Kontor_2013

Erfarenheter från Sweco,
Swedbank, Försäkringskassan
och Vattenfall!
Kontor 2013
– Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren
■■
■■
Så byggde vi Sveriges modernaste kontor
– Nya Swecohuset
Därför tänkte vi strategiskt – och flyttade ut från stan!
– Swedbank
■■
Kontorsfastigheter i storstadsregionen – en utblick
■■
Framtidens kontor – projektet futurRum
■■
Energikoll – direkt i mobilen
■■
Vi lever som vi lär – aktivitetsbaserat arbetssätt
■■
Det gröna hyreskontraktet – vad betyder det för mig?
■■
Den annorlunda förbandslådan
Talare
Aram Seddigh
Stressforskningsinstitutet, SU
Cecilia Bejdén MER
Cecilia Orbert &
Olle Larsten
Vattenfall
Cecilia Söderström &
Peter Östman
Vasakronan
Charlotta Liljefors Rosell
AMF- Fastigheter
Kristina Bruno &
Pia Stider
Försäkringskassan
Magnus Dalsvall &
Kjell Lindström
HR-akuten, Noden AB
Peter Wånggren
Swedbank
Rickard Bracken
Handisam/Hjärnkoll
Johan Boeryd Hjärnkoll
Daan Cedergren
Sweco Arkitekter
Yogesh Kumar
Fastighetsägarna
Frederic Otteskog
Humlegården
Åsa Linder
Jones Lang LaSalle
Karin Ståhl IFMA
u Konferens 29-30 maj 2013 Stockholm
www.teknologiskinstitut.se
Konferensprogram
Onsdag 29 maj
8.30 Löpande registrering
9.00 Moderator Karin Ståhl inleder dagen
9.15
Kontorsfastigheter i Storstadsregionerna
– en aktuell utblick
Varje kvartal släpper Jones Lang LaSalle Nordic City
Report som behandlar utvecklingen inom nordisk fastighetsmarknad. Enligt den rapport som släpptes 2013-02-21
har hyresnivåerna för kontor inne i centrala Stockholm
toppat på 4 400 kr kvm samtidigt som det färdigställs väldigt
få nya kontor. Åsa Linder ger en bild av det aktuella läget för
kontorsfastigheter utifrån marknaden i Stockholm, Göteborg
och Malmö med utblick mot övriga Norden och Europa.
■■
■■
■■
Tillgång och efterfrågan på kontorshyresmarknaden
Konsekvenser av utvecklingen sett i ljuset av konjunkturen
Tänkbara scenarier i närtid
Åsa Linder, chef Research & Valuation, Jones Lang LaSalle. Jones
Lang LaSalle erbjuder kvalificerad rådgivning med inriktning på
fastighetstjänster och har över 45 000 medarbetare i 1000 städer i
70 länder.
10.00 Fika
10.30
Vi vågade göra vårt strategiska val
– Swedbanks nya huvudkontor
En modern bank kräver moderna arbetslokaler. Det var en
viktig faktor när Swedbank valde att flytta sitt huvudkontor från Stockholm City till Sundbyberg. Efter en grundlig
analys i detalj av allt från byggnadens förutsättningar till
medarbetarnas restider blev det klart att den nya platsen blir
Sundbyberg och miljöklassade lokaler på 45 000 kvm, med
plats för 2700 anställda. Peter Wånggren berättar om det
pågående projektet som ska vara genomfört i mars 2014.
■■
■■
■■
Att leda utvecklingen- istället för att följa den
Swedbanks värderingarna öppen, enkel och omtänksam – så visar
det sig i våra lokaler
Så skapar vi en av Sveriges bästa arbetsplatser
Peter Wånggren, Chef Group Shared Services, Swedbank. Swedbank
11.15 PAUS
11.30
Kontoret är varumärket
När arbetet kan utföras var som helst genom modern
teknik blir kontoret allt viktigare som samlingspunkt. För
att skapa motivation att komma till arbetet måste lokalerna
utformas som del av en tydlig strategi i varumärkesbyggandet. Charlotta Liljefors Rosell delar med sig av sina erfarenheter kring kontorsuthyrning och de senast trenderna
inom kontor genom bland annat projektet futuRum.
■■
■■
■■
Lärdomar från futuRum - en studie kring framtidens kontor
Kontoret som kulturbärare
Framtidens kontor, behövs det?
Charlotta Liljefors Rosell, affärsområdeschef kontor, AMF
Fastigheter. AMF Fastigheter är Sveriges näst största kommersiella
fastighetsbolag med 32 mdr i fastigheter med inriktning på kontor
och handel med fokus på Stockholm och Stockholm city.
12.15 Lunch
13.15
Kontorets utformning – ur ett vetenskapligt
perspektiv
Kontorets utformande görs utifrån en organisations eller
företags kultur och värden samt ska understödja dess medarbetare. Hur hälsa och produktivitet påverkas av kontorets
utformande i exempelvis cell-, öppet kontorslandskap och
flexibelt kontor studeras av Aram Seddigh i en pågående
studie där faktorer som arbetsminnesförmåga och uppmärksamhet hos de anställda ställs i relation till kontorsytan, med
utblick till övrig forskning inom området.
■■
■■
■■
■■
Vilka kontorstyper föredras av medarbetare?
Vilka hälsoaspekter påverkar olika typer av kontor?
På vilket sätt påverkas vår prestation av kontoret?
Detta behöver morgondagens chefer veta!
Aram Seddigh, legitimerad psykolog, doktorand, Stressforskningsinstitutet Stockholms universitet. Aram är även rådgivare och
har sin egen blogg Kontorslandskap.org.
14.00 Fika
14.15
Vi lever som vi lär – aktivitetsbaserad kontorslösning i praktiken – Vasakronan
Vasakronan, som är Sveriges största hyresvärd på kontor,
har själva ett eget helt aktivitetsbaserat kontor. Inga fasta
arbetsplatser, inga papper, virtuella klienter och videokonferens genom en knapptryckning. Cecilia Söderström
och Peter Östman berättar vad det innebär i praktiken att
arbeta aktivitetsbaserat och hur det påverkar företaget.
■■
■■
■■
■■
Därför blev det ett aktivitetsbaserat kontor
Processen från traditionellt kontor till aktivitetsbaserat
Så här tycker medarbetarna
Utmaningarna – och hur vi hanterar dem
Konferensprogram
Torsdag 30 maj
Cecilia Söderström, HR-chef och Peter Östman, kommunikationschef på Vasakronan. Vasakronan har kontors- och butikslokaler
i Stockholm, Uppsala, Göteborg, Malmö och Lund.
15.00 Paus
15.15
Hyresgästens koll på energiförbrukning
Humlegården har aktivt arbetat med att erbjuda sina hyresgäster uppföljning av elförbrukning och C02-påverkan i varje enskild lokal. Arbetet med detta resulterade i en GreenFingerprint-app som kan visualisera mätvärden direkt i en
smartphone. Frederic Otteskog delar med sig av erfarenheterna kring arbetet med den smarta övervakningen.
■■
■■
■■
■■
Klimatsmart på kontoret
Valda mätstationer och punkter
Utvecklingen av digital visualisering
Jämförande studier över tid för energiförbrukningen
Frederic Otteskog, projektledare Humlegården Fastigheter AB.
Humlegården förvaltar i huvudsak fastigheter i Stockholm och Solna.
16.00 Paus
16.15
9.00 Moderator Karin Ståhl inleder konferensens andra dag
9.15
Vi representerar våra värden – i vår egen
byggnad – Sweco
Sweco har genomfört en renovering och ombyggnation av
27 000 kvadratmeter i centrala Stockholm för att rymma
1600 medarbetared där organisationen består av nio olika
företag inom bolaget. Projektet som helhet har genomförts
med syfte att skapa rumsliga förutsättningar för gränsöverskridande möten mellan de olika delarna. Daan Cedergren
berättar om processen att skapa Swecos nya kontor.
■■
■■
■■
■■
Att genomföra ett förändringsarbete, med medarbetarna
Designdialogen
Kontorets utformning utifrån flödesscheman och värdeord
Lessions learned Nya Swecohuset – vad tänker vi oss sedan?
Daan Cedergren, regionchef Swecos arkitektverksamhet.
Sweco är ett internationellt teknikkonsultföretag. Företaget erbjuder
tjänster inom arkitektur, byggkonstruktion, installation, infrastruktur, vatten & miljö, projektledning, energisystem, geografisk IT och
industri.
10.15 Fika
Låt verksamheten styra den inre miljön
10.30
Att arbeta med den inre miljön blir allt viktigare för att signalera ett företags eller organisations varumärke. Den inre
miljön ska skapa engagemang hos personalen, fungera rent
praktiskt och ha de mest kostnadseffektiva funktionerna
och vara estetiskt tilltalande. Cecilia Bejdén introducerar
olika sätt att angripa kontorets innemiljö utifrån aktuella
exempel.
Det gröna hyreskontraktet – konsekvenser för
hyresgästerna
■■
■■
■■
■■
■■
Varför är varumärkesbyggande viktigt i miljön
Hur skapas en varumärkesbärande miljö
Tankemodeller - Det flexibla kontoret, det öppna kontorslandskapet
eller aktivitetsbaserat arbetssätt
Arbetssättet styr allt
Aktuella case
Cecilia Bejdén, Vd MER. MER är ett arkitekt- och konsultföretag
som erbjuder hela kedjan av kompetenser som kan behövas i samband med en kontorsförändring. Mer erbjuder hela processen med
såväl projektledning, arkitektur, verksamhetsutveckling som inköp
och flytt.
17.00 Konferensens första dag avslutas
År 2020 ska regeringens mål för klimat- och energi-politiken till vara uppfyllda med bland annat 20 procent effektivare energianvändning. Gröna hyreskontraktet har tagits
fram för kontorsfastigheter och uthyrningar för att klarlägga vilket ansvar som fastighetsägare respektive hyresgäst
har i att klimatanpassa det moderna kontoret. Den första
juni 2012 tecknades det första kontraktet och vid årsskiftet
var antalet 99 stycken. Yogesh Kumar ger en bakgrund till
projektet samt berättar om det pågående arbetet:
■■
■■
■■
■■
Sveriges miljöarbete – en bakgrund
Framväxten av ”Det gröna hyreskontraktet”
Vad bör hyresgästen tänka på i avtalet?
Handledningsmaterialet ”Det gröna hyreskontraktet”
Yogesh Kumar, Miljöchef Fastighetsägarna. Yogesh har bland
annat varit ansvarig för Bygga-Bo-dialogen samt varit sakkunnig på
miljödepartementet.
11.00 Paus
11.15
Organisationslandskapet i kontorslandskapet
Den nya arbetsplatsen kräver nya medarbetarformer, chef
och ledarskapsstilar. Boken ”Bortom tankefällan” handlar
om den tankefälla som uppstår i brytningen mellan våra
gamla, invanda perspektiv och kraven från dagens moderna
organisationsladskap. Kjell Lindström och Magnus Dalsvall delar med sig av sina tankar om framtiden, ledar- och
medarbetarskap.
ard Bracken och Johan Boeryd berättar om projektet Hjärnkol och erfarenheter från arbetslivet och psykisk ohälsa.
■■
■■
■■
■■
■■
■■
Organisationslandskapet i kontorslandskapet
De nya medarbetarformerna
Framtidens chef- och ledarskap
Framtidens hr-arbete – att (be-) möta tankefällan
Magnus Dalsvall, HR-Akuten, Kjell Lindström, Noden AB.
Magnus Dalsvall bloggar bland annat på HR Society och Chef.se. Kjell
Lindström är föreläsare, utbildare, coach och programledare. Han
driver sedan 1998 Noden AB.
12.15 Lunch
13.15
Vi valde det öppna och flexibla kontoret
– Vattenfall
Den första september förra året flyttade Vattenfall med
2000 anställda in i nya lokaler i Arenastaden i Solna från sitt
tidigare huvudkontor i Råcksta, Sundbyberg och Sturegatan.
Miljötänkandet har varit viktigt i byggprocessen. De interiöra kontorslokalerna har utformats för att passa företagets
verksamhet där valet har blivit individuella arbetsplatser
i öppet kontorslandskap. Cecilia Orbert och Olle Larsten
berättar om hur det är att driva en kontorsomvandling.
■■
■■
■■
■■
Krav och förväntningar på det nya huvudkontoret
Genomförandeprocess
Avväganden och ställningstaganden- öppet konor med flexibla
lösningar
Att tre platser blir en- hur den fysiska miljön återspeglar företagskulturen
Cecilia Orbert, projektledare Real Estate, Olle Larsten,
projektledare Real Estate, Vattenfall AB.
14.00 Fika
14.30
Medarbetaren i det moderna kontoret och
berättelsen om en annorlunda förbandslåda
Vad händer med individerna i det moderna arbetslivet?
Vem ser till att det finns en långsiktighet i arbetsförutsättningarna? Psykisk ohälsa är idag den vanligaste orsaken
till sjukskrivning. Trots detta upplever många chefer att de
saknar kunskap om hur de ska agera när de har anställda
som har problem med sin psykiska hälsa. Vad kan du som
chef göra och vilken arbetsmiljö behövs för att förebygga
onödiga sjukskrivningar på grund av psykisk ohälsa? Rick-
■■
Vilken arbetsmiljö behövs för att vi ska klara arbetslivet även under
perioder i livet då vi inte är 100 % friska?
Vad kostar det att arbeta förebyggande?
Och vad kostar det att inte göra något? – förslag på vägar till en
hälsobefrämjande arbetsplats
Rickard Bracken, projektledare (H)järnkoll, Handisam,
Johan Boeryd, ambassadör Hjärnkoll
15.30 Paus
15.45
Myndigheten som provar aktivitetsbaserat
– Försäkringskassan
I årsskiftet 2013/2014 kommer Försäkringskassan att flytta
sin verksamhet från centrala Stockholm city till Telefonplan. Flytten omfattar ca 1200 anställda där personalen ska
pröva att arbeta aktivitetsbaserat. Kristina Bruno och Pia
Stider från Försäkringskassan berättar om hur Försäkringskassan arbetar med detta:
■■
■■
■■
Därför flyttar vi Försäkringskassan
Pågående process och upplägg
Så skapar vi hälsa och arbetslust
Kristina Bruno, projektledare, Pia Stider, hr-strateg,
Försäkringskassan. Försäkringskassan är en statlig myndighet vars
vision är att ett samhälle där människor känner trygghet om livet tar en
ny vändning och som verksamhetsidé att ge människor inflytande över
sin egen livssituation.
16.30
Facility Management- En förändrad roll
Den nya organisationen och arbetsplatsen behöver en ny
typ av tjänster. Detta ställer naturligtvis förändrade förväntningar och krav på det sätt på vilket redan befintliga
FM-tjänster utförs och förändrar kontinuerligt arbetet för
Facility Managers. Karin Ståhl redogör för hur FM utifrån
IFMA:s perspektiv kommer kunna möta framtidens kontor
och skapa förutsättningar för goda servicetjänster inom
fastighetsservice.
■■
■■
■■
Facility Management – vad är detta
Nya förväntningar – ny roll FM
Internationell utblick – vilka utmaningar gäller för FM internationellt
Karin Ståhl, Vd Perfect Group Stockholm, ledamot i IMFA. International Facilty Management Association är en nätverksorganisation som
arbetar som informations- och kunskapsspridare för dem som arbetar
med Facilty management-tjänster.
17.00 Konferensen avslutas
Kontor 2013
– Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren
Ditt kontor, så mycket mer än bara ytan!
Du som arbetsgivare behöver på många sätt fungera kring
dina anställdas hälsa och motivation i arbetet och olika
vägar i att nå hög grad av nöjdhet bland dina medarbetare.
Konferensen Kontor 2013 som genomförs den 29-30 maj i
Stockholm visar vägar till hur du i ditt arbete kan, inte bara
se över dina lokalkostnader, utan också koppla utformningen av dina lokaler till att skapandet av den attraktiva
arbetsgivaren. Ditt kontor är inte bara kvadratmeteryta,
det är rum där ditt varumärke, kultur och arbetsprocesser
och arbetssätt uttrycks!
Möt representanter från bland annat Sweco, Swedbank och
Vattenfall som gjort det grundliga arbetet i att utforma helt
nya kontor, med miljö och verksamhetsfokus både centralt
eller utanför Stockholms stadskärna, Vasakronan som valt
att leva som man lärt i aktivitetsbaserat utformande i det
egna huvudkontoret och Försäkringskassan som påbörjat
processen med att ändra sitt arbetssätt, också i nya lokaler.
Samt många andra inspiratörer och experter som bidrar
med lägesanalys kring kontorslokalen och sett att se på
organsationen, arbetsprestation och hälsa.
Välkommen till konferensen Kontor 2013 som möjliggör
att just dina medarbetare vill och kan utvecklas som individer och anställda hos dig!
Elisebeth Berge
Projektledare, fil.mag Sociologi AOP
Teknologisk Institut
Goda anledningar för dig att delta
■■
Förstå lokalens roll i din personals hälsa
■■
Få del av de tankesätt som påverkar såväl lokal, ledningssystem och kulturskapande
■■
Bli uppdaterad kring dagsaktuellt läge fastighetsområdet
■■
Få del av andras faktiska erfarenheter
■■
Möt aktörer på fastighetsägaresidan
■■
Nätverka med kollegor och experter från hela landet
Porto betalt
Sverige
Kontor 2013
– Lokalutformning som del i att vara den attraktiva arbetsgivaren
ÖVRIG INFORMATION
På www.teknologiskinstitut.se hittar du praktisk information och tips på
boende. Anmälan är bindande, för av- och ombokningsregler vänligen se hemsidan. Har du övriga frågor kontakta gärna projektledaren Elisebeth Berge
på elb@teknologiskinstitut.se. Teknologisk Institut förbehåller sig rätten till
ändringar av program, tid och plats.
TRE ENKLA SÄTT ATT ANMÄLA DIG!
www.teknologiskinstitut.se/konferenser
info@teknologiskinstitut.se
tel 031-350 55 00
datum och plats
29 – 30 maj 2013 (3877-1)
Teknologisk Institut Utbildningscenter
(kan komma att ändras utifrån deltagarantal)
Olof Palmes gata 31, Stockholm
Tunnelbana: T-centralen
UTSTÄLLARE OCH SPONSORER
Teknologisk Institut erbjuder utställarplatser till företag med möjlighet till marknadsföring mot en specifik kundgrupp samt givande
möten med nya och redan etablerade kunder och kontakter.
För att marknadsföra ert företag genom ett av B2B-marknadens
mest kostnadseffektiva sätt, vänligen kontakta projektledare
Elisebeth Berge på telefon 08 545 18 116 eller via e-post elb@teknologiskinstitut.se för mer information om priser och paket.
Pris
Konferens
6 950 kr/person
I priset ingår lunch, förfriskningar under pauser och dokumentationsmaterial. Anmälningsbekräftelse och faktura sändes efter mottagen
anmälan. Moms tillkommer på priserna ovan.
Andra utbildningar i Teknologisk Instituts regi
n
n
n
Badanläggningar 2013
Centrum och handelsplatser i den moderna staden
Arbetsledning, steg 1
n
n
Byggteknik med inriktning mot förvaltningsfrågor
Diplomerad fastighetsförvaltare
Se www.teknologiskinstitut.se för datum och mer information
Returadress Teknologisk Institut, Olof Palmes gata 31, 111 22 Stockholm