Rechterlijke Orde, ROJnet (werknaam). Een aantal
documenten zullen zowel voor de magistraten van de zetel als voor de magistraten
van het Openbaar Ministerie ter beschikking zijn. Vanuit de FOD Justitie wordt
bekeken in welke mate ook een aantal documenten ter beschikking zullen gesteld
worden.
De werkzaamheden worden gecoördineerd door de Eerste Voorzitter van het Hof van
beroep te Gent. Dit hof zal tevens als pilootsite fungeren.
Voor de realisatie van Iudexnet wordt samengewerkt door : de Eerste Voorzitter van
het Hof van beroep Gent, enkele griffiers van het Hof van beroep Gent, het BIRO, de
Commissie Modernisering, het Directoraat Generaal Rechterlijke Organisatie, het
CIV, de firma Bull. Ook vanuit het Omptranet wordt ondersteuning gegeven.
Bedoeling is in het najaar van 2009 reeds met testen te kunnen beginnen.
Op 31 maart 2009 is een technische opleiding voorzien voor de medewerkers aan dit
project.
31
14. Groupe de travail SPF Justice et le SPF Emploi,
travail et concertation sociale
Le Comité de gestion qui avait participé de manière régulière aux travaux visant à
établir une collaboration entre les deux Services Publics en vue de l‟utilisation
systématique de procès-verbaux électroniques à participé le 27/06/2008 à une longue
et fort intéressante démonstration de l‟efficacité des applications à l‟usage des
fonctionnaires du SPF Emploi, travail et concertation sociale, dont l‟informatisation a
été une réussite.
32
15. Commission de modernisation de la justice
Le Comité de gestion avait eu l‟occasion de participer à diverses réunions avec les
représentants des magistrats appartenant à des juridictions du travail, les représentants
du SPF Emploi et travail et de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale mais aussi
de l‟ICT du SPF Justice en vue du développement d‟une application rendant
accessible certaines informations contenues dans des banques de données au profit
des auditorats et juridictions sociales.
De nouvelles réunions ont eu lieu à ce sujet les 22/08, 12/09, 17/11, 25/11/08. Le
milieu politique n‟a pas encore pris de décision nonobstant le fait que l‟accès à la
Banque Carrefour s‟avère nécessaire pour la lutte contre la fraude sociale et fiscale.
33
16. Bureau permanent des statistiques et de mesure
de la charge du travail
Le Comité de gestion a d‟autre part participé à quelques réunions du Bureau
permanent et est aussi représenté au sein du Comité d‟accompagnement du Bureau
permanent, comme prévu dans le Protocole conclu entre le Ministre et le Bureau
Permanent.
34
17. Réunions du Comité de gestion
Les réunions du Comité de gestion ont été, par la force des choses, moins nombreuses
pendant la période concernée compte tenu des changements de caps et du rôle mineur
qui lui a été attribué sauf l‟énorme et complexe travail d‟élaboration des codes, le
développement de Juridat, son suivi et enfin aussi l‟imposant travail nécessité par
l‟élaboration de UTU (Universele ThesaurusUniversel).
Les réunions ont eu lieu aux dates suivantes :
1/02/2008,
11/03/2008,
29/05/2008,
23/06/2008,
11/09/2008,
16/10/2008
35
18. Contacts extérieurs - Missions
A la demande de la Cellule stratégique, dans le cadre d‟un accord bilatéral de
coopération signé entre les départements de la justice du Maroc et la Belgique, le
Comité de gestion a été invité le 4 juin 2008 à présenter le projet Phénix et Juridat à la
délégation marocaine en visite en Belgique.
Toujours dans le cadre du même accord de coopération, le président et le viceprésident du Comité de gestion ont été envoyés en mission au Maroc du 9 au 11 juin,
à la suite de l‟aimable demande du Président du SPF Justice. Le rapport de mission
figure à l‟annexe 9. Il y est fait état notamment du constat que le Maroc a réussi à
mener, et continue d‟ailleurs à mener, une politique ambitieuse, cohérente et
intelligente d‟informatisation de l‟institution judiciaire.
Politique qui a permis de doter son plan stratégique des moyens nécessaires et
permettant de respecter scrupuleusement les lignes qui y sont tracées. Un exemple.
Le Président du Comité de gestion a été invité à la 9ème Conférence Internationale
“Law via the Internet, Free access, quality of information, effectiveness of rights” qui
s‟est déroulée à Florence (Italie) le 30 et le 31 octobre 2008.En collaboration avec le
prof. B. de Groote de l‟Université de Gand, il a donné un exposé sur « Free access to
law and judicial decisions : solutions and challenges from a Belgian viewpoint »
exposé figurant dans les rapports de cette conférence.
36
19 Budgettaire Vooruitzichten
Het Beheerscomité dient zijn budgettaire verwachtingen mede te delen.
Gezien de onzekerheden die thans aan de evolutie van de realisatie van het
programma verbonden zijn, ziet het Beheerscomité zich genoodzaakt zich
desbetreffend te beperken tot de directe kosten verbonden aan haar werking zonder
dat er een raming wordt gegeven van de noodzakelijke ICT-investeringen voor de
uitvoering van de wet.
A. VOORSTEL VAN BEGROTING 2010
1. Voorafgaande opmerking
Het voorstel van begroting is uitgewerkt in functie van de geraamde budgettaire
noden van het beheerscomité. Hierbij is rekening gehouden met 2 medewerkers voor
het secretariaat, 2 juristen en een informaticus die de administrateur moet worden van
onder andere juridat bis. Verder is er ook een nood aan een vertaler. In het voorstel is
uitgegaan van 6 personeelsleden maar het beheerscomité wenst te onderstrepen dat dit
aantal slechts een werkhypothese is.
Er wordt niet voorgesteld om binnen de sectie 12 Justitie, afdeling 56 een eigen
programma te voorzien. De hier gevraagde kredieten kunnen dus opgenomen worden
binnen het geheel van de diverse kredieten van de organisatieafdeling 56.
2. Personeel
Naast de reeds aanwezige jurist (niveau A) en een secretaris (niveau B) voor de
algemene werking, wordt dus voorgesteld om een extra informaticus die
administrateur moet worden van juridat bis, een jurist, een vertaler en een secretaris te
kunnen aanwerven.
Voor de opmaak van de begroting wordt verondersteld dat de universitairen
ingeschaald zijn in de weddenschaal A21 met 6 jaar anciënniteit, de secretarissen in
weddenschaal BA1 met 6 jaar anciënniteit.
Voor de bijkomende wervingen wordt uitgegaan van een werving op 1 december
2009.
Dit geeft dan voor 2010 een uitgave van 343.539,22 euro.
De wedde van de voorzitter en de ondervoorzitter zijn hier niet opgenomen aangezien
ze reeds opgenomen zijn binnen de bestaande personeelskredieten.
37
3. Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité
De zitpenning bedraagt 166 euro (te indexeren). De zitpenning moet voor het vast
personeel van de Staat (magistraten en ambtenaren) worden aangerekend op een
11.03, voor de anderen op een 12.01. De verplaatsingskosten worden aangerekend op
een 12.01. Uitgaande van 12 vergaderingen per jaar geeft dit op de 11.03, 13.196 euro
en op de 12.01 , 8.797 euro.
Hierbij komen dan nog de verplaatsingskosten die berekend zijn op 160,2 € per lid
(euro‟s 2006) per vergadering wat op jaarbasis 2.122 euro (euro‟s 2010) geeft .
Voor seminaries, conferenties en opleidingen voor de Voorzitter, Ondervoorzitter en
leden van het Beheerscomité wordt 20 000 euro voorzien.
4. Werkingsuitgaven voor het personeel
Binnen de begroting moeten de werkingsuitgaven van de voorzitter, de
ondervoorzitter en 6 personeelsleden voorzien worden. Op jaarbasis geeft dit
uitgaande van een te indexeren forfait van 8.080 euro per personeelslid een bedrag
van 71.366 euro. Dit wordt verdeeld in 75% 12.01 (gewone werking), 10% 12.04
(werkingsuitgaven informatica), 10% 74.01 (investeringen) en 5% 74.04
(investeringen informatica).
Hierbij komt 10.000 euro voor seminaries, conferenties en opleidingen voor het
administratief personeel van het Beheerscomité.
5. Inhuring
Gelet op de precaire huisvesting van het beheerscomité moet ook voorzien worden in
de mogelijkheid om nieuwe lokalen te kunnen inhuren.
Aangezien niet uitdrukkelijk voorzien is in de regelgeving dat de Regie der
Gebouwen moet instaan voor de huisvesting van het beheerscomité wordt
voorzichtigheidshalve een inhuringsbudget gevraagd. Hierbij wordt uitgegaan van een
in te huren oppervlakte van 500 m² met een totale huurprijs (incl ondermeer
onroerende voorheffing en gewestbelasting) van 250 €/m². Dit geeft dan een bedrag
van 125.000 euro.
Voor de met de inhuring verbonden eenmalige kosten wordt er voor inrichting 25.000
euro en voor meubilair en materiaal eveneens 25.000 euro voorzien.
38
6. Diverse
Pro memorie moeten ook de werkingskosten van het comité van gebruikers vermeld
worden.
7. Samengevat
op basis van het geheel van de voorstellen bekomen we :
2010
totaal
11,03
13.195,58
11,04
343.539,22
12,01
219.443,72
12,04
7.136,57
74,01
57.136,57
74,04
3.568,28
39
Globo:
A
1
2 personeel
3
4 zitpenningen
5
6 verplaatsingskosten
7
werkingsuitgaven
leden
werkingsuitgaven
personeel
8
9
10
11
12
13
14 seminaries personeel
bijzondere
opdrachten
15
16
17 huur
inrichting meubilair
materiaal
18
19
20
21 totaal
22
23
24
25
26
27
B
C
D
E
F
G
2010
11.03
11.04 343,539.22
11.03 13,195.58
12.01
8,797.05
12.01
2,122.42
12.01 20,000.00
12.01 53,524.25
12.04
7,136.57
74.01
7,136.57
74.04
3,568.28
74.01
74.04
12.01 10,000.00
11.03
12.01
12.01 125,000.00
74.01 50,000.00
2010
2010
11.03 13,195.58
11.03
13,196
11.04 343,539.22
11.04
343,540
12.01 219,443.72
12.01
219,444
12.04
7,136.57
12.04
7,137
74.01 57,136.57
74.01
57,137
74.04
74.04
3,569
3,568.28
40
Personeel:
A
1
2 index
3 patr lasten
vak
geld/eindej
4
5 per maand
6
7
8 index
9 patr lasten
B
A21
C
D
E
F
28,760
G
H
I
werkingsuitgaven
1.4859 42,734
# pers
8
34% 57,264
basis
8080
11.67% 63,947
index
1.10405
5,329
totaal
71365.66272
J
voorzitter
1
ondervoorzitter
1
juristen
2
secretariaat
2
ict'er
1
0.75
12.01 53524.24704
codering
0
17,724
0.1
12.04 7136.56627
vertaler
1
1.4859 26,336
0.1
74.01 7136.56627
totaal
8
34% 35,290
0.05
74.04 3568.28314
BA1
vak
10 geld/eindej
11 per maand
12
13
14
15 2 juristen
11.67% 39,409
3,284
12
12/11
maanden maanden
2009
2010
2010
127,894 131,309 131,309
2
16 secretarissen
17
18
19
20
21
22
23
78,817
80,922
80,922
0
0
0
vertaler
63,947
65,654
65,654
ict-er
63,947
65,654
65,654
0
universitairen
totaal
K
334,605 343,539 343,539
41
Zitpenningen:
A
1
2
3
4 basisbedrag
5 inflatie 2009
6 aantal leden
B
C
D
E
F
G
zitpenningen
11.03
12.01 verplaatsing
166
166
160.2
1.10405
1.10405
1.10405
6
4
1
12
12
12
183.27197
aantal
7 vergaderingen
8
9 totaal
13195.58170 8797.05446 2122.42188
42
Bijlagen :
1. Protocol
2. De informatisering van Justitie: stand van zaken?
3. Brief van 08 oktober 2008 aan de Minister van Justitie
4. Brief van 08 december 2008 aan de Minister van Justitie
5. Brief van 07 januari 2009 aan de Minister van Justitie
6. Mail van 26 januari 2009 aan de Directeur van de Beleidscel
7. Brief van 09 februari 2009 aan de Minister van Justitie
8. a) Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel in verband met ontwerp lastencohier
b) Nota betreffende het „Ontwerp lastencohier REA burgerlijk‟
9. Rapport Zending Marokko
Annexes:
1. Protocole
2. L‟informatisation de la Justice: état de la situation
3. Lettre du 08 octobre 2008 au Ministre de la Justice
4. Lettre du 08 décembre 2008 au Ministre de la Justice
5. Lettre du 07 janvier 2009 au Ministre de la Justice
6. Mail du 26 janvier 2009 au Directeur de la Cellule Stratégique
7. Lettre du 09 février 2009 au Ministre de la Justice
8. a) Mail du 16 juillet 2008 à la Cellule Stratégique en relation avec le cahier
des charges
b) Note concernant la „projet de cahiers des charges TPI civil‟
9. Rapport de mission Maroc
43
BIJLAGE 1
PROTOCOL
ANNEXE 1
PROTOCOLE
Bijlage 1
PROTOCOL
Houdende de taakverdeling in de uitwerking van het
Stappenplan CHEOPS-Justitie
Inleiding:
Vanuit de opdracht die de wetgever aan het Beheerscomité heeft
gegeven en zoals uiteengezet in oa de Phenix-I wet, willen we komen tot
een concretisering van een aantal werkpunten van het Beheerscomité,
de Minister van Justitie en de FOD Justitie. Allen erkennen de noodzaak
om op een positieve, open en constructieve wijze, via nauw overleg,
samen te werken om, wat de informatisering betreft en zoals in het
regeerakkoord uiteengezet, “het Gerecht op korte termijn moderne
instrumenten te geven die elders al lang gemeengoed zijn.” Hierbij ons
baserend op het verslag van de multidisciplinaire werkgroep waarvan de
principes door de Minister van Justitie zijn aanvaard. Dit werkstuk dient
een leidraad te zijn voor de efficiënte en correcte uitwerking van het
stappenplan CHEOPS-Justitie van de Minister van Justitie, dat dient te
leiden tot de informatisering van de Rechterlijke Orde.
Met de aanwezige competenties, ervaring, gedrevenheid en wil tot
samenwerken van alle betrokken actoren moet dit een geslaagd verhaal
worden.
Het stappenplan CHEOPS-Justitie bestaat uit het gefaseerd voorzien van
een gemoderniseerde software voor de Rechterlijke Orde. Dit proces is
gestart bij de ontwikkeling van de Mach-software in concrete applicatie
voor de Vredegerechten, Politierechtbanken en Politieparketten. De
Mach-software is een modernisering van de verouderde Mammouthsoftware en applicatie waarbij de lokale servers sterk verouderd waren
en niet meer ondersteund werden alsmede de database en de interface.
De Mach-software is gebaseerd op een webapplicatie, met een centrale
server en databank. Dit alles met behoud van de functionaliteiten met
integratie van nieuwigheden. Dit dient de eerste aanzet te zijn tot de
implementatie van het elektronisch dossier.
Ons gefaseerd stappenplan wil niet zeggen dat we voor elke tak van de
Rechterlijke Orde een nieuwe software dienen te ontwikkelen. Zo willen
we het principe dat gelijkaardig is aan dit dat nu ontwikkeld wordt
hanteren voor de eerstelijnsrechtbanken, parketten en auditoraten.
Dit alles wordt onderschreven door alle hiernagenoemde partijen.
Bijlage 1
1. Betrokken partijen
In dit proces zijn naast het voorheen genoemde Beheerscomité Phenix
ook de FOD Justitie betrokken alsmede de Minister van Justitie
1.1Het Beheerscomité,
Dit comité bestaat uit de voorzitter, de ondervoorzitter, de 8 effectieve
leden (4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie, 4 benoemd
op voordracht van de Minister) en de 8 plaatsvervangende leden
(eveneens 4 benoemd op voordracht van het Hof van Cassatie en 4
benoemd op voordracht van de Minister). Daarnaast is er het vaste
kader, de personen die full-time werken voor het Beheerscomité. Naast
de voorzitter en de ondervoorzitter zijn dit 1 secretaresse en 1 juriste.
Voortaan zal dit beheerscomité de naam Beheerscomité Informatica van
de Rechterlijke Orde dragen. Afgekort, BIRO/CGIOJ. Er zal geen gebruik
meer gemaakt worden van het logo van Phenix. Het Beheerscomité zal
het logo van Cheops Justitie gebruiken met daaronder de vermelding
“Beheerscomité-Comité de Gestion”. In dit protocol zal het
Beheerscomité dan ook BIRO genoemd worden.
Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter,
Hans Van Bossuyt.
1.2 FOD Justitie
Als dusdanig betrokken administratie. De FOD Justitie geeft
ondersteuning voor wat voortvloeit uit het huidig protocol. Dit via zijn
verschillende diensten zoals het Directoraat-Generaal ICT, Wetgeving en
Rechterlijke Orde.
Voor ondertekening protocol vertegenwoordigd door de heer Voorzitter
van de FOD Justitie, Alain Bourlet.
1.3 De heer Minister van Justitie,
Als dusdanig betrokken politiek verantwoordelijk.
De Minister van Justitie geeft ondersteuning voor wat voortvloeit uit het
huidig protocol, ook via zijn Beleidscel.
Voor ondertekening protocol, de heer Vice-Eerste Minister en Minister
van Justitie en Institutionele Hervormingen, de heer Jo Vandeurzen.
Bijlage 1
2. Engagement partijen
Algemeen:
De Minister van Justitie zal een vastgelegde 2-wekelijkse vergadering
organiseren op het kabinet Justitie waarop volgende organisaties vast
zullen vertegenwoordigd zijn:
*Beleidscel Justitie
*BIRO
*Stafdienst ICT
*De op dat moment betrokken onderneming, verantwoordelijk voor de
ontwikkeling van de software
*Indien nodig andere diensten van de FOD Justitie
De aan te werven projectmanager ter begeleiding van het
Informatiseringsproject CHEOPS Justitie zal ook aanwezig zijn op deze
vergaderingen.
De idee rond mogelijke aanwerving van zulk een projectmanager is nog
niet concreet uitgewerkt. De Minister van Justitie engageert zich er
formeel toe de verdere, concrete uitwerking van dit idee, inclusief
opmaak profiel en functieomschrijving alsmede concrete implementatie
in stappenplan CHEOPS-Justitie, te ontwikkelen in transparant en
concreet overleg met andere betrokken partijen van het protocol via de
twee-wekelijkse vergadering.
Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de Minister van Justitie.
De vergadering wordt ook voorbereid en voorgezeten door de Minister
van Justitie. Zij dient als het ware het dagelijks bestuur te zijn van het
stappenplan Cheops-Justitie. Daarnaast is dit een uitgelezen moment
om de werkzaamheden van het BIRO, betrokken administratie, privépartners en de Minister van Justitie te optimaliseren en concretiseren.
Concreet per betrokken partner:
2.1 Engagementen Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde
2.1.1 In het kader van zijn wettelijke opdracht : volledige betrokkenheid
bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het
gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten via
bilateraal en twee-wekelijks overleg met de Minister van Justitie,
betrokken administratie en mogelijke projectmanager. Dit houdt
volledige transparante terugkoppeling van werking en stand van zaken
lopende dossiers en activiteiten van het BIRO in.
2.1.2 Het op een positieve en constructieve manier uitdragen van de
doelstellingen van het stappenplan CHEOPS-Justitie via de contacten
met werkveld en betrokken actoren.
Bijlage 1
Het BIRO communiceert naar interne of externe actoren over de
ontwikkeling van visie, concrete uitwerking en uitrol van het
stappenplan CHEOPS-Justitie in de mate van het mogelijke na overleg
met de Minister van Justitie.
2.1.3 Opvolging, corrigeren en aanpassen van de applicatie Juridat en
UTU (Universele Thesaurus Universel-tweetalig-ongeveer 7000 unieke
trefwoorden per taal, gestructureerd en per alfabetisch register.)
Daarnaast het verzorgen van opleidingen (invoer en gebruik applicatie)
en handboeken hieromtrent.
2.1.4 Uniformering, uitzuivering, structurering en opvolging van de
nationale codes, in eerste instantie in het kader van Mach; uniformering
van codes met codes strafregister. Er moet ook gezorgd worden voor
een correcte tekst aangaande de inbreuk die dienstig is voor de
dagvaarding, inclusief de verwijzing naar de wetgeving waarop de
inbreuk gepleegd werd als naar de bestraffing. Momenteel wordt dit
gecoördineerd vanuit Antwerpen voor de politieparketten door nietjuristen. Voor de correctionele inbreuken kan eventueel de info op het
Omptranet herbruikt worden (later fase).
Er zullen nog 2 codes bestaan:
*Plaatselijke codes
*Nationaal beheerde codes
Wetcodes dienen wet per wet en artikel per artikel gecontroleerd te
worden, nagekeken op tweetaligheid en desgevallend de vertaling
toevoegen.
Eens de codes geüniformeerd zijn dienen deze onderhouden te worden,
aangevuld met nieuwe codes ingevolge de evolutie van de applicaties,
de wetswijzigingen of op verzoek van de gebruikers, de uniformering
van de akten en het juridisch taalgebruik.
2.1.5 Verwerken van de gegevens van derden: in Mach dienen de
gegevens van de interne en externe medewerkers van het gerecht
(advocaten, notarissen en gerechtsdeurwaarders) te worden ingebracht
en actueel gehouden te worden alsmede contacten, afspraken en
werkmethodes.
Het BIRO zal hier een coördinerende rol spelen tussen de medewerkers
van het gerecht enerzijds en de Stafdienst ICT en de commerciële
partner anderzijds.
2.1.6 Modernisering van de gerechtsbrief: het vervangen van de blauwe
kaart door A4; implementatie, uitrol en wetgevend werk.
2.1.7 Elektronische betalingen: het werken met de papieren griffiebon en
de daaraan verbonden exclusiviteit dient te evolueren naar de
elektronische betaling. Deze omschakeling dient voorbereid en begeleid.
Bijlage 1
2.1.8 Vereenvoudiging van de rol-griffie-en expeditierechten: dit moet
geüniformeerd en vereenvoudigd worden. Terzake dient ook de
wetgeving opgevolgd en indien nodig aangepast te worden.
2.1.9 Centrale printing: dit contract is reeds gesloten met SPEOS en ook
in het
contract met de MACH-ontwikkelaar is dit voorzien. Dit moet verder
uitgewerkt worden samen met het uitwerken van het gerechtelijk
elektronisch adres.
2.1.10 Opleidingen: het volgen van opleidingen, seminaries en
conferenties gelet op de diversiteit en specificiteit van de opdrachten
van het BIRO.
2.1.11 Het ter beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en
kunde ten aanzien van de mogelijk aan te stellen projectmanager.
2.1.12 Het ter beschikking stellen van kennis, beschikbaarheid en kunde
ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken teneinde te
vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met
de Phenixwetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO.
2.1.13 Op termijn en naarmate de diverse stappen in de informatisering
worden gesteld zal het BIRO, in samenwerking met de FOD Justitie en
de Minister van Justitie, meewerken aan het verder redigeren van de
noodzakelijke uitvoeringsbesluiten en daartoe de adviezen verlenen
zoals geïnventariseerd door de FOD Justitie.
2.1.14 De prioriteiten van het BIRO zijn conform de prioriteiten zoals
voorzien in het stappenplan Cheops-Justitie en de beleidsvisie van de
Minister van Justitie alsmede het opgestelde en ondertekende protocol.
2.1.15 In overleg tussen alle betrokken partijen en rekening houdende
met de omstandigheden en technische factoren, is een aanpassing en
herziening van de taken en de diverse punten mogelijk.
2.2 Engagementen Minister van Justitie
2.2.1 Volledige betrokkenheid, interactie en transparantie mogelijk
maken voor andere betrokken actoren in dit protocol via het tweewekelijks overleg en bilateraal overleg met betrokken actoren en leden
van de Beleidscel.
2.2.2 Het vervolledigen van het personeelsbestand van het BIRO tot de
noodzakelijke samenstelling om zijn taken goed te kunnen uitvoeren. Dit
wil zeggen dat er op korte termijn een concrete aanwerving dient te
gebeuren van een:
*jurist
Bijlage 1
*administratieve kracht
*kracht ter vertaling documenten
2.2.3 Het optimaal en efficiënt ondersteunen van de betrokken
administratie voor wat werkingsmiddelen en personeelsondersteuning
betreft.
De Minister zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie. Het
personeelsbestand kan steeds in onderling overleg tussen de partijen
worden aangepast in functie van de evolutie van het stappenplan en de
uitvoering van het stappenplan en het protocol, teneinde de efficiënte
werking van het BIRO te waarborgen.
2.2.4 Het actief meewerken aan het bespoedigen van een definitieve en
degelijke huisvesting van de medewerkers en leden van het BIRO. De
Minister van Justitie en de FOD Justitie engageren zich om te werken
naar een zo sterk mogelijke centralisering van betrokken actoren wat dit
betreft.
Concreet wil dit zeggen:
*Kantoorruimte voor Voorzitter BIRO
*Kantoorruimte voor Ondervoorzitter BIRO
*Kantoorruimtes (minstens 2) voor overig personeel
*Vergaderruimte aangepast aan noodzakelijke capaciteit
*Stokkeerruimte
Uitbreiding van het personeelsbestand van betrokken administratie
dient tevens gepaard te gaan met haalbare huisvesting voor leden van
betrokken administratie.
De Minister van Justitie zal hiertoe opdracht geven aan de FOD Justitie
2.2.5 Het creëren van zo groot mogelijke transparantie rond andere
informatiseringsprojecten binnen de FOD Justitie naar de betrokken
protocol-actoren toe.
2.3 Engagementen FOD Justitie
De FOD Justitie zal aan de betrokken partijen de ondersteuning geven
teneinde de partijen in de mogelijkheid te stellen hun diverse taken
mogelijk te maken.
Dit ondermeer via zijn Directoraten-Generaal Wetgeving, Rechterlijke
Orde en ICT.
2.3.1 Engagementen Stafdienst ICT
Bijlage 1
2.3.1.1 Volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete
uitwerking van het het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie via
bilateraal en twee-wekelijks overleg met betrokken actoren van het
protocol. Dit houdt volledige transparante terugkoppeling in van
werking en stand van zaken in de lopende dossiers van het stappenplan
CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers.
2.3.1.2 De Stafdienst ICT staat in voor de performante technologische
ondersteuning van CHEOPS in zijn geheel.
2.3.1.3 De Stafdienst ICT zal actief meewerken met de verschillende
private partners aan de ontwikkeling van de verschillende modules
binnen CHEOPS. Ze zal hiervoor de nodige bijkomende versterkingen
inzake personeel aantrekken.
2.3.1.4 Efficiënte en snelle voorbereiding van de verschillende
lastenboeken in het kader van de uitbouw en uitrol van het gefaseerd
stappenplan CHEOPS-Justitie in nauw overleg met andere betrokken
actoren van het protocol.
2.3.1.5 Transparante en verstaanbare voorbereiding en opstelling van te
ondertekenen financieringsdossiers voor de Minister van Justitie.
2.3.1.6 Onthouden van communicatie, intern en extern, rond gefaseerd
stappenplan CHEOPS-Justitie en andere relevante dossiers zonder
formeel, voorafgaandelijk overleg met de Minister van Justitie.
2.3.1.7 Bij mogelijke aanwerving van projectmanager (in voorbereiding
in nauw overleg met de betrokken actoren van het protocol) het ter
beschikking stellen van zijn kennis, beschikbaarheid en kunde.
2.3.1.8 Efficiënte en correcte samenwerking blijven ontwikkelen met
betrokken veldwerkers en tijdig signaleren aan twee-wekelijks overleg
van mogelijke hindernissen of gebreken.
3. Voor akkoord:
Namens FOD Justitie,
De heer Alain Bourlet
Voorzitter Directiecomité
Namens het Beheerscomité Informatica Rechterlijke Orde,
De heer Hans Van Bossuyt,
Voorzitter
Bijlage 1
De heer Jo Vandeurzen,
Vice-Eerste Minister, Minister van Justitie en Institutionele
Hervormingen
Bijlage 1
BIJLAGE 2
De informatisering van Justitie :
stand van zaken ?
ANNEXE 2
L’informatisation de la Justice:
état de la situation
Bijlage 2
De informatisering van Justitie : stand van zaken ?
Opzet, wetgevend kader en beslissingen :
1.
In 2005 heeft de wetgever beslist dat aan de Rechterlijke Orde een nieuw hulpmiddel
diende ter beschikking gesteld te worden.
Een aantal instanties van Justitie kampen met een aanzienlijke gerechtelijke
achterstand, terwijl de verschillende instanties dertien verschillende applicaties ter
beschikking hadden voor het verwerken van de gegevens.
De wetgever meende dat, om deze gerechtelijke achterstand weg te werken, de
volgende ingrepen vereist waren :
- een hogere graad van informatisering van de rechtspleging
- het uitwerken van statistische hulpmiddelen ter evaluatie van de werklast
binnen de gerechten
- bijstand bij het beheer en het bestuur van hoven en rechtbanken
- een andere benadering van het proces
Om dit te verwezenlijken dient de FOD Justitie, de Rechterlijke Orde en de Minister
en zijn kabinet samen te werken. Behalve een wijziging van de interactie met derden,
was het ook absoluut noodzakelijk dat een wettelijk kader werd voorzien.
2.
Er zagen drie wetten het licht :
- de wetten van 10 augustus 2005 tot oprichting van het informatiesysteem
Phenix (Phenix-I - B.S. 01.09.2005) : dit is de basiswet waarin de principes
worden uiteengezet
Met uitzondering van art. 6 (nationale rol) en art. 30 (open standaarden) is
deze wet in werking getreden
- de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering (Phenix-II
wet – B.S. 07.09.2006)
- de wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen van het
Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering (PhenixIII wet – B.S. 07.09.2006)
In de Phenix-I wet werden 3 organen gecreëerd :
- het Beheerscomité
- het Toezichtscomité
- het Comité van gebruikers
In het informatiseringsgebeuren werd aan het Beheerscomité, evenwichtig
samengesteld (ook wat taalpariteit betreft) uit vertegenwoordigers van de Rechterlijke
Orde en de Uitvoerende Macht, een centrale rol toebedeeld. Vanaf de publicatie van
zijn samenstelling (B.S. 02.02.2006) heeft het Beheerscomité zijn activiteiten
aangevat.
Ook de leden van het Toezichtscomité en het Comité van gebruikers zijn benoemd.
Bijlage 2
3.
Vooraleer het wetgevend kader gecreëerd was, had de Overheid reeds een
commerciële partner aangewezen om het informatiesysteem tot stand te brengen.
Ook werden een aantal beslissingen genomen, voorbereid en uitgevoerd die
noodzakelijk waren in het kader van de creatie van het informatiesysteem Phenix :
- een grote centrale server werd aangekocht waarop het informatiesysteem
diende te draaien met een backup van de gegevens op een andere plaats
(Koning Albert-II laan te Brussel);
- een aantal contracten werden afgesloten en projecten opgezet die kaderen in
deze informatisering en er zouden in geïntegreerd worden :
o centrale printing : contract afgesloten met Speos (samenwerking de
Post en Certipost), die is aangeduid als Dienstverlener inzake
Communicatie (DIC) en waarmee het gerechtelijk elektronisch adres
(noodzakelijk voor het elektronisch versturen van mededelingen,
kennisgevingen en betekeningen) samenhangt;
o justscan : het inscannen van (straf-)dossiers : contract afgesloten met
IRIS;
Wat de uitvoeringsbeslutien betreft, die moeten genomen worden om de Phenixwetten ten uitvoer te leggen, werd een contract afgesloten met CRID en e-Legis.
Samen met vertegenwoordigers van de FOD Justitie, de Rechterlijke Orde en het
Beheerscomité werd een inventaris opgesteld van alle noodzakelijk te nemen
uitvoeringsbesluiten. Een aanvang werd genomen met de voorbereiding van deze
Koninklijke Besluiten en een aantal zijn inhoudelijk klaar om te worden voorgelegd
voor advies aan de Raad van State :
- Centraal repertorium van de gerechtelijke elektronische adressen
(uitvoeringsKB van art. 4 Phenix-I wet);
- Beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers (uitvoeringsKB van art. 5
Phenix-I wet);
- Rol (uitvoeringsKB van art. 13 Phenix-II wet);
- Gerechtelijk elektronisch adres (uitvoeringsKB van art. 5 Phenix-III wet);
Een draft van KB bestaat wat de anonimisering van de gerechtelijke beslissingen
betreft die worden opgenomen in de externe gegevensbank voor de rechtspraak
(Juridat).
4.
Op 07 maart 2007 heeft de (vorige) Minister van Justitie zich verplicht gezien het
contract met de commerciële partner te verbreken.
Niettegenstaande deze verbreking, heeft dezelfde Minister van Justitie onmiddellijk
drie maatregelen genomen, teneinde de wil van de wetgever te eerbiedigen in verband
met de informatisering van Justitie :
1. Om te vermijden dat obsolete apparatuur en applicaties, waarmee de
Vredegerechten en de Politierechtbanken en – parketten werkten (Mammout), te
Bijlage 2
vervangen: aan de firma Axylis werd, op basis van een feitelijke exclusiviteit, de
markt toegewezen om :
o de bestaande Mammout-applicaties te vervangen
o het contract centrale printing uit te voeren wat deze applicaties betreft
Dit project werd “MaCH‟ (Mammout at Central Hosting) genoemd
2. Daarnaast werd, naar aanleiding van de bevoegdheidsoverdracht van de materie
collectieve schuldenregeling van de rechtbanken van eerste aanleg naar de
arbeidsrechtbanken (nieuwe zaken vanaf 01.09.2007), de applicatie die de
rechtbanken van eerste aanleg ter beschikking hebben, aangepast voor de
arbeidsrechtbanken die tot dan verstoken bleven van de eerste fase van
informatisering binnen Justitie.
3. Er werd door de Minister van Justitie een multidisciplinaire expertengroep
samengesteld die als opdracht had een rapport op te stellen met een advies nopens de
verdere informatisering van Justitie.
Deze expertengroep heeft eind juni 2007 aan de (vorige) Minister van Justitie zijn
rapport overgemaakt met de adviezen omtrent het stapsgewijs verder zetten van de
informatisering van de verschillende instanties, rekening houdende met de finaliteiten
door de wetgever gesteld en met het erkennen van de bevoegdheden van de wettelijk
opgerichte organen (Beheerscomité).
5.
In de tweede helft van 2007 en dit tot begin 2008 zijn er, door de politieke
omstandigheden, geen nieuwe beslissingen genomen en was het uitkijken naar wat de
(nieuwe) Minister van Justitie en het Parlement ten aanzien van de informatisering
zouden beslissen.
De huidige Minister van Justitie heeft in zijn beleidsverklaring van april 2008
aandacht besteed aan de informatisering van Justitie (p. 48 e.v. : “4.1. Informatica als
basis voor werking, werklastmeting en beleid”). De informatisering van de
rechterlijke orde wordt als een bijzondere prioriteit vermeld, waarbij het belang van
een geïntegreerd informaticasysteem niet kan onderschat worden. Een geïntegreerd
stappenplan wordt aangekondigd, met in een latere fase van de informatisering van
het gerecht, de integratie van elektronische documenten.
Eens de basissoftware is aangepast, zullen – nog steeds volgens de Minister van
Justitie - een aantal concrete toepassingen volgen die zullen gecoördineerd worden
door het door de wetgever opgerichte beheerscomité, in nauw overleg met de
bevoegde dienst van de administratie en de Beleidscel Justitie. De Minister stelt in
zijn beleidsverklaring dat zijn Beleidscel, samen met het beheerscomité, de werking
van het beheerscomité zal toespitsen op een performant informaticatraject, waarbij de
grote principes van de Phenix-I wet worden opgesomd :
- beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers;
- invoering van een nationale rol;
- aanleggen van een interne en externe gegevensbank voor de rechtspraak;
- statistieken voor de werking van de rechterlijke orde;
- centraal repertorium voor de gerechtelijke elektronische adressen;
- uniforme, gestructureerde en geactualiseerde codetabel
Bijlage 2
Als kantelmoment voor dit traject wordt de datum van 01 januari 2011 in het
vooruitzicht gesteld, wanneer de nieuwe regelgeving van kracht wordt.
Hoewel niet gespecificeerd wordt welke “nieuwe regelgeving” wordt bedoeld, is dit
overduidelijk een verwijzing naar de Phenix-II en de Phenix-III wet.
Deze beide wetten zouden uiterlijk op 01 januari 2009 in voege treden. Door de in het
voorjaar van 2007 genomen beslissing, was dit niet realiseerbaar.
De wetgever heeft nochtans zijn wens om het informatiesysteem Phenix te realiseren
en de Phenix-II en de Phenix-III wetten in voege te laten treden op uiterlijk 01 januari
2011 (kantelmoment) nogmaals bevestigd door de beide wetten niet te wijzigen, met
uitzondering van deze data van (uiterlijke) in werking treding, via :
- art. 141 van de wet houdende diverse bepalingen (I) wat de Phenix-II wet
betreft (B.S. 07.08.2008);
- art. 2 van de wet houdende diverse bepalingen (II) wat de Phenix-III wet
betreft (B.S. 07.08.2008);
De Minister zelf heeft dit dan ook nog uitdrukkelijk met zoveel woorden herhaald in
zijn Newsletter van juli 2008 (onder “elektronische procesvoering”)
6.
De Minister noemt zijn stappenplan “Cheops Justitie”, zoals verduidelijkt naar
aanleiding van de voorstelling van het pilootproject MaCH op 21 april 2008 op de
vredegerechten van Torhout en Charleroi (zie de Newsletter van mei 2008) waarbij
nogmaals het kantelmoment van 01.01.2011 wordt vermeld.
Op 22 april 2008 heeft de Minister van Justitie in de Commissie voor de Justitie van
de Kamer :
- in antwoord op een vraag van Kamerlid R. Landuyt : aangekondigd dat hij met
het “Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Organisatie” (=
Beheerscomité Phenix) een protocolakkoord zou sluiten. Naar hij zegt, is dit
belangrijk omdat dit het informatiseringsproject van de Justitie moet helpen
schragen. Hij deelt mee dat daarvoor een nieuwe strategie is ontwikkeld en
daarin is de rol van het beheerscomité uiteraard belangrijk;
- in antwoord op een vraag van Kamerlid R. Terwingen : aangekondigd dat
vanaf volgende maand hij regelmatig zou vergaderen met de bevoegde
administratie, het beheerscomité, het bedrijf dat op dat moment
verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van de software en het kabinet.
7.
Op 04 juni 2008 is tussen de Minister, de voorzitter van het Directiecomité van de
FOD Justitie en het beheerscomité (BIRO) een protocolakkoord gesloten waarin taken
en verantwoordelijkheden worden omschreven. Eveneens bevestigt de Minister van
Justitie in dit protocol dat hij het rapport van de multidisciplinaire werkgroep
aanvaardt.
Bijlage 2
Hoever staan we eind september 2008 ?
A. uitvoering Mach
1.
De vorige Minister van Justitie heeft de beslissing genomen de Mammout-applicaties
te moderniseren, het MaCH project. Dit zou in twee fases verlopen :
- een eerste fase waarbij de applicaties van de lokale servers worden geplaatst,
ieder afzonderlijk, op een centrale server en tegelijkertijd gemoderniseerd
worden;
- een tweede fase waarbij de applicaties geïntegreerd worden;
Hoewel de huidige Minister herhaaldelijk verklaard heeft dat het beheerscomité bij
alle werkzaamheden van dichtbij zou betrokken worden, dit ook bevestiging vindt in
het afgesloten Protocol en het beheerscomité zelf blijft vragen uitgenodigd te worden
op de diverse vergaderingen, wordt het beheerscomité niet uitgenodigd op de
werkzaamheden van analyse en ontwikkeling (behalve 1 uitnodiging). Enkel voor het
opstellen van de nationale codes wordt beroep gedaan op het beheerscomité.
2.
Uit een document van het Departement-ICT aan de voorzitter van het Directiecomité
van de FOD Justitie blijkt dat :
- wat de roll in betreft van de vredegerechten (dus : het ter beschikking stellen
van de nieuwe applicatie aan de vredegerechten) : deze moest beëindigd zijn
eind juni 2008;
- wat de roll in betreft van de politierechtbanken en de politieparketten : deze
moest beëindigd zijn eind augustus 2008;
Op het terrein blijkt de toestand totaal anders te zijn :
- wat de vredegerechten betreft (229 in totaal) :
o Torhout is operationeel op de nieuwe applicatie; er waren
verschillende problemen ten gevolge van een netwerkpanne; deze zijn
opgelost maar de site staat onder verhoogde netwerkmonitoring
omwille van performantieproblemen die blijven aanhouden.
o Charleroi 2 en Geel zijn in test-fase, eerlang zullen nog twee andere
sites in piloot gaan (Mons en Liège);
o Het grote probleem is een tekort aan mensen die de opleiding kunnen
verzorgen van de gebruikers (teachers), hoofdzakelijk aan
Nederlandstalige zijde, terwijl beschikbare teachers onvoldoende
ervaring zouden hebben
- wat de politieparketten betreft : vanaf 19.09 kunnen sites testen vanuit hun
arrondissement; als alle tests goed zijn zouden eind oktober Antwerpen en
Liège als pilootsites kunnen opstarten;
- wat de politierechtbanken betreft :
o intern zouden bij Axylis met gebruikers 8 testsessies doorgaan
(gepland tot medio december 2008);
o op het terrein is nog geen enkele piloot-site in test gestart
Bijlage 2
Er wordt weinig of geen informatie verschaft aan het beheerscomité, spijts haar vraag,
nopens de reden van deze (aanzienlijke) vertragingen bij een firma die de Mammoutapplicatie ontwikkeld en onderhouden heeft. Er waren problemen met de documenten
(communicatieprobleem waardoor het verschil tussen primaire en secundaire
bestanden niet duidelijk was). Ook was er nog een fout in het conversieprogramma
(inmiddels opgelost).
Voor de duidelijkheid : dat er enige vertraging is en problemen zijn bij ontwikkeling
en testen, is niet abnormaal maar dit moet binnen de perken blijven.
3.
Vanuit diverse hoek (gebruikers, magistraten) verneemt het beheerscomité dat er
ongenoegen zou zijn nopens de manier van werken. Het beheerscomité heeft dit
meegedeeld aan de Beleidscel.
Van zijn kant bereidt het beheerscomité de nationale codetabellen voor en waren er
reeds verschillende vergaderingen met Axylis, het CIV. De diverse codetabellen
zullen besproken worden met de gebruikers. Daarna zullen deze gevalideerd worden
door het beheerscomité overeenkomstig de wet.
B. Centrale printing
1.
In het kader van het Phenix-project heeft de (vorige) Minister van Justitie een contract
gesloten met Speos, welke vennootschap werd aangewezen als Dienstverlener Inzake
Communicatie (DIC), zoals omschreven in de wet van 10 juli 2006 betreffende de
elektronische procesvoering.
Met een werkgroep, bestaande uit het Departement-ICT, de Rechterlijke Orde,
Unisys, Speos en het beheerscomité werd een werkdocument opgesteld van 69
bladzijden dat als basis kon dienen voor het realiseren van de centrale printing.
In de aanbesteding met Axylis is ook de centrale printing voorzien.
Speos heeft het scope-document herschreven en gealligneerd op het MaCH project.
Bedoeling was om zeer snel te starten met de documenten die een hoog volume
hebben (zoals de documenten K6, K7, verwittigingen en rappels op K8) zodat op
korte termijn de eerste belangrijke besparingen zouden kunnen gerealiseerd worden.
Tegelijkertijd werd parallel verder gewerkt voor het GEA (gerechtelijk elektronisch
adres) en de elektronische distributie naar het GEA.
2.
Volgens planning dienden alle instanties in productie te zijn tegen eind november
2008.
Op vandaag is op het terrein nog niets zichtbaar.
Eind augustus 2008 heeft het beheerscomité het initiatief genomen tot een
vergadering met de Beleidscel en de Post / Speos teneinde dit onderdeel van de
Bijlage 2
informatisering te concretiseren. Op 23 september 2008 ging nogmaals een
vergadering door met de Beleidscel, het CIV, de Post en de voorzitter van het
beheerscomité waarin concrete afspraken werden gemaakt om dit dossier te activeren
en werkgroepen samen te roepen.
De ontwerp KB‟s voor het repertorium en het GEA zijn klaar (zie hiervoor). KB‟s
voor het tenuitvoer leggen van enkele artikels van de Phenix-wetgeving moeten
voorbereid worden.
C. lastencohier Rechtbank van Eerste Aanleg (burgerlijk)
1.
In het kader van de realisatie van het stappenplan Cheops Justitie, is het de bedoeling
de applicatie van de burgerlijke kamers van de rechtbank van eerste aanleg te
moderniseren.
Een ontwerp van lastencohier is voorbereid en aan het beheerscomité werd de
gelegenheid gegeven dit ontwerp in te zien.
Als bijlage aan dit document wordt de nota van de voorzitter van het beheerscomité
gevoegd met de opmerkingen op het ontwerp van lastencohier. Ook de
ondervoorzitter van het beheerscomité liet aan de Beleidscel een mail geworden
waarin hij zijn bezorgdheid uit nopens dit ontwerp van lastencohier.
Dit ontwerp staat in schril contrast met :
- de wil van de wetgever om het informatiesysteem Phenix te realiseren;
- wat de Minister in zijn beleidsplan, het protocol, in de Kamercommissie en in
zijn Newsletter heeft aangekondigd.
De belangrijkste tekortkomingen :
- er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar de bestaande Phenixwetgeving of bestaande adviezen (Privacycommissie-gebruik RRN);
- er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar of rekening gehouden met
lopende contracten (central printing, Justscan);
- er wordt op geen enkel ogenblik gerefereerd naar de modernisering van de
applicaties Vredegerecht en Politierechtbanken/-parketten, het hergebruik van
databanken en het inpassen van de applicaties;
- er wordt geen enkele rekening gehouden met het beheerscomité als wettelijk
orgaan en zijn bevoegdheden;
- in het Stuurcomité is enkel plaats voor de Beleidscel en het CIV, niet voor het
beheerscomité, de Rechterlijke Orde of de Voorzitter van het Directiecomité
van de FOD Justitie;
In het lastencohier wordt REA als een volledig op zichzelf staande applicatie
voorgesteld die niet inpasbaar zal zijn in de door de Minister voorgestelde piramide.
Blijkbaar worden ook op het laatste moment nog technische wijzigingen aangebracht
(J2EE, Java).
Bijlage 2
2.
Algemeen moet gesteld worden dat het ontwerp van lastenkohier in zijn huidige vorm
– op zijn zachtst gesteld - veel lacunes en tekortkomingen heeft en niet klaar is voor
de markt. Bovendien legt het, in de huidige vorm, een zware hypotheek op de
informatisering van Justitie, onafgezien de financiële consequenties. Het past niet in
de voorgestelde pyramidestructuur van Cheops en de Phenix-wetgeving.
De opmerkingen van het beheerscomité zijn besproken met de Beleidscel op 01
augustus 2008 en op 24 september 2008. Er valt af te wachten in welke mate rekening
zal gehouden worden met de opmerkingen in het definitief lastencohier.
Ondertussen is het (oorspronkelijk) ontwerp lastencohier wel reeds meegedeeld aan
de Inspectie van Financiën.
D. Justscan
Wat dit project zijn een aantal pilootsites opgestart.
Het is de vraag of dan wel in welke vorm dit project zal verder gezet worden.
E. noodzakelijke stappen :
1.
De Minister heeft gekozen voor een stapsgewijze voortgang van de informatisering.
Daarvoor kan begrip worden opgebracht en dit sluit aan bij wat in het rapport van de
multidisciplinaire werkgroep is gesteld.
Het kantelmoment is 01 januari 2011 is, het elektronisch dossier de finaliteit is. Op
grond van de technologische stand van zaken op informaticagebied is het ook
absoluut noodzakelijk dat het geïntegreerd systeem toegankelijk is voor derden van
buitenaf.
Dit moet tijdig voorbereid worden, zoals ook gesteld in het multidisciplinair rapport.
De grote zorg van het beheerscomité bestaat er in of op vandaag in die richting wordt
gewerkt en vooralsnog is het beheerscomité hier zeer sceptisch : op het terrein is dit
niet zichtbaar, terwijl het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk het tegendeel doet
vermoeden.
2.
Om de vooropgestelde data te kunnen halen moet of moeten op heel korte termijn :
-
-
concrete afspraken gemaakt worden met de medewerkers van het gerecht (in
eerste instantie OVB en OBFG) voor de doorstroming van de gegevens vanuit
de authentieke bron;
contacten gelegd worden met Fedict dat een platform ter beschikking heeft
voor elektronische betalingen of een eigen platform ontwikkeld worden maar
Bijlage 2
-
de mogelijkheid van e-payment is absoluut noodzakelijk (ter vervanging van
o.a. de papieren griffiebon);
signalen komen van de Minister dat kan verder gewerkt worden aan de diverse
uitvoeringsbesluiten;
Parallel kan dan werk gemaakt worden van de aanpassing van de wetgeving
betreffende de griffie-, rol- en expeditierechten. De Minister heeft het voornemen
geuit beslissingen via internet ter beschikking te stellen maar dan dringt een
aanpassing van de wetgeving zich op.
3.
De Minister heeft in zijn beleidsverklaring een aantal zaken opgesomd die de grote
principes van de Phenix-I wet zijn. Zijn Beleidscel zou, samen met het beheerscomité,
de werking van het beheerscomité toespitsen op een performant informaticatraject
maar op vandaag is er geen enkel werk gemaakt van :
- het beheer en bewaring van de gerechtelijke dossiers;
- de invoering van een nationale rol;
- het aanleggen van een interne gegevensbank voor de rechtspraak;
- de statistieken voor de werking van de rechterlijke orde;
- het centraal repertorium voor de gerechtelijke elektronische adressen;
Wat werd in het kader van de informatisering wel reeds gerealiseerd ?
A. de externe gegevensbank voor de rechtspraak :
1.
Dankzij een samenwerking tussen de Rechterlijke Orde, het CIV, het beheerscomité
en een privé-partner (Bull) is sedert vorig jaar de externe gegevensbank voor de
rechtspraak,
zoals
voorzien
in
de
Phenix-I
wet,
operationeel
(http://jure.juridat.just.fgov.be). Deze is vrij te raadplegen via internet.
Juridat bestaat uit drie modules :
F. een module raadpleging via internet;
G. een module voor de invoer van beslissingen, enkel toegankelijk voor
personen die een opleiding hebben gevolgd;
H. een administratiemodule : enkel toegankelijk voor een heel beperkt aantal
personen voor het onderhoud van de applicatie
Op 05 oktober 2007 zijn de selectiecriteria voor de te publiceren rechtspraak op
Juridat, zoals vastgelegd door het beheerscomité, gepubliceerd in het Belgisch
Staatsblad.
Door het beheerscomité en een medewerkster van het CIV werden tot vandaag meer
dan 100 personen (magistraten en griffiepersoneel) gevormd om de rechtspraak in
Juridat in te voeren.
Bijlage 2
2.
De Rechterlijke Orde en het beheerscomité hebben ook een tweetalige universele
thesaurus opgesteld (UTU) : aan elke gepubliceerde beslissing wordt een uniek
trefwoord gekoppeld. Deze thesaurus zal ook onder hun verantwoordelijkheid verder
onderhouden worden. Momenteel bestaat deze thesaurus uit meer dan 6.000
trefwoorden per taalrol.
3.
Waar Juridat operationeel is, is er noodzaak om het KB betreffende de anonimisering
van de beslissingen, opgenomen in Juridat, te finaliseren. Voordien werd reeds
aangedrongen door het beheerscomité bij de FOD Justitie en CRID-eLegis daaraan
verder te werken. Dit verzoek is herhaald maar om onduidelijke redenen wordt aan dit
verzoek geen gevolg gegeven.
B. De modernisering van de gerechtsbrief
Op initiatief van het beheerscomité is in september 2007 gestart met de modernisering
van de gerechtsbrief : doel was de “blauwe kaart” te vervangen door een
gestandardiseerd A4 formulier.
Een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de FOD Justitie (administratie
en ICT-departement), de Rechterlijke Orde, de firma Axylis, de Commissie
Modernisering, de Post en het beheerscomité, heeft de wijziging voorbereid.
Op 13 augustus 2008 is het nieuwe Ministeriële Besluit betreffende de gesteldheid
van de gerechtsbrief in het Belgisch Staatsblad verschenen. Vanaf 01 oktober 2008
wordt de blauwe kaart vervangen door een drietalig, gestandardiseerd A4 formulier.
De gebruikers zijn tijdig via brief en omzendbrief in kennis gesteld van de
wijzigingen, een informatiecampagne is op punt gesteld en de verdeling van de
nieuwe formulieren zal tijdig gebeurd zijn.
Positie van het Beheerscomité :
1.
Het Beheerscomité heeft een unieke samenstelling : Rechterlijke Orde en Uitvoerende
Macht gelijk vertegenwoordigd met taalevenwicht.
De wetgever heeft aan het beheerscomité een centrale rol voorbehouden als wettelijk
orgaan. De Minister heeft in zijn beleidsverklaring en het Protocol de rol van het
beheerscomité erkend en dit ook met zoveel woorden bevestigd in de
Kamercommissie Justitie.
Het beheerscomité wil zijn rol en verantwoordelijkheid ten volle waarnemen en
bevestigt dit steeds opnieuw. Het moet daartoe echter ook ten volle de gelegenheid
krijgen.
Bijlage 2
Het heeft tot vandaag en sedert het verbreken van het contract met Unisys een
succesvolle bijdrage geleverd aan de externe gegevensbank voor de rechtspraak
Juridat, UTU, de modernisering van de gerechtsbrief.
Het meeste tijd wordt opgeslorpt door het voorbereiden van de nationale codes,
momenteel voor de vredegerechten. Binnen afzienbare tijd zullen ook de nationale
codes voor de politieparketten en de politierechtbanken zich daarbij voegen.
Het beheerscomité zet zich ook in om de centrale printing te activeren en zal
daarnaast nog andere initiatieven nemen binnen het kader van zijn bevoegdheid en in
functie van het creëren van het informatiesysteem voor Justitie.
Daarnaast wordt het ook betrokken bij de werklastmeting voor de rechtspraak. Er is
een goede samenwerking met de Commissie van Modernisering voor initiatieven die
tot de bevoegdheid van de beide organen behoren.
2.
Er moet echter worden vastgesteld dat – op vandaag en van hogerhand – wordt
gepoogd de rol van het beheerscomité te beperken tot zijn activiteit als “codedienst”.
Het beheerscomité neemt deze activiteit waar, maar dit mag slechts één onderdeel zijn
van zijn wettelijk omschreven activiteitenpakket.
Niettegenstaande herhaalde verzoeken wordt het beheerscomité niet betrokken bij de
activiteiten van modernisering van de applicaties vredegerechten, politieparketten en
–rechtbanken. Weliswaar is er een veertiendaags “tweetrapsoverleg”1 waarop relaas
wordt gedaan van de voortgang maar dit volstaat totaal niet. Zo heeft het
beheerscomité er geen enkel zicht op in welke mate geen beslissingen worden
genomen die strijdig zijn met de Phenix-wetgeving waardoor naderhand tijd verloren
gaat en kosten moeten uitgestaan worden.
Tot zijn spijt moet het beheerscomité vaststellen dat heel vaak opmerkingen die door
het comité worden gemaakt in het belang van de informatisering (bv. opmerkingen op
ontwerp lastencohier, mededelen van opmerkingen van gebruikers) als lastig worden
ervaren.
3.
Evenmin wordt aan het beheerscomité de personeelsomkadering gegeven om zijn
taken – zelfs reeds beperkt tot de codes – te volle waar te nemen, ook al zijn
daaromtrent ook in het protocol afspraken gemaakt.
Op vandaag moet het beheerscomité zijn opdrachten uitvoeren met 1 (Nl) juriste en 1
(Nl) secretaresse.
Sedert oktober 2007 heeft het beheerscomité 2 Franstalige juristen geselecteerd om in
dienst te treden. Spijts herhaald en tot vervelens toe aandringen, zijn deze juristen nog
steeds niet aangeworven. Integendeel, één van de juristen is benaderd vanuit de
Beleidscel om voor MaCH te werken (buiten medeweten van het beheerscomité om).
1
Axylis neemt niet deel aan deze vergaderingen terwijl de Minister naar aanleiding van zijn verklaring
van 22 april 2008 in de Kamercommissie Justitie liet uitschijnen dat dit wel het geval zou zijn.
Bijlage 2
4.
Wel zal het beheerscomité vanaf medio oktober 2008 nieuwe, moderne lokalen
betrekken in het nieuwe gebouw op de hoek Waterloolaan – Jan Jacobsplein. Dit is
een uitvoering van het protocolakkoord.
Conclusie
De wetgever heeft de mogelijkheid gecreëerd een performant en modern
informatiesysteem te realiseren, met de opvolging door diverse organen. De Minister
heeft bevestigd dit te willen realiseren.
Op vandaag zijn er grote vragen of de wil bestaat dit informatiesysteem werkelijk te
realiseren, zelfs stapsgewijs. Op het terrein is hiervan vooralsnog niets echt concreets
vast te stellen en het ontwerp lastencohier is hiervan een sprekend voorbeeld.
Een projectmanager is nog niet aangeworven terwijl evenmin de organisatiestructuur
op punt is gesteld zoals voorzien in het door de Minister van Justitie aanvaard
multidisciplinair rapport.
Hans Van Bossuyt
Voorzitter BIRO
Raadsheer Hof van beroep Gent
23.09.2008
Bijlage 2
Nota betreffende het “Ontwerp lastencohier REA – burgerlijk : (Opdracht via
algemene offerteaanvraag met bekendmaking Bijzonder Lastenboek – Afleveren
van een applicatie en bijhorende diensten ter informatisering van de
rechtbanken van eerste aanleg (burgerlijke procedure)
Opm. : De omschrijving in de titel is misleidend: ook de jeugdrechtbank maakt, als
afdeling ervan, deel uit van de REA en heeft ook burgerlijke procedures – in de titel
en bij Post 1: Analyse (punt 2.1.) zou duidelijker moeten omschreven worden wat
juist bedoeld wordt. – Beter zou zijn bv. te spreken van “Ontwerp lastencohier REA,
afdeling burgerlijke rechtbank (art. 76 Ger.W.) – Zullen in deze applicatie ook de
zaken van de arrondissementsrechtbank worden opgenomen ??
________
A. Voorafgaandelijk:
Tijdens de vergadering van het tweetrapsoverleg op dinsdag 17 juni 2008 werd
meegedeeld dat het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk op donderdag 26 juni en
vrijdag 27 juni 2008 in de lokalen van de Beleidscel van de Minister van Justitie zou
kunnen ingekeken worden door de leden van het Beheerscomité.
De leden van het BIRO werden hiervan verwittigd teneinde hun agenda te kunnen
regelen. Verschillende leden van het BIRO hadden zich geschikt en aangekondigd van
deze mogelijkheid gebruik te zullen maken.
Op woensdag 25 juni 2008 in de namiddag (omstreeks 15.30 uur) werd het BIRO
verwittigd dat het ontwerp lastencohier niet klaar was. Tevens werd medegedeeld dat
op de volgende vergadering van het tweetrapsoverleg een nieuwe datum zou worden
afgesproken. Teneinde nutteloze verplaatsing te vermijden, werden de leden van het
Beheerscomité hiervan onmiddellijk verwittigd.
Om de opstellers van het lastencohier te helpen bij de voorbereiding, werd hen nog
diezelfde dag – via de Beleidscel – een checklist overgemaakt met aandachtspunten,
ook rekening houdende met de Phenix-wetten. Deze checklist wordt nogmaals bij
deze nota gevoegd. Daarnaast werd gesuggereerd in het lastencohier een stijlclausule
te voorzien waarin op algemene wijze verwezen wordt naar het feit dat de
opdrachtnemer rekening dient te houden met de 3 Phenix-wetten.
Naar aanleiding van het tweetrapsoverleg van 02 juli 2008 werd geen nieuwe datum
medegedeeld waarop het ontwerp lastencohier ter inzage zou zijn.
Op maandag 14 juli 2008 werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp van lastencohier
ter inzage zou liggen van de leden van het Beheerscomité in de lokalen van de
Beleidscel op dinsdag 15 en woensdag 16 juli 2008.
Onmiddellijk werden per mail de leden van het BIRO ingelicht over deze
mogelijkheid, doch gelet op de vakantieperiode en de zeer korte tijd tussen
verwittiging en mogelijkheid tot inzage, konden de leden van het Beheerscomité het
ontwerp lastencohier niet inzien, met uitzondering van de Ondervoorzitter van het
BIRO. Deze laatste kon het echter ook pas inzien op 15 juli 2008 in de namiddag
gezien eerder geplande vergaderingen.
De Ondervoorzitter van het BIRO liet op woensdag 16 juli 2008 aan de Beleidscel een
aantal algemene opmerkingen geworden.
Bijlage 2
De Beleidscel heeft op vrijdag 25 juli en maandag 28 juli 2008 aan de voorzitter van
het BIRO de mogelijkheid gegeven het ontwerp van lastencohier alsnog in te zien in
de lokalen van de Beleidscel, nadat de voorzitter daar had op aangedrongen.
Gelet op deze werkwijze en omstandigheden formuleert het BIRO nu reeds alle
nodige voorbehoud nopens de inhoud van dit ontwerp van lastencohier, waarbij
tevens wordt vastgesteld dat met de voorafgaandelijke opmerkingen (checklist) geen
rekening werd gehouden wat de Phenix-wetten betreft in het ontwerp van
lastencohier.
De opmerkingen en vaststellingen in deze nota voegen zich bij de reeds door de
Ondervoorzitter aan de Beleidscel medegedeelde opmerkingen via mail van 16 juli
2008.
Over de technische aspecten worden geen opmerkingen gemaakt omdat dit niet tot de
bevoegdheid behoort van het Beheerscomité. De vraag rijst of, ook rekening
houdende met de volledige context waarin deze applicatie zal moeten operationeel
zijn, het niet aangewezen voorkomt het advies van een bevoegde instantie (bv. Fedict)
op technisch gebied in te winnen.
Tevens rijst de vraag in welke mate dit ontwerp aan de bevoegde administratie van de
FOD Justitie werd voorgelegd wat de juridische aspecten betreft.
*
*
*
B. Vaststelling:
1.
De wetgever heeft, naar aanleiding van de informatisering van Justitie, een wettelijk
kader geschapen (3 Phenix-wetten) en wettelijke organen gecreëerd, waaronder het
Beheerscomité in een centrale rol en met een duidelijke wettelijke opdracht (artt. 1521 Phenix-I wet).
De Phenix-I wet is volledig in uitvoering met uitzondering van 2 artikels (nationale
rol en open standaarden).
De Phenix-II wet en de Phenix-III wet zijn vooralsnog niet in uitvoering. Het blijft de
wens van de wetgever ook deze wetten in werking te laten treden, weze het op een
latere datum dan oorspronkelijk voorzien (01 januari 2011 i.p.v. 01 januari 2009 –
wetten houdende Diverse Bepalingen I en II). De Minister van Justitie heeft ook
meerdere malen en nog in zijn “Newsletter” van juli 2008 bevestigd dat het
kantelmoment waarop de Phenix-wetten in werking moeten treden de voornoemde
datum is.
2.
De Minister van Justitie heeft op 04 juni 2008 met het BIRO en de Voorzitter van het
Directiecomité van de FOD Justitie een protocolakkoord gesloten. Daarin is o.a.
bepaald dat het BIRO, in het kader van zijn wettelijke opdracht (die ook nog wordt
erkend in de inleiding van het protocol), volledig betrokken zou worden bij de
ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het gefaseerd
stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde projecten. Tevens werd
overeengekomen dat het BIRO zijn kennis, beschikbaarheid en kunde zou ter
beschikking stellen ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken
Bijlage 2
teneinde te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met
de Phenix-wetten vanuit de bevoegdheid van het BIRO (wat tevens nogmaals
bevestigt dat rekening dient gehouden te worden met de bepalingen van de Phenixwetten – het BIRO werkt ook mee aan de diverse uitvoeringsbesluiten).
3.
De Minister van Justitie heeft de principes van het rapport van de multidisciplinaire
werkgroep van eind juni 2007, aangesteld door zijn voorganger, aanvaard. Dit staat
met zoveel woorden in de inleiding tot het afgesloten protocol van 04 juni 2008. In dit
rapport werd de strategie en de organisatie vastgelegd en werden tevens een aantal
axioma‟s omschreven.
Op dit ogenblik en in uitvoering van het door zijn voorganger gesloten contract, is de
modernisering
van
de
Mammout-applicaties
bezig
(Vredegerechten,
Politierechtbanken en –parketten). Tevens werden een aantal contracten gesloten (o.a.
de centrale printing) waarmee bij de modernisering van deze applicaties rekening
moet gehouden worden zoals blijkt uit de aanbesteding van deze modernisering met
de firma Axylis.
Bedoeling is dat op termijn de diverse applicaties van de instanties, via de realisatie
van het stappenplan, geïntegreerd worden in een grote applicatie. Gegevens moeten
uitwisselbaar zijn.
4.
Onder punt 2.5 van het ontwerp lastencohier wordt gesteld: “ Toekomstige ontwikkeling:
“Het huidige bestek heeft betrekking op de eerste fase in de informatisering van de REA
(burgerlijke procedure). Deze bevat essentieel de informatisering voor de interne processen,
zoals gedefinieerd in de functionele omschrijving. De tweede latere fase betreft de interactie
met derden, met uitzondering van een aantal functionaliteiten voorzien in de module
betreffende externe communicatie en toegang tot externe databanken. Deze fase heeft geen
betrekking op dit bestek en zal verder niet meer besproken worden.” (schema eerste fase
rapport multidisciplinaire werkgroep is gevoegd)
Waar dit een uitgangspunt is dat aanvaardbaar is en in overeenstemming met stap A
van fase 1 zoals omschreven in het multidisciplinair rapport, zijn er toch een aantal
essentiële punten niet in aanmerking genomen.
Bij nazicht van het ontwerp van lastencohier wordt vastgesteld dat:
- op geen enkel ogenblik sprake is of verwezen wordt naar de Phenix-wetgeving
en de daar gestelde imperatieven (cfr. bijgevoegde checklist), terwijl bij de
ontwikkeling hiermee rekening moet gehouden worden;
-
op geen enkel ogenblik het BIRO als centraal orgaan voor de informatisering
van Justitie in zijn wettelijke bevoegdheid, bevestigd in het protocol, wordt
erkend laat staan betrokken;
-
met een aantal essentiële axioma‟s geen rekening wordt gehouden, zoals
opgenomen in het rapport van de multidisciplinaire werkgroep:
o vanaf het begin moet, wat de interactie met derde partijen betreft, bij de
informatisering (meer specifiek de basis architectuur) van de interne
werking voldoende rekening gehouden worden met het geheel van de
noden (interactie met derden, externe toegang voor derden voor het
Bijlage 2
raadplegen van de definitieve procedurestukken en het neerleggen van
stukken)
o er moet maximaal gebruik gemaakt worden van reeds elektronisch
beschikbare gegevens waarbij de Phenix-wetten (en KB‟s) zoveel
mogelijk worden nageleefd en de fundamentele opties die daar
genomen zijn, worden geëerbiedigd. Dit vertaalt zich in de volgende
punten:
 consultatie van externe databanken (niet beperkend)
 gegevens die gedeeld worden met andere applicaties (nu reeds
Vred.Ger., Politierechtbanken en –parketten) dienen centraal
beschikbaar te zijn zoals: contacten, organisatie structuur
justitie;
 centrale definitieve elektronische procedurestukken;
 centrale elektronische inventaris;
 sterke beveiliging en toegangscontrole via authentieke bronnen;
 geavanceerde elektronische handtekening;
 bij civiele procedures moet de optie (met daaraan gekoppeld de
nodige ondersteuning) om het dossier vanaf de aanvangsfase
volledig elektronisch te behandelen voorzien worden;
 de wettelijke rol van het Beheerscomité wordt gerespecteerd
(o.a. wat de codes en de codedienst betreft);
o het contract met de dienstverlener inzake communicatie (DIC) dient
uitgevoerd te worden. Dit contract voorziet de implementatie van de
centrale verzendingsdienst (zowel elektronisch als op papier). De
gerechtelijke elektronische adressen worden via de centrale contacten
beheerd;
o de nationale rol wordt geïmplementeerd;
o operationele management rapporten, nationale statistieken als ook
controle rapporten voor het Beheerscomité, zijn onontbeerlijk
o vanaf de start moet een functionele architectuur worden opgebouwd die
rekening houdt met alle fases, eisen en uitgangspunten waartoe een
technische studie noodzakelijk is. Daarbij zijn volgende punten
bepalend (zoals opgesomd in het multidisciplinair rapport):
 nood van magistraten en derde partijen om transparant,
ongeacht plaats en tijd, toegang te hebben tot de officiële
Bijlage 2
procedurestukken (functionaliteit om thuis te werken te
implementeren via VPN);
 mogelijkheid van elektronische interactie tussen de diverse
applicaties via centraal gedeelde gegevens;
 archivage van officiële stukken, in een tweede fase de
wettelijke archivage;
 controle conform de machtiging voor toegang tot externe
databanken;
 het monitoren van alle toegang tot de centrale databanken;
 het beheer van de veiligheidsaspecten op de centrale
databanken en de toegang voor derden; transacties en
handelingen die uitgevoerd worden op de centrale databanken
en interfaces moeten geregistreerd worden, een centrale logging
databank dient voorzien te worden en kan enkel geconsulteerd
worden via de beheersmodule;
 info die nu reeds ter beschikking is, moet beschikbaar blijven
(zittingskalenders);
 elektronische beslagberichten in aparte logische module;
 open identificatiemethode voor derden (d.i. niet beperkt tot eID);
 identificatie binnen Phenix op basis van een professioneel
nummer, gekoppeld aan het RRN en te bewaren in een
authentieke bron;
 ondertekenen en neerleggen elektronische stukken conform de
Phenix-wetten; (gebruik barcode?)
 nationale anonieme statistieken moeten geïsoleerd worden in
een aparte databank om geen negatieve impact te hebben op de
performantie van de workflow, wat tevens toelaat de gegevens
anoniem te maken;
-
op geen enkel ogenblik rekening wordt gehouden met de termen van het
protocol en de wettelijke taken van het Beheerscomité;
-
hoewel de applicatie wordt ontwikkeld voor de Rechterlijke Orde is de
Rechterlijke Orde niet aanwezig in het organisatieorganogram;
-
op geen enkel ogenblik wordt gerefereerd naar:
Bijlage 2
o de thans op handen zijnde modernisering van de applicaties Mammout,
niettegenstaande toekomstgericht de diverse applicaties met elkaar
moeten kunnen communiceren (cfr. voornoemde axioma‟s),
databanken moeten kunnen hergebruikt worden; de toepassingen
moeten transparant gemaakt worden zodat kerngegevens en
gemeenschappelijke functies gemakkelijk toegankelijk zijn voor
andere gerechtelijke instanties;
o het feit dat de boekhoudmodule dient geïsoleerd te worden van de
workflow zodat deze module kan gebruikt worden door de andere
gerechtelijke entiteiten;
o de thans in uitvoering zijnde contracten (centrale printing, justscan)
hoewel deze wel het voorwerp uitmaken van het contract
modernisering Mammout (centrale printing), niet worden vermeld in
de opdracht zodat bij de analyse en de ontwikkeling de opdrachtnemer
hiermee ten onrechte geen rekening zal houden wat later aanleiding zal
geven tot (duur te betalen) change requests. Deze lopende contracten
hebben een invloed op het project. Wat de centrale verzendingen
betreft, is er de implementatie van het gerechtelijk elektronisch adres
en de centrale verzendingsdienst voor zowel elektronische als papieren
stukken: per documenttype kunnen per site parameters voorzien
worden zodat elke site kan bepalen welke documenten vanaf welk
moment lokaal, centraal of via manuele keuze zullen verzonden
worden (zowel afgedrukt als elektronisch). Wat justscan betreft, de
implementatie van een documentmanagement systeem voor de
elektronische opslag van procedure stukken. Om de integreerbaarheid
met de lopende projecten, de volgende stappen en de volgende fase te
garanderen is daartoe in het multidisciplinair rapport een rol
weggelegd voor een externe integrator die gedurende het ganse project
over de integriteit, de consistentie, de documentatie en de samenhang
moet waken als expert, niet als manager. Deze functie is niet voorzien.
-
er geen enkele rekening wordt gehouden met het advies en de beraadslaging
van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer wat
het gebruik, het verwerken en het behouden van het Rijksregisternummer
betreft, te weten :
o het advies nr. 13/2006 van 24 mei 2006 betreffende de identificatie en
elektronische handtekening;
o de beraadslaging RR 17/2006 van 05 juli 2006 betreffende de aanvraag
van de FOD Justitie om toegang te krijgen tot de informatiegegevens
van het Rijksregister en om het identificatienummer van het
Rijksregister te gebruiken
Bijlage 2
o de beraadslaging nr. 06/054 van 18 juli 2006 met betrekking tot de
toegang tot de KSZ-Registers in hoofde van de FOD Justitie
Ook al werd dit advies en de beraadslagingen uitgebracht in het kader van het
Phenix-project, dit doet niet af aan het feit dat ook thans het RRN zal worden
gebruikt en verwerkt, net zoals de KSZ-registers zullen worden geraadpleegd,
waardoor de principes onveranderd blijven.
Algemeen kan worden gesteld dat, zoals het ontwerp van lastencohier thans voorligt
en gelet op de vele lacunes, dit ontwerp niet klaar is voor de markt en een hypotheek
wordt gelegd op de informatisering van Justitie. In de huidige staat zijn zware
financiële gevolgen niet uit te sluiten om, na aanbesteding, de applicatie nog aan te
passen via dure change requests. Dat daarbij ook nodeloos tijd zal verloren gaan is
een zo goed als vaststaand feit.
*
*
*
C. Wat de organisatie betreft:
Punt 2.6.2 van het ontwerp van lastencohier bespreekt de organisatie van het project.
1.1.
Onder 2.6.2.1 wordt de stuurgroep omschreven : “ De stuurgroep heeft de algemeen (lees :
algemene) leiding over het project en neemt alle strategische beslissingen waaronder :
beslissingen aangaande de scope en vooruitgang van het project, inzake het categoriseren
van de risico’s, inzake aanvaarding en oplevering (milestones, fases), inzake (verschuiving)
van de planning (prioritisering), inzake goedkeuren van testscenario’s) aantal werkgroepen –
De stuurgroep bestaat uit:
a. Een delegatie van de beleidscel van de minister van Justitie
b. Een delegatie van de stafdienst ICT van de FOD
c. In functie van de te behandelen onderwerpen worden eveneens uitgenodigd:
i. Vertegenwoordiger(s) van de uitvoerende firma
ii. Vertegenwoordiger(s) van de business (applicatieverantwoordelijke,
key-users, het BIRO2, ….)
2
Het BIRO werd hier in de versie ingezien door de voorzitter van het BIRO ingevoegd na de opmerking
van de ondervoorzitter per mail van 16 juli 2008.
Bijlage 2
De “stuurgroep” zoals omschreven in het ontwerp van lastencohier vermengt zowel
strategische taken als operationele taken. Een absolute scheiding van beide is noodzakelijk
voor een goed verloop van het project.
Thans is er enkel voor de technische, materiële uitwerking een “delegatie” terwijl voor het
juridische aspect niemand vertegenwoordigd is.
Het is opvallend dat noch de Rechterlijke Orde noch de Voorzitter van het Directiecomité
van de FOD Justitie aanwezig zijn. De aanwezigheid van de Rechterlijke Orde is noodzakelijk
aangezien het een applicatie betreft voor de Rechterlijke Orde, de aanwezigheid van de
Voorzitter van het Directiecomité is noodzakelijk omwille van de strategische beslissingen
die moeten genomen worden en een impact zullen hebben op de werking van zijn
administratie en niet enkel op de werking van het CIV.
Daarnaast is het opvallend dat de projectmanager die zal worden aangesteld, evenmin
aanwezig is in de Stuurgroep. Door zijn functie kan hij niet opgenomen zijn in de delegatie
van de stafdienst ICT.
1.2.
Het project spreidt zich uit over een zekere termijn en daarbij is het belangrijk dat er oog is
voor de continuïteit van diegenen die verantwoordelijk zijn. Een Beleidscel van een Minister
heeft per definitie een tijdelijk bestaan en dient, onder de verantwoordelijkheid van de
Minister, strategische beslissingen te nemen (“cellule stratégique”). De vraag rijst of het een
goede keuze is dat een Beleidscel ook in het operationele luik tussenkomt.
Zoals terecht reeds opgemerkt door de Ondervoorzitter van het Beheerscomité in zijn mail
van 16 juli 2008 heeft het Beheerscomité wetshalve een belangrijke rol te spelen in de
informatisering van Justitie en dus ook het Stappenplan. Daarom ook heeft de wetgever veel
oog gehad voor de specifieke en multidisciplinaire samenstelling van het Beheerscomité:
voor de helft samengesteld op voordracht van het Hof van Cassatie en voor de helft
samengesteld op voordracht van de Minister van Justitie, een samenwerking tussen de
Rechterlijke Orde en de uitvoerende macht. Dit is ook nogmaals bevestigd in het op 04 juni
2008 ondertekende protocol: 2.1.1. In het kader van zijn wettelijke opdracht: volledige
betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en opvolging van het
gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie….”.
1.3.
Bijlage 2
Het is daarom een absolute vereiste dat aan het Beheerscomité de rol wordt toebedeeld die
het wettelijk dient te vervullen en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité
permanent aanwezig is in de leidinggevende organen. Hoe valt het trouwens redelijk te
verantwoorden dat momenteel een tweewekelijks overleg plaatsheeft in het kader van
Cheops Justitie tussen een delegatie van de Beleidscel, een vertegenwoordiging van het CIV
en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité, terwijl voor het Beheerscomité geen rol
meer zou weggelegd zijn in de stap REA, burgerlijke kamers tenzij subsidiair overgelaten aan
en ondergeschikt aan de willekeur van de leden van de Stuurgroep zoals thans
geconcipieerd, dit tegen de wil van de wetgever in die juist een centrale rol heeft weggelegd
voor het Beheerscomité?
Door het aanvaarden van het multidisciplinair rapport, heeft de Minister ook de
organisatiestructuur zoals uitgetekend door de multidisciplinaire werkgroep aanvaard en er
is geen enkele aanvaardbare en objectieve reden om hier van af te wijken.
Daarom dient de organisatiestructuur te worden overgenomen zoals voorzien in het
multidisciplinair rapport onder punt 7:
-
Stuurcomité
-
Core Management
-
Governance Board
-
Werkgroep
2.
Onder punt 2.6.2.2 worden de werkgroepen omschreven: “diverse werkgroepen onder
leiding van projectverantwoordelijke (applicatiebeheerder) en zijn team: verantwoordelijk
voor de coördinatie, opvolging en sturing van de werkgroepen. Werkgroep bestaat uit:
a. Analisten en projectverantwoordelijke van de firma
b. Projectverantwoordelijke van de Stafdienst ICT of zijn afgevaardigde
c. De key-users of hun afgevaardigden
d. Eventueel experten in het te behandelen domein”
Het ontwerp van lastencohier betreft enkel de burgerlijke kamers van de Rechtbank van
Eerste Aanleg. De vraag rijst waarom er meerdere werkgroepen zullen zijn en wat hun
respectievelijke bevoegdheden zullen zijn ? Of zal er slechts één werkgroep zijn voor deze
instantie en wordt ook gerefereerd naar andere werkgroepen van de andere applicaties?
Bijlage 2
Is het niet aangewezen dat er dan overleg zou zijn tussen deze werkgroepen? In het
multidisciplinair rapport was hiervoor de “Governance Board” voorgesteld.
Er mag niet uit het oog verloren worden dat er transversale aspecten zullen moeten aan bod
komen, waartoe overleg noodzakelijk is tussen nu al Vred.Ger., Pol.Rb. (burgerlijke
procedures) en REA burgerlijke kamers.
Terug valt op dat, bij de samenstelling van de werkgroepen, het Beheerscomité niet
betrokken is, hoewel de centrale wettelijke rol die het Beheerscomité speelt als gevolg van
de wet.
Het is absoluut vereist dat het BIRO vertegenwoordigd is in alle werkgroepen en actief
betrokken wordt bij de analyse en de ontwikkeling. Terecht heeft de ondervoorzitter in zijn
reactie al gesteld dat het juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei
vertegenwoordigers uit de gerechtelijke wereld, het ideale orgaan is om hulp te verschaffen
en advies te geven om de verschillende aspecten van de applicatie vanuit zijn bevoegdheid
mede te helpen ontwikkelen en uit te werken.
*
*
*
D. Punctuele opmerkingen wat het ontwerp van lastencohier betreft:
Opmerking:
Hieronder worden een aantal opmerkingen gemaakt betreffende het ontwerp
lastencohier ten exemplatieven titel en waarbij rekening moet gehouden worden met
de hiervoor reeds gemaakte opmerkingen en voorbehouden. Tevens dient het
lastencohier afgetoetst te worden aan de bijgevoegde checklist.
Bij gebrek aan kopie van het ontwerp, worden deze opmerkingen noodzakelijkerwijs
in telegramstijl geformuleerd.
-
Punt 1.1.1.3: enkel contactpersonen CIV (projectleider Yves Denoo, Bernard Daminet
als verantwoordelijke applicaties RO, adviseur-generaal Geert Dobbelaere) – geen
contactpersoon voorzien voor de juridische aspecten
-
Punt 1.1.7.3: toewijzingscriteria: kostprijs 40 % - technische criteria: 60 % - vraag rijst
of IF met deze verdeelsleutel zal akkoord gaan
-
Punt 1.1.8: geen presentatie voorzien: kan nochtans heel verhelderend zijn
Bijlage 2
-
Punt 1.2.5.5: ondersteuning door aanbestedende overheid: lokalen worden ter
beschikking gesteld - quid deelname personeel FOD aan project (voor technische en
juridische kennis en latere opvolging?) (in punt 2.4: deelname van het personeel van
de stafdienst ICT is voorzien)
-
Punt 1.2.5.8: Duur van de prestaties: kalender te voegen – hier reeds voorzien
rekening houden met periodes van gerechtelijke vakantie?
-
Punt 1.2.6.4: opgeleverde software en documentatie: exclusieve eigendom van FOD
– te vermelden: broncode? of is dit inbegrepen?
-
Punt 1.2.7: “de te ontwikkelen applicatie zal (quasi) uitsluitend draaien tijdens de
kantooruren der burgerlijke rechtbanken – beschikbaarheid 99,95 % - Quid beslag?
Eenzijdig verzoekschrift? Elektronisch neerleggen? Elektronisch consulteren? Moet
worden ingeschat naar toekomst toe
-
Punt 1.2.9: minimale termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de datum van de
voorlopige oplevering- fasegewijze uitvoering: in stukjes? – te verduidelijken met
referentie naar punt 2.3: “garantieperiode echter begint pas na de oplevering van de
gehele fase van ontwikkeling, wanneer de volledige testen van de gehele applicatie
zijn gebeurd.
-
Punt 2.1: “uit de realisatie van de analyse en de ontwikkeling van een nieuwe
informaticatoepassing voor het beheer van dossiers ten behoeve van de REA,
burgerlijke procedure (enkel beheer, dus workflow – geen toegang tot? …) –
burgerlijke procedure: niet nader te omschrijven zodat geen discussie kan bestaan:
bv. ook fiscale procedures inbegrepen, ook procedure arrondissementsrechtbank? –
verwijzen naar Ger.W. ?
-
Punt 2.1 – post 3 : “overname van de bestaande gegevens” (punt 6.2.22 :
“Overname gegevens huidige applicatie : … De Stuurgroep en eventueel de
werkgroepen zullen bepalen welke gegevens overgenomen moeten worden” : dus
niet alle gegevens) – het is niet uit te sluiten dat de gebruikers worden uitgesloten
(“eventueel”) wat blijkbaar niet de bedoeling is ???
Bijlage 2
-
Te specificeren: onderlinge uitwisseling gegevens over diverse instanties
(automatische overname bij transfer dossier)? centraal? uniforme codes?
-
Punt 2.2.1: “workflow van de gegevens tussen de verschillende niveaus van het
gerecht (hernemen en verzenden van gegevens in geval van beroep van
vredegerechten naar REA en van REA naar hoven van beroep) – quid vanuit
Jeugdrechtbank (art. 88 Ger.W. ?) – quid burgerlijke procedures politierechtbank?
(wel over gesproken sub 5.2) – quid arrondissementsrechtbank? Quid onderlinge
verwijzing na bevoegdheidsincident?
-
Uitgangspunt : gesloten systeem voor beheersing workflow : cfr. initiële
opmerkingen en wat moet voorzien worden
-
Punt 2.2.1: niets voorzien i.v.m. tijdig meedelen documenten, procedure bespreking
documenten
-
Punt 2.2.2: ook tweetalig – algemeen te voorzien dat alle documenten in de twee
landstalen moeten geleverd worden
-
Punt 2.3: planning: generatie documenten staat slechts onder punt 3 terwijl vanaf de
inschrijving (punt 1) al documenten moeten verstuurd worden
-
Punt 2.3: punt 5: module voor beheer van o.a. derden: hier is dus principieel al
gekozen voor het zelf beheren van de gegevens van derden (???) – quid beheer
gegevens gebruikers? – bij de derden wordt, specifiek wat REA betreft, art. 728
§2bis Ger.W. uit het oog verloren (fiscale procedures) !!!
-
Punt 2.3: punt 6: externe communicatie/webservices:
o Internet (website, data toegankelijk voor derden, ….) e-mail, toegang
externe databanken (meer bepaald KBO, RR en KSZ) – geen beperking
databanken te voorzien - VPN
o Link met andere applicaties
o Elektronische handtekening – is niet correct, dient te zijn: “gekwalificeerde
handtekening” of “geavanceerde elektronische handtekening” zoals
Bijlage 2
omschreven in art. 2, 2° van de wet van 10 juli 2006 betreffende de
elektronische procesvoering
o Geen sprake van centrale printing – bestaand contract Speos (DIC, GEA)
o Geen sprake van Justscan
o Geen sprake van toegang door derden tot het systeem (noot: wel beperkt
tot 1° fase multidisciplinair rapport – wel al te voorzien, zie hoger)
o Geen sprake van gerechtelijk elektronisch adres
o Ook te voorzien naar andere databanken toe
o Samengevat : er wordt enkel voorzien van opening vanuit systeem naar
buiten, niet van buiten naar systeem ????
-
Punt 2.4: “bromcodes”: dient te zijn: “broncodes”
-
Punt 2.4: geen sprake van tweetaligheid documenten
-
Punt 2.5: de burgerlijke rechtbanken moeten in de eerste fase enkel toegang hebben
tot KBO, RRN (Rijksregister en BIS register via KSZ)) – quid bv. centraal bestand
beslagberichten? andere databanken? – rekening houden met advies en
beraadslagingen Privacycommissie (zie hoger)
-
Punt 2.6.1: “4 type gebruikers (administratief personeel, magistraten, partners
Justitie, publiek) – in functie van het type: zullen de toegangsrechten worden
bepaald” - rekening te houden met art. 12 van de wet van 05 augustus 2006 tot
wijziging van sommige bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de
elektronische procesvoering
-
Punt 2.6.1: in BPR “Just in Time”: organisatie sleutelrollen:
o Niveau : strategisch tactisch – domein : service – RO : ICT Correspondent
(wie ??) – ICT relatiebeheerder
o Operationeel : Key User, Gebruiker : geen magistraten ????
o “in de context van dit bestek zijn voornamelijk deze personen van belang die
te maken hebben met de applicatie, zijnde de applicatieverantwoordelijke
en de key-user aan de kant van de rechterlijke orde en de
Bijlage 2
applicatiebeheerder en applicatiespecialist aan de kant van de Stafdienst
ICT. Met betrekking tot dit project zijn zes key-users voorzien, die samen
met de applicatiespecialist en zijn team de analyse en ontwikkeling van nabij
zullen opvolgen” - personen nodig die het totaal plaatje ook voor ogen
hebben – specifieke opdracht en bevoegdheden Beheerscomité – BIRO dient
betrokken te zijn - aandacht juridische en transversale aspecten! Op zijn
minst moeten magistraten kunnen geconsulteerd worden zoniet aanwezig
zijn.
-
Punt 2.6.2.1: De stuurgroep: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft
-
Punt 2.6.2.2: werkgroepen: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft
-
Punt 2.8: procedure voor de change request: vooraleer nieuwe functionaliteit te
ontwikkelen: noodzakelijk de mening van de gebruikers te kennen: gevaarlijk: zien
dikwijls hun manier van werken en niet het totaal kader, de impact voor andere
instanties, applicaties! – beslissing bij stafdienst ICT, rechterlijke orde niet betrokken
: kan niet, stafdienst kan niet oordelen over business en juridische aspecten, beperkt
tot technische aspecten !!
-
Punt 2.8: “de gebruikers beslissen omtrent het nut van de gevraagde aanpassingen –
eindverantwoordelijkheid niet bij gebruikers leggen! Niet aanvaardbaar !!
-
Punt 2.8 : De onderschrijver zal in zijn offerte….. : in de marge staat met de hand
geschreven “gewijzigd” : wat is er gewijzigd ???
-
Punt 2.8: niets in verband met tijdig verwittigen, tijdig toesturen tweetalige
documenten, het verwerken van de opmerkingen, het bespreken van de
opmerkingen, de testscenario’s (details), de opvolging, … (ervaring leert dat
gedetailleerde testscenario’s absoluut noodzakelijk zijn)
-
Punt 3: technische vereisten –niet nagegaan: technisch niet bevoegd
Bijlage 2
-
Punt 3.1.1: software structuur: client-server structuur, geheel geïmplementeerd
gebruik makende van Java en open standaarden. Hierbij wordt beroep gedaan op de
gangbare (J2EE designpatterns) - genoteerd.
-
Punt 3.1.1.1: Client: Rich Desktop Applicatie, gemaakt in Swing of SWT, die de
representatielaag implementeert – opm. : zware belasting, RAM geheugen!.
-
Punt 3.1.1.2: Server: Service, Business- en Data laag - genoteerd
-
Punt 3.1.3.1: “de meeste services zullen locaal zijn geïmplementeerd en maken
gebruik van de eigen Business en Data laag”: dus niet nationaal, centraal
geregistreerd???? met alle gevolgen van dien: verschillende persoonsgegevens, ……
-
Punt 3.1.3.1: “Logischerwijze moet de applicatie ook zelf services verlenen aan
externe cliënts. Deze services kunnen in een later stadium verplaatst worden en op
die manier extern worden voor de eigen cliënt. Dit moet kunnen gebeuren met
minimale impact voor de applicatie”: wat is juist bedoeld?
-
Punt 3.1.3.1: wordt niet voorzien in een modulair systeem zodat niet iedereen altijd
tot alles toegang heeft???? (blijkbaar wel : punt 3.1.3.3.1) :”le rôles (sic) permettent
d’accéder ou non aux autres services) - quid loggen en controle van toegang,
wijzigingen ??? – zie supra opmerkingen
-
Punt 3.1.3.3.2 : “gestion des personnes de justice” : zie Phenix-wet : repertorium –
moet centraal beheerd worden !!
-
Punt 3.1.3.3.2: aandacht te vestigen op feit dat een aantal “services” (codes)
centraal zullen beheerd worden en andere lokaal
-
Punt 3.3: Tiers ”applications” et “infrastructure”: Single Sign-On – Identity
Management!- er zijn wel nog andere wetten en bijzondere wetten en
reglementeringen
Bijlage 2
-
Punt 3.6: toegang tot de authentieke bronnen: gebruik van webservices aangeboden
door DAV: RRN, KSZ/BCSS; ook KBO – niets voorzien toegang authentieke bron
advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen – advies en beraadslagingen
Privacycommissie i.v.m. RRN en KSZ: zie supra
-
Punt 3.7: tests: tweetaligheid documenten
-
Punt 4.1: roll-in: c) tweetaligheid – a) hernemen gegevens uitdrukkelijk te
beschrijven door inschrijver – quid met codes? iets te voorzien dat deze zullen
moeten gemapt worden met uniforme nationale codes?
-
Punt 4.2: tweetaligheid syllabussen
-
Punt 4.4: helpdesk moeten enkel beschikbaar zijn van 08 uur tot 17 uur – quid
beslag? quid eenzijdig verzoekschrift? (beschikkingen à l’hôtel du président) – quid
weekends? quid feestdagen ?
-
Punt 5: beschrijving werkzaamheden en de behoeften van de burgerlijke griffie: te
vermelden dat dit slechts exemplatief is en niet gedetailleerd wat de beschreven
fases betreft
-
Punt 5.2: is slechts heel summier en veralgemeend! – alle voorbehoud voor juridisch
niet correcte weergaves – BPM zal detail geven: voorzichtigheidshalve te vermelden
o “uit de burgerlijke & gerechtelijke wetboeken”: er is maar 1 B.W. en 1
Ger.W. !!
o Een zaak wordt altijd ingeleid op verzoek van een partij, niet meestal
o “inventaris van de stukken van waaruit men de stukken moet kunnen
visualiseren en die ook automatisch moet kunnen aangevuld worden vanuit
applicatie: te spreken over onveranderbaarheid van stukken, formaat waarin
stukken worden bewaard, ondertekening van de stukken.
o Over de schriftelijke behandeling is helemaal niet gesproken (art. 755
Ger.W.)
Bijlage 2
-
Punt 5.3 : niet te spreken over de mogelijkheid van elektronische betaling van de
rolrechten ? in toekomst : mogelijkheid neerleggen via webinterface ??
-
Punt 5.3 : de “nationale rol” is uit het oog verloren !!
-
Punt 5.3.1.3: inleiding via PV van vrijwillige verschijning: het verzoekschrift vrijwillige
verschijning wordt door één van de raadslieden opgesteld, niet het proces-verbaal
van vrijwillige verschijning: dit dient gecorrigeerd te worden: de griffier stelt het PV
van vrijwillige verschijning op
-
Punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd – niets te voorzien i.v.m. barcode?
-
Punt 5.3.7:
o Op eenzijdig verzoekschrift zal de rechter (zeker wat art. 584 Ger.W. betreft)
de verzoeker horen
o “de zaak wordt pas “voor uitspraak” gesteld, wanneer de griffier het
ontwerp van het vonnis heeft ontvangen van de rechter: de zaak wordt voor
uitspraak gesteld op de zitting na het sluiten van de debatten!!! dus niet pas
na het ontvangen van het ontwerp van het vonnis.
o Er is altijd vanaf het begin een inleidingdatum bekend, deze is vermeld in de
gedinginleidende akte want anders kunnen de partijen niet verwittigd
worden of zijn (bij dagvaarding)
o Gerechtsbrieven worden niet alleen verzonden bij de inleiding, ook nadien
bij de vaststelling van de zaak voor een zitting
-
Punt 5.3.8: mogelijkheid buitengewone zittingen dient voorzien te worden
-
Punt 5.3.9 : een kamer zal niet, naargelang de dag van de week, uit één of drie
magistraten bestaan – in de loop van een zitting kan de zetel wijzigen zelfs voor één
zaak !!
-
Punt 5.4.2: is exemplatief, niet limitatief qua voorbeelden (vb. 755 Ger.W.)
Bijlage 2
-
Punt 5.4.2: het project van het vonnis moet toegankelijk zijn voor de magistraat of
de magistraten die het zullen uitspreken
-
Punt 5.4.3: is exemplatief
-
Punt 5.5 : er moet hier verwezen worden naar de centrale printing, de DIC, het GEA
??
-
Punt 5: er wordt op geen enkel ogenblik gewag gemaakt van de beslagberichten
-
Punt 5.6.1: er wordt geen gewag gemaakt van de mogelijkheid van elektronische
betalingen
-
Punt 5.7.4 : beveiliging en definiëring van de parameters : “de parameters, codes,
rekeningen etc. moeten op verschillende niveaus worden gedefinieerd : - door de
nationale systeembeheerders wat de nationale parameters, codes, etc. betreft” : dit
gaat volledig voorbij aan de Phenix-I wet waar het de wettelijke bevoegdheid van
het Beheerscomité (codedienst) is de codes vast te leggen !! Nationale
systeembeheerders hebben hier niets met te maken !!!
-
Punt 5.7.4: verwijzing naar het voorzien van een modulair systeem
-
Punt 6.1.1: iets te voorzien voor het beheer van wat in de Phenix-wetten behoort tot
de bevoegdheid van het Beheerscomité en ook o.a. de nationale codes
-
Punt 6.1.2: het komt gepast voor hier te vermelden dat alle documenten zowel in
het NL als in het Fr moeten opgesteld worden- cfr. Rapport i.v.m. templates
-
Punt 6.1.4: overname van gegevens – quid conformiteit met gegevens Vred.G. en
TPP (codes): zelfde databank – niet over te nemen – specificeren – cfr. supra
Bijlage 2
-
Punt 6.1.4: niet te verwijzen naar wijze waarop thans templates gemaakt worden in
Vred.G. ? – dubbels niet over te nemen of aan te passen door integratie met Vred.G.
-
Punt 6.1.5: te gebruiken schermresolutie te bepalen?
-
Punt 6.1.6: “Bij een echtscheidingszaak moeten er andere gegevens worden
ingevoerd of weergegeven tov een gewone zaak”: dit is te restrictief en moet
veralgemeend worden: bv. “voor bepaalde zaken moeten er andere gegevens
worden ingevoerd of weergegeven, bv. in een echtscheidingszaak” – contractant zal
het anders beperkend uitleggen
-
Punt 6.1.7: te specificeren dat documenten, na generatie, onveranderlijk moeten
bewaard worden (formaat? archivering?) (cfr. punt 6.2.11: vanaf handtekening door
de rechter en de griffier mag er niets meer gewijzigd worden aan de minuut van de
beslissing – controle!)
-
Punt 6.1.8: verwonderlijk dat het eindproduct (vonnis, beschikking) niet in de
exemplatieve lijst is opgenomen – is uiteindelijk het belangrijkste document dat
ongewijzigd moet bewaard worden
-
Punt 6.2.1: het betreft hier een lastencohier REA dus is het eigenaardig dat een
voorbeeld van de arbeidsrechtbanken wordt gegeven – behoudens vergissing zijn er
geen rechtbanken van eerste aanleg met een afdeling
-
Punt 6.2.2: toegang tot de applicatie: toegangscontrole gelogd? Controleerbaar? –
cfr. supra
-
Punt 6.2.3: “link naar de zaak in vredegerecht, politierechtbank en andere
rechtbanken is nodig om nodige gegevens (bvb partijen, advocaten, enz…) over te
nemen: er wordt niet verwezen naar de wettelijk voorziene nationale rol
-
Punt 6.2.4: er wordt niet voorzien dat op termijn rekening zal moeten gehouden
worden met mogelijkheid van elektronisch neerleggen
Bijlage 2
-
Punt 6.2.6: “bepaalde gegevens zoals partijen, advocaten moeten kunnen
gedeactiveerd worden zodat ze bij een outprint niet afgedrukt worden. Dit is bvb het
geval wanneer een partij overleden is.” : fout: moet vermeld blijven: ivm hervatting
geding, ivm erfgenamen na hervatting geding – bvb: overleden na tussenvonnis:
naam overleden partij moet in tussenvonnis vermeld worden
-
Punt 6.2.8: “advokaat” dient te zijn “advocaat
-
Punt 6.2.9:
o Openbaar Ministerie is ook aanwezig in bepaalde kamers
o Beslagrechter, voorzitter: zetelen wel openbaar, terwijl kamers ook niet
openbaar kunnen zetelen (in raadkamer ) – beter: in bepaalde zaken wordt
in raadkamer gezeteld en uitgesproken (algemeen)
o Mogelijkheid van buitengewone zittingen moet voorzien worden voor een
kamer
o Wanneer bv. beslagrechter of voorzitter in raadkamer zetelt: geen vaste dag
of uur te voorzien
-
Punt 6.2.10:
o Voor bepaalde kamers moet het mogelijk zijn te werken zonder maximaal
aantal zaken (bv. inleidingkamers)
o Vaststellingen in weekend(en feestdagen): moet mogelijk zijn (beslag, art.
584 Ger.W.)
-
Punt 6.2.11: in welk formaat wordt vonnis bewaard?
-
Punt 6.2.14: boekhouding: cfr. multidisciplinair rapport: verwijzen naar
boekhoudingmodule Vred.G., ermee rekening houden? ..... – quid (op termijn)
verwerken elektronische betalingen: al te vermelden om rekening met te houden
-
Punt 6.2.15: het moet niet alleen mogelijk zijn een inventaris bij te houden, de
inventaris moet ab initio verplichtend voorzien worden (punt 5.3.6: inventaris wordt
elektronisch beheerd)
Bijlage 2
-
Punt 6.2.16: fichesystemen
o Voorzichtigheidshalve nog gesproken van CSR
o Geen enkele melding van beslagberichten – ook over te nemen? Gaat over
heel groot volume - quid nationaal register beslagberichten?
o Opvolgen rechtsmiddelen: is enkel exemplatief (bv. verzet, derdenverzet)
-
Punt 6.2.17: Standaarddocumenten:
o Verzendingswijze: hier moet zeker gesproken worden van de centrale
printing (DIC, GEA) – cfr. supra
o Problematiek inventaris: aan een inventaris van een gerechtsdossier mag
niet gewijzigd worden, of indien inschrijving ten onrechte: te schrappen
maar met spoor
o i.v.m. scanning: te verwijzen naar (mogelijkheid van) Justscan
-
Punt 6.2.19 : Output : terug geen sprake van de centrale printing – logica is zoek : is
voorzien voor Vred.G. en TPP, niet voor REA ????
-
Punt 6.2.20: te voorzien dat magistraten en griffiers van thuis uit agenda en taken
kunnen beheren – cfr. supra
-
Punt 6.2.21: Beheer module (nationaal & lokaal)
o nationaal nummer: vraagteken moet wegvallen – staat in de wet –
sequentieel nummer, ook verbonden met andere applicaties
o bepaalde codes mogen enkel nationaal beheerd kunnen worden door het
Beheerscomité
-
Punt 7: bijlagen – 1. Formulier indiening; 2. Overeenkomst netwerkbescherming; 3.
Overeenkomst inzake toegang tot netwerk FOD Justitie; 4. Opleidingen; 5.
Prijsformulier (inventaris); 6. Model van formuliervoor presentatie van referenties;
7. Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers
Bijlage 2
o opleidingen: punt 5 planning van opleidingen: rekening te houden met
specificiteiten van justitie (geen opleidingen tijdens gerechtelijke vakantie
bv.) – geplande opleidingen moeten tijdig medegedeeld worden zodat de
gebruikers zich kunnen organiseren
o opleidingen: punt 8: cursusnotities: moeten ook aan de aanbestedende
overheid voorgelegd worden ter goedkeuring (net zoals de inhoud van de
opleidingen: punt 7 waar dit voorzien is)
o opleidingen: punt 10: docenten moeten ook kennis hebben van justitie en de
procedure; in ieder geval van de applicatie
Hans Van Bossuyt
Voorzitter Beheerscomité
30.07.2008
Bijlage:
1. Checklist Lastencohier Burgerlijk REA – TPI
Bijlage 2
BIJLAGE 3
Brief van 08 oktober 2008 aan de
Minister van Justitie
ANNEXE 3
Lettre du 08 octobre 2008 au
Ministre de la Justice
Bijlage 3
Beheerscomité
Informatica van de
Rechterlijke Orde
(BIRO)
Comité de gestion
Informatique de
l’Ordre Judiciaire
(CGIOJ)
CHEOPS JUSTITIE – JUSTICE
De Heer Jo Vandeurzen
Waterloolaan 115
1000 Brussel
Onze Ref
HVB/vvh/08-285
Brussel
18 maart 2009
Mijnheer de Minister van Justitie,
Betreft: informatisering – Phenix - Cheops Justitie
In 2005-2006 heeft de wetgever resoluut gekozen voor een moderne en performante Justitie.
De bestaande applicaties zouden geïntegreerd worden zodat zij zouden kunnen dialogeren met
elkaar, het elektronisch dossier werd in het vooruitzicht gesteld en de applicaties zouden
toegankelijk zijn voor externen waarvoor de nodige beveiligingsmechanismen zouden
voorzien worden.
De 3 Phenix-wetten die werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad waren de
concretisering van de wens van het Parlement. Waar aanvankelijk was voorzien dat de
Phenix-II en de Phenix-III wet ten laatste op 01 januari 2009 zouden in werking treden (met
uitzondering van 2 artikels is de Phenix-I wet volledig in uitvoering), werd deze datum door
de wetgever recent verschoven naar 01 januari 2011. Een aantal uitvoeringsbesluiten werden
ook reeds voorbereid.
U hebt ook meermaals bevestigd dat het kantelmoment zich situeert op (uiterlijk) 01 januari
2011. De informatisering zou worden gerealiseerd via het stappenplan, door u Cheops Justitie
genoemd. Daarbij bevestigde u ook de principes van het rapport van de multidisciplinaire
werkgroep, samengesteld door uw voorganger en waarvan ook een lid van uw Beleidscel deel
uitmaakte, te aanvaarden.
Het Beheerscomité maakt zich op vandaag heel veel zorgen nopens de finaliteit zoals door de
wetgever gewenst.
De modernisering van de applicaties van de Vredegerechten, de Politierechtbanken en –
parketten (Mammout naar MaCH), waartoe door uw voorganger werd besloten, heeft op
vandaag
heel
wat
vertraging
opgelopen.
Bijlage 3
Beheerscomité
Informatica van de
Rechterlijke Orde
Judiciaire
(BIRO)
Comité de gestion
Informatique de
l’Ordre
(CGIOJ)
Uit een nota blijkt dat de volledige roll-out zou gerealiseerd zijn medio 2008. Echter,
wat de Vredegerechten betreft zijn op vandaag enkel een handvol vredegerechten van
de 229 overgeschakeld op MaCH, waarvan dan nog enkele enkel in testfase. De
vorming van de toekomstige gebruikers schept heel wat organisatorische problemen.
Wat de politieparketten betreft, zou pas onlangs on-site met testen begonnen zijn op
enkele locaties wat een gedeelte van de applicatie betreft. Wat de politierechtbanken
betreft, zijn er nog helemaal geen testen on-site maar bevindt de modernisering zich
nog in het stadium van de voorbereidende vergaderingen met de gebruikers. Vanuit de
Rechterlijke Orde worden kritische vragen gesteld naar de oorzaak van deze
vertraging die niet gecommuniceerd wordt.
Het project van centrale printing ligt volledig stil (hoewel voor Mammout ook
aanbesteed) en het Beheerscomité diende het initiatief te nemen om de
werkzaamheden te hernemen. De mogelijkheid voor de magistraten om hun just.fgov
e-mail thuis te bekijken en agenda te beheren lijkt een stille dood gestorven,…
Wat de rechtbanken van eerste aanleg (burgerlijk) betreft, had het Beheerscomité de
gelegenheid het ontwerp van lastencohier in te zien in de loop van de maand juli
2008. Kortheidshalve voeg ik bij dit schrijven de door het BIRO gemaakte
opmerkingen waarvan de inhoud voor zich spreekt en hier als hernomen wordt
aanzien. Er moet worden gesteld dat momenteel dit ontwerp van lastencohier volledig
haaks staat op de wil van de wetgever en wat u ook meermaals hebt verwoord. Hoe
deze applicatie, zoals thans voorzien, in de piramide zou moeten geïntegreerd worden
is een open vraag. Het zet in elk geval een slot op de verdere geïntegreerde bouw.
In de huidige stand van zaken moet het BIRO tot zijn spijt vaststellen dat Justitie
momenteel heel ver verwijderd is van een geïntegreerd systeem, terwijl uit niets blijkt
dat werk wordt gemaakt van een open systeem dat toegankelijk is voor advocaten,
andere medewerkers van het gerecht of de burger met inbegrip van elektronische
betalingen. De ingeslagen weg naar het elektronisch dossier lijkt verlaten, van
gerechtelijke elektronische adressen lijkt geen sprake meer (GEA). Nochtans is de
hardware reeds aanwezig om de doelstellingen, weze het gefaseerd, te bereiken.
Deze toestand leidt tot heel wat onduidelijkheid en niet alleen het BIRO maar ook de
Rechterlijke Orde wenst duidelijkheid zoals blijkt uit diverse vragen die ons worden
gericht. Ten aanzien van het buitenland loopt de Belgische justitie intussen een
enorme achterstand op wat de elektronische behandeling van de dossiers betreft.
Ook wat de positie van het BIRO zelf betreft in het informatiseringsgebeuren maak ik
mij zorgen. Het BIRO wil de hem door de wetgever toegekende rol ten volle spelen
en zijn bevoegdheden uitoefenen. Het wil op een positieve wijze meewerken aan de
realisatie van een performant informatiesysteem zoals door de wetgever gewenst.
U heeft herhaaldelijk gewezen op de belangrijke en centrale rol die het BIRO heeft in
gans het gebeuren (Beleidsverklaring, Commissie Justitie, Newsletter). Dit werd
nogmaals bevestigd met de ondertekening van het Protocol op 04 juni 2008 waarin de
rol, de betrokkenheid en de bevoegdheden van het BIRO werden opgenomen. Ik
moet echter met heel veel spijt vaststellen dat het BIRO vandaag op een systematische
wijze terzijde wordt geschoven om onverklaarbare redenen, spijts de herhaalde vraag
Bijlage 3
Beheerscomité
Informatica van de
Rechterlijke Orde
Judiciaire
(BIRO)
Comité de gestion
Informatique de
l’Ordre
(CGIOJ)
betrokken te worden bij de werkzaamheden en de mededeling dat wij vanuit onze
bevoegdheid alle verantwoordelijkheid willen opnemen. Onze rol wordt vandaag
beperkt tot de codes, hoewel onze bevoegdheid heel wat ruimer is.
Het wordt ons niet toegelaten de wettelijke rol te spelen, ook vervat in het protocol,
terwijl evenmin de materiële voorzieningen (lokalen) en de personele omkadering
(juristen) (vooralsnog) werden gehonoreerd. De bijlagen 2, 3 en 4 zijn desbetreffend
duidelijk.
Mijnheer de Minister, het BIRO is vandaag heel bezorgd nopens de toestand. Justitie
heeft echt nood aan een modern, performant en open systeem. Ik besef dat dit niet van
vandaag op morgen kan gerealiseerd worden, dat de negatieve ervaringen uit het
verleden tot voorzichtigheid nopen en dat gekozen is om te werken via een
stappenplan.
Maar dat wat vandaag zichtbaar is, helemaal niet beantwoordt aan wat de wetgever
heeft gewild, dat hetgene wat wordt voorbereid zelfs haaks staat op de wetgeving en
hiermee zelfs totaal geen rekening houdt, dat een wettelijk orgaan wordt terzijde
geschoven dat nochtans wil meewerken en aandringt zijn in het Protocol aanvaarde
rol op een positieve wijze te spelen en zijn verantwoordelijkheid op te nemen, is een
ontgoocheling niet alleen voor het BIRO maar in eerste instantie voor de Rechterlijke
Orde en de medewerkers van het gerecht (zoals het BIRO verneemt naar aanleiding
van zijn menigvuldige contacten).
Een kopie van dit schrijven laat ik geworden aan het Hof van Cassatie en de Hoge
Raad voor de Justitie.
Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Minister, de uitdrukking mijner gevoelens van
bijzondere hoogachting.
Voor het Beheerscomité,
De Voorzitter
Hans Van Bossuyt
Bijlage 3
BIJLAGE 4
Brief van 08 december 2008 aan de
ANNEXE 4
Lettre du 08 décembre 2008 au
Bijlage 4
Beheerscomité
Informatica van de
Rechterlijke Orde
(BIRO)
Comité de gestion
Informatique de
l’Ordre Judiciaire
(CGIOJ)
De Heer Jo Vandeurzen
Waterloolaan 115
1000 Brussel
Onze Ref
HVB/vvh/08-306
Brussel
08 december 2008
Mijnheer de Vice-eerste Minister,
Betreft: Stappenplan Cheops Justitie
Met zijn omstandige brief met bijlage van 08 oktober 2008 heeft het Beheerscomité Informatica van
de Rechterlijke Orde u zijn bezorgdheid geuit wat het verloop van de informatisering van de
Rechterlijke Orde betreft, dit niet alleen wat de huidige situatie betreft maar ook naar de toekomst toe
(lastenkohier REA burgerlijk).
Ook al ontving het BIRO geen reactie op deze brief, het twijfelt er niet aan dat u inmiddels de
passende maatregelen zal genomen hebben zodat deze informatisering kans op slagen zal hebben
binnen de door u en de wetgever voor ogen staande visie.
In zijn vergadering van 28 november 2008 heeft het BIRO terug kennis genomen van een aantal
opmerkingen die geuit worden door gebruikers, zowel wat de modernisering van de applicaties van de
Vredegerechten als wat de modernisering van de applicaties voor de Politierechtbanken en –parketten
betreft.
Het Beheerscomité acht het zijn plicht u deze opmerkingen te signaleren.
Bijlage 4
Zo blijkt de betrokkenheid bij de testen van de gebruikers voor vredegerechten,
politieparketten en politierechtbanken niet optimaal te zijn, terwijl het aantal vredegerechten
dat op de nieuwe applicatie draait nog steeds onder het beoogde aantal gesitueerd moet
worden.
Wat de politieparketten betreft, zijn blijkbaar alleen Antwerpen en Liège in testfase, andere
sites testen slechts sporadisch bij gebrek aan beschikbare tijd en/of personeel wat een
hypotheek legt op de ontwikkeling.
Het gebrek aan uitleg, voorbereiding, constant herbeginnen, regressie na verwerken van
opmerkingen, geen rekening houden met het gebruik door slechtzienden spijts herhaald
aandringen, te wensen overlatende performantie (intern geheugen Pc‟s ?, netwerk ? applicatie
?), problemen met de aansluiting, teachers die te jong zijn en niet de nodige inhoudelijke
beroepservaringen hebben, gebrek aan coördinatie, gebrek aan personeel, enz…zorgen voor
problemen en nemen de motivatie bij de gebruikers weg.
Van zijn kant voert het BIRO de engagementen, zoals opgenomen in het met u ondertekende
Protocol, zo loyaal mogelijk uit niettegenstaande het ontoereikende personeelsbestand.
Zo zijn de werkzaamheden wat het opstellen van nationale codes voor de vredegerechten
betreft, al ver gevorderd en konden reeds een aantal tabellen gefinaliseerd worden. Een aantal
andere tabellen zullen eerstdaags ook, na bespreking met de gebruikers en goedkeuring door
het Beheerscomité, afgewerkt zijn.
Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Vice-eerste Minister, Mijnheer de Minister van Justitie,
de uitdrukking mijner gevoelens van bijzondere hoogachting,
Namens het Beheerscomité,
Zijn voorzitter,
Hans Van Bossuyt
Bijlage 4
BIJLAGE 5
Brief van 07 januari 2009 aan de
ANNEXE 5
Lettre du 07 janvier 2009 au
Bijlage 5
De Heer Stefaan De Clerck
Waterloolaan 115
1000 Brussel
Onze Ref
HVB/vvh/09-012
Brussel
07 januari 2009
Betreft: Informatisering Justitie – stappenplan Cheops Justitie – Phenix
Namens de leden en personeelsleden van het Beheerscomité Phenix, door uw voorganger hernoemd
tot Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde, de ondervoorzitter en in eigen naam wens ik
u van harte te feliciteren met uw benoeming tot Minister van Justitie.
Ik kan u verzekeren dat het Beheerscomité zich, vanuit zijn wettelijke opdracht en zijn
multidisciplinaire samenstelling, onder uw beleid verder zal blijven inzetten om de informatisering
van Justitie tot een goed einde te helpen brengen. Justitie moet met de ondersteuning en het gebruik
van de nieuwe informaticatools en –mogelijkheden een performant en modern instrument krijgen dat
aan de behoeften zowel van de interne gebruikers als de externe medewerkers van het gerecht kan
tegemoetkomen. De Phenix-wetten vormen daartoe een gepast wettelijk kader en heel wat
voorbereidend werk is reeds verricht wat diverse uitvoeringsbesluiten betreft. Ook de externe
gegevensbank van de rechtspraak is operationeel (Juridat), kent heel wat succes en het
uitvoeringsbesluit voor de anonimisering van de beslissingen is quasi afgewerkt. De politieke
beslissing zou thans moeten kunnen genomen worden om deze Koninklijke Besluiten verder af te
werken (centrale printing, gerechtelijk elektronisch adres).
In het verleden zag het Beheerscomité zich verplicht te wijzen op een aantal belangrijke knelpunten
die een hypotheek dreigen leggen op het informatiseringstraject. Aan uw voorganger liet het
Beheerscomité een aantal brieven geworden waarop geen reactie kwam en welke als bijlagen worden
gevoegd voor uw informatie. Ongetwijfeld zal de politieke toestand hierin een rol hebben gespeeld.
Het Beheerscomité hoopt in elk geval dat met deze opmerkingen rekening zal worden gehouden en is
steeds bereid u mondeling de nodige toelichting te verstrekken.
Bijlage 5
Gelieve te aanvaarden, Mijnheer de Minister van Justitie, de uitdrukking van mijn gevoelens van
bijzondere hoogachting.
Hans Van Bossuyt
Voorzitter Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde
Bijlagen :
1. brief van 08 oktober 2008 met bijlage
2. brief van 08 december 2008
Bijlage 5
BIJLAGE 6
Mail van 26 januari 2009 aan de
Directeur van de Beleidscel
ANNEXE 6
Mail du 26 janvier 2009 au
Directeur de la Cellule Stratégique
Bijlage 6
From: Carmelo Zaiti <carmelo.zaiti@just.fgov.be>
Date: 26 janv. 2009 15:36
Subject: rdv
To: Jo.baret@just.fgov.be
Monsieur le Directeur de Cabinet,
je n'ai pas eu l'occasion, et je le regrette, de vous rencontrer lors de la réception de
Nouvel an du SPF Justice ce 16 janvier dernier étant donné que j'y suis resté un court
moment.
A partir de ce 2 février prochain, j'assumerai la charge de la présidence du Comité de
gestion Informatique de l'Ordre Judiciaire et il me semble utile et important
de vous rencontrer à une date qui rencontre vos meilleures convenances en vue de
conférer au sujet des perspectives de travail et de collaboration entre la Cellule
stratégique que vous dirigez et le Comité de gestion.
Je vous remercie donc de bien vouloir accepter de me recevoir à cet effet ce dont je
vous remercie.
Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma considération la
plus distinguée.
Carmelo Zaiti
Vice-président du Comité de gestion
Informatique de l'Ordre Judiciaire
Bijlage 6
BIJLAGE 7
Brief van 09 februari 2009
aan de Minister van Justitie
ANNEXE 7
Lettre du 09 février 2009 au
Bijlage 7
Monsieur Stefaan De Clerck
Damkaai 7
8500 Kortrijk
Notre Ref
CZ/vvh/G1-003
Bruxelles
09 février 2009
Monsieur le Ministre,
Concerne: Informatisation de l’Ordre Judiciaire
J‟ai pris connaissance avec satisfaction des propos que vous avez tenus lors de l‟émission
télévisée
„De Zevende Dag‟ ainsi que ceux diffusés dans la presse écrite.
Ceux-ci ont eu pour effet de faire naître dans le chef de mes collègues, membres du Comité
de gestion, un certain espoir, déçus depuis de très nombreux mois d‟une évidente et
incompréhensible mise à l‟écart du Comité.
Il est indéniable que le Comité de gestion Informatique de l‟Ordre Judiciaire constitue
l‟organe légal essentiel mis notamment à disposition de la politique que vous envisagez de
mener en la matière.
Je suis convaincu que vous ne manquerez pas de prendre en considération les disponibilités,
les connaissances et compétences du Comité.
Je reste à cet égard à votre entière disposition et attends donc de vos nouvelles à ce sujet.
Je vous prie de croire, Monsieur le Ministre, à l‟assurance de ma plus haute considération.
Carmelo Zaiti
Le Président du Comité de gestion
Informatique de l‟Ordre Judiciaire
Bijlage 7
BIJLAGE 8 a)
Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel
in verband met ontwerp lastencohier
ANNEXE 8 a)
Mail du 16 juillet 2008 à la
Cellule Stratégique en relation avec
le cahier des charges
Bijlage 8a)
Mail van 16.07.2008 i.v.m. lastencohier
Van: olemrac.itiaz@gmail.com [mailto:olemrac.itiaz@gmail.com] Namens Carmelo Zaiti
Verzonden: woensdag 16 juli 2008 12:36
Aan: ivan.verougstraete@just.fgov.be; Van Bossuyt, Hans; Houba, Georges; Koenraad
Maenhout; Koen Maenhout; Koen Maenhout; Kurt Debruyne; Guinotte, Laurent; Erwin
Dernicourt; Michael Herbatschek; Jozef Van Nuffel; Diane Van Belle; Jean Deleuze; Pol Van
Iseghem; Christophe Philippe; Marc Cottyn; Beuken, Monique; Silvain Weyers
Onderwerp: Projet chahier des charges TPI/ Lastencohier burgerlijk REA
Chers Ruben et Koen,
Je fais suite à la lecture que j'ai pu faire hier du projet de cahier des charges relatif à
l'application concernant les TPI.
Force est de constater que le document ne fait absolument aucune référence aux lois
Phenix ni à la plupart des points, inspirés de celles-ci, figurant dans la note qui vous
avait été adressée par Hans Van Bossuyt au nom du Comité de gestion Informatique
de l'Ordre judiciaire. Il ne semble pas non plus y avoir la moindre trace d'influence du
rapport du groupe multidisciplinaire. D'autre part il est à supposer que le Fedict sera
consulté au sujet de ce projet indépendamment de cette rupture avec les différentes
lois existantes en la matière.
Ce constat étant fait, sous réserve d'autres remarques ou observations, ou de
remarques ou observations plus précises ou plus complètes, notamment de la part de
mes collègues, il me semble que les différentes caractéristiques propres à un système
modulaire intégrable à un système global font généralement défaut : qu'en est 'il en
effet du dossier électronique, de l'impression centralisée, des accès par e-ID dans le
projet …. ? En quoi et comment les rédacteurs du projet du cahier des charges
concerné ont t'ils tenu compte des considérations reprises dans le protocole qui a été
signé le 3 juin dernier entre Monsieur le Ministre de la justice, le SPF Justice et le
Comité de gestion Informatique de l'ordre judicaire ?
En effet le nom du Comité de gestion Informatique de l'Ordre judiciaire appelé à
jouer , selon le protocole et ce sans tenir compte de la loi du 10 août 2005, un rôle
important dans le développement du plan échelonné CHEOPS Justice ne figure à
aucun endroit du projet. Ne doit il pas figurer, lui ou ses représentants, dans le
« stuurgroep » et même dans le « werkgroep » .
N'est 'il pas de par sa composition reprenant un peu l'ensemble des représentants du
monde judiciaire, l'organe idéal pour fournir aide, conseil et avis quant aux différents
aspects des applications à concevoir et à mettre ne œuvre ?
Enfin quelques remarques de détails et portant sur quelques points du projet :
-
il important de rappeler dans les différentes phases que la firme
soumissionnaire devra tenir compte de l'influence de la période des vacances
Bijlage 8a)
-
judiciaires donc non seulement au point 2.9 page 39 mais également au point
4.3 page 52 et au point 5 de la page 89.
il importe de préciser aussi que les manuels (syllabus) prévus à la page 52
point 4.2 seront établis dans les deux langues comme la formation technique ;
à la page 48, point 3.6 il est sans doute préférable de ne pas limiter les accès
aux banques de données RN et BCSS mais aux autres banques de données
utiles au fonctionnement de la justice et au sujet desquels des projets sont en
préparation comme par exemple la Banque Nationale, le Banque Carrefour des
Entreprises, dont les données sont déjà consultables par les tribunaux de
commerce, …
Je vous remercie de votre bonne attention.
Je vous prié d'agréer mes meilleures salutations
Carmelo Zaiti
----------------------------------------------------------Geachte,
Na de lezing van het lastenboek betreffende de applicatie voor de vredegerechten, stel
ik het volgende vast.
Het valt op dat het hele document geen enkele verwijzing naar de Phenix-wetten
maakt, noch naar de aandachtspunten verwoord in de nota van mijnheer Hans Van
Bossuyt in naam van het BIRO.
Eveneens is er geen spoor van wat in het rapport van de multidisciplinaire groep staat.
Langs de andere kant mag ik toch wel aannemen dat Fedict geraadpleegd zal worden
in dit project, los van het feit dat men de verscheidene heersende wetten in deze
materie thans opzij duwt.
Dit heb ik vastgesteld onder voorbehoud van andere opmerkingen of aanmerkingen ,
of meer nauwkeurige of vervolledigende opmerkingen of aanmerkingen vanwege
mijn collega's. Tevens blijkt mij dat verschillende karakteristieken eigen aan een
modulair systeem inpasbaar in een globaal systeem ontbreken: hoe staat het in het
project met het elektronisch dossier, de centrale printing, de toegang met de e-ID....
In hoever hebben de opstellers van het lastenboek rekening gehouden met de
overwegingen opgenomen in het protocol dat ondertekend werd op 3 juni laatstleden
tussen de Minister van Justitie, FOD-Justitie
Bijlage 8a)
en het Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde?
Het valt op dat de naam van het Beheerscomité Informatica van de Rechterlijke Orde,
dat nochtans volgens het protocol, zelfs zonder rekening te houden met de Wet van 10
augustus 2005, een belangrijke rol te spelen heeft in het Stappenplan Cheops-justitie,
zelfs op geen enkele plaats voorkomt in het project.
Is het niet juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei vertegenwoordigers uit
de gerechterlijke wereld, het ideale orgaan om hulp te verschaffen en advies te geven
om de verschillende aspecten van de applicatie te ontwikkelen en uit te werken?
Tot slot nog enkele gedetailleerde opmerkingen op de volgende punten van het
project:



het is belangrijk te herinneren in de verschillende fasen dat de ingeschreven
firma rekening zal moeten houden met de invloed van de periode van het
gerechtelijk verlof, niet alleen op punt 2.9 pagina 39, maar eveneens op punt
4.3 pagina 52 et op punt 5 van pagina 89;
belangrijk is ook te benadrukken dat eveneens de handleidingen (syllabus)
voorzien op pagina 52 punt 4.2 in de twee talen opgemaakt zullen worden
zoals de technische opleiding;
Op pagina 48, punt 3.6 is het zonder twijfel beter de toegang niet te beperken
tot de gegevensbanken van het Nationaal register en de Kruispuntbank sociale
zekerheid , maar ook uit te breiden naar andere gegevensbanken die nuttig zijn
voor de goede werking van justitie en waar thans projecten in voorbereiding
zijn zoals bijvoorbeeld bij de Nationale Bank, de Kruispuntbank van
ondernemingen, waar de gegevens reeds te raadplegen zijn door de
rechtbanken van koophandel, ….
U voor uw aandacht dankend, verblijf ik met de meeste hoogachting,
Carmelo Zaiti
Bijlage 8a)
BIJLAGE 8 b)
Nota betreffende het
‘Ontwerp lastencohier REA burgerlijk’
ANNEXE 8 b)
Note concernant la ‘projet de cahier
des charges TPI civil’
Bijlage 8 b)
Nota betreffende het “Ontwerp lastencohier REA – burgerlijk : (Opdracht via algemene
offerteaanvraag met bekendmaking Bijzonder Lastenboek – Afleveren van een
applicatie en bijhorende diensten ter informatisering van de rechtbanken van eerste
aanleg (burgerlijke procedure)
Opm. : De omschrijving in de titel is misleidend: ook de jeugdrechtbank maakt, als afdeling
ervan, deel uit van de REA en heeft ook burgerlijke procedures – in de titel en bij Post 1:
Analyse (punt 2.1.) zou duidelijker moeten omschreven worden wat juist bedoeld wordt. –
Beter zou zijn bv. te spreken van “Ontwerp lastencohier REA, afdeling burgerlijke rechtbank
(art. 76 Ger.W.) – Zullen in deze applicatie ook de zaken van de arrondissementsrechtbank
worden opgenomen ??
________
E. Voorafgaandelijk:
Tijdens de vergadering van het tweetrapsoverleg op dinsdag 17 juni 2008 werd meegedeeld
dat het ontwerp van lastencohier REA burgerlijk op donderdag 26 juni en vrijdag 27 juni 2008
in de lokalen van de Beleidscel van de Minister van Justitie zou kunnen ingekeken worden
door de leden van het Beheerscomité.
De leden van het BIRO werden hiervan verwittigd teneinde hun agenda te kunnen regelen.
Verschillende leden van het BIRO hadden zich geschikt en aangekondigd van deze
mogelijkheid gebruik te zullen maken.
Op woensdag 25 juni 2008 in de namiddag (omstreeks 15.30 uur) werd het BIRO verwittigd
dat het ontwerp lastencohier niet klaar was. Tevens werd medegedeeld dat op de volgende
vergadering van het tweetrapsoverleg een nieuwe datum zou worden afgesproken. Teneinde
nutteloze verplaatsing te vermijden, werden de leden van het Beheerscomité hiervan
onmiddellijk verwittigd.
Om de opstellers van het lastencohier te helpen bij de voorbereiding, werd hen nog diezelfde
dag – via de Beleidscel – een checklist overgemaakt met aandachtspunten, ook rekening
houdende met de Phenix-wetten. Deze checklist wordt nogmaals bij deze nota gevoegd.
Daarnaast werd gesuggereerd in het lastencohier een stijlclausule te voorzien waarin op
algemene wijze verwezen wordt naar het feit dat de opdrachtnemer rekening dient te houden
met de 3 Phenix-wetten.
Naar aanleiding van het tweetrapsoverleg van 02 juli 2008 werd geen nieuwe datum
medegedeeld waarop het ontwerp lastencohier ter inzage zou zijn.
Op maandag 14 juli 2008 werd het BIRO verwittigd dat het ontwerp van lastencohier ter
inzage zou liggen van de leden van het Beheerscomité in de lokalen van de Beleidscel op
dinsdag 15 en woensdag 16 juli 2008.
Onmiddellijk werden per mail de leden van het BIRO ingelicht over deze mogelijkheid, doch
gelet op de vakantieperiode en de zeer korte tijd tussen verwittiging en mogelijkheid tot
inzage, konden de leden van het Beheerscomité het ontwerp lastencohier niet inzien, met
uitzondering van de Ondervoorzitter van het BIRO. Deze laatste kon het echter ook pas inzien
op 15 juli 2008 in de namiddag gezien eerder geplande vergaderingen.
De Ondervoorzitter van het BIRO liet op woensdag 16 juli 2008 aan de Beleidscel een aantal
algemene opmerkingen geworden.
De Beleidscel heeft op vrijdag 25 juli en maandag 28 juli 2008 aan de voorzitter van het
BIRO de mogelijkheid gegeven het ontwerp van lastencohier alsnog in te zien in de lokalen
van de Beleidscel, nadat de voorzitter daar had op aangedrongen.
Bijlage 8 b)
Gelet op deze werkwijze en omstandigheden formuleert het BIRO nu reeds alle nodige
voorbehoud nopens de inhoud van dit ontwerp van lastencohier, waarbij tevens wordt
vastgesteld dat met de voorafgaandelijke opmerkingen (checklist) geen rekening werd
gehouden wat de Phenix-wetten betreft in het ontwerp van lastencohier.
De opmerkingen en vaststellingen in deze nota voegen zich bij de reeds door de
Ondervoorzitter aan de Beleidscel medegedeelde opmerkingen via mail van 16 juli 2008.
Over de technische aspecten worden geen opmerkingen gemaakt omdat dit niet tot de
bevoegdheid behoort van het Beheerscomité. De vraag rijst of, ook rekening houdende met de
volledige context waarin deze applicatie zal moeten operationeel zijn, het niet aangewezen
voorkomt het advies van een bevoegde instantie (bv. Fedict) op technisch gebied in te winnen.
Tevens rijst de vraag in welke mate dit ontwerp aan de bevoegde administratie van de FOD
Justitie werd voorgelegd wat de juridische aspecten betreft.
*
*
*
F. Vaststelling:
1.
De wetgever heeft, naar aanleiding van de informatisering van Justitie, een wettelijk kader
geschapen (3 Phenix-wetten) en wettelijke organen gecreëerd, waaronder het Beheerscomité
in een centrale rol en met een duidelijke wettelijke opdracht (artt. 15-21 Phenix-I wet).
De Phenix-I wet is volledig in uitvoering met uitzondering van 2 artikels (nationale rol en
open standaarden).
De Phenix-II wet en de Phenix-III wet zijn vooralsnog niet in uitvoering. Het blijft de wens
van de wetgever ook deze wetten in werking te laten treden, weze het op een latere datum dan
oorspronkelijk voorzien (01 januari 2011 i.p.v. 01 januari 2009 – wetten houdende Diverse
Bepalingen I en II). De Minister van Justitie heeft ook meerdere malen en nog in zijn
“Newsletter” van juli 2008 bevestigd dat het kantelmoment waarop de Phenix-wetten in
werking moeten treden de voornoemde datum is.
2.
De Minister van Justitie heeft op 04 juni 2008 met het BIRO en de Voorzitter van het
Directiecomité van de FOD Justitie een protocolakkoord gesloten. Daarin is o.a. bepaald dat
het BIRO, in het kader van zijn wettelijke opdracht (die ook nog wordt erkend in de inleiding
van het protocol), volledig betrokken zou worden bij de ontwikkeling visieplan en concrete
uitwerking en opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie en gerelateerde
projecten. Tevens werd overeengekomen dat het BIRO zijn kennis, beschikbaarheid en kunde
zou ter beschikking stellen ten aanzien van de opstelling van de diverse lastenboeken teneinde
te vermijden dat hierin bepalingen worden opgenomen die strijdig zijn met de Phenix-wetten
vanuit de bevoegdheid van het BIRO (wat tevens nogmaals bevestigt dat rekening dient
gehouden te worden met de bepalingen van de Phenix-wetten – het BIRO werkt ook mee aan
de diverse uitvoeringsbesluiten).
3.
De Minister van Justitie heeft de principes van het rapport van de multidisciplinaire
werkgroep van eind juni 2007, aangesteld door zijn voorganger, aanvaard. Dit staat met
zoveel woorden in de inleiding tot het afgesloten protocol van 04 juni 2008. In dit rapport
werd de strategie en de organisatie vastgelegd en werden tevens een aantal axioma‟s
omschreven.
Bijlage 8 b)
Op dit ogenblik en in uitvoering van het door zijn voorganger gesloten contract, is de
modernisering van de Mammout-applicaties bezig (Vredegerechten, Politierechtbanken en –
parketten). Tevens werden een aantal contracten gesloten (o.a. de centrale printing) waarmee
bij de modernisering van deze applicaties rekening moet gehouden worden zoals blijkt uit de
aanbesteding van deze modernisering met de firma Axylis.
Bedoeling is dat op termijn de diverse applicaties van de instanties, via de realisatie van het
stappenplan, geïntegreerd worden in een grote applicatie. Gegevens moeten uitwisselbaar zijn.
4.
Onder punt 2.5 van het ontwerp lastencohier wordt gesteld: “ Toekomstige ontwikkeling: “Het
huidige bestek heeft betrekking op de eerste fase in de informatisering van de REA (burgerlijke
procedure). Deze bevat essentieel de informatisering voor de interne processen, zoals gedefinieerd in
de functionele omschrijving. De tweede latere fase betreft de interactie met derden, met uitzondering
van een aantal functionaliteiten voorzien in de module betreffende externe communicatie en toegang
tot externe databanken. Deze fase heeft geen betrekking op dit bestek en zal verder niet meer
besproken worden.” (schema eerste fase rapport multidisciplinaire werkgroep is gevoegd)
Waar dit een uitgangspunt is dat aanvaardbaar is en in overeenstemming met stap A van fase
1 zoals omschreven in het multidisciplinair rapport, zijn er toch een aantal essentiële punten
niet in aanmerking genomen.
Bij nazicht van het ontwerp van lastencohier wordt vastgesteld dat:
- op geen enkel ogenblik sprake is of verwezen wordt naar de Phenix-wetgeving en de
daar gestelde imperatieven (cfr. bijgevoegde checklist), terwijl bij de ontwikkeling
hiermee rekening moet gehouden worden;
- op geen enkel ogenblik het BIRO als centraal orgaan voor de informatisering van
Justitie in zijn wettelijke bevoegdheid, bevestigd in het protocol, wordt erkend laat
staan betrokken;
- met een aantal essentiële axioma‟s geen rekening wordt gehouden, zoals opgenomen
in het rapport van de multidisciplinaire werkgroep:
o vanaf het begin moet, wat de interactie met derde partijen betreft, bij de
informatisering (meer specifiek de basis architectuur) van de interne werking
voldoende rekening gehouden worden met het geheel van de noden (interactie
met derden, externe toegang voor derden voor het raadplegen van de
definitieve procedurestukken en het neerleggen van stukken)
o er moet maximaal gebruik gemaakt worden van reeds elektronisch beschikbare
gegevens waarbij de Phenix-wetten (en KB‟s) zoveel mogelijk worden
nageleefd en de fundamentele opties die daar genomen zijn, worden
geëerbiedigd. Dit vertaalt zich in de volgende punten:
 consultatie van externe databanken (niet beperkend)
 gegevens die gedeeld worden met andere applicaties (nu reeds
Vred.Ger., Politierechtbanken en –parketten) dienen centraal
beschikbaar te zijn zoals: contacten, organisatie structuur justitie;
 centrale definitieve elektronische procedurestukken;
 centrale elektronische inventaris;
 sterke beveiliging en toegangscontrole via authentieke bronnen;
 geavanceerde elektronische handtekening;
 bij civiele procedures moet de optie (met daaraan gekoppeld de nodige
ondersteuning) om het dossier vanaf de aanvangsfase volledig
elektronisch te behandelen voorzien worden;
Bijlage 8 b)
-
 de wettelijke rol van het Beheerscomité wordt gerespecteerd (o.a. wat
de codes en de codedienst betreft);
o het contract met de dienstverlener inzake communicatie (DIC) dient uitgevoerd
te worden. Dit contract voorziet de implementatie van de centrale
verzendingsdienst (zowel elektronisch als op papier). De gerechtelijke
elektronische adressen worden via de centrale contacten beheerd;
o de nationale rol wordt geïmplementeerd;
o operationele management rapporten, nationale statistieken als ook controle
rapporten voor het Beheerscomité, zijn onontbeerlijk
o vanaf de start moet een functionele architectuur worden opgebouwd die
rekening houdt met alle fases, eisen en uitgangspunten waartoe een technische
studie noodzakelijk is. Daarbij zijn volgende punten bepalend (zoals opgesomd
in het multidisciplinair rapport):
 nood van magistraten en derde partijen om transparant, ongeacht plaats
en tijd, toegang te hebben tot de officiële procedurestukken
(functionaliteit om thuis te werken te implementeren via VPN);
 mogelijkheid van elektronische interactie tussen de diverse applicaties
via centraal gedeelde gegevens;
 archivage van officiële stukken, in een tweede fase de wettelijke
archivage;
 controle conform de machtiging voor toegang tot externe databanken;
 het monitoren van alle toegang tot de centrale databanken;
 het beheer van de veiligheidsaspecten op de centrale databanken en de
toegang voor derden; transacties en handelingen die uitgevoerd worden
op de centrale databanken en interfaces moeten geregistreerd worden,
een centrale logging databank dient voorzien te worden en kan enkel
geconsulteerd worden via de beheersmodule;
 info die nu reeds ter beschikking is, moet beschikbaar blijven
(zittingskalenders);
 elektronische beslagberichten in aparte logische module;
 open identificatiemethode voor derden (d.i. niet beperkt tot e-ID);
 identificatie binnen Phenix op basis van een professioneel nummer,
gekoppeld aan het RRN en te bewaren in een authentieke bron;
 ondertekenen en neerleggen elektronische stukken conform de Phenixwetten; (gebruik barcode?)
 nationale anonieme statistieken moeten geïsoleerd worden in een aparte
databank om geen negatieve impact te hebben op de performantie van
de workflow, wat tevens toelaat de gegevens anoniem te maken;
op geen enkel ogenblik rekening wordt gehouden met de termen van het protocol en
de wettelijke taken van het Beheerscomité;
hoewel de applicatie wordt ontwikkeld voor de Rechterlijke Orde is de Rechterlijke
Orde niet aanwezig in het organisatieorganogram;
op geen enkel ogenblik wordt gerefereerd naar:
o de thans op handen zijnde modernisering van de applicaties Mammout,
niettegenstaande toekomstgericht de diverse applicaties met elkaar moeten
kunnen communiceren (cfr. voornoemde axioma‟s), databanken moeten
kunnen hergebruikt worden; de toepassingen moeten transparant gemaakt
worden zodat kerngegevens en gemeenschappelijke functies gemakkelijk
toegankelijk zijn voor andere gerechtelijke instanties;
Bijlage 8 b)
o het feit dat de boekhoudmodule dient geïsoleerd te worden van de workflow
zodat deze module kan gebruikt worden door de andere gerechtelijke
entiteiten;
o de thans in uitvoering zijnde contracten (centrale printing, justscan) hoewel
deze wel het voorwerp uitmaken van het contract modernisering Mammout
(centrale printing), niet worden vermeld in de opdracht zodat bij de analyse en
de ontwikkeling de opdrachtnemer hiermee ten onrechte geen rekening zal
houden wat later aanleiding zal geven tot (duur te betalen) change requests.
Deze lopende contracten hebben een invloed op het project. Wat de centrale
verzendingen betreft, is er de implementatie van het gerechtelijk elektronisch
adres en de centrale verzendingsdienst voor zowel elektronische als papieren
stukken: per documenttype kunnen per site parameters voorzien worden zodat
elke site kan bepalen welke documenten vanaf welk moment lokaal, centraal of
via manuele keuze zullen verzonden worden (zowel afgedrukt als
elektronisch). Wat justscan betreft, de implementatie van een
documentmanagement systeem voor de elektronische opslag van procedure
stukken. Om de integreerbaarheid met de lopende projecten, de volgende
stappen en de volgende fase te garanderen is daartoe in het multidisciplinair
rapport een rol weggelegd voor een externe integrator die gedurende het ganse
project over de integriteit, de consistentie, de documentatie en de samenhang
moet waken als expert, niet als manager. Deze functie is niet voorzien.
- er geen enkele rekening wordt gehouden met het advies en de beraadslaging van de
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer wat het gebruik, het
verwerken en het behouden van het Rijksregisternummer betreft, te weten :
o het advies nr. 13/2006 van 24 mei 2006 betreffende de identificatie en
elektronische handtekening;
o de beraadslaging RR 17/2006 van 05 juli 2006 betreffende de aanvraag van de
FOD Justitie om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het
Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken
o de beraadslaging nr. 06/054 van 18 juli 2006 met betrekking tot de toegang tot
de KSZ-Registers in hoofde van de FOD Justitie
Ook al werd dit advies en de beraadslagingen uitgebracht in het kader van het Phenixproject, dit doet niet af aan het feit dat ook thans het RRN zal worden gebruikt en
verwerkt, net zoals de KSZ-registers zullen worden geraadpleegd, waardoor de
principes onveranderd blijven.
Algemeen kan worden gesteld dat, zoals het ontwerp van lastencohier thans voorligt en gelet
op de vele lacunes, dit ontwerp niet klaar is voor de markt en een hypotheek wordt gelegd op
de informatisering van Justitie. In de huidige staat zijn zware financiële gevolgen niet uit te
sluiten om, na aanbesteding, de applicatie nog aan te passen via dure change requests. Dat
daarbij ook nodeloos tijd zal verloren gaan is een zo goed als vaststaand feit.
*
*
*
G. Wat de organisatie betreft:
Punt 2.6.2 van het ontwerp van lastencohier bespreekt de organisatie van het project.
1.1.
Bijlage 8 b)
Onder 2.6.2.1 wordt de stuurgroep omschreven : “ De stuurgroep heeft de algemeen (lees :
algemene) leiding over het project en neemt alle strategische beslissingen waaronder : beslissingen
aangaande de scope en vooruitgang van het project, inzake het categoriseren van de risico’s, inzake
aanvaarding en oplevering (milestones, fases), inzake (verschuiving) van de planning (prioritisering),
inzake goedkeuren van testscenario’s) aantal werkgroepen – De stuurgroep bestaat uit:
a. Een delegatie van de beleidscel van de minister van Justitie
b. Een delegatie van de stafdienst ICT van de FOD
c. In functie van de te behandelen onderwerpen worden eveneens uitgenodigd:
i. Vertegenwoordiger(s) van de uitvoerende firma
ii. Vertegenwoordiger(s) van de business (applicatieverantwoordelijke, keyusers, het BIRO3, ….)
De “stuurgroep” zoals omschreven in het ontwerp van lastencohier vermengt zowel strategische
taken als operationele taken. Een absolute scheiding van beide is noodzakelijk voor een goed verloop
van het project.
Thans is er enkel voor de technische, materiële uitwerking een “delegatie” terwijl voor het juridische
aspect niemand vertegenwoordigd is.
Het is opvallend dat noch de Rechterlijke Orde noch de Voorzitter van het Directiecomité van de FOD
Justitie aanwezig zijn. De aanwezigheid van de Rechterlijke Orde is noodzakelijk aangezien het een
applicatie betreft voor de Rechterlijke Orde, de aanwezigheid van de Voorzitter van het
Directiecomité is noodzakelijk omwille van de strategische beslissingen die moeten genomen worden
en een impact zullen hebben op de werking van zijn administratie en niet enkel op de werking van
het CIV.
Daarnaast is het opvallend dat de projectmanager die zal worden aangesteld, evenmin aanwezig is in
de Stuurgroep. Door zijn functie kan hij niet opgenomen zijn in de delegatie van de stafdienst ICT.
1.2.
Het project spreidt zich uit over een zekere termijn en daarbij is het belangrijk dat er oog is voor de
continuïteit van diegenen die verantwoordelijk zijn. Een Beleidscel van een Minister heeft per
definitie een tijdelijk bestaan en dient, onder de verantwoordelijkheid van de Minister, strategische
3
Het BIRO werd hier in de versie ingezien door de voorzitter van het BIRO ingevoegd na de opmerking van de
ondervoorzitter per mail van 16 juli 2008.
Bijlage 8 b)
beslissingen te nemen (“cellule stratégique”). De vraag rijst of het een goede keuze is dat een
Beleidscel ook in het operationele luik tussenkomt.
Zoals terecht reeds opgemerkt door de Ondervoorzitter van het Beheerscomité in zijn mail van 16 juli
2008 heeft het Beheerscomité wetshalve een belangrijke rol te spelen in de informatisering van
Justitie en dus ook het Stappenplan. Daarom ook heeft de wetgever veel oog gehad voor de
specifieke en multidisciplinaire samenstelling van het Beheerscomité: voor de helft samengesteld op
voordracht van het Hof van Cassatie en voor de helft samengesteld op voordracht van de Minister
van Justitie, een samenwerking tussen de Rechterlijke Orde en de uitvoerende macht. Dit is ook
nogmaals bevestigd in het op 04 juni 2008 ondertekende protocol: 2.1.1. In het kader van zijn
wettelijke opdracht: volledige betrokkenheid bij ontwikkeling visieplan en concrete uitwerking en
opvolging van het gefaseerd stappenplan CHEOPS-Justitie….”.
1.3.
Het is daarom een absolute vereiste dat aan het Beheerscomité de rol wordt toebedeeld die het
wettelijk dient te vervullen en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité permanent aanwezig
is in de leidinggevende organen. Hoe valt het trouwens redelijk te verantwoorden dat momenteel
een tweewekelijks overleg plaatsheeft in het kader van Cheops Justitie tussen een delegatie van de
Beleidscel, een vertegenwoordiging van het CIV en een vertegenwoordiging van het Beheerscomité,
terwijl voor het Beheerscomité geen rol meer zou weggelegd zijn in de stap REA, burgerlijke kamers
tenzij subsidiair overgelaten aan en ondergeschikt aan de willekeur van de leden van de Stuurgroep
zoals thans geconcipieerd, dit tegen de wil van de wetgever in die juist een centrale rol heeft
weggelegd voor het Beheerscomité?
Door het aanvaarden van het multidisciplinair rapport, heeft de Minister ook de organisatiestructuur
zoals uitgetekend door de multidisciplinaire werkgroep aanvaard en er is geen enkele aanvaardbare
en objectieve reden om hier van af te wijken.
Daarom dient de organisatiestructuur te worden overgenomen zoals voorzien in het multidisciplinair
rapport onder punt 7:
-
Stuurcomité
-
Core Management
-
Governance Board
-
Werkgroep
2.
Bijlage 8 b)
Onder punt 2.6.2.2 worden de werkgroepen omschreven: “diverse werkgroepen onder leiding van
projectverantwoordelijke (applicatiebeheerder) en zijn team: verantwoordelijk voor de coördinatie,
opvolging en sturing van de werkgroepen. Werkgroep bestaat uit:
d. Analisten en projectverantwoordelijke van de firma
e. Projectverantwoordelijke van de Stafdienst ICT of zijn afgevaardigde
f. De key-users of hun afgevaardigden
d. Eventueel experten in het te behandelen domein”
Het ontwerp van lastencohier betreft enkel de burgerlijke kamers van de Rechtbank van Eerste
Aanleg. De vraag rijst waarom er meerdere werkgroepen zullen zijn en wat hun respectievelijke
bevoegdheden zullen zijn ? Of zal er slechts één werkgroep zijn voor deze instantie en wordt ook
gerefereerd naar andere werkgroepen van de andere applicaties?
Is het niet aangewezen dat er dan overleg zou zijn tussen deze werkgroepen? In het multidisciplinair
rapport was hiervoor de “Governance Board” voorgesteld.
Er mag niet uit het oog verloren worden dat er transversale aspecten zullen moeten aan bod komen,
waartoe overleg noodzakelijk is tussen nu al Vred.Ger., Pol.Rb. (burgerlijke procedures) en REA
burgerlijke kamers.
Terug valt op dat, bij de samenstelling van de werkgroepen, het Beheerscomité niet betrokken is,
hoewel de centrale wettelijke rol die het Beheerscomité speelt als gevolg van de wet.
Het is absoluut vereist dat het BIRO vertegenwoordigd is in alle werkgroepen en actief betrokken
wordt bij de analyse en de ontwikkeling. Terecht heeft de ondervoorzitter in zijn reactie al gesteld
dat het juist door zijn samenstelling, met ondermeer allerlei vertegenwoordigers uit de gerechtelijke
wereld, het ideale orgaan is om hulp te verschaffen en advies te geven om de verschillende aspecten
van de applicatie vanuit zijn bevoegdheid mede te helpen ontwikkelen en uit te werken.
*
*
*
H. Punctuele opmerkingen wat het ontwerp van lastencohier betreft:
Opmerking:
Hieronder worden een aantal opmerkingen gemaakt betreffende het ontwerp lastencohier ten
exemplatieven titel en waarbij rekening moet gehouden worden met de hiervoor reeds
Bijlage 8 b)
gemaakte opmerkingen en voorbehouden. Tevens dient het lastencohier afgetoetst te worden
aan de bijgevoegde checklist.
Bij gebrek aan kopie van het ontwerp, worden deze opmerkingen noodzakelijkerwijs in
telegramstijl geformuleerd.
-
Punt 1.1.1.3: enkel contactpersonen CIV (projectleider Yves Denoo, Bernard Daminet als
verantwoordelijke applicaties RO, adviseur-generaal Geert Dobbelaere) – geen
contactpersoon voorzien voor de juridische aspecten
-
Punt 1.1.7.3: toewijzingscriteria: kostprijs 40 % - technische criteria: 60 % - vraag rijst of IF
met deze verdeelsleutel zal akkoord gaan
-
Punt 1.1.8: geen presentatie voorzien: kan nochtans heel verhelderend zijn
-
Punt 1.2.5.5: ondersteuning door aanbestedende overheid: lokalen worden ter beschikking
gesteld - quid deelname personeel FOD aan project (voor technische en juridische kennis en
latere opvolging?) (in punt 2.4: deelname van het personeel van de stafdienst ICT is voorzien)
-
Punt 1.2.5.8: Duur van de prestaties: kalender te voegen – hier reeds voorzien rekening
houden met periodes van gerechtelijke vakantie?
-
Punt 1.2.6.4: opgeleverde software en documentatie: exclusieve eigendom van FOD – te
vermelden: broncode? of is dit inbegrepen?
-
Punt 1.2.7: “de te ontwikkelen applicatie zal (quasi) uitsluitend draaien tijdens de
kantooruren der burgerlijke rechtbanken – beschikbaarheid 99,95 % - Quid beslag? Eenzijdig
verzoekschrift? Elektronisch neerleggen? Elektronisch consulteren? Moet worden ingeschat
naar toekomst toe
-
Punt 1.2.9: minimale termijn van 12 maanden, te rekenen vanaf de datum van de voorlopige
oplevering- fasegewijze uitvoering: in stukjes? – te verduidelijken met referentie naar punt
2.3: “garantieperiode echter begint pas na de oplevering van de gehele fase van
ontwikkeling, wanneer de volledige testen van de gehele applicatie zijn gebeurd.
Bijlage 8 b)
-
Punt 2.1: “uit de realisatie van de analyse en de ontwikkeling van een nieuwe
informaticatoepassing voor het beheer van dossiers ten behoeve van de REA, burgerlijke
procedure (enkel beheer, dus workflow – geen toegang tot? …) – burgerlijke procedure: niet
nader te omschrijven zodat geen discussie kan bestaan: bv. ook fiscale procedures
inbegrepen, ook procedure arrondissementsrechtbank? – verwijzen naar Ger.W. ?
-
Punt 2.1 – post 3 : “overname van de bestaande gegevens” (punt 6.2.22 : “Overname
gegevens huidige applicatie : … De Stuurgroep en eventueel de werkgroepen zullen bepalen
welke gegevens overgenomen moeten worden” : dus niet alle gegevens) – het is niet uit te
sluiten dat de gebruikers worden uitgesloten (“eventueel”) wat blijkbaar niet de bedoeling is
???
-
Te specificeren: onderlinge uitwisseling gegevens over diverse instanties (automatische
overname bij transfer dossier)? centraal? uniforme codes?
-
Punt 2.2.1: “workflow van de gegevens tussen de verschillende niveaus van het gerecht
(hernemen en verzenden van gegevens in geval van beroep van vredegerechten naar REA en
van REA naar hoven van beroep) – quid vanuit Jeugdrechtbank (art. 88 Ger.W. ?) – quid
burgerlijke procedures politierechtbank? (wel over gesproken sub 5.2) – quid
arrondissementsrechtbank? Quid onderlinge verwijzing na bevoegdheidsincident?
-
Uitgangspunt : gesloten systeem voor beheersing workflow : cfr. initiële opmerkingen en wat
moet voorzien worden
-
Punt 2.2.1: niets voorzien i.v.m. tijdig meedelen documenten, procedure bespreking
documenten
-
Punt 2.2.2: ook tweetalig – algemeen te voorzien dat alle documenten in de twee landstalen
moeten geleverd worden
-
Punt 2.3: planning: generatie documenten staat slechts onder punt 3 terwijl vanaf de
inschrijving (punt 1) al documenten moeten verstuurd worden
-
Punt 2.3: punt 5: module voor beheer van o.a. derden: hier is dus principieel al gekozen voor
het zelf beheren van de gegevens van derden (???) – quid beheer gegevens gebruikers? – bij
Bijlage 8 b)
de derden wordt, specifiek wat REA betreft, art. 728 §2bis Ger.W. uit het oog verloren
(fiscale procedures) !!!
-
Punt 2.3: punt 6: externe communicatie/webservices:
o Internet (website, data toegankelijk voor derden, ….) e-mail, toegang externe
databanken (meer bepaald KBO, RR en KSZ) – geen beperking databanken te
voorzien - VPN
o Link met andere applicaties
o Elektronische handtekening – is niet correct, dient te zijn: “gekwalificeerde
handtekening” of “geavanceerde elektronische handtekening” zoals omschreven in
art. 2, 2° van de wet van 10 juli 2006 betreffende de elektronische procesvoering
o Geen sprake van centrale printing – bestaand contract Speos (DIC, GEA)
o Geen sprake van Justscan
o Geen sprake van toegang door derden tot het systeem (noot: wel beperkt tot 1° fase
multidisciplinair rapport – wel al te voorzien, zie hoger)
o Geen sprake van gerechtelijk elektronisch adres
o Ook te voorzien naar andere databanken toe
o Samengevat : er wordt enkel voorzien van opening vanuit systeem naar buiten, niet
van buiten naar systeem ????
-
Punt 2.4: “bromcodes”: dient te zijn: “broncodes”
-
Punt 2.4: geen sprake van tweetaligheid documenten
-
Punt 2.5: de burgerlijke rechtbanken moeten in de eerste fase enkel toegang hebben tot
KBO, RRN (Rijksregister en BIS register via KSZ)) – quid bv. centraal bestand beslagberichten?
andere databanken? – rekening houden met advies en beraadslagingen Privacycommissie
(zie hoger)
-
Punt 2.6.1: “4 type gebruikers (administratief personeel, magistraten, partners Justitie,
publiek) – in functie van het type: zullen de toegangsrechten worden bepaald” - rekening te
houden met art. 12 van de wet van 05 augustus 2006 tot wijziging van sommige bepalingen
van het Gerechtelijk Wetboek met het oog op de elektronische procesvoering
Bijlage 8 b)
-
Punt 2.6.1: in BPR “Just in Time”: organisatie sleutelrollen:
o Niveau : strategisch tactisch – domein : service – RO : ICT Correspondent (wie ??) –
ICT relatiebeheerder
o Operationeel : Key User, Gebruiker : geen magistraten ????
o “in de context van dit bestek zijn voornamelijk deze personen van belang die te
maken hebben met de applicatie, zijnde de applicatieverantwoordelijke en de keyuser aan de kant van de rechterlijke orde en de applicatiebeheerder en
applicatiespecialist aan de kant van de Stafdienst ICT. Met betrekking tot dit project
zijn zes key-users voorzien, die samen met de applicatiespecialist en zijn team de
analyse en ontwikkeling van nabij zullen opvolgen” - personen nodig die het totaal
plaatje ook voor ogen hebben – specifieke opdracht en bevoegdheden
Beheerscomité – BIRO dient betrokken te zijn - aandacht juridische en transversale
aspecten! Op zijn minst moeten magistraten kunnen geconsulteerd worden zoniet
aanwezig zijn.
-
Punt 2.6.2.1: De stuurgroep: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft
-
Punt 2.6.2.2: werkgroepen: cfr. opmerkingen punt C wat de organisatie betreft
-
Punt 2.8: procedure voor de change request: vooraleer nieuwe functionaliteit te
ontwikkelen: noodzakelijk de mening van de gebruikers te kennen: gevaarlijk: zien dikwijls
hun manier van werken en niet het totaal kader, de impact voor andere instanties,
applicaties! – beslissing bij stafdienst ICT, rechterlijke orde niet betrokken : kan niet,
stafdienst kan niet oordelen over business en juridische aspecten, beperkt tot technische
aspecten !!
-
Punt 2.8: “de gebruikers beslissen omtrent het nut van de gevraagde aanpassingen –
eindverantwoordelijkheid niet bij gebruikers leggen! Niet aanvaardbaar !!
-
Punt 2.8 : De onderschrijver zal in zijn offerte….. : in de marge staat met de hand geschreven
“gewijzigd” : wat is er gewijzigd ???
-
Punt 2.8: niets in verband met tijdig verwittigen, tijdig toesturen tweetalige documenten, het
verwerken van de opmerkingen, het bespreken van de opmerkingen, de testscenario’s
Bijlage 8 b)
(details), de opvolging,
noodzakelijk zijn)
…
(ervaring leert dat gedetailleerde testscenario’s absoluut
-
Punt 3: technische vereisten –niet nagegaan: technisch niet bevoegd
-
Punt 3.1.1: software structuur: client-server structuur, geheel geïmplementeerd gebruik
makende van Java en open standaarden. Hierbij wordt beroep gedaan op de gangbare (J2EE
designpatterns) - genoteerd.
-
Punt 3.1.1.1: Client: Rich Desktop Applicatie, gemaakt in Swing of SWT, die de
representatielaag implementeert – opm. : zware belasting, RAM geheugen!.
-
Punt 3.1.1.2: Server: Service, Business- en Data laag - genoteerd
-
Punt 3.1.3.1: “de meeste services zullen locaal zijn geïmplementeerd en maken gebruik van
de eigen Business en Data laag”: dus niet nationaal, centraal geregistreerd???? met alle
gevolgen van dien: verschillende persoonsgegevens, ……
-
Punt 3.1.3.1: “Logischerwijze moet de applicatie ook zelf services verlenen aan externe
cliënts. Deze services kunnen in een later stadium verplaatst worden en op die manier extern
worden voor de eigen cliënt. Dit moet kunnen gebeuren met minimale impact voor de
applicatie”: wat is juist bedoeld?
-
Punt 3.1.3.1: wordt niet voorzien in een modulair systeem zodat niet iedereen altijd tot alles
toegang heeft???? (blijkbaar wel : punt 3.1.3.3.1) :”le rôles (sic) permettent d’accéder ou non
aux autres services) - quid loggen en controle van toegang, wijzigingen ??? – zie supra
opmerkingen
-
Punt 3.1.3.3.2 : “gestion des personnes de justice” : zie Phenix-wet : repertorium – moet
centraal beheerd worden !!
-
Punt 3.1.3.3.2: aandacht te vestigen op feit dat een aantal “services” (codes) centraal zullen
beheerd worden en andere lokaal
Bijlage 8 b)
-
Punt 3.3: Tiers ”applications” et “infrastructure”: Single Sign-On – Identity Management!- er
zijn wel nog andere wetten en bijzondere wetten en reglementeringen
-
Punt 3.6: toegang tot de authentieke bronnen: gebruik van webservices aangeboden door
DAV: RRN, KSZ/BCSS; ook KBO – niets voorzien toegang authentieke bron advocaten,
gerechtsdeurwaarders, notarissen – advies en beraadslagingen Privacycommissie i.v.m. RRN
en KSZ: zie supra
-
Punt 3.7: tests: tweetaligheid documenten
-
Punt 4.1: roll-in: c) tweetaligheid – a) hernemen gegevens uitdrukkelijk te beschrijven door
inschrijver – quid met codes? iets te voorzien dat deze zullen moeten gemapt worden met
uniforme nationale codes?
-
Punt 4.2: tweetaligheid syllabussen
-
Punt 4.4: helpdesk moeten enkel beschikbaar zijn van 08 uur tot 17 uur – quid beslag? quid
eenzijdig verzoekschrift? (beschikkingen à l’hôtel du président) – quid weekends? quid
feestdagen ?
-
Punt 5: beschrijving werkzaamheden en de behoeften van de burgerlijke griffie: te vermelden
dat dit slechts exemplatief is en niet gedetailleerd wat de beschreven fases betreft
-
Punt 5.2: is slechts heel summier en veralgemeend! – alle voorbehoud voor juridisch niet
correcte weergaves – BPM zal detail geven: voorzichtigheidshalve te vermelden
o “uit de burgerlijke & gerechtelijke wetboeken”: er is maar 1 B.W. en 1 Ger.W. !!
o Een zaak wordt altijd ingeleid op verzoek van een partij, niet meestal
o “inventaris van de stukken van waaruit men de stukken moet kunnen visualiseren en
die ook automatisch moet kunnen aangevuld worden vanuit applicatie: te spreken
over onveranderbaarheid van stukken, formaat waarin stukken worden bewaard,
ondertekening van de stukken.
o Over de schriftelijke behandeling is helemaal niet gesproken (art. 755 Ger.W.)
Bijlage 8 b)
-
Punt 5.3 : niet te spreken over de mogelijkheid van elektronische betaling van de rolrechten ?
in toekomst : mogelijkheid neerleggen via webinterface ??
-
Punt 5.3 : de “nationale rol” is uit het oog verloren !!
-
Punt 5.3.1.3: inleiding via PV van vrijwillige verschijning: het verzoekschrift vrijwillige
verschijning wordt door één van de raadslieden opgesteld, niet het proces-verbaal van
vrijwillige verschijning: dit dient gecorrigeerd te worden: de griffier stelt het PV van vrijwillige
verschijning op
-
Punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch beheerd – niets te voorzien i.v.m. barcode?
-
Punt 5.3.7:
o Op eenzijdig verzoekschrift zal de rechter (zeker wat art. 584 Ger.W. betreft) de
verzoeker horen
o “de zaak wordt pas “voor uitspraak” gesteld, wanneer de griffier het ontwerp van het
vonnis heeft ontvangen van de rechter: de zaak wordt voor uitspraak gesteld op de
zitting na het sluiten van de debatten!!! dus niet pas na het ontvangen van het
ontwerp van het vonnis.
o Er is altijd vanaf het begin een inleidingdatum bekend, deze is vermeld in de
gedinginleidende akte want anders kunnen de partijen niet verwittigd worden of zijn
(bij dagvaarding)
o Gerechtsbrieven worden niet alleen verzonden bij de inleiding, ook nadien bij de
vaststelling van de zaak voor een zitting
-
Punt 5.3.8: mogelijkheid buitengewone zittingen dient voorzien te worden
-
Punt 5.3.9 : een kamer zal niet, naargelang de dag van de week, uit één of drie magistraten
bestaan – in de loop van een zitting kan de zetel wijzigen zelfs voor één zaak !!
-
Punt 5.4.2: is exemplatief, niet limitatief qua voorbeelden (vb. 755 Ger.W.)
Bijlage 8 b)
-
Punt 5.4.2: het project van het vonnis moet toegankelijk zijn voor de magistraat of de
magistraten die het zullen uitspreken
-
Punt 5.4.3: is exemplatief
-
Punt 5.5 : er moet hier verwezen worden naar de centrale printing, de DIC, het GEA ??
-
Punt 5: er wordt op geen enkel ogenblik gewag gemaakt van de beslagberichten
-
Punt 5.6.1: er wordt geen gewag gemaakt van de mogelijkheid van elektronische betalingen
-
Punt 5.7.4 : beveiliging en definiëring van de parameters : “de parameters, codes, rekeningen
etc. moeten op verschillende niveaus worden gedefinieerd : - door de nationale
systeembeheerders wat de nationale parameters, codes, etc. betreft” : dit gaat volledig
voorbij aan de Phenix-I wet waar het de wettelijke bevoegdheid van het Beheerscomité
(codedienst) is de codes vast te leggen !! Nationale systeembeheerders hebben hier niets
met te maken !!!
-
Punt 5.7.4: verwijzing naar het voorzien van een modulair systeem
-
Punt 6.1.1: iets te voorzien voor het beheer van wat in de Phenix-wetten behoort tot de
bevoegdheid van het Beheerscomité en ook o.a. de nationale codes
-
Punt 6.1.2: het komt gepast voor hier te vermelden dat alle documenten zowel in het NL als
in het Fr moeten opgesteld worden- cfr. Rapport i.v.m. templates
-
Punt 6.1.4: overname van gegevens – quid conformiteit met gegevens Vred.G. en TPP
(codes): zelfde databank – niet over te nemen – specificeren – cfr. supra
Bijlage 8 b)
-
Punt 6.1.4: niet te verwijzen naar wijze waarop thans templates gemaakt worden in Vred.G. ?
– dubbels niet over te nemen of aan te passen door integratie met Vred.G.
-
Punt 6.1.5: te gebruiken schermresolutie te bepalen?
-
Punt 6.1.6: “Bij een echtscheidingszaak moeten er andere gegevens worden ingevoerd of
weergegeven tov een gewone zaak”: dit is te restrictief en moet veralgemeend worden: bv.
“voor bepaalde zaken moeten er andere gegevens worden ingevoerd of weergegeven, bv. in
een echtscheidingszaak” – contractant zal het anders beperkend uitleggen
-
Punt 6.1.7: te specificeren dat documenten, na generatie, onveranderlijk moeten bewaard
worden (formaat? archivering?) (cfr. punt 6.2.11: vanaf handtekening door de rechter en de
griffier mag er niets meer gewijzigd worden aan de minuut van de beslissing – controle!)
-
Punt 6.1.8: verwonderlijk dat het eindproduct (vonnis, beschikking) niet in de exemplatieve
lijst is opgenomen – is uiteindelijk het belangrijkste document dat ongewijzigd moet bewaard
worden
-
Punt 6.2.1: het betreft hier een lastencohier REA dus is het eigenaardig dat een voorbeeld
van de arbeidsrechtbanken wordt gegeven – behoudens vergissing zijn er geen rechtbanken
van eerste aanleg met een afdeling
-
Punt 6.2.2: toegang tot de applicatie: toegangscontrole gelogd? Controleerbaar? – cfr. supra
-
Punt 6.2.3: “link naar de zaak in vredegerecht, politierechtbank en andere rechtbanken is
nodig om nodige gegevens (bvb partijen, advocaten, enz…) over te nemen: er wordt niet
verwezen naar de wettelijk voorziene nationale rol
-
Punt 6.2.4: er wordt niet voorzien dat op termijn rekening zal moeten gehouden worden met
mogelijkheid van elektronisch neerleggen
-
Punt 6.2.6: “bepaalde gegevens zoals partijen, advocaten moeten kunnen gedeactiveerd
worden zodat ze bij een outprint niet afgedrukt worden. Dit is bvb het geval wanneer een
Bijlage 8 b)
partij overleden is.” : fout: moet vermeld blijven: ivm hervatting geding, ivm erfgenamen na
hervatting geding – bvb: overleden na tussenvonnis: naam overleden partij moet in
tussenvonnis vermeld worden
-
Punt 6.2.8: “advokaat” dient te zijn “advocaat
-
Punt 6.2.9:
o Openbaar Ministerie is ook aanwezig in bepaalde kamers
o Beslagrechter, voorzitter: zetelen wel openbaar, terwijl kamers ook niet openbaar
kunnen zetelen (in raadkamer ) – beter: in bepaalde zaken wordt in raadkamer
gezeteld en uitgesproken (algemeen)
o Mogelijkheid van buitengewone zittingen moet voorzien worden voor een kamer
o Wanneer bv. beslagrechter of voorzitter in raadkamer zetelt: geen vaste dag of uur te
voorzien
-
Punt 6.2.10:
o Voor bepaalde kamers moet het mogelijk zijn te werken zonder maximaal aantal
zaken (bv. inleidingkamers)
o Vaststellingen in weekend(en feestdagen): moet mogelijk zijn (beslag, art. 584
Ger.W.)
-
Punt 6.2.11: in welk formaat wordt vonnis bewaard?
-
Punt 6.2.14: boekhouding: cfr. multidisciplinair rapport: verwijzen naar boekhoudingmodule
Vred.G., ermee rekening houden? ..... – quid (op termijn) verwerken elektronische
betalingen: al te vermelden om rekening met te houden
-
Punt 6.2.15: het moet niet alleen mogelijk zijn een inventaris bij te houden, de inventaris
moet ab initio verplichtend voorzien worden (punt 5.3.6: inventaris wordt elektronisch
beheerd)
-
Punt 6.2.16: fichesystemen
Bijlage 8 b)
o Voorzichtigheidshalve nog gesproken van CSR
o Geen enkele melding van beslagberichten – ook over te nemen? Gaat over heel groot
volume - quid nationaal register beslagberichten?
o Opvolgen rechtsmiddelen: is enkel exemplatief (bv. verzet, derdenverzet)
-
Punt 6.2.17: Standaarddocumenten:
o Verzendingswijze: hier moet zeker gesproken worden van de centrale printing (DIC,
GEA) – cfr. supra
o Problematiek inventaris: aan een inventaris van een gerechtsdossier mag niet
gewijzigd worden, of indien inschrijving ten onrechte: te schrappen maar met spoor
o i.v.m. scanning: te verwijzen naar (mogelijkheid van) Justscan
-
Punt 6.2.19 : Output : terug geen sprake van de centrale printing – logica is zoek : is voorzien
voor Vred.G. en TPP, niet voor REA ????
-
Punt 6.2.20: te voorzien dat magistraten en griffiers van thuis uit agenda en taken kunnen
beheren – cfr. supra
-
Punt 6.2.21: Beheer module (nationaal & lokaal)
o nationaal nummer: vraagteken moet wegvallen – staat in de wet – sequentieel
nummer, ook verbonden met andere applicaties
o bepaalde codes mogen enkel nationaal beheerd kunnen worden door het
Beheerscomité
-
Punt 7: bijlagen – 1. Formulier indiening; 2. Overeenkomst netwerkbescherming; 3.
Overeenkomst inzake toegang tot netwerk FOD Justitie; 4. Opleidingen; 5. Prijsformulier
(inventaris); 6. Model van formuliervoor presentatie van referenties; 7. Formulier voor CV
van aan project toegewezen medewerkers
o opleidingen: punt 5 planning van opleidingen: rekening te houden met specificiteiten
van justitie (geen opleidingen tijdens gerechtelijke vakantie bv.) – geplande
opleidingen moeten tijdig medegedeeld worden zodat de gebruikers zich kunnen
organiseren
Bijlage 8 b)
o opleidingen: punt 8: cursusnotities: moeten ook aan de aanbestedende overheid
voorgelegd worden ter goedkeuring (net zoals de inhoud van de opleidingen: punt 7
waar dit voorzien is)
o opleidingen: punt 10: docenten moeten ook kennis hebben van justitie en de
procedure; in ieder geval van de applicatie
Hans Van Bossuyt
Voorzitter Beheerscomité
30.07.2008
Bijlage:
2. Checklist Lastencohier Burgerlijk REA – TPI
Checklist Lastencohier Burgerlijk REA - TPI
OK ?
Algemeen
Tweetaligheid documenten
planning
testscenario's
hernemen gegevens bestaande applicaties
rekening houden met gerechtelijk verlof bij planning/organisatie tests
rekening gehouden met contract centrale printing ?
elektronische toegang tot het dossier
toegang e-ID
modulaire applicatie ?
toegang externen ?
elektronisch dossier ?
hergebruik databanken Mach - implementatie van deze databanken ?
helpdesk
vorming - documentatie - e-learning
Bijlage 8 b)
gebruik open standaarden (protocollen en formaten voor het meedelen en bewaren)
advies Fedict te vragen ?
in welke mate is rekening gehouden met het rapport van de multidisciplinaire werkgroep
dat door de Minister van Justitie is aanvaard ?
Phenix-I
centraal repertorium gerechtelijke elektronische adressen : voorzien ? (verzameling,
bewaringstermijn, regels duurzaamheid, toegang en controle toegang te regelen bij KB)
hoe is beheer en bewaring gerechtelijke dossiers voorzien ? (duurzaamheid, regels
toegang, controle toegang tot gerechtelijke dossiers)
nationale rol : mogelijkheid voorzien ? (duurzaamheid, regels toegang, controle toegang
tot gerechtelijke dossiers)
mogelijkheid raadplegen beslissingen (i.v.m. interne gegevensbank)(duurzaamheid,
regels toegang, categorieën personen die toegang hebben, beveiligingsmaatregelen)
mogelijkheid trekken interne en externe statistieken (anonieme of gecodeerde
persoonsgegevens
beheer human resources, documentatie, leveringen, boekhouding : regels toegang,
bijzondere beveiligingsmaatregelen voor verwerkingen, regels duurzaamheid)
beheer systeem : hoe ?
toegang tot elektronische dossiers van de rechtspleging en opgenomen gegevens controle van de toegang daartoe ?
hoe worden gegevens opgeslagen, ingevoerd ? Hoe beschikbaar ? Beschikbaarheid
gegevens verwerkingen, aanwending gegevensverwerkingen, mededeling gegevens,
toegang gegevensverwerkingen
archivering gegevens, dossier
technische standaarden gebruikt voor saven en meedelen van gegevens
bescherming persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerking persoonsgegevens
Phenix-II
gebruik gekwalificeerde handtekening
werken met Dienstverlener inzake communicatie
mogelijkheid proceshandelingen te stellen via elektronische weg : elektronisch
aanmaken, neerleggen, betekenen, ter kennis brengen, meedelen, bewaren en
raadplegen van processtukken in het kader van een gerechtelijke procedure
mogelijkheid proceshandelingen te stellen of documenten te ontvangen via elektronische
weg : elektronisch aanmaken, neerleggen, betekenen, ter kennis brengen, meedelen,
bewaren en raadplegen van processtukken in het kader van een gerechtelijke procedure
elektronische betalingen
controle elektronisch neerleggen documenten - time stamps - log
verwerking elektronisch neergelegde stukken in dossier
beveiliging systeem bij elektronisch neergelegde stukken (onleesbaar, virus,…)
werking naar DIC toe (track and trace systeem)
verwerking en bijhouden gegevens derden (advocaten, notarissen,
gerechtsdeurwaarders)
opmaken en bewaren elektronische rol : waarborgen leesbaarheid
toegang rol externen
gerechtelijk elektronisch dossier : verwerking, bijhouden stukken, inventaris, afsluiten
dossier, overmaken dossier
registratie disfunctioneren van het systeem
Phenix-III
neerleggen of mededelingen via elektronische weg - eventueel verschaffen van bewijs
van verzending aan GEA - bewijs niet automatisch aan te maken
Bijlage 8 b)
betekeningen, kennisgevingen en mededelingen via GEA
creatie, toekenning, registratie, bewaring, raadpleging GEA
versturen gerechtsbrief per elektronische post aan DIC door griffier :
controlemechanismen - berichten van afgifte : registratie
registratie problemen ingevolge disfunctioneren van het systeem
opmaken, bewaren en mededeling registers en repertoria : mogelijkheid raadpleging,
waarborgen leesbaarheid - onwijzigbaarheid registers en repertoria (behalve afwijkende
wets- of verordeningsbepalingen dit toelaten)
elektronische lijst leden rechterlijke orde
Bijlage 8 b)
BIJLAGE 9
Rapport zending Marokko
ANNEXE 9
Rapport de mission Maroc
Bijlage 9
RAPPORT DE FIN DE MISSION
PLAN D’ACTION POUR LA COOPERATION
ADMINISTRATIVE RENFORCEE BELGIQUE-MAROC
Chargés de mission:
Hans VAN BOSSUYT, président du Comité de gestion
Informatique de l‟ordre judiciaire
Carmelo ZAITI, vice-président
Informatique de l‟ordre judiciaire
du Comité
Thème de la mission:
«Gestion de nouvelles applications informatisées»
Durée de la mission:
Du lundi 9 au mercredi 11 juin 2008
Lieu de la mission:
Rabat et Casablanca ( Maroc)
Bijlage 9
de
gestion
I
ETAPES ET DEROULEMENT DE LA MISSION
Dimanche 8 juin 2008:
Arrivée, accueil,
et communication du programme des trois journées de
travail.
Lundi 9 juin 2008:
Accueil suivi d‟une allocution chaleureuse de bienvenue
par Monsieur Mohamed LIDIDI, Président de chambre
à la Cour Suprême, Secrétaire général du Ministère de la
Justice du Maroc en présence notamment de diverses
personnalités dont notamment Madame Jamila SEDQI,
magistrate de liaison et Monsieur Daniel Bernard,
magistrat de liaison.
Présentation de la structure générale de l‟organisation
Judiciaire marocaine comprenant:
a) des juridictions de pleine compétence
- la Cour Suprême
- 21 Cours d‟appel
- 66 Tribunaux de première instance
b) des juridictions spécialisées
- 3 Cour d‟appel de commerce
- 8 Tribunaux de commerce
- 7 Tribunaux administratifs
Définition de la politique poursuivie en matière de
modernisation de la justice notamment quant à son volet
relatif l‟informatisation de ses structures.
Présentation par Monsieur Abdelmajid RHOMIJA,
président de chambre à la Cour Suprême, Directeur des
Etudes, de la Coopération et de la Modernisation
(Ministère de la Justice) des objectifs, des programmes
réalisés et ceux encore en cours relatifs à la
modernisation de la justice marocaine au travers
l‟informatique.
Bijlage 9
Monsieur Abdelmajid RHOMIJA a ainsi dressé le
schéma global:
-
du programme MEDA II ayant pour objectif la
modernisation des juridictions au Maroc,
du projet ADALA MAROC visant la constitution
d‟une base de données juridique et judiciaire
La présentation a ensuite été suivie d‟une réunion de
travail à l‟occasion de laquelle Madame, Najia
RAHALI, Chef de la division de la modernisation et des
évaluations.
Madame Najia RAHALI a axé la séance de travail sur
l‟analyse du programme MEDA II relatif à la
modernisation des juridictions.
Il a été mentionné que les grands objectifs du
programme MEDA II concernent 44 juridictions de droit
commun. Les objectifs définis sont les objectifs
suivants:
-
Bijlage 9
modernisation des outils de travail,
accélération des procédures pour les rendre les
juridictions efficaces,
accès et facilitation du suivi des affaires judiciaires
par les justiciables,
amélioration de la connaissance du droit,
et mise en place d‟outils efficaces de consultations
des documents et archives.
La mise en œuvre de ce programme MEDA II s‟articule
autour de trois composantes:
1. infrastructure information
-
-
création d‟un système informatique intégré
permettant la gestion des dossiers et mettant à
disposition une base de données juridique et
judiciaire,
création de 5 centres d‟archives structurés et
informatisés dans cinq régions du pays,
création d‟un large système documentaire
( bibliothèques),
création de guichets d‟information et destinés aussi à
recevoir les plaintes ( info-points)
réalisation d‟une campagne d‟information et de
sensibilisation des professionnels du droit et des
citoyens.
2. formation
La formation qui sera assurée par les services du
Ministère de la justice.
3. renforcement institutionnel
Les moyens budgétaires ont été prévus à cet effet dans
une large et intelligente politique de modernisation de la
justice.
Bijlage 9
Une seconde réunion de travail a été menée ensuite par
Madame ASMAE REGRAGUY et Monsieur EL
MOSTAFA LACHEKAR, les deux ingénieurs d‟Etat à
la Direction des Etudes, de la Coopération et de la
Modernisation du Ministère de la Justice.
La séance de travail a été cette fois consacrée au projet
ADALA MAROC visant la constitution et la mise à
disposition d‟une base de données juridique et judiciaire.
Dans le cadre des choix stratégiques marocains dans le
domaine de la modernisation de l‟appareil judiciaire il a
été prévu de travailler sur quatre axes ( formation,
informatisation, communication et transparence) visant
tous une visibilité et surtout une meilleure diffusion de
l‟information juridique et judiciaire. Cette diffusion
ayant pour conséquences voulues d‟abord et surtout un
impact positif dans le chef des justiciables mais aussi
une amélioration de l‟image de marque du Maroc et de
sons système judiciaire tant sur le plan national
qu‟international.
Quant à l’information juridique et judiciaire, le
Ministère de la justice a mis en place un système global
de gestion assurant la prise ne charge de plusieurs types
de flux:
- les textes de lois,
- les conventions et traités internationaux,
- la jurisprudence,
- les circulaires,
- divers documents tels que des études, des rapports…
Cette base de données juridique et judiciaire a, en
principe, pour vocation de réunir à terme plus de plus de
120.000 pages de documentation disponible en arabe et
en français et consultable selon une multitude de critères
de sélection.
Le système d‟information comprend un composant
appelé «chaîne éditoriale» permettant d‟assurer la prise
en charge de bout en bout de flux de documents dans un
environnement de type collaboratif à travers diverses
fonctions comme par exemple la gestion de lots de
documents, la gestion de liens entre les documents, la
publication des documents, les statistiques, l‟indexation
et la classification des documents, la génération de CD
via l‟interface intégrée CD publisher qui, outre le fait
qu‟elle offre la possibilité aux utilisateurs de consulter
Bijlage 9
des extraits de la base de données juridique et judiciaire
sur un support de type CD, DVD ou autre, propose aussi
quasiment les même modes de recherche que le portail
dont question ci-dessus. (recherche rapide, structurée,
thématique ou avancée).
Le portail affecté au système information juridique et
judiciaire offre aux utilisateurs plusieurs rubriques:
-
Recherches et navigation
Recherche rapide
Recherche structurée
Recherche avancée,
Recherche thématique
Navigation
Diffusion de l’information
Accès aux nouvelles
Accès aux nouveautés juridiques
Abonnement aux différents thèmes
Notification par mail des nouveautés
Espace perso
Enregistrement des requêtes
Enregistrement d‟items sélectionnés
Enfin, il est créé un Forum à savoir un espace réservé,
sans doute initialement, aux membres de la communauté
des juristes appartenant au Ministère de la Justice en vue
de leur permettre l‟échange d‟informations et le partage
d‟expériences.
Le portail ADALA MAROC va constituer rapidement,
en raison de sa conception et sa structure associées à sa
facilité d‟utilisation, une bonne référence démocratique
pour la diffusion de l‟information juridique et judiciaire.
Il ressort aussi qu‟en ce qui concerne l‟informatisation
de l‟appareil judiciaire, pour le moment seules les
juridictions de commerce disposent d‟un système
modulaire performant unifié mais fonctionnant
exclusivement à leur niveau.
Bijlage 9
Mardi 10 juin:
Il était également prévu dans le programme de la
mission la visite et la présentation du système
informatique mis en place pour les juridictions de
commerce.
La visite et la présentation a eu lieu dans le prestigieux
palais abritant le tribunal de commerce et la cour d‟appel
de commerce de Casablanca.
Accueil chaleureux, comme à l‟accoutumée, par
Monsieur le président du tribunal de Commerce de
Casablanca en présence de Monsieur le procureur du
Roi.
Il est procédé à la présentation générale du
fonctionnement de son importante juridiction,
Casablanca étant la capitale économique du pays.
En vue de permettre une appréciation plus concrète du
système informatique mis en place au niveau du tribunal
de commerce et de la Cour d‟appel, les deux abritées au
sein du même bâtiment, le greffier en chef du tribunal de
commerce et les deux ingénieurs, gestionnaires en
permanence du système, sont invités à fournir une série
de renseignements y afférents avant la visite des
différents lieux, tous informatisées et unifiés, suivie des
démonstrations pratiques s‟y rapportant.
Le système mis en place, récemment d‟ailleurs, a été
réalisé par les ingénieurs appartenant au Ministère de la
Justice, soutenus dans certaines tâches par des
techniciens spécialisés ou formés sur le tas. Le système
a été créé sur la base d‟une architecture modulaire
unifiée de manière à rendre chaque service indépendant,
autorisant un accès au module qui lui est affecté aux
seules personnes autorisées tout en permettant aux
responsables de gérer l‟ensemble de manière globale.
Les deux ingénieurs et les techniciens en informatique
qui les assistent sont nommés définitivement auprès de
la juridiction où ils disposent pour eux et leurs appareils
de locaux adaptés et sécurisés. En cas de problème, ils
sont évidemment accessibles et disponibles sur le
champ.
Bijlage 9
A l‟occasion de la visite de ce grand et somptueux
palais exclusivement réservé à la juridiction de
commerce de première instance et d‟appel, nous avons
principalement noté:
-
l‟existence de part et d‟autre de la grande entrée de
plus d‟une dizaine de PC placés sur des bornes
accessibles tant aux avocats, huissiers ou simple
citoyen recherchant des informations relatives aux
affaires inscrites au rôle, aux informations contenues
dans le registre de commerce tels que les
nantissements ou autres renseignements sur la
solvabilité des entreprises, aux dates ainsi qu‟aux
résultats des ventes aux enchères,…
D‟autres bornes d‟information sont également
placées dans les locaux destinés aux avocats en vue
de leur facilité.
Les bornes d‟information performantes et facile
d‟utilisation connaissent une grande affluence et
évitent les longues filles pour de simples demandes
de renseignements aux guichets. Au total, gain de
temps et de travail car l‟information recherchée est
facile à trouver et économise le temps du citoyen
ayant besoin de l‟information comme le temps de
travail du fonctionnaire qui peut vaquer à d‟autres
occupations.
Outre la présence en nombre de ces bornes
informatiques extrêmement utiles, il a été placé dans
chaque salle d‟audience un PC servant au greffier et
lui permettant notamment, grâce à une connexion à
une grand tableau d‟affichage électronique placé à
l‟extérieur de la salle d‟audience de voir quelle est
la cause qui est traitée par la chambre concernée et
l‟ordre des autres affaires qui restent encore inscrites
à l‟audience du jour. Informations également
accessibles au niveau des bornes électroniques.
Parmi les nombreux , locaux et services de la
juridiction consulaire qui furent visités, nous avons
surtout été assez impressionnés par la configuration
judicieuse et agréable des lieux de travail des
magistrats, greffiers et membres du personnel créant
une atmosphère plus propice au travail notamment
sur ordinateur.
Bijlage 9
L‟informatique étant présente dès l‟entrée du
bâtiment, elle dessert l‟ensemble des services qui
sont répartis de manière décentralisée sous le
contrôle du greffier en chef et ses chefs de services.
Ainsi, parmi d‟autres, chaque service disposant de
locaux séparés, le service des jugements ( ou arrêts)
composé de plusieurs fonctionnaires est organisé de
manière telle que le chef de service dispose d‟un
programme lui permettant de vérifier la liste des
décisions déposée ou transmise par les magistrats, de
vérifier quel est le fonctionnaire qui dactylographie
la décision, le nombre de décisions par
fonctionnaire, tel ou tel autre jour. Outre le contrôle
effectué par le chef de service, la décision est
transmise au greffier de la chambre qui effectue un
second contrôle lequel l‟envoi ensuite pour
confirmation finale au magistrat ayant rendu la
décision, tous travaillant à partir de leur bureau sans
déplacement ni perte de temps.
Un autre service, ayant toujours à la tête d‟un groupe
de fonctionnaires un chef de service responsable, est
chargé de la gestion des expertises ordonnées par les
décisions judiciaires. Les décisions désignant un ou
des experts sont enregistrées. Les délais impartis
pour le dépôt du rapport d‟expertise sont mentionnés
et le service dispose d‟un échéancier que les
magistrats comme les parties peuvent consulter et où
sont mentionnés les reports dûment autorisés de
dates de dépôts. Le système génère notamment les
rappels et les listes de expertises en cours.
Le service du registre de commerce, subdivisé en un
premier service destiné aux personnes morales, un
second destiné aux personnes physiques exerçant
une activité commerciale est informatisé mais
fonctionne encore sur la base des anciens registres,
le premier registre de commerce ayant été ouvert en
1927. Le service dispose d‟un programme qui
permet la consultation libre des mentions reprises
dans le registre de toute personne physique ou
morale commerçante. Les extraits peuvent être
commandés via les consoles extérieures disséminées
dans le palais, ou au service même. Les inscriptions
portent sur les renseignements généraux relatives à
la forme de l‟activité, type d‟activité, capital social,
mais aussi sur les nantissements ou voies
d‟exécution en cours. Le tout aboutissant à une plus
Bijlage 9
grande transparence et donc à une meilleure sécurité
dans la conclusion des affaires.
L‟application globale à usage exclusif des tribunaux
et cours d‟appel de commerce est sans doute
performante mais constitue la seule mise en place à
travers le pays.
La visite des différents sites s‟est achevée par une
réunion qui s‟est tenue dans les bureaux de Monsieur
le Procureur Général Mostafa FARES, réunion à
laquelle participaient également Monsieur le
Président du Tribunal de commerce ainsi que
Monsieur le Procureur du Roi de Casablanca.
A l‟occasion de cette réunion, la qualité et la facilité
de fonctionnement du système informatique mis en
place a été évoquée par rapport au fonctionnement
général des juridictions notamment par rapport à la
diminution de l‟arriéré judiciaire.
Bijlage 9
Mercredi 11 juin 2008:
Réunion avec Monsieur Mohamed LIDIDI, Président de
chambre à la Cour Suprême, Secrétaire général du
Ministère de la Justice du Maroc et avec Monsieur
Abdelmajid RHOMIJA, Président de chambre à la Cour
Suprême, Directeur des Etudes, de la Coopération et de
la Modernisation.
Il a été procédé à un échange de vues sur les
programmes et projets MEDA II et ADALA MAROC
ainsi que sur la conception et le fonctionnement de
l‟application globale et modulaire développée au profit
des tribunaux et cours d‟appel de commerce.
La plupart des observations, remarques ou réflexions
figurant dans la note qui suit ont été formulées
verbalement lors de cet entretien, d‟autres sont le fruit
d‟une comparaison, avec un certain recul, de ce que
nous avons appris et vu et ce que nous avons et
connaissons chez nous.
Il est certain que la mission a permis de découvrir une
méthodologie de travail différente, un politique
d‟investissement progressiste, un dynamisme de
développement partagé à tous les niveaux que ce soit au
niveau politique, qu‟au niveau de l‟administration que
celui de la magistrature et du barreau. L‟ensemble de
ces mouvements novateurs, de ces actions concordantes
ont pour finalités, comme dans la plupart sinon tous les
pays démocratiques : l‟efficacité et la transparence de la
justice au service du citoyen.
Bijlage 9
Jeudi 12 juin 2008:
Retour en Belgique
CONSIDERATIONS FINALES
Il nous revient avant toutes choses de souligner la qualité de l‟accueil qui nous a été
réservé du début à la fin de notre mission.
Aspects institutionnels
Même si les institutions judiciaires marocaines ne correspondent pas, surtout au
niveau de leur dénomination, à celles de la Belgique, la structure générale est
identique. Les différences sont d‟ailleurs logiques car elles résultent en partie de
l‟existence d‟institutions de justice anciennes ou adaptées par rapport aux us et
coutumes du pays.
Il est clairement avoué que Sa Majesté le Roi Mohamed VI a voulu, soutenu en cela
par un gouvernement progressiste, donner à la justice du pays les moyens nécessaires
pour se développer, se moderniser pour en définitive être proche du citoyen. Cette
impulsion venant du plus au niveau a reçu un écho enthousiaste tant du milieu
judiciaire que de l‟administration de la justice surtout de la part de sa haute direction.
Sont ainsi nés, pour commencer, les projets MEDA II et ADALA MAROC
actuellement en voie de développement.
Le Ministère de la Justice marocain a d‟ailleurs créé l‟important département des
Etudes, de la Coopération et de la Modernisation dirigé par le haut magistrat,
Monsieur Abdelmajid RHOMIJA, département qui comprend en son sein outre les
fonctionnaires généraux, des juristes une importante cellule composée d‟ingénieurs
d‟Etat spécialement affectés à la réalisation des projets et des programmes.
Il est intéressant de noter la symbiose qui résulte de la proximité d‟un haut magistrat,
directeur du département, connaissant à la perfection tant les rouages de la justice que
ceux de l‟Etat, leur fonctionnement avec des ingénieurs et techniciens chargés de
réalisations informatiques et/ou techniques .
Il est aussi fort intéressant de noter, pour le moment principalement au niveau des
tribunaux et cours d‟appel de commerce, l‟affectation d‟ingénieurs et/ou de
techniciens en informatique auprès des juridictions qui en sont équipées.
Il va de soi que le déploiement d‟un système informatisé global pour l‟ensemble de
l‟institution judiciaire du Maroc, tel que la loi du 10 août 2005 l‟a prévu en Belgique
comme certains autres pays, devra à terme sans doute également être envisagé au
Maroc. En effet, la perspective de systèmes informatisés différents et non compatibles
constitue une voie que le Maroc, en pleine phase de modernisation, ne peut envisager
sans courir le risque plus tard d‟être confronté à un manque de communication rapide
Bijlage 9
et moderne entre les différentes instances, manque de communication inconcevable et
surtout hautement préjudiciable au bon fonctionnement de la justice.
Ce développement global à concevoir dès le début, c‟est à dire actuellement, devra
conduire à un réflexion aussi au niveau institutionnel notamment par rapport à l‟autre
aspect qui sera évoqué ci-dessous à savoir l‟aspect législatif appelé à régir l‟ensemble.
Ensemble à institutionnaliser pour un équilibre optimal et permanent étant donné qu‟il
s‟agit toujours d‟un subtil mariage entre la politique, l‟administration, le monde
judiciaire et la technologie avec ses impératifs.
Aspects législatifs
Les lois donnent vie aux institutions et les institutions, en fonction de certaines
nécessités, que celles-ci soient d‟ordre social, économique ou politique, génèrent
souvent la naissance d‟autres organes de l‟Etat et partant amènent ainsi un autre
travail législatif. Tel va le mouvement. Si en Belgique, comme dans tous les pays de
l‟Union Européenne, il doit être tenu compte des contraintes légales liées aux traités
européens ou conventions internationales, il n‟y a peut-être pas dans le chef de l‟Etat
Marocain de semblables limites pour légiférer, il doit sans doute toutefois veiller à
tenir compte de certaines évolutions des législations en vigueur en matière de droit
informatique.
Le Maroc ne dispose pas encore à ce jour d‟une loi en matière de protection de la vie
privée. Un projet ou une proposition de loi est actuellement en préparation. Cette
prochaine loi devra constituer, comme elle l‟a été dans le cadre des lois Phenix en
Belgique, l‟axe principal autour duquel devront s‟articuler les textes légaux des futurs
éventuels organes de protection et de gestion de l‟informatique au niveau judiciaire.
A cet égard, il est exprimé le vœu que la future législation marocaine puisse tenir
compte des tendances modernes de plus en plus répandues, d‟envisager d‟étendre ,
l‟intrusion de l‟informatique n‟ayant que peu de limites, la protection légale
également vis-à-vis des données relatives aux personnes morales.
Infrastructure, information et informatisation
Les projets mis en place au Maroc ( MEDA II et ADALA MAROC) au niveau de la
justice constituent indéniablement des initiatives intelligentes, modernes et appelées à
garantir une justice plus efficace et transparente et à ce titre plus proche du citoyen.
Il ressort toutefois de ces projets que l‟axe majeur de ceux-ci est l‟information que
l‟informatique permet de mieux véhiculer. Il est certain que l‟information est
essentielle et que c‟est grâce à elle que la justice est en mesure de fonctionner.
D‟ailleurs en Belgique, les trois lois novatrices Phenix n‟ont t‟elles pas été baptisées
«système d‟information Phenix» visant de manière large l‟information tant interne
qu‟externe?
Si le projet MEDA II vise la réalisation d‟un système informatique intégré pour les 44
juridictions de droit commun, il n‟est semble t‟il pas question de prévoir à terme un
système global unifié pour l‟ensemble de l‟institution judiciaire nationale. Le système
informatique intégré vise la gestion des affaires et une base de données juridique et
judicaire. S‟il est question d‟une part de la gestion des affaires, il n‟est pas prévu de
créer un véritable dossier judiciaire électronique ouvert comme le prévoit le système
Bijlage 9
Phenix en Belgique. Si effectivement la gestion des affaires est facilitée grâce à
l‟informatique, ne faut il pas pour garantir un fonctionnement à terme plus performant
de prévoir l‟attribution d‟un rôle actif dans le dossier aux différents acteurs du monde
judiciaire comme surtout sinon principalement les avocats?
D‟autre part, la création d‟une base de données juridique et judiciaire est alignée
en même temps que la création d‟un système documentaire ( bibliothèques) alors que
le projet ADALA MAROC, se fixe pour objectif de constituer une banque de données
réunissant indistinctement les textes de lois, le jurisprudence, les conventions, les
circulaires et des études, rapport soit une espèce de doctrine au sens large.
Quant à la création des cinq centres d‟archives judiciaires régionaux structurés et
informatisés comme le prévoit MEDA? Il s‟agit incontestablement d‟une initiative qui
permettra une gestion intelligente, fiable et efficace des archives via une infrastructure
physique précise conjuguée à une gestion informatisée permettant la localisation
rapide de chacune d‟elles. Ce système d‟archivage régional moderne constitue un
exemple de bonne gestion des archives. Il devrait toutefois être associé, pour être
encore plus efficace, à un scannage systématique des documents archivés en vue
d‟une consultation aisée.
Il semble aussi opportun de souligner qu‟en matière d‟information, une banque de
données jurisprudentielles internes, c‟est-à-dire à usage interne d‟une juridiction ,
constituerait un avantage dans le cadre d‟un harmonieuse et sage justice.
Il est certain que les projets de la justice marocaine force l‟admiration surtout parce
qu‟ils veulent donner à la justice cette transparence qui la rapproche du citoyen qui
par ce biais la comprendra et la fera sienne. Il sera toutefois utile de réfléchir
davantage sur les structures légales et institutionnelles à prévoir.
Bijlage 9
ACTIVITEITENVERSLAG 2009 – RAPPORT D’ACTIVITE DE L’ANNEE 2009
Inhoudsopgave
RAPPORT D'ACTIVITE DE L'ANNEE 2009 --------------------------------------------------- 1
ACTIVITEITENVERSLAG 2009 ------------------------------------------------------------------ 1
Avant propos ................................................................................................................ 2
1. Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice .......................................................... 5
2. Le Protocole Plan échelonné CHEOPS Justice - Détails relatifs à son exécution
........................................................................................................................................ 7
3. Mach (modernisation du programme Mammouth).............................................. 8
4. Plan échelonné CHEOPS ........................................................................................ 9
5. Uniformisering Codes Mach / Cheops ................................................................. 11
6. Juridat ..................................................................................................................... 18
7. UTU (Universele Thesaurus Universel) ............................................................... 23
8. Pli Judiciaire ........................................................................................................... 26
9. CTI /ICT ................................................................................................................. 27
10. Task Force ............................................................................................................ 28
11. E-Justice ................................................................................................................ 29
12. E-Paiements .......................................................................................................... 30
13. Iudexnet ................................................................................................................ 31
14. Groupe de travail SPF Justice et le SPF Emploi, travail et concertation
sociale .......................................................................................................................... 32
15. Commission de modernisation de la justice....................................................... 33
16. Bureau permanent des statistiques et de mesure de la charge du travail....... 34
17. Réunions du Comité de gestion ........................................................................... 35
18. Contacts extérieurs - Missions ............................................................................ 36
Bijlage 9
19 Budgettaire Vooruitzichten .................................................................................. 37
1. Voorafgaande opmerking..................................................................................... 37
2. Personeel.............................................................................................................. 37
3. Zitpenningen en verplaatsingskosten beheerscomité ........................................... 38
4. Werkingsuitgaven voor het personeel .................................................................. 38
5. Inhuring................................................................................................................ 38
6. Diverse ................................................................................................................. 39
7. Samengevat .......................................................................................................... 39
Bijlagen : ..................................................................................................................... 43
BIJLAGE 1 ................................................................................................................. 44
PROTOCOL ............................................................................................................... 44
ANNEXE 1 .................................................................................................................. 44
PROTOCOLE ............................................................................................................ 44
BIJLAGE 2 ................................................................................................................. 53
De informatisering van Justitie : ................................................................................ 53
stand van zaken ? ........................................................................................................ 53
ANNEXE 2 .................................................................................................................. 53
L’informatisation de la Justice: ................................................................................. 53
état de la situation ....................................................................................................... 53
BIJLAGE 3 ................................................................................................................. 88
Brief van 08 oktober 2008 aan de ............................................................................... 88
Minister van Justitie.................................................................................................... 88
ANNEXE 3 .................................................................................................................. 88
Lettre du 08 octobre 2008 au ...................................................................................... 88
Ministre de la Justice .................................................................................................. 88
BIJLAGE 4 ................................................................................................................. 92
Brief van 08 december 2008 aan de ........................................................................... 92
ANNEXE 4 .................................................................................................................. 92
Lettre du 08 décembre 2008 au................................................................................... 92
Bijlage 9
BIJLAGE 5 ................................................................................................................. 95
Brief van 07 januari 2009 aan de ............................................................................... 95
ANNEXE 5 .................................................................................................................. 95
Lettre du 07 janvier 2009 au ....................................................................................... 95
BIJLAGE 6 ................................................................................................................. 98
Mail van 26 januari 2009 aan de................................................................................ 98
Directeur van de Beleidscel ........................................................................................ 98
ANNEXE 6 .................................................................................................................. 98
Mail du 26 janvier 2009 au ......................................................................................... 98
Directeur de la Cellule Stratégique ............................................................................ 98
BIJLAGE 7 ............................................................................................................... 100
Brief van 09 februari 2009........................................................................................ 100
aan de Minister van Justitie...................................................................................... 100
ANNEXE 7 ................................................................................................................ 100
Lettre du 09 février 2009 au ..................................................................................... 100
Ministre de la Justice ................................................................................................ 100
BIJLAGE 8 a)........................................................................................................... 102
Mail van 16 juli 2008 aan Beleidscel ....................................................................... 102
in verband met ontwerp lastencohier ....................................................................... 102
ANNEXE 8 a) ........................................................................................................... 102
Mail du 16 juillet 2008 à la ....................................................................................... 102
Cellule Stratégique en relation avec ......................................................................... 102
le cahier des charges ................................................................................................. 102
BIJLAGE 8 b) .......................................................................................................... 106
Bijlage 9
Nota betreffende het .................................................................................................. 106
‘Ontwerp lastencohier REA burgerlijk’ ................................................................... 106
ANNEXE 8 b) ........................................................................................................... 106
Note concernant la ‘projet de cahier ........................................................................ 106
des charges TPI civil’ ................................................................................................ 106
BIJLAGE 9 ............................................................................................................... 129
Rapport zending Marokko ........................................................................................ 129
ANNEXE 9 ................................................................................................................ 129
Rapport de mission Maroc ........................................................................................ 129
Bijlage 9

L`article 21 de la loi du 10 août 2005 instituant le système d

Transcription

Similar documents

Contrast between dark and light, straight and curved - Beta-Plus

26 27 A traditional Mediterranean house in Sainte Maxime with a

fod commissie kansspel

Real Estate Gazette

Arie Aardvarken

principes en eisen

AN EXCEPTIONAL CHALET IN THE SWISS ALPS

Bijlage Bachelor opdracht

chinéma direct

Mustafa Y

de beste patissiers en chocolatiers van belgië les meilleurs

PDF magazine

new collection autumn winter 2013-2014

La BD numérique - Festival Anima

Programma - Festival Anima

1 - Toshiba

memorie met verantwoording d.d. 3 oktober 2012 van NCF/EKC aan

Jaarverslag 2013 - Privacy Commission

Nummer 2 /2005

CAO Nederlandse Universiteiten

Wie is en wat doet het ACV