הערכת שווי מתנדבים ניהול ו

‫אייר תשע"א‬
‫יוני ‪2011‬‬
‫ניהול והערכת שווי מתנדבים‬
‫רקע‬
‫ארגונים רבים מגייסים מתנדבים למערך הפעילות שלהם‪ .‬פעילותם ההתנדבותית לרוב מונעת מסיבות ערכיות‬
‫ואידיאולוגיות‪ .‬האמונה היא שפעולת ההתנדבות הינה בעלת ערך רב – חברתית‪ ,‬ארגונית ואישית ‪ -‬הרבה‬
‫מעבר למשמעויות התפעוליות והכלכליות‪.‬‬
‫יחד עם זאת‪ ,‬ברור כי הפעלת מתנדבים הינו מקצוע בפני עצמו הטומן בתוכו אתגרים ניהוליים מגוונים וניהול‬
‫"מתחים מובנים" בסוגיות מגוונות כגון‪:‬‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫איכות השירות הנדרשת ממתנדבים‪ ,‬לעומת עובדים שכירים!‬
‫זמינות ותדירות השירות של מתנדבים‪ ,‬לעומת עובדים שכירים!‬
‫פעילות משותפת של מתנדבים לצד‪/‬ביחד‪/‬במקביל‪"/‬במקום" עובדים שכירים!‬
‫גביית תשלום ו‪/‬או השתתפות לקוחות‪ ,‬על שירותים שניתנים ע"י מתנדבים!‬
‫אחד מהאתגרים הנוספים‪ ,‬הינו האתגר הפיננסי‪ .‬ארגונים אינם מפעילים מתנדבים "כדי לחסוך כסף" )יש‬
‫לקוות‪ (...‬אך יחד עם זאת‪ ,‬חשוב להכיר בעלויות המגוונות הכרוכות בניהול ובהפעלת מתנדבים‪ ,‬לצד אופציות‬
‫אחרות למימוש המטרות הארגוניות‪.‬‬
‫במסמך זה‪ ,‬הננו שמחים לתת מענה לשאלות הפיננסיות המרכזיות הכרוכות בניהול ובהפעלת מתנדבים‪:‬‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫כמה כסף עולה לגייס‪ ,‬לנהל ולהפעיל מתנדבים?‬
‫כיצד מכמתים עלויות מתנדבים? שווי ערך של פעילות ההתנדבות‪.‬‬
‫מהן הדילמות הכלכליות בהפעלת מתנדבים?‬
‫מהם התנאים לרישום שווי מתנדבים בדוחות הכספיים?‬
‫אנו תקוה כי מסמך זה יהווה מצפן פיננסי לגיוס‪ ,‬ניהול והפעלת מתנדבים‪.‬‬
‫פירוט השאלות‬
‫כמה כסף עולה לגייס‪ ,‬לנהל ולהפעיל מתנדבים?‬
‫בעת קבלת ההחלטות בדבר גיוס מתנדבים יש לבנות תקציב לניהול העלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים‪.‬‬
‫במסגרת בנית התקציב יש לבחון את העלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים ובנוסף יש לגבש מתווה לאופן‬
‫הבקרה של העלויות‪.‬‬
‫עלויות‬
‫כאשר מתייחסים לעלויות הכרוכות בהפעלת מתנדבים ישנם שתי סוגי עלויות‪ ,‬כאשר גם את העלויות האלה‬
‫ניתן לחלק לתתי עלויות כדלהלן‪:‬‬
‫עלויות ישירות‬
‫»‬
‫משתנות‪ -‬ההוצאות הקשורות באופן ישיר לפעילות ומשתנות כתלות בפעילות המתנדבים‪.‬‬
‫קבועות‪ -‬עלויות הקשורות באופן ישיר להפעלת מתנדבים ואינן משתנות כתלות בפעילות של‬
‫מתנדב בודד‪.‬‬
‫עלויות עקיפות‬
‫»‬
‫משתנות‪ -‬הוצאות הכרוכות שלא באופן ישיר להפעלת מתנדבים ומשתנות בהתאם לכמות‬
‫המתנדבים‪.‬‬
‫קבועות‪ -‬הוצאות הכרוכות שלא באופן ישיר להפעלת המתנדבים ואינן משתנות בהתאם לכמות‬
‫המתנדבים בארגון‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫להלן דוגמה לסוגי עלויות של ניהול מתנדבים ואופן סיווגם‪:‬‬
‫סוג‬
‫עלות‬
‫פעולה‬
‫בש"ח‬
‫‪ %‬מיוחס‬
‫למתנדבים‬
‫עלות‬
‫משוקללת‬
‫הערות‬
‫ישירה‬
‫החזר ההוצאות )דלק‪,‬‬
‫כרטיסיות( כתלות בפעילות‬
‫החזר הוצאות )טלפון נייח‪/‬‬
‫נייד( כתלות בפעילות‬
‫שי לעובדים‬
‫עלויות שכר על של כלל הרכזים‬
‫מספר הסעות כפול עלות‬
‫להסעה‬
‫משתנה‬
‫‪4,800‬‬
‫‪25%‬‬
‫‪1,200‬‬
‫משתנה‬
‫‪1,200‬‬
‫‪10%‬‬
‫‪120‬‬
‫משתנה‬
‫קבועה‬
‫‪100‬‬
‫‪7,000‬‬
‫‪100%‬‬
‫‪100%‬‬
‫‪100‬‬
‫‪7,000‬‬
‫קבועה‬
‫‪300‬‬
‫‪100%‬‬
‫‪300‬‬
‫הדרכות שוטפות‬
‫משתנה‬
‫‪1,000‬‬
‫‪50%‬‬
‫‪500‬‬
‫כנסים וטיולים‬
‫משתנה‬
‫‪1,500‬‬
‫‪70%‬‬
‫‪1,050‬‬
‫מערכת‬
‫ממוחשבת לניהול‬
‫מתנדבים‬
‫קבועה‬
‫‪700‬‬
‫‪100%‬‬
‫‪700‬‬
‫עלויות רכישה ותפעול המערכת‬
‫שירותים נלווים‬
‫קבועה‬
‫‪1,000‬‬
‫‪100%‬‬
‫‪1,000‬‬
‫כל העלויות הקבועות )ייעוץ‬
‫מקצועי( הכרוכות בהפעלת‬
‫מתנדבים‬
‫נסיעות‬
‫השתתפות‬
‫בטלפון‬
‫שי‬
‫רכז מתנדבים‬
‫הסעות קבוצתיות‬
‫לפעילות‬
‫סה"כ‬
‫עקיפה‬
‫‪8,720‬‬
‫יש להביא בחשבון עלות‬
‫להדרכה מקצועית של מתנדב‬
‫העלויות המשתנות של כנסים‬
‫)כיבוד( וטיולים )כניסה‬
‫לאתרים(‬
‫‪3,250‬‬
‫‪11,970‬‬
‫סה"כ‬
‫סה"כ עלויות‬
‫ניהול ובקרה‬
‫ניהול מעקב ובקרה מתבצע בשני מישורים הן במישור התפעולי והן במישור הכלכלי‪ .‬המעקב ברמה התפעולית‬
‫יהווה בסיס לכימות שווי ערך מתנדבים‪.‬‬
‫את המעקב יש לנהל ברמה של תקציב מול ביצוע‪:‬‬
‫תפעולית‪ -‬כמה שעות התנדבות הושקעו בפועל מול התכנון‪.‬‬
‫»‬
‫כלכלית‪ -‬כמה עלויות הושקעו בהפעלת המתנדב מול התכנון‪.‬‬
‫»‬
‫‪2‬‬
‫כיצד מכמתים שווי מתנדבים? שווי ערך של פעילות ההתנדבות‪.‬‬
‫חשיבות‬
‫חשיבות כימות שווי ערך מתנדבים נובעת מהעובדה שהתנדבות אינה שונה במהותה מתרומה כספית או‬
‫תרומה של מוצר‪/‬שירות חיצוני‪ ,‬בהשפעתה על הכנסות הארגון ועל היקף פעילותו‪ .‬ישנם מקרים בהם פעילות‬
‫המתנדבים מהווה חלק מהותי מפעילות הארגון‪.‬‬
‫הכרה מובנית של היקף פעילות המתנדבים בארגון‪ ,‬מאפשרת לכמת את התרומה‪ ,‬ביחס לכל שאר התרומות‬
‫הכלכליות והחברתיות שהארגון מגייס‪ .‬פעילות ההתנדבות מהווה חלק אינטגרלי מהיקף העשייה הכלכלי של‬
‫הארגון ולכן ללא כימות שווי ערך מתנדבים‪ ,‬היקף הפעילות הפיננסי יהיה לוקה בחסר‪.‬‬
‫אופן הכימות‬
‫כדי לכמת שווי עובדים יש לבדוק מהו העלות לשעת ההתנדבות ולהכפיל את העלות במספר שעות ההתנדבות‬
‫שנעשו בפועל כדלהלן‪:‬‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫יש לבדוק כמה היה עולה לארגון "עלות שכר" של עובד במקצוע הספציפי‪.‬‬
‫יש לנהל מעקב שוטף אחר שעות פעילות המתנדב‪.‬‬
‫יש לנהל מעקב אחר העלויות הכרוכות בהפעלת המתנדב‪.‬‬
‫יש להכפיל את עלות השכר התיאורטי במספר שעות פעילות המתנדב ולנכות מהתוצאה את העלויות‬
‫הכרוכות בהפעלת המתנדב‪.‬‬
‫רישום בדוחות הכספיים יעשה בסעיף הרלוונטי בדוחות הכספיים )פעילות או הנהלה וכלליות(‬
‫הערה‪ :‬לפי הנחיות החשב הכללי‪ ,‬שווי עבודת מתנדבים תוערך בהתבסס על שכר מינימום‪ .‬אנו סבורים כי יש‬
‫להיצמד להנחיה זו רק בהקשר לדוח המיוחד שעמותה נתמכת נדרשת להגיש לחשב הכללי‪) .‬נספחים לטפסים‬
‫שמגישים בעת הגשת מועמדות למכרז(‬
‫להלן דוגמאות של שווי ערך שעתי למקצועות שונים‪ .‬השכר הינו ברוטו‪ .‬יש לזכור להוסיף עלויות נוספות כגון‬
‫סוציאליות‪ ,‬ביגוד והבראה‪ ,‬גמל‪ ,‬ונסיעות‪) .‬בין ‪ 13%-18%‬תלוי בעלויות הנוספות שהארגון משלם לעובדים‬
‫בשכר( הנתונים מבוססים על מידע מאתרי אינטרנט לחישוב שכר ממוצע ובירור מול אנשי המקצוע‪ .‬הנתונים‬
‫נכונים למועד כתיבת המסמך‪.‬‬
‫תיאור תפקיד‬
‫יועץ משפטי )שעתי(‬
‫מנהל כספים‬
‫מתכנת‬
‫חשב‬
‫רכז אדמיניסטרטיבי‬
‫חשב שכר‬
‫מנהל חשבונות‬
‫מזכירה‬
‫נהג‬
‫מרצה‬
‫רופא‬
‫מורה‬
‫מרפא בעיסוק‬
‫עובד סוציאלי‬
‫מדריך נוער‬
‫שכר ברוטו‬
‫לשעה‬
‫‪500‬‬
‫‪125-150‬‬
‫‪100-180‬‬
‫‪90-110‬‬
‫‪50-70‬‬
‫‪50-70‬‬
‫‪30-45‬‬
‫‪20-30‬‬
‫‪35-45‬‬
‫‪250-500‬‬
‫‪130-180‬‬
‫‪55-65‬‬
‫‪50-60‬‬
‫‪40-60‬‬
‫‪25-40‬‬
‫‪3‬‬
‫סיווג בדוחות הכספיים‬
‫הנהלה וכלליות או פעילות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות או פעילות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות‬
‫הנהלה וכלליות או פעילות‬
‫פעילות‬
‫פעילות‬
‫פעילות‬
‫פעילות‬
‫פעילות‬
‫פעילות‬
‫מהן הדילמות הכלכליות בהפעלת מתנדבים?‬
‫הדילמה בהפעלת מתנדבים כרוכה בשילוב מניעים ומטרות שונות‪ .‬על כל ארגון לקבוע לעצמו את הפרמטרים‬
‫להכרעה סופית אודות תועלת ההתנדבות וההלימה לחזון הארגון‪ .‬אנו מבדילים בין המניעים החברתיים לבין‬
‫המשמעויות הכלכליות‪ ,‬להלן הצעה לטבלת כדאיות‪ .‬ברור כי במקרים רבים אין צורך לייצר ו‪/‬או למלא טבלה‬
‫כזו‪ ,‬וכל ארגון מפתח לעצמו מיומנות "פנימית" להכריע בדילמות‪ .‬הטבלה נועדה להיות קטליזטור לחשיבה‬
‫ממוקדת על הנושא‪:‬‬
‫שיקולי גיוס מתנדב מול העסקת שכיר‬
‫בחינת השיקולים בכפוף למורכבות הארגון‪ ,‬התרחבות ארגונית‪ ,‬אמצעי מימון ומיומנות תמיכה‬
‫גיוס מתנדב או‬
‫מתנדבים )לביצוע‬
‫העסקת שכיר‬
‫אותה משימה של‬
‫קריטריונים‬
‫העובד השכיר‬
‫הבודד(‬
‫כמות נדרשת‬
‫מדד בסיסי – כמות מתנדבים נדרשים לפעולה‬
‫ציון‬
‫ציון‬
‫משקל‬
‫פריט‬
‫פרמטר ראשי‬
‫‪30%‬‬
‫איכות‬
‫‪15%‬‬
‫שירות‬
‫‪15%‬‬
‫זמינות‬
‫‪30%‬‬
‫מיומנות ויכולות‬
‫‪10%‬‬
‫ידע מקצועי‬
‫‪10%‬‬
‫מחויבות‬
‫‪10%‬‬
‫מוטיבציה‬
‫‪10%‬‬
‫תרומה ל‪...‬‬
‫‪2%‬‬
‫מתנדב‬
‫‪6%‬‬
‫ארגון‬
‫‪2%‬‬
‫חברה‬
‫‪30%‬‬
‫עלויות‬
‫‪15%‬‬
‫הדרכה‬
‫שכר כח אדם‪ -‬עלות‬
‫‪15%‬‬
‫למתנדב ‪ X‬כמות‬
‫המתנדבים הנדרשים‬
‫מהם התנאים לרישום שווי מתנדבים בדוחות הכספיים?‬
‫ישנם תנאים חשבונאים ברורים לרישום שווי ערך מתנדבים‪ ,‬יש לבחון אם פעולות ההתנדבות עומדים בתנאים‬
‫אלו‪.‬‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫»‬
‫השירותים הינם בעלי ערך כספי מהותי ביחס לפעילות המלכ"ר‪.‬‬
‫ניתן להעריך את השווי הנאות של אותם שירותים וברמת מהימנות סבירה‪ .‬מבססים שווי נאות על‬
‫בסיס מחירים מקובלים‪ :‬מחירונים‪ ,‬ניסיון עבר‪ ,‬מחירי שירותים הנרכשים על ידי המלכ"ר בתמורה‪.‬‬
‫השירותים דורשים מיומנות ומומחיות מקצועית‪.‬‬
‫ללא אותם השירותים המתקבלים ללא תמורה היה המלכ"ר נאלץ לרכשם בתמורה‪.‬‬
‫קיימת מערכת תיעוד ובקרה על פעילות המתנדבים )יש לנהל מערך רישום שעות ההתנדבות(‬
‫גילו של נותן השירות‪ /‬מתנדב גבוה מ‪) .18 -‬אין לרשום בדוחות הכספיים מתנדבים מתחת לגיל ‪18‬‬
‫כשווי ערך‪ ,‬אך רצוי לנהל מעקב ובקרה ניהולי בארגון(‬
‫לשאלות‪ ,‬הבהרות והתלבטויות נוספות‪,‬‬
‫ניתן לפנות לקמרון בטלפון ‪ 02-5717997‬או במייל ‪info@kimron.org.il‬‬
‫‪4‬‬