Aktivitetsbaserade kontor - ett nytt arbetssätt?

Aktivitetsbaserade kontor
- ett nytt arbetssätt?
CMB - Frukostmöte
2014-06-13
”Ett nytt gränsöverskridande arbetsliv där
allt fler jobbar när, var och hur de vill
har lett till många tomma skrivbord på
arbetsplatserna. Nu kommer de
aktivitetsbaserade kontorsmiljöerna på
allvar till Sverige.”
(Sveriges Arkitekter, 2013-11-20)*
Page 2
* Sveriges Arkitekter är en intresseorganisation för alla Sveriges arkitekter, inredningsarkitekter,
landskapsarkitekter och planeringsarkitekter. Förbundet har över 12 000 medlemmar.
► Mångårig erfarenhet inom FM,
transformationsprojekt samt
aktivitetsbaserade kontor
► ICA Gruppen är ett av Nordens ledande
detaljhandelsföretag där dagligvaror
utgör kärnan i verksamheten
► Genomfört 8 aktivitetsbaserade
kontorsprojekt
► 2 400 egna och handlarägda butiker
► 19 transformationer av REFMorganisationer
► En av de mest välkända svenska
varumärken
► FM-benchmarkingprogram
► Världsrekord i TV-reklamserie
‒
‒
Nordisk 33 organisationer
‒
Landsting/kommun, 48 sjukhus & 10
kommuner
‒
ABW benchmarking modul 2014
Ett exempel på deltagande organisationer:
Page 3
► 5 geografiska marknader
Agenda
►Introduktion
►Trender på marknaden
►Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat
►Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA
►Framgångsfaktorer
Page 4
En historisk tillbakablick visar på stora förändringar av
arbetsplatsen över tid
Idag
AKTIVITETSBASERAD ARBETSPLATS
80-tal
CELLKONTOR
90-tal
KONTORSLANDSKAP
00-tal
FLEXKONTOR
• Medarbetare väljer fritt den mijö
som bäst passar arbetsuppgiften för
stunden
• Alla har sitt eget rum
• Fokus på individuellt
arbete
22 kvm
Lämna ditt rum!
• Flera olika typer av kontorsmiljöer
• T.ex. mötesrum, tysta rum,
projektytor
• Alla har sin egen
plats i ett
kontorslandskap.
• Fokus på
kostnadsbesparingar
17,5 kvm
Lämna din plats!
• Färre arbetsplatser
än anställda
• Free-seating: alla är
ej på arbetsplatsen
samtidigt
• Fortsatt fokus på
Kostnadsbesparingar
14,7 kvm
Sitt när du behöver!
• Effektivt utnyttjande av hela
arbetsplatsen vilket möjliggör
reducering av totalarealen. Detta
leder i sin tur till
kostnadsbesparingar
12,4 kvm
Välj det som passar
dig och din uppgift
bäst!
Utvecklingen av arbetsplatskoncept har fått en första start i
Norden
CELLKONTOR
KONTORLANDSKAP
FLEXKONTOR
Den nordiska utvecklingen inom
arbetsplatskoncept
2011
AKTIVITETSBASERAD ARBETSPLATS
Många var intresserade – men få hade
startat
2012
Många i startgroparna – några hade börjat –
få med praktisk erfarenhet
2013
Många har startat – flera har flyttat in – få
har utvärderat
VERKSAMHETSSPECIFIKT
ARBETSPLATSKOCEPT
Ett kontorskoncept baserat
på medarbetarnas
arbetsuppgifter. Konceptet
integreras med FM-, HR-, ITtjänster
Page 6
2014
Åtskilliga har flyttat in – fokus har skiftat till
hur det nya konceptet kan utnyttjas maximalt
Agenda
►Introduktion
►Trender på marknaden
►Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat
►Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA
►Framgångsfaktorer
Page 7
Hur attraherar vi morgondagens arbetskraft?
Dubbelriktad kommunikation
Snabbhet
Valfrihet
80talist
Personligt varumärke
Information
Enkelhet
Page 8
Drivkrafter för att implementera ett nytt aktivitetsbaserat
kontorskoncept
Flexibilitet
(omorganisation och rekrytering)
Hyreskontraktet
Ökad
tvärkommunikation
Attrahera
medarbetare
Stärka varumärket
Förändrat arbetssätt
Page 9
Yteffektivitet/
kostnadsbesparing
Vid utformande av nya kontorskoncept är två frågor centrala
Vad skall jag
arbeta med nu?
Page 10
Vilken
arbetsmiljö
stödjer mitt
arbete bäst?
Typer av arbetsmiljöer beroende på arbetsuppgift
Page 11
Individuellt arbete
– hög koncentration
Samarbete
– hög koncentration
Individuellt arbete
– låg koncentration
Samarbete
– låg koncentration
Agenda
►Introduktion
►Trender på marknaden
►Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat
►Från öppet landskap till
aktivitetsbaserat på ICA
►Framgångsfaktorer
Page 12
Bakgrunden till att se över kontorsutformningen
ü Ökat behov av flexibilitet
(omorganisation och rekrytering)
Genomsnittlig nyttjandegrad av
skrivbordsplatserna
Upptagna platser
ü Förändrat arbetssätt
(ökat behov av samarbets- och projektytor)
30%
ü Yteffektivitet/kostnadsbesparing
(utöka kapacitet för att rymma fler medarbetare)
ICAs varumärke som en
ü Stärka
modern arbetsgivare
förutsättningar
ü Öka
tvärkommunikation, innovation och
kreativitet
Page 13
70%
Ej upptagen plats
Under 70% av arbetsdagen
kräver arbetsuppgifterna
att medarbetaren är någon
annanstans än vid sitt
skrivbord
Projektorganisation ICA@work
Projektledning
Arbetssätt
Arbetsmiljö
Arkitekter, Byggentreprenörer,
möbelleverantörer
Page 14
ICA medarbetare
EY team
Specialistkompetens
IT
Leverantörer
Arbetsmiljötyper före implementering av piloten
Individuellt arbete
– hög koncentration
Läs/teleplats
Formellt möte
Samarbete
– hög koncentration
Skrivbordsmiljö
Individuellt arbete
– låg koncentration
Page 15
Hemzon/
informellt möte
Samarbete
– låg koncentration
Vid implementering av piloten skapade en palett av
arbetsmiljöer baserat på medarbetarnas behov
Individuellt arbete
– hög koncentration
Koncentration
Formellt möte
Samarbete
– hög koncentration
Projektmiljö
Skrivbordsmiljö
Touchdown
Individuellt arbete
– låg koncentration
Page 16
Läs/teleplats
Teammiljö
Hemzon/informell
t möte
Samarbete
– låg koncentration
Reaktioner från pilotavdelningarna
Enkätresultat
Medarbetarfeedback
”Jag vill flytta tillbaka till
det gamla
kontorskonceptet”
Varierande typer av
arbetsmiljöer –
möjlighet att välja
utifrån arbetsuppgift och
humör
En modernare,
fräschare och mer
inspirerande
arbetsplats –
glädjehöjande!
Träffar fler kollegor
genom valfri placering
–
65%
85%
ökar effektiviteten och
den sociala samvaron
Bristande
regelefterlevnad –
medarbetarna följer inte
uppsatta regler
20%
7%
8%
= instämmer ej
= instämmer till liten del
= instämmer till stor del
= instämmer helt
Page 17
15%
Motigt att byta
arbetsplats –
uppstartssträcka vid
varje byte
Svårt att hitta
kollegor –
ingen självklar
kontaktpunkt
Vid implementering av aktivitetsbaserade arbetsplatser
behöver flera frågor adresseras
Hur förändras mitt arbete?
Hur rapporterar jag till min
chef?
Hur jobbar jag med mitt team?
Page 18
Hur behåller jag kontakten med
min medarbetare?
Hur kommer mitt arbete mätas?
Vilka nya verktyg måste jag lära
mig?
Förändringsledning – vad är det som driver nöjdhet?
Utforskande/ Förvirring
Jag? Hur?
Motstånd
Acceptans/ Nystart
Varför?
Om…,då…?
Förnekelse
Gäller inte mig!
Offer
Delaktig
Drivande
Målet: Tillhandahålla en struktur för att leda ledare och medarbetare upp för
förändringskurvan
Page 19
Agenda
►Introduktion
►Trender på marknaden
►Drivkrafter bakom aktivitetsbaserat
►Från öppet landskap till aktivitetsbaserat på ICA
►Framgångsfaktorer
Page 20
Viktiga pusselbitar för att bygga och implementera ett
framgångsrikt kontorskoncept
Krävs ett antal olika specialist kompetenser i en projektgrupp för att lyckas
med att utforma och implementera ett aktivitetsbaserade kontor:
► Nyckelpersoner inom verksamheten
‒
Kännedom om verksamheten
‒
Nätverk
► Program management
‒
Projektledning
‒
Metodik
► Förändringsledare och kommunikatörer
► IT-kompetens
► Arkitekter
► Byggentreprenörer
Det krävs en palett av kompetenser för att få pusselbitarna på plats
Page 21
Det finns 7 viktiga framgångsfaktorer vid implementering av
aktivitetsbaserade arbetsplatser
1
Identifiera ett business case
2
3
4
Inled med att fokusera på medarbetarna
(underskatta inte den tid det tar)
Utarbeta en tydlig intern
kommunikationsplan
Säkra stöd från organisationen och
ledningen
5
Att driva utrullningen i projektform
6
Identifiera entusiaster i organisationen,
de kan driva och stötta arbetet
7
En palett av kompetenser
Page 22
Kontaktuppgifter
Jennifer Lennartsson
Maria Bidegård
► Tel: 072 713 54 83
► Tel: 070 296 16 69
► Email: jennifer.lennartsson@se.ey.com
► Email: maria.bidegard@ica.se
Rickard Forsman
► Tel: 076 101 27 82
► Email: rickard.forsman@se.ey.com
Page 23
TACK!
Page 24