8. Mitarbeiter
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8. Mitarbeiter
Einstellung von Mitarbeitern Einstellung von Mitarbeitern Inhalt: Einleitung Die Stellenbeschreibung Das Anforderungsprofil Möglichkeiten der Bewerbersuche Die Bewerbungsunterlagen Das Vorstellungsgespräch Bewerberauswahl Die Einstellung Der Arbeitsvertrag Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters Exkurs: Welche Beschäftigungsverhältnisse gibt es und was kostet ein Mitarbeiter? Einleitung „Wie finde ich einen Mitarbeiter?“ „Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch?“ „Nach welchen Kriterien wähle ich aus allen Bewerbern den richtigen aus?“ Das sind Fragen, die sich jedem Unternehmer immer wieder neu stellen. In diesem Baustein werden wir alle Schritte zur Mitarbeitereinstellung praxisnah darstellen. Wer kennt als Unternehmer nicht die Situation, dass mal wieder ein neuer Fahrer gesucht werden muss? Und immer noch gibt es kein Konzept für dieses leider häufig wiederkehrende Problem, um sich die Arbeit zu erleichtern. Wie wird nun dieses Problem üblicherweise gelöst? Dies weiß jeder Unternehmer aus eigener Erfahrung: Es wird schnell für den nächsten Samstag eine Anzeige in der Tageszeitung aufgegeben, meistens ohne sich großartig über den Text Gedanken zu machen. Die Bewerber melden sich telefonisch, somit ist in den meisten Fällen der Samstag und auch noch der Montag zum „Telefoniertag“ erklärt. Meistens werden die Bewerber am Telefon nicht sofort mit gezielten Fragen vorausgewählt, sondern alle zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Dann kommen die Vorstellungsgespräche, häufig ohne sich vorbereitende Gedanken gemacht zu haben. Ja, und dann kommt die Auswahl. War überhaupt einer dabei? Soll ich den oder den nehmen? Diese Fragen sind Unternehmern nicht unbekannt. Gerade weil es heutzutage nicht einfach ist, geeignete Mitarbeiter zu finden, sollte jede Mitarbeitereinstellung mit großer Sorgfalt vorgenommen werden und möglichst nicht unter Zeitdruck. Eine gute Vorbereitung ist hierbei unerlässlich. Ist der Bewerber erst einmal eingestellt, sind der Arbeitgeber und auch der Arbeitnehmer durch die bestehenden Arbeitsgesetze gebunden. Die Bewerberauswahl kann dagegen weitgehend frei von Vorschriften gestaltet werden kann. Um sich die zukünftige, ja häufig wiederkehrende Arbeit der Mitarbeitereinstellung zu erleichtern, sollte einmal ein Konzept erarbeitet werden. Dies steht dann für alle weiteren Einstellungen zur Verfügung, sei es für einen Fahrer oder einen Büromitarbeiter. Bei der Konzepterstellung sollten folgende Punkte berücksichtigt werden: • Erarbeiten einer Stellenbeschreibung und eventuell eines • Anforderungsprofils • Möglichkeiten der Bewerbersuche • Bewerbungsunterlagen • Vorbereitung des Vorstellungsgespräches • Bewerbungsanalyse • Einstellung des neuen Mitarbeiters • Einarbeitung des neuen Mitarbeiters In den meisten Büchern zur Personalwirtschaft befindet sich ein Kapitel zum Personalbedarf. Dies ersparen wir uns, weil in kleineren Unternehmen der Personalbedarf überschaubar ist. Wer 5 Kfz hat, braucht auch 5 Fahrer oder 4, wenn der Unternehmer noch selbst fährt. Das Büro ist mit einer Kraft besetzt, und wenn diese eine Kraft die Arbeit nicht mehr schafft, muss eine weitere her. Die Personalbedarfsplanung ist mehr für größere Unternehmen gedacht, in den z. B. 20 Maschinen mit so und so vielen Mitarbeitern besetzt sein müssen, damit die Produktion nicht lahmliegt. Natürlich wird eine Personalbedarfsplanung auch in großen Speditionen stattfinden, die 50 und mehr Mitarbeiter beschäftigen. Was aber auch in einem kleineren Unternehmen von Vorteil sein kann, ist ein Stellenplan, im dem alle Stellen des Unternehmens dargestellt sind. In diesem Plan kann dann z. B. festgehalten werden, wer wen im Krankheits- oder Urlaubsfall vertritt. Auch welche Aushilfen in diesen Fällen mit herangezogen werden könnten, kann hier festgehalten werden. Auf diese Art und Weise hat man für die Urlaubszeit oder bei Ausfällen durch Krankheit vorgesorgt. 63 Einstellung von Mitarbeitern Die Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung ist ein schriftlich abgefasstes und verbindliches Dokument. Sie schafft klare Regelungen in Bezug auf die Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens bei Tätigkeiten, Kompetenzen, Rechten und Pflichten. Inhalte sind z. B. die Beschreibung des Arbeitsplatzes innerhalb des Unternehmens, die Arbeitszeit, die Tätigkeiten, Vertretungen anderer Mitarbeiter, Anforderungen oder spezielle Aufgaben. Die Stellenbeschreibung ist nicht nur hilfreich für das Anforderungsprofil, sondern auch wichtig für das Vorstellungsgespräch, um dem Bewerber zeigen zu können, was auf ihn zukommt. Außerdem sollte sie Bestandteil des Arbeitsvertrages sein. So vermeidet man spätere Auseinandersetzungen, was zur Tätigkeit gehört und was nicht. Allerdings sollten die Tätigkeiten, Rechte und Pflichten nicht zu eng gefasst werden. Erstens, um dem Mitarbeiter gewisse Freiräume zu gewähren und zweitens, um nicht Gefahr zu laufen, dass der Mitarbeiter nur nach Stellenbeschreibung arbeitet und jede Flexibilität verloren geht. Die Stellenbeschreibung auf der nächsten Seite ist ein Beispiel für einen Auslieferungsfahrer. Sie kann aber auch einfach für eine andere Tätigkeit umgeschrieben werden. Für einen Disponenten würde z. B. als Arbeitsplatz das Büro beschrieben und als Tätigkeit die Einteilung der Fahrzeuge usw.. Außerdem müsste festgehalten werden, inwieweit er anderen gegenüber weisungsbefugt ist, also eine Festlegung der Vorgesetztenverhältnisse und/oder Verantwortlichkeiten. Zusammenfassend kann man festhalten, dass in eine Stellenbeschreibung folgende Punkte gehören: 1. Art der Arbeit 2. Beschreibung des Arbeitsplatzes 3. Beginn und Ende der Arbeit 4. Pausen 5. Sauberhaltung des Arbeitsplatzes 6. Besondere Regelungen Das Anforderungsprofil Das Anforderungsprofil baut auf der Stellenbeschreibung auf und dient dazu, Anforderungshöhen und -arten festzuhalten. Diese Anforderungen sind z. B. bestimmte Kenntnisse, Geschicklichkeiten oder auch körperliche Belastungen. Es wird vom Unternehmer oder auch von dem Mitar64 beiter, der für die Einstellung neuer Mitarbeiter zuständig ist, erstellt. Gewöhnlich enthält es möglichst alle Kriterien, die ein Bewerber erfüllen sollte, um für die zu besetzende Stelle in Frage zu kommen. Der neue Bewerber muss fachliche und persönliche Voraussetzungen mitbringen. Die fachlichen Voraussetzungen sind relativ einfach aufzulisten. Sie hängen davon ab, welche Stelle besetzt werden muss. Niemand wird einen Fahrer ohne Führerschein einstellen. Etwas anders ist dies bei den persönlichen Voraussetzungen des Bewerbers. Hier entscheidet der „Einsteller“ aufgrund von Erfahrungen, eigenen Vorstellungen und Gefühl. Der eine stellt lieber Verheiratete mit Kindern ein, weil er sich davon mehr Zuverlässigkeit verspricht, der andere lieber Ledige. Zu den fachlichen und persönlichen Voraussetzungen kommen dann noch so genannte „weiche“ Kriterien, etwa, dass der Bewerber belastbar, flexibel und stresserprobt sein muss. Ob diese weichen Kriterien erfüllt werden, lässt sich meistens nur im Vorstellungsgespräch ansprechen, jedoch nicht überprüfen. Bezogen auf die Belastbarkeit, zeigen dies zum Teil vorherige Tätigkeiten. Die Erstellung eines Anforderungsprofils ist eigentlich nur eine kurze Arbeit, die aber die weiteren Schritte ungemein erleichtert. Das Beispiel auf Seite 66 eines Anforderungsprofils (ebenfalls für einen Auslieferungsfahrer) kann ganz einfach, wie auch die Stellenbeschreibung, auf eine andere Tätigkeit umgeschrieben werden. Soll z. B. jemand für Bürotätigkeiten eingestellt werden, würde bei fachlichen Voraussetzungen stehen: Steno- und Schreibmaschinenkenntnisse oder PC-Erfahrung im Umgang mit bestimmten Programmen, z.B. Word und Excel. Möglichkeiten der Bewerbersuche Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten der Bewerbersuche. Wenn im eigenen Unternehmen kein Mitarbeiter gefunden werden kann, der die vorhandene Stelle möglicherweise durch Umstrukturierung im Unternehmen besetzen könnte, muss ein neuer Mitarbeiter auf dem freien Markt gesucht werden. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: • Stellenanzeigen • Arbeitsamt • Suche im Verwandten- und Freundeskreis • Personalleasing (Zeitarbeit) • Personalberater Einstellung von Mitarbeitern Beispiel einer Stellenbeschreibung über die Tätigkeit eines Auslieferungsfahrers Der Arbeitsplatz ist überwiegend ein Kfz mit ......... t Gesamtgewicht. Die Arbeit beginnt montags bis freitags um ...................... Uhr bei der Spedition „Schnell“ in „47000 Duisburg“ mit Lagertätigkeiten. Die Lagertätigkeit umfasst: • das Sortieren der Sendungen für den Bezirk ............................ • die sorgfältige und vollständige Erfassung der Sendungen • die Beladung des Fahrzeuges • die Entgegennahme von Abholaufträgen und sonstigen schriftlichen oder mündlichen Mitteilungen von Seiten der Spedition „Schnell“ / usw. Die Auslieferungstätigkeit umfasst die vollständige, ordnungs- und bestimmungsgemäße Zustellung der morgens übernommenen Sendungen sowie die Abholung von Sendungen bei Kunden der Spedition „Schnell“ und deren Anlieferung in „47000 Duisburg“. Die 45-minütige Mittagspause kann in der Regel nach der Auslieferung zwischen ............... und ................. gemacht werden. In der Regel endet die Arbeit zwischen .................. und ...................... Sollte die Anzahl der Aufträge es erfordern, müssen zu deren Erledigung auch Mehrstunden geleistet werden. Im Anschluss an die Fahrertätigkeit ist ein Tourenbericht auszufüllen. In ihm werden die Anzahl der zugestellten und abgeholten Sendungen sowie Ablieferhindernisse notiert. Die Tätigkeit des Auslieferungsfahrers umfasst auch die Pflege des ihm anvertrauten Fahrzeuges. Öl- und Wasserstände und der Zustand der Reifen sind wöchentlich zu prüfen. Der Mitarbeiter muss das Fahrzeug wöchentlich von innen und außen reinigen. Die Reinigung kann an einer Waschstraße vorgenommen werden. Der Mitarbeiter bekommt Arbeitskleidung gestellt, die während der Arbeitszeit zu tragen ist. Für deren Sauberhaltung ist der Mitarbeiter verantwortlich. Die Stellenbeschreibung wurde zur Kenntnis genommen. / Datum und Unterschrift des Mitarbeiters 65 Einstellung von Mitarbeitern Anforderungsprofil (Beispiel: Auslieferungsfahrer) 1. Fachliche Voraussetzungen • Berufsausbildung als ................................... • Führerscheinklasse ...................................... (Vorsicht bei den neuen Klassen, z. B. gilt die Klasse B für Fahrzeuge bis 3,5 t mit Anhänger bis 750 kg bzw. Anhänger über 750 kg, wobei das Gesamtgewicht der Kombination 3,5 t nicht überschreiten darf!) • Gefahrgutschulung • Staplerführerschein • ........... Jahre Führerscheinbesitz • ........... Jahre Fahrpraxis mit Kfz von .................. t Gesamtgewicht • usw. 2. Persönliche Voraussetzungen • Männlich (Für diese Tätigkeit kommen Frauen nicht unbedingt in Frage, weil sie aufgrund von Gesetzen nicht so schwer heben dürfen wie Männer.) • mindestens ................ Jahre alt • höchstens .................. Jahre alt • verheiratet oder ledig • Kinder oder keine Kinder • keine Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis (In der Transportbranche eigentlich unerlässlich.) Hinzu kommen noch „weiche“ Kriterien, die zum Teil erst im Vorstellungsgespräch zu erkennen sind, manchmal auch aufgrund von Vortätigkeiten. • zuverlässig • flexibel • belastbar • seriöses äußeres Erscheinungsbild • freundlich • kommunikationsfähig • berufserfahren • motiviert Stellenanzeige Die Stellenanzeige in einer Zeitung ist nach wie vor die meistgewählte Möglichkeit der Mitarbeitersuche. Bei einer Stellenanzeige ist nicht nur das „Wie und Wo?“ (die Platzierung) entscheidend, sondern auch Inhalt und Gestaltung, denn eine Anzeige repräsentiert auch das Unternehmen. Diese Form der Öffentlichkeitsarbeit sollte nicht unterschätzt werden. Nicht nur Arbeitssuchende lesen den Stellenmarkt, sondern auch Mitbewerber oder mögliche Kunden. Bei einer Stellenanzeige sollten drei Fragen berücksichtigt werden: 66 1. Welche Zeitung? Welche Zeitung ist die sinnvollste, die Tageszeitung, eine überregionale Zeitung oder eine Fachzeitung? Für die Suche nach einem Auslieferungsfahrer oder eines Büromitarbeiters bietet sich wahrscheinlich die Tageszeitung oder eine Tageszeitung für eine begrenzte Region an, denn in bundesweiten Wochenzeitungen oder Fachzeitungen würde diese Anzeige aller Voraussicht nach gar nicht gelesen. Eine Fachzeitung bietet sich an, wenn z. B. ein Computerexperte gesucht wird. Bei der Auswahl der Zeitung muss also nicht nur nach Kostenaspekten ausgewählt werden, sondern auch danach, welcher Mitarbeiter gesucht wird. Einstellung von Mitarbeitern 2. An welchem Tag? In den Tageszeitungen ist der Stellenmarkt samstags am größten und wird auch von Nicht-Abonnenten gelesen, so dass dieser Tag eigentlich am günstigsten erscheint. Allerdings könnte es sein, dass eine kleinere, nicht auffallende Anzeige keine Beachtung findet. Vielleicht ist ein normaler Wochentag, z. B. Mittwoch, besser geeignet. Zum einen wird die kleinere Anzeige nicht überlesen und zum anderen melden sich vielleicht nur wirklich interessierte Bewerber. Bei bundesweiten Wochenzeitungen oder Fachzeitungen stellt sich nicht unbedingt die Frage nach dem richtigen Tag, weil dies durch die Zeitungen vorgegeben wird. 3. Wie wird eine Stellenanzeige gestaltet? Nicht allein die Größe einer Stellenanzeige ist wichtig. Anzeigen lassen sich häufig durch Kleinigkeiten interessant machen. Die grafische Gestaltung sollte übersichtlich sein. (Nicht mit mehreren Schrifttypen arbeiten, angemessener Rahmen um die Anzeigen: kein „Trauerrand“, das Wesentliche hervorheben: die Tätigkeit.) Eine solche Anzeige kann man zu Hause am PC herstellen. Dennoch empfiehlt es sich, Fachleute zu Rate zu ziehen. Die meisten Anzeigenannahmen der Tageszeitungen werden bei der Anzeigengestaltung behilflich sein und wissen, worauf es ankommt. Ein paar Euro mehr für eine etwas auffälligere Anzeige anstatt einer Kleinanzeige als Fließtext können sich lohnen. Anzeigen in einem Kasten fallen eher auf und können z. B. auch das Bewerberniveau heben. Eine durchgehend aus Text bestehende Anzeige, eingebunden in viele weitere Anzeigen, wird eher übersehen und vermittelt nicht unbedingt das richtige Bild über das eigene Unternehmen. In einer Anzeige sollte nicht fehlen: • Die Darstellung des suchenden Unternehmens, wenn vorhanden mit dem Firmenlogo • Die kurze Beschreibung der Tätigkeit, für die ein Mitarbeiter gesucht wird • Die Beschreibung des Bewerberprofils • Welche Leistungen das suchende Unternehmen bietet. Eventuell mit der Nennung von Sonderleistungen, wenn es diese wirklich gibt • Wie soll Kontakt aufgenommen werden? Telefonisch oder durch schriftliche Bewerbung mit allen üblichen Unterlagen oder als Kurzbewerbung? Weil gerade die Form der Kontaktaufnahme, die das suchende Unternehmen vorgibt, ein sehr wichtiger Punkt ist, hier ein paar Tipps: • Eine Kontaktaufnahme über Chiffreanzeigen ist nicht unbedingt empfehlenswert, weil diese häufig zu anonym sind und der Bewerber nicht weiß, wo er sich bewirbt. • Entscheidet man sich für eine telefonische Bewerbung, muss hierfür viel Zeit eingeplant werden. Diese Form ermöglicht aber bereits am Telefon eine Vorauswahl zu treffen, um weniger Vorstellungsgespräche zu führen. • Die schriftliche Bewerbung erspart einem zwar die Zeit am Telefon, aber auch die übersandten Unterlagen müssen durchgesehen werden, um die richtigen Kandidaten für ein Bewerbungsgespräch auszuwählen. Außerdem sollte bei dieser Bewerbungsform überlegt werden, ob sich z. B. ein Lagerarbeiter oder Auslieferungsfahrer wirklich schriftlich bewerben würde. Üblicherweise ist eine Kurzoder Telefonbewerbung für solche Tätigkeiten eher empfehlenswert. Von einem einzustellenden Buchhalter hingegen können umfangreiche Bewerbungsunterlagen erwartet werden. Beispiele für eine Stellenanzeige zur Suche eines Auslieferungsfahrers Spedition Schnell in Hamburg, überwiegend tätig im regionalen Nahverkehr, sucht zum 01.10.2002 einen Auslieferungsfahrer für den Hamburger Raum. Der Bewerber sollte über einen FSK CE verfügen, Erfahrungen im Umgang mit 7,5 Tonnern mitbringen und bereits als Fahrer tätig gewesen sein. Wie bieten eine leistungsgerechte Vergütung sowie weitere Sonderleistungen. Bei Interesse nehmen Sie bitte telefonisch unter 040 / 12345 –670 mit Frau Schnell Kontakt auf. 67 Einstellung von Mitarbeitern Stellenanzeige im Internet Auch das Internet bietet eine Möglichkeit der Mitarbeitersuche, wobei diese Form bislang noch mehr der Fach- und Führungkräftesuche vorbehalten ist. Einen Fahrer wird man hier wahrscheinlich noch nicht finden, weil diese Art der Vermittlung noch im Aufbau ist. Aber auch, weil Fahrer nicht unbedingt einen Ortswechsel in Erwägung ziehen werden. Außerdem sind gerade vorhandene Ortskenntnisse ja wichtig. Nachfolgend beispielhaft drei Internet-Adressen, auch wenn sich diese Adressen in kurzer Zeit ändern können. Um weitere Adressen für Stellenanzeigen im Internet zu finden, eignen sich die so genannten Suchmaschinen gut. ◊ www.stellenanzeigen.de ◊ www.stellen-online.de ◊ www.jobmagazin.de Arbeitsamt Es gibt rund 180 Arbeitsämter mit weiteren Nebenstellen, deren Tätigkeit auf den jeweiligen regionalen Bereich festgelegt ist. Ansprechpartner ist immer das örtliche Arbeitsamt. Es gibt zwar auch eine überregionale Vermittlungsstelle, diese ist aber nur für Fach- und Führungskräfte vorgesehen. Außerdem informieren sie auch über Fördermöglichkeiten, z. B. bei der Einstellung von Langzeitarbeitslosen zur Wiedereingliederung in das Berufsleben und Hilfen für die Einarbeitung oder Praktika. Da sich hier die Möglichkeiten, Fördertöpfe und Förderhöhen immer wieder ändern, empfiehlt es sich, bei Bedarf mit dem Arbeitsamt Kontakt aufzunehmen und die Fördermöglichkeiten konkret abzufragen. Unternehmer haben bei der Mitarbeitersuche ganz unterschiedliche Erfahrungen mit Arbeitsämtern gemacht, einige gute und andere schlechte. Dies hängt vielleicht mit dem Engagement der Mitarbeiter des jeweiligen Arbeitsamtes zusammen. Natürlich darf auch nicht vergessen werden, dass Fahrer nicht unbedingt in einer großen Anzahl auf Arbeitssuche sind. Aufgrund der Vorschläge der „Hartz-Kommission“ können sich in Zukunft Kompetenzen und Vorgehensweisen ändern, z. B. durch die Einführung von Personal-Service-Agenturen. Suche im Verwandten- und Freundeskreis Vielleicht lässt sich ja der neue Mitarbeiter im eigenen Verwandten- oder Freundeskreis finden oder dem der vorhandenen Mitarbeiter. Nicht selten hat ein Mitarbeiter einen Freund oder Bekannten, der Arbeit sucht. Dieser Weg der Mitarbeitersuche ist häufig der schnellste und verursacht am wenigsten Kosten. 68 Wird ein Mitarbeiter im eigenen Verwandtenkreis gefunden und eingestellt, sollte man mit diesem nicht anders verfahren als mit den „normalen“ Mitarbeitern. Das heißt, klare Regelungen des Arbeitsverhältnisses durch einen Arbeitsvertrag usw., denn eine arbeitsgerichtliche Auseinandersetzung mit einem Verwandten ist auf jeden Fall unangenehm. Aus diesem Grund sollte von vornherein alles klar geregelt sein. Personalleasing Personalleasing, also das Ausleihen von Arbeitskräften von Zeitarbeitsunternehmen ist wahrscheinlich in Kleinunternehmen nur zur Überbrükkung von kurzfristigen Engpässen sinnvoll, weil diese Form der Mitarbeiterbeschaffung einfach zu teuer ist. Personalberater (Arbeitsvermittler) Personalberater sind meistens in einer Unternehmensberatung angesiedelt. Sucht man einen Fachmann auf irgendeinem Gebiet, der nicht so einfach auf dem Arbeitsmarkt zu finden ist, kann sich das Einschalten eines Personalberaters lohnen. Bei der Suche nach einem „normalen“ Mitarbeiter ist diese Form der Mitarbeiterbeschaffung zu teuer. Bei dieser Form der Mitarbeitersuche müssen Kosten und Nutzen genau gegenübergestellt werden. Die Bewerbungsunterlagen Wurde um eine schriftliche Kurzbewerbung gebeten, kann man mit einem Anschreiben und einem Lebenslauf rechnen. Dagegen wird eine Bewerbung mit den üblichen oder ausführlichen Unterlagen wesentlich umfangreicher sein. Zu den Bewerbungsunterlagen gehören: • Bewerbungsschreiben • Lebenslauf (häufig mit Foto) • Schulzeugnisse • Arbeitszeugnisse • eventuell Referenzen Zu diesen genannten Unterlagen könnte noch der firmeneigene Personalbogen kommen, der z. B. nach Erhalt und erster Durchsicht der Unterlagen an den Bewerber zum Ausfüllen versandt wird, um das Bild abzurunden. Der Personalbogen könnte natürlich auch an Bewerber, die sich telefonisch gemeldet haben, versandt werden, um sich vor dem Vorstellungsgespräch ein besseres Bild über den Bewerber machen zu können. Einstellung von Mitarbeitern Inhalt eines Personalbogens 1. Name, Anschrift, Telefon, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand und möglicher Arbeitsbeginn 2. Fragen nach der körperlichen Gesundheit, z. B. nach Schwierigkeiten beim regelmäßigen Heben von Lasten oder allgemeine Einschränkungen der Erwerbsfähigkeit 3. Fragen zum schulischen und beruflichen Werdegang 4. Fragen nach besonderen Kenntnissen, welche FSK vorhanden sind und wie lange Fahrpraxis in den verschiedenen FSK besteht oder auch nach Unfällen im Straßenverkehr sowie deren Ursachen und schuldhafter Beteiligung 5. Die Unterschrift des Bewerbers am Ende des Personalbogens sollte nicht fehlen Ein Beispiel für einen Personalbogen befindet sich im Anhang. Bei einer schriftlichen Bewerbung ist zu beachten, dass die übersandten Unterlagen wieder an den Bewerber zurückgeschickt werden, falls er nicht in Frage kommt. Dies geschieht am besten mit einem kurzen freundlichen Anschreiben, in dem man sich für die Bewerbung bedankt und dem Bewerber mitteilt, dass man sich anders entschieden habe. Zur Vorauswahl der Bewerber bei einer telefonischen Kontaktaufnahme empfiehlt sich eine Checkliste mit Fragen, um nur die wirklich infrage kommenden Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Die Checkliste sollte sich möglichst eng an das erstellte Anforderungsprofil halten. Hier ein paar Beispielfragen: • Welchen Führerschein besitzen Sie? • Haben Sie bereits als Fahrer gearbeitet, wo und wie lange? • Welche Fahrzeuge sind Sie schon gefahren? • Wann könnten Sie anfangen? • usw. Je mehr sich die Antworten des Bewerbers mit dem Anforderungsprofil decken, umso besser ist er geeignet. Wie hoch die Übereinstimmungen sein müssen, entscheidet sowieso jeder für sich selbst. Auf jeden Fall sollten die Bewerber mit den höchsten Übereinstimmungen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Das Vorstellungsgespräch Nachdem im Vorfeld, egal ob per Telefon oder durch schriftliche Bewerbung, die geeignetsten Bewerber ausgesucht wurden, gilt es, das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Eine gute Vorbereitung ist natürlich einfacher, wenn man bereits Unterlagen über die Bewerber hat, wie schriftliche Bewerbungsunterlagen, eindeutige Notizen aus der telefonischen Bewerbung oder einen ausgefüllten Personalbogen. Grundsätzlich ist zu klären, wer das Gespräch führen wird. Das kann der Chef alleine sein oder mit dem Mitarbeiter, der später mit dem geeigneten Bewerber zusammen arbeiten wird. Außerdem sollte man sich Notizen zu Fragen machen, die man stellen will. Zunächst bieten sich allgemeine Fragen an, um das Eis zu brechen, dann Fragen, die sich aus den vorhandenen Unterlagen ergeben. Weiterhin ist wichtig, dass das Gespräch in einer angenehmen und möglichst störungsfreien Atmosphäre geführt wird. Es sollte auch darauf geachtet werden, dass der Bewerber im Gespräch einen ersten Eindruck über das Unternehmen erhält. Vor allem aber muss das Gespräch zu einer qualifizierten Einschätzung des Bewerbers führen, um später eine Entscheidung treffen zu können. Eine Kombination aus freiem und strukturiertem Vorstellungsgespräch ist eine gute Mischung. Die strukturierte Form lässt Raum für die vorbereiteten Fragen und die freie Form gibt dem Bewerber genügend Zeit und Flexibilität, auf die Fragen auch mal abschweifend zu antworten. Ein Gespräch in standardisierter Interviewform (nur Fragen und Antwort) ist nicht zu empfehlen, weil der Bewerber hierdurch unnötig in die Ecke des nur Antwortenden gedrängt wird. Von einem Vorstellungsgespräch mit allen Bewerbern gleichzeitig ist völlig abzuraten, weil die Bewerber hier nie so viel mitteilen würden wie bei einem Einzelgespräch oder sich besonders Wortgewandte in den Vordergrund drängen. Außerdem ist hierdurch die Privatsphäre und der Datenschutz der Bewerber nicht gewährleistet. Folgende Punkte sollten im Gespräch beachtet werden: • Zunächst sollte der Bewerber begrüßt werden zusammen mit der Vorstellung der eigenen Person und der damit verbunden Funktion, auch der eventuellen weiteren Gesprächspartner. • Um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, empfiehlt es sich, etwas zu trinken anzubieten. 69 Einstellung von Mitarbeitern • • • • • • • • Bewerbungsanalyse zur Auswahl Das Unternehmen sollte vorgestellt werden, um dem Bewerber ein Bild von der Firma zu geben. Hieran anschließend sollte dem Bewerber Gelegenheit gegeben werden, sich vorzustellen. Daran anschließend sollten die notierten Fragen gestellt werden, auch wenn sie eventuell unangenehm sind, weil es z. B. Lücken im Lebenslauf gibt. Man sollte dem Bewerber genügend Zeit zum Antworten lassen, auch wenn er abschweift, hierdurch erfährt man noch ein wenig mehr über den Bewerber. Es sollte unbedingt der Arbeitsplatz mit seinen Anforderungen dargestellt werden. Dem Bewerber sollte die Möglichkeit gegeben werden, Nachfragen zu stellen. Wichtig ist auch die Frage nach Gehaltswünschen. Die eigenen Gehaltsvorstellungen können direkt anschlossen werden, wenn Wunsch des Bewerbers und Möglichkeit des Unternehmers nicht zu weit auseinanderklaffen. Die Entscheidung über die Einstellung sollte nie während des Vorstellungsgesprächs gefällt werden. Kommt der Bewerber in Frage, sollte auf jeden Fall das weitere Vorgehen besprochen werden. Z. B. „Sie hören in spätestens 14 Tagen von uns“ oder eine ähnlich präzise Zeitangabe, damit der Bewerber sich hierauf einstellen kann. Kommt der Bewerber auf keinen Fall in Frage, sollte, auch wenn dies unangenehm ist, dem Bewerber dies sofort gesagt werden. Jeder, der Mitarbeiter einstellt, sollte sich möglichst genau an sein Anforderungsprofil halten, um den optimalen Mitarbeiter zu finden. Es lässt sich bei Vorstellungsgesprächen nicht vermeiden, mit menschlichen Schicksalen konfrontiert zu werden. Hier hilft eigentlich nur, sich an sein Anforderungsprofil zu halten und konsequent „Nein“ zu sagen, wenn der Bewerber nicht passt, auch wenn es einem Leid tut. Aber besser ein klares „Nein“, als einem Bewerber Hoffnungen zu machen, die sich nicht erfüllen werden. Dies gilt natürlich auch für Vorabbewerbungen per Telefon. Wichtige Information! Wenn Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, haben sie ein Anrecht auf die Erstattung der Reisekosten. Dies gilt auch für Bewerber, die von weit weg anreisen. 70 „Der Einsatz einer jeden Arbeitskraft stellt für das Unternehmen eine Investition dar, deren wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit – als Kosten-NutzenVerhältnis – sorgsam geprüft werden muss.“ (Steinbusch 1993) Es ist leider nicht immer davon auszugehen, dass es den 100-prozentig passenden Bewerber gibt, aber alles in allem sollte er doch den Anforderungen in etwa entsprechen. Bei einer Einstellung darf es keine faulen Kompromisse geben. Die Analyse erfolgt am besten über das erstellte Anforderungsprofil, verbunden mit den Ergebnissen aus den Bewerbungsunterlagen und dem Vorstellungsgespräch. Natürlich spielen bei einer Bewertung auch Sympathie und Antipathie aus dem Bewerbungsgespräch eine Rolle. Es ist wichtig zu wissen, „Stimmt die Chemie?“, „Passt er in den Betrieb und zum vorhandenen Mitarbeiterstamm?“ Am sinnvollsten ist es eine Tabelle zu erstellen, um den richtigen Bewerber auszuwählen. Die Tabelle sollte alle Anforderungen aus dem Profil enthalten, Fragen aus dem Vorstellungsgespräch und die Frage nach der Sympathie darf auch nicht fehlen. Beispiel für die Bewerberauswahl Die Auswahl kann z. B. anhand einer Positivbewertung erfolgen. Erfüllt der Bewerber die Anforderungen oder Voraussetzungen, erhält er entsprechend der ausgewählten Gewichtung ein, zwei oder drei Kreuze. Eine Möglichkeit der Gewichtung wäre folgende: 1. Bis zu 3 Kreuzen bei den fachlichen Voraussetzungen, weil diese ausgesprochen wichtig sind, 2. bis zu 2 Kreuzen bei den persönlichen Voraussetzungen und Bewerbungsunterlagen 3. 1 Kreuz bei den Eindrücken aus dem Vorstellungsgespräch Natürlich könnten 2. und 3. ausgetauscht werden oder eine völlig andere Gewichtung vorgenommen werden. Man kann z. B. für alle Kriterien bis zu 3 Kreuze geben, 1 Kreuz für den geringsten, 2 für den mittleren und 3 für den höchsten Deckungsgrad im Vergleich zu den gesetzten Anforderungen. Hier eine Auswahltabelle für sechs Auslieferungsfahrer: Einstellung von Mitarbeitern Bewerber 1 2 3 4 5 6 Berufsausbildung (vorhanden) xx x xx x x xxx Führerscheinklasse (stimmt) xxx xxx xxx xxx xxx xxx Gefahrgutschulung xxx xxx Staplerführerschein xxx Fachliche Voraussetzungen xxx Führerscheinbesitz (lange genug) xx xxx xxx xx xxx xx Fahrpraxis (ausreichend) x xx x xxx xx xx x xx x xx Persönliche Voraussetzungen Jahre alt (25-30) verheiratet / ledig xx Kinder / keine Kinder xx xx xx xx Einstellungstermin (passt) x xx xx x Polizeiliches Führungszeugnis OK xx xx xx xx xx xx vollständig x xx x x x x gut strukturiert und ordentlich x x xx x x Lücken in Unterlagen geklärt x x x x Fragen ohne Umschweife beantwortet x x x x Bewerbungsunterlagen Eindrücke Vorstellungsgespräch passt ins Unternehmen (Chemie stimmt) x x passt zu den anderen Mitarbeitern x x flexibel x belastbar x zuverlässig x äußeres Erscheinungsbild x x x x x x x x x x 71 Einstellung von Mitarbeitern Der Bewerber, der bei dieser Auswahlmethode die meisten Kreuze erhält, ist wahrscheinlich der geeignetste, ganz genau weiß man dies erst nach einer längeren Zusammenarbeit. In der Auswahltabelle mit der oben vorgeschlagenen Gewichtung wäre dies der Bewerber mit der Nummer 2. Sollte es zwei gleich gute Bewerber geben, hilft wahrscheinlich nur ein zweites Gespräch. Der Fairness halber sollten alle Bewerber ein kurzes freundliches Anschreiben mit der Absage erhalten. Dabei sollte nicht vergessen werden, die Bewerbungsunterlagen wieder mit zurück zu schikken. Es kommt nicht selten vor, dass der ausgewählte Bewerber die Stelle plötzlich nicht mehr will. Aus diesem Grund sollten zwei oder drei Bewerber, die nachrangig in Frage kommen würden, erst nach Abschluss des Arbeitsvertrages mit dem Ausgewählten eine Absage erhalten. Falls sich die Auswahl zeitlich sehr verzögern sollte, ist es sinnvoll, die Wartenden zu informieren. Arbeitsvertrag Das Nachweisgesetz schreibt für Arbeitnehmer, die länger als einen Monat beschäftigt werden vor, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen mit dem Arbeitnehmer schriftlich vereinbart und unterschrieben werden müssen. Die Mindestinhalte sind: • Namen und Anschriften der Vertragspartner • Beginn des Arbeitsverhältnisses • Eventuelle Befristung des Arbeitsverhältnisses • Arbeitsort oder der Hinweis auf die Beschäftigung an verschiedenen Orten • Kurze Beschreibung der Tätigkeit • Zusammensetzung und Höhe des Entgeltes inklusive aller Zulagen usw., wie deren Fälligkeit • Arbeitszeit • Dauer des Jahresurlaubs • Kündigungsfristen • Hinweise auf anzuwendende Tarife, Dienstvereinbarungen usw. Musterarbeitsvertrag Die Einstellung Der geeignete Bewerber ist ausgesucht und soll nun eingestellt werden. In allen bisherigen Ausführungen gab es kaum Hinweise auf Gesetze oder Regeln, die beachtet werden mussten. Dies ist bei der Mitarbeitereinstellung anders. Es müssen alle Arbeitsgesetze beachtet werden, wie z. B. das Arbeitszeitgesetz, Kündigungsschutzgesetz oder Bundesurlaubsgesetz. An dieser Stelle soll keine Abhandlung über die Arbeitsgesetze erfolgen, aber da, wo es notwendig ist, auf bestehende Arbeitsgesetze Bezug genommen bzw. einzelne Paragraphen aus unterschiedlichen Gesetzen zitiert werden. Der Bewerber wurde über seine Auswahl informiert und zum Einstellungsgespräch eingeladen. Sinnvollerweise wurde bereits vor dem Gespräch eine Personalakte angelegt, in der sich die Bewerbungsunterlagen, der Personalbogen, Kopie des polizeilichen Führungszeugnisses, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch und die Bewerberanalyse befinden. Zu vervollständigen ist die Akte nun noch mit dem Arbeitsvertrag mit der dazugehörigen Stellenbeschreibung und einer Dienstanweisung für Fahrpersonal. Auch eine Checkliste der Unterlagen, die der Bewerber spätestens z. B. am 1. Arbeitstag mitbringen soll, ist sinnvoll. 72 Der Musterarbeitsvertrag (siehe S. 75 und 76) ist für einen Arbeitgeber, der nicht Mitglied in einem Arbeitgeberverband ist und somit keiner Tarifbindung unterliegt, sondern nur die gesetzlichen Vorschriften beachten muss. In Klammern und Schrägschrift werden innerhalb dieses Vertrages Hinweise auf relevante Arbeitsgesetze gegeben. Ein Mustervertrag ohne diese gesetzlichen Hinweise befindet sich im Anhang. Der Arbeitsvertrag sollte dem neuen Mitarbeiter mitgegeben werden, damit er diesen in Ruhe lesen kann. Es sollte eine Frist gesetzt werden, bis zu welchem Zeitpunkt der Vertrag zurück geschickt werden muss. Auf keinen Fall sollte er erst zum 1. Arbeitstag wieder mitgebracht werden. Es besteht immer die Gefahr, dass der Arbeitnehmer es sich noch anders überlegt, und dies sollte vor dem 1. Arbeitstag bekannt sein. Außerdem sollte dem Mitarbeiter eine Checkliste ausgehändigt werden, welche Unterlagen er spätestens zum 1. Arbeitstag mitbringen muss. Eine solche Checkliste könnte folgende Punkte beinhalten: • Lohnsteuerkarte oder Zwischenbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse • Kopie Sozialversicherungsausweis • Kopie Personalausweis • Kopie Führerschein • Polizeiliches Führungszeugnis • Ausgefüllter Personalbogen Einstellung von Mitarbeitern Zusätzlich bei ausländischen Mitarbeitern: • Kopie gültiger EU-Pass • Aufenthaltserlaubnis bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern • Arbeitserlaubnis bei Arbeitnehmern aus NichtEU-Ländern Natürlich können die notwendigen Kopien direkt beim Einstellungsgespräch gemacht werden, wenn die Unterlagen vom Arbeitnehmer mitgeführt werden. Die drei erstgenannten Unterlagen werden auf jeden Fall gebraucht. Ohne die Lohnsteuerkarte kann der Nettolohn nicht berechnet werden und ohne Kenntnis der Krankenkasse kann der neue Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß angemeldet werden. Zur ordnungsgemäßen Anmeldung bei der Krankenkasse muss auch die Sozialversicherungs-Nummer angegeben werden, damit die Rentenbeiträge entsprechend verbucht werden können. Dienstanweisung für Fahrpersonal Es ist nicht üblich, eine Dienstanweisung für Fahrpersonal als Anlage zum Arbeitsvertrag zu nehmen, aber sehr sinnvoll. In dieser Dienstanweisung können z. B. die genannten Punkte unter „Besondere Verpflichtungen“ im Vertrag wesentlich detaillierter festgehalten werden. Folgende Inhalte bieten sich an: • Verhalten bei Verkehrskontrollen und Mitteilung dieser beim Arbeitgeber • Eingehende Erläuterungen zu Lenk- und Ruhezeiten • Führung von Arbeitszeitnachweisen • Umgang mit Begleitpapieren • Ladungssicherung • Unfallverhütungsvorschriften • Umgang mit Nachnahmegeldern • Fahrzeugpflege und Wartung • Diebstahlschutz • Verhalten bei Unfällen Tipp! Die meisten Verkehrsverbände haben vorgefertigte Musterarbeitsverträge und auch Dienstanweisungen für das Fahrpersonal. Wichtiger Hinweis! Auch Fahrer von Kfz, die ein Fahrzeug zwischen 2,8 und 3,5 t lenken, das keinen Fahrtschreiber hat, müssen Arbeitszeitnachweise entsprechend der Lenk- und Ruhezeiten führen. Für jeden Tag ist ein so genanntes Tageskontrollblatt zu führen, auf dem die täglichen Arbeitszeiten und Pausen handschriftlich einzutragen sind. Ist ein Fahrtschreiber vorhanden, so muss dieser benutzt werden. Einarbeitung des neuen Mitarbeiters Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen, so muss dieser in seine neue Tätigkeit eingewiesen und eingearbeitet werden. Diese Einarbeitungszeit ist sehr wichtig und sollte ernst genommen werden. Je besser ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird, desto schneller wird er sich in den Betrieb einleben und seine Arbeiten erledigen. In vielen Betrieben ist eine systematische Einarbeitung allerdings keine Selbstverständlichkeit. Vor allem wenn es um scheinbar „einfache“ Tätigkeiten geht, herrscht das Motto: „Das kann doch jeder: Paletten ins Lager einräumen oder Pakete ausfahren. Was soll man dazu schon großartig sagen.“ Dies ist eine Fehleinschätzung. Jeder betriebliche Ablauf hat eine Vielzahl von Kleinigkeiten in sich, die man sich erst nach und nach aneignet. Um so mehr bedarf es der Einarbeitung. Hier an der falschen Stelle Zeit zu sparen, erweist sich in dem einen oder anderen Fall als Fehler, der Nerven und Geld kostet sowie der Qualität schaden kann. In vielen kleineren Unternehmen hat es sich als sinnvoll herausgestellt, dass der Unternehmer die Einarbeitung am besten selbst übernimmt. Nicht selten kommt es vor, dass vorhandene Fahrer die Einarbeitung des neuen Kollegen übernehmen und hierdurch eingeschlichene Fehler direkt weitergeben. Folgender Wortwechsel mit dem „Chef“ ist dann häufig die Regel: „Das hat mir keiner gesagt“, sagt der neue Fahrer. „Ich dachte, Herr Meier hat Ihnen dies erklärt“, sagt der Chef. Und Herr Meier sagt natürlich: „Klar habe ich ihm das gesagt, hat er wohl wieder vergessen.“ Worauf sollte man achten? Eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist von großer Bedeutung. Die Gründe sind offensichtlich. „Mir ist lieber, der Fahrer ist gut eingearbeitet, als dass ich wochenlang Bauchschmerzen habe, ob er seine Arbeit schafft.“ Eine gute Einarbeitung ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Sie ist der Ausgangspunkt für ein beide Seiten zufrieden stellendes Arbeitsverhältnis. Man kann von einer höheren Arbeitsqualität und einer höheren Arbeitszufriedenheit ausgehen. Eine Einarbeitung lohnt sich eigentlich immer. Wie sollte die Einarbeitung aussehen? Patentrezepte gibt es leider nicht. Betrachtet man den Fahrerbereich im Stückgutverkehr oder bei den Kurier- und Paketdiensten wird klar, dass die Tätigkeiten völlig verschieden sind. Aber es gibt doch 73 Einstellung von Mitarbeitern ein Grundmuster für eine systematische Einarbeitung entlang folgender Themen: • Wie läuft die Arbeit im Lager ab? • Wie wird die Strecke, die Tour oder das Zustellgebiet am besten gefahren? • Was muss ich wissen beim Umgang mit den Kunden, beim Ausliefern, beim Abholen? • Was muss ich wissen bzgl. Fahrzeug, Materialien, Papierkram, Umgang mit Funk/Handy • Was ist bei unvorhersehbaren Problemen zu tun? Werden nur schon diese paar Regeln „sauber“ erklärt und vorgelebt, ist schon viel gewonnen. Und nicht vergessen werden sollte, dass es nicht selten vorkommt, dass der eine etwas schneller begreift als der andere. Also nicht verzweifeln und die Geduld verlieren, wenn Dinge drei Mal erklärt werden müssen, aber der „Neue“ sich ansonsten im Großen und Ganzen als zuverlässig erweist. Der Arbeitsplatz Fahrzeug Der Arbeitsplatz eines Fahrers ist überwiegend das Fahrzeug. Bei vielen Transportunternehmen dürfen die Fahrer die Fahrzeuge mit nach Hause nehmen und kommen auch morgens gar nicht ins Unternehmen. Sie fahren z. B. direkt in eine Spedition oder zu einem KEP-Dienstleister und erledigen hier die Aufträge für das Unternehmen, bei dem sie beschäftigt sind. Durch diese räumliche Trennung kann es passieren, dass manchmal keine Bindung zum eigentlichen Unternehmen besteht. Gerade diese Fahrer bedürfen aufgrund ihrer isolierten Situation einer besonderen Pflege, um ihnen zum einen das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen zu vermitteln und zum anderen, um ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Insbesondere dann, wenn sie für Aufträge bei einem Fremdunternehmen eingesetzt werden. Die Fahrer sollten auf keinen Fall mit Dingen belastet werden, die der Chef mit Auftraggebern und Kunden austragen muss. Den Fahrern muss für ihre tägliche stressige Arbeit der Rücken freigehalten werden. Sie haben genügend Probleme mit dem täglichen Straßenverkehr, Terminen, Problemkunden usw., so dass sie nicht darüber hinaus noch belastet werden sollten. Ein freundlicher Anruf, dank Handy ja jederzeit möglich, mit Fragen wie: „Alles klar oder gibt es irgendwas Besonderes?“ oder „Kann ich was für Sie tun?“, ist für die Fahrer ein Zeichen von „Wir sind wichtig und unsere Belange werden ernst genommen“. Dies ist nicht zu vernachlässigen und mit relativ wenig Aufwand für den „Chef“ verbunden. 74 Weiterführende Literatur Personalhandbuch Transport und Logistik von Holger Brands (Herausgeber/Konzept), Udo Klöpping, HansPeter Simon Das Buch liefert Ihnen als Geschäfts- und Personalverantwortlichen Antworten zu allen Fragen rund um das Thema Personal. Speziell auf die Personalarbeit in der Transport- und Logistikbranche zugeschnitten. Mit zahlreichen Mustern von Verträgen und Vereinbarungen, Checklisten und Fragebögen können Sie leicht Ihre eigene Personalarbeit überprüfen und verbessern. Damit Sie diese Arbeitshilfen sofort einsetzen können, sind sie auch auf der beiliegenden CD-ROM enthalten. Erschienen ist dieses Buch im Verlag Heinrich Vogel, München. Einstellung von Mitarbeitern Musterarbeitsvertrag / Fahrpersonal Zwischen dem Unternehmen _____________________________________________________ Anschrift ____________________________________________________________________ (nachfolgend Arbeitgeber genannt) und Herrn ________________________________________________________________________ Anschrift ____________________________________________________________________ (nachfolgend Arbeitnehmer genannt) wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen: 1. Beginn und Dauer Das Arbeitsverhältnis beginnt am _______________ und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. 2. Probezeit Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist für beide Vertragsparteien zwei Wochen. (Eine Probezeit bis zu sechs Monaten ist zulässig.) 3. Tätigkeiten Siehe Anlage 1 Stellenbeschreibung. (Vergleiche Seite 65) 4. Persönliche Voraussetzungen Der Mitarbeiter erklärt, für die vertragliche Tätigkeit uneingeschränkt arbeitsfähig und frei von ansteckenden Krankheiten zu sein. Er ist nicht Schwerbehinderter oder Gleichgestellter. Der Führerschein über die Fahrerlaubnis der Klasse/n _________ erteilt am ___________ durch die Stadt _____________________, Listen-Nr. _______________ hat vorgelegen. Jede Entziehung oder jeder Verlust der erforderlichen Fahrerlaubnis sowie jeder Ausspruch eines Fahrverbotes sind dem Arbeitgeber unverzüglich zu melden. Änderungen des Personenstandes und/oder der Anschrift sind dem Arbeitgeber schriftlich mitzuteilen. (Liegt ein Personalbogen vor, so kann dieser, statt der oben gemachten Ausführungen, als Anlage 2 zum Vertrag genommen werden.) 5. Arbeitszeit Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt acht Stunden täglich, eine eventuelle Mehrarbeit bis zu 10 Stunden täglich ist aus betrieblichen Gründen möglich. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit richten sich nach der betrieblichen Einteilung. (Arbeitszeitgesetz: § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.) 6. Arbeitsentgelt und Sonderleistungen Der Monatslohn beträgt monatlich € ___________ brutto (oder der Stundenlohn beträgt ....). Die Lohnabrechnung seitens des Arbeitgebers erfolgt monatlich. Die laufenden Lohnzahlungen werden spätestens am Letzten eines jeden Monats angewiesen. Es werden Spesen in Höhe von € ________ pro Arbeitstag gezahlt. Ein Rechtsanspruch auf Weihnachts- und Urlaubsgeld besteht nicht. Wenn Weihnachts- oder Urlaubsgeld gewährt wird, so handelt es sich um eine freiwillige Leistung, auf die auch bei mehrfacher Gewährung kein Rechtsanspruch besteht. Voraussetzung für eine Gewährung ist stets, dass das Arbeitsverhältnis am Auszahlungstag weder beendet noch gekündigt wurde. Das Weihnachtsgeld ist zurück zu zahlen, wenn der Arbeitnehmer vor dem 1. April des Folgejahres das Unternehmen verlässt. 7. Urlaub Der Urlaubsanspruch beträgt _________ Arbeitstage im Kalenderjahr. (Bundesurlaubsgesetz: § 3 Dauer des Urlaubs „(1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. (2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.) 75 Einstellung von Mitarbeitern 8. Nebentätigkeiten Eine außerbetriebliche Nebentätigkeit darf der Arbeitnehmer nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Arbeitgebers ausüben. 9. Kündigung Das Arbeitsverhältnis kann beiderseits entsprechend der gesetzlichen Kündigungsfristen gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform. (Bürgerliches Gesetzbuch „BGB“: § 622 Ordentliche Kündigung von Arbeitsverhältnissen Gesetzliche Kündigungsfristen entsprechend Betriebszugehörigkeit: unter 2 Jahre 4 Wochen zum 15. oder Monatsletzten ab 2 Jahre 1 Monat (immer zum Ende des Kalendermonats) ab 5 Jahre 2 Monate ab 8 Jahre 3 Monate ab 10 Jahre 4 Monate ab 12 Jahre 5 Monate ab 15 Jahre 6 Monate ab 20 Jahre 7 Monate Innerhalb der Probezeit (nicht länger als 6 Monate) beträgt die Kündigungsfrist 2 Wochen.) 10. Besondere Verpflichtungen Jede Arbeitsverhinderung des Arbeitnehmer ist dem Arbeitgeber unter Angabe der Gründe und der voraussichtlichen Dauer sofort (ggf. telefonisch) mitzuteilen. Krankmeldungen sind vom ersten Tag an durch ein ärztliches Attest zu bestätigen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, über die Geschäfts- und Betriebsverhältnisse des Arbeitgebers auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses - Stillschweigen zu bewahren. Dem Arbeitnehmer ist es verboten, betriebsfremde Personen ohne Zustimmung des Arbeitgebers mitzunehmen. Dem Arbeitnehmer ist es verboten, das anvertraute Fahrzeug zu Fahrten im eigenen persönlichen Interesse zu benutzen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinen Sozialversicherungsausweis mitzuführen. (Er ist nach § 100 Abs. 2 SGB VI für die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit auf Verlangen beim Arbeitgeber zu hinterlegen.) Alkoholgenuss während der Arbeitszeit ist untersagt. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, das ihm anvertraute Fahrzeug ordnungsgemäß zu warten und zu pflegen. Auftretende Mängel und Störungen in der Betriebssicherheit des Fahrzeuges, deren Behebung der Arbeitnehmer nicht selbst vornehmen kann, sind unverzüglich nach Feststellung dem Arbeitgeber zu melden. Der Arbeitnehmer hat das Betanken des Fahrzeuges grundsätzlich selbst vorzunehmen und zu überwachen. Der Arbeitnehmer ist für die betriebssichere Beladung verantwortlich. Der Arbeitnehmer ist für die Einhaltung der Verkehrsvorschriften incl. der Lenk- und Ruhezeiten selbst verantwortlich. Bei einem Unfall hat der Mitarbeiter sofort, jedoch je nach Lage des Falles, spätestens bei Rückkehr von seiner Fahrt, den Arbeitgeber zu benachrichtigen. (Die Punkte nach Alkoholgenuss können entfallen, wenn eine Dienstanweisung als Anlage 3 diesem Vertrag beigefügt wird.) 11. Vertragsstrafe Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, dem Arbeitgeber eine Vertragsstrafe in Höhe eines Monatsbruttolohns zu zahlen, wenn er das Arbeitsverhältnis nicht antritt, vertragswidrig kündigt oder nach einer fristgerechten Kündigung keine Arbeitsleistung mehr erbringt. (Aufgrund der Schuldrechtsreform im BGB sind einseitige Vertragsstrafen zu Gunsten des Arbeitgebers nicht unproblematisch. Ein solcher Passus dient also eher einer möglichen Abschreckung, als dass er immer gerichtlich durchsetzbar sein wird.) 12. Vertragsänderungen Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Ort, Datum 76 Unterschriften der Vertragspartner Einstellung von Mitarbeitern Welche Beschäftigungsverhältnisse gibt es und was kostet ein Mitarbeiter? Inhalt: Teilzeit Befristete Beschäftigung Aushilfe Geringfügige Beschäftigung Kurzfristige Beschäftigung Was kostet ein Mitarbeiter? - Festeinstellung - Geringfügige Beschäftigung Welche Beschäftigungsverhältnisse gibt es? Im vorherigen Kapitel „Einstellung von Mitarbeitern“ ging es immer um die Einstellung eines Arbeitnehmers auf Vollzeitbasis ohne Befristung. Es gibt eine Vielzahl von Beschäftigungsmöglichkeiten. Auf die wichtigsten soll hier kurz eingegangen werden. Zum Teil werden auch gesetzliche Grundlagen bei den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen wiedergegeben. Teilzeit Teilzeit ist, wie der Name schon sagt, ein Teil eines Vollzeitarbeitsverhältnisses. Hierbei ist es nicht wichtig, ob z. B. täglich vier Stunden gearbeitet werden oder drei Tage pro Woche. Wird ein Teilzeitarbeitsverhältnis abgeschlossen, sollte dies auch so im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Alle Teilzeitarbeitnehmer haben die gleichen Rechte und Pflichten wie Vollzeitarbeitnehmer, z. B. anteiligen Urlaub entsprechend ihrer Arbeitszeit. (Entsprechend dem Gesetz zu Teilzeitarbeit, können Arbeitnehmer nach mindestens sechsmonatiger Dauer des Arbeitsverhältnisses ihre Arbeitszeit verringern, wenn dringende betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Teilzeitbeschäftigte, die zu ihrer früheren Arbeitszeit zurückkehren wollen, haben bei der Besetzung freier Vollzeitarbeitsplätze grundsätzlich Vorrang. Teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer haben Anspruch auf Teilnahme an Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die ihre berufliche Entwicklung und Mobilität fördern, wenn dringende betriebliche Gründe oder vorrangige Weiterbildungswünsche anderer Arbeitnehmer nicht entgegenstehen.) Befristete Arbeitsverträge Kernpunkte der Regelungen über befristete Arbeitsverträge sind: Befristet beschäftigte Arbeitnehmer dürfen gegenüber unbefristet beschäftigten Arbeitnehmern nicht ungerechtfertigt schlechter behandelt werden. Sie haben zumindest Anspruch auf anteilige Leistungen. Die Befristung eines Arbeitsvertrages ist zulässig, wenn dafür ein sachlich rechtfertigender Grund vorliegt. In Anlehnung an die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nennt das Gesetz typische Befristungsgründe (z. B. vorübergehender zusätzlicher Arbeitskräftebedarf, Vertretung eines anderen Arbeitnehmers), ohne eine abschließende Regelung zu treffen. Die Befristung eines Arbeitsvertrages ohne sachlichen Befristungsgrund (sog. erleichterte Befristung) ist nur bei einer Neueinstellung zulässig. Sie ist ausgeschlossen, wenn mit demselben Arbeitnehmer schon ein unbefristeter oder ein befristeter Arbeitsvertrag bestanden hat. Für befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund gibt es eine Höchstbefristungsdauer von zwei Jahren, bei höchstens dreimaliger Verlängerungsmöglichkeit in diesem Zeitraum. Für befristete Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern ab dem 58. Lebensjahr gelten diese Begrenzungen nicht. Damit sollen insbesondere die Einstellungschancen für ältere Arbeitslose verbessert werden. Dass es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis handelt, sollte im Arbeitsvertrag klar festgehalten werden. Im Mustervertrag (S. 75 und 76) würde dann z. B. unter 1. Beginn und Dauer stehen: „Das befristete Arbeitsverhältnis beginnt am ___________ und endet zum ___________ . Nach Ablauf dieser Befristung endet das Arbeitsverhältnis, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.“ Aushilfe Neben dem befristeten Arbeitsverhältnis gibt es noch die Möglichkeit, einen Arbeitsvertrag über eine vorübergehende Aushilfstätigkeit abzuschließen. Dieses Arbeitsverhältnis darf 3 Monate nicht überschreiten. Vorteil hierbei ist, dass kürzere Kündigungsfristen möglich sind. Eine eindeutige arbeitsvertragliche Regelung über diese Aushilfstätigkeit sollte auf jeden Fall getroffen werden. 77 Einstellung von Mitarbeitern Hierzu könnte im bereits zitierten Mustervertrag unter 1. Beginn und Dauer stehen: „Das Arbeitsverhältnis über eine Aushilfstätigkeit beginnt am 01.01.XX und endet am 31.03.XX, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.“ (BGB § 622 Kündigungsfrist bei Arbeitsverhältnissen: „(5) Einzelvertraglich kann eine kürzere als die in Absatz 1 (Anm. wie im Arbeitsvertrag S. 75 und 76 aufgeführt) genannte Kündigungsfrist nur vereinbart werden, 1. wenn ein Arbeitnehmer zur vorübergehenden Aushilfe eingestellt ist; dies gilt nicht, wenn das Arbeitsverhältnis über die Zeit von drei Monaten hinaus fortgesetzt wird, ....“) Geringfügige Beschäftigung Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 400 € nicht übersteigt. Eine Zeitgrenze (bisher: weniger als 15 Stunden in der Woche) gibt es nicht mehr. Bei der Zusammenrechnung mehrerer geringfügig entlohnter Beschäftigungen bleiben diese versicherungsfrei, sofern die Arbeitsentgelte aus diesen Beschäftigungen insgesamt 400 € nicht überschreiten. Bei der Zusammenrechnung von geringfügig entlohnter Beschäftigungen mit einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung bleibt die erste geringfügige Beschäftigung versicherungsfrei. Jede weitere geringfügig entlohnte Beschäftigung wird durch die Zusammenrechnung mit der versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung versicherungspflichtig. Diese Regelung findet jedoch nur in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung Anwendung. In der Arbeitslosenversicherung werden Hauptbeschäftigungen nicht mit geringfügig entlohnten Beschäftigungen zusammengerechnet. Die geringfügig entlohnten Beschäftigungen bleiben in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, es sei denn, die Arbeitsentgelte aus diesen Beschäftigungen überschreiten insgesamt 400 €. Bei den geringfügig entlohnten Beschäftigungen hat der Arbeitgeber die Pauschalbeträge in Höhe von 30 % zzgl. Umlage 1 allein zu tragen: • 13 % Krankenversicherung • 15 % Rentenversicherung • 2 % Steuern • 0,1 % Umlage 1 (vergleiche Seite 79 Fußnote) Für geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten gilt die Besonderheit, dass der/die Arbeitgeber/in Pauschalbeiträge in Höhe von nur 12 % (5 % Rentenversicherung, 5 % Krankenversicherung und 78 2 % Steuern) zu entrichten hat. Gleitzone 400,01 bis 800,00 € Für Arbeitsentgelte, die oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze liegen, wurde zwischen 400,01 € und 800,00 € eine „Gleitzone“ eingeführt. Arbeitsentgelte innerhalb dieser Gleitzone sind sozialversicherungspflichtig. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind für den Arbeitgeber identisch mit denen bei einem „normalen“ Arbeitsverhältnis. Für Arbeitnehmer werden die Sozialabgaben aufgrund einer Formel ermittelt und sind nicht so hoch wie bei einem „normalen“ Arbeitsverhältnis. Kurzfristige geringfügige Beschäftigung Eine kurzfristige geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn sie für eine Zeitdauer ausgeübt wird, die im Laufe eines Kalenderjahres (bisher: im Laufe eines Zeitjahres) seit ihrem Beginn auf nicht mehr als • zwei Monate oder • insgesamt 50 Arbeitstage begrenzt ist. Wird eine Beschäftigung an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt, ist der Zweimonatszeitraum maßgeblich. Bei einer Beschäftigung an regelmäßig weniger als fünf Tagen in der Woche, ist der Zeitraum von 50 Arbeitstagen maßgebend. Eine kurzfristige geringfügige Beschäftigung liegt dann nicht mehr vor, wenn sie berufsmäßig ausgeübt wird und das erzielte Arbeitsentgelt 400 € übersteigt. Für kurzfristige geringfügige Beschäftigungsverhältnisse sind keine Arbeitgeberpauschalbeträge zur Sozialversicherung und keine Steuern abzuführen. Weitere Informationen zur geringfügigen Beschäftigung und zur Gleitzone gibt es bei der Minijob-Zentrale in Essen, Tel 08000/200504, Fax: 0201/384979797 und www.minijob-zentrale.de. Wichtige Hinweise! 1. Auch mit geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten muss ein Arbeitsvertrag geschlossen werden. 2. Alle geringfügig oder kurzfristig Beschäftigten haben die gleichen Rechte und Pflichten wie normale“ Arbeitnehmer/innen, somit z.B. auch Anspruch auf Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Besteht ein Tarifvertrag, so findet auch dieser Anwendung. Einstellung von Mitarbeitern Was kostet ein Mitarbeiter? Festeinstellung in Voll- oder Teilzeit Wenn kein Tarifvertrag Anwendung findet, ist die Höhe des Arbeitsentgeltes mit dem Arbeitnehmer direkt zu verhandeln. Ein Tarifvertrag findet Anwendung, wenn der Arbeitgeber Mitglied in einem Arbeitgeberverband ist und der Arbeitnehmer Mitglied einer Gewerkschaft. Natürlich kann ein bestehender Tarifvertrag, z. B. für das Speditions- und Transportgewerbe, freiwillig angewandt werden. Normalerweise wird ein Bruttolohn vereinbart, zu dem dann noch die Lohnnebenkosten hinzugerechnet werden müssen. Zu den Lohnnebenkosten gehören die Sozialabgaben, die je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen werden und prozentual vom Bruttolohn berechnet werden. Folgende prozentuale Abgaben sind in einer Gesamthöhe von zu leisten: • 19,9 % Rentenversicherung • 15,5 % Krankenversicherung ca. • (je nach Krankenkasse) • 3,3 % Arbeitslosenversicherung • 1,95 % Pflegeversicherung Der Berufgenossenschaftsbeitrag wird vom Arbeitgeber allein getragen. Dieser berechnet sich bei der Berufsgenossenschaft für Fahrzeughaltung auf der Grundlage der Jahreslohnsumme (Entgelt x Gefahrenklasse x Beitragsfuß : 1.000) und liegt inkl. Insolvenzgeld und Lastenausgleich bei ca. 3,6 %. Auch die Umlage 11 (Aufwendungen bei Krankheit) und die Umlage 22 (Aufwendungen bei Mutterschutz) werden vom Arbeitgeber allein getragen. Die prozentuale Höhe kann von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich sein. Weiterhin sind Spesen3 , Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Ausfallzeiten für Urlaub und Krankheit4 zu berücksichtigen. In vielen Unternehmen wird für alle entstehenden Lohnnebenkosten pauschal 50 bis 70 % vom Bruttolohn gerechnet. Dies ist nicht zu hochgegriffen,wenn alle anfallendenLohnnebenkosten in ihrer entsprechenden Höhe berücksichtigt werden. 1 2 3 4 Unternehmen mit bis zu 20 Beschäftigen können diese „Versicherung“ für Aufwendungen bei Krankheit nutzen. Es besteht bei der Umlage 1 je nach Krankenkasse die Wahl einer 60-, 70- oder 80-prozentigen Erstattung des Lohns bei krankheitsbedingtem Ausfall (Krankschreibung durch einen Arzt) von Mitarbeitern. Die Umlage 2 müssen alle Arbeitgeber zahlen. Werden im Nahverkehr 6,- € Spesen pro Tag gezahlt, so entspricht dies 7,9 %. Im Fernverkehr wären es 29 % bei 25,- € pro Tag. 5 Wochen Urlaub entsprechen 9,6 % und 2 Wochen Krankheit 3,85 %. Beispiel einer Lohnberechnung Auslieferungsfahrer Bruttolohn monatlich zzgl. Arbeitgeberanteile (Sozialabgaben) Rentenversicherung (9,95 %) Krankenversicherung (ca. 7,75 %) Arbeitslosenversicherung (1,65 %) Pflegeversicherung (0,975 %) Berufsgenossenschaft (ca. 3,6 %) Umlagen 1 und 2 (ca. 3 %) Spesen Nahverkehr (ca. 7,9 %) 5 Wochen Urlaub (ca 9,6 % ) 2 Wochen Krankheit (ca. 3,85 %) € 1.600,00 € € € € € € € € € Gesamtsumme: € 2.372,40 159,20 124,00 26,40 15,60 57,60 48,00 126,40 153,60 61,60 Zur Gesamtsumme kommen noch die individuell gewährten Sonderleisten, wie z. B. Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld. Was kostet eine 400-Euro-Kraft? Als weiteres Beispiel hier die Berechnung, was ein geringfügig beschäftigter Fahrer einen Arbeitgeber kostet. Nettolohn für den Arbeitnehmer: Rentenversicherung (15 %) Krankenversicherung (13 %) Steuern (2 %) Berufsgenossenschaft (ca. 3,6 %) Umlagen 11 (0,1 %) 5 Wochen Urlaub (ca, 9,6 %) 2 Wochen Krankheit (ca. 3,85 %) € € € € € € € € 400,00 60,00 52,00 8,00 14,40 0,40 38,40 15,40 Gesamtsumme: € 588,60 Wichtig! Soll dieser Mitarbeiter auch Spesen, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhalten, ist zu beachten, dass mit diesen Sonderzahlungen der durchschnittliche Monatslohn von 400 € nicht überschritten werden darf, weil sonst keine geringfügige Beschäftigung mehr vorliegt. Alle Berechnungen und prozentualen Angaben erfolgten mit Stand Juli 2008. 79 Einstellung von Mitarbeitern 80 Einstellung von Mitarbeitern Anlagen Fuhrparkananlyse: Analyse Auswertung (2 Seiten) Wartung (2 Seiten) Kosten im Blick: Allgemeine Betriebskosten Kostenübersicht / Monat Kostenübersicht / Jahr Umsatz- und Gewinnübersicht Liquiditätsplan (5 Seiten) Formblatt zur Kalkulation Finanzierung: Unternehmensplan (10 Seiten) Werbung: Flyer (2 Seiten) Mitarbeiter: Stellenbeschreibung Anforderungsprofil Personalbogen (2 Seiten) Arbeitsvertrag (2 Seiten) Technischer Hinweis Zur einfachen Übernahme können die im Anhang aufgeführten Dateien im Original per eMail angefordert werden: info@bvtev.de 81