Ledelse af relationel koordinering i praksis

Ledelse af Relationel Koordinering i praksis - erfaringer fra Varde Kommune
Carsten Hornstrup, Chefkonsulent Hornstrup & Partners, Kirsten Enevoldsen Myrup,
Sundhedschef, Varde Kommune og Lars Bo Stenderup, HR konsulent, Varde Kommune
I et tæt samarbejde med Varde Kommune gennemfører vi et forsknings- og
udviklingsprojekt med fokus på at øge kvaliteten og effektiviteten i arbejdet med demente
borgere og deres pårørende, gennem et forstærket tværfagligt samarbejde.
Udviklingsprojektet har omfattet alle ansatte i kommunen, der arbejder omkring demente
borgere og deres pårørende. Det er i alt ca. 1100 personer inkl. SOSU hjælpere og assistenter, sygeplejersker, terapeuter, demenskonsulenter, visitatorer, teamledere og
virksomhedsledere.
Omdrejningspunktet for projektet er, at anvende en kombination af Strategisk Relationel
Ledelse og Relationel Koordinering, til at klæde lederne på til at øge kvaliteten af de
tværfaglige og tværorganisatoriske processer, der skal hjælpe med at øge effektiviteten og
kvaliteten i arbejdet med og omkring borgerne. Dette er forudsætningen for at fremme
graden af organisatorisk relationel koordination.
På baggrunden af erfaringerne fra Varde har vi udviklet arbejdsprocessen Ledelse af
Relationel Koordinering, som har vist sig at være en effektiv måde at få sat skub i den ofte
meget udfordrende og komplicerede proces det er, at skabe sammenhængskraft og
samarbejde mellem de mange interessenter.
Erfaringer
De første erfaringer viser, at processen har været med til at øge kvaliteten af det
tværfaglige samarbejde. Konklusionerne fra et fokusgruppeinterview med 12 ledere og
medarbejdere peger på, at det tværfaglige samarbejde generelt er blevet fremmet. Flere
relationer er etablerede og andre blevet gjort tættere og bedre. Kommunikationshyppighed
og præcision har fået et løft.
Hornstrup & Partners
Balticagade 10, 2.
8000 Aarhus C
Tlf: 25329141
http://hornstrup-partners.dk
Der er mere åbenhed og nysgerrighed og større grad af refleksion og opmærksomhed i
forhold til at inddrage samarbejdspartnere og tage ansvar for at skabe fælles forståelse,
dele viden og skabe fælles retning på arbejdsindsatserne. Sammenhængskraften virker
større. Siloer og strukturer virker langt mindre hæmmende og afgrænsende. Koblet med
mere fælles viden, bevågenhed og ansvarstagen for det fælles, skaber dette grundlaget
for større organisatorisk adræthed samt mere effektiv organisering og koordination. Alt
sammen indikatorer for større grad af organisatorisk sammenhængskraft og relationel
koordinering. Det vurderes at også den borgernære kvalitet er øget.
Citater fra interviewet
Teamleder på plejecenter: Oplevelsen er at muligheden for kontakt foreligger meget
mere åbenlyst og direkte. Måske især i forhold til eksempelvis demenskonsulenter, hvor
det virker som om det er mere ligetil at tage kontakt. “Vi kan bare ringe til jer og vi oplever
at I også har den opfattelse at I også godt kan trække på os. Sådan har det måske altid
været, men sådan er det ikke altid blevet oplevet. Det har tidligere virket mere
omstændigt. Nu kan vi nyde godt af den ekspertise når vi har brug for den i
borgerforløbende. Eksempelvis ved indflytning.”
Teamleder sygeplejen: "Det er meget givtigt, at sygeplejerskerne føler sig tættere på
demenskonsulenterne og det er meget positivt det samarbejde der er.” - “Det betyder
noget (for den enkelte) når man oplever at det (her arbejde med komplekse
demensborgere) bliver svært; jamen så har jeg faktisk nogen jeg kan gå til og samarbejde
med. Jeg er ikke alene med det her.” - “Det her tror jeg faktisk ikke bare gælder
sygeplejerskerne. Men alle os der er tætte på borgeren. Vi er også kommet tættere på
hinanden."
Demenskonsulent: “Vi er blevet bedre til at tage kontakt til hinanden og drøfte de
komplicerede sager på tværs. Måske især med sygeplejerskerne og visitationen. Vi
er generelt blevet bedre til at inddrage de involverede parter; også borger og de
pårørende. Og det giver en bedre indsats."
Hornstrup & Partners
Balticagade 10, 2.
8000 Aarhus C
Tlf: 25329141
http://hornstrup-partners.dk
"Vi oplever en mere åben og fri henvendelse fra centrene (plejecentre) - også en
involvering, hvor team-lederne i mange tilfælde nu er med på banen og ved hvad der
foregår. De er blevet bedre til at tage det ansvar på sig. Det er rigtig godt."
Virksomhedsleder: ”Jeg tror det er en generel opfattelse, at vores samarbejde generelt
har fået et løft. Det har simpelthen fået et større fokus. Jeg synes især det er på teamleder
niveau, at det er blevet løftet, hvor der også har været nogle gode diskussioner ind i
ledergruppen. Det har afstedkommet gode dialoger, ikke bare om borgere med demens
men også andre komplekse borgere. Der er kommet meget mere fokus på de
koordinerende tværgående møder.”
Ledelse af Relationel Koordinering kort fortalt.
Ledelse af Relationel Koordinering er en arbejdsproces i 7 trin, hvor lederne klædes på til
at udvikle det tværfaglige og tværorganisatoriske samarbejde. I processen anvender vi
resultaterne fra forskningen i Strategisk Relationel Ledelse og Relationel Koordinering
som grundlag. Det er en arbejdsproces, der inkluderer ca. 3 arbejdsdage og som typisk
strækker sig over 6 – 8 måneder. Det er helt essentielt, at der arbejdes med ledelsen på
alle niveauer i organisationen.
Trin 1 handler om afklaring af fokus for forløbet. Forudsætningen for at kunne opnå
konkrete resultater er, at vi får afklaret hvilke arbejdsprocesser og borgergrupper, der er
omdrejningspunktet. Denne del af arbejdet handler også om at få opstillet konkrete mål, så
vi kan sikre at vi rent faktisk skaber de ønskede resultater.
Trin 2 har fokus på at afklare hvilke faggrupper og organisatoriske enheder, der skal
inddrages i udviklingsprocessen. Disse grupper skal være involveret i det konkrete arbejde
omkring den valgte arbejdsproces & borgergruppe.
Trin 3 handler om at klæde ledelsen på til at kunne lede processen. Her introducerer vi
lederne til teorierne og forskningen omkring Strategisk Relationel Ledelse og Relationel
Hornstrup & Partners
Balticagade 10, 2.
8000 Aarhus C
Tlf: 25329141
http://hornstrup-partners.dk
Koordinering. Ud over introduktionen arbejder lederne selv med en udviklingsproces, som
de senere skal gennemføre ved involvering af medarbejderne.
I denne del af forløbet gennemfører lederne en øvelse, hvor de kommer med deres bud på
kvaliteten af den relationelle koordinering samt den relationelle ledelse. Førstnævnte
omhandler kvaliteten af samarbejdsrelationerne mellem faggrupper. Sidstnævnte
omhandler kvaliteten af relationerne mellem ledelsen og medarbejderne i faggrupperne.
I trin 4 påbegyndes medarbejderinddragelsen ved at lederne (sammen eller individuelt)
formidler tænkningen om og principperne bag Relationel Koordinering for de involverede
medarbejdere. Dette er optakten til at der gennemføres en spørgeskemaundersøgelsen
mhp. at måle graden af Strategisk Relationel Ledelse samt Relationel Koordinering i
organisationen, som den opleves af medarbejderne. I nogle tilfælde kan de involverede
borgergrupper også blive inddraget i processen, enten som en del af analysen af den
relationelle koordinering og/eller deres oplevelse af kvalitet i forbindelse med ydelsen.
I trin 5 analyserer ledelsen sammen med os resultaterne af målingerne. På baggrund
heraf og med afsæt i specifikke RK-aspekter og kvalitetsparametre udvælges konkrete
indsatsområder, hvor medarbejderne skal involveres i at finde løsninger. Lederne
introduceres desuden til arbejdsmodellen Fair Proces (Vestergaard 2012), som danner
rammen om den konkrete innovations- & implementeringsproces med henblik på at sikre
bredt ejerskab og ansvar i både udvikling og forankring.
Trin 6 består ofte af flere delelementer, som dels har fokus på at vedligeholde en løbende
involvering af medarbejderne i de konkrete udviklings- og implementeringsprocesser og
dels har fokus på at give lederne sparing på hvordan de bruger Strategisk Relationel
Ledelse og systemisk kommunikation, til at styrke deres evne som forandringsledere og
facilitatorer for at udvikle den relationelle koordinering.
Trin 7 er, som sidste led i processen en opsamling og evaluering, hvor vi gentager
spørgeskemaundersøgelsen for at kunne analysere resultaterne på baggrund af
udviklingsforløbet. Hvor stor er graden af den relationelle koordinering og den relationelle
Hornstrup & Partners
Balticagade 10, 2.
8000 Aarhus C
Tlf: 25329141
http://hornstrup-partners.dk
ledelse nu i organisationen? – Målingerne sammenholdes med de resultater der er skabt,
omkring den konkrete arbejdsproces og borgergruppe. Desuden bruges evalueringen til at
undersøge hvordan organisationen kan overføre erfaringerne til andre områder og således
både sprede og integrere læringen.
Hornstrup & Partners
Balticagade 10, 2.
8000 Aarhus C
Tlf: 25329141
http://hornstrup-partners.dk