Au travail avec Office 365

Au travail avec
Office 365
Travailler plus efficacement grâce
à l’informatique dans le nuage
• Les avantages du travail dans le nuage
• Mode d’emploi Office 365
• Conseils pratiques
• Guide d’installation
• Cas pratiques
4
16
8
"Office 365 vous offre
un espace de travail
complet dans le nuage,
à la mesure de toute
PME."
Sommaire
4 Les avantages du logiciel en nuage
Le nuage a franchement la cote dans les entreprises. Toutefois, il s’agit plus d’une nouvelle façon de travailler que
d’un effet de mode que vous pourriez négliger. Certes, nous
ne pouvons vous garantir que le terme existera encore dans
trois ans, mais le fonctionnement de vos logiciels et, par extension, de l’ensemble de votre département IT, peut gagner
en efficacité et en coûts. Mais il faut pour cela oser renoncer
à une partie du contrôle.
8 Au travail avec Office 365
Microsoft Office est de très loin la suite bureautique la plus
utilisée au sein des entreprises et organisations. Ainsi, les
professionnels du monde entier connaissent bien les applications de sa version traditionnelle. Il en va par contre tout
autrement d’Office 365, l’un des derniers nés de la famille de
produits MS Office, à savoir la version en nuage du célèbre
environnement bureautique de Microsoft. Installez-vous
pour une présentation concise d’Office 365, ou encore Office
dans les nuages.
2I
16 Arf & Yes: Rock-’n-roll sur mesure avec Office 365
Lorsque le jeune bureau de design gantois Arf & Yes se mit
à la recherche d’une solution qui devait combiner la fiabilité
et la productivité de Microsoft Office avec la flexibilité et
la disponibilité d’un logiciel dans le nuage, la réponse fut
évidente: Office 365. Deux ans plus tard, Arf & Yes n’a pas
regretté une seconde ce choix.
18 Guide d’installation pratique pour PME
Office 365 est un progiciel bureautique complet dans le nuage. Vous ne devez donc plus prévoir de logiciel serveur ou
client dans votre entreprise. Ce guide vous indique en cinq
étapes la procédure à suivre pour équiper l’ensemble de
votre environnement de travail et installer tous les logiciels.
Bienvenue
dans le nuage!
Nous ne devons sans doute pas vous expliquer
que nous vivons une époque de défis. La situation
économique actuelle demande une grande créativité et une grande efficacité, même au niveau des
PME. Et ces dernières en font preuve, même dans
leur manière de travailler. Les PME perpétuent la
tendance d’une mobilité et d’une flexibilité toujours
croissantes.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Plus de la moitié
des travailleurs de la connaissance travaillent
actuellement sur trois appareils ou plus, comme un
smartphone, un portable ou une tablette. Aujourd’hui, nous ne travaillons plus non plus classiquement, installé derrière un bureau. Nous travaillons à
la maison, en déplacement ou dans d’autres implantations de l’entreprise.
La technologie est d’une aide précieuse à ce niveau.
Par exemple la tendance de l’informatique en nuage
qui vous assure un accès rapide et bon marché aux
solutions IT professionnelles, n’importe où et à tout
moment. C’est à la lumière de cette tendance que
nous vous présentons la nouvelle version d’Office
365 pour entreprises. Elle vous offre un espace de
travail complet dans le nuage, à la mesure de chaque PME.
Ce mode d’emploi est un guide vers le nuage pour les
PME. Nous vous expliquons ce que comprend Office
365, vous dévoilons la solution et vous présentons
l’expérience de clients. Nous vous expliquons comment nos solutions sont également accessibles hors
ligne, leurs avantages et… ce qu’il vous en coûtera.
Bref, après la lecture de ce supplément, vous serez
prêt à franchir le pas vers le nuage. Nous vous souhaitons une bonne lecture!
Steven Stokmans
Directeur Small and Medium
Business
Erik Pelemans
Business Group Lead Office Division
Steven Stokmans & Erik Pelemans
I3
avantages
Tous dans les nuages
Les avantages des
logiciels en nuage
Le nuage a la cote dans les entreprises. Il s’agit plus d’une nouvelle façon de travailler que
d’un effet de mode que vous pourriez négliger. Certes, nous ne pouvons vous garantir que
le terme existera encore dans trois ans, mais le fonctionnement de vos logiciels et, par
extension, de l’ensemble de votre département IT, peut gagner en efficacité et en coûts.
M
4I
icrosoft Office
c’est la dernière version d’Office
ciels sur son portable. En prin-
constitue un bon
que vous achetez. Plutôt que
cipe, vous pouvez même faire
exemple de cette
d’acheter et de déployer à
configurer automatiquement
évolution vers le
chaque fois une nouvelle ver-
pour votre réseau d’entreprise
nuage. Le passage à Office 365
sion, Office 365 est un progiciel
des tâches telles que le para-
transfère les logiciels bureau-
pour lequel vous réglez une
métrage d’Outlook. En bref: le
tiques vers le nuage et les
mensualité par utilisateur, en
département IT gaspille moins
choses en deviennent nette-
échange de quoi vous bénéfi-
de temps dans du stupide
ment plus aisées et flexibles
ciez en tout temps des fonc-
travail d’encodage et en gagne
tant pour les utilisateurs que
tionnalités les plus récentes.
pour des choses plus utiles.
pour l’administrateur. Mais que
Cela signifie aussi qu’une
Voilà pour l’environnement
doit réellement savoir le mana-
grande partie des tâches de
traditionnel. Vous louez certes
ger ou le responsable IT avant
l’administrateur lui sont enle-
le logiciel mais vos travailleurs
de sauter le pas?
vées. Une fois le domaine et les
peuvent continuer à l’instal-
Office 365 est le successeur de
comptes utilisateurs configurés,
ler et bénéficier de la même
BPOS et la variante en ligne de
il suffit à l’utilisateur d’entrer
expérience que par le passé. Le
MS Office. En tant que gestion-
son adresse e-mail profession-
principal avantage réside dans
naire IT ou dirigeant d’entre-
nelle pour pouvoir lui-même
la flexibilité en ligne, mais nous
prise, vous devez savoir que
télécharger et installer des logi-
y reviendrons ultérieurement.
Avantage 1
Avantage 3
Pas d’investissement,
pas de patrimoine
Meilleur
marché
& moins
complexe
L’un des arguments en faveur
navire, il vous suffit de revoir à
de l’adoption du nuage est
la baisse le nombre d’utilisa-
que vous ne devez plus vous
teurs, sans vous encombrer de
inquiéter de disposer d’une
licences superflues.
infrastructure de serveurs.
La principale pierre d’achop-
Mais des investissements
Tout tourne dans le centre de
pement est de céder le
moindres signifient-ils pour
données (autrement dit le
contrôle. Nombreux sont les
autant une réduction des
nuage) de votre fournisseur
dirigeants d’entreprises et les
coûts? Car les logiciels et
logiciel. Si vos besoins dimi-
responsables IT qui préfèrent
services en ligne sont bel et
nuent, vous ne restez pas avec
disposer d’un serveur interne
bien payants, à la différence
une infrastructure (plus ou
dont ils gardent la maîtrise.
qu’il s’agit d’une location et
moins jeune) sur les bras.
Ce raisonnement n’est certes
non d’un achat.
Qui plus est, tout est prêt le
pas illogique mais, souvent,
À en croire Robert Deltour,
jour où vous souhaitez ajouter
un contrôle accru va de pair
chef de service chez Global
des utilisateurs supplémen-
avec davantage de tracas. En
Facilities, c’est pourtant le
taires et votre administrateur
outre, dans le cas d’Office 365,
cas. Son entreprise s’est
consacrera moins de temps à
il n’est pas concevable que
spécialisée dans le facility
des opérations telles la main-
vos collaborateurs ne puissent
management des moyennes
tenance et le déploiement
plus redémarrer leurs logiciels
et grandes entreprises. “De-
de mises à jour. Si par la suite
en cas de coupure inopinée
puis que nous avons franchi
certains travailleurs quittent le
d’Internet au bureau.
le cap, nous économisons
chaque année de 25 à 50%
de nos coûts IT”, selon ses
dires. Toutefois, le prix n’est
Avantage 2
pas tout. “Nous aurions du
Documents disponibles
partout
mal à gérer en interne des
Dans la mesure où tant vos
head of Desktop Management
maintenance et la gestion.
documents que l’environne-
chez TECTEO-VOO.
Cela nous évite bien des
ment SharePoint font partie
“SharePoint résout égale-
soucis en termes de stabilité
du nuage, vous ne devez pas
ment le problème des réseaux
et de disponibilité.”
acheter d’infrastructure
multiples dans la mesure où il
L’économie se traduit donc à
distincte pour vos logiciels
les interconnecte en ligne. En in-
la fois par un gain de temps
bureautiques. C’est ce qu’a
terne, les utilisateurs travaillent
pour votre gestionnaire
pu constater TECTEO-VOO,
sur six réseaux sécurisés qui ne
système et par le fait que
qui a déjà sauté le pas vers
communiquent pas entre eux,
vous ne devez plus acquérir
Office 365. “Un sérieux atout
mais cela ne génère aucune
de matériel supplémentaire.
d’une solution en nuage est
difficulté puisqu’ils travaillent
Enfin, il est moins probable
qu’elle ne nécessite pas de
avec SharePoint par le biais
que vous deviez faire appel à
gros investissements. Nous
d’une connexion Internet. Tous
un spécialiste externe.
réglons une mensualité par
les utilisateurs peuvent accéder
utilisateur et ne devons plus
à leurs informations depuis
nous soucier ni du matériel, ni
n’importe quel PC, sur la base
de la maintenance logicielle”,
des droits d’accès associés à
précise Christophe Lempereur,
leur login.”
systèmes aussi complexes.
C’est pour nous un énorme
avantage que Microsoft
prenne en charge toute la
“Un des gros
avantages d’une
solution en
nuage est qu’elle
ne nécessite pas
de gros investissement.”
I5
Voordelen
“En pratqiue,
SkyDrive Pro
est surtout pratique lorsque que
vous travaillez
avec plusieurs
collègues sur
un même document.”
Avantage 4
Flexibilité
Avantage 5
et omnipréUtilisation efficace
sence
de l’e-mail
Du point de vue des utilisateurs, c’est surtout la plus
C’en est donc fini des échan-
à opter pour le nuage plutôt
grande disponibilité qui
ges de documents par e-mail.
que pour un serveur au sous-
prime. Imaginez que l’un de
Car si, en 2013, les médias so-
sol. Car c’est précisément les
vos travailleurs se retrouve
ciaux et plates-formes colla-
rares fois où votre entreprise
à l’extérieur sans ordinateur
boratives sont déjà des outils
connaît un problème qu’il
portable professionnel: il lui
de communication interne
importe que tout le monde
suffit d’ouvrir une session
incontournables, l’e-mail reste
soit accessible rapidement.
sur la version Web d’Office
l’un des moyens de communi-
Un deuxième avantage est la
pour accéder à toutes les
cation les plus populaires sur
capacité. En tant qu’utilisateur
fonctionnalités de son PC de
le lieu de travail. En particulier
d’Office 365, vous disposez
bureau.
quand ce dernier ne se résume
d’un espace d’archivage en
Nous ne vous le souhaitons
pas à un espace de bureaux
ligne de 25 Go. Il résulte de
pas mais, en principe, Office
dans un lieu unique. Il est donc
la combinaison de ces deux
365 vous permettrait de
crucial que les messageries
facteurs que votre messagerie
poursuivre vos activités
restent disponibles. Là encore,
reste toujours disponible et
même si votre entreprise
une entreprise a tout intérêt
accessible.
partait en fumée. De fait,
chaque utilisateur a la possibilité de se loguer de chez lui
sur la version Web d’Office,
ce qui lui permet de ne
perdre aucun de ses documents. Ceux-ci sont en effet
conservés dans SkyDrive
Avantage 6
OPEX plutôt
que CAPEX
Pro, l’espace de stockage en
6I
ligne de Microsoft.
Par le passé, votre entreprise
Toutefois, la transition vers
Dans la pratique, SkyDrive
achetait ses licences Office à
le nuage reste très graduelle.
Pro se révèle particulière-
un prix unique, que vous utili-
Une nouvelle entreprise a
ment utile quand plusieurs
siez le logiciel pendant deux
tout intérêt, quel que soit le
collègues travaillent sur un
ou dix ans. Office 365 propose
fournisseur choisi, à opter
même document. En tant
pour sa part une location de
d’emblée pour une solution en
qu’entreprise, vous ne devez
logiciels et de services en ligne
nuage et, ce faisant, à minimi-
pas faire l’acquisition d’un
associés. Ce qui signifie une
ser ses investissements tout
serveur de fichiers puisque
reclassification des coûts de
en maintenant une flexibilité
SkyDrive Pro vous offre
dépenses d’investissement
optimale. Par contre, les en-
d’office accès à la version la
en dépenses d’exploitation. Il
treprises existantes disposent
plus récente. Bien sûr, vous
vous en coûte une mensualité
toutes d’un patrimoine infor-
pouvez toujours retrouver
fixe par utilisateur, en échange
matique dont elles ne peuvent
des versions antérieures,
de quoi vous bénéficiez en
se défaire en quelques mois.
voire supprimées. Cette
tout temps de la dernière
Mais celles qui ont l’intention
fonctionnalité évite que les
version disponible. Si, à un
d’acheter de nouveaux logi-
travailleurs ne s’envoient
moment, votre entreprise
ciels se doivent d’analyser
des e-mails incessants
compte moins de travailleurs
la plus-value d’un progiciel
pour transmettre la énième
que l’année précédente, il
flexible. Il vous permet de
version d’un fichier, ou un
vous suffit de résilier les abon-
bénéficier d’une bien meilleure
effacement involontaire.
nements superflus.
disponibilité, notamment.
Avantage
Plus (ou moins) de personnel
L’un des avantages les plus
nombre de travailleurs de votre
être devenu un produit de
intéressants d’une solution
entreprise va varier en fonction
base, il reste toujours essentiel
en nuage est sa capacité
de l’affluence saisonnière, par
et un message d’erreur dû à
d’adaptation rapide. Non seu-
exemple: il permet de faire face
une boîte de réception saturée
lement vous ne payez généra-
aux hausses comme aux bais-
ou à un serveur de message-
lement que pour ce que vous
ses, sans coûts additionnels ni
rie inaccessible est plus que
utilisez mais, si vos besoins
débauche de moyens.
jamais le signe que votre infra-
informatiques augmentent de
C’est ainsi qu’Aviapartner a re-
structure ne répond plus aux
façon inattendue ou tempo-
noncé à Exchange Server 2003
besoins de votre entreprise.
raire, il vous suffit de louer de
au profit de Microsoft Exchange
A cet égard, les logiciels en
l’espace supplémentaire.
Online, un service inclus dans le
nuage proposent une solution
C’est exactement ce que
progiciel Office 365. Ce qui lui
accessible tout le temps et
propose Office 365. Imaginons
permet d’ajouter rapidement
partout. Ils sont particuliè-
que votre entreprise connaisse
de nouveaux utilisateurs, puis
rement adaptés aux col-
en cours d’année une diminu-
de les supprimer en fonction
laborateurs qui travaillent
tion de son personnel: une so-
des besoins saisonniers. Et tout
depuis différents appareils ou
lution en nuage lui reviendrait
cela sans devoir augmenter sa
en plusieurs lieux. Certes, ils
nettement moins cher que des
propre capacité matérielle. “Of-
peuvent installer les logiciels
licences traditionnelles qu’elle
fice 365 optimise nos dépenses
sur leur propre appareil mais
achèterait d’emblée rubis
IT”, affirme Toon Martens, CIO
rien ne les empêche, sans la
sur l’ongle et devrait ensuite
chez Aviapartner. “Nous profi-
moindre installation, de modi-
amortir sans peut-être même
tons d’un service de messagerie
fier leurs documents hors du
les utiliser.
à jour et flexible à moindre coût.
réseau d’entreprise au départ
Le modèle de location reste
C’est tout bénéfice pour notre
de n’importe quel terminal
avantageux même si vous
résultat d’exploitation.”
disposant d’un navigateur
savez à l’avance que le
L’e-mail version 2013 a beau
Internet.
Avantage
Pas de solutions ad hoc
Qu’en est-il si votre entre-
rectives en matière de gestion
plus, SharePoint permet d’y
prise ne compte pas plusieurs
documentaire, les utilisateurs
remédier. Sans connaissance
centaines de travailleurs qui
au sein d’organisations de pe-
technique approfondie, vous
arpentent le globe et poursui-
tite taille ont plutôt tendance
pouvez élaborer un site interne
vent leurs activités sur plu-
à sauvegarder leurs fichiers
de base sur lequel n’importe
sieurs appareils? Quid si, pour
comme bon leur semble. Cer-
quel travailleur peut consulter,
l’heure, votre organisation n’a
tains ont recours à Dropbox,
modifier ou approuver des
que faire d’onéreux serveurs?
d’autres à Google Docs. En cas
documents depuis un appareil
Là encore, le modèle de loca-
d’interruption de la relation
connecté à Internet. A nou-
tion vous offre une solution,
de travail, que ce soit pour
veau, le principal atout du nu-
puisque vous ne payez qu’en
cause de démission, licencie-
age est que les données sont
fonction du nombre de per-
ment ou maladie, le risque
sauvegardées à l’extérieur,
sonnes occupées dans votre
de perdre des documents, ou
si bien que, même si une
entreprise à un moment pré-
du moins de devoir passer un
catastrophe survient au sein
cis. Si les grandes entités ont
temps précieux à les retrou-
de l’entreprise, les données
pour la plupart édicté des di-
ver, est bien réel. Une fois de
restent accessibles en ligne.
“Le gros avantage du
nuage est que
les données
sont conservées
hors des murs
de l’entreprise.”
I7
mode d’emploi
Au travail
Office 365
pour les nuls
A
vant toute chose,
prises jusque 10 travailleurs),
offrant accès au SkyDrive (avec
Office 365 n’est pas
Office 365 Midsize Business
un espace de stockage de 20
un produit isolé. Tout
(pour les entreprises de 11 à
Go), aux célèbres Office Web
comme son grand
250 travailleurs) et Office 365
Apps et à l’outil de commu-
frère Office, il se décline en plu-
Enterprise & Government (pour
nication Skype. Toutefois, ce
sieurs versions. Il en existe ainsi
les organisations de plus de 250
guide s’intéresse surtout à la
une version de base à l’atten-
travailleurs ou pour répondre à
version d’Office 365 pour les
tion des entreprises uniperson-
des exigences plus sévères).
entreprises, et à ce qu’elle leur
réserve.
nelles et des indépendants, à
8I
laquelle fait face une version
Combinaison
Office 365 combine donc une
plus élaborée destinée aux plus
Cela fait déjà un petit temps
solution logicielle traditionnelle
grandes entreprises. L’une et
que Microsoft commercialise
et une composante en ligne. Il
l’autre proposent divers niveaux
sous le nom d’Office 365 des
vous offre la possibilité de tra-
de fonctionnalités, auxquels
abonnements destinés aux
vailler dans un environnement
correspondent des abonne-
entreprises. Mais le lancement
bureautique virtuel indépen-
ments aux tarifs différenciés.
du nouvel Office 365 Home
damment de l’ordinateur utilisé.
Concrètement, il existe
Premium et de sa formule
Vous pouvez par exemple ouvrir
Office 365 University (pour les
d’abonnement visant les utilisa-
et modifier des documents
étudiants), Office 365 Home
teurs privés replace l’ensemble
Word et Excel directement
Premium (pour une utilisation
de l’offre sous les feux de la
depuis votre navigateur mais
privée), Office 365 Small Busi-
rampe. Cet abonnement inclut
aussi gérer Outlook entièrement
ness Premium (pour les entre-
notamment un compte en ligne
en ligne.
Microsoft Office est de très loin la suite bureautique la plus
utilisée au sein des entreprises et organisations. Ainsi, les
professionnels du monde entier connaissent bien les applications de sa version traditionnelle. Il en va par contre tout
autrement d’Office 365, l’un des derniers nés de la famille de
produits MS Office, à savoir la version en nuage du célèbre
environnement bureautique de Microsoft. Installez-vous pour
une présentation concise d’Office 365, ou encore Office dans
les nuages.
Intégration
Lync (téléphonie et conférences
OneNote, InfoPath et SkyDrive
Par ailleurs, Office 365 n’est
vidéo). Parallèlement, les
Pro pour gérer vos informations
pas totalement isolé des autres
Office Web Apps constituent
et pour collaborer avec des
membres de la famille Micro-
une composante intégrée vous
collègues et des tiers.
soft puisqu’il combine plusieurs
permettant de travailler sur des
SkyDrive Pro est une appli-
solutions d’automatisation
fichiers Word, Excel et Power-
cation permettant de rendre
bureautique. Ce produit (ou,
Point depuis un navigateur.
accessibles hors ligne les docu-
mieux: ce service) regroupe la
Office 365 vous permet aussi
ments stockés dans le nuage,
dernière version du traditionnel
d’utiliser la version de bureau
pour ces moments où vous ne
Microsoft Office, proposée sous
d’Office et, selon l’abonnement,
disposez pas d’une connexion
la forme d’un abonnement
de disposer de licences pour
Internet. En outre, SkyDrive
et assortie de services spéci-
Office Professional Plus. De
Pro permet aussi de collabo-
fiques aux entreprises tels que
cette façon, vos utilisateurs
rer avec des collègues, clients
e-mails, partage de documents,
peuvent choisit d’ouvrir leurs
et partenaires sur les mêmes
gestion de présence, message-
applications localement ou en
documents. Car c’est préci-
rie instantanée et conférences
nuage.
sément dans la collaboration
vidéo HD.
“Office 365
rassemble
différents produits en matière
d’automatisation
bureautique.”
avec clients et fournisseurs que
Concrètement, cette suite
Etendu
ces outils justifient pleinement
totalement intégrée associe les
Office 365 est très étendu.
leur intérêt. Il se peut que ces
variantes en ligne d’Exchange
Office Professional Plus, par
tiers aient des exigences en
(pour les e-mails), SharePoint
exemple, vous permet de tirer
termes de sécurité mais nous y
(partage de documents) et
parti d’applications telles que
reviendrons par la suite. Dans
I9
mode d’emploi
“Exchange Online est au centre d’Office 365,
avec les fonctions de base
e-mail et
agenda.”
l’immédiat, vous souhaitez
dernier groupe se distingue en
d’une gestion depuis Microsoft
certainement savoir ce que
outre par l’absence de synchro-
Online Services Dashboard.
vous aurez pour votre argent.
nisation interne avec Active
L’idéal est de commencer par
Directory (AD). L’idée derrière
Les abonnements E vous
un abonnement d’essai gratuit.
cette lacune est que les petites
font bénéficier de ce que l’on
Pour ce, jetez donc un œil sur
organisations n’en ont pas réel-
appelle la synchronisation avec
www.Office365.Com.
lement besoin et que la version
Active Directory, si bien que
que propose Office 365 par
les utilisateurs de l’AD interne
défaut leur suffit amplement.
sont reconnus dans Office
A chacun son goût
Office 365 se décline en plu-
365. Ce n’est pas encore tout
sieurs versions, dont le prix varie
Dichotomie
à fait la même chose qu’un
de 1,6€ à 20,75€ par utilisateur
Du reste, plusieurs sortes
Single Sign-On (SSO), mais
par mois selon les fonctionna-
d’abonnements sont dispo-
c’est la prochaine étape. Si vos
lités et la capacité de stockage
nibles, en particulier pour les
utilisateurs doivent pouvoir se
choisies. A titre d’exemple: si
grandes entreprises qui ont
connecter par le biais d’un SSO,
vous n’avez besoin que d’une
opté pour la version Enter-
vous devrez installer Active
messagerie de 25 Go, il vous
prise & Government: E1 à E4
Directory Federation Services
en coûtera 3,3€ par utilisa-
conviennent aux utilisateurs ré-
2.0 (ADFS) dans votre propre
teur. Si vous optez pour une
guliers tandis que K1 et K2 sont
infrastructure. Cette opération
solution intégrée telle que celle
destinés aux travailleurs sans
requiert une grande minutie.
typiquement destinée aux PME
poste de travail fixe et sans job
Vous avez certes le loisir de
(incluant Office), votre abonne-
de bureau, comme les vendeurs,
rendre ADFS public, ce qui est
ment mensuel vous reviendra
hôtesses d’accueil et autres
d’ailleurs indispensable si vos
à une quinzaine d’euros par
fonctions ambulantes. Ces
collaborateurs doivent pouvoir
utilisateur.
profils sont surtout consom-
s’identifier depuis l’extérieur
Trois abonnements princi-
mateurs d’informations et n’ont
du réseau, mais devrez le cas
paux destinés aux entreprises
dès lors pas besoin de l’éventail
échéant choisir le paramétrage
cohabitent: Small Business
complet des applications. Pour
adéquat et tenir compte de ses
Premium, Midsize Business
eux, l’essentiel est de pouvoir
implications.
et Enterprise & Government.
consulter des e-mails et docu-
Chacun des trois comprend
ments sur l’intranet. La messa-
Exchange Online
une messagerie, à l’instar de ce
gerie de ces travailleurs a une
Exchange Online, avec ses
qui existait déjà dans Hosted
capacité de 1 Go, par opposition
fonctions de base d’e-mail et
Exchange, que proposent de
aux 25 Go mis à la disposition
d’agenda, est au cœur d’Office
nombreux hébergeurs. En outre,
des utilisateurs réguliers.
365. Il offre toutes les possi-
les trois principaux abonne-
Outre cette distinction entre les
bilités d’un serveur Exchange
ments pour entreprises offrent
abonnements K et E, il existe
traditionnel, du courrier Web
aussi accès à SharePoint Online
également une différenciation
à l’e-mail en passant par
et à Lync Online.
marquée entre d’une part E1
l’agenda, mais de façon mobile.
Ces trois abonnements se
(pour Midsize Business) et
Les utilisateurs bénéficient par
distinguent notamment par le
d’autre part E3 et E4 (pour
défaut d’une capacité de 25
support offert, qui dans la ver-
Enterprise & Government).
Go, ce qui en réjouira beaucoup.
sion Enterprise est joignable par
L’abonnement E3 inclut les
Car la plupart des entreprises
téléphone à toute heure, 7 jours
applications Office Client. E4,
limitent la messagerie de leurs
sur 7. La variante Midsize Busi-
outre ces mêmes applications,
utilisateurs à un volume de 100
ness offre un support durant
intègre également la télépho-
Mo à 1 Go, les obligeant à archi-
les heures de bureau tandis
nie. L’attrait de cette licence est
ver leur courrier sur un disque
que les utilisateurs de Small
qu’elle permet à l’utilisateur
local, avec tous les inconvé-
Business Premium ne peuvent
d’installer Office sur cinq appa-
nients que cela comporte.
compter sur un support que
reils, y compris par exemple
La gestion des boîtes, des
durant la phase de démarrage
son PC privé. Tous les services
groupes de distribution et du
(les soixante premiers jours). Ce
qu’offre Office 365 font l’objet
carnet d’adresses destiné aux
utilisateurs externes se fait
via une simple interface Web.
VERSION D’OFFICE 365
GROUPE CIBLE
Même chose pour le paramé-
Office 365 University
étudiants
trage de la sécurité, des règles
Office 365 Home Premium
consommateurs
d’archivage, de la journalisa-
Office 365 Small Business Premium
entreprises jusque 10 travailleurs
tion et de l’audit. La protection
Office 365 Midsize Business
entreprises de 11 à 250 travailleurs
d’Exchange lui-même est
Office 365 Enterprise & Government
organisations de plus de 250 travailleurs
complétée par Exchange Online
10 I
Protection. Enfin, vous pouvez
aussi configurer la téléphonie et
la voix, y compris pour les appareils connectés à l’ActiveSync.
Lync Online
Lync Online regroupe toutes
sortes de commodités en
matière de communication.
En son centre, on trouve une
application de messagerie
instantanée utilisable tant au
sein de l’entreprise qu’avec
des partenaires externes. Vous
pouvez y associer via VoIP des
discussions vocales et vidéo et
ainsi réunir en ligne des groupes
de personnes. Ou encore
partager votre écran, de façon
à donner des présentations par
exemple. Les abonnements
plus chers vous offrent en outre
l’accès à Lync-to-Phone, qui
intègre la téléphonie régulière.
Cette fonctionnalité vaut aussi
sont que quelques-uns des
ment, Office Professional Plus
pour les réunions, si bien que
composants mis à votre dispo-
fait partie des abonnements
les participants à une réunion
sition. SharePoint, évidemment,
plus coûteux. Si vous avez
en ligne n’ont pas nécessai-
était déjà une application Web,
souscrit à un abonnement plus
rement besoin de Lync. Par
de sorte que la gestion de son
simple, vous pouvez toujours
ailleurs, l’intégration d’Outlook
environnement n’est pas fonda-
vous procurer Office séparé-
et d’Exchange vous permet de
mentalement différente que sur
ment et l’utiliser en combinai-
vérifier depuis Outlook si les
un serveur propre, bien qu’elle
son avec Office 365. Les Office
gens sont disponibles. Et si vous
se limite à votre seule collection
Web Apps, qui regroupent les
établissez le contact au départ
de sites.
variantes sur navigateur d’Out-
d’un e-mail, le sujet du message
Des fonctionnalités supplémen-
look, Word, Excel, PowerPoint et
est automatiquement inclus.
taires se retrouvent au niveau
OneNote, constituent une autre
L’intégration de Skype est aussi
des possibilités de recherche
option. Bien entendu, celles-ci
prévue.
(FAST Search), de la veille éco-
n’offrent pas les mêmes pos-
nomique (PerformancePoint)
sibilités que leurs homologues
SharePoint Online
et de l’opportunité d’installer
de bureau, mais leurs fonction-
Tout qui est déjà familiarisé
les applications de tiers ou
nalités suffisent amplement
avec SharePoint Enterprise
ses propres développements.
pour créer et remanier des
Edition pourra rapidement se
Cette dernière option est cer-
documents simples. Les Office
lancer dans l’utilisation de Sha-
tainement envisageable mais
Web Apps sont particulière-
rePoint Online. Cette applica-
nécessite ce que l’on appelle
ment adaptées pour relire et
tion permet une collaboration
une Sandboxed Solution.
modifier des documents mais
plus efficace, notamment en
Ce type de solution limite le
ne traduisent pas toujours toute
matière de documents, partage
déploiement d’une composante
la richesse des documents
de fichiers entre travailleurs
de l’environnement SharePoint
complexes élaborés à l’aide de
tant au sein qu’à l’extérieur de
à la collection de sites liée à
la variante de bureau.
l’entreprise (fonctionnalité simi-
l’abonnement Office 365. Si
Toutefois, dans le navigateur,
laire à Dropbox), sites d’équipe/
cette limitation n’existait pas,
vous n’en êtes pas loin. Les
de projet visant à renforcer les
l’installation du composant
Office Web Apps sont en effet
liens entre les membres d’un
d’un tiers au niveau d’une ferme
très bien intégrées. Du reste,
groupe et à rendre l’information
pourrait impacter la stabilité
si la restitution n’était pas
accessible tout le temps et en
des autres parties hébergées
parfaite, ce ne serait pas réel-
tout lieu.
sur les mêmes serveurs.
lement un problème car, sous
“En utilisant
Office 365, vous
ne devez plus
vous soucier de
l’automatisation
bureautique
interne.”
la surface, tous les formatages
My Sites, Business Connectivity Services, Excel Services
Office Web Apps
– même les plus complexes
et InfoPath Forms Services ne
Comme mentionné précédem-
– sont conservés. Les Office
I 11
mode d’emploi
“En tant que
gestionnaire système, vous n’avez
plus besoin de
rester au chevet
de l’infrastructure
et d’ajuster la
configuration
nécessaire à un
fonctionnement
harmonieux.”
Web Apps proposent aussi une
Avec Office 365, tous ces soucis
licence d’Office Professional
fonction de chat compatible
sont de l’histoire ancienne.
Plus ainsi qu’aux licences Client
avec Lync. Celle-ci ne dispose
Microsoft veille à ce que vous
Access associées à SharePoint
ni de l’image, ni du son mais
disposiez d’une capacité
Enterprise Edition, Exchange
les Office Web Apps n’ont pas
suffisante, prend en charge les
Enterprise Edition et Lync Enter-
pour vocation de se substituer
sauvegardes, etc. Qui plus est,
prise Edition.
à Office.
Microsoft garantit une disponi-
Tout compte fait, vous en arri-
bilité de 99,9% (moins de seize
vez vite à la conclusion que, du
Franchir le pas?
heures de temps d’arrêt par
seul point de vue des licences,
Il y a des tas de raisons pour
an), soit nettement plus que ce
un hébergement interne n’est
lesquelles une organisation
qu’une organisation moyenne
intéressant que si vous sautez
a tout intérêt à envisager
peut assurer. En tant que ges-
certaines mises à niveau. Et
d’adopter Office 365. L’une
tionnaire système, vous n’avez
c’est sans compter les coûts
d’elles, et non la moindre, est
plus besoin de rester au chevet
de matériel, gestion, électricité
que l’utilisation d’Office 365
de l’infrastructure et d’ajuster
et mises à niveau! A lui seul, le
la libère des tracas liés à son
la configuration nécessaire à un
matériel nécessaire pour offrir
automatisation bureautique.
fonctionnement harmonieux,
25 Go de stockage d’e-mails
Si, en tant que gestionnaire
ce qui signifie que votre rôle
à chaque utilisateur peut déjà
système, Exchange, SharePoint
change. Vous pouvez apporter
s’avérer bien coûteux, si vous y
et Lync vous sont déjà familiers,
une aide plus pertinente aux
incluez les sauvegardes et le fai-
vous n’ignorez pas quels efforts
utilisateurs et les inciter à faire
lover. Office 365 vaut au moins
il faut déployer pour faire colla-
meilleur usage des ressources
la peine d’être envisagé.
borer ces produits sans heurts.
IT. Il s’agit là d’un rôle beaucoup
Et c’est sans parler des difficul-
plus valorisant qu’aujourd’hui.
tés liées à l’environnement phy-
Convaincre
Nombreuses sont les organi-
sique sous-jacent. La puissance
Plus cher?
sations réticentes vis-à-vis du
de calcul est-elle suffisante?
Avec autant d’inquiétudes en
nuage. C’est logique, puisqu’il
Qu’en est-il de l’espace disque?
moins, vous pourriez aisé-
implique de céder une partie
Les sauvegardes sont-elles
ment penser que vos coûts
de l’infrastructure IT et de se
correctement paramétrées?
vont augmenter par rapport
rendre dépendant d’un four-
Autant de questions auxquelles
à l’époque où vous hébergiez
nisseur externe. Et pourtant, ce
vous devez pouvoir répondre
vous-même ces produits. Or,
prestataire est le plus souvent à
et de mesures à prendre si la
si vous faites l’addition, c’est
même de vous offrir une qualité
continuité était mise en péril.
plutôt l’inverse. Même la licence
supérieure à celle que fournit
Pour un produit complexe tel
la plus étendue (E4) ne coûte
votre propre département IT en
que SharePoint, il ne suffit pas
que 20,75€ par utilisateur par
prenant tout à sa charge. L’une
de mettre en place un serveur et
mois, ce qui revient à 249€
des étapes de l’implémentation
le tour est joué. Selon le nombre
par an. Ce montant comprend
consiste donc à convaincre
d’utilisateurs et l’éventail des
l’utilisation d’Office Professio-
l’organisation que l’adoption de
propriétés proposées, votre
nal Plus sur cinq appareils liés à
services en nuage est positive.
installation de serveur peut
l’utilisateur. Au niveau des coûts
Pour bon nombre de collabo-
devenir relativement complexe.
internes, cela correspond à la
rateurs, notamment les plus
jeunes, ce ne sera pas un problème. Ils utilisent déjà toutes
sortes de services en nuage à
titre privé et s’étonnent qu’un
employeur y soit réticent. Les
avantages leur apparaissent
plus rapidement. Dans la pratique, la croisade interne touche
principalement deux groupes:
le management et l’organisation IT. Le management réalise
qu’Office 365 implique non
seulement une économie mais
aussi une qualité accrue.
Loi et réglementation
Pour certaines entreprises,
avoir la certitude de respecter
12 I
la législation et la réglementation prime parfois la qualité
de service. Pensez entre autres
aux organisations certifiées ISO
27001, SAS70 (ou SSAE 16)
ou SOX. A nouveau, Office 365
apporte une réponse. Pour les
organisations IT, la migration
vers des solutions en nuage
est souvent perçue à la fois
comme une menace et comme
une motion de défiance. Or, ce
sentiment est erroné. Nombre
de ces entreprises tournent
autour d’une série de systèmes
pour la plupart spécialisés,
voire développés en interne, qui
soutiennent leur core business.
C’est sur ces systèmes qu’elles
doivent rester focalisées.
fermé. Il est loin, le temps où un
Préparation
L’externalisation d’autres
mur d’enceinte entourait votre
Une fois prise la décision
éléments, comme l’automati-
réseau interne. Les pare-feux
d’adopter Office 365, il convient
sation bureautique, va de pair
ne sont plus utiles que pour
de remplir un certain nombre
avec un recentrage de l’orga-
protéger certains systèmes. La
de prérequis. Le plus évident
nisation. Comme nous l’avons
protection s’est dans une large
concerne le réseau, et plus
déjà mentionné, le rôle du
mesure déplacée de l’infras-
exactement la connexion Inter-
gestionnaire système change
tructure aux informations. La
net. Le flux de réseau qui jadis
une fois Office 365 mis en
protection d’infrastructure
restait en interne doit désor-
place. Ce changement devrait
d’Office 365 est gigantesque. Le
mais transiter par la connexion
plutôt être perçu comme une
risque que quelqu’un ne s’intro-
Internet. Cela signifie avant tout
opportunité qu’une menace.
duise dans les serveurs sous-
un flux Internet plus important,
Suite à la simplification de
jacents est minime. En tout cas
exigeant une bande passante
l’automatisation bureautique, le
certainement moindre que dans
supérieure. Les accélérateurs
département IT peut accorder
un environnement interne.
WAN peuvent vous y aider mais
plus d’attention à son cœur de
Cela signifie que la protection
sont susceptibles de générer
métier et à d’autres tâches. Il
d’Office 365 dépend largement
des problèmes s’ils sont mal
est bien entendu crucial que les
de la façon dont votre organi-
configurés. Il en va de même
informaticiens soient formés
sation protège elle-même ses
des pare-feux. Qui plus est,
pour pouvoir fournir ce nouveau
informations. Cela vaut bien sûr
les exigences sur le plan de la
type de service.
pour Office 365, mais aussi pour
disponibilité peuvent elles aussi
toutes les données accessibles
s’accroître.
Protection des informations
par le biais de l’Internet, qu’elles
La question-clé de nombreuses
soient hébergées sur le serveur
Conclusion
entreprises est: “Mes données
interne ou dans le nuage. Bref,
Tout bien considéré, Office 365
sont-elles en sécurité?” Vous
la protection des informations
constitue une interface impres-
pourriez comparer Office365 à
est un sujet sensible pour votre
sionnante entre les différents
un environnement entièrement
organisation, peu importe que
produits Microsoft d’automati-
hébergé en interne mais ce ne
vous adoptiez Office 365 ou
sation bureautique, qui en plus
serait pas réaliste puisqu’il vous
pas. Du reste, la sécurité ne
sont rendus accessibles dans le
offre des fonctionnalités qui
concerne pas seulement l’accès
nuage. L’implémentation et la
ne sont envisageables depuis
aux données mais aussi ce qu’il
gestion, en particulier pour les
un environnement hébergé
en advient quand une catas-
tâches les plus répétitives, sont
en interne que si celui-ci est
trophe survient. Pour minimiser
facilitées. Le bénéfice que les
accessible de l’extérieur. C’est
la perte de données dans ce
organisations et les utilisateurs
justement cette ouverture qui
genre de circonstances, Office
retirent d’Office 365 vaut large-
constitue la valeur ajoutée
365 crée plusieurs copies de
ment son prix, d’autant plus si
d’Office 365, car elle permet de
sauvegarde des données, tant
vous le comparez à ce que vous
collaborer avec des tiers d’une
dans le centre de données
aurait coûté l’implémentation
façon qui n’est pas concevable
primaire qu’à l’extérieur dans un
en nuage d’une infrastructure
depuis un environnement
autre centre.
interne comparable.
“L’époque où un
mur d’enceinte
entourait votre
réseau interne est
révolue.“
I 13
neuf astuces
Neuf astuces
pour Office 365
Office 365 permet à plusieurs personnes de travailler ensemble
sur des documents, quels que soient le lieu et l’heure. Les astuces
que nous vous proposons boosteront votre efficacité.
Astuce 1
Site Web
perso
Astuce 2
Formes intelligentes
A chaque compte Office
365 est automatiquement
Les Office Web Apps offrent maintes possibi-
par exemple ‘Titre et objet’. Cliquez ensuite
associé un site Web privé
lités. ‘Smart-Art’, par exemple, constitue à nos
dans l’objet sur le pictogramme ‘SmartArt’, à
vous permettant d’accéder
yeux une option intéressante de PowerPoint:
l’extrémité gauche, puis sélectionnez un type et
rapidement à vos documents.
ces ‘formes automatiques’ prédéfinies, outre
un style. Un simple clic sur un objet SmartArt
Lors de l’enregistrement,
leur aspect professionnel, sont entièrement
importé vous permet de modifier des étiquettes
vous pourrez choisir à la fois
personnalisables. Pour utiliser SmartArt,
et d’ajouter ou de supprimer des composants
un nom d’utilisateur et un
créez une dia comprenant au moins un objet,
à souhait.
nom de domaine, qui seront
combinés sous la forme
<nom d’utilisateur>@<nom
de domaine>.onmicrosoft.
Astuce 3
com. Vous accéderez à votre
environnement site Web en
cliquant tout en haut de la
Messages à vous-même
page Office 365 sur ‘Page
Le site d’équipe constitue le pivot d’Office 365.
pratique, même si vous n’utilisez pas Office
d’accueil’, puis sur le lien ‘Site
Non seulement vous y retrouvez vos docu-
365 à des fins collaboratives. Le cas échéant,
Web’. Pour éditer la page,
ments mais vous pouvez aussi les y gérer. Cli-
utilisez-le simplement comme un pense-bête
cliquez sous Office 365 sur
quez sur un document pour qu’apparaisse un
ou une liste de tâches. Tapez un texte dans le
‘Administrateur’ (à nouveau
menu offrant diverses possibilités, notamment
champ sous ‘Messages’ et cliquez ensuite sur
tout en haut), puis sur ‘Site
celle d’écrire directement à vos collègues. Le
‘Message’ pour transférer le texte dans la liste
Web’ et sur ‘Modifier le site
champ de messagerie est particulièrement
des messages et rappels.
Web’.
Astuce 4
Utilisez SkyDrive Pro
SkyDrive Pro est une application permettant de rendre
accessibles hors ligne les documents stockés dans
le nuage, pour ces moments où vous ne disposez pas
d’une connexion Internet. En outre, SkyDrive Pro permet
aussi de collaborer avec des collègues, clients et partenaires sur les mêmes documents.
14 I
Astuce 5
Restez synchro
Creusons encore un peu le
l’en-tête ‘Messages’. Cliquez
thème des messages dans le
ensuite sur ‘Editer la compo-
site d’équipe. Si vous travaillez
sante Web’. S’ouvre alors un
à plusieurs sur un projet sous
nouveau menu contextuel
Office 365, tant vos collabora-
proposant une foule d’options
teurs que vous-même pouvez
supplémentaires. Enfoncez
y poster des messages. Il n’y
le symbole + devant ‘Options
a qu’un seul hic: les nouveaux
AJAX’ et cochez-y l’option
messages n’apparaissent
‘Activer les mises à jour
fréquence de rafraîchissement
postés par les personnes
pas automatiquement. Pour
asynchrones’. Précisez sous
souhaitée, avec un minimum
avec lesquelles vous partagez
y remédier, cliquez sur le
‘Intervalle d’actualisation
de 30 secondes. Cliquez
Office 365 apparaîtront auto-
triangle sur pointe à droite de
automatique (secondes)’ la
encore sur OK et les messages
matiquement.
Astuce6
Comptes de messagerie externes
Un compte de messagerie est associé à
vers le compte nouvellement ajouté. Cliquez
Outlook 365, mais vous pouvez sans souci
sur le lien et tous les messages associés aux
intégrer votre adresse e-mail actuelle ou une
comptes ajoutés transiteront par Outlook
adresse Gmail dans le logiciel de messa-
365. Attention: il arrive que, à l’ajout d’une
gerie. Pour ce, ouvrez Outlook et cliquez
adresse Gmail, les données d’utilisateur ne
en haut à droite sur ‘Options’, puis sur ‘Voir
soient pas correctement configurées. Vérifiez
toutes les options’. Cliquez ensuite sur
ce qu’il en est en sélectionnant le nouveau
‘Comptes connectés’ et sur ‘Nouveau’. Par-
compte puis en cliquant sur ‘Détails’. Contrô-
courez l’assistant et complétez les données
lez si le nom d’utilisateur et le mot de passe
requises. Un e-mail de contrôle est envoyé
sont corrects et modifiez-les au besoin.
Astuce 7
Astuce 8
Vérification
de statut
Chat
professionnel
Office 365 n’est pas accessible ou
Votre compte Office 365 vous permet
le site tourne au ralenti? Il se peut
également d’utiliser le service de mes-
que des travaux de maintenance
sagerie instantanée professionnelle
soient en cours. Si vous prévoyez
Lync. Ou de l’installer séparément sur
de travailler sur un document
votre ordinateur. Vous le trouverez
important à une heure précise,
dans la ‘Page d’accueil’ sous l’en-tête
‘Lync’. Suivez le lien ‘Installer Microsoft
contrôlez qu’aucune opération
de maintenance n’est prévue à ce
vérifiez leur statut sous ‘Intégrité des services’.
Lync’ et choisissez la version souhaitée
moment-là. Cliquez sur ‘Admi-
Dans cet exemple, il s’avère que des pro-
(32 ou 64 bits). Une fois l’installation
nistrateur’ puis sur ‘Maintenance
blèmes affectent Lync au niveau du son et de
terminée, identifiez-vous à l’aide de
planifiée’ dans le volet gauche.
l’image, comme l’attestent les indicateurs i de
l’adresse e-mail que vous utilisez pour
Si certains composants ne
couleur bleue et la petite flèche orange.
accéder à Office 365. Quelques com-
fonctionnent pas correctement,
posants de Lync seront installés. Vous
pourrez ensuite ajouter à votre liste de
contacts d’autres utilisateurs d’Office
Astuce 9
365 disposant de Lync sur leur PC.
Ajout d’utilisateurs
Vous voulez ouvrir un projet à plusieurs
nistrateur’ puis sur ‘Utilisateurs’. Dans la
personnes? Il vous suffit d’ouvrir votre
page nouvellement ouverte, cliquez sur
propre compte Office 365 à d’autres uti-
‘Nouveau’ et ensuite sur ‘Utilisateur’. Il
lisateurs. Pour ce faire, cliquez sur ‘Admi-
ne vous reste qu’à parcourir l’assistant.
I 15
case
Arf & Yes
Rock-’n-roll sur
mesure avec Office 365
Lorsque le jeune bureau de design gantois Arf & Yes se mit à la recherche d’une solution qui devait combiner la fiabilité et la productivité de Microsoft Office avec la flexibilité et la disponibilité d’un
logiciel dans le cloud, la réponse fut évidente: Office 365. Deux ans
plus tard, Arf & Yes n’a pas regretté une seconde ce choix.
A
rf & Yes n’est pas
pas une décision difficile: nous
Un Software as a Service, mais
une PME comme les
travaillions depuis des années
avec l’interface fiable et toutes
autres. Ce bureau
avec Microsoft, et il s’agissait
les fonctionnalités de Microsoft.
de design gantois
donc d’une étape logique”,
développe essentiellement des
explique Giovani De Schamphe-
Jamais hors de portée
produits destinés au monde
leire, patron d’Arf & Yes.
Utiliser Office en nuage ne
signifie pas abandonner tout
de la TV et du divertisse-
“Office 365
est la solution
idéale: une plateforme hébergée et gérée en
externe avec
des garanties
d’uptime.”
16 I
ment. Il compte une quinzaine
Rock & roll
contrôle. Comme pour un logi-
d’employés fixes et collabore
Pourtant, deux ans plus tard,
ciel Microsoft installé locale-
étroitement avec une série
rares sont les entreprises à avoir
ment, vous pouvez faire appel à
d’indépendants. Tous ces col-
franchi ce pas. “Arf & Yes n’est
votre partenaire TIC local pour
laborateurs travaillent tant au
pas non plus une entreprise
l’implémentation et le support
bureau que sur site.
comme les autres”, explique
du logiciel. C’est ce qu’a fait Arf
Par la nature-même de
Bjorn Robbens, patron du
& Yes qui a recouru aux services
l’entreprise – qui compte de
partenaire TIC BRO Consulting.
de son partenaire TIC de longue
nombreux projets exigeant la
“Cette entreprise est particu-
date, BRO Consulting, pour la
présence sur site des collabo-
lière. J’oserais même la qualifier
migration du logiciel local au
rateurs, que ce soit en Belgique
de rock & roll: aujourd’hui, ils
cloud.
ou à l’étranger – un bon outil de
travaillent à Londres, demain à
La migration dans le nuage
communication est absolument
Tokyo, ... C’est un travail trépi-
a pris une semaine et demie,
indispensable. Certains collabo-
dant dans lequel ils doivent en
préparation, synchronisation et
rateurs ne sont que rarement,
permanence pouvoir faire appel
contrôle final compris. “C’est un
voire jamais, présents au bureau
à leurs outils de communication
trajet relativement long selon
et la communication numérique
et de collaboration.”
nos normes”, se souvient Bjorn
doit donc être sans faille.
Une disponibilité élevée est
Robbens. “Mais les activités
C’est la raison pour laquelle
une priorité à ce niveau – pas
d’Arf & Yes impliquent égale-
l’entreprise décida il y a deux
seulement pour la suite Office,
ment le transfert par mail de
ans de passer à Office 365, la
d’ailleurs, mais également pour
nombreux fichiers volumineux,
suite logicielle de producti-
le reste de l’infrastructure TIC.
ce qui nous a obligé à prévoir
vité hébergée par Microsoft et
Arf & Yes ne voulait pas libérer
pour chaque utilisateur une
proposée comme un service. Arf
du temps supplémentaire
boîte mail bien plus volumineu-
& Yes était depuis des années
pour assurer elle-même cette
se que celle de la plupart des
un client satisfait de Microsoft
disponibilité permanente. C’est
autres clients.”
et envisageait donc sereine-
pourquoi Office 365 était la
La migration est passée
ment ce passage à une version
solution idéale: une plateforme
totalement inaperçue pour
totalement hébergée du logiciel
hébergée et gérée en externe
l’utilisateur final: le transfert
Office. “Pour nous, ce n’était
avec des garanties d’uptime.
des données avait lieu le soir
Giovani De Schampheleire, patron d’Arf & Yes: ”Nous collaborons depuis des années avec Microsoft et Office 365 était donc l’étape suivante logique.”
ou le week-end, et les utilisa-
combinées aux nombreux
ment à l’environnement de
teurs n’ont jamais dû subir une
avantages du Software as a
travail dynamique d’Arf & Yes,
coupure quelconque. Ce n’a
Service. Office 365 est hébergé
ajoute encore Bjorn Robbens:
d’ailleurs jamais été le cas non
en externe et Arf & Yes ne doit
“Si un nouveau collaborateur
plus depuis qu’ils accèdent à
pas se soucier du matériel, de
ou un indépendant doit utiliser
leurs logiciels Office en nuage.
la gestion et du support, et
temporairement le logiciel,
“S’il devait tout de même y
les logiciels sont accessibles
nous créons tout simplement
avoir une coupure de service,
partout, au bureau comme
un nouveau compte. Quand
Arf & Yes recevrait une compen-
en déplacement, en Belgique
l’utilisateur disparaît, nous sup-
sation financière”, ajoute Bjorn
comme à l’étranger. Microsoft
primons facilement le compte
Robbens. BRO Consulting est
garantit également une high
et l’entreprise ne doit plus payer
également chargé du support
availability, une garantie qui n’a
pour cet utilisateur supplémen-
du logiciel Microsoft. Si une
posé aucun problème en deux
taire.”
boîte mail doit être ajoutée ou
ans, avec une disponibilité quasi
Arf & Yes peut également tou-
supprimée ou si la configuration
permanente du logiciel. Arf &
jours compter sur le support de
doit être adaptée, Arf & Yes
Yes peut en outre compter sur
son fidèle partenaire TIC BRO
peut compter sur BRO Consul-
de hauts volumes par utilisa-
Consulting qui garantit la tran-
ting. Le logiciel en nuage n’est
teurs, plus précisément 25 gi-
quillité d’esprit dont a besoin
ainsi jamais hors de portée: en
gaoctets par boîte mail. “C’était
une entreprise jeune et dynami-
cas de problème, vous pouvez
aussi un argument important
que comme Arf & Yes. Une solu-
toujours vous adresser à un
au vu des gros fichiers utilisés
tion fiable du leader mondial en
partenaire proche.
par Arf & Yes: si nous avions dû
matière de logiciel de produc-
les conserver sur notre propre
tivité, toujours disponible pour
Le meilleur des deux mondes
infrastructure, nous aurions
tous les collaborateurs où qu’ils
Avec Office 365, Arf & Yes
eu besoin d’une capacité très
soient, et avec l’aide d’un parte-
bénéficie de tous les avanta-
importante”, précise Giovani De
naire qui connaît et comprend
ges dans une solution unique.
Schampheleire. La flexibilité
l’entreprise et ses besoins. Bref,
La fiabilité et la puissance de
offerte par le logiciel cloud cor-
le meilleur des deux mondes
la suite logicielle Office sont
respond également parfaite-
dans une solution unique.
“La flexibilité
offerte par ce
logiciel cloud
correspond
parfaitement à
l’environnement
de travail dynamique d’Arf & Yes.”
I 17
guide d’installation
Office 365 en cinq étapes
Un guide d’installation
pratique pour les PME
Office 365 est un progiciel bureautique complet dans le nuage.
Vous ne devez donc plus prévoir de logiciel serveur ou client dans
votre entreprise. Ce guide vous indique en cinq étapes la procédure
à suivre pour équiper l’ensemble de votre environnement de travail
et installer tous les logiciels.
Créer un envi-
treprise. Il s’agit d’une adresse
propre environnement Office
ronnement Office
Web unique sous la forme nom-
365, vous pouvez commencer
365
devotreentreprise.onmicrosoft.
la configuration. Dans le centre
Office 365 est
com. Ce nom de domaine sera
d’administration, sélectionnez
installé dans le nuage et permet
désormais utilisé pour atteindre
la page ‘setup’. Vous pourrez y
donc à tout votre environne-
votre environnement bureau-
choisir l’une des deux manières
ment d’atteindre le logiciel
tique Office 365 dans le nuage,
de régler votre environnement
bureautique et les services
tant par vos administrateurs
Office 365. Dans une petite
de productivité au départ
que par vos utilisateurs. Si vous
entreprise, vous pourrez opter
d’Internet. Le démarrage
le souhaitez, vous pourrez par
pour les réglages de base. Ils
s’effectue également dans le
la suite remplacer ce nom de
sont présélectionnés par Micro-
nuage. Surfez sur Office365.be
domaine par votre propre nom
soft de sorte que vous puissiez
pour contracter un abonnement
de domaine.
rapidement vous mettre au tra-
Etape
1
d’essai de 90 jours.
vail sans devoir effectuer trop
Avant tout, il est essentiel de
préciser le domaine que vous
souhaitez uitliser, en plus de
quelques données de votre en-
18 I
Etape
2
Choisir le Basic
de réglages. Vous pourrez tou-
Setup
jours effectuer un réglage plus
Une fois que vous
fin par la suite. Vous pouvez
avez créé votre
donc opter pour la configuration
de base l’esprit tranquille.
Vous ajoutez ensuite un nom
de domaine qui remplacera
l’adresse standard nomde-
Migration des
Etape
4
boîtes mail
existantes
Il y a de grandes
votreentreprise.onmicrosoft.
chances que votre entreprise
com. Vous créerez également
dispose déjà d’un système
des profils utilisateur et des
mail et que chaque utilisateur
boîtes mail dans le nuage et
possède une série de mails qu’il
vous pourrez transférer les
voudra encore utiliser. Vous
boîtes de réception existantes
pouvez conserver les boîtes
vers Office 365.
mail existantes et les transférer vers Office 365. Il y a trois
Etape
3
Ajouter des utili-
manières d’y parvenir.
sateurs et assigner
La manière la plus simple de
des licences
faire migrer les boîtes mail est
Vous pouvez
celle que vous utiliserez si vous
Etape
5
Mise au travail
des utilisateurs
ajouter des utilisateurs de deux
possédez déjà un serveur Ex-
manières: individuellement ou
change. Il vous suffit de coupler
en bloc. L’application de gestion
les deux systèmes, et Exchange
tués, les utilisateurs peuvent se
dans le cloud vous permet de
effectuera tous les réglages
connecter à votre environne-
créer chaque utilisateur indivi-
avec Office 365.
ment Office 365 dans le nuage.
duellement en entrant toute ses
Les deux autres méthodes
Ils pourront ainsi y travailler.
données en ligne. Vous pouvez
permettent la migration
Ils pourront utiliser le web-
également créer les utilisa-
d’une boîte mail IMAP ou
mail mais également choisir
teurs en bloc en chargeant un
l’importation de fichiers PST. La
d’installer Outlook localement
fichier Excel contenant tous les
migration IMAP s’effectuera au
sur leur ordinateur. Ils sélection-
utilisateurs que vous souhaitez
départ d’un serveur, les fichiers
neront eux-mêmes les logiciels
ajouter. Il vous suffit d’entrer
PST se trouvent sur les ordina-
qu’ils souhaitent et les instal-
dans Office 365 ce fichier
teurs des utilisateurs.
leront sur leur ordinateur. En
préalablement rempli.
Une fois tous les
réglages effec-
tant qu’administrateur, vous ne
devez pas vous soucier des licences: elles sont automatiquement réglées avec Office 365.
La configuration des logiciels
clients est également automatique. Vos collaborateurs auront
besoin d’un mot d’explication
avant de pouvoir se mettre au
travail dans le nouvel environnement. Microsoft y a aussi
pensé. Office 365 comprend un
kit de bienvenue complet pour
le gestionnaire. Il reprend des
mails standards en différentes
langues qui guideront les premiers pas de l’utilisateur dans
son nouveau bureau.
I 19
SON MARDI TYPE Rate son train, consulte sa messagerie professionnelle sur son téléphone + ModiÀe des
graphiques Excel en temps réel avec ses collègues + Intègre les données de Bruxelles + Dernier feed-back
avec Bruxelles, Anvers et Liège en vidéoconférence + Partage le lien vers le document Ànal depuis un café +
Poste un rappel sur le Àl d’actualités de l’entreprise
100 % Florence
TOUT VOTRE TRAVAIL DANS LE CLOUD
Vidéoconférence HD / Messagerie professionnelle /
Gestion IT simplifiée / Chat entre collègues / Accès à
vos documents partout / Office au complet
Office 365 va révolutionner le travail. Découvrez-le
sur Office365.com
Scannez le code-barres
pour découvrir toutes les
possibilités d’Office 365.
Téléchargez gratuitement
l’application sur
http://gettag.mobi
WiFi, connexion Internet ou forfait d’échange de données requis (des frais peuvent être appliqués).
Vous devez disposer d’un appareil supportant la HD.