Benutzerhandbuch

Benutzerhandbuch
immonetManager
Version 3.1
Stand: Januar 2016
1
Inhaltsverzeichnis
Vorwort3
Wir sind für Sie da
4
Systemvoraussetzungen für den Einsatz des immonetManagers
5
Anmeldung für die Web-Applikation und Basiseinstellungen
6
Anmeldung für die iPad App
61
Hinweise zur Bedienung der immonetManager App
62
Struktureller Aufbau des immonetManagers
63
Suche nach Kontakten (Personen) und Immobilien (Objekten)
66
Der Exportmanager 72
Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakt-Kartei
78
Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei
103
Präsentationsmodus in der iPad App
125
E-Mail-Management137
E-Mail-Management in der iPad App
143
Termin- und Aufgaben-Management
145
Auswertungen150
Vorwort
Sehr geehrter Anwender,
vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software „immonetManager“ entschieden haben.
Mit dem immonetManager halten Sie eine neue Generation von Immobilien-Software in den Händen, die
Sie bei allen maßgeblichen Aufgaben in Ihrem Tagesgeschäft unterstützt. Dazu zählen Kundenberatung,
der Versand von Angeboten, der Verkaufsprozess sowie die Bewerbung Ihrer Immobilien in den großen
Immobilienportalen. Die Philosophie unseres Produkts lautet: „einfach & mobil“.
Der immonetManager bietet zwei Anwendungsmöglichkeiten:
1) Eine browserbasierte Web-Anwendung, mit der Sie von jedem internetfähigen Computer
aus auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen können.
2) Eine Anwendung (App) für das Apple iPad, über die Sie online und standortunabhängig alle
geschäftsrelevanten Informationen abrufen und bearbeiten können.
Beide Komponenten bleiben – bei bestehender Onlineverbindung – automatisch auf dem gleichen
Datenstand und ermöglichen Ihnen das perfekte Zusammenspiel mit Ihrem BackOffice.
Viel Spaß mit dem immonetManager – und lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir Ihnen den Arbeitsalltag
mit unserer Software ein Stück weit erleichtern konnten.
Ihr immonetManager-Team
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Wir sind für Sie da
Fragen zur Technik, zu den Basiseinstellungen im administrativen Programmteil, zur Bedienung der Software oder zum
Apple iPad beantwortet Ihnen gern unsere technische Hotline:
Telefon: +49 40 3 47 – 2 89 00
E-Mail:software-support@immonet.de
Bei allen Fragen zu Ihrem Vertrag oder Ihrer Rechnung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung:
Telefon: +49 40 3 47 – 2 89 00
Fax: +49 40 3 47 – 2 89 99
E-Mail:kundenbetreuung@immonet.de
Für eine individuelle Beratung zum Einsatz des immonetManagers in Ihrem Unternehmen, für Lizenzerweiterungen,
Anwenderschulungen oder für Anregungen zu Optimierungen der Software steht Ihnen unser Software-Team gern zur
Verfügung:
Telefon: +49 40 33 39 – 16 60
Fax:
+49 40 33 39 – 16 65
E-Mail: software-vertrieb@immonet.de
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Systemvoraussetzungen
für den Einsatz des immonetManagers
Der immonetManager ist eine reine Online-Lösung und somit unabhängig von spezifischen Hardware-Anforderungen. Für
die optimale Nutzung des immonetManagers empfehlen wir folgende Minimalausstattung an Ihr Computersystem.
Hardware (PC & MAC):
Arbeitsspeicher mind. 1 GB, Prozessor mind. 1.5 GHz, Bildschirmauflösung mind. 1024 x 768
Browser:
Internet Explorer ab Version 11, Firefox ab Version 30
Internetanbindung:
DSL mit mind. 1 MBit (z. B.: DSL 1.000)
Mobile Anwendung (immonetManager App):
Apple iPad 2 (oder höher), andere Endgeräte werden nicht unterstützt.
Allgemeine Informationen / Installationsanleitung:
Die Web-Anwendung und die iPad App des immonetManagers sind eigenständige Programmkomponenten. Das Programm
kann auch ausschließlich über die Web-Anwendung auf einem Desktopcomputer oder Notebook genutzt werden, falls kein
iPad vorhanden ist.
Die immonetManager App wird ausschließlich über den App Store ausgeliefert und bei Verfügbarkeit von Updates
auch über diesen Weg aktualisiert.
Die Installation der immonetManager App und auch aller sonstiger im App Store angebotenen Apps, ist nur mit einer
Apple-ID möglich. Wir haben Ihnen für die Erstellung einer Apple-ID und der Installation der App eine ausführliche
Schritt für Schritt Anleitung zusammengestellt. Diese können Sie unter dem folgenden Link abrufen:
https://info.immonet.de/u/nrd.php?p=$uid$_$llid$_247982_57_18
Updates / neue Funktionen:
Alle Informationen rund um neue Funktionen und eine Updateanleitung finden Sie unter:
www.immonetmanager.de/update
5
Erste Anmeldung im Programm
und Basiseinstellungen
Innerhalb weniger Tage nach Ihrer Bestellung erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten zum ersten Login in den immonetManager.
Bitte melden Sie sich als erstes in der Web-Anwendung an.
Bitte gehen Sie anschließend in den Bereich „Administration“ des immonetManagers und nehmen Sie dort alle erforderlichen Einstellungen und Eingaben vor.
Bei Fragen zu diesem Bereich unterstützt Sie gern unsere technische Hotline: +49 40 3 47 – 2 89 00
oder per E-Mail unter software-support@immonet.de.
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Administration
Firmendaten – Allgemein
Bitte hinterlegen Sie hier alle Stammdaten zu Ihrem Unternehmen. Die Eingabefelder sind in Abhängigkeit von der Rechtsform Ihres Unternehmens auszufüllen. Die von Ihnen hinterlegten Angaben werden vom Programm automatisch in die aus
dem immonetManager erzeugten Exposés und Dokumente eingepflegt. Bitte überprüfen Sie die automatische Einbindung
Ihrer Daten in Ihren Korrespondenzen.
7
Administration
Benutzerverwaltung
Wird der ImmonetManager von mehreren Mitarbeitern genutzt, können Sie diese in der Benutzerverwaltung hinterlegen.
Der erste Benutzer-Account wird von Immonet als Basis-Account direkt angelegt und trägt den Berechtigungsstatus
„Chefmakler“.
Der „Chefmakler-Account“ besitzt
gegenüber dem „Makler-Account“
übergeordnete Berechtigungen und
kann von Ihnen selbst auch nicht
deaktiviert werden.
Weitere Benutzer können Sie durch
einen Klick auf die verlinkte Überschrift „Neuer Benutzer“ anlegen.
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Vervollständigen Sie im oberen Bereich der Seite ggf. die Stammdaten.
Im unteren Bereich der Seite haben Sie nun die Möglichkeit, einem angelegten Benutzer bestimmte Berechtigungen
zuzuweisen, die dieser für Kontakte, Immobilien, sowie geteilte Termine, Aufgaben und Aktivitäten haben soll, an denen
er – oder ein anderer Benutzer – als Bearbeiter oder Vertreter angegeben ist.
Die Berechtigungen teilen sich in „Anzeigen“ und “Bearbeiten“ auf, wobei „Bearbeiten“ die Änderung und Löschung von
Daten beinhaltet. Beim Bearbeitungsrecht für Immobilien wird außerdem in „Eingeschränktes Bearbeiten“ und „Vollständiges Bearbeiten“ unterschieden. „Eingeschränktes Bearbeiten“ erlaubt eine Bearbeitung nur, wenn sich die betreffende
Immobilie nicht im Status „Aktive Vermarktung“ befindet. Um solche Immobilien bearbeiten zu können, muss das Recht
„Vollständiges Bearbeiten“ erteilt worden sein. Die Berechtigungen für „Geteilte Termine/Aufgaben/Aktivitäten“ wirken sich
nicht aus, wenn der Termin, die Aufgabe bzw. die Aktivität nicht büroweit geteilt wurden.
Wenn ein Benutzer kein „Anzeige“-Recht auf Kontakte und Immobilien eines anderen Benutzers hat, so werden ihm diese
Kontakte und Immobilien als „gesperrt“ angezeigt. In folgendem Beispiel kann ein Benutzer einen Termin sehen, hat aber
kein „Anzeige“-Recht für die Immobilien des Bearbeiters der verknüpften Immobilie – deshalb wird diese als „gesperrt“
dargestellt.
9
Am gesperrten Element wird immer dessen Bearbeiter angezeigt, an Kontakten und Immobilien auch deren Nummer.
Dadurch kann ein Benutzer, dem ein Element nicht angezeigt wird, bei Bedarf beim entsprechenden Bearbeiter nähere
Informationen einholen. Fall Sie dies nicht wünschen und jedem Benutzer eine „bereinigte“ Ansicht zur Verfügung stellen
wollen, in der ihm nur seine eigenen Elemente angezeigt werden, können Sie unter „Globale Einstellungen“ auch einstellen,
dass gesperrte Elemente in Listen nicht angezeigt werden sollen.
Unter den Berechtigungen können Sie angeben, ob diesem Benutzer eine Überschreitung von Exportkontingenten gestattet
ist. Diese Exportkontingente können Sie unter „Immobilienportale“ pro Portal hinterlegen.
Die Anzahl der Benutzerkonten im ImmonetManager ist standardmäßig auf drei Benutzer beschränkt. Wenn Sie weitere
Benutzer hinterlegen möchten, so bitten wir um Kontaktaufnahme mit dem Software-Team: Tel. +49 40 33 39 - 1 66 0 oder
per E-Mail unter software-support@immonet.de.
10
Administration
Globale Einstellungen – Allgemein
Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen in Ihrem immonetManager vor. Eine Erläuterung
zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie nachstehend.
Gern unterstützen wir Sie bei der Hinterlegung Ihrer individuellen Einstellungen:
Software-Support
Tel. +49 40 3 47- 2 89 00 oder per E-Mail unter software-support@immonet.de.
11
Fortsetzung Screenshot
12
Administration
Globale Einstellungen
Als Chefmakler können Sie in den globalen Einstellungen
festlegen, ob E-Mails, Aktivitäten, Aufgaben und Termine
mit Objekt- oder Kontaktbezug im Büro standardmäßig geteilt werden oder vertraulich sind. Liegt kein Objekt- oder
Kontaktbezug vor, sind E-Mails in jedem Fall vertraulich.
Wir empfehlen Ihnen die Einstellung „Ja“, da Sie so im Büro
auf alle relevanten Informationen Zugriff haben.
Weiterhin bestimmen Sie, welche Eingabefelder in der Kontaktkartei Pflichtfelder sind (Straße, PLZ, Ort, Vorname).
Zudem können Sie die globale Berechtigung der Anwender
zur gegenseitigen Einsicht in die persönlichen Terminkalender festlegen.
Unabhängig von der globalen Einstellung „im Büro teilen“
oder „nicht im Büro teilen“, sind alle Vertriebsaktivitäten
künftig in der Historie sichtbar. Sind sie geteilt, können Sie
vollständig eingesehen werden. Sind sie vertraulich, werden sie in verkürzter Form dargestellt.
Um eine einheitliche Kommunikation nach außen zu gewährleisten haben Sie unter „E-Mail Außendarstellung“ die
Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse anzugeben, die dann immer in allen Anschreiben und Exposés (statt der Adresse
des Chefmaklers/Maklers) verwendet wird. Diese E-MailAdresse muss sich bei Ihnen auch in Verwendung befinden,
damit Portalanfragen auch weiterhin korrekt eingelesen
werden können.
Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Termine grundsätzlich immer für alle Benutzer des Systems sichtbar sein
sollen oder nur für den Chefmakler. Um überfällige Aufgaben
im Blick zu behalten, können Sie deren Fälligkeitsdatum
außerdem automatisch auf den aktuellen Tag legen.
Portalanfragen können beim Eingang automatisch mit
einem Standardtext beantwortet werden. Voraussetzung
für die automatische Beantwortung einer Portalanfrage ist
das Ausfüllen der „Vorlage für automatische Beantwortung
von Portalanfragen“. Hiermit können Sie vom Absender
z. B. automatisch eine Einwilligung zur sofortigen Tätigkeit
einholen und ihm zusätzlich die Widerrufsbelehrung für
Verbraucher und ein Muster-Widerrufsformular zusenden.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie im Anbieterbereich
von Immonet unter „Meine Daten“ das Häkchen am Feld
„Ich möchte keine Kontaktanfragen als Kopie per E-Mail
erhalten“ setzen können. Dadurch erhält Ihr Büro eine Portalanfrage lediglich ein Mal und es wird auch immer nur
eine automatische Beantwortung an den Interessenten gesendet. Ist das Häkchen nicht gesetzt, so erhält Ihr Büro
bei folgender Konstellation eine Portalanfrage immer zwei
Mal: Die in „Meine Daten“ eingetragene E-Mail-Adresse ist
eine andere, als die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
bei der angefragten Immobilie. Dadurch würden vom
immonetManager auch zwei automatische Beantwortungen an den Interessenten geschickt!
Zu guter Letzt können Sie hinterlegen, ob künftig entsprechende Gesuche auf Basis von Portalanfragen vom
immonetManager vorgeschlagen werden sollen.
Hinweis!
Die Eingabefelder Vorname und Nachname sind standardmäßig als Pflichteingabefelder im immonetManager hinterlegt. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, dass
eine Deaktivierung der Pflichtfelder unter Umständen zu
einer Vielzahl unvollständiger Datensätze führen kann.
Sie können standardmäßig Grußmails am Geburtstag eines
Kontakts versenden. Diese Funktion können Sie entweder
für alle Kontakte aktivieren und dann bei bestimmten Kontakten individuell ausschließen oder alternativ pro Kontakt
eine individuelle Entscheidung treffen (Einzelaktivierung).
Kontakte, für die die Zustimmung zur Kontaktaufnahme
nicht vorliegt, bekommen generell keine Geburtstags-Mail.
Voraussetzung für die Versendung einer Geburtstags-Mail
ist außerdem das Ausfüllen der „Vorlage für GeburtstagsMail“ und die Angabe des Geburtstags sowie der E-MailAdresse am Kontakt.
13
Administration
Die Pflichteingabefelder in der Kontaktkartei sind an der hellblauen Unterlegung der Eingabefelder erkennbar.
14
Administration
Globale Einstellungen – Logo
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo als Datei in den immonetManager einzubinden. Durch diese Hinterlegung
wird es automatisch in das vom Programm erzeugte Exposé sowie Ihre Anschreiben eingefügt.
Beispiel: Anschreiben
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Administration
Globale Einstellungen – Toleranzwerte für Abgleiche und Gesuchsvorschläge
Der immonetManager gleicht die Gesuchswünsche Ihrer Immobilien-Interessenten automatisch mit Ihrem Immobilienangebot ab.
Um möglichst viele passende Immobilien als auch Kontakte aus Ihrem Bestand zu finden, haben Sie in diesem Bereich
eine globale Einstellmöglichkeit, Toleranzwerte für die im Programm hinterlegten Gesuchswünsche festzulegen. Auf diese
Weise können Sie die Gesuchswünsche über ein gröberes Suchraster in Ihrer Datenbank abprüfen lassen.
Wir empfehlen Ihnen, die Toleranzwerte in einer geeigneten Relation zu Ihrem Immobilienangebot und Ihrer Kundenstruktur
voreinzustellen. Es bedarf bei Ihren Einstellungen ggf. eines anfänglichen Experimentierens mit den Toleranzwerten
sowie einer gelegentlichen Nachjustierung der Einstellungen z. B. bei Veränderung Ihres Immobilienangebots bzw. Ihrer
Kundenstruktur.
Eine allgemeingültige Empfehlung für die „richtigen Einstellungen“ der Toleranzwerte kann von uns daher nicht gegeben
werden.
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Administration
Globale Einstellungen – E-Mail-Einstellungen Zentrale + Abwesenheitsbenachrichtigung
Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, diverse Einstellungen für den E-Mail-Verkehr mit dem immonetManager
vorzunehmen. Hierzu gehört neben der Einrichtung der zentralen E-Mail-Adresse zum Senden und Empfangen von
E-Mails auch die Zuordnung der Adresse zu einem Benutzer. Desweiteren können Sie die Sichtbarkeit der Zentral-E-Mails
steuern und eine Abwesenheitsnotiz festlegen sowie bei Bedarf aktivieren.
Screenshot Fortsetzung
auf der nächsten Seite
17
Wenn Sie sich bei den im Programm zu hinterlegenden Angaben zu Ihrem IMAP-Server unsicher sind, dann bitten wir Sie, sich an Ihren
E-Mail-Provider bzw. an Ihren EDV-Betreuer
zu wenden. Erfahrungsgemäß können Ihnen
diese die benötigten Angaben problemlos zur
Verfügung stellen.
Sollten Sie bei der Hinterlegung der für Ihr
Unternehmen erforderlichen Einstellungen
Hilfe benötigen, so steht Ihnen unser SoftwareSupport unter Tel: +49 40 3 47 – 2 89 00 oder per
E-Mail unter software-support@immonet.de
gern beratend zur Seite.
Bitte denken Sie daran, alle von Ihnen vorgenommenen Einstellungen abschließend mit
einem Klick auf den Button „Einstellungen
speichern“ zu sichern.
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Administration
Globale Einstellungen – Zeitraum für iPad-Synchronisation
In diesem Bereich legen Sie fest, für welchen Zeitraum Aktivitäten, Termine, Aufgaben und E-Mails mit dem iPad synchronisiert werden sollen. Standardmäßig werden auf das iPad die Daten der letzten 3 Monate übertragen. Eine Änderung der
Einstellung wird erst wirksam, wenn Sie das iPad zurücksetzen (unter dem Punkt „Synchronisierung“).
Globale Einstellungen – Primärsystem
Unter diesem Menüpunkt können Sie festlegen, ob Sie den immonetManager als Primärsystem verwenden möchten.
Damit Sie alle Funktionen des immonetManagers nutzen können, empfehlen wir Ihnen dringend den immonetManager als
Primärsystem zu nutzen.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Allgemein
In diesem Bereich finden Sie zahlreiche Vorlagen für unterschiedliche Funktionen, die sich auf E-Mails stützen. Bei diesen
Funktionen handelt es sich um den Angebotsprozess, die Kontaktvervollständigung, die automatische Beantwortung von
Portalanfragen sowie die automatische Versendung von Geburtstags-Mails.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für Angebote
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage für Angebote im immonetManager zu hinterlegen. Diese wird vom Programm
automatisch bei der Angebotserstellung (Immobilie anbieten) in Ihr Begleitschreiben (E-Mail, Brief, Fax) eingefügt. Vor
Ausdruck bzw. Versendung Ihres Angebots können Sie den Text gemäß Ihren individuellen Wünschen ändern.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für Angebote und Kontaktvervollständigung
Beim Eingang einer Portalanfrage erkennt der immonetManager automatisch, welche Kontaktdaten der Interessent hinterlegt
hat. Wenn bestimmte Kontaktdaten (Nachname, ggf. Firma und/oder Telefonnummer) fehlen, stellt Ihnen der immonetManager
bei der Speicherung des Kontakts folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
1.
2.
3.
4.
dem Anfragenden die Immobilie ganz regulär anbieten.
dem Anfragenden die Immobilie anbieten und zusätzlich die Kontaktdaten erbitten.
dem Anfragenden die Immobilie nicht anbieten und stattdessen um Vervollständigung der Kontaktdaten bitten.
Nur den Kontakt speichern und keinen der obigen Schritte durchführen
Möglichkeit 1 wird über die „Vorlage für Angebote“ auf der vorigen Seite abgedeckt. Möglichkeit 2 wird über das unten
abgebildete Formular behandelt. Hiermit schicken Sie dem Interessenten das Angebot und bitten diesen außerdem, über
ein verlinktes Kontaktformular seine Kontaktdaten zu vervollständigen. Vor dem Versenden dieser Mail haben Sie auch hier
die Möglichkeit, den Text der Vorlage nach Ihren individuellen Wünschen zu verändern.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für Kontaktvervollständigung statt Angebotsversand
Diese Vorlage behandelt die Möglichkeit 3 aus dem auf der vorigen Seite beschriebenen Ablauf beim Eingang einer
Portalanfrage. In dieser Vorlage steht somit der Text, den Sie einem Interessenten schicken können, wenn Sie ihn um die
Vervollständigung seiner Kontaktdaten bitten wollen, anstatt ihm das Angebot zu übersenden.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für Kontaktvervollständigung bei Bestandskunden
Sie können eine Bitte um Kontaktdatenvervollständigung nicht nur im Rahmen des Angebotsprozesses an neue Kontakte
senden, sondern auch an bereits bestehende. Sie haben hierfür im Bereich „Stammdaten“ die Möglichkeit, eine „Bitte um
Datenvervollständigung“ zu versenden. Diese wird dann mit unten stehender Vorlage vorbelegt.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für automatische Beantwortung von Portalanfragen
Im Bereich „Globale Einstellungen“ können Sie die Funktion „Portalanfragen automatisch beantworten“ aktivieren. Ist diese Funktion aktiv, so wird bei Eingang einer Portalanfrage automatisch vom immonetManager eine E-Mail mit dem unten
stehenden Text versendet. Sie haben also vor der Versendung keine Möglichkeit mehr, den Text anzupassen.
Die E-Mail-Vorlage ist standardmäßig mit einer Bitte um Einwilligung zur sofortigen Maklertätigkeit vor Ablauf der Widerrufsfrist, der Widerrufsbelehrung und einem Muster-Widerrufsformular vorbelegt. Sie können diesen Text natürlich auf Ihre
eigenen Wünsche hin anpassen.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für automatische Geburtstags-Mails
Im Bereich „Globale Einstellungen“ können Sie die Funktion „Automatische Geburtstags-Mails“ aktivieren. Ist diese Funktion
aktiv, so wird einem Kontakt an seinem Geburtstag automatisch vom immonetManager eine E-Mail mit dem unten stehenden
Text geschickt. Sie haben also vor der Versendung keine Möglichkeit mehr, den Text anzupassen.
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Administration
E-Mail-Vorlagen – Vorlage für Terminbestätigung
Sie können nach der Erstellung eines Termins eine Terminbestätigung per E-Mail an den Terminteilnehmer versenden.
Diese E-Mail wird dann mit dem Text der „Vorlage für Terminbestätigung“ vorbelegt.
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Administration
Textbausteine
In diesem Bereich können Sie Textbausteine anlegen, die dann später mit wenigen Klicks für Objektbeschreibungen,
E-Mails und Anschreiben verwendet werden können. Die Textbausteine sind in Kategorien aufgeteilt. Wenn Sie sehr viele
Textbausteine erstellt haben, können Sie diese über die Kategorien schnell und einfach auffinden.
Unter „Globale Einstellungen“ finden Sie im Bereich „Einstellungen“ eine Möglichkeit festzulegen, ob Textbausteine nur
vom Chefmakler oder auch von Maklern erstellt werden können. Als Chefmakler haben Sie zusätzlich die Möglichkeit,
erstellte Textbausteine auch für andere Makler sichtbar zu schalten.
Ein neuer Textbaustein kann durch Aufklappen des Bereichs „Neuen Textbaustein erstellen“ angelegt werden.
28
Administration
Textbausteine
Neben dem Text selbst legen Sie hier die Kategorie und die Sichtbarkeit für Makler fest. Außerdem geben Sie hier einen
Titel an, unter dem der Textbaustein dann (unterhalb der Kategorie) im Texteditor auffindbar ist.
Erstellte Textbausteine werden unter dem Bereich „Neuen Textbaustein erstellen“ in einem eigenen Bereich zusammengefasst, der mit dem Namen der Kategorie versehen ist. Dort können die Textbausteine auch nachträglich geändert werden.
29
Administration
Textbausteine – Verwendung
Um Textbausteine zu verwenden (z.B. beim Anlegen einer Immobilie) finden Sie im Texteditor einen Button mit der
Beschriftung „Textbausteine“. Dort sind die Textbausteine nach Kategorie hierarchisch sortiert.
Für das iPad gilt dies analog: Sie finden hier über dem Texteditor den Button „Textbausteine“.
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Administration
Büroweite Dokumente – Allgemein
In diesem Bereich können Sie Dokumente hochladen, die Sie zur büroweiten Verwendung benötigen. Sie können diese
Dokumente an Angebote oder normale E-Mails anhängen oder sie an Terminen, Aufgaben und Aktivitäten hinterlegen.
Außerdem können Sie diese Dokumente – sofern es sich um PDFs handelt – an einer Immobilie in den Bereich „Öffentliche
Dokumente“ übernehmen, um diese in die Portale zu übertragen.
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Administration
PDF-Exposé – Allgemein
Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen für die automatisierte PDF-Exposé-Erstellung
vor. Die Einstellungen werden automatisch für alle PDF-Exposés übernommen und können größtenteils vor dem Versand
des PDF-Exposés geändert werden. Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie auf den folgenden Seiten.
Über den einzelnen Menüpunkten finden Sie außerdem den Punkt „Exposé-Erstellung“, in dem Sie festlegen können, ob
Sie das automatisch vom immonetManager generierte PDF-Exposé verwenden wollen oder stattdessen ein selbst
erstelltes PDF-Exposé verwenden. In diesem Fall wird dann vom immonetManager weiterhin sichergestellt, dass der
Exposé-Versand auch als Aktivität verbucht wird.
32
Administration
PDF Exposé – Inhalt
Im Bereich „Inhalt“ geben Sie an, welche Informationen im PDF-Exposé erscheinen. Zentral ist hier die Einstellung
„Umfang“, die die möglichen Einstellungen „Kurz-Exposé“, „Lang-Exposé“ und „Vollständiges Exposé“ enthält. Je nach
Einstellung werden dann unterschiedliche Informationen der Immobilie im PDF-Exposé angezeigt. Eine Aufstellung darüber, welche Information in welcher Einstellung angezeigt wird finden Sie auf der übernächsten Seite.
Eine weitere wichtige Einstellung
verbirgt sich hinter „Abschlusstext“.
Je nachdem, ob Sie ein PDF-Exposé
an einen privaten Kontakt oder eine
geschäftlichen Kontakt versenden
wollen können Sie auswählen,
welcher Abschlusstext verwendet
werden soll.
Neben dem Umfang und den Abschlusstexten können Sie noch zahlreiche weitere Inhalte konfigurieren,
deren Funktionsweise jeweils direkt
an der Einstellung erläutert ist.
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Cluster
Kurz
Lang
Vollständig
Datenfelder
Grunddaten
Basis
Objekt-, Nutzungs-, Vertragsart, Objektzustand, Baujahr,
Zimmer, Wohnfläche, Grundstücksfläche, Nutzfläche, Büro-/
Praxisfläche, Verkaufsfläche, Gastraumfläche, Gesamtfläche,
Exposé-Überschrift, Eigene Objekt-nummer, Immonet-Nr.
Ansprechpartner
Basis
Titel, Zusatz, Vorname, Nachname, Tel-Geschäft, E-Mail,
Firmenname, Straße, Nr., PLZ, Ort, URL
Preisangaben
Basis
Kaufpreis, Miete zzgl. NK, Pauschalmiete i.d.R. inkl. Nebenkosten, Pacht, Erbpacht, Garagen-/Stellplatz-Kaufpreis,
Betriebskosten, Heizkosten, Miete inkl. NK, Kaution /Genossenschaftsanteile, Nebenkosten, Garagen-/Stellplatzmiete,
Abstand
Courtage
Basis
Außencourtage, Außencourtage Art, Courtage-Text, CourtageAbbinder
Exposé-Bild(er)
Basis
Erstes Bild mit Bildunterschrift, ggf. weitere Bilder
Objektbeschreibung
Basis
Objektbeschreibungstext
Lagebeschreibung
Basis
Lagebeschreibungstext
Alle Texte
Nein
Ja
Ja
Ausstattung, Sonst., Bebaubarkeit, Erschließungstext
Wichtige Details
Basis
Küche, Balkon
Energieausweis
Basis
Energieausweistyp, Endenergiebedarf, Energieverbrauchskennwert, Energieverbrauch für Warmwasser enthalten,
Energiepass gültig bis
Alle Bilder & Grundrisse
Alle Preise
Alle Flächen
Alle Zimmerangaben
Nein
Nein
Nein
Nein
Ja
Nein
Nein
Nein
Ja
Ja
Kaufpreis/m², Hausgeld pro Monat, Nettorendite, Kaufpreisfaktor, Mieteinnahmen pro Jahr, Monatsmiete, Mietpreis/m²,
Mietzuschläge, Preis pro Tag, Preis pro Woche, Erbbaurecht,
Erbbauzins, Preis/Zeiteinheit
Ja
Grundstücksfront, Kellerfläche, Balkon /Terrasse, Dachbodenfläche, Fläche teilbar ab, Gartenfläche, Schaufensterfront, Ladenfläche, Lagerfläche, Verwaltungsfläche, Beheizbare Fläche, Freifläche
Ja
Anzahl Schlafzimmer, Anzahl Badezimmer, Anzahl Balkone/
Terrassen, Büro-/Praxiseinheiten, Ladeneinheiten, Anzahl
Betten, Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Anzahl Parkflächen, Anzahl Tagungsräume
Alle weiteren Details
Nein
Nein
Ja
Bad, Etage, Heizung, Stellplatz, Garage, Tiefgarage, Anzahl
Etagen, Dachform, Ausblick, Ausrichtung, Fußboden, Energiehaus, Deckenhöhe, Deckenbelastung, Lastenaufzug,
Erschließung, WG-geeignet, Haustiere
Alle Ausstattungsinfos
Nein
Nein
Ja
Features
Besichtigungstermine
Basis
Eigentümer
Basis
Verfügbarkeit
Nein
Nein
Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
Ja
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Administration
PDF Exposé – Vorlage
Im immonetManager können Sie generell zwei Arten von Vorlagen für die automatische Erstellung eines PDF-Exposés
verwenden:
Eine von drei unterschiedlich gestalteten immonetManager-Vorlagen.
Eine eigene Vorlage, die Sie im Menüpunkt „PDF-Vorlagen“ hochladen können.
Diese Vorlagen sind außerdem noch in Hoch- und Querformatvorlagen aufgeteilt.
Bei eigenen Vorlagen geben Sie den Kopf- und Fußteil für das PDF-Exposé vor. Das Layout des Deckblatts Ihrer eigener
PDF-Vorlagen wird analog der immonetManager-Vorlage „Zeitlos“ gesetzt.
Für immonetManager-Vorlagen können Sie ein Farbschema festlegen, um bestimmte Layoutelemente z. B. in Ihren
Unternehmensfarben darstellen zu können.
35
Administration
PDF Exposé – Bilder und Texte
In diesem Bereich können Sie die Schriftart und –farbe vorgeben sowie das Layout des Textes (ein- oder zweispaltig) vorgeben. Darüber hinaus können Sie angeben, wie viele Bilder im PDF-Exposé pro Seite angezeigt werden sollen.
36
Administration
PDF-Exposé – Texte
(AGB, Kontakthinweis etc.)
Unter diesem Menüpunkt haben Sie
die Möglichkeit, das automatisch vom
immonetManager erzeugte Exposé
um eigene Texte-Passagen zu erweitern. Somit können Sie das Exposé
noch weiter auf Ihr Unternehmen
individualisieren. Die Erweiterungsmöglichkeiten beziehen sich auf die
a)Widerrufsbelehrung für Verbraucher
b)AGB für Privatkunden
c)AGB für Geschäftskunden
d Abschlusstext oder Abschlusshin weis für Mietimmobilien
e)Abschlusstext oder Abschlusshin weis für Kaufimmobilien
f)Kontakthinweis
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Administration
PDF-Exposé – Standard für den Dateinamen beim Versand
Legen Sie hier fest, mit welchem Dateinamen Ihre PDF-Exposés standardmäßig versendet werden sollen. Der Platzhalter
#IMMONETNR# wird bei der Erstellung der Datei gegen die Immonetnummer der Immobilie ausgetauscht.
38
Administration
PDF-Exposé – Vorschau
Hier können Sie am Beispiel einer eigenen Immobilie jederzeit überprüfen, ob die von Ihnen vorgenommenen LayoutEinstellungen Ihren Vorstellungen entsprechen. Wählen Sie über das Eingabefeld „Tippen Sie einfach los...“ Ihre
gewünschte Immobilie aus und klicken auf den Button „Exposé-Vorschau“.
39
Administration
PDF-Vorlagen – Allgemein
Unter „PDF-Vorlagen“ können Sie bis zu 25 eigene Vorlagen für die Erstellung von PDF-Exposés hochladen. In diesen
Vorlagen können Sie den Kopf- und den Fußbereich selbst festlegen.
Am oberen Ende der Seite finden Sie zwei Mustervorlagen im Hoch- und Querformat, in denen die notwendigen Abstände
angegeben sind.
40
Administration
Immobilienaushang – Allgemein
In diesem Bereich können Sie Einstellungen für DIN A4-Immobilienaushänge vornehmen, die Sie bei einer Immobilie
unter „Weitere Aktionen“ erstellen können.
Screenshot Fortsetzung auf der nächsten Seite
41
42
Administration
Immobilienportale – Export-Benachrichtigungen
Bitte hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse, unter der Ihnen Immonet die Export-Benachrichtigungen zu Ihren Objektübertragungen zusenden kann.
Immobilienportale – Anlegen von Exportportalen
Sie haben die Möglichkeit, die Basiseinstellungen (FTP-Zugangsdaten) für die elektronische Übertragung Ihrer Immobilien
zu Immowelt.de und Immobilienscout24.de vorzunehmen. Außerdem stehen Ihnen folgende weitere Exportportale zur
Verfügung:
SONSTIGE IMMOBILIENPORTALE
1a-immobilienmarkt.de
freeimmo.de
grundstück.de
homeoundjulia.de
immobilien.de
kalaydo.de
myimmo.de
my-next-home.de
toplage.de
wunschgrundstück.de
ZEITUNGSPORTALE
Allgemeine Zeitung
Sächsische Zeitung
Süddeutsche Zeitung
Wichtiger Hinweis:
Um Ihre Objekte in die zusätzlich auswählbaren Portale einstellen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden Insertionsvertrag und Ihre individuellen FTP-Zugangsdaten für den Datentransfer. Diese Zugangsdaten erhalten Sie i. d. R. über
die Service-Hotline des jeweiligen Portals.
Eigene Homepage und freie Schnittstellen
Zusätzlich zu den definierten Portalen können Sie bei der Auswahl von „Eigene Homepage“ oder „Freie Schnittstelle“ (fünf
zur Auswahl) einen eigenen FTP-Server angeben. Dort wird dann ein Objekt-Export im Openimmo-Format erstellt. Benötigt
wird ein FTP-Login, ein Protokoll, eine Ziel-URL und eine Server-Adresse für die zip-Datei. Diese enthält das Openimmo-XML
sowie die Bilder & Dokumente.
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Ihre hinterlegten Zugangsdaten bleiben vorausgefüllt und stehen Ihnen beim nächsten Aufruf des immonetManagers wieder
zur Verfügung.
Bitte wählen Sie zu den auswählbaren Portalen auch die für Sie passende Option hinsichtlich der „Art des Exports“ aus.
Der immonetManager unterscheidet zwischen einem Voll- und einem Teilexport. Die auswählbaren Exportarten unterscheiden sich wie folgt:
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Vollexport
Bei dieser Option werden automatisch
a) bei jeder Neuanlage einer Immobilie im immonetManager und deren aktiver Freischaltung zu einer Portal-Übertragung,
b)bei der Aktivierung der Portal-Übertragung an einer bereits erfassten Immobilie im immonetManager
c)bei einer Änderung an den „Stammdaten“ einer im immonetManager erfassten und bereits veröffentlichten Immobilie
sowie auch bei einer Änderung an einer Immobilie direkt im Portal Immonet.de unter „Mein Immonet“ die folgenden aufeinander aufgebauten Aktionen ausgeführt:
d)Löschen aller eingestellten Objekte, bei den von Ihnen unter den Einstellungen freigeschalteten Zielportalen
e) Neuübertragung aller im immonetManager zur Übertragung aktivierten Immobilien zu den freigeschalteten Zielportalen
Teilexport
Bei dieser Option werden ausschließlich nur diejenigen Immobilien übertragen, die Sie gemäß vorstehender Auflistung neu
erfasst oder verändert haben. Alle sonstigen in den Zielportalen bereits befindlichen Objekte bleiben unverändert.
Hinweis!
Durchgeführte Änderungen an bereits veröffentlichten Objekten direkt in den hinterlegten Portalen werden durch eine
Neuübertragung (Teil- und Vollexport) überschrieben.
Kontingentierung
Sie können für jedes Portal das Kontingent angeben, das Sie mit dem Betreiber des jeweiligen Portals vereinbart haben.
Wenn Sie im immonetManager dann für eine Immobilie eine Freigabe für ein Exportportal setzen und diese Freigabe das
angegebene Kontingent überschreitet, wird Ihnen ein Warnhinweis ausgegeben. Es besteht dann die Möglichkeit, die
Immobilie auch trotz Kontingentüberschreitung freizugeben. Standardmäßig ist diese Übersteuerung nur dem Chefmakler
gestattet. Sie können diese Berechtigung aber unter „Globale Einstellungen“ ändern.
45
Administration
Ogulo
Als Kunde von Ogulo können Sie direkt aus dem immonetManager heraus Zugänge zu virtuellen Ogulo-Rundgängen per
E-Mail versenden. Damit Sie einen Zugang zu einem Ogulo-Rundgang versenden können, müssen Sie die Ogulo-ID, die
im geschützten Bereich auf www.ogulo.de an Ihrem Rundgang angegeben ist, an der zugehörigen Immobilie im immonetManager hinterlegen. Hierfür finden Sie im immonetManager an der Immobilie im Reiter „Stammdaten“ das Eingabefeld
„Ogulo-ID“, direkt unter dem Feld „Eigene Objektnummer“. Der Reiter „Stammdaten“ wird in diesem Handbuch im Kapitel
„Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei“ erläutert.
Vor der Angabe der Ogulo-ID an den betreffenden Immobilien und dem Versand der Rundgänge muss die Ogulo-Anbindung
jedoch aktiviert werden. Die Aktivierung nehmen Sie im immonetManager in der Administration unter „Ogulo“ vor. Geben
Sie anschließend Ihre Ogulo-Kundennummer an. Diese finden Sie in Ihrem geschützten Bereich auf www.ogulo.de bei
Ihren Kundendaten.
Darüber hinaus finden Sie im immonetManager eine separate E-Mail-Vorlage, die bei der Versendung eines Ogulo-Angebots
verwendet wird. Diese beinhaltet auch den Platzhalter #Ogulo_Zugang#, der beim Versenden der E-Mail durch den
Zugang zum Rundgang (bzw. die Rundgänge, wenn mehrere versendet werden) ersetzt wird.
Sie können diese Vorlage als Standardvorlage für Angebote definieren. In diesem Fall wird dann also nicht – wie sonst üblich –
die „Vorlage für Angebote“ verwendet, die Sie in der Administration unter „E-Mail-Vorlagen“ finden. Diese Einstellung können
Sie vor dem Absenden der E-Mail natürlich noch ändern.
46
Administration
Chefmakler-Tools
Unter den Chefmakler-Tools finden Sie einige Funktionen, die rein dem Chefmakler vorbehalten sind, wie z. B. dem
Vertriebsreport. Mit diesem können Sie sich einen Überblick über alle vertriebsrelevanten Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter
verschaffen.
Neben der Erstellung des Vertriebsreports haben Sie außerdem unter dem Punkt „Nachträgliche Portalzuordnung“ die
Möglichkeit, die Interessentenanfragen von Immobilienportalen in Ihrem Posteingang zuzuordnen, die initial nicht korrekt
zugeordnet wurden.
47
Administration
Auswertungen – Allgemein
In diesem Bereich können Sie Einstellungen vornehmen, die sich auf die beiden Auswertungen „Vermarktungspotenzial
von Immobilien“ und den „Kunden-Lebenszyklus“ auswirken.
Bitte beachten Sie: Die generelle Funktionsweise dieser beiden Auswertungen wird ganz am Ende des Handbuchs
beschrieben, bitte schauen Sie dort zuerst, falls das Thema „Auswertungen“ im immonetManager für Sie noch neu ist.
Im Folgenden werden nur die Auswirkungen der Einstellungen für die Auswertungen beschrieben, nicht aber die generelle
Funktionsweise der Auswertungen selbst.
Auswertungen – Kunden-Lebenszyklus
Unter den Einstellungen für den Kunden-Lebenszyklus finden Sie eine Auflistung aller Meilensteine, die ein Kunde innerhalb des Kunden-Lebenszyklus erreichen kann. Außerdem ist an den Meilensteinen in grauer, kursiver Schrift angegeben,
welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit ein Kunde einen Meilenstein erreicht.
Sie können die Namen der Meilensteine individuell anpassen und außerdem Meilensteine inaktiv setzen. Das hat dann zur
Folge, dass diese Meilensteine in den Auswertungen nicht angezeigt werden. Werden für einen Kunden Aktivitäten oder
Termine für einen inaktiven Meilenstein verbucht, so wird der Kunde in der Ergebnisliste des nächsten vorherigen, aktiven
Meilensteins aufgeführt, sofern er diesen erreicht hat.
Beispiel: Sie setzen den Meilenstein „Reservierung“ inaktiv. Für einen Kunden wurden sowohl eine durchgeführte Besichtigung, als auch eine Reservierung verbucht. Da der Meilenstein „Reservierung“ aber inaktiv gesetzt wurde, wird der Kunde
im Kunden-Lebenszyklus unter „Besichtigung durchgeführt“ aufgelistet.
Der Meilenstein „Abschluss“ kann nicht inaktiv gesetzt werden.
Des Weiteren können Sie die Schrittlänge des Ampelsystems im Kunden-Lebenszyklus einstellen. Geben Sie hier pro
Meilenstein an, nach wie vielen Tagen eine Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot wechseln soll.
Sie können Ihre individuellen Einstellungen für den Kunden-Lebenszyklus über den Link „Kunden-Lebenszyklus auf
Standard zurücksetzen“ wieder zurücknehmen. Alle Meilensteine werden dann wieder aktiv und auf ihren ursprünglichen
Namen gesetzt. Außerdem wird die Schrittweite der Ampeln wieder auf den Standardwert geändert.
48
49
Administration
Auswertungen – Vermarktungspotenzial von Immobilien
Für das „Vermarktungspotenzial von Immobilien“ können Sie die Schrittlänge des Ampelsystems einstellen. Geben Sie hier
pro Meilenstein an, nach wie vielen Tagen eine Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot wechseln soll. Sie können
diese Einstellungen über den Link „Ampeln für Vermarktungspotenzial von Immobilien auf Standard zurücksetzen“ wieder
zurücknehmen.
50
Administration
Mein Profil – Passwort ändern
Im Register „Mein Profil“ hinterlegen Sie für Ihren „Chefmakler-Account“ Ihr ganz persönliches Zugangs-Passwort sowie
die Einstellungen für Ihren ganz persönlichen E-Mail-Account.
Bitte wenden Sie sich bei Fragen an unseren Software-Support: +49 40 347- 2 89 00
oder per E-Mail unter software-support@immonet.de.
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Administration
Mein Profil – Persönliche E-Mail-Einstellungen + Abwesenheitsbenachrichtigung
Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren ganz persönlichen E-Mail-Account zu hinterlegen sowie eine Abwesenheitsbenachrichtigung zu definieren. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Bereich globale Einstellungen einen zentralen E-MailAccount für das gesamte Büro einzurichten.
Screenshot Fortsetzung auf der nächsten Seite
52
53
Wichtige Hinweise zum E-Mail-Management mit dem immonetManager
Für den Empfang und die Darstellung Ihrer E-Mail-Nachrichten im immonetManager benötigen Sie – wie bereits auf den
vorausgehenden Seiten beschrieben – ein IMAP-fähiges E-Mail-Konto.
Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Nähere Informationen zu IMAP finden Sie auf einer
Vielzahl von Webseiten im Internet.
Warum ist für den immonetManager ein normaler POP3-Mail-Client nicht ausreichend?
Erfahrungsgemäß werden insbesondere im Businessbereich für den Empfang und die Bearbeitung von E-Mail-Nachrichten
spezielle E-Mail-Programme (z. B. Microsoft Outlook, Thunderbird etc.) und zusätzlich auch noch mobile Endgeräte (z. B.
Apple iPhone/iPad, Blackberry etc.) genutzt.
Mit der Hinterlegung eines ganz normalen POP3-Mail-Kontos im immonetManager würden alle für Sie eingehenden
E-Mails ausschließlich nur noch in den Posteingang des immonetManagers geladen und von Ihnen auch nur von dort aus
weiter zu bearbeiten sein.
Bei Fragen zu diesem Thema steht Ihnen der Software-Support gern zur Verfügung: Tel. +49 40 347- 2 89 00 oder
software-support@immonet.de
Welche Nutzungsvorteile bietet Ihnen die Hinterlegung eines IMAP-fähigen E-Mail-Kontos in Ihrem immonetManager?
E-Mail-Nachrichten können von Ihnen nicht nur über den Posteingangsordner des immonetManagers, sondern über
eine beliebige Anzahl anderer E-Mail-Programme und mobiler Endgeräte abgerufen, gelesen, bearbeitet und ggf. archiviert
werden.
Die ggf. bisher bereits von Ihnen praktizierte Archivierung aller bei Ihnen eingehenden E-Mail-Nachrichten, z. B. über
Microsoft Outlook, kann von Ihnen unverändert fortgeführt werden. Zusätzlich werden/können E-Mail-Nachrichten im
Posteingang des immonetManagers, welche ausschließlich Ihre geschäftlichen Kontakte betreffen, künftig im immonetManager sowohl objekt- als auch kontaktbezogen eine primäre Archivierung erfahren. E-Mail-Nachrichten, die auf einer
Kontakt-/Objektkartei im immonetManager archiviert wurden, lassen sich von Ihnen auch deutlich schneller wieder auffinden.
Je nach der von Ihnen auf dem IMAP-Server eingerichteten Posteingangs- und Weiterleitungsstruktur, lassen sich gezielt
nur die tatsächlich geschäftsrelevanten E-Mails in den immonetManager downloaden. Dadurch sparen Sie u. a. auch Speicherplatz auf Ihrem immonetManager-Account und reduzieren die Zeit für die E-Mail-Übertragung von dem IMAP-Server
und Ihrem immonetManager.
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Welche Besonderheiten müssen Sie bei der Nutzung eines IMAP-Kontos allgemein und insbesondere bei zusätzlicher Nutzung des immonetManagers beachten?
Wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten generell neben dem immonetManager auch über ein E-Mail-Programm (z. B. MS Outlook)
abrufen, dann achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie ein IMAP-fähiges E-Mail-Konto benutzen, bzw. beantragen Sie
bei Ihrem E-Mail-Provider die IMAP-Fähigkeit für Ihr evtl. schon bestehendes POP3-E-Mail-Konto.
Unter Umständen erhebt Ihr E-Mail-Provider für diese neue komfortable Art der E-Mail-Verwaltung/Übertragung und dem
damit verbundenen Mehrwert von Ihnen zusätzliche Gebühren.
Wenn Sie Ihre E-Mails jedoch besonders einfach über mehrere Wege abrufen möchten und auf allen E-Mail-Programmen
und mobilen Endgeräten eine möglichst weitreichende E-Mail-Mobilität erreichen möchten, dann zahlt sich eine solche
Investition sehr schnell für Sie aus.
Eine Übersicht über kostenfrei erhältliche IMAP-E-Mail-Konten finden Sie im Internet.
Bitte achten Sie in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm unbedingt auf die richtige Konfiguration Ihres IMAPKontos.
Nachfolgender Screenshot zeigt Ihnen beispielhaft die E-Mail-Konfiguration unter MS Outlook 2010:
55
Hinweis!
Klicken Sie nach der Hinterlegung Ihrer E-Mail-Zugangsdaten auf den Button „Weitere Einstellungen“. Anschließend auf
die Registerkarte „Erweitert“, und aktivieren Sie unter „Übermittlung“ das Kontrollkästchen „Kopie aller Nachrichten auf
dem Server belassen“.
Achtung!
Haben Sie diese sehr wichtige Option nicht gesetzt, werden alle E-Mail-Nachrichten durch MS Outlook direkt von dem
Server abgerufen und in MS Outlook abgespeichert. Dort können Ihre E-Mails nicht mehr durch den immonetManager
abgerufen werden.
In diesem Einstellungsbereich können Sie u.a. auch auswählen, ob Nachrichten nach einer angegebenen Anzahl von Tagen
bzw. beim Löschen des Elements auf Ihrem Computer oder beim Leeren des Ordners Gelöschte Objekte automatisch
vom E-Mail-Server gelöscht werden sollen. Diese Einstellungen helfen zu verhindern, dass die vom Internetdienst-Anbieter
festgelegte Größenbeschränkung des Postfachs überschritten wird.
Bitte beantragen Sie bei Ihrem E-Mail-Provider eine für Ihr Unternehmen passende Postfachgröße.
Achtung!
Die von Ihnen hinterlegten Postfach-Einstellungen in z. B. Microsoft Outlook als auch direkt auf dem IMAP-Server haben
eine nachhaltige Auswirkung auf das gesamte E-Mail-Management in Ihrem immonetManager.
Führen Sie Löschungen oder Verschiebungen von E-Mail-Ordnern, -Nachrichten oder Weiterleitungsregeln bitte stets
gewissenhaft und bedacht durch, damit Sie Ihre E-Mail-Nachrichten auch vollständig und ggf. nachweisrelevant im
immonetManager speichern können.
Wenn Sie sich bezüglich der richtigen Einstellungen nicht sicher sind, so empfehlen wir Ihnen, sich bei Ihrem EDV-Betreuer
zu erkundigen und durch diesen die korrekten Einstellungen nach Ihren Vorgaben durchführen zu lassen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Internet auf einschlägigen Websites von Microsoft:
http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/arbeiten-mit-pop3-nachrichten-auf-mehreren-computern-HP001043062.aspx
http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/permanentes-loschen-von-zum-loschen-markierten-imap-elementenHP010080420.aspx
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Administration
Mein Profil – Persönliche Systemeinstellungen
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Flash-Technologie für den Datei-Upload zu aktivieren bzw. deaktivieren. Bitte beachten
Sie, dass die Flash-Technologie nicht durch alle Internet-Browser unterstützt wird.
Beispiel für den Nutzen der Flash-Technologie:
Durch Aktivierung der Flash-Technologie ist es möglich, mehrere zum Upload anstehende Dateien zu markieren und diese
dann zeitsparend im Block in den immonetManager hochzuladen.
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Administration
Mein Profil – Ihre Berechtigungen
In diesem Bereich können Sie sehen, welche Berechtigungen Ihnen vom Chefmakler erteilt wurden – für Ihre eigenen
Kontakte, Immobilien, geteilte Termine, Aufgaben und Aktivitäten und für die anderer Benutzer. Wenn Sie selbst Chefmakler
sind haben Sie grundsätzlich immer alle Rechte für alle Elemente aller Benutzer Ihres Büros.
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Administration
Mein Profil – Berechtigungen der anderen Makler
In diesem Bereich können Sie sehen, welche Berechtigungen andere Benutzer an Ihren Kontakten, Immobilien, geteilten
Termine, Aufgaben und Aktivitäten haben.
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Anmeldung für die iPad App
Der Benutzername und das Passwort für iPad- und Web-Anwendung sind identisch.
In der iPad App benötigen Sie keine weiteren Einstellungen. Nach der Einwahl können Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen.
61
Hinweise zur Bedienung der immonetManager App
In der iPad App finden Sie auf jeder Programmseite eine Kurzanleitung mit Hinweisen zur Bedienung.
Um diese aufzurufen, tippen Sie einfach auf das kleine „i“ (Info-Symbol) unten links auf der Funktionsleiste. Daraufhin
verdunkelt sich der Bildschirm des iPads und die Anleitung wird eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, tippen Sie
einfach an eine beliebige Stelle auf den Bildschirm.
62
Struktureller Aufbau des immonetManagers
Der strukturelle Aufbau der beiden Programm-Komponenten (iPad App & Web-Anwendung) ist nahezu identisch.
Die Funktionsbereiche des Immonet-Managers sind:
Startseite
Kontakte
Immobilien
E-Mails
Termine & Aufgaben
Auswertungen (nur in der Web-Anwendung)
Präsentation & Diashow sowie die Darstellung der Immobilien
auf einer Karte (nur in der iPad App)
Synchronisierung (nur in der iPad App)
Administration (nur in der Web-Anwendung)
In beiden Programm-Komponenten gelangen Sie nach der Einwahl auf eine Startseite. Dort sehen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen auf einen Blick und können aus diesem Bereich auch direkte Aktionen ausführen.
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Erläuterung zur Startseite
Die Startseite bietet einen Kurzüberblick über die einzelnen Hauptbereiche. Klicken oder tippen Sie auf eine der Schaltflächen, um den jeweiligen Menüpunkt auszuwählen.
Startseite in der Web-Applikation
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Startseite der iPad App
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Suche nach Kontakten & Immobilien
Globale und erweiterte Suche nach Kontakten und Immobilien (Objekten)
Zum Suchen eines Objekts (einer Immobilie) oder eines Kontakts können Sie Ihre Suchkriterien direkt in die weiß unterlegten Suchfelder auf der Startseite eintragen. Selbstverständlich finden Sie eine entsprechende Suchfunktion auch in den
jeweiligen Hauptregistern „Kontakte“ und „Immobilien“.
Klicken oder tippen Sie auf die jeweiligen Funktionsbuttons und probieren Sie die beiden verschiedenen Suchwege
einfach mal aus.
Bei der Suche nach einem Kontakt können Sie in das Eingabefeld beispielsweise den Vornamen, den Nachnamen oder
auch den Straßennamen eingeben – der immonetManager liefert Ihnen als Suchergebnis eine Liste aller Kontakte, bei
denen die von Ihnen eingegebenen Kriterien zutreffen.
Auch bei der Suche nach Objekten hilft Ihnen diese praktische Funktion dabei, eine Immobilie schnell zu finden.
Suche nach Kontakten in der Web-Applikation
66
Erweiterte Suche nach Kontakten in der Web-Applikation
In der Web-Applikation haben Sie neben dem „Schnellsuchfeld“ auch die Möglichkeit zu einer „Erweiterten Suche“. Nach
einem Klick auf „Erweiterte Suche“ öffnet sich eine Maske mit differenzierten Suchmöglichkeiten:
Suche über „Stammdaten“
Hier können Sie einen Kontakt über die hinterlegten Stammdaten (Name, Firma, Tel. etc.) suchen.
Suche über „Aktivitäten“
Über diese Suche haben Sie die Möglichkeit, einen Kontakt über eine zurückliegende oder auch zukünftige Aktivität in
Ihrer Datenbank zu finden. Dabei können Sie zusätzlich zwischen einer positiven (ausgeführten) oder auch negativen (nicht
ausgeführten) Dokumentation auswählen. Über diesen Weg haben Sie demnach nicht nur die globale Möglichkeit zur
Recherche von Kontakten, sondern auch diverse Möglichkeiten für ein Controlling der Vertriebs-Aktivitäten.
Suche über Gesuche (Immobilien-Gesuchswünsche)
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Kontakt über seinen aktiven bzw. auch bereits deaktivierten Immobilien-Gesuchswunsch in der Datenbank zu finden. Gutes Tool zur Schnellrecherche: Prüfen Sie bei einem neuen Immobilienangebot, ob
Sie evtl. schon einen Interessenten für das Objekt haben.
Wichtiger Hinweis!
Alle Suchanfragen erfolgen standardmäßig über die als „aktiv“ klassifizierten Kontakte. Soll Ihre Suche über alle oder
gezielt über die „inaktiv“ klassifizierten Kontakte ausgeführt werden, so können Sie über ein Auswahlfeld – oben rechts –
den Kontakt-Status verändern. Zur Auswahl stehen Ihnen: Alle – Inaktiv – Aktiv (Standard).
Und noch ein Tipp:
Über den blauen Schalter
mit den Pfeilen neben „Gesuche“ können Sie weitere
Spalten des Suchergebnisses einblenden.
67
Export von Kontakten
In der Web-Applikation können Sie sich die Kontakte eines Suchergebnisses in eine Excel-Datei exportieren lassen.
Klicken Sie hierfür auf den Link „Aktuelles Suchergebnis als Microsoft Excel-Datei“ unterhalb des Suchergebnisses.
Auf der Folgeseite können Sie wählen,
welche Daten der gewählten Kontakte Sie
exportieren wollen. Außerdem können Sie
den Export auf die Kontakte beschränken,
an denen die „Einwilligung zur Kontaktaufnahme“ auf „Ja“ gesetzt ist.
Wenn Sie die Exporteinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den
Button „Exportdatei herunterladen“ und
öffnen Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC.
68
Suche nach Kontakten in der iPad App
Die iPad App beschränkt sich auf eine Suche mit Schnellsuch-Eingabefeld, über welches automatisch mehrere Eingabefelder (z. B. Vorname, Straße, Telefon-Nummer etc.) Ihrer in dem Status „aktiv“ klassifizierten Kontakte durchsucht werden.
Eine „Erweiterte Suche“ wie in der Web-Applikation ist in der iPad App nicht möglich.
In der iPad App sind ausschließlich die „aktiven“ Kontakte hinterlegt, um die Datenmengen möglichst gering zu halten und
eine hohe Geschwindigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie dennoch von unterwegs auf einen „inaktiven“ Kontakt zugreifen
müssen, haben Sie auch mobil die Möglichkeit, einen „inaktiven“ Kontakt zu aktivieren und in die iPad App zu übernehmen.
Öffnen Sie dazu die Web-Applikation des immonetManagers über den Safari-Browser auf Ihrem iPad, loggen Sie sich ein
und ändern den Status des gewünschten Kontakts von „Inaktiv“ auf „Aktiv“. Wenn Sie anschließend die iPad App synchronisieren, ist der gewünschte Kontakt auch in der iPad App zu finden
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Erweiterte Suche nach einer Immobilie in der Web-Applikation
In der Web-Applikation haben Sie neben dem „Schnellsuchfeld“ auch die Möglichkeit zu einer „Erweiterten Suche“ nach
Ihren Immobilien. Nach einem Klick auf den Begriff „Erweiterte Suche“ öffnet sich eine Maske mit differenzierten Suchmöglichkeiten:
Suche über Grunddaten
Hier können Sie eine Immobilie über die hinterlegten Grunddaten (Hauptobjekt-, Vertrags- oder Nutzungsart etc.) suchen.
Suche über Verwaltung
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Immobilie nach verwaltungstechnischen Kriterien (Auftragsart, Exportfreigabe etc.)
zu suchen.
Suche über „Aktivitäten“
Hier können Sie eine Immobilie über eine zurückliegende oder zukünftig dokumentierte Aktivität (z. B. Besichtigungen,
Absagen etc.) suchen. Damit haben Sie nicht nur die globale Möglichkeit zur Immobilienrecherche, sondern auch diverse
Controlling-Möglichkeiten der erfolgten oder auch nicht erfolgten Aktivitäten.
70
Suche nach Immobilien in der iPad App
Die iPad App beschränkt sich auch hier auf eine Suche mit Schnellsuch-Eingabefeld, über welches automatisch mehrere
Eingabefelder (z. B. Objektadresse, Objektnummer etc.) Ihrer in dem Status „aktiv“ klassifizierten Immobilien durchsucht
werden. Eine „Erweiterte Suche“, wie in der Web-Applikation ist in der iPad App nicht möglich.
In der iPad App sind ausschließlich die „aktiven“ Immobilien hinterlegt, um die Datenmengen möglichst gering zu halten
und eine hohe Geschwindigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie dennoch von unterwegs auf eine „inaktive“ Immobilie zugreifen
müssen, haben Sie auch mobil die Möglichkeit eine „inaktive“ Immobilie zu aktivieren und in die iPad App zu übernehmen.
Öffnen Sie dazu die Web-Applikation des immonetManagers über den Safari-Browser auf Ihrem iPad, loggen Sie sich ein
und ändern den Status der gewünschten Immobilie von „Inaktiv“ auf „Aktiv“. Wenn Sie anschließend die iPad App
synchronisieren, ist die gewünschte Immobilie auch in der iPad App zu finden.
71
Der Exportmanager
Über den Exportmanager können Sie sehr schnell und komfortabel bei allen in dem Status „Aktive Vermarktung“ gespeicherten Immobilien die Exportfreigaben für die Portale Immonet.de, Immobilienscout24.de, Immowelt.de sowie weitere
Portale (Immobilienportale, Zeitungsportale, Eigene Homepage) aktivieren oder deaktivieren.
Hinweis!
Auf den Exportmanager haben Sie nur über die Web-Applikation des immonetManagers Zugriff.
Möchten Sie unterwegs über Ihr iPad die Exportfreigaben ändern, haben Sie dennoch die Möglichkeit die Web-Anwendung
des immonetManagers über den Safari-Browser auf dem iPad öffnen.
Über diesen Weg haben Sie auch Zugriff auf alle sonstigen, nur in der Web-Applikation enthaltenen Funktionen (z. B. die
Benutzerverwaltung).
Eine Aktivierung bzw. Deaktivierung eines von Ihnen im Exportmanager markierten Objekts erfolgt mit dem nächsten
automatischen Übermittlungsprozess, der i.d.R. in der Nacht, spätestens jedoch innerhalb der nächsten 24 Stunden
gemäß der von Ihnen gesetzten Kennzeichnungen ausgeführt wird.
Immobilien, die sich in einem anderen Status als dem der „Aktiven Vermarktung“ befinden, werden im Exportmanager
nicht zur Übertragung in ein Portal angezeigt.
72
Möchten Sie Immobilien mit einem passiven Vermarktungsstatus in die Onlinevermarktung bringen, so verändern Sie
bitte zunächst direkt über die Web-Anwendung den Vermarktungsstatus an der einzelnen Immobilie in den Status „Aktive
Vermarktung“. Anschließend markieren Sie bitte die Ziel-Portale, in die Ihre Immobilie übertragen werden soll.
Über den Button „Exportieren“ können Sie die Übertragung der Immobilie zu den Ziel-Portalen sofort ausführen. Wählen
Sie diese Funktion nicht aus, wird Ihre Immobilie ganz automatisch mit dem nächsten nächtlichen Übermittlungsprozess
übertragen.
73
Nach diesem Schritt können Sie die Übertragung der Immobilie in die von Ihnen genutzten Portale gleich an der Immobilie
oder über den Exportmanager aktivieren.
Hinweis!
Die Aktivierung der Onlinevermarktung eines Objekts nur auf Immonet.de kann auch direkt über die iPad App ausgelöst
werden. Gehen Sie dazu bitte auf die Objektkartei und nehmen Sie unter der Reiterkarte „Verwaltung“ die entsprechenden
Einstellungen zum „Status“ und der „Immonet-Freigabe“ vor.
74
Aufbau und Funktionen des Exportmanagers
Der Exportmanager listet alle Objekte in dem Status „Aktive Vermarktung“ auf und zeigt Ihnen auf der rechten Seite – über
die gesetzten Häkchen – den aktiven Onlinevermarktungsstatus ihrer Objekte in den jeweiligen Portalen an.
Die Checkboxen für die Portale Immowelt.de und Immobilienscout24.de werden Ihnen nur dann angezeigt, wenn Sie unter
Einstellungen/Immobilienportale ein Häkchen vor dem Feld „Exporte durchführen“ gesetzt haben und die erforderlichen
Eingabefelder für den Export zum jeweiligen Portal hinterlegt haben.
Mit einem Klick in das entsprechende Kästchen (Checkbox) rechts neben der Immobilie und dem damit verbundenen
Setzen oder Entfernen des Häkchens aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Übertragung Ihrer Immobilien.
Hinweis!
Bitte achten Sie unter den Portal-Einstellungen des immonetManagers auf die korrekte Hinterlegung der FTPZugangsdaten für Ihre ausgewählten Portale Immowelt.de, Immobilienscout24.de sowie „Weitere Immobilienportale“
und „Zeitungsportale“ und die „Eigene Homepage“ sowie freie Schnittstellen.
Die Einstellungen für Immonet haben wir für Sie bereits hinterlegt.
Ihre Änderungen werden erst nach einem Klick auf den Button „Exportfreigaben speichern“ wirksam. Bitte berücksichtigen
Sie, dass die von Ihnen vorgenommenen Veränderungen im Exportmanager erst mit dem nächsten nächtlichen Übertragungsprozess innerhalb von max. 24 Stunden an die Portale übermittelt werden. Falls eine direkte Übertragung der einzelnen
Immobilie gewünscht ist, haben Sie hierzu über den Button „Exportieren“ die Möglichkeit.
75
Alle vorgenommenen Änderungen an einer Immobilie werden in der Historie der Web-Anwendung angezeigt und können
jederzeit recherchiert werden.
76
Eine Recherchemöglichkeit über den Vermarktungsstatus und die Exportfreigaben Ihrer Immobilien bietet Ihnen die
„Erweiterte Suche“ auf der Immobilienkartei des immonetManagers.
Hinweis!
Die Funktion „Gesuchsabgleich“, bei der der immonetManager einen Abgleich zwischen den aktiven Immobilienwünschen Ihrer Interessenten und Ihren in der „Aktiven Vermarktung“ befindlichen Immobilien durchführt, erfolgt nur mit
Immobilien, die eine „Immonet-Portal-Freigabe“ besitzen.
Bei Fragen zum Exportmanager steht Ihnen unsere Software-Support unter
Tel: +49 40 3 47 – 2 89 00 gern beratend zur Seite.
77
Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakt-Kartei
Web-Applikation
Der Aufbau der Kontakt-Kartei und die ausführbaren Funktionen sind übersichtlich und weitgehend selbsterklärend. Wenn
Sie den Mauszeiger über die Kontakt-Kartei bewegen, verändert sich dieser bei Schaltflächen und auch bei diversen
blauen Texten in ein „Handsymbol“. Das signalisiert Ihnen, dass sich an dieser Stelle eine für Sie auswählbare Funktion
verbirgt. Wir empfehlen Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und den Mauszeiger langsam über die gesamte Eingabemaske der Kontakt-Kartei zu bewegen. So lernen Sie schnell die Gesamtfunktionalität der Kontakte-Kartei kennen.
Detailansicht der Kontakt-Kartei
Reiter „Übersicht“
Im Reiter „Übersicht“ finden Sie auf einen Blick alle übergeordneten Informationen zu dem Kontakt. Wenn sich der Kontakt
in der Auswertung „Kunden-Lebenszyklus“ befindet, wird Ihnen hier auch der Meilenstein des Kontakts angezeigt.
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Alle detaillierten Informationen zu einem Kontakt inkl. hinterlegter Dokumente, Brief- und E-Mail-Korrespondenzen, Termine, Gesamt-Historie etc. finden Sie in den einzelnen Reitern der Kontaktkartei. Bitte denken Sie nach der Eingabe von
Daten stets an das Speichern der Eingabe
Reiter „Stammdaten“
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen zur Person/Firma zu hinterlegen. In dem rechten unteren
Bereich der Kartei haben Sie die Möglichkeit, erweiterte Informationen zu hinterlegen.
79
Reiter „Weitere Kontaktdaten“
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine weitere Adresse zu dem Kontakt zu hinterlegen.
80
Reiter „Gesuche“
In dem Reiter „Gesuche“ können Sie einen oder auch mehrere Gesuchwünsche des Immobilieninteressenten hinterlegen.
Die im Programm hinterlegbare Anzahl von Gesuchen ist nicht begrenzt.
Erfassen Sie die Wünsche ganz
genau so, wie die Vorstellungen
Ihres Immobilieninteressenten
aussehen. Hinsichtlich des LageWunsches Ihres Interessenten
haben Sie die Möglichkeit zur
Hinterlegung einer „Stadtteil-„
oder einer Umkreisbezogenen
Lage-Suche. Außerdem können
Sie ein Ablaufdatum für ein Gesuch anlegen, wenn Sie wissen
bzw. absehen können, dass Ihr
Kunde nur für einen begrenzten
Zeitraum auf Immobiliensuche
ist. Nach Erreichen des Ablaufdatums wird das Gesuch dann
beim Immobilienabgleich nicht
mehr berücksichtigt. Um Zeit zu
sparen haben sie außerdem die
Möglichkeit, ein bestehendes
Gesuch zu duplizieren und dieses dann für diesen Kontakt anzupassen. Das ist nützlich, wenn
sich im neuen Gesuch nur wenige Gesuchsdaten im Vergleich
zum alten Gesuch ändern.
Hinweis!
Sie können auch zu den Gesuchswünschen gelangen, indem
Sie den Text „Haus, Wohnen,
Kauf“ im Immobiliengesuch des
Kontakts anklicken. Sind mehrere
Gesuchswünsche angelegt, so
klicken Sie auf den blauen Text
„Alle Gesuche“. Das Programm
führt Sie dann direkt in die Reiterkarte „Gesuche“ und zeigt Ihnen
alle Gesuche. Mit einem Klick auf
einen Listeneintrag erhalten Sie
die Details des Gesuchs angezeigt.
81
Reiter „Immobilien“
Nachdem Sie den Gesuchswunsch angelegt und gespeichert haben, startet der immonetManager einen automatischen
Abgleich des Gesuchs mit Ihrem aktiven Immobilienbestand. Selbstverständlich können Sie den Prozess auch über den
Button „Jetzt abgleichen“ manuell auslösen.
Das Programm ordnet der Kontakt-Kartei die Immobilien zu, die mit den Gesuchskriterien des Interessenten übereinstimmen.
Der Grad der Übereinstimmung kann über den administrativen Programmteil des immonetManagers in der Web-Applikation
eingestellt werden.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, dem Interessenten die über
den Abgleich vorgeschlagene(n)
Immobilie(n), bei Bedarf ergänzt
um eine individuelle Auswahl,
schriftlich per E-Mail oder per Post
anzubieten. Klicken Sie dazu auf
„Angebot erstellen“.
Das Programm führt Sie in die
Auswahl- und Ergänzungsoptionen des Angebotsprozesses;
hier können Sie weitere Immobilien manuell auswählen oder vom
immonetManager automatisch
vorgeschlagene Immobilienangebote hinzufügen.
Zusätzlich können Sie unter der
Rubrik „Weitere Anhänge hinzufügen“ dem Angebot weitere
Dokumente wie Lagepläne,
Grundrisse, Einkommensnachweise oder Grundbuchauszüge
hinzufügen.
82
So können Sie passgenau Angebote schnell erstellen und bei Bedarf weitere Dokumente nachreichen.
Mit einem Klick auf den Button „E-Mail versenden“ lösen Sie die automatische Verarbeitung und Verbuchung des ExposéVersands in den Historien der Kontakt- und der Immobilienkartei aus. Abschließend haben Sie auch die Möglichkeit, sich
selbst oder auch einem anderen Anwender des Programms eine Wiedervorlage (Aufgabe) einzustellen. Definieren Sie die
einzelnen Parameter für die Wiedervorlage und klicken Sie auf den Button „Speichern“.
Sollten Sie mehrere Immobilien
an einen Kontakt oder eine Immobilie an mehrere Kontakte versenden, so wird Ihnen außerdem die
Möglichkeit einer Sammel-Wiedervorlage angeboten. Dadurch
wird eine einzige Wiedervorlage
anstatt mehrerer erstellt, wodurch
für Sie die Übersichtlichkeit steigt.
83
Die von Ihnen bereits angebotenen Immobilien werden Ihnen zusammen mit einer Aktivitäts-Historie pro Objekt in dem
untergeordneten Reiter „mit Aktion“ angezeigt. Noch nicht angebotene Immobilien finden Sie hingegen unter „Treffer“ wieder. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Immobilien aus dem Angebotsprozess explizit auszuschließen. Diese finden Sie
dann unter dem Reiter „Ausgeschlossen“ wieder. Dieser Ausschluss kann natürlich dort mit dem Button „Kontakte erneut
berücksichtigen“ wieder aufgehoben werden.
84
Reiter „Verknüpfungen“
Verknüpfungen von Kontakten zu Kontakten sowie von Kontakten zu Immobilien können Sie im Reiter „Verknüpfungen“
hinterlegen.
In diesem Reiter haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, einen Kontakt (Person/Firma) mit der in dessen Eigentum befindlichen Immobilie zu verknüpfen.
Zum Erstellen einer solchen Verknüpfung wählen Sie zuerst in dem Auswahlfeld „Die gewählte Immobilie ist“ die für die
Verknüpfung zutreffende Verknüpfungsbeziehung aus. In unserem Beispiel wäre es eine „Im Eigentum befindliche Immobilie“.
Anschließend klicken Sie in das rechts danebenliegende Eingabefeld „Tippen Sie einfach los…“ und geben dort Ihr Suchkriterium z. B. Straße für die zu verknüpfende Immobilie ein.
Wird die von Ihnen gesuchte Immobilie in der Ergebnisliste angezeigt, klicken Sie diese einfach an. Anschließend klicken
Sie auf den rechts danebenliegenden Funktionsbutton „Verknüpfung mit Immobilie“. Die Verknüpfung wird erzeugt und in
der darunterliegenden Auflistung angezeigt. Sie können zu einem Anbieter (Kontakt) auch mehrere Immobilien verknüpfen.
Wenn Sie Ihren Mauszeiger auf die verknüpfte Immobilie führen, verändert sich dieser zu einem Handsymbol. Mit einem
Klick auf die linke Maustaste haben Sie die Möglichkeit, direkt aus diesem Reiter zu der verknüpften Immobilie zu „springen“.
85
Nach dem gleichen Prinzip funktioniert auch eine Verknüpfung von Kontakten untereinander.
Kontakte und Immobilien können in vielen unterschiedlichen Beziehungen zueinander stehen. Im immonetManager haben
wir bereits eine Vielzahl von Beziehungsarten zur Auswahl für Sie vorbelegt.
Der Vorteil von Verknüpfungen liegt für Sie darin, dass Sie sowohl auf der Kontakt- als auch auf der Immobilien-Kartei den
vollständigen Überblick über alle „Beziehungen“ haben. So können Sie eine einmal angelegte Kartei mit beliebig vielen
anderen Karteien verknüpfen und in Beziehungen stellen. In welcher Beziehung die Kontakte zu Kontakten bzw. zu Immobilien stehen, sehen Sie über die angezeigte Beziehungsart. Je nachdem von welcher Seite (Kontakt/Immobilie) Sie in den
Reiter „Verknüpfungen“ schauen, bekommen Sie stets eine schlüssige Rückverknüpfungsbeziehung angezeigt, welche
Ihnen schnell den Zusammenhang erläutert.
Ein weiterer wichtiger Vorteil des Verknüpfungsmanagements ist, dass Veränderungen z. B. an den Stammdaten von
Kontakt-/Immobilien-Karteien stets aktuell auch auf jeder der verknüpften Karteien zu finden sind.
Selbstverständlich können Sie eine erzeugte Verknüpfung jederzeit auch wieder entfernen.
Klicken Sie dazu auf das runde „Mülltonnen-Symbol“.
Wir empfehlen Ihnen, auf einer Beispielkartei das Zusammenspiel der Verknüpfungen in unterschiedlichsten Konstellationen
auszuprobieren.
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Reiter „Dokumente“
Hier haben Sie die Möglichkeit, digitale Dateien an einen Kontakt anzuhängen. Auf diese Dateien können Sie auch mobil
über die iPad App zugreifen.
Klicken Sie zum Hinterlegen von Dateien auf den Funktionsbutton „Dokumente hochladen“ und wählen Sie digitale
Dateien aus.
Nach dem erfolgreichen Upload können Sie den Dokumenten eine vom Dateinamen abweichende Bezeichnung geben.
Gehen Sie dazu wie folgt vor: Wenn Sie den Mauszeiger über die zu „beschriftende“ Datei führen, wird Ihnen ein Eingabefeld für die Dokumentenbezeichnung angezeigt. Tragen Sie in dieses Ihre individuelle Dokumentenbezeichnung ein und
klicken Sie abschließend auf den Button „Speichern“.
Wir unterscheiden zwischen drei verschiedenen Kategorien für Dokumente:
Bilder sind für alle Mitarbeiter im Büro zugänglich und können auch als Kontaktbild festgelegt werden
Interne Dokumente sind für alle Mitarbeiter im Maklerbüro zugänglich
Vertrauliche Dokumente sind nur für den Kundenmakler sowie den Chefmakler zugänglich
Außerdem finden Sie hier die Kategorie „Ablage“, in der standardmäßig alle Anhänge abgelegt werden, die Sie für diesen
Kontakt aus einer E-Mail heraus speichern. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Dateien zwischen den jeweiligen Kategorien zu verschieben.
87
Reiter „Historie“
Hier finden Sie eine chronologisch geordnete Übersicht aller in einem Kontakt dokumentierten Aktivitäten. Die Historie
wird automatisch untergliedert in die Rubriken: „Demnächst“, „Heute“ und „Frühere“. Aktivitätseinträge werden aus verschiedenen Prozessen automatisch über den im Programm hinterlegten Aktivitäten-Katalog erzeugt. Von den Anwendern
manuell erzeugte Aktivitätseinträge werden ebenfalls über den Aktivitäten-Katalog erzeugt. Diese strukturierte Form der
Aktivitäten-Dokumentation schafft für Sie unternehmensweit a) eine einheitliche Dokumentation aller Anwender und b) die
Möglichkeit zur Recherche von Aktivitäten über die „Erweiterte Suche“ in der Web-Applikation.
Archivierte E-Mails, E-Mail-Objektanfragen aus Immobilienportalen sowie versendete Briefe/Faxe werden ebenfalls in der
Historie abgelegt. Durch einen Klick auf einen Aktivitätseintrag können Sie jederzeit eingesehen werden. Zusätzlich wird
vom Programm auch eine Änderungshistorie zu jeder dokumentierten Aktivität geführt. Um diese einzusehen, klicken Sie
in der Detailansicht der Aktivität auf den blauen Text „Änderungshistorie auf Feldebene“.
Alle mit einem Kontakt geplanten und bereits durchgeführten Termine und Aufgaben werden ebenfalls in die Historie
eingetragen. Das Unternehmen hat dadurch einen besseren Gesamtüberblick und optimierte Planungsmöglichkeiten z. B.
bei Objektbesichtigungen.
88
In der Fußzeile der Historie finden Sie zusätzlich die Möglichkeit zur Anzeige einer Gesamt-Änderungshistorie auf Feldebene. Über diese können Sie jederzeit nachvollziehen, von wem zu welchem Zeitpunkt welche Veränderungen in der
Kontakt-Kartei vorgenommen wurden. Für einen besseren Überblick können Sie die Übersicht außerdem filtern oder sich
eine Zusammenfassung anzeigen lassen.
89
Funktionen in der Kontakt-Kartei
Die Funktionen in der Kontaktkartei
sind in Haupt- und Nebenfunktionen
unterteilt. Die Hauptfunktionen finden
Sie oben links als blaue Buttons, die
Nebenfunktionen finden Sie in der
Auswahlliste „Weitere Funktionen“
oben rechts.
„Neue E-Mail“
Mit einem Klick auf den Button
„Neue E-Mail“ erstellen Sie eine
E-Mail-Nachricht. Wenn Sie den
Button direkt aus der Kontaktkartei
angeklickt haben, wird automatisch
die E-Mail-Adresse des Kontakts
eingefügt. Falls Sie die E-Mail zusätzlich an weitere Kontakte aus
Ihrer Datenbank senden möchten,
können Sie diese über das Eingabefeld „Empfänger“ hinzufügen. Über
das Feld „E-Mail-Adressen“ können
Sie die E-Mail auch an Kontakte versenden, die nicht in Ihrer Datenbank
hinterlegt sind.
Mit den übergeordneten Formatierungs-Buttons gestalten Sie Text
nach Ihren Wünschen. Am Ende der
E-Mail können Sie ein Exposé oder
andere lokal auf Ihrem Computer
abgelegten Dokumente anhängen.
Außerdem können Sie für die E-Mail
eine Lesebestätigung anfordern und
die E-Mail als Entwurf speichern,
anstatt sie sofort abzusenden. Bitte
beachten Sie, dass in der Web-Applikation erstellte Entwürfe auch immer
nur im Web verfügbar sind, ebenso
wie auf dem iPad erstellte Entwürfe
auch immer nur dort verfügbar sind.
90
„Neuer Termin“
Mit einem Klick auf den Button „Neuer Termin“, legen Sie einen neuen Termin in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt an. Hierzu können Sie diverse Einstellungen vorgeben, z.B. auch die entsprechende Immobilie mit dem Kontakt direkt
verknüpfen.
Durch diese Verknüpfung erzeugen Sie automatisch auch einen Eintrag auf der Immobilien-Kartei und haben dort ebenfalls
die Übersicht zu allen mit der Immobilie stattgefundenen Besichtigungsterminen.
Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nach dem Anlegen des Termins auf den Button „Speichern“ klicken.
Der Termin wird in den Kalender übernommen und ist über die Web-Applikation des immonetManagers für alle Benutzer
sofort sichtbar. Die Übertragung eines in der Web-Applikation erfassten Termins in den Kalender der iPad App erfolgt mit
der nächsten Synchronisation.
Hinweis!
Mit den bei der Terminerfassung hinterlegten Verknüpfungen zu einer Kontakt- /Immobilien-Kartei, erzeugt das Programm
für Sie automatisch auch einen Eintrag in der Aktivitäts-Historie der beiden Karteien. Dadurch eröffnet Ihnen der immonetManager völlig neue zusätzliche Möglichkeiten in der Terminübersicht und -planung.
91
„Neue Aufgabe“
Nach einem Klick auf den Button „Neue Aufgabe“ haben Sie die Möglichkeit, eine neue Aufgabe in Verbindung mit dem
ausgewählten Kontakt anzulegen. Hierzu können Sie diverse Einstellungen vorgeben, z. B. auch die entsprechende
Immobilie mit dem Kontakt direkt verknüpfen.
Durch diese Verknüpfung erzeugen Sie automatisch auch einen Eintrag auf der Immobilien-Kartei und haben dort ebenfalls
die Übersicht zu allen in Verbindung mit der Immobilie stehenden Aufgaben.
Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nach dem Anlegen der Aufgabe auf den Button „Speichern“ klicken.
92
„Neues Anschreiben“
Mit einem Klick auf den Punkt „Neues Anschreiben“ in der Liste „Weitere Aktionen“ erzeugen Sie ein neues Anschreiben
im Briefformat an den ausgewählten Kontakt. Füllen Sie das Eingabefeld Betreff aus und schreiben Sie in dem darunterliegenden Eingabefeld „Nachricht“ den Text Ihres Briefes.
Klicken Sie abschließend auf den Button „Anschreiben erstellen“ oder prüfen Sie das Anschreiben vorher mit dem Button
„Vorschau anzeigen“.
93
Das Programm führt Sie in die Reiterkarte „Historie“ und zeigt ihnen hier das automatisch im PDF-Format generierte
Anschreiben an. Ein Klick auf den blauen Text „Anschreiben an...“ öffnet das Anschreiben und bietet Ihnen die Möglichkeit
zum Ausdruck.
Gleichzeitig wird in der Historie der Kontaktkartei ein Aktivitätseintrag mit der Bezeichnung „Anschreiben“ erzeugt. Ein
Klick auf den Aktivitätseintrag öffnet diesen und ermöglicht Ihnen, das erzeugte Dokument erneut zu öffnen oder auch
erneut auszudrucken.
94
Aktivitäten verbuchen
Durch einen Klick auf den Button „Aktivität verbuchen“, können Sie eine Aktivität (Tätigkeit in Verbindung mit einem
Kontakt/Immobilie) dokumentieren.
Der immonetManager bietet Ihnen dafür eine umfangreiche Liste von unterschiedlichen Aktivitätsarten, wie sie erfahrungsgemäß in einem Immobilienbüro dokumentiert werden.
Wählen Sie je nach der von Ihnen zu dokumentierenden Aktivität eine entsprechende Aktivitätsart aus und hinterlegen Sie
alle nachweisrelevanten Informationen. Die so erzeugte Aktivitäts-Dokumentation, wird Ihnen nach dem Speichern unter
dem Reiter Historie angezeigt und kann jederzeit auch wieder eingesehen werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit,
Anhänge hochzuladen und an der Aktivität zu hinterlegen.
Bei sorgfältiger Aktivitäten-Dokumentation haben Sie jederzeit einen Überblick darüber, was zu welcher Zeit mit Ihren
Immobilien-Interessenten besprochen wurde bzw. welche Korrespondenzen geführt wurden. So können Sie jederzeit
kompetent an den letzten Kontakt mit Ihrem Interessenten anknüpfen. Und auch ihr BackOffice ist durch eine solche
Dokumentation – selbst bei Ihrer Abwesenheit – stets im Bilde und kann ebenfalls kompetent auf die Wünsche Ihrer
Kunden eingehen.
Die dokumentierte Aktivität kann zusätzlich auch mit einer Wiedervorlage belegt werden. Erstellen Sie eine Wiedervorlage
für sich selbst oder auch einen anderen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.
95
Bitte um Datenvervollständigung
Diese Funktion finden Sie unter der
Auswahlliste „Weitere Aktionen“ oben
rechts am Kontakt.
Der immonetManager verfügt über einen
Prozess, der es Ihnen als Makler ermöglicht, einen Kunden um die Vervollständigung seiner Kontaktdaten zu bitten.
Dafür wird eine E-Mail an den Kunden
geschickt, in der er über einen Link auf
ein Kontaktformular zugreifen kann, um
dort seine Daten zu vervollständigen.
Sobald der Kunde dies getan hat, erhalten
Sie automatisch eine Benachrichtigung
darüber. Sie können diesen Prozess
über zwei Wege anstoßen:
1. Versand der E-Mail an bereits
bestehende Kontakte.
2. Versand der E-Mail an Interessenten,
die Ihnen eine Portalanfrage zusenden.
Im Folgenden wird die Variante der
Datenvervollständigung von bereits bestehenden Kontakten beschrieben. Um
den Prozess zu starten, klicken Sie auf
den Link „Bitte um Datenvervollständigung“, den Sie im Bereich „Stammdaten“
neben dem „Speichern“-Button finden.
Sie rufen damit das E-Mail-Formular
auf, das mit der E-Mail-Vorlage „Vorlage
für Kontaktvervollständigung bei Bestandskunden“ vorbelegt ist.
96
Nach dem Versand dieser E-Mail kann der Empfänger auf einen Link klicken, um das Formular zur Vervollständigung
seiner Kontaktdaten aufzurufen.
Dieses Formular ist eine Woche nach Absenden der E-Mail an den Kontakt gültig, danach kann es nicht mehr ausgefüllt
werden. Nachdem der Kontakt seine Daten in das Formular eingetragen und dieses gespeichert hat erhalten Sie eine
Nachricht darüber.
97
Kontaktkartei in der iPad App
Die Kontakt-Kartei in der iPad App ist in ihrem Aufbau und den Funktionen in vielen Bereichen nahezu identisch zu der
Kontakt-Kartei in der Web-Applikation aufgebaut.
Im Gegensatz zu der Web-Applikation benutzen Sie allerdings zur Anwahl von Funktionsbuttons Ihren Finger. Sie werden
sehr schnell feststellen, wie einfach und komfortabel es ist, kein zusätzliches technisches Equipment, wie zum Beispiel
eine PC-Maus, einsetzen zu müssen.
Der berührungsempfindliche Bildschirm des iPads reagiert sehr schnell auf das Tippen mit Ihrem Finger. Einen Doppelklick, wie Sie ihn ggf. mit Ihrer Maus auf Ihrem Computer ausführen, kennt die iPad-Anwendung nicht. Ein einfacher, ganz
leichter Tapp (ohne aufzudrücken) auf einen Funktionsbutton genügt.
Auch in der iPad App empfehlen wir Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und die gesamte Kontakt-Kartei mit
Ihrem Finger zu erkunden.
Tippen Sie die Funktionsbuttons und sehen Sie, wie die Anwendung Ihren Befehl umsetzt.
Eine Anleitung zur Bedienung der Kontaktkartei in der App finden Sie auch, wenn Sie auf den kleinen „i-Button“ unten links
tippen. Die Eingabemasken und auch die Funktionsbuttons sind nahezu identisch zu der Web-Applikation.
Sollte in der Administration in der Web-Applikation im Bereich „Zeitraum für iPad-Synchronisation“ 3 Monate angegeben
sein, so werden ältere Daten für Kontakte auf dem iPad nicht angezeigt. Dies kann Aktivitäten, Termine, Aufgaben und
E-Mails betreffen. Sie haben dann jedoch die Möglichkeit, diese länger zurückliegenden Daten über den Button „Historie
nachladen“ in der Detailansicht des Kontakts nachzuladen.
98
Die Startseite der Kontakt-Kartei
99
Bedienkonzept zur Startseite („i-Button“ antippen)
100
Detailansicht der Kontakt-Kartei
101
Bedienkonzept zur Detailansicht der Kontakt-Kartei („i-Button antippen)
102
Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei
Web-Applikation
Der strukturelle Aufbau der Immobilien-Kartei und die ausführbaren Funktionen sind übersichtlich und selbsterklärend
gegliedert.
Wenn Sie den Mauszeiger über die Immobilien-Kartei bewegen, verändert sich dieser auf der Ebene einer Schaltfläche in
ein „Handsymbol“. Dieses zeigt Ihnen an, dass sich an dieser Stelle eine für Sie auswählbare Funktion verbirgt.
Wir empfehlen Ihnen, sich ein wenig Zeit zu nehmen und den Mauszeiger langsam über die gesamte Eingabemaske der
Immobilien-Kartei zu bewegen. Verändert sich der Mauszeiger in ein Handsymbol, dann führen Sie einen Klick mit der
linken Maustaste aus. Auf diese Art und Weise erlernen Sie sehr schnell die Gesamtfunktionalität der Immobilien-Kartei.
Startseite der Immobilien-Kartei
Auf der Übersichtskartei finden Sie auf einen Blick alle globalen Informationen zu der Immobilie. Alle sonstigen detaillierten
Informationen zu der Immobilie inkl. der Bilder, Dokumente, Angebote etc. können Sie in der Web-Applikation über die
sogenannten Reiterkarten einsehen und einpflegen.
Bitte denken Sie bei der Eingabe von Daten stets an das Speichern Ihrer Eingabe.
103
Im Reiter „Stammdaten“ haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen zu der Immobilie zu hinterlegen. Sie
können die Immobilie hier auch für einen Kunden reservieren und die Reservierung natürlich auch nachträglich wieder
zurücknehmen. Beide Vorgänge werden in der Historie zu der Immobilie vermerkt. Wenn Sie die Ogulo-Anbindung in der
Administration aktiviert haben, dann können Sie die ID Ihres Ogulo-Rundgangs unterhalb der Eigenen Objektnummer eintragen.
Fortsetzung Screenshot auf der nächsten Seite
104
105
Im Reiter „Texte“ können Sie diverse Beschreibungen zur Immobilie für unterschiedliche Verwendungen hinterlegen. Im
ersten untergeordneten Reiter finden Sie die Texte, die an die Immobilienportale beim Export der Immobilie übertragen
werden.
106
Auf dem nächsten untergeordneten Reiter finden Sie die Texte, die bei der automatischen Generierung des PDF-Exposés
verwendet werden.
Die Textfelder hier sind standardmäßig mit den gleichen Inhalten vorbelegt, wie die die Textfelder, deren Inhalte an die
Immobilienportale gesendet werden. Für PDF-Exposés können Sie diese Inhalte abweichend formulieren und außerdem
noch weitere Textfelder (samt Überschriften) hinzufügen. Außerdem können Sie die Reihenfolge der Textfelder ändern, um
diese dann auch in das PDF-Exposé zu übernehmen.
107
Auf dem nächsten untergeordneten Reiter finden Sie das Textfeld und die zugehörige Überschrift, die bei der automatischen Generierung des Immobilienaushangs verwendet werden. Den Immobilienaushang können entweder direkt über
den Button „Aushang erstellen“ oder über die Auswahlliste „Weitere Aktionen“.
108
Im Reiter „Bilder/Dokumente“ können Sie diverse Dokumente, Bilder und sonstige digitale Unterlagen zu der Immobilie
hinterlegen. Für die Hinterlegung von digitalen Dateien zur Immobilie stehen folgende Reiterkarten zur Verfügung:
Bilder
Grundrisse
Öffentliche Dokumente
Interne Dokumente
Interne Bilder
Vertrauliche Dokumente
Ablage
Bessere Ordnung mit Kategorien
Erleichtern Sie sich das Ablegen und Aufrufen Ihrer Dokumente durch Kategorien: öffentliche, interne und vertrauliche
Dokumente bei Immobilien sowie interne und vertrauliche Dokumente bei Kontakten. Auf den Bereich „vertraulich“ haben
ausschließlich der Chefmakler und der jeweilige Bearbeiter Zugriff. In der Kategorie „Ablage“ werden standardmäßig alle
Anhänge abgelegt, die Sie für diese Immobilie aus einer E-Mail heraus speichern. Sie haben außerdem die Möglichkeit,
Dateien zwischen den jeweiligen Kategorien zu verschieben.
Hinweis!
Bei der Erstellung des automatisch
generierten PDF-Exposés werden in
Abhängigkeit des von Ihnen ausgewählten Exposé-Umfangs (Kurz,
Lang, Vollständig) auch Dateien aus
den Reitern „Bilder“ und „Grundrisse“
hinzugefügt.
Bilder des Reiters „Interne Bilder“ können von Ihnen auf Wunsch ebenfalls
für die Übernahme in das PDF-Exposé
markiert werden, standardmäßig tauchen diese Bilder dort aber nicht auf.
Bearbeitung von Bildern
Sie können ein Bild über das „Stift“Symbol bearbeiten, um es z. B. zu
drehen oder mit einem Text zu versehen. Nach der Speicherung wird
das bearbeitete Bild dann im Reiter
„Ablage“ gespeichert, das Original
des Bilds verbleibt unverändert an
seinem ursprünglichen Reiter.
109
Im Reiter „Interessenten“ sehen Sie die automatischen Zuordnungen von Interessenten durch den immonetManager.
Während auf der Kontakt-Kartei automatisch eine passende Immobilie zugeordnet wird, erfolgt in der Immobilien-Kartei
die automatische Zuordnung eines passenden Immobilieninteressenten gemäß dessen Gesuchswunschs.
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, automatisiert ein Angebot für die Interessenten zu erstellen und dieses sowohl in der
Immobilien-Kartei als auch in der Kontakt-Kartei in der Historie abzuspeichern.
Selbstverständlich können Sie auch hier weitere mögliche Interessenten manuell hinzuzufügen.
Die Funktion „Immobilie anbieten“ ist identisch zu der Funktion auf der Kontakt-Kartei aufgebaut. Auf eine weitere
Beschreibung wird daher an dieser Stelle verzichtet.
110
Im Reiter „Verknüpfungen“ haben Sie die Möglichkeit, die Immobilie z. B. mit einem Kontakt zu verknüpfen.
Diese Funktion wird üblicherweise benutzt, um den Immobilien-Eigentümer, den Sie idealerweise ebenfalls unter Ihren
Kontakten abgespeichert haben, mit der Immobilie zu verknüpfen.
Die am häufigsten vorkommenden Verknüpfungsbeziehungen sind im immonetManager bereits hinterlegt.
Eine ausführliche Beschreibung des Verknüpfungsvorgangs finden Sie unter der Beschreibung der Verknüpfungen bei der
Kontakt-Kartei.
111
Im Reiter „Historie“ haben Sie die Möglichkeit, alle im Zusammenhang mit der Immobilie erfolgten Aktivitäten zu dokumentieren.
Nachgelagert finden Sie hier auch eine Übersicht aller auf der Kartei stattgefundenen Änderungen. Damit können Sie
jederzeit nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen an der Immobilien-Kartei vorgenommen hat.
112
iPad App
Die Immobilien-Kartei in der iPad App ist in ihrem Aufbau und den Funktionen in vielen Bereichen nahezu identisch zu der
Immobilien-Kartei in der Web-Applikation aufgebaut.
Im Gegensatz zu der Web-Applikation benutzen Sie allerdings zur Anwahl von Funktionsbuttons Ihren Finger. Sie werden
sehr schnell feststellen, wie einfach und komfortabel es ist, kein zusätzliches technisches Equipment, wie zum Beispiel
eine PC-Maus, einsetzen zu müssen.
Der berührungsempfindliche Bildschirm des iPads reagiert sehr schnell auf das Tippen Ihres Fingers. Einen Doppelklick,
wie Sie ihn ggf. mit Ihrer Maus auf Ihrem Computer ausführen, kennt die iPad-Anwendung nicht. Ein einfaches, ganz leichtes
Tippen auf einen Funktionsbutton genügt.
Auch in der iPad App empfehlen wir Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und die gesamte Immobilien-Kartei mit
Ihrem Finger zu erkunden.
Tippen Sie die Funktionsbutton und sehen Sie, wie die Anwendung Ihren Befehl umsetzt.
Eine Anleitung zur Bedienung der Immobilien-Kartei in der App finden Sie, wenn Sie auf den kleinen „i-Button“ unten links
tippen.
Die Eingabemasken und die Funktionsbuttons sind nahezu identisch zu der Web-Applikation.
Sollte in der Administration in der Web-Applikation im Bereich „Zeitraum für iPad-Synchronisation“ 3 Monate angegeben
sein, so werden ältere Daten für Immobilien auf dem iPad nicht angezeigt. Dies kann Aktivitäten, Termine, Aufgaben und
E-Mails betreffen. Sie haben dann jedoch die Möglichkeit, diese länger zurückliegenden Daten über den Button „Historie
nachladen“ in der Detailansicht der Immobilie nachzuladen.
113
Die Startseite der „Immobiliensuche auf dem iPad“
114
Die Startseite der Immobilien-Kartei
115
Bedienkonzept zur Startseite („i-Button“ antippen)
116
Detailansicht der Immobilien-Kartei
117
Bedienkonzept zur Detailansicht der Immobilien-Kartei („i-Button“ antippen)
118
Exposé-Ansicht
119
Bedienkonzept zur Exposé-Ansicht der Immobilien-Kartei („i-Button“ antippen)
120
Geo-Karte mit Möglichkeit zur Einblendung von Infrastruktur-Informationen
121
Bedienkonzept zur Geo-Karte („i-Button“ antippen)
122
Geo-Karte in der Satelliten-Ansicht
Sie haben die Wahl: neben den Apple Karten stehen Ihnen die Karten von Bing Maps zur Verfügung. Wechseln Sie
zwischen den Ansichten mit nur einem Tapp auf das Bing-Symbol (unterhalb des Satelliten-Symbols in der Kartenansicht)
und begeistern Sie mit faszinierenden Luftbildaufnahmen Ihrer Objektumgebung.
123
Bedienkonzept zur Geo-Karte in der Satelliten-Ansicht („i-Button“ antippen)
124
Präsentationsmodus / Diashow in der iPad App
Die iPad App des immonetManagers bietet Ihnen eine sehr komfortable und innovative Möglichkeit, Ihr Immobilienangebot
auf dem iPad zu präsentieren sowie mit einer Diashow zu hinterlegen.
Mit der iPad App können Sie jederzeit auf eine Immobilienanfrage oder im individuellen Beratungsgespräch vor Ort ganz
konkret auf die Fragen eines Interessenten eingehen.
Auch die Möglichkeit zur Abgabe eines Alternativangebots ist im Präsentationsmodus des immonetManagers schnell
erledigt.
Zum Starten des Präsentationsmodus tippen Sie in der unteren Buttonleiste auf den Button „Präsentation“. Sie gelangen
dann zum zentralen Präsentationsmodus Ihrer Immobilien.
125
Übersichtsseite Präsentationsmodus
In der obersten Navigation der Startseite haben Sie die Möglichkeit, Ihre Immobilien nach der Immobilien- und Vertriebsart
zu filtern.
In dem darunterliegenden Eingabefeld können Sie aber auch ganz gezielt nach einer Immobilie suchen, wenn Sie z. B. ihre
Adressdaten kennen.
Durch das Antippen eines Immobilienangebots gelangen Sie in die Exposé-Ansicht.
126
Bedienkonzept Präsentationsmodus („i-Button“ antippen)
127
Exposé-Ansicht
128
Modus „Bilder“
129
Übersichtsseite Präsentationsmodus
Über einen Button in der Navigationsleiste wird die Diashow für alle Objekte gestartet.
130
Bedienkonzept Diashowmodus („i-Button“ antippen)
131
Beginn der Diashow
Die Objekte, für die die Diashow erfolgen soll, werden ausgewählt und im Anschluss starten Sie die Diashow. Die ausgewählten Objekte werden animiert dargestellt.
132
Diashow starten
Zusätzlich können Sie an dieser Stelle irrtümlich hinzugefügte Objekte entfernen oder die Reihenfolge der Immobilien für
die Diashow anpassen. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie die Immobilien antippen und an die Stelle ziehen, die Sie
präferieren. Zum Löschen können Sie entweder auf den Einstellungs-Button in der oberen Navigationsleiste (links neben
„Diashow starten“) tippen, oder Sie tippen eine Immobilie so lange an, bis sie wackelt und tippen dann auf das Kreuz an
der Immobile.
133
Diashow starten
Zunächst wird die Immobilie in Form der Grunddaten in der Übersicht dargestellt. Anschließend werden sämtliche Fotos
der ausgewählten Objekte animiert präsentiert.
134
Wenn eine Bildunterschrift vorhanden ist, wird diese angezeigt. Auch der Bildeffekt sowie die Geschwindigkeit der
Diashow lassen sich hier variieren.
Hinweis!
Nachdem alle Bilder gezeigt wurden, beginnt die Diashow für alle ausgewählten Objekte von vorne.
135
Alle Ihre Immobilien auf einen Blick
Ebenfalls im Präsentationsmodus können Sie sich über den Button „Karte“ Ihren gesamten in der Vermarktung befindlichen Immobilienbestand auf der Karte anzeigen lassen. So finden Sie schnell alle relevanten Angebote gemeinsam mit
Ihren Kunden.
Hinweis!
Sie können zwischen den „Anbietern“ der Karten bing (Microsoft) und Apple wählen. Demnach variiert die Darstellung der
Karten.
136
E-Mail-Management in der Web-Applikation
Der immonetManager ermöglicht Ihnen nach Hinterlegung Ihres zentralen Unternehmens- bzw. Ihres eigenen E-MailAccounts (siehe Kapitel „E-Mail-Einstellungen“) den Empfang, die Bearbeitung und die Organisation aller Ihrer über diese
Accounts eingehenden E-Mails.
Hierfür stehen Ihnen im E-Mail-Bereich viele verschiedene Funktionen zur Verfügung.
137
Suche nach E-Mails
Ähnlich wie für Kontakte und Immobilien finden Sie auch für E-Mails am Bildschirmanfang eine komfortable Suche vor, in
der Sie anhand unterschiedlicher Kriterien schnell und einfach die gesuchte Nachricht finden können. Sie können entweder
nach Ihren eigenen E-Mails oder den E-Mails anderer Benutzer suchen, sofern diese Ihre Mails mit Ihnen geteilt haben.
Tipp: Nutzen Sie die „erweiterte Suche“, um noch genauer nach E-Mails suchen zu können.
Wenn Sie eine Suche ausgeführt haben können Sie über die Ordnerliste (mehr dazu im folgenden Kapitel „Ordnerverwaltung
für E-Mails“) jederzeit wieder Ihr Suchergebnis unter „Mein Suchergebnis“ aufrufen, solange Sie am immonetManager
angemeldet sind.
Ordnerverwaltung für E-Mails
Ihre E-Mail-Nachrichten werden vom immonetManager automatisch in Ordner einsortiert, die Sie auf der linken Bildschirmhälfte finden. Diese sind:
Posteingang
Ordner für eingehende Nachrichten, die keine Portalanfragen sind – unabhängig vom Absender.
Portalanfragen
Ordner für alle eingehenden Nachrichten von den im immonetManager eingerichteten Immobilienportalen (Immonet,
ImmobilienScout24, Immowelt, Kalaydo, neubaukompass.de, Immopool, immobilien.de, myimmo.de, FREEImmo).
Hinweis: In dem Bereich „Administration“ können Sie unter dem Reiter „Chefmakler-Tools“ bereits vorhandene Anfragen
den Portalen auch nachträglich zuordnen.
Entwürfe
Ordner für E-Mails, die Sie zum Zweck der späteren Versendung als Entwurf gespeichert haben.
Gesendet
Ordner für alle aus Ihrem eigenen bzw. dem zentralen E-Mail-Account (soweit zugriffsberechtigt) gesendeten Nachrichten.
Archiv
Zentrales E-Mail-Register für alle gespeicherten Nachrichten Ihres eigenen bzw. des zentralen E-Mail-Accounts (soweit
zugriffsberechtigt).
Unterhalb der Ordner Posteingang, Portalanfragen und Archiv können Sie Unterordner anlegen, um E-Mails in diese zu
verschieben. Sie können diese Ordner natürlich auch umbenennen und wieder löschen. Beachten Sie bitte, dass bei der
Löschung eines Ordners auch alle enthaltenen E-Mails gelöscht werden. Darüber hinaus können Sie die Ordner Posteingang,
Portalanfragen, Entwürfe, Gesendet und Archiv nicht löschen oder umbenennen, da diese systemseitig fest vorgegeben
sind.
Wie bei der E-Mail-Suche haben Sie auch in der Ordnerverwaltung die Möglichkeit, auf die E-Mails eines anderen Benutzers
zu wechseln oder sich die E-Mails aller Benutzer anzeigen zu lassen.
Beachten Sie, dass das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Ordnern nur für den eingeloggten Benutzer möglich ist,
nicht für andere Benutzer. Die Ausnahme bildet hier der Chefmakler, der auch Ordner und E-Mails von anderen Benutzern
verwalten kann.
Grundsätzlich gilt, dass im Posteingang oder unter Portalanfragen eingegangene E-Mail-Nachrichten, die vom immonetManager eindeutig einem bereits angelegten Kontakt oder einer Immobilie zugeordnet werden können, automatisch auch
in dessen/deren Aktivitätshistorie abgelegt werden. Weiterhin haben Sie aber auch die Möglichkeit, nachträglich Ihre Mails
Ihren Immobilien oder Kontakten zuzuordnen. Dies ermöglicht einen noch besseren Überblick Ihrer Aktivitäten.
138
Auflistung aller E-Mails und weiterführende Funktionen
In der rechten Bildschirmhälfte finden Sie die Auflistung aller E-Mails. Diese Auflistung stellt entweder den Inhalt eines
geöffneten Ordners oder ein Suchergebnis dar. Durch einen Klick auf eine E-Mail können Sie diese öffnen. Sie können eine
E-Mail auch per „Drag & Drop“ in einen Ordner ziehen.
Beim Ziehen der E-Mail werden die Ordner, in denen Sie die E-Mail nicht ablegen können, ausgegraut dargestellt. So ist es
z. B. nicht möglich, eine E-Mail aus dem Gesendet-Ordner in den Posteingang zu verschieben.
Sie können auch mehrere E-Mails gleichzeitig verschieben, indem Sie die betreffenden E-Mails zuerst über die vorangestellten Checkboxen markieren und dann das „Drag & Drop“ ausführen. Alternativ können Sie aber auch am unteren Ende
des Bildschirms die „Verschieben“-Funktion verwenden. Diese erscheint, sobald Sie das Häkchen an mindestens einer
E-Mail gesetzt haben. Sie können die markierten E-Mails dann in den Ordner verschieben, den Sie in der Auswahlliste
neben dem „Verschieben“-Symbol ausgewählt haben. Neben dem „Verschieben“-Symbol finden Sie das „Mülleimer“Symbol, über das Sie alle markierten E-Mails löschen können.
Bitte beachten Sie, dass Verschieben von E-Mails nicht möglich ist, wenn in der E-Mail-Auflistung ein Suchergebnis
dargestellt wird.
Zu guter Letzt können Sie am oberen und am unteren Ende der E-Mail-Auflistung zur nächsten Seite blättern und die
Anzahl der E-Mails pro Seite einstellen.
139
Funktionen für geöffnete E-Mails
Mit einem Klick auf den einzelnen Zeileneintrag im E-Mail-Bereich öffnet sich die Mail und kann von Ihnen gelesen und
weiterbearbeitet werden.
140
Es stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Bearbeitung von E-Mails zur Verfügung. Diese sind:
E-Mail beantworten
Nach dem Versenden einer Antwort-E-Mail wird diese unter dem Register „Gesendet“ abgelegt und sofern diese eindeutig
zugeordnet werden kann, automatisch in der betreffenden Kontaktkartei in deren Aktivitätshistorie abgelegt.
E-Mail weiterleiten
Eine weitergeleitete E-Mail wird prinzipiell wie eine beantwortete E-Mail behandelt.
E-Mail verschieben
Ein Klick verschiebt die E-Mail direkt in den Ordner, der in der Auswahlliste angegeben ist.
E-Mail löschen
Ein Klick auf diesen Button führt nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage zur Löschung der E-Mail. Bitte beachten
Sie: Sollte die gelöschte E-Mail mit einem Kontakt oder einer Immobilie verknüpft sein, so bleibt sie dort in Form einer sog.
„Ersatz-Aktivität“ bestehen. Diese enthält dann noch bestimmte Basisdaten der E-Mail, wie Absender, Empfänger, CCs,
Datum des Eingangs und Bearbeiter. Der Text der E-Mail sowie Anhänge bleiben hingegen nicht erhalten.
E-Mail (im Büro) teilen
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, eine in Ihrem Postfach eingegangene E-Mail für alle anderen Benutzer des
immonetManagers öffentlich zu stellen. Jeder Benutzer hat eigene Löschrechte an der öffentlich gestellten Mail.
Bearbeiter zuweisen
Über diese Funktion können Sie eine in Ihrem Postfach eingegangene E-Mail einem anderen Benutzer zuweisen.
E-Mail mit Immobilien verknüpfen
Die Mail kann mit einer Immobilie aus dem Objektbestand/Portfolio verknüpft werden.
E-Mail mit Kontakten verknüpfen
Die Mail kann mit einem bestehenden Kontakt verknüpft werden.
Speichern von Anhängen
Enthält eine E-Mail Anhänge, so können Sie diese Anhänge im Bereich „Ablage“ eines verknüpften Kontakts und/oder
einer verknüpften Immobilie speichern. Kann die E-Mail vom immonetManager keinem Kontakt und keiner Immobilie im
Bestand automatisch zugeordnet werden, so können Sie Verknüpfungen auch manuell herstellen.
Neue Kontakte anlegen
Wenn Sie eine E-Mail eines unbekannten Absenders erhalten, so haben Sie die Möglichkeit, diesen direkt als Kontakt
anzulegen und für diesen ggf. auch gleich ein Gesuch zu speichern (sofern unter „Administration“ im Bereich „Globale
Einstellungen“ die Option „Gesuche aus Anfragen“ auf „Ja“ steht).
Wenn Sie einen Kontakt aus einer Portalanfrage heraus speichern, so können Sie diesem Kontakt auch gleich das Exposé
zur angefragten Immobilie zukommen zu lassen, also den Angebotsprozess starten. Sollte der Interessent über seine
Portalanfrage nur sehr wenige Kontaktdaten zur Verfügung gestellt haben (Nachname, ggf. Firma und/oder Telefonnummer),
so können Sie zwischen unterschiedlichen Möglichkeiten wählen, wie Sie die weitere Kommunikation gestalten wollen.
141
Wenn Sie eine der beiden Optionen auswählen, die sich auf die Vervollständigung der Daten des Kontakts beziehen, so
wird bei der Option „Kontaktdaten erbitten“ der gleiche Prozess angestoßen, wie er bereits bei der Funktion „Bitte um
Datenvervollständigung“ am Kontakt beschrieben wurde. Bei der Option „Immobilie anbieten und Kontaktdaten erbitten“
wird die Kontaktdatenvervollständigung hingegen mit dem regulären Angebotsprozess kombiniert.
Bitte beachten Sie, dass bei beiden Optionen die entsprechenden Texte aus dem Bereich „E-Mail-Vorlagen“ unter
„Administration“ herangezogen werden.
Verfassen von E-Mails
Das Verfassen von E-Mails im E-Mail-Bereich funktioniert auf die gleiche Art und Weise wie unter Kontakten, also über den
Button „Neue E-Mail“. Der einzige Unterschied ist hier, dass nicht automatisch gleich ein Kontakt mit der E-Mail verknüpft
wird.
142
E-Mail-Management in der iPad App
Die Bearbeitung, Löschung und das Verschieben von E-Mails funktioniert in der immonetManager iPad App nahezu identisch
zur Web-Anwendung. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Anlegen, Umbenennen und Löschen von Ordnern ausschließlich
in der Web-Applikation zur Verfügung steht.
Funktionsbereich E-Mail – Normalansicht mit Registern
Auf der E-Mail-Übersichtsseite finden Sie in der oberen Reihe die Benutzerauswahl, die standardmäßig auf Ihre eigenen
E-Mails gesetzt ist. In der darunter liegenden Zeile finden Sie die Ordnerauswahl. Sollten sich unter einem Ordner noch
Unterordner befinden, so wird dies durch ein kleines Dreieck am Hauptordner angezeigt. Klicken Sie auf dieses Dreieck,
um sich die Unterordner anzeigen zu lassen.
In der letzten Zeile finden Sie die E-Mail-Suche, in der Sie nach E-Mails über die Angabe eines Kontakts oder eines
E-Mail-Betreffs suchen können. Bitte beachten Sie hierbei, dass sich die Suche immer auf den eingestellten Benutzer und
den eingestellten Ordner bezieht. Außerdem wird bei einer Suche in einem Hauptordner (z.B. „Posteingang“) immer auch
automatisch in allen Unterordnern gesucht. Wenn Sie die Suche zurücksetzen wollen, so können Sie dies über das kleine
„x“ am rechten Rand des Suchfelds tun.
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Funktionsbereich E-Mail – Stapelverarbeitungsansicht mit Registern und Funktionen
Auch hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Nachrichten auf einmal im Stapel zu verarbeiten. Tappen Sie dazu auf
das „Zahnrad“-Symbol (siehe Abbildung). Anschließend erhalten Sie die Möglichkeit, eine einzelne E-Mail, mehrere oder
alle E-Mails zu markieren.
Nach Auswahl der „Alle“-Funktion (über die Checkbox neben dem Begriff Posteingang) können Sie einzelne E-Mails durch
ein einfaches „Tappen“ von der Gesamtauswahl ausklammern.
Den „Stapelverarbeitungs-Modus“ verlassen Sie, indem Sie erneut auf das „x“-Symbol tappen, dass an der Stelle des
„Zahnrad“-Symbols eingeblendet wurde.
Hinweis!
Die von Ihnen ggf. zuvor gesetzten Markierungen an E-Mail-Nachrichten gehen beim Verlassen des StapelverarbeitungsModus verloren und müssen von Ihnen dann sofern gewünscht neu gesetzt werden.
Hinweis zu Entwürfen
Auf dem iPad können wie auch in der Web-Applikation E-Mails als Entwürfe gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass
iPad-Entwürfe auch immer nur auf dem iPad verfügbar sind, ebenso wie in der Web-Applikation erstellte Entwürfe auch
immer nur dort verfügbar sind.
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Termin- und Aufgaben-Management
Das Termin- und Aufgabenmanagement des immonetManagers ermöglicht Ihnen, als Einzelunternehmen und insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Kolleginnen und Kollegen, Effizienz und Transparenz in Ihrem
Unternehmen neu zu definieren.
Der strukturelle Aufbau und die Funktionen sind in beiden Programm-Komponenten (Web-Anwendung & iPad App) nahezu
identisch.
Im Vergleich zu konventionellen Termin- und Aufgaben-Managementsystemen bietet Ihnen der immonetManager die
nachstehenden Vorteile:
Sehr schnelle, einfache und einheitlich strukturierte Erfassung von Terminen und Aufgaben.
Termin- und Aufgabenerfassung sowohl ohne als auch mit direkter Verknüpfung zum Kontakt bzw. zur Immobilie.
Zeitsparende Erstellung von Folgeterminen.
Verknüpfte Termine und Aufgaben erscheinen chronologisch vorstrukturiert in den Aktivitätshistorien der Kontakte bzw.
zur Immobilien und werden somit automatisch nachweisrelevant gespeichert.
Aktivitätsdokumentation mit Autoverknüpfung zum Kontakt bzw. zur Immobilie direkt aus dem Termin/Aufgabe.
Termin-Check mit nur einem Blick auf die Kontakt-/Immobilienkartei.
Optimierte Termin- und Tourenplanung durch maximale Transparenz.
Kontinuierliche Synchronisation des gesamten Systems (Web-Anwendung & iPad App) ermöglicht Ihnen und auch
allen anderen Benutzern des immonetManagers eine stets aktuelle Übersicht zu allen erfassten Terminen und Aufgaben.
Termine und Aufgaben können über den immonetManager – durch elektronische Zuweisung - auch für das BackOffice
oder bei anderen Benutzern eingestellt werden.
Schnellübersicht über Termine und Aufgaben durch vorgefilterten Listen-Modus und direkter Benutzerauswahl.
Erweiterte Terminübersicht und -planung durch Kalenderblatt-Modus – Tag/Woche/Monat – mit Blättern-Funktion und
direkter Benutzerauswahl.
Schnellübersicht zu allen erledigten Terminen und Aufgaben.
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1
Terminübersicht und -planung in der Web-Anwendung
1. Listenansicht-Modus mit Filtermöglichkeiten, Detail-Informationen im Direktzugriff und Planungshilfe. (
1
)
2. Kalenderblatt-Modus (Tag/Woche/Monat) mit Mitarbeiter-Auswahl-Feld, direktem Sprung in die Detail-Informationen
des angewählten Termins sowie „Blättern-Funktion“. ( 2 )
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Status von Terminen
Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, so befindet sich dieser immer im Status „geplant“. Der Termin verbleibt in diesem
Status, bis sein Ende (Uhrzeit) erreicht ist. Danach können Sie den Terminstatus auf „hat stattgefunden“ oder „ist ausgefallen“
ändern. Hierfür finden Sie in der Liste für Termine und Aufgaben unter „Termine“ einen Filter, mit Sie sich abgelaufenen
Termine anzeigen lassen können, deren Terminstatus noch nicht geändert worden ist („Termine zur Nachbearbeitung“).
Unter „Globale Einstellungen“ finden Sie außerdem die Möglichkeit, Termine, deren Terminende 3 Tage zurückliegt, vom
immonetManager automatisch auf „hat stattgefunden“ setzen zu lassen.
Darüber hinaus finden Sie in Übersichten hinter Terminen einen Hinweis (Kürzel), in welchem Status sich dieser Termin
befindet:
(G) für „geplant“
(S) für „hat stattgefunden“
(A) für „ist ausgefallen“
Versand einer Terminbestätigung
Nach der Erstellung eines Termins haben Sie die Möglichkeit, dem Terminteilnehmer eine Bestätigung des Termins per
E-Mail zukommen zu lassen. Hierfür finden Sie am Ende eines gespeicherten Termins den Link „Bestätigung senden“, links
neben dem blauen Button „Termin speichern“.
Terminübersicht und -planung in der iPad App
Der strukturelle Aufbau und die Funktionen sind identisch zu der Web-Anwendung konzipiert.
1. Listenansicht-Modus mit Filtermöglichkeiten, Detail-Informationen im Direktzugriff und Planungshilfe
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Terminübersicht und -planung in der iPad App
Der strukturelle Aufbau und die Funktionen sind identisch zu der Web-Anwendung konzipiert.
1. Listenansicht-Modus mit Filtermöglichkeiten, Detail-Informationen im Direktzugriff und Planungshilfe
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2. Kalenderblatt-Modus (Tag/Woche/Monat) mit Mitarbeiter-Auswahl-Feld, direktem Sprung in die Detail-Informationen
des angewählten Termins sowie „Blättern-Funktion“.
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Auswertungen
In diesem Bereich finden Sie zwei unterschiedliche Auswertungen über Ihre Kontakt- und Immobiliendaten, um einen
Überblick über das Vermarktungsgeschehen in Ihrem Büro zu erhalten. Diese beiden Auswertungen sind das „Vermarktungspotenzial von Immobilien“, das Ihnen unter anderem ungenutzte Vermarktungschancen von Immobilien aufzeigen
soll und der „Kunden-Lebenszyklus“, dem Sie entnehmen können, wie fortgeschritten Sie mit der Vermittlung einer Immobilie
an einen Kunden sind und welcher Schritt auf dem Weg zum Abschluss als nächstes ansteht.
Auswertung „Vermarktungspotenzial von Immobilien“
Unter dem „Vermarktungspotenzial von Immobilien“ werden die noch nicht ausgeschöpften Möglichkeiten verstanden,
eine in aktiver Vermarktung befindliche Immobilie zu vermitteln. Diese noch nicht ausgeschöpften Möglichkeiten zeigen
sich z. B. in der Differenz zwischen versendeten Exposés und möglichen Exposé-Versendungen – wenn also aufgrund der
Kunden-Gesuche noch mehr Exposés hätten versendet werden können, als dies aktuell der Fall ist. Diese Informationen
helfen Ihnen dabei, das Maximum zur Vermittlung einer Immobilie zu unternehmen.
Die Auswertung „Vermarktungspotenzial von Immobilien“ ist in drei separate Suchfilter (sog. „Meilensteine“) unterteilt, in
denen Sie Ihre Immobilien wiederfinden:
1. Immobilie erfasst: Enthält alle Immobilien, die sich im Objektstatus „Entwurf“ oder „Akquise“ befinden.
2. Vermarktungspotenzial: Enthält alle Immobilien, die sich im Objektstatus „Aktive Vermarktung“ befinden.
3. Abschluss: Enthält alle Immobilien, die sich im Objektstatus „Vermittelt“ befinden.
Als Chefmakler können Sie immer alle Objekte Ihres Büros in den jeweiligen Meilensteinen sehen, als normaler Benutzer
allerdings immer nur die, an denen Sie auch als Bearbeiter eingetragen sind. Sie können auf jede aufgelistete Immobilie
klicken, um zu den Details der Immobilie zu gelangen.
Der Fokus der Auswertung liegt
natürlich auf dem Meilenstein
„Vermarktungspotenzial“, da sich
hier alle in aktiver Vermarktung
befindlichen Immobilien wiederfinden. Aus diesem Grund wird
dieser Suchfilter auch standardmäßig beim Aufruf der Auswertung angezeigt.
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Im Meilenstein „Vermarktungspotenzial“ finden Sie pro Immobilie eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen.
Die nachfolgenden Erläuterungen basieren zum besseren Verständnis auf folgendem Beispiel:
Die aufgeführten Informationen im Detail:
1.Objektadresse
Die Adresse der Immobilie.
2. Erhaltene Anfragen
Anzahl der Portalanfragen, die für diese Immobilie bisher eingegangen sind.
3. Anzahl Exposéversand
Hier können Ihnen bis zu zwei Werte angezeigt werden, z. B.: 2 (+4)
In diesem Fall wurden bisher an 2 Kontakte Exposés versendet, aber es könnten noch Exposés an 4 weitere
Kontakte versendet werden. Das bedeutet: Für 4 weitere Kontakte liegen Gesuche vor, die genau auf diese Immobilie
passen. Hier können also potenziell noch weitere Exposés versendet werden.
Als versendete Exposés gelten Exposés, die Sie im immonetManager über die Zustellungsart „per E-Mail“, „per Fax“ oder „per Post“ erstellt bzw. versendet haben.
4. Letzter Exposéversand
Das Datum, an dem das letzte Exposé für diese Immobilie versendet wurde.
5. Durchgeführte Besichtigungen
Anzahl der Besichtigungen, die bisher für die Immobilie durchgeführt wurden.
6. Letzte Besichtigung
Das Datum des letzten Termins der Art „Besichtigung“ verstanden, der sich im Status „stattgefunden“ befindet.
7. Vereinbarte Besichtigungen
Als „vereinbarte Besichtigung“ wird ein Termin der Art „Besichtigung“ verstanden, der sich im Status „geplant“ oder „ausgefallen“ befindet.
In dieser Spalte können bis zu zwei Werte angezeigt werden, z. B.: 1 (+2)
In diesem Fall wurde 1 Besichtigung vereinbart, es hätten aber noch 2 weitere Besichtigungen vereinbart werden
können. Grundlage hierfür ist, dass an 2 Kunden Exposés versendet wurden (siehe Punkt 3 oben), mit diesen Kunden
aber keine Besichtigungen vereinbart wurden. Hier wäre also noch Potenzial, weitere Besichtigungen zu vereinbaren.
Hinweis: Wenn Sie einen Immobilie für einen Kontakt ausgeschlossen haben, nachdem Sie diesem Kontakt ein
Exposé geschickt haben, so geht er auch nicht mehr in die Zählung für potenzielle Besichtigungen ein.
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8. Nächste Besichtigung
Das Datum des nächsten Termins der Art „Besichtigung“, der sich im Status „geplant“ befindet.
9.Reservierungen
Die Anzahl der Reservierungen (Aktivität „Reservierung“), die aktuell für dieses Objekt vorliegen.
10.Bearbeiter
Der Bearbeiter der Immobilie.
Ganz am Anfang der Auswertung werden Sie außerdem ein Ampelsystem bemerken. Diese Ampeln geben Ihnen einen
Hinweis darauf, wann die letzte Aktion mit dieser Immobilie stattgefunden hat. Als „Aktion“ wird folgendes verstanden:
1. Das Datum der letzten Aktivität, des letzten Termins oder der letzten Aufgabe, die für diese Immobilie verbucht wurde.
2. Das Eingangsdatum der letzten eingegangenen E-Mail für diese Immobilie.
3. Das Versendungsdatum der letzten E-Mail, die für diese Immobilie abgesendet wurde.
Das Ampelsystem sucht sich somit das Datum der aktuellsten Aktion und ändert seine Farbe entsprechend des Abstands
zum heutigen Tag. Die Schrittweite der Ampelfarben – also wann die Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot wechselt
– können Sie in der Administration unter „Auswertungen“ festlegen.
Bitte beachten Sie: Um den Meilenstein „Vermarktungspotenzial“ optimal darzustellen, gilt die empfohlene Standardauflösung von 1024 mal 768 Pixeln für diese Seite nicht. Für eine optimale Darstellung empfehlen wir Ihnen eine Auflösung
von 1366 mal 768 Pixeln.
Auswertung „Kunden-Lebenszyklus“
Der sog. „Kunden-Lebenszyklus“ bildet die einzelnen Schritte ab, die ein Kunde im Rahmen seiner Immobiliensuche bei
Ihnen durchläuft. Diese Schritte – „Meilensteine“ genannt – sind im Allgemeinen die Kontaktaufnahme zum Makler im
Rahmen einer Anfrage, das Versenden eines Exposés, die Vereinbarung und Durchführung einer Besichtigung, die Reservierung und schließlich der Abschluss. Im Kunden-Lebenszyklus können Sie diesen Fortschritt genau verfolgen, da jeder
Meilenstein einen eigenen Suchfilter darstellt, in dem die betreffenden Kunden aufgelistet werden. Im Suchergebnis jedes
Meilensteins erhalten Sie Informationen, die Ihnen helfen sollen, mit diesem Kunden einen Abschluss zu erzielen.
Damit ein Kunde einen Meilenstein „erreicht“ müssen bestimmte Aktivitäten, Aufgaben oder Termine für ihn und eine
Immobilie verbucht sein. Welche das genau sind, können Sie im Administrationsbereich des immonetManagers unter
„Auswertungen“ sehen. Lesen Sie bitte auch den entsprechenden Abschnitt weiter oben im Handbuch, um Informationen
über die Einstellungsmöglichkeiten für Meilensteine zu erfahren.
Klicken Sie auf einen der Meilensteine im Kunden-Lebenszyklus, um sich alle Kunden anzeigen zu lassen, die den betreffenden Meilenstein im Kontext einer Immobilie erreicht haben.
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In den einzelnen Meilensteinen finden Sie jeweils unterschiedliche Informationen wieder, die sich auf aktuelle und
vergangene Aktivitäten zwischen dem Kunden und der betreffenden Immobilie beziehen. Die meisten Informationen sind
selbsterklärend. Die größte Besonderheit stellt im Meilenstein „Exposé versandt“ die Information „zugesandte/mögl.
Exposés“ dar.
Die hier angezeigte Information ist wie folgt aufgebaut: „2 (+5)“. Diese Werte sagen aus, dass der Kunde 2 Exposés für
Immobilien erhalten hat, dass Sie ihm aber aufgrund seiner Gesuche noch 5 weitere Exposés zusenden können. Um dies
zu tun, klicken Sie einfach auf den Kontaktnamen in der Liste des Meilensteins und wählen Sie dort „Immobilie anbieten“.
Des Weiteren finden Sie in der Ergebnisliste jedes Meilensteins eine Ampel vor. Diese gibt an, seit wann ein Kunde einen
Meilenstein erreicht hat. Für den Meilenstein „Kunde sucht Immobilie“ wird z. B. geprüft, wann das letzte Gesuche für
diesen Kunden aktiv gesetzt wurde.
Das Ampelsystem sucht sich somit das Datum der aktuellsten Aktion und ändert seine Farbe entsprechend des Abstands
zum heutigen Tag. Die Schrittweite der Ampelfarben – also wann die Ampel von Grün auf Gelb und von Gelb auf Rot
wechselt – können Sie ebenfalls in der Administration unter „Auswertungen“ festlegen.
Damit ein Kunde im Kunden-Lebenszyklus aufgeführt wird müssen außerdem noch folgende weitere Kriterien erfüllt sein:
1. Der Kunde muss aktiv sein und es muss mindestens ein aktives Gesuch vorliegen.
2. Die Aktivität, der Termin bzw. die Aufgabe müssen immer für einen Kunden und eine Immobilie verbucht werden („Kunde-Immobilie-Kombination“). Die einzige Ausnahme hiervon ist der erste Meilenstein „Kunde sucht Immobilie“.
3. Die betreffende Immobilie muss sich in aktiver Vermarktung befinden.
Die einzige Ausnahme hiervon ist der Meilenstein „Abschluss“.
4. Die betreffende Immobilie in der „Kunde-Immobilie-Kombination“ darf für den Kunden nicht ausgeschlossen sein.
Sollten Sie sich fragen, warum ein Kunde nicht im Kunden-Lebenszyklus aufgeführt wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch,
dass eine dieser vier Regeln nicht erfüllt wurde.
Darüber hinaus wird ein Kunde immer nur einmal im Kunden-Lebenszyklus geführt – nämlich unter seinem höchsten
erreichten Meilenstein. Wenn Sie einem Kunden also z. B. für zwei Immobilien Exposés gesendet haben, für genau diesen
Kunden im Rahmen einer anderen Immobilie aber auch eine Reservierung vorliegt, dann wird dieser Kunde ausschließlich
unter dem Meilenstein „Reservierung“ mit der betreffenden Immobilie geführt.
Bitte beachten Sie: Damit Sie dem Kunden-Lebenszyklus hilfreiche Informationen entnehmen können, ist es notwendig,
dass Sie für Kontakte und Immobilien auch die Aktivitäten verbuchen, die für die Meilensteine definiert wurden.
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