INVESTERINGSFORENINGER OG SKAT

Transcription

Samlet oversigt over
Politikker, strategier,
retningslinjer og administrationsgrundlag
i Næstved Kommune
Udarbejdet og fastlagt af
MED-Hovedudvalget
Næstved Kommune
December 2011
Gældende pr. 1. januar 2012
Forord
MED-aftalen, Personalepolitikken og
Arbejdsmiljøpolitikken danner
udgangspunkt for alle retningslinjer og
administrationsgrundlag gældende for
samtlige ansatte i Næstved Kommune.
Hvem gør hvad?
Hovedudvalget:
Udarbejder på strategisk niveau
politikker, retningslinjer og eventuelt
tilhørende administrationsgrundlag.
Politikker, retningslinjer og
administrationsgrundlag på dette
niveau gælder for alle ansatte og er at
betragte som minimumsgrænser for
hvad virksomhederne og ansatte i
Næstved Kommune skal overholde.
Hovedudvalget har ansvaret for
udarbejdelse af SKAL-retningslinjer:
SKAL-retningslinjer (§8 stk. 3) er
aftaler om parternes (ledere og
medarbejdere) adfærd og
forpligtigelser og beskriver måden vi
løser tingene på – en procedure.
SKAL-retningslinjer er markeret med
symbolet * i indholdsfortegnelsen og
i titlen.
Retningslinjer (§8 stk. 1 i MEDaftalen) er beslutninger om aftalte
rammer, som sikrer en adfærd i
forhold til at realisere en
politik/vision.
Derudover kan Hovedudvalget
fastlægge overordnede kanretningslinjer, som omfatter for
eksempel ansættelse, afskedigelse,
rygning m.v.
Områdeudvalget:
Udarbejder retningslinjer for det
taktiske niveau – retningslinjer som er
specifikke for området og gældende for
hele området.
MED-udvalgene skal implementere
skal-retningslinjerne gennem specifikke
handleplaner.
Fagspecifikke kan-retningslinjer
udarbejdes på MED-Områdeniveau og
afspejler som udgangspunkt den
overordnede retningslinje målrettet det
faglige område.
Vidste du, at når MED-udvalget har
truffet beslutning om en
retningslinje, har alle ansatte pligt
til at være loyale overfor og
forsvare det vedtagne?
Virksomhedsudvalg/
Personalemøder med MED-status:
Dette er det operationelle niveau, som
skal udarbejde handlingsplaner, der
konkretiserer de overordnede
retningslinjer.
MED-udvalgene skal implementere
skal-retningslinjerne gennem specifikke
handleplaner.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
December 2011
1
Indholdsfortegnelse
Politik og Strategier
side
Arbejdsmiljøpolitik
Arbejdsmiljøstrategi for 2012
Rekrutteringsstrategi
Strategi for ligestilling
Strategi for fastholdelse af seniorers kompetence
Strategi for lønforhandling
Retningslinjer
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Retningslinje for MED-organisationens inddragelse i Personalepolitikken
Retningslinje for MED-organisationens inddragelse i budgetprocessen
Retningslinje for rationaliserings- og omstillingsprojekter (herunder udbud)
Retningslinje for kompetenceudvikling
Retningslinje for sundhedsfremme
Retningslinje for trivselsmålinger
Retningslinje for håndtering af sygefravær
Retningslinje for identificering, forebyggelse og håndtering af stress
Retningslinje for identificering, forebyggelse og håndtering af vold, trusler
om vold, mobning og chikane
Retningslinje for ansættelse
Retningslinje for medarbejderudviklingssamtale (MUS)
Retningslinje for rygning
Retningslinje for brug af alkohol og forebyggelse af misbrug
Retningslinje for godtgørelse af merudgifter til tjenesterejser og kørsel
Retningslinje for tjenestefrihed
Retningslinje for Næstved Kommunes brug af tv-overvågning
Retningslinje for beskæftigelse af personer med nedsat erhvervsevne og ledige
Retningslinje for afskedigelse
Retningslinje for anvendelse af jobbank
Administrationsgrundlag
for ansættelse
for lokal løndannelse
for håndtering af sygefravær
for afskedigelse
for jobbank
for bevilling af skærmarbejdsbriller
for godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser
for markering af tjenstlige mærkedage
for modtagelse af gaver, rejser og lignende
om offentlige ansattes ytringsfrihed
Inspirationsmateriale
Inspirationskatalog vedrørende sundhedsfremme
Inspiration til indhold i MUS-samtale
Skema til notering af aftaler ved MUS-samtale
3
4
6
10
12
14
18
19
22
23
25
26
27
29
32
35
36
38
39
40
42
44
45
47
48
49
52
63
70
72
74
75
78
79
80
82
85
88
* markeringen betyder at det er såkaldte SKAL-retningslinjer, som kommunen skal aftale i
henhold til de centrale parter, KL og KTO. Læs også i forordet om SKAL-retningslinjer
2
Arbejdsmiljøpolitik
Formål
Arbejdsmiljøpolitikken er et konstruktivt
grundlag for udmøntningen af
arbejdsmiljøet på kommunens
arbejdspladser. Arbejdsmiljøpolitikken
skal have fokus på at vurdere, evaluere
og udvikle arbejdsmiljøarbejdet, så det er
effektivt og tilpasset den enkelte
arbejdsplads.
Det er en fælles opgave for medarbejdere
og ledere i kommunen at arbejde for at
sikre tryghed, sundhed, sikkerhed, trivsel
og udvikling for kommunens ansatte.
Det er værdifuldt
at de ansatte føler sig trygge og at
deres trivsel sættes i centrum
at alle ansatte oplever at der bliver
taget hånd om arbejdsmiljøet
at ledelsen og medarbejdere i
fællesskab inspireres til at skabe et
sundt, sikkert og udviklende fysisk og
psykisk arbejdsmiljø
at forebygge arbejdsbetingede skader,
nedslidning og udbrændthed
at der er klarhed om rammer og
målsætninger for den enkeltes
job/funktioner, og overensstemmelse
mellem krav og ressourcer
Derfor vil vi
varetage arbejdsmiljøet med
udgangspunkt i
arbejdsmiljølovgivningen og Næstved
Kommunes MED-aftale
være opmærksomme på at skabe en
forebyggende og sundhedsfremmende
indsats, så antallet af arbejdsulykker,
arbejdsbetingede sygdomme og
sygefravær betinget af arbejdsmiljøet
nedbringes
have en særlig opmærksomhed på det
psykiske arbejdsmiljø, herunder
trivsel og udvikling på arbejdspladsen
Derfor skal vi helt konkret
forvente at den enkelte medarbejder
og leder påtager sig et ansvar for sig
selv og andre og engagerer sig
positivt i forbedringer af
arbejdsmiljøet på egen arbejdsplads
gøre opmærksom på ethvert forhold,
som er uforsvarligt, og følge op på det
lytte til den kollega, som gør
opmærksom på arbejdsmiljømæssige
forhold og følge op på eventuelle
problemer, for eksempel via
sikkerhedsgruppe eller MED-udvalg
identificere, forebygge og håndtere
problemer med arbejdsbetinget
stress, mobning, chikane og
sygefravær
fortælle nyansatte om
arbejdsmiljøpolitikken og vores
forventninger til holdninger og adfærd
bruge hinandens erfaringer til at
forbedre arbejdsmiljøet
reducere arbejdsmiljøbelastninger af
enhver art gennem systematisk
forebyggelse ved at informere og
dygtiggøre medarbejdere og ledere i
arbejdsmiljøarbejdet
(arbejdsmiljøuddannelse og MEDuddannelse)
med udgangspunkt i
arbejdspladsvurderingerne (APV)
foretage en årlig prioritering af
indsatser og udarbejde
handlingsplaner, der skal forbedre
arbejdsmiljøet . Prioritering og
handleplaner indberettes til det
nærmest MED-udvalg (MEDVirksomhedsudvalg).
handlingsplaner for
arbejdsmiljøforbedringer og
forebyggelse indarbejdes i
selvforvaltningsaftaler
diskutere på den enkelte
arbejdsplads, hvad og hvordan vi
sikrer et godt arbejdsmiljø, for
eksempel i MED-udvalgene
Ansvaret for et godt arbejdsmiljø er hos
arbejdsgiveren, arbejdslederne og de
ansatte.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Godkendt den 8. december 2011
3
Arbejdsmiljøstrategi i 2012
Grundlag for arbejdsmiljøstrategien i
Næstved Kommune er lov om
arbejdsmiljø, kommunens personale- og
arbejdsmiljøpolitik samt MED-aftale.
Strategien er, at der med politikker og
konkrete retningslinjer gives ramme,
retning og mål for kommunens
arbejdsmiljøarbejde, hvor der skal sættes
størst mulig fokus på en proaktiv tilgang.
Kommunens fokus på
arbejdsmiljøområdet understøtter
regeringens strategi for
arbejdsmiljøindsatsen frem til 2020, hvor
fokusområderne er:
arbejdsulykker
trivsel og psykisk arbejdsmiljø
muskel- og skeletbelastninger
sygefravær
Taktikken i kommunen er
at kommunens virksomheder som
pejlemærker/målsætninger sætter
fokus på:
o nedbringelse af antallet af
arbejdsulykker
o forbedring af trivsel og psykisk
arbejdsmiljø
o nedbringelse af
muskelskeletoverbelastninger
o nedbringelse af sygefraværet
Der arbejdes med et fortsat fokus på, at
arbejdsmiljøområdet tænkes sammen
med kommunes HR-arbejde og øvrige
udviklingsaktiviteter.
Kompetence og opgaveniveau
Næstved Kommune, v/Direktionen, er
overordnet ansvarlig for efterlevelse af
Lov om arbejdsmiljø, herunder ansvarlig
for styring og administration af
arbejdsmiljøet i Næstved Kommune.
På vegne af direktionen forvalter Kontoret
for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR
strategisk kommunens overordnet ansvar
blandt andet ved, at støtte det
tværgående arbejdsmiljøarbejde og ved
at understøtte virksomhedernes eget
arbejde på området.
Det strategiske arbejdsmiljøarbejde er
forankret i MED-Hovedudvalget og
arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget
inddrages i udarbejdelse af
arbejdsmiljøstrategi og
kompetenceudvikling i relation til
arbejdsmiljøarbejdet for hele Næstved
Kommune.
Det taktiske arbejdsmiljøarbejde
håndteres af de enkelte forvaltninger
blandt andet via en formel dialog med de
respektive virksomheder at sikre, at
regler, rammer, målsætninger m.v.
opfyldes af virksomhederne og i modsat
fald tage handling på det.
Det operationelle arbejdsmiljøarbejde
forvaltes af de enkelte virksomheder med
arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg som
nøglepersoner og med støtte fra
forvaltningen og fra de relevante
tværgående funktioner.
Mål for kommunens
virksomheder (virksomhed =
selvforvaltende enhed/afdeling/institution)
1. at 80 % af alle ansatte oplever at være
tilfreds eller meget tilfreds angående sit
job som helhed, alt taget i betragtning
2. at 80 % af alle ansatte sjældent eller
aldrig/næsten aldrig oplever at der er
for lidt tid til de enkelte arbejdsopgaver
3. at 80 % af alle ansatte sjældent eller
aldrig/næsten aldrig oplever at komme
bagud med sit arbejde
4. at virksomhedens måltal for sygefravær
opnås eller gøres bedre
5. at antallet af arbejdsulykker, anmeldt til
Arbejdstilsynet, i forhold til 2011
nedbringes
4
Tværgående virkemidler til
understøttelse af arbejdet med
pejlemærker/målsætninger
at der sættes fokus på de raske og
langtidsfriske og nærvær frem for
fravær
at der fortsat er mulighed for at
sammenligne virksomhedernes måltal
og faktiske tal for sygefravær på
Kontoret for risikostyring og
arbejdsmiljøs hjemmeside
at der via temadage sættes fokus på
aktuelle arbejdsmiljørelaterede
udfordringer
at der fortsat foretages audit af
arbejdsmiljøet med blandt andet
større fokus på virksomhedernes
egenkontrol og synligheden af
arbejdsmiljø- og MED-arbejdet
at der sættes fokus på
arbejdsmiljørelaterede emner ved
Kampagner på ERNA og på
www.risikoarbejdsmiljoe.dk.
Kampagne-emner kan for eksempel
være:
o frisk på job/langtidsfriske
o de gode historier
o fokus på inddragelse af
arbejdsmiljøgruppen ved
ombygning/nybygning
(kommunen har en procedure i
relation til bæredygtigt
byggeri: www.naestved.dk:
http://www.klimabyggeri.dk/pd
f/Naestved%20retningslinjer.pdf)
o trivsel og psykisk arbejdsmiljø
o indsats for forebyggelse af
arbejdsulykker
o m.m.
at arbejdsmiljøkonsulenterne kan
deltage for sparring og vejledning for
eksempel i forhold til arbejdsmiljø- og
MED-organisationen, efterlevelse af
retningslinjer, dagsordener,
udarbejdelse af årshjul m.v. på møder
i MED-Virksomhedsudvalgene/
Personale-møder med MED-status
at der fortsat er fokus på trivsel og
psykisk arbejdsmiljø
at der videndeles om Arbejdstilsynets
vejledninger og påbud i
organisationen. Procedure for
informationsgange i organisationen
skal være synlig (se
www.risikoarbejdsmiljoe.dk >
Arbejdsmiljø > Reaktioner fra
Arbejdstilsynet > Procedure ved
påbud)
at der fortsættes fokus på procedure
for forebyggelse af arbejdsulykker
(også som kampagne). For eksempel
er der fokus på nyansattes
introduktion og instruktion og
videndeling vedrørende
forflytningsinstruktioner på Ældre- og
Handicap&Psykiatri-området
at kommunen åbner for mulighed for
sparring og synlighed for alle ansatte
vedrørende handlingsplaner i arbejdet
med arbejdspladsvurdering i det
elektroniske system, SafetyNet
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
5
Rekrutteringsstrategi
Vi ved, at vi kommer til at mangle
hænder og hjerner i Næstved Kommune i
løbet af få år – det illustrerer tal over
alderssammensætningen i personalet
med al tydelighed. Det er derfor strengt
nødvendigt at have skarpt fokus på,
hvordan vi sikrer tilstrækkeligt med
arbejdskraft til at løse de mange
kommunale opgaver.
Derudover kæmper den offentlige sektor
med et imageproblem, i det den har et
dårligt omdømme som arbejdsplads set i
forhold til den private sektor, især blandt
unge. Det billede er misvisende, da den
offentlige sektor har flere goder i form af
overenskomstaftaler, barselsorlov, MED
system, som ikke er en selvfølge i det
private. Det giver muligheder for faglig
udvikling, gode arbejdsvilkår og en vis
form for tryghed og jobsikkerhed i
ansættelsen.
Det er vi nødt til at spille på for at kunne
brande os som en attraktiv arbejdsplads
og matche udfordringen.
Udfordringen
Næstved Kommune vil inden for de næste
fem til ti år mærke et markant
rekrutteringsbehov - 22 % af
medarbejdere har mulighed for at gå på
pension, og det gælder for stort set alle
faggrupper og ledere.
I 2006 var ledigheden rekord lav og
jobannoncer toppede - der var mangel på
arbejdskraft, og denne situationen
vurderes at komme igen efter
finanskrisen.
Derfor bliver vi i Næstved Kommune nødt
til at sætte ind i den fremtidige kamp om
at tiltrække og fastholde dygtige
medarbejdere gennem målrettede
indsatser.
Det gøres ved at synliggøre de mange
muligheder og fordele, der er ved at
arbejde i lige præcis vores kommune.
Indsatsen
Rekrutteringsstrategien er bygget op
omkring tre indsatsområder:
1. Unge (studerende og nyuddannede)
2. Seniorer
3. Ledere
Unge:
Der er på nuværende tidspunkt en skæv
fordeling i forhold til alderssammensætningen i Næstved Kommune,
derfor skal rekrutteringen af
nyuddannede og studerende medvirke til
at sikre mangfoldighed i
alderssammensætningen.
Vi ved, at det især er de unge, der hurtigt
skifter job. Studerende og nyuddannede
bør i højere grad tænkes ind i
opgaveløsninger og på de enkelte
fagområder, i det de tilfører både
opgaveløsninger og organisationen en ny
viden, og samtidig fungerer som
”udstillingsvindue” for kommunen som
attraktiv arbejdsplads.
Derfor skal der arbejdes bevidst med at
målrette jobs til studerende.
Seniorer:
Det er nødvendigt at sikre, at denne
gruppe medarbejdere har lyst til at blive
længere på arbejdspladsen.
Seniorers specialviden og erfaring kan
inddrages i trainee-forløb, talentudviklingsforløb eller i mentorjobs.
Individuelle løsninger i forhold til
arbejdstid, videreuddannelses-muligheder
kan også være et redskab til fastholdelse
og rekruttering.
Ledere:
Mange af Næstved Kommunes ledere vil
have mulighed for at gå på pension inden
for de næste fem til ti år. Fokus på unge
kvalificerede ledere er derfor en
forudsætning for, at vi også på sigt har
dygtige ledere i organisationen. Vi kan
dels være opmærksomme på
ledertalenter i organisationen,
6
håndplukke og videreudvikle disse og
rekruttere målrettet efter yngre ledere.
Et andet aspekt af ledelse er ligestilling –
selvom kvinder udgør langt hovedparten
af medarbejderne, er der langt mellem de
kvindelige ledere, særligt på topposterne.
Indvandrere og udlændinge:
Kommunen bør afspejle det omgivende
samfund, og bør samtidig leve op til et
samfundsansvar i forhold til integration af
borgere med anden etnisk baggrund end
dansk.
Næstved Kommune skal bidrage til at
skabe bedre kønsmæssig balance på alle
lederposter i kommunen. Der gøres en
særlig indsats for at rekruttere flere
kvinder til lederstillinger, især på
afdelingschef- og direktørniveau med
udgangspunkt i ligestillingsministeriets
”Charter for flere kvinder i ledelse”, som
Næstved Kommune tilslutter sig.
En målrettet indsats
For at sikre en bæredygtig
alderssammensætning blandt de ansatte i
Næstved Kommune, skal vi gøre os
synlige og attraktive overfor netop disse
tre grupper, når vi skal rekruttere nye
medarbejdere.
Derfor skal kommunikationen omkring
kommunen og dens jobmuligheder
kommunikeres på en anden og mere
målrettet måde, der er tilpasset netop
disse grupper.
Andre indsatsområder,
som det kan være nødvendigt at fokusere
på afhængigt af fagområde, er:
Specialister:
Næstved Kommune er ikke en
universitetsby, og derfor er der ikke et
naturligt flow fra faglige ACuddannelsesmiljøer til ansættelse i
Næstved Kommune. En bevidsthed i
rekrutteringen om at et fagligt miljø
tiltrækker højtuddannede specialister kan
være afgørende for at få fat på de knappe
ressourcer.
Mænd i ”kvindefag”:
Der er 77 % kvindelige ansatte i Næstved
Kommune jf. bilag 1, og derfor er der et
stærkt behov for at få mænd til at søge
stillinger i kommunen.
Mænd i kvindefag giver øget status til
fagområdet, og sprogbrug som
sportspædagog, værksteds-pædagog vil
tiltrække mandlige ansøgere (jf. Center
for ligestillings-forskning RUC).
Erfaringer med rekruttering viser, at
vaner og fordomme er den største
udfordring i en rekruttering.
Rekrutteringsudfordringen i fremtiden er
så stor, at vi er nødt til at tænke
anderledes, bryde vanetænkningen og
dermed skabe plads til nytænkning og
have mod til at kigge på og ændre vores
kultur, arbejdsgange og opgaveløsning.
Næstved Kommunens
rekrutteringsstrategi skal være et
redskab til at målrette indsatsen på de
enkelte fagområder og samtidig se på
organisationen med nye øjne.
Rekrutteringsstrategien fordrer en totrins indsats, hvor vi:
1. Identificerer vores
rekrutteringsparametre; hvad er det,
vi vil og hvad er det, vi kan og vil
være kendte for i Næstved Kommune?
Hvor vil vi med andre ord gå i front i
kampen om arbejdskraften?
2. Kortlægger vores konkrete behov og
rekrutteringsudfordring for de enkelte
fagområder; hvem er det, kommunen
kommer til at mangle? Der udarbejdes
herefter specifikke rekrutteringsplaner
i forhold til det konkrete behov på
fagområdet.
HR-udvikling har en central rolle sammen
med de enkelte forvaltninger og
virksomheder i arbejdet med dels de 3
tværgående rekrutteringsindsatser: unge,
seniorer og ledere, dels identificering af
eventuelle andre og fagspecifikke behov.
Formålet er at få formuleret konkrete
handleplaner for rekruttering og
fastholdelse af de
medarbejdere/medarbejdergrupper, der
er behov for i den aktuelle virksomhed.
Strategien forventes derfor udmøntet
sektorvis. Det betyder, at de enkelte
7
fagområder skal tænke deres
rekrutteringsbehov i forhold til de nævnte
indsatsområder og dermed klarlægge,
hvordan de bedst tiltrækker disse grupper
inden for hver af de faggrupper, de måtte
mangle.
Det kan for eksempel være at målrette
stillingsopslag, udarbejde særlige
rekrutteringskampagner på fx
uddannelsesinstitutioner, tænke
kommunikation i forhold til specifikke
målgrupper (fx gennem sociale medier).
På baggrund af de kortlagte konkrete
behov og rekrutterings-udfordringer for
de enkelte fagområder, udarbejdes der
handlingsplaner.
HR-udvikling vil agere sparringspartner i
arbejdet med de konkrete
handlingsplaner på de enkelte
fagområder.
HR-udvikling tager således initiativ til, at
rekrutteringsstrategien drøftes i de
respektive ledelsesfora.
Udvikling af Næstved Kommune
som arbejdsplads
Hvis det skal lykkes Næstved Kommune
at rekruttere og fastholde de ønskede
medarbejdere, er det nødvendigt at have
fokus på tiltag og procedurer, der er med
til at profilere kommunen som
arbejdsplads.
Procedurerne skal samtidig være med til
at få nye medarbejdere godt i gang,
etablere nye samarbejder og opdyrke nyt
”rekrutteringsland”.
Derfor skal vi have fokus på disse
opmærksomhedspunkter:
Samarbejde med diverse
uddannelsesinstitutioner
Praktikordninger
Etablering af studiejobs
Ansættelsesprocedurer
Intro-forløb for nyansatte
Fokus på nyansatte – med henblik på
fastholdelse i minimum to år
Det tilstræbes at tilbyde elever
ansættelse efter endt uddannelse
Mentorordninger
Mulighed for jobrotation
Tænke på tværs af/udover
traditionelle faggrænser
Ambassadør-roller – medarbejdere,
der aktivt profilerer kommunen i deres
netværk
Fastholdelsessamtaler bl.a. som en
del af MUS
Fratrædelsessamtaler
Kommunen som arbejdsplads
o Snus til det offentlige; prøv at
arbejde et par dage i Næstved
Kommune
o Praktikordninger allerede i
ungdomsuddannelserne
o Åbent hus arrangementer
o Samarbejde med studerende, der
skal skrive eksamensopgave
o Udforme idéoplæg til eksamensog bacheloropgaver
Individuelle løsninger; fx personlige
”selvforvaltningsaftaler”:
Muligheden for at den enkelte
medarbejder får sin egen
selvforvaltningsaftale.
Selvforvaltningsaftalen kan indeholde
helt basale vilkår (løn, arbejdstid,
hjemmearbejdsdage), og suppleres
med individuelle ønsker som netop
skal tage sit udgangspunkt i den
enkelte (længere ferier, flere dage til
at passe syge børn, samle
arbejdstimer på 4 dage, pasning af
syge gamle, bedsteforældredage,
velgørenhedsdage med socialt aspekt
osv.) Derudover kunne ønsker om
efter- og videreuddannelse også være
en del af en sådan aftale.
Fokus på den gode arbejdsplads
Næstved Kommune har allerede flere
konkrete tiltag, der kan bruges i
profileringsøjemed, og som understøtter
indsats-områderne og Næstved
Kommune som en attraktiv arbejdsplads.
Kommunens fokus på ledelse
o Lederakademi
o Talentudvikling
o Ledercoaching
o Tværfaglige ledernetværk
Kommunens fokus på uddannelse og
kompetenceudvikling
o Partnerskabsaftaler med
uddannelsessteder
o Lederakademi
o Talentudvikling
o MED-uddannelser
8
o
HR-udviklingspuljen: midler til
kompetenceudvikling og
uddannelse af medarbejdere
Kommunens fokus på trivsel på
arbejdspladsen
o Trivselshotline og HR
o Trivselshotline og sundhed
o Personalepolitik
o MED-organisation
o Arbejdsmiljøpolitik
Kommunens fokus på faglig profilering
o Skoler
o Daginstitutioner
o Ældreområdet
Procesplan
Den overordnede strategi er vedtaget og
drøftet i
Direktionen
MED-Hovedudvalg
Økonomiudvalg
Byråd
Strategien og rekrutterings-situationen
drøftes årligt i MED-organisationen: først
i MED-Område- og derefter i MEDHovedudvalget.
Evaluering
Hvert andet år udarbejdes der nyt
prognosemateriale, der skal ses i
sammenhæng med beskæftigelses-region
Østdanmarks analyser.
Strategien skal evalueres forvaltningsvis
på følgende måde:
1. Hvordan er der arbejdet med at
omsætte strategien i forhold til
forvaltningens rekruttering? – i
forhold til handleplanerne?
2. Hvor mange er der ansat inden for
hvert af de tre indsatsområder, og
hvad var målsætningen?
3. Er der områder, der har særlige
udfordringer i forhold til
rekruttering, og hvordan takles
disse?
4. Hvilke opmærksomhedspunkter
har der været særligt fokus på?
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
9
Strategi for ligestilling
Formål
Næstved Kommunes personalepolitik i
forhold til ligestilling skal bidrage til, at
der sikres stadig mere lige muligheder
for ansatte i Næstved Kommune.
Ligestilling skal personalepolitisk
fremme en alsidig sammensætning og
udvikling af medarbejdere med henblik
på at udvikle kvaliteten i arbejdet.
Værdier
Næstved Kommunes personalepolitik
bygger på 4 værdier, herunder værdien
Respekt. Om den grundlæggende
Respekt, hedder det i personalepolitikken blandt andet: ”Vores
grundholdning er, at vi møder hinanden
med respekt – både fagligt og
personligt…
Det er grundlæggende, at vi
respekterer andre kollegers
synspunkter, baggrunde og måde at
gribe tingene an på. Det betyder, at vi
skal være gode kolleger uanset
holdninger til politik, personlige værdier
og overbevisninger. Det skal vi, fordi vi
bygger på mangfoldighed og
anerkender hinanden som kolleger og
mennesker.
Alle er ligestillet, uanset køn, alder,
religion, etnicitet, hudfarve, seksuel
orientering eller lignende.”
Begreber som mangfoldighed, respekt,
anerkendelse og at se det bedste i
hinanden er grundlaget for at se og
forstå ligestilling i Næstved
Kommune. Næstved Kommune
accepterer ikke diskrimination og
negativ forskelsbehandling af nogen
art. Det gælder i forhold til køn, men
det gælder også i forhold til alder,
etnisk baggrund, sprog, handicap,
religion, politisk eller anden anskuelse.
Der skal sikres en personalesammensætning, der afspejler
lokalsamfundet - kønsmæssigt, etnisk,
aldersmæssigt m.v.
Konkrete indsatsområder
Ligestilling er mere end formel
ligestilling. Ligestilling skal komme til
udtryk i alle virksomheders og arbejdspladsers dagligdag. Det er derfor
afgørende, at det enkelte MED-udvalg
drøfter og sikrer efterlevelse af det
grundlæggende værdigrundlag: At
bygge på respekt og ligeværd, at
anerkende hinanden og at se
mangfoldighed som en ressource.
At lade ligestilling komme til udtryk i
det daglige arbejde betyder blandt
andet, at der ikke sker negativ
forskelsbehandling af medarbejdere
eller ansøgere ved ansættelse,
forfremmelse, forflyttelse,
efteruddannelse/kompetenceudvikling,
orlov, afskedigelse, løn- og
ansættelsesvilkår m.v.
Næstved Kommune arbejder derfor
aktivt for, at der kønsmæssigt bliver
lige løn for ligeværdigt arbejde. Det
betyder blandt andet, at Næstved
Kommune ønsker, at der så vidt er
sammenlignelige løn- og
ansættelsesvilkår for sammenlignelige
funktioner. Det betyder, at løn- og
ansættelsesvilkårene inden for for
eksempel servicefagene bør udvikles.
Udviklingssamtaler er afgørende i
sikringen af lige og rige muligheder for
udvikling. Der er derfor ret til en
udviklingssamtale, når en medarbejder
– kvinde eller mand – vender tilbage
efter endt orlov, hvad enten der er tale
om barselsorlov, plejeorlov eller anden
orlovsform.
10
Ligestilling betyder ikke, at man kan
fravige kravet om at ansætte de bedst
kvalificerede ansøgere ved at se bort
fra de nødvendige kvalifikationskrav.
Ligestilling betyder ikke, at der sikret
en særlig fortrinsret til særlige grupper.
Ligestilling betyder, at Næstved
Kommune aktivt arbejder med de
grundvilkår, der gør, at den enkelte
medarbejder får lige muligheder for
udfoldelse i sit arbejdsliv.
Konkret forventes det af
virksomhederne i forbindelse med
ansættelser, at ansættelsesudvalgets
sammensætning virker fremmende for
ligestilling – i forhold til køn, alder,
etnicitet m.v. Det er endvidere
afgørende, at ansættelsesudvalgene
sikrer, at stillingsopslag udformes, så
det er synligt, at mangfoldighed er en
ressource på kommunens
arbejdspladser.
Begge køn skal så vidt muligt være
repræsenteret inden for alle sektorer og
arbejdsområder, lederniveauer m.v.
Næstved Kommuner arbejder for at der
skal rekrutteres og uddannes flere
personer med anden etnisk baggrund.
Næstved Kommune arbejder for at
sikre mænd og kvinder lige rammer
og vilkår for at komme i position til
lederstillinger.
Der skal arbejdes for en
forholdsmæssig andel af kvinder i
leder- og chefstillinger - ikke mindst på
arbejdspladser, hvor hovedparten af de
ansatte er af det ene køn.
I forbindelse med lederuddannelse og
ledertalentudvikling sikres hensyn til
kønsmæssig ligestilling, men der skal
samtidig aftales rammer, der sikrer, at
medarbejdere med anden etnisk
baggrund indgår i sådanne kommunale
programmer og udviklingsaktiviteter.
Det er et lederansvar at handle
tjenstligt, hvis en ansat oplever
diskrimination og negativ
forskelsbehandling fra en eller flere
kolleger.
Det er også et lederansvar at sikre
mulighed for støtte til den ansatte fra
for eksempel Trivselshotline, hvis den
ansatte er blevet ringeagtet eller
omtalt/tiltalt nedladende på grund af
køn, alder, religion, etnicitet, hudfarve,
seksuel orientering m.v. uanset om den
diskriminerende adfærd er sket fra en
kollega eller en person uden for den
kommunale organisation.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
11
Strategi for fastholdelse af
seniorers kompetence
Formål
Næstved Kommune har som mål at
være en god og attraktiv arbejdsplads.
Personalepolitikken indebærer, at alle
medarbejdere har ret og pligt til at
udvikle sig i et helt arbejdsliv.
Seniorpolitikken er en central del af
personalepolitikken i Næstved
Kommune. Den har som mål at
fastholde og udvikle
seniormedarbejderne, så de forbliver
værdsat for deres viden og erfaring.
Seniorpolitikken skal være med til at
skabe en arbejdsplads, hvor seniorerne
har lyst til at blive – og hvor Næstved
Kommune har ekstra glæde af, at de
bliver længere. Derved forbliver de et
aktiv for kommunen og en kvalificeret
og efterspurgt arbejdskraft i hele
arbejdslivet.
Seniorpolitikken skal ligeledes være
med til at forberede overgangen til
pensionisttilværelsen for de
medarbejdere, der måtte ønske at
trappe ned eller forlade
arbejdsmarkedet.
Målsætninger personalepolitikkens værdier
implementeret i
seniorpolitikken:
Personalepolitikkens 4 værdier er
respekt, professionalisme, dialog og
ansvarlighed.
Næstved Kommune mener:
at seniorernes viden, erfaring og
arbejdsindsats er nødvendig og
værdifuld for organisationen.
Seniorpolitikken skal bane vejen for,
at disse kompetencer fastholdes og
videregives
at seniorpolitikken handler om
personlig og faglig udvikling
Medarbejdere, der dygtiggør sig hele
arbejdslivet er generelt motiverede
og engagerede medarbejdere, som
har større lyst til at blive på
arbejdsmarkedet, fordi de ved, at de
er værdifulde og bliver respekteret
at seniorpolitikken kun viser sit
værd, hvis man lokalt på de enkelte
arbejdspladser viser sig i stand til at
efterleve politikkens intentioner i
praksis og videreudvikler politikken,
så den passer til den enkelte
arbejdsplads
at seniorpolitikken skal indgå som
en naturlig del af den enkelte
medarbejders karriereplanlægning
og livsforløb. Drøftelser af planerne
vil naturligt ske i forbindelse med
udviklingssamtalen
at seniorpolitikken skal være med til
at fremme en kultur, hvor det er
naturligt og acceptabelt at gå fra et
niveau til et andet eller få ændret
jobindholdet i det nuværende job
at en senioraftale skal være til fordel
både for medarbejderen og for
kommunen
at det er vigtigt med en god
afslutning af arbejdsforholdet, når
medarbejderen vælger at gå på
efterløn og/eller pension – kun på
den måde bliver de gode
ambassadører for Næstved
Kommune.
Rammer for konkrete
individuelle seniorordninger:
Grundlaget for indgåelse af de konkrete
individuelle seniorordninger er
rammeaftalerne mellem Kommunernes
Landsforening og henholdsvis
Kommunale Tjenestemænd og
Overenskomstansatte og
Sundhedskartellet om seniorpolitik.
Næstved Kommune har jfr.
ovenstående rammeaftale besluttet
12
følgende kriterier for indgåelse af
seniorstillinger:
kan oprettes efter 15 års ansættelse
ved Næstved Kommune
kan oprettes med virkning fra det
fyldte 55. år
oprettes for minimum 1 år
oprettes for maksimalt 5 år.
I særlige tilfælde kan Personalechefen
meddele dispensation i forhold til kravet
om 15 års ansættelse.
Seniorpulje:
Med henblik på at øge den
seniorpolitiske indsats afsætter
Næstved Kommune en seniorpulje i
budgettet.
Seniorpuljen kan blandt andet
anvendes til finansiering af
pensionsdifferencen:
i de tilfælde, hvor lønnen i
seniorstillingen er lavere end i den
hidtidige stilling
hvis overgang til en seniorstilling
indebærer en nedsættelse af den for
stillingen i øvrigt gældende
fuldtidsarbejdstidsnorm.
Såfremt der i enkelte særlige tilfælde
aftales fratrædelsesordninger kan
seniorpuljen eventuelt også anvendes
til finansiering af ydelserne i
fratrædelsesordningen.
Seniorstillinger –
udgiftsneutrale:
Seniorstillinger behøver ikke
nødvendigvis at medføre øgede
udgifter. På de enkelte arbejdspladser
vil der være flere muligheder for at
tilrettelægge arbejdssituationen,
således at seniorer tilskyndes til at
forblive på arbejdspladsen.
Seniorstillinger kan blandt andet også
udformes ved en omlægning af
arbejdstiden og/eller
opgavesammensætningen.
De seniorpolitiske tiltag bør drøftes på
den enkelte arbejdsplads i MEDVirksomhedsudvalget.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
13
Strategi for lønforhandling
Strategien for lønforhandlinger skal
understøtte opfyldelsen af overordnede
politikker og mål i de konkrete faglige
områder i kommunen, og den skal
samtidig understøtte og synliggøre
kommunens personalepolitik.
Målsætning
Den overordnede ramme er, at
strategien:
bygger på og respekterer
aftalesystemet og aftaleretten. Der
er således tale om en ret og en pligt
til i dialog med organisationerne at
definere konkrete funktioner,
kvalifikationer og resultater, som
indgår i lokalt aftalt løndannelse.
fremmer rekruttering og fastholdelse
af velkvalificerede og motiverede
medarbejdere.
fremmer fleksibilitet og
omstillingsmuligheder på den
enkelte arbejdsplads og i forhold til
hele organisationen.
fremmer opnåelse af resultater
fremmer og understøtter
organisatoriske mål
videreudvikler og fastholder
medarbejdernes vilje og evne til at
yde optimal indsats over for borgere
og andre samarbejdsparter.
fremmer og understøtter
medarbejdernes udviklingsmuligheder og omstillingsparathed
og lyst til efter- og videreuddannelse
og dygtiggørelse.
Strategien er en overordnet strategi
med plads til lokal forskellighed.
Det forventes, at hvert MED-udvalg
omsætter de overordnede mål til mere
specifikke målsætninger. En
målsætning om at fremme
medarbejdernes udviklingsmuligheder
og omstillingsparathed kan se forskellig
ud, afhængig af hvilket område, der
tales om.
På en række områder kan det være
hensigtsmæssigt og relevant at
decentralisere denne omsætning
yderligere, så det bliver det lokale MEDudvalg, der konkretiserer
målsætningerne.
Udvikling
Lokal løndannelse er præget af en
række udviklingstendenser:
borgere og brugere stiller flere og
større krav til den offentlige sektor.
Denne tendens understøttes af
statslige initiativer som kvalitetsreform, servicedeklarationer,
bindende cirkulærer, regler og
bruger- og borgerbestyrelser m.v.
nye og mere komplekse behov hos
borgere, som medfører behov for
nye kompetencer og ny viden hos de
kommunale medarbejdere.
decentralisering og selvforvaltning
som gennemgående
forvaltningsprincip med deraf
følgende nye ledelses-, styre- og
administrationsformer f.eks. via
virksomhedsplaner, selvforvaltningsaftaler, kvalitetsaftaler, anvendelse
af udbud og licitation m.v.
det begrænsede
rekrutteringsgrundlag for det
kommunale personale betyder, at
Næstved Kommune skal fremstå og
virke som en attraktiv arbejdsplads
for unge mennesker, men også
udvikle kvalifikationer hos de
nuværende medarbejdere.
Tendenserne betyder, at Næstved
Kommunes lønstrategi og
personalepolitik skal balancere to
forhold:
en bestandig udvikling af
opgaveløsningen og organisationen.
en bestandig udvikling af den
enkelte medarbejder og grupper af
medarbejdere.
Tendenserne betyder samtidig, at
Næstved Kommune har et lønsystem,
som understøtter og synliggør
nødvendigheden af denne balance.
14
Kun gennem et åbent og synligt
lønsystem bygget på aftaleretten, kan
der ske et samarbejde mellem Næstved
Kommune som arbejdsgiver og
repræsentanterne for medarbejderne,
hvor der i gensidig interesse sikres, at
opgaveløsningen bestandig er af høj
kvalitet, og at medarbejderne løbende
udvikles i og med jobbet.
Kompetence
Direktionen og personalechefen har
kompetencen og ansvaret for
gennemførelsen af Strategien for
lønforhandling og sikrer dens
gennemførelse i de decentrale
virksomheder, sikrer helhed og
tværgående hensyn og afklarer
eventuelle decentrale tvivlsspørgsmål.
Kompetencen til at aftale decentrale
lønelementer placeres dér, hvor der er
mulighed for at gennemføre en
kvalitativ drøftelse af stillingsfunktioner
og foretage en egentlig vurdering af
personlige kvalifikationer. Kompetencen
decentraliseres derfor til den enkelte
virksomhedsleder.
Den konkretiserede lønstrategi kan
indarbejdes i den enkelte
virksomhedsplan, hvor den understøtter
overordnede målsætninger og
handleplaner i virksomheden.
Løn- og ansættelsesforhold for
personale ansat under
administrationens selvforvaltningsområder (hovedkonto 6) er
kommunaldirektørens/direktionens
ansvar, idet der bør sikres enhed,
helhed og tværgående hensyn på tværs
af forvaltningsområderne. Tilsvarende
er det den enkelte forvaltningsdirektørs
ansvar at sikre enhed, helhed og
tværgående hensyn inden for
direktørens overordnede
ansvarsområder.
Direktionen har ansvaret, når der
forhandles løn for funktioner og
kvalifikationer, som har en tværgående
karakter.
Personaleafdelingen rådgiver og bistår
ved forberedelse og gennemførelse af
lønforhandlingerne, herunder
overholdelse af
forhandlingsformaliteter.
Når Personaleafdelingen er inddraget,
sikrer personalekonsulenten, at der er
fornøden beskrivelse af ophørs- og
opsigelsesbestemmelser i den enkelte
aftale.
Personaleafdelingen har intet ansvar for
forhandlingsresultater,
forhandlingsforløb m.v. i tilfælde, hvor
afdelingen ikke har været inddraget. I
sådanne tilfælde har den enkelte
virksomhed og dennes leder ansvaret.
Lønmodel
KTO-modellen består af følgende
elementer:
Grundløn er aftalt mellem de centrale
aftale- og overenskomstparter for den
enkelte stillingsgruppe eller en flerhed
af stillingsgrupper. Grundlønnen
dækker de funktioner, man er i stand til
at varetage, når man er
nyuddannet/eventuelt nyansat.
Funktionsløn ydes ud over grundlønnen.
Funktionsløn baseres på de funktioner
(arbejdsog ansvarsområde), der er
knyttet til den enkelte stilling, som
medarbejderen varetager
(jobvurdering).
Funktionerne skal være særlige
funktioner, der ligger ud over de
funktioner, der forudsættes varetaget
for gruppens grundløn.
Funktionsløn kan aftales på
virksomhedsniveau. Funktionsløn kan
anvendes til personalegrupper og
enkelte medarbejdere.
Kvalifikationsløn ydes ud over grundløn
og en eventuel funktionsløn.
Kvalifikationsløn baseres på den enkelte
medarbejders kvalifikationer
(personvurdering).
15
Kriterierne for kvalifikationerne tager
udgangspunkt i objektive forhold,
eksempelvis uddannelse og erfaring.
Kvalifikationsløn kan aftales på
virksomhedsniveau. Kvalifikationsløn
kan anvendes til personalegrupper og
enkelte medarbejdere.
Resultatløn baseres på opfyldelse af
bestemte målelige eller konstaterbare
resultater af enten kvantitativ eller
kvalitativ karakter, og udmøntes på en i
forvejen aftalt og kendt måde i forhold
til virksomhedens målsætninger
og/eller resultater.
Forhåndsaftaler om kvalifikationsløn
indebærer, at der ydes tillæg til lønnen,
når f. eks. bestemte uddannelser er
gennemført.
I forbindelse med indgåelse af
forhåndsaftaler skal der være
bevidsthed om, at sådanne aftaler
forbruger af virksomhedernes råderum
til lokale lønforhandlinger.
Forhåndsaftaler kan dog være
hensigtsmæssige, hvor det forenkler
det administrative arbejde med
lønforhandlinger, men betyder samtidig
en automatik i lønudviklingen, så længe
aftalen løber.
Resultatløn aftales på
virksomhedsniveau. Resultatløn kan
anvendes til personalegrupper, ledere
og enkelte medarbejdere.
Personaleafdelingen skal medvirke ved
forhandlingen og indgåelsen af
forhåndsaftaler.
Personaleafdelingen skal medvirke ved
forhandlingen og indgåelsen af
resultatlønsaftaler.
Næstved Kommune fremlægger sin
overordnede lønstrategi med henblik på
en årlig drøftelse i MED-Hovedudvalget.
Som led i de årlige lønforhandlinger
føres endvidere lønpolitiske drøftelser
med de enkelte organisationer.
Aftaler om lokal løndannelse for
Sundhedskartellets område bygger på
tildeling af tillæg for arbejdsog
ansvarsområde, der er knyttet til den
enkelte stilling eller for den enkelte
ansattes kvalifikationer og
kompetencer.
Der kan indgås forhåndsaftaler/aftales
retningslinjer, hvori kriterierne og
formen for lønændringerne er fastlagt.
Aftalerne udmøntes på det tidspunkt,
hvor én eller flere medarbejdere
opfylder de aftalte kriterier.
Forhåndsaftaler kan anvendes til at
synliggøre og tydeliggøre strategier og
udviklingslinjer for et givet område.
En forhåndsaftale indebærer, at der
indbygges en automatik i den lokale
løndannelse. Forhåndsaftaler om
funktionsløn indebærer, at der i forhold
til den enkelte stillingsgruppe aftales
løn for f. eks. pasning af handicappede
børn eller for funktion som
praktikvejleder/ praktikansvarlig.
Lønpolitisk drøftelse
Forhandlinger og procedure
Næstved Kommune indkalder til møde
med de lokale repræsentanter for
organisationerne med henblik på at
indgå en aftale om tidsfrister og regler
for de lokale forhandlinger.
Der forhandles som udgangspunkt en
gang årligt, medmindre andet aftales
lokalt. Hvis ingen af parterne
fremsætter krav om forhandling, tages
ikke initiativ til afholdelse af en
forhandling.
Gennemførelse af konkrete
forhandlinger
Når de overordnede proceduredrøftelser
er gennemført, starter den egentlige
forhandlingsproces med
organisationerne. Her er
virksomhedslederne tillagt kompetence
til at gennemføre forhandlingerne.
16
Forhandlingerne tager udgangspunkt i:
Virksomhedens mål- og
resultatområder.
Medarbejdernes funktioner og
stillingsindhold.
Medarbejdernes kvalifikationer,
herunder resultater og
målopfyldelse.
Aftaler gennem enighed
Lokal løndannelse bygger på aftaler.
Kun gennem gensidige forpligtende
aftaler, kan der udmøntes løn. Ingen af
parterne - ej heller ledelsen - kan
diktere en løndannelse.
Når der skal opnås aftaler i enighed,
bliver begreber som forhandlinger og
proces vigtige.
For både ledere og
organisationer/tillidsrepræsentanter er
det derfor vigtigt at kunne etablere,
fastholde og gennemføre processer, der
bygger på gensidig ret og pligt,
gensidig tillid, åbenhed i
samarbejdsformer og ærlighed.
Hvis forhandlingerne bygger på
sådanne principper, vil lønaftaler ikke
alene være retlig bindende, men vil
også medføre en gensidig ansvarlighed.
Aftalernes indhold
Aftaler om lokal løndannelse bør bygge på
kriterier for funktionsog
kvalifikationsløn, som er:
Enkle.
Gennemskuelige.
Fremadrettede.
Både lederen og organisationen/
tillidsrepræsentanten har en interesse i
enkle og gennemskuelige kriterier.
Begge aftaleparter skal stå til regnskab
i forhold til de medarbejdere, aftalen
drejer sig om. Det enkle og det
gennemskuelige synliggør,
at løndannelsen ikke er vilkårlig.
at lønaftalerne hviler på et sagligt
grundlag.
I forberedelsen af forhandlingen skal
man gøre sig konkrete overvejelser om:
Hvilke funktioner og hvilken
funktionsudvikling kan i særlig grad
understøtte målopfyldelsen?
Hvilke kvalifikationer og hvilken
kvalifikationsudvikling kan i særlig
grad understøtte målopfyldelsen?
Afslutning
Næstved Kommune forventer, at
lønforhandlingerne afsluttes lokalt i
virksomhederne, idet lokal løndannelse
forudsætter lokale løsninger på lokale
problemer. Derved undgås anvendelse
af tvistsystemet.
Læs også administrationsgrundlag for
lokal løndannelse.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
17
* Retningslinje
for MED-organisationens
inddragelse i
Personalepolitikken
Formål
”Alle ansatte skal opleve og medvirke til
et fagligt, sundt og udviklende
arbejdsliv”.
Medarbejdere og ledere skal i
samarbejde drøfte personalepolitikken
for Næstved Kommunen.
Handling
MED-aftalens § 8, stk. 3, pkt. 2
beskriver følgende om proceduren:
Decentraliseringen af ansvar og
kompetence til den enkelte
virksomhed/afdeling skal modsvares af
mål og generelle retningslinjer fastlagt
centralt. Den centralt vedtagne
personalepolitik skal udmøntes indenfor
hvert MED-Områdeudvalg og lokalt på
det enkelte MED-Virksomhedsudvalg,
dog således at disse udmøntninger altid
skal ligge inden for rammerne af den
overordnede kommunale
personalepolitik.
Hovedmålene for personalepolitikken er
identiske med MED-aftalens formål
(MED-aftalens §2).
Evaluering af Personalepolitik
Personalepolitikken i Næstved
Kommune må aldrig blive statisk og
skal tages op til drøftelse med henblik
på evaluering og revurdering – også i
forhold til tendenser i tiden og andre
samfundsforhold.
MED-Organisationen skal inddrages, når
der skal ske en evaluering og
revurdering af Personalepolitikken.
Inddragelsen vil naturligt have sit
udgangspunkt i MED-Hovedudvalget,
men det er vigtigt at MEDOrganisationen inddrages på alle
niveauer, således at alle ansatte og
MED-udvalg føler samhørighed og hele
kommunen og alle ansatte opfatter sig
som en helhed.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
18
* Retningslinje
for MED-organisationens
inddragelse i
budgetproceduren
Formål
MED-organisationen bliver inddraget i
budgetprocessen. Det gælder både i
forhold til at blive informeret, og blive
hørt i de forskellige faser af
budgetlægningen.
MED-aftalens § 8, stk. 3, pkt. 1
foreskriver følgende om
budgetmedinddragelsen:
MED-udvalget skal aftale
procedureretningslinjer for:
Budgettets konsekvenser for arbejdsog personaleforhold
Ved MED-udvalgenes behandling af
budget og kontraktforslag skal disse
foreligge i så god tid og i en sådan form
at medarbejderrepræsentanterne har
reelle muligheder for at drøfte
forslagene med de berørte
medarbejdere. Det skal på alle niveauer
tilstræbes, at budgetforslagene og
udkast til kontrakt-aftalen med Byrådet
foreligger til behandling 14 dage inden
mødets afholdelse.
Medarbejderne skal have
medindflydelse på væsentlige
budgetomplaceringer.
Handling
MED-organisationen inddrages løbende
i budgetprocessen.
MED-Hovedudvalget får en
præsentation af Budgetstrategien på
første møde efter Økonomiudvalgets
vedtagelse heraf, som normalt
forventes i marts. Herunder får MED-
Hovedudvalget en gennemgang af den
konkrete tidsplan for Budgetlægningen.
Vidste du der holdes
budgetseminar for MED-Hoved- og
MED-Områdeudvalgene?
MED-Område- og MEDVirksomhedsudvalg inddrages så vidt
muligt i drøftelserne af budgettets
konsekvenser for arbejdsog
personaleforhold på det tidspunkt, hvor
ledelsen på det pågældende niveau
behandler budgettet, og inden det
præsenteres for fagudvalgene. Det skal
sikres, at medarbejdernes
bemærkninger og evt. forslag til
budgettet for arbejdsog
personaleforhold vedlægges den videre
behandling af budgettet – typisk ved
publicering på budgethjemmesiden.
Det enkelte MED-udvalg drager selv
omsorg for – indenfor den overordnede
ramme – at fastsætte tids- og
aktivitetsplan for deltagelse i
budgetprocessen på det pågældende
niveau.
Der afholdes et minibudgetseminar for
alle medarbejderrepræsentanter i MEDHoved- og MED-Områdeudvalg. Her
præsenteres status for
budgetlægningen på det tidspunkt.
Indholdet bliver stort set det samme,
som på Byrådets budgetseminar, og
grundlæggende baseret på samme
materiale. Tidsmæssigt placeres MEDbudgetseminaret nogle dage før
Byrådets budgetseminar, som normalt
ligger i sidste halvdel af august.
19
Repræsentanter for MEDHovedudvalget inviteres til at orientere
om medarbejdernes synspunkter på
Byrådets budgetseminar.
Umiddelbart efter at Økonomiudvalget
har fremlagt forslag til 1. behandlingen
og inden Byrådets 1. Behandling,
afholdes et møde i MED-Hovedudvalget.
Et eventuelt høringssvar fra MEDHovedudvalget kan sendes til Byrådet
på e-mail. Hvis Økonomiudvalgets
forslag til 1. behandlingen ikke
indeholder væsentlige nye elementer i
forhold til det, der er præsenteret på
budgetseminaret kan mødet dog evt.
udelades.
Hvis der er væsentlige, uforudsete
ændringer, der berører medarbejdernes
forhold i budgetforslaget mellem 1. Og
2. Behandlingen skal disse så vidt
muligt drøftes i MED-Hovedudvalget.
Herudover vil MED-Hovedudvalget
løbende og efter behov blive orienteret
om status og udviklingen i
budgetlægningen gennem foråret og
efteråret. Budgetændringer og
tilpasninger i løbet af året skal ligeledes
behandles i MED-organisationen.
Særligt skal det relevante MED-udvalg
drøfte eventuelle konsekvenser for
medarbejderne.
Høring
Høringsprocessen i budgetlægningen
foregår på budgethjemmesiden. Her vil
alle interesserede have mulighed for at
afgive høringssvar fra april til
budgetvedtagelsen i oktober. Det
forudsættes at MED-organisationen
ligeledes benytter sig at muligheden for
at afgive høringssvar til budgettet via
hjemmesiden.
Budgetmaterialet vil løbende blive
opdateret på budgethjemmesiden.
Høringssvar, der er afgivet senest
(cirka 10) dage før fagudvalgsbehandlingen kan indgå i fagudvalgsbehandlingen. Dato for den afsluttende
fagudvalgsbehandling (i juni måned)
fremgår af budgetdirektivet, og
økonomikonsulenterne sikrer, at
høringsbidrag fra relevant MEDOmråde- og MED-Hovedudvalg sendes
med dagsordenen ud.
Opmærksomheden henledes i øvrigt på,
at høringssvarene ligger på
hjemmesiden.
Ovenstående er det generelle
udgangspunkt for inddragelsen af MEDorganisationen i budgetprocessen.
Budgetprocesserne vil være lidt
forskellige år for år. Der vil derfor være
behov for at tilrette medinddragelsen
løbende.
MED-organisationens inddragelse i
budgetprocessen vil blive synliggjort for
politikerne i budgetdirektivet.
Evaluering og ændringer
Ændringer i denne procedureaftale
forhandles i MED-Hovedudvalget.
Aftalen er gældende indtil parterne er
enige om ændringer heraf. Den kan dog
også opsiges af en af parterne ved
starten af en ny budgetproces.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
20
Årshjul for budgetinddragelsen
Område
21
* Retningslinje
for rationaliserings- og
omstillingsprojekter
(herunder udbud)
Formål
Medarbejderne skal være inddraget i
ledelsens overvejelser i forhold til
rationaliseringer, omstillinger, udbud og
lignende. Inddragelsen sker via MEDOrganisationen.
Retningslinjen skal sikre, at
bestemmelserne i MED-aftalens §7
overholdes om information i de
konkrete tilfælde.
Handling
Det påhviler ledelsen at,
informere om den seneste udvikling
og forventede udvikling i
virksomhedens aktiviteter og
økonomi
informere om og drøfte den aktuelle
situation og den forventede
udvikling med hensyn til
beskæftigelsen i virksomheden og
om alle planlagte, forventede
foranstaltninger, navnlig når
beskæftigelsen er truet
informere om og drøfte de
beslutninger, som kan medføre
betydelige ændringer i arbejdets
tilrettelæggelse og
ansættelsesforhold, herunder
beslutning om
virksomhedsoverdragelse.
Informationen skal gives på et
passende tidspunkt, på en passende
måde og med et passende indhold,
således at medarbejderne har mulighed
for og er i stand til at foretage en
passende analyse og forberede
drøftelsen.
Se nærmere detaljeret beskrivelse i
MED-aftalens §7 stk. 4.
Vidste du at medarbejderne skal
være med til at diskutere
besparelser, udbud og andre
økonomiske beslutninger, der har
indflydelse på deres
arbejdssituation?
Alle MED-udvalg skal udarbejde et
årshjul, som beskriver de opgaver og
temaer, som MED-udvalget sætter
fokus på. Årshjulet skal synliggøre,
hvor og hvornår medarbejderne skal
inddrages i beslutninger, drøftelser
og/eller informationer.
Læs også
MED-aftalens §7. ERNA > Personale >
MEDindflydelse og –bestemmelse >
MED-aftale.
Protokollat om medarbejdernes
inddragelse og medvirken ved
omstilling, udbud og udlicitering, bilag 4
i Rammeaftale om medindflydelse og
medbestemmelse, OK’11.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
22
* Retningslinje
for kompetenceudvikling
Formål
Sikre en høj grad af faglighed og
kvalitet i opgaveløsningen. Uden
kompetenceudvikling kan Næstved
Kommune ikke være en dynamisk og
lærende organisation. Medarbejderne
skal opleve overensstemmelse mellem
de kompetencer den enkelte har og de
udfordringer og krav, vedkommende
bliver mødt med på arbejdspladsen.
Definition
Kompetencer er kvalifikationer i en
given arbejdsmæssig sammenhæng.
Det betyder, at kompetencer altid skal
ses i en sammenhæng med, hvilke
opgaver der skal løses, og i relation til
de mennesker opgaverne skal løses for
og sammen med. Næstved Kommune
vægter både faglige, personlige og
sociale kompetencer højt.
Medarbejderne skal i bred forstand
være klædt godt på til at udføre deres
opgaver.
Kompetenceudvikling er de aktiviteter
og indsatser, der kvalificerer
medarbejderen til at udføre sine
opgaver.
Handling
Kompetenceudvikling prioriteres højt
for alle ansatte. En afklaring af de
forskellige behov for kompetenceudvikling skal derfor sættes på
dagsordenen i såvel direktionen som i
de enkelte afdelinger, stabe og
MED−udvalg og på de enkelte
arbejdspladser. Det skal være tydeligt i
budgettet at der afsættes midler til
kompetenceudvikling.
Kompetenceudvikling et fælles
anliggende for både ledelse og
medarbejdere.
Det er ledelsens ansvar at sikre plads
og rum for, at den relevante
kompetenceudvikling kan finde sted.
Ledelsen har også ansvaret for at
tilrettelægge det daglige arbejde, så de
nye kompetencer bliver bragt i spil.
Medarbejderne har ansvar for at
vedligeholde og udbygge deres
kompetencer ved aktivt at gribe de
muligheder, der byder sig.
Vidste du, at du sammen med
din leder skal drøfte
kompetenceudvikling?
– i forbindelse med MUS-samtale.
I forbindelse med udarbejdelsen af den
enkelte arbejdsplads' virksomhedsplan
skal kompetenceudvikling indgå. Der
skal være en beskrivelse af mål og
succeskriterier for indsatsen, og det
skal fremgå, hvordan resultatet skal
evalueres.
Der skal løbende være en dialog
mellem ledere og medarbejdere om
behovet for udvikling,
hvor rammen er arbejdsstedets
visioner, mål, krav og muligheder holdt
op imod medarbejderens ønsker og
ambitioner.
I medarbejdersamtalen (MUS) og
teamudviklingssamtalen skal den
konkrete kompetenceudvikling drøftes
og der laves en skriftlig udviklingsplan.
23
Eksempler på hvad
kompetenceudvikling kan være:
"Læring på jobbet", hvor der er
fokus på den interne læring og
udvikling af opgaver og processer
Systematisk videndeling, hvor der er
fokus på at viden skal forankres og
være tilgængelig
Nye opgaver og deltagelse i
arbejdsgrupper og projekter
Deltagelse i netværk
Coaching og sparring
Supervision
Sidemandsoplæring / Intern og
ekstern jobrokering
Mentorordninger, hvor vi lærer af en
erfaren kollega
Deltagelse i internt tilrettelagte
uddannelses− og udviklingsforløb
Deltagelse i eksterne kurser og
uddannelser, hvor vi henter ny viden
og inspiration udefra
Det er muligt at søge HR-puljen om
tilskud til uddannelse. Find information
på ERNA > Personale > Kurser og
kompetenceudvikling > HR-pulje
Læs også
Retningslinje om Jobbank og MUSsamtaler.
Er du i tvivl, kan du kontakte Center for
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
24
* Retningslinje
for sundhedsfremme
Formål
Fremme sundhed, trivsel og
arbejdsglæde ude på de enkelte
arbejdspladser, forebygge sygdom og
reducere sygefravær blandt
medarbejderne.
Bidrage til en kultur, hvor det sunde
valg er det lette valg for
medarbejderne.
Handling
Den enkelte virksomhed skal udarbejde
en handlingsplan for
sundhedsfremmende tiltag på den
enkelte arbejdsplads.
Kontakt eventuelt Sundhedscentret for
hjælp og hent eventuelt inspiration i
materiale om sundhedsfremme, ERNA
> Personale > Sundhed > Retningslinje
om sundhedsfremme > Inspiration
Kommunen stiller en række
sundhedsfremmende tilbud til rådighed
for såvel den enkelte medarbejder som
for virksomhederne.
Konkrete tilbud for
sundhedsfremme:
Tilbydes via Trivselshotline (ERNA >
Personale > Arbejdsmiljø og trivsel):
Sundhedsrådgivning
Motionsrådgivning
Rygestoprådgivning og kurser
Rådgivning om misbrug og
behandling
Psykologhjælp
Coaching
Vejledning om stresshåndtering
Tillige tilbydes Personlige
sundhedsprofiler (PSP). Du kan
henvende dig direkte til
Sundhedscentrets konsulenter for aftale
om dette tilbud.
Se også aftaler, som er indgået af
Personaleforeningen: ERNA > Bagsiden
> Pink
Vidste du, at Sundhedscentret
tilbyder rådgivning til dig
om din sundhed?
Læs mere
Der er udarbejdet et katalog over tilbud
i detaljer samt inspiration til initiativer
du kan iværksætte på din arbejdsplads.
Find mere om sundhed på ERNA >
Personale > Sundhed
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
25
* Retningslinje
for trivselsmålinger
Formål
Næstved Kommune vil være en
attraktiv arbejdsplads. Trivselsmålinger
er et godt udgangspunkt for at forbedre
og udvikle de ansattes trivsel og
sundhed på arbejdspladsen og dermed
skabe grundlag for at nedbringe
sygefraværet.
Handling
Kommunen forpligtet til at foretage
målinger af medarbejdernes tilfredshed
og trivsel, herunder det psykiske
arbejdsmiljø mindst hvert tredje år (jfr.
Aftalen om trivsel og sundhed, som
blev indgået i 2008).
I Næstved Kommune sker målingerne i
tilknytning til den lovpligtige
arbejdspladsvurdering (APV), som skal
ske minimum hvert 3. år. Den enkelte
virksomhed har mulighed for at
kortlægge det psykiske arbejdsmiljø –
og dermed trivslen – oftere end hvert
3. år, såfremt det ønskes.
Trivselsmålinger skal indgå som en del
af kortlægningen af det psykiske
arbejdsmiljø. I kortlægningen anvendes
spørgsmål, udviklet af det Nationale
Forskningscenter for Arbejdsmiljø
(NFA), som også rummer spørgsmål til
trivsel, tilfredshed og social kapital
(NFA’s korte skema).
Trivselsmålinger foregår elektronisk i en
web-baseret løsning, hvor alle ansatte
har adgang.
Brugerne af systemet er som
udgangspunkt arbejdsmiljøgrupperne.
Arbejdsmiljøgrupperne er
nøglepersoner i APV-arbejdet og følger
op på og vurderer samt prioriterer
handlingsplaner i forhold til de kortlagte
arbejdsmiljøudfordringer.
Vidste du, at du får indflydelse
på dit arbejdsmiljø, når du
besvarer spørgeskemaet i det
elektroniske værktøj?
Læs mere
Information om det elektroniske APVværktøj, Safetynet, kan du finde på
ERNA > Personale > Arbejdsmiljø og
Trivsel > Arbejdspladsvurdering
Bemærkning
Retningslinjen ændrer ikke ved
arbejdsmiljølovens princip om, at
arbejdsgiveren har hovedansvaret med
hensyn til at sørge for, at
arbejdsforholdene er sikkerheds- og
sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Det elektroniske værktøj, kaldet
Safetynet, administreres af Kontoret for
Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR.
26
* Retningslinje
for håndtering af
sygefravær
Formål
Kommunen, som arbejdsgiver, påtager
sig et socialt ansvar og drager omsorg
for, at ansatte ikke bliver syge på grund
af forhold på arbejdspladsen.
Næstved Kommune har en tillidsbaseret
sygefraværsindsats. Det vil sige en
indsats, der bygger på gensidig tillid
mellem ledelse og medarbejdere og
medarbejdere imellem.
Samtidig med at kommunens
administrationsgrundlag om håndtering
af sygefravær følges skal driften på den
enkelte virksomhed sikres i muligt
omfang. Der skal kontinuerligt være en
naturlig opmærksomhed rettet mod
sygefravær for at forebygge
arbejdsbetinget sygefravær og som
udtryk for almindelig social
ansvarlighed og kollegialitet.
Handling
Forebyggelse
Næstved Kommune anlægger et
forebyggende perspektiv på
sygefravær.
Det betyder, at kommunen aktivt
medvirker til at nedbringe sygefraværet
på arbejdspladserne. Det er en
grundlæggende holdning, at det ikke er
acceptabelt, at forhold på
arbejdspladsen er årsag til sygefravær.
Enhver virksomhed er forpligtiget til at
forebygge arbejdsbetinget sygefravær.
Næstved Kommune ønsker at give sine
ansatte de bedst mulige betingelser for
at løse deres opgaver. En forebyggende
indsats i forhold til sygefravær skal give
tryghed og sikrer de ansatte sunde,
sikre, udviklende og motiverende
arbejdsforhold.
Denne afgørende balance mellem
tryghed og udvikling sikres blandt
andet ved løbende at afstemme
rammer, krav og kompetencer.
Vidste du, at du har pligt til at
holde kontakt til arbejdspladsen
under din sygdom?
Ved sygdom
På første sygefraværsdag skal du
sygemelde dig telefonisk senest ved
arbejdstidsbegyndelse til nærmeste
leder, eller til en af lederen udpeget
person.
Senest på fjerde sygedag skal du igen
tage initiativ til en dialog med den
nærmeste leder, eller til en af denne
udpeget person.
Senest efter to ugers fravær tager
lederen initiativ til en fraværssamtale
med dig.
Senest 4. fraværsuge skal der på
lederens initiativ gennemføres en
lovpligtig samtale med dig.
27
Den enkelte leder sikrer, at der løbende
bliver fulgt op på sygefraværsindsatsen.
Det skal tilstræbes, at den sygemeldte
hjælpes tilbage i arbejde på den mest
hensynsfulde måde. Afskedigelser og
udstødelse af arbejdsmarkedet på
grund af sygdom skal forebygges.
Den lokale indsats
Det enkelte MED-udvalg sikrer, at
retningslinjen om håndtering af
sygefravær og kommunens
administrationsgrundlag for håndtering
af sygefravær tilpasses de lokale
forhold. Som minimum skal det lokalt
afklares om der er tale om et
arbejdsbetinget sygefravær og i så fald,
-
-
Læs også
Administrationsgrundlag for
sygefraværshåndtering: ERNA >
Personale > Ferie, fravær og sygdom >
Sygdom > Administrationsgrundlag for
sygefravær. Her er beskrevet en mere
detaljeret procedure om sygefraværssamtale, mulighedserklæring,
fastholdelse m.v.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
hvordan årsagen til arbejdsbetinget
sygefravær generelt kortlægges og,
hvordan der generelt tages de
nødvendige mulige foranstaltninger
til, at årsagen fjernes eller
minimeres
der generelt foretages forebyggende
tiltag til imødegåelse af et
arbejdsbetinget sygefravær
28
* Retningslinje
for identificering, forebyggelse og
håndtering af stress
Formål
Sikre, at der tages hånd om den samlede indsats for at
identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning
til arbejdsbetinget stress. Trivsel er vigtig. Der er
sammenhæng mellem dårligt helbred og forringet psykisk
arbejdsmiljø. Er man glad for sit arbejde, fungerer man
også bedre – og er mindre syg.
Det er vigtigt hurtigt at identificere stress, så det ikke
udvikler sig til et problem for den enkelte og for
arbejdspladsen.
Vidste du, at arbejdsbetinget stress typisk
opstår, fordi medarbejderen stilles
over for krav i arbejdet,
som vedkommende ikke kan opfylde?
Arbejdsbetinget stress – en definition
Arbejdstilsynets definition danner ramme om, hvordan
begrebet anvendes i denne retningslinje:
”Arbejdsbetinget stress opstår typisk, fordi medarbejderen
stilles over for krav i arbejdet, som han/hun ikke har
ressourcer/kompetencer til at opfylde.”
Arbejdsbetinget stress kan vise sig ved forskellige
belastningsreaktioner hos medarbejderen. Reaktionerne kan
være psykiske, kropslige eller adfærdsmæssige.
Eksempler på fysiske symptomer er:
indre uro, hovedpine, hjertebanken,
mavesmerter, nedsat potens, vægttab, hyppige
infektioner, forværring af kronisk sygdom
Der kan skelnes mellem to former for arbejdsbetinget
stress:
Den kortvarige stress, akut krise eller stresssituation, hvor
man oplever belastninger i kortere tid. Får man mulighed
for at restituere sig, vil man relativt hurtigt komme sig oven
på en kortere periode med stress.
Den langvarige og intense stress, er en belastning der varer
betydeligt længere. Man kan risikere at få kronisk stress,
som kan have alvorlige konsekvenser for den enkelte
medarbejders helbred, livskvalitet og arbejdspræstationer.
Eksempler på psykiske symptomer er:
Ulyst, træthed, irritabilitet, hukommelsesbesvær,
koncentrationsbesvær, angst, nedsat humoristisk
sans, depression
29
Hvem har hvilke
roller og ansvar?
Organisationen
Identificere
o
o
o
o
o
Henvendelser til
Trivselshotline
Henvendelser til
Stressvejledere
Via MED-Organisationens
beretninger
Ved APV/trivselsmålinger
og lederevalueringer
Ved sygefraværsstatistikker
Forebygge
o
o
o
o
o
o
Ledelsen
o
o
o
o
Være opmærksom på om
medarbejderen i sin adfærd
udviser stresssymptomer
Følge tendenser i APV og
Trivselsmålinger
Følge sygefraværet
Ved MUS-samtaler
o
o
o
o
o
o
Håndtere
Skabe balance mellem krav og
ressourcer og de mål der sættes
Holde ledelsen orienteret om
tiltag, fremtidsmål og
forandringer
Sikre kompetenceudvikling af
ledelse og medarbejdere
Sikre at personalepolitiske
værdier er klare
Sikre mulighed for hjælp –
Trivselshotline
Følge udviklingen ved hjælp af
APV/Trivselsmålinger og
Lederevalueringer
o
o
Sikre klarhed om roller og ansvar
Sikre balance mellem opgaver og
ressourcer
Sikre medindflydelse,
medbestemmelse og dialog
Holde organisationsniveauet
orienteret om arbejdsmiljøet
Skabe mulighed for
kompetenceudvikling for
medarbejderne
Efterleve de personalepolitiske
værdier
o
o
o
o
o
o
Via Trivselshotline: 2947 4237
Via Stressvejledere: ERNA >
Personale > Arbejdsmiljø og
Trivsel > Håndtering af stress
Sikre at der er en tydelig
stresspolitik og retningslinje
Sikre mulighed for
ledelsesudvikling og
medarbejderudvikling
Tage kontakt til stressvejleder
Tage kontakt til Trivselshotline
Tage kontakt til
Personalekonsulent
Sikre handleplan for at
medarbejderen kan vende
tilbage til arbejdet
30
Hvem har hvilke
roller og ansvar?
Gruppe/kolleger
Identificere
o
o
o
Individ
o
Forebygge
Være opmærksom på om
kolleger viser
fysiske/psykiske
adfærdsmæssige
symptomer
Interessere sig for
hinanden
Have fokus på trivsel og
sygefravær
o
Kende og være
opmærksom på stresssymptomer
o
o
o
o
o
o
o
o
Håndtere
Følge op på
APV/Trivselsundersøgelser
Have respekt for opgaveløsningen
Holde en god tone på
arbejdspladsen
Efterleve de personalepolitiske
værdier
o
Kende ansvar og roller i relation
til opgaver og ressourcer
Melde uklarheder og konflikter ud
i tide
Planlægge og tilrettelægge
opgaver
Efterleve egen udviklingsplan
Være sit ansvar for godt
arbejdsmiljø bevidst
o
o
o
o
o
Gøre leder opmærksom på
problemer
Være opmærksom på positivt at
få en sygemeldt kollega tilbage
Være konstruktiv og hjælpe med
løsninger for den stressramte
Gøre leder opmærksom på
problemer
Bed kollega om hjælp
Bruge Trivselshotline
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
31
* Retningslinje for identificering
forebyggelse, og håndtering af vold,
trusler om vold, mobning og chikane
I Næstved Kommune accepterer vi ikke
at ansatte oplever at blive mobbet,
chikaneret eller udsat for vold eller
trusler om vold på deres job.
Formål
Alle ansatte sikres størst mulig tryghed på
arbejdspladsen ved at sætte fokus på identificering,
forebyggelse og håndtering af vold, trusler om vold,
mobning og chikane.
En definition
Mobning, chikane og vold defineres som udtryk for
uacceptabel adfærd fra en eller flere personer og kan
antage mange forskellige former, hvoraf nogle
er lettere at identificere end andre. Vold, mobning og
chikane påvirker de ansattes helbred og/eller skaber et
dårligt arbejdsmiljø.
Vold, mobning og chikane finder sted, når en eller flere
medarbejdere eller ledere udsættes for
krænkelser, trusler og/eller ydmygelser i
arbejdsrelaterede sammenhænge. Dette betyder at
det også kan gælde henvendelser uden for
arbejdspladsen, hvis det er i relation til
ansættelsesforholdet.
Det er tilladt at sige fra
Hvis du føler dig truet eller krænket har du ret til at
afbryde mødet med borgeren. Dette gælder også hvis
borgerne optager dig med lyd eller billede og det ikke er
aftalt på forhånd. Orientér borgeren om at du afbryder
møder og notér på sagen, hvorfor mødet blev
aflyst/afbrudt og give nærmeste leder besked.
Hvis du ønsker det, kan Næstved Kommune bistå dig
juridisk ved personlige søgsmål.
Hvem kan afgøre om der er tale om mobning,
chikane eller vold?
Det er alene den person, som udsættes for krænkelser,
trusler m.v., som kan afgøre om der er
tale om vold, mobning og chikane. Dog kan der være
tilfælde hvor den ansatte ikke selv er i
stand til at vurdere om der er behov for handling/hjælp.
Her har omgivelserne en forpligtigelse til at agere.
Læs i nedenstående oversigt mere om roller og ansvar
på de forskellige niveauer i organisationen.
32
Hvem har hvilke
roller og ansvar?
Organisationen
Identificere
o
o
o
o
Tendenser i APV og
Trivselsundersøgelser
Henvendelser til
Trivselshotline
Tendenser i
sygefraværsstatistikker
Ulykkesanmeldelser
Forebygge
o
o
o
o
Ledelsen
o
o
o
o
o
Skal sikre at arbejdet kan
udføres sikkert (eventuelt
behov for
sikkerhedsprocedure)
Være opmærksom på
situationer
Lytte til eventuelle signaler
i hverdagen
Sikre gennemførelse af
Trivselsundersøgelser og
APV
Registrere episoder
o
o
o
o
o
o
Håndtere
Sikre opmærksomhed på
sikkerhedsprocedurer og
handleplaner
Sikre mulighed for
kompetenceudvikling
Lokale procedurer/retningslinjer
vedtages i MEDVirksomhedsudvalg/Personalemøder
med MED-status
Udbrede personalepolitiske værdier
og holdning om at vold, trusler om
vold, mobning og chikane er
uacceptabel adfærd
o
Sikre at italesætte og have dialog
om eventuelle problemer
Iværksætte handlinger på basis af
tilkendegivelser i APV/Trivselsundersøgelser/MUS-samtaler
Aftale klare værdier og holdninger
for arbejdspladsen med alle ansatte
og sikre at alle ansatte kender
værdier og holdninger
Sikre de ansatte har nødvendig viden
og kompetence
Respekt for forskelligheder
Tage ansvar for at mindske risikoen
for at blive udsat for overgreb,
mobning og chikane
o
o
o
o
o
o
o
o
Brug af Falck Healthcareløsninger
Trivselshotline: 2947 4237
Sikre fysiske rammer
Foretage ulykkesanmeldelse
Foretage politianmeldelse
Følge op på ofret med f.eks.
krisehjælp/ psykolog-hjælp
m.m.
Sikre at episoden bearbejdes
med ofret og kolleger
Iværksætte eventuelle
yderligere sikkerhedstiltag
Informere organisationen
33
Hvem har hvilke
roller og ansvar?
Gruppe/kolleger
Identificere
o
o
o
Have løbende
opmærksomhed i
hverdagen på situationer,
der kan udvikle sig
Lytte til eventuelle signaler
i hverdagen
Ved gruppeudviklingssamtaler
Forebygge
o
o
o
o
o
Individ
o
o
Mærke om du
føler/oplever mobning,
chikane, vold og trusler
om vold
Ved APV/Trivselsundersøgelser og MUSsamtaler
o
o
o
o
o
o
o
Med venlig hilsen, MED-Hovedudvalget
Håndtere
Overholde MED-udvalgets lokale
procedurer, værdisæt og
sikkerhedsinstruktioner
Have fokus på trivsel og et godt
arbejdsmiljø
Skabe åben dialog om mobning og
chikane
Udvise respekt for hinandens
forskelligheder
mobning og chikane
o
Kompetenceudvikling/uddannelse,
f.eks. i håndtering af vanskelige
borgere og konflikthåndtering
Være opmærksom på den vanskelige
samtale – ikke tale en situation op
Sikre at fysiske rammer er ok
Være opmærksom på kropssprog
Overholde sikkerhedsinstrukser
mobning og chikane
Holde sig informeret om værdier og
holdninger
o
o
o
o
o
MED-udvalget skal udarbejde
handlingsplan på baggrund af
APV/Trivselsmålinger/ konkrete
episoder
Kolleger skal være
opmærksomme på hinanden og
hjælpe hvis situationer opstår
Kontakte leder
Kontakte andre nøglepersoner,
f.eks. kollega, TR,
arbejdsmiljørepræsentant
Søge hjælp
Søge information
Godkendt den 8. december 2011. Gældende pr. 1. januar 2012
34
Retningslinje for ansættelse
Formål
Sikre at ledelse og medarbejdere
bidrager til og får indflydelse på, at den
bedste medarbejder ansættes i den
givne stilling.
Handling
Der nedsættes et
ansættelsesudvalg. Ledelsen
udpeger ledelsesrepræsentanterne
og personalet vælger i samråd med
tillidsrepræsentanten
medarbejdernes repræsentant(er).
Alle ledige stillinger opslås samtidigt
i jobbank og internt (i minimum én
uge), før et eventuelt eksternt
opslag.
Vikariater af op til 3 måneders
varighed - herunder tilkaldevikarer kan besættes uden stillingsopslag.
Ledelsen og tillidsrepræsentanten
for relevant faglig organisation kan
aftale at undlade stillingsopslag.
Proceduren aftales med relevant
Personalekonsulent.
Ledelsen/ansættelsesudvalget er
ansvarlig for, at der foretages
nødvendig opfølgning af ansættelsen
i prøvetidsperioden.
Detaljer relateret til
retningslinjen fremgår
af det særskilte
administrationsgrundlag
Ansættelseskompetence
AnsættelsesNiveau
Kommunaldirektør
og øvrige direktører
Vicedirektører,
afdelingschefer og
centerchefer
Kontorchefer og
virksomhedsledere,
chefkonsulenter og
souschefer for
virksomhedsledere
Øvrige
medarbejdere
Ansættelseskompetence
Økonomiudvalg og
Byråd
Økonomiudvalg
Forvaltningsdirektører
– evt. uddelegering til
afdelingsledere eller
centerchefer
Ledere med
personaleansvar
Læs også
Administrationsgrundlag for ansættelse.
Stillingsopslaget udarbejdes af
ansættelsesudvalget og oprettes
elektronisk.
Hvis du er i tvivl, så ret henvendelse til
Center for Personale og HR.
Det skal fremgå af stillingsopslaget,
at kommunen kun modtager
ansøgninger elektronisk.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Ansættelsesudvalget indstiller og
ledelsen afgør ansættelsen, jfr.
Kompetenceplanen. Ved uenighed
træffes afgørelsen af ledelsen.
Ledelsen er ansvarlig for
administration af afslag til øvrige
ansøgere (Ofir).
35
Retningslinje for
medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
Formål
Medarbejder og leder sammen drøfter
medarbejderens opgaver,
kvalifikationer og udvikling. Det er et
krav i overenskomsten, at der afholdes
en årlig MUS.
Vidste du, at der kan holdes
samtaler enkeltvis (MUS) og i
grupper (GRUS)?
Handling
Medarbejderudviklingssamtalen
holdes mellem medarbejderen og
den nærmeste leder med
personaleansvar.
Medarbejderen får mulighed for at
drøfte sine arbejdsopgaver, sine
muligheder for at udføre dem, sin
tilfredshed med opgaverne og
arbejdsmiljøet, og sine ønsker til
udvikling med sin nærmeste leder.
Lederen får samtidig lejlighed til at
drøfte sine ledelses-forventninger
med medarbejderen.
Lederen får et samlet overblik over,
om der er overensstemmelse
mellem medarbejdernes
kvalifikationer og arbejdspladsens
opgaver samt om der er behov for
nyudvikling. Lederen får en
tilbagemelding på egen ledelsesstil.
Som led i samtalen udarbejder man
en skriftlig udviklingsplan for
medarbejderen (se inspiration til
MUS-samtale og skema til aftale og
notater, ERNA > Personale >
Kompetenceudvikling og kurser >
MUS). Denne skriftlige
udviklingsplan/aftale må ikke
gemmes i eDoc, da det er en
personlig aftale mellem dig, som
ansat, og din leder.
Der findes flere forskellige former
for samtaler. Det er op til den
enkelte arbejdsplads at finde de
samtaleformer, der passer bedst.
Hvis medarbejderne løser mange
opgaver individuelt, og samarbejdet
på arbejdspladsen ikke er
afgørende, kan den individuelle
samtale (MUS) være tilstrækkelig.
Hvis der til gengæld er tale om en
arbejdsplads, hvor grupper eller
team udfører ensartede arbejdsopgaver, kan gruppesamtalen
(GRUS) være hensigtsmæssig.
Det er lederen, der inviterer til
samtalen. Der afsættes den
nødvendige tid til samtalen, som
skal kunne foregå uden
forstyrrelser.
Medarbejderudviklingssamtalen
foregår i fortrolighed mellem leder
og medarbejder. Der kan dog
komme noget frem i samtalen, som
efter aftale, vil være fornuftigt at
tage op til samlet drøftelse på
arbejdspladsen.
Når alle samtaler er afviklet, giver
samtlige ledere en tilbagemelding til
medarbejderne. Det kan være i
forhold til at ændre fordelingen af
arbejdsopgaver, behov for ny
uddannelse eller ændre sin egen
ledelsesstil.
MED-Virksomhedsudvalgene skal
følge op på, hvordan MUS-samtaler
bliver anvendt på virksomheden.
36
MED-Hovedudvalget skal årligt
evaluere rammerne for MUSsamtaler.
Ledere, der ikke tidligere har holdt
medarbejderudviklingssamtaler, vil
få mulighed for at deltage i en
særlig øvelsesdag, hvor der bliver
lejlighed til at afprøve de forskellige
samtaleformer og –skemaer.
Læs mere
Der er også udarbejdet et notat med
opfordring og inspiration til hvad MUSsamtalen bør indeholde. Du kan også
finde et skema, som kan anvendes til at
notere de mål og tidsplaner der aftales
ved samtalen.
Find notatet med inspiration og
skemaet på ERNA > Personale >
Kompetenceudvikling og kurser > MUS
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
37
Retningslinje
for rygning
Formål
Vi skal sikre et sundt og røgfrit
arbejdsmiljø, hvor ingen udsættes for
passiv rygning.
Handling
Man må ikke ryge i:
1. Kommunens bygninger
2. Kommunens køretøjer
3. Hos borgere. Det gælder også, hvis
borgeren selv er ryger.
Man må gerne ryge uden for
bygningerne, dog ikke ved
hovedindgange.
Tillige henvises til Lov om røgfri miljøer.
Rygerum
Man kan lave aftaler om at oprette et
rygerum. Rygerummet skal fuldt ud
leve op til følgende krav:
1. Der skal være gode
udluftningsmuligheder eller
ventilation
2. Lokalet må ikke være et
gennemgangsrum
3. Det må ikke indeholde funktioner,
som bruges af andre
Som ryger skal man sørge for i videst
muligt omfang at holde rygepause i
forbindelse med almindelige pauser.
Arbejdstilsynet fører tilsyn med de
enkelte arbejdspladser. Overtræder
man reglerne, kan man blive idømt en
bøde.
Vidste du, at Næstved
Kommune tilbyder gratis
rygestopkurser?
Rygestop
Kommunen har etableret
rygestopkurser for medarbejderne.
Kurserne er gratis, og de ansatte får fri
med løn til at deltage i forløbet.
Konsekvens ved overskridelse
Hvis du ikke overholder retningslinjen
vil du blive indkaldt til tjenstlig samtale.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
38
Retningslinje
for brug af alkohol og
forebyggelse af misbrug
Formål
Vi skal fremme medarbejdernes
sundhed ved at forebygge og behandle
misbrug. Vi skal sikre, at kommunens
medarbejdere er troværdige og
respektable.
Handling
Som ansat i Næstved Kommune må du
ikke drikke alkohol eller indtage
euforiserende stoffer eller medicin i
arbejdstiden. Du må heller ikke lugte af
eller være påvirket af alkohol i
arbejdstiden.
Du skal være opmærksom på særligt
skærpede omstændigheder ved
betjening af køretøjer og maskiner.
Lederen kan i særlige tilfælde give
medarbejderne lov til at drikke alkohol.
Det kan f.eks. være ved en reception,
en mærkedag, m.v.
Tilbud om behandling
Hvis man har mistanke om, at en
medarbejder har et misbrug eller en
ansat selv erkender et misbrug, skal
man henvende sig til sin nærmeste
leder.
Lederen vil derefter sørge for at
misbrugeren tilbydes behandling. Dette
sker i samarbejde med Center for
Personale– og HR-udvikling og
Sundhedscentret og kan efter aftale ske
i arbejdstiden.
Det er en forudsætning, at misbrugeren
anerkender sit problem og medvirker i
behandlingen.
Som udgangspunkt behandles
misbrugeren gennem det offentlige
system. Men hvis en ekspert skønner,
at misbrugeren har brug for yderligere
hjælp, kan man lave en aftale om
supplerende behandling.
Vidste du, at en medarbejder
kan få tilbudt behandling for
alkohol – eller stofmisbrug?
Konsekvens ved overskridelse
Hvis du ikke overholder retningslinjen,
vil du blive indkaldt til tjenstligt
samtale.
Hvis du er i tvivl, kan du kontakte
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
39
Retningslinje for
godtgørelse af merudgifter
til tjenesterejser og kørsel
Formål
Sikre at alle ansatte får godtgjort deres
udgifter ved tjenesterejser og kørsel i
henhold til SKATs regler.
Når du er på tjenesterejse, skal det
foregå:
så rationelt og CO2-neutralt som
muligt (klimahandlingsplan)
om muligt ved samkørsel og
ved benyttelse af de kommunale
tjenestebiler.
Handling
Som hovedregel skal du gøre brug af
offentlig transport eller tjenestebiler/
cykler og køre flere i samme bil. Vil du
bruge en anden transportform, skal du
aftale det med din nærmeste leder.
Overnatter du, skal din leder vurdere,
om du kan bruge en tjenestebil.
Du kan ikke få godtgjort
transportudgifter, når du bevæger dig
mellem administrations-bygninger,
afdelinger af virksomheder og lignende
småture, som kan foregå til fods eller
på cykel.
Kører du i egen bil, beregnes
kilometerafstanden mellem hjem og
bestemmelsessted eller mellem
arbejdsplads og bestemmelsessted – og
der regnes med den korteste afstand.
Hvis du kører fra arbejde, beregnes
kilometerafstanden fra arbejdssted til
bestemmelsessted.
Næstved Kommune anvender
Skatterådets takster. Vær særlig
opmærksom på lavere takster for kørsel
ud over 20.000 km i det enkelte
kalenderår.
Hvad får du dækket?
Udgifter dækkes til offentlige
transportmidler (bus, tog, færge, bro
eller fly) eventuelt kombineret med
taxa. Du skal attestere alle udgifter.
Hvis du bruger eget transportmiddel,
selvom det ikke er det billigste,
refunderes udgifter svarende til det
billigste transportmiddel, med mindre
din nærmeste leder har godkendt andet
(vi indhenter prisoverslag fra for
eksempel DSB).
I situationer med fælles transport
foretages en konkret vurdering for at
finde ud af, om den enkelte deltager
kan få udgiften godtgjort. Udgiften
svarer i så fald til det billigste offentlige
transportmiddel.
Rejs med omtanke
– brug offentlige
transportmidler eller
tjenestebiler!
Dækning af merudgifter ved
rejser (udlæg/prisoverslag)
Du får dækket merudgifter efter
regning, når:
udgiften dækker godkendt
repræsentation i forbindelse med
eksterne samarbejdspartnere,
forhandlingsparter, gæster og
lignende
udgiften dækker fortæring, der
indgår som en del af et samlet
arrangement, og hvor kommunen
ikke har betalt et eventuelt
deltagergebyr
udgiften er til fortæring i forbindelse
med en godkendt rejse sammen
med eksterne personer.
Alle udlæg skal attesteres af den, som
har haft udgiften.
40
Rejsegodtgørelse
Merudgifter til fortæring og
småfornødenheder i forbindelse med
rejser med overnatning dækkes efter
de til enhver tid gældende takster. Du
kan læse mere om taksterne på
personalestyrelsens hjemmeside.
Rejser uden for Danmark
Merudgifter i forbindelse med
tjenesterejser udenfor Danmarks
grænser, skal aftales med direktøren
eller afdelingschefen. Vær opmærksom
på, at der findes særlige takster for
befordrings- og rejsegodtgørelse i
udlandet.
Der findes et særligt skema for ansatte
på overenskomsten for social- og
sundhedspersonale. Skemaet er lavet
med henblik på at registrere en evt.
overgang fra skattefri til skattepligtig
befordringsgodtgørelse.
Udbetaling
Så vidt muligt skal befordrings- og
rejsegodtgørelse samt udlæg udbetales
hver måned og altid i det korrekte
regnskabsår.
Al dokumentation opbevares elektronisk
eller i papir hos den bogførende enhed.
Registrering og dokumentation
Læs også
Skemaet skal underskrives af den
person som har kørt. (Skemaer finder
du på ERNA: Informationer for alle
ansatte > Personaleforhold > Kørselog rejsegodtgørelse)
Befordrings- og rejsegodtgørelse skal
løbende registreres i et skema.
Befordrings- og rejsegodtgørelse skal
attesteres af en leder eller en
stedfortræder.
Administrationsgrundlag for godtgørelse
af merudgifter ved tjenesterejser, som
findes på ERNA > Personale > Mig som
ansat > Kørsel og tjenesterejser.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
41
Retningslinje
for tjenestefrihed
Formål
Hjælpe med at skabe en nødvendig
balance mellem arbejde og fritid.
Du kan få fri MED løn ved:
1. eget bryllup og sølvbryllup
2. egen 50 og 60-års fødselsdag
3. eget 25, 40 og 50-års jubilæum
For punkt 1 og 2 kan du få fri på selve
dagen. Du kan ikke få en erstatningsfridag, hvis dagen falder på en
almindelig ferie-/fridag.
Du kan få fri på din egen
jubilæumsdag. Hvis dagen falder på en
almindelig fridag eller i en ferie, kan du
få fri på den nærmeste forudgående
eller følgende arbejdsdag. Eller du kan
lave en aftale om en anden fridag med
din nærmeste leder.
Du kan også få fri med løn ved
begivenheder i egen familie
Egen familie defineres som følgende:
forældre, søskende, svigerforældre,
bedsteforældre, ægtefælle, børn,
svigerbørn og børnebørn. Samlever har
samme status som ægtefælle.
Du kan søge nærmeste leder om
at få fri på særlige mærkedage
Særlige mærkedage er f.eks. barnedåb,
konfirmation og bryllup.
Du kan også få fri med løn ved:
1. alvorlig sygdom
2. dødsfald, begravelse/bisættelse
I begge tilfælde når det drejer sig om
nærmeste familie.
Tjek ”Aftale om fravær af
familiemæssige årsager”, KL/KTO.
Vidste du, at man kan få fri
med løn til bryllup, barnedåb
og lægebesøg?
I nødvendigt omfang kan du få
fri med løn ved besøg hos:
1. læge
2. speciallæge
3. tandlæge
4. bandagist
5. jordemoder
6. kiropraktor
7. fysioterapeut
Besøgene skal være nærområdet, det
vil sige i Næstved og nærmeste omegn
for at få fri med løn.
Er du i behandling for barnløshed, skal
du huske at indgå en §56-aftale.
Er du bloddonor, kan man få fri, når du
skal give blod. Og er du
ryger/misbruger og forsøger at stoppe,
yder Næstved Kommune tjenestefrihed
med løn i forbindelse med behandling.
Fridage i forbindelse med små
børn
Du kan få fri med løn i forbindelse med
dine mindreårige børns besøg hos:
1. læge
2. speciallæge
3. tandlæge
Og du kan få fri i forbindelse med
børnenes hospitalsindlæggelse.
Tjek ”Aftale om fravær af
familiemæssige årsager”, KL/KTO.
42
Du kan få fri UDEN løn ved
følgende begivenheder i
nærmeste familie:
1.
2.
3.
4.
barns første skoledag
runde fødselsdage
sølvbryllupper og guldbryllupper
jubilæer
Du og din nærmeste leder kan aftale
fridage uden løn i andre særlige
situationer. Dette kan gøres ved
almindelig afspadsering eller fleksible
arbejdstider.
Du skal så vidt muligt tilrettelægge
tjenestefriheden, hvor det er mindst
indgribende i forhold til arbejdstiden.
Deltidsansatte skal i særlig grad være
opmærksom på dette.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Normalt kan du få én dag fri pr.
begivenhed. Men hvis der er nogle
særlige omstændigheder, kan du aftale
noget andet med din nærmeste leder.
43
Retningslinje
for Næstved Kommunes
brug af tv-overvågning
Formål
Vi bruger tv-overvågning som et tiltag
for at forebygge kriminalitet på og ved
kommunens virksomheder. Al brug af
tv-overvågning skal være i overensstemmelse med lovgivningen på
området.
Hvad er tv-overvågning?
Tv-overvågning er en vedvarende eller
regelmæssig overvågning af bygninger,
ting og steder. Til det formål bruges
fjernbetjent eller automatisk tvkamera, digital-kamera eller lignende
apparat, eventuelt udstyret med en
mikrofon til lydoptagelser.
Vidste du, at tv-overvågning
sker for at forebygge
kriminalitet?
Handling
lederen har ansvar for at kigge
optagelserne igennem og er
underlagt almindelig tavshedspligt
såfremt lederen finder optagelser af
ansatte i mistænkelige eller
krænkende situationer, skal lederen
straks underrette forvaltningsdirektøren. Herefter tager direktøren
stilling til det videre forløb
øvrige optagelser med mistænkelige
personer skal afleveres til politiet
i henhold til persondataloven skal
optagelserne slettes senest 30 dage
efter optagelsen. Leder har ansvar
for sletning. Hvis mediet overdrages
til en tredjepart, skal forvaltningsdirektøren godkende dette
som hovedregel skal overvågningen
altid foregå uden for normal
arbejdstid/ åbningstid
MED-Områdeudvalget skal holdes
orienteret om, på hvilke af
kommunens institutioner, der er
opsat overvågningsudstyr, undtaget
hvis politiet har sat udstyret op
der skal være en begrundet
mistanke om hærværk, tyveri eller
beskadigelse, før vi sætter
overvågningsudstyr op
Vi henviser til persondataloven og lov
om tv-overvågning.
når der besluttes at sætte
overvågningsudstyr op (eller når det
tages ned), skal den pågældende
forvaltnings-direktør underrettes
Følgende vil kunne vejlede og
rådgive dig omkring lovgivning,
brug og opsætning:
Risikostyrings– og arbejdsmiljøchefen skal godkende
opsætning af udstyret,
undtaget hvis politiet sætter det op i
forbindelse med en efterforskning
lederen har ansvar for indkøb og
vedligeholdelse af udstyret, det
praktiske ansvar i daglig-dagen
samt for opbevaring af optagelserne
på sikkert sted
Politi
Det Kriminalpræventive Råd
Kommunens Rådgivere (Danske
Risikorådgivere)
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
44
Retningslinje for
beskæftigelse af personer
med nedsat erhvervsevne
og ledige
Formål
Rammeaftalen om det sociale Kapitel 2
§ 3 forudsætter en årlig drøftelse i
MED-Hovedudvalget med henblik på:
at fremme en fælles forståelse af og
holdning til beskæftigelse på særlige
vilkår
at fastlægge retningslinjer for
beskæftigelse af personer med
nedsat erhvervsevne og ledige
at drøfte retningslinjer og
konsekvenser for personale- og
arbejdsvilkår for de øvrige ansatte,
herunder sikre, at der ikke sker
fortrængning eller udstødelse af
allerede ansatte
at drøfte det fysiske og psykiske
arbejdsmiljø, herunder forebyggelse
af sygdom og forebyggelse af
nedsættelse af erhvervsevnen.
Administrationen ved beskæftigelse af
personer med nedsat erhvervsevne og
ledige skal sikre, at ansættelser af
personer med løntilskud behandles lige
og hensigtsmæssigt i hele Næstved
Kommune.
Det skal indgå i alle drøftelserne
vedrørende den rimelige balance, at
Næstved Kommune har forpligtelser i
forhold til at fremskaffe løntilskudsjob,
virksomhedspraktik, fleksjob, anvise
muligheder for handicappede m.v.
jævnfør lovgivningen om aktiv
beskæftigelsesindsats.
Målgruppe
Målgruppen er dagpengeberettigede
ledige, revalidender samt personer med
varige begrænsninger i arbejdsevnen,
der får førtidspension (skånejob), som
får ansættelse i et løntilskudsjob efter
lov om en aktiv beskæftigelsesindsats.
Forståelse af og holdning til
beskæftigelse på særlige vilkår
Det følger dels af lovgivningen og dels
af Næstved Kommunes personalepolitik, at Næstved Kommune skal
arbejde for at fastholde og integrere
ledige og personer med nedsat
erhvervsevne.
Det er udtryk for ansvarlighed og
respekt for medmennesker at være
åben for aftaler om beskæftigelse på
særlige vilkår og aktivering af ledige.
Det er udtryk for ansvarlighed og
professionalisme at Næstved Kommune
som en stor arbejdsgiver er med til at
kvalificere den samlede arbejdsstyrke i
kommunen, herunder sikre det
langsigtede arbejdskraftudbud.
På den enkelte virksomhed
skal ske lokale drøftelser,
som skal sikre,
at ekstraordinært ansatte
mødes ligeværdigt med respekt!
Rimelighedsvurdering - balance
Der sikres en balance mellem antallet
af ansatte på ordinære vilkår og
antallet af ansatte på særlige vilkår.
Det er ikke muligt at anvise en håndfast
fordelingskvotient, idet en drøftelse af
det rimelige forhold og den rimelige
balance også må ske i dialog med
medarbejderne på den enkelte
virksomhed.
Beskæftigelsesministeriet har om
rimelighedskravet fastsat, at der skal
være mindst 5 ordinært ansatte pr.
person, der er i virksomhedspraktik
eller ansat med løntilskud.
45
Personale- og arbejdsvilkår i
øvrigt
Det er et vilkår, at der ikke sker
fortrængning eller udstødelse af
allerede ansatte i forbindelse med
ansættelse på særlige vilkår eller
aktivering af ledige. Der skal være tale
om merbeskæftigelse – en
nettoudvidelse af antallet af ansatte.
Ved merbeskæftigelse forstås at
ansættelsen skal medføre en
nettoudvidelse af antallet af ansatte i
forhold til, det til enhver tid gældende
budget. Merbeskæftigelseskravet påses
af arbejdsgiver og den lokale
repræsentant for den forhandlingsberettigede organisation.
Det er vigtigt, at der bliver tale om
beskæftigelser med reelt og kvalificeret
indhold, når der ansættes i job på
særlige vilkår eller aktiveres ledige. Der
skal således sikres muligheder for
jobudvikling og kvalificering af både
ordinært og ekstraordinært ansatte.
Beskæftigelsesministeriet har besluttet,
at ledige ikke længere kan komme i
virksomhedspraktik eller blive ansat
med løntilskud i den virksomhed, de
senest har været ansat i.
Drøftelser lokalt
Der sker en drøftelse i det enkelte MEDudvalg på virksomhedsniveau. Som
udgangspunkt for den lokale drøftelse
anvendes ovenstående rammer og bilag
2 i Rammeaftale om det sociale kapitel,
april 2004.
De lokale drøftelser i virksomhederne
skal sikre, at ekstraordinært ansatte
mødes med respekt som ligeværdige
kommende kolleger på arbejdspladsen.
Det er arbejdsgiver og lokale
repræsentanter (tillidsrepræsentanter)
for den forhandlingsberettigede
organisation der jf. § 14 i rammeaftalen
sikrer:
at formålet med ansættelsen er på
plads, herunder udviklingsformålet
for den aktiverede
at tilrettelæggelsen af forløbet,
herunder jobbeskrivelsen og
uddannelseselementer er på plads
at eventuelt behov for et særligt
introduktionsforløb er drøftet
at den aktiveredes
opkvalificeringsbehov indgår i
aftalen
at antallet af ansatte med løntilskud
er drøftet, så der er et rimeligt
forhold mellem antallet af ansatte
uden løntilskud og antallet med
løntilskud
at forudsætningen om
merbeskæftigelse er drøftet.
Det er den lediges faglige og personlige
kompetencer, herunder joberfaring, der
lægges til grund for, hvilke opgaver,
der indgår i aktiveringen.
Der er et almindeligt forvaltningsretligt
forbud mod at sætte skøn under regel,
og derfor kan der ikke laves faste
rammer for hvilke opgaver og
funktioner, som kan indgå i aktivering.
Der skal altid gennemføres en lokal
drøftelse.
Virksomhed - definition
I Næstved Kommune defineres
virksomheden som den enhed, hvor der
er selvforvaltningsaftale. Når der
inddrages medarbejderrepræsentant i
aftaler om ekstraordinær ansættelse,
skal medarbejderrepræsentanten være
fra den virksomhed, hvor den
ekstraordinært ansatte, skal have sit
virke.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
46
Retningslinje for
afskedigelse
Formål
Afskedigelser foregår på en saglig,
værdig, redelig og ordentlig måde.
Handling
Ansøgt afsked:
Du meddeler din opsigelse skriftligt til
nærmeste leder med varsel i henhold til
relevant overenskomst eller aftale.
Uansøgt afsked
Når det er nødvendigt at afskedige en
medarbejder af andre årsager end
sygdom:
1. skal der foreligge klare
begrundelser, som den ansatte
konkret kan forholde sig til
2. skal alle forvaltningsretlige
procedurer, overenskomster og
aftaler overholdes
3. skal der altid gennemføres
partshøring
4. er den ansatte berettiget til at få
bistand fra en tillidsrepræsentant,
faglig organisation eller anden
person, som vedkommende har
særlig tillid til
5. ledelsen har ansvar for, at der er en
forpligtende dialog med den
medarbejder, der risikerer
afskedigelse – herunder tjenstlige
samtaler og skriftlige advarsler
Detaljer relateret til
retningslinjen fremgår
af det særskilte
administrationsgrundlag
Uansøgt afsked pga.
sygdom/sygefravær
Inden det besluttes at afskedige en
medarbejder pga. sygdom, skal man
vurdere udsigt til raskmelding og
muligheden for hel eller delvis
genoptagelse af arbejdet.
Ved afskedigelse skal der findes
oplysninger om driftsmæssig
begrundelse, sygefraværets forventede
varighed og udsigterne i forhold til at
den ansatte bliver raskmeldt igen. Det
skal oplyses, hvis der er tale om en
anmeldt arbejdsskade.
Afskedigelseskompetence
Afskedigelsesniveau
Kommunaldirektør
og øvrige direktører
Vicedirektører,
afdelingschefer og
centerchefer
Kontorchefer og
virksomhedsledere,
chefkonsulenter og
souschefer for
virksomhedsledere
Øvrige
medarbejdere
Afskedigelseskompetence
Økonomiudvalg og
Byråd
Økonomiudvalg
Forvaltningsdirektører
– evt. uddelegering til
afdelingsledere eller
centerchefer
Ledere med
personaleansvar
Læs også
afskedigelser, som du finder her: ERNA
> Organisation > Ledelse >
Personaleadministration.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
47
Retningslinje for at
anvende Jobbank i Næstved
Kommune
Formål
Sikre, at man som ansat får øje på
ledige stillinger i kommunens regi,
således at færrest muligt siger op.
Samtidig er jobbanken et led i
rekrutteringsstrategien, idet den giver
medarbejderne mulighed for at
videreudvikle sig gennem internt
jobskifte.
Jobbanken skal desuden øge
mulighederne for at fastholde og
udvikle de ansatte.
Vidste du, at du kan skrive dig
op i Jobbanken?
Handling
Alle ansatte kan skrive sig ind i
jobbanken med sit CV.
En ansat, som er blevet sagt op, vil pr.
automatik blive tilbudt optagelse i
jobbanken i afskedigelsesperioden.
Alle relevante stillinger slås op via Ofir.
Læs mere i administrationsgrundlaget
og kontakt Center for Personale og HRudvikling for yderligere information.
Center for Personale og HR-udvikling
hjælper med at formidle kontakt
mellem ledere og ansøgere.
Læs også
Administrationsgrundlag for anvendelse
af jobbank og retningslinje om
ansættelse.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Ved stillingsopslag – såvel internt som
eksternt – skal vi screene jobbanken,
inden vi slår stillingen op.
48
ansættelse
Ansættelsesudvalg
Ledelsen, som nedsætter
ansættelsesudvalget beslutter også
ansættelsesudvalgets størrelse –
normalt 2 – 6 personer i alt.
Det anbefales, at ansættelsesudvalgets
størrelse begrænses. Medarbejderrepræsentanterne udgør mindst
halvdelen af ansættelsesudvalget. Som
udgangspunkt består ansættelsesudvalget som minimum af leder og en
medarbejderrepræsentant
Ansættelsesudvalgets opgaver
udarbejde jobprofil
udarbejde stillingsopslag
aftale tidsplan
udvælge ansøgere til samtale
gennemføre samtaler
indhente referencer
oplyse, at der kræves
tilfredsstillende straffeattest samt
evt. børneattest
indstille til ansættelse
Stillingsopslaget
Når stillingen har været opslået i
jobbank og internt kan den opslås
eksternt, som skal ske elektronisk i
Ofir. Her bliver stillingsopslaget vist i
følgende elektroniske medier: ofir.dk,
naestved.dk og jobnet.dk.
Hvis stillingsopslaget også ønskes
indrykket i andre fagblade eller aviser
end de der er mulighed for i Ofir, skal
du sende en e-mail til
kommunikation@naestved.dk med
oplysninger om, hvor annoncering
ønskes.
Stillingsopslag skal som
minimum indeholde:
ansøgningsfrist (min. 14 dage efter
annoncering)
tidspunkt for forventet afholdelse af
ansættelsessamtaler
indhentning af privat straffeattest og
børneattest indenfor de
arbejdsområder, hvor den ansatte
kommer i direkte kontakt med børn
under 15 år
løn- og ansættelsesvilkår.
Læs også retningslinje
vedrørende ansættelse
Tidsplan
En ansættelsesproces varer op til 2
måneder. Der skal være tid til at
ansættelsesudvalget kan:
formulere job- og kravprofil i
stillingsopslag, husk der kan være
deadlines til fagtidsskrifter
min. 14 dages ansøgningsfrist fra
opslag
vurdere ansøgninger og udvælge
ansøgere til samtale
indkalde ansøgere til samtale med
passende frist
49
afholde samtaler
indhente referencer
indhente straffeattest og eventuelt
børneattest
holde eventuel test
lønforhandling med den
forhandlingsberettigede
organisation.
Referencer
Indhentning af referencer sker indenfor
rammerne af Forvaltningsloven:
reference må kun indhentes efter
samtykke fra ansøgeren
oplysninger, der indhentes
telefonisk, er omfattet af notatpligt
ansøgeren har ret til aktindsigt i
notatet,
hvis en reference er negativ, og
kommunen på baggrund af de
indhentede oplysninger ikke er
sindet at ansætte ansøgeren, må
der ikke træffes beslutning herom,
før ansøgeren har fået forelagt
indholdet af den indhentede
reference og haft lejlighed til at
udtale sig herom.
Straffeattest
Når ansøgeren får at vide, at
pågældende indstilles til ansættelse,
anmodes ansøgeren om at fremskaffe
en privat straffeattest og i de tilfælde,
hvor pågældende får direkte kontakt
med børn under 15 år, rekvireres
desuden børneattest.
Dette gælder alle ansatte (herunder
faste stillinger, timelønnede, vikarer,
praktikanter og evt. frivillige i
forskellige sammenhænge).
Såfremt der af straffeattesten fremgår
strafbare forhold, inddrager ledelsen
Løn- og Personalekontoret.
Lederen er sammen med Løn- og
Personalekontoret ansvarlig for:
at der sker en nøje vurdering af
forholdenes relevans for den
konkrete stilling
at forvaltnings- og
ansættelsesretlige regler følges,
herunder ansøgerens adgang til at
kommentere bebyrdende forhold
at der skal tages udstrakt hensyn til
beskyttelse af børn, ældre,
handicappede og øvrige udsatte
grupper.
Efterbehandling
Ledelsen er ansvarlig for at der oprettes
en eDoc-sag, og at der hurtigst muligt
fremsendes meddelelse om beslutning
til Løn- og Personalekontoret bilagt
oplysninger på indberetningsskema for
ansættelse:
ansøgning
dokumentation for uddannelse og
tidligere beskæftigelse
straffeattest og eventuelt
børneattest
lønaftale
startdato og eventuelt slutdato ved
midlertidig ansættelse
beskæftigelsesgrad (fuldtid/deltid)
oplysninger om, hvilke kriterier, der
har begrundet valget af én afsøger
frem for de øvrige
andre relevante oplysninger
Herefter er Løn- og Personalekontoret
ansvarlig for, at der rettidigt
fremsendes ansættelsesbrev til den, der
ansættes.
50
Ledelsen/ansættelsesudvalget er
ansvarlig for, at der foretages
nødvendig opfølgning af ansættelsen i
prøvetidsperioden.
Læs også
Retningslinje om ansættelse og
arbejdsgangsbeskrivelsen på ERNA >
Organisation > Ledelse >
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
51
vedrørende lokal
løndannelse 2011 – 2013
Administrationsgrundlaget fastlægger
de nærmere rammer for håndteringen
af Lokal løndannelse i overenskomstperioden 2011-13 i tråd med Næstved
Kommune lønstrategi og de aftaler der
er indgået mellem overenskomstens
parter om lokal løndannelse.
Administrationsgrundlaget er tiltrådt af
Direktionen og behandlet i MED
hovedudvalg.
Administrationsgrundlaget danner
baggrund for drøftelserne med
organisationerne og skal fungere som
vejledning for ledere i forvaltningerne,
centrene og virksomheder som har
ansvar for Lokal løndannelse.
Baggrund
Overenskomstresultatet for
OK11 betyder en ændret form af den
lokal løndannelse.
Der afsættes og finansieres ikke
længere ”nye penge” til
kommunernes lønforhandlinger i
overenskomstrammen og dermed i
økonomiaftalen
(forlodsfinansering).
Kommunerne har ikke længere pligt
til at dokumentere, hvor mange nye
penge de bruger til lønforbedringer
til bestemte personalegrupper i
kommunen (udmøntningsgaranti)
Der er ingen aftalte forpligtelser til
at genanvende de lokale lønmidler,
der allerede er i kommunerne
(primært tidligere forlodsfinansierede lokale lønmidler)
Men det er forudsat i økonomien bag
overenskomstresultatet, at lokal
løns nuværende andel af den
samlede løn i kommunerne bevares.
Lokal løn udgør i dag gennemsnitligt
8,5 pct. af den samlede løn i alle
kommunerne
Hvis kommunerne anvender KL’s
lønfremskrivningsprocent i
budgetvejledningen er der i de
kommunale budgetter økonomisk
dækning til at fastholde det
nuværende niveau af lokal løn
Men der er fortsat lokal løn og hvis
den skal overleve og udvikle sig, er
det afgørende, at kommunerne
genanvender de midler, der allerede
er, til lokale lønforhandlinger, og
selv finder nye midler
De centralt aftalte procedureregler
for kommunernes lønforhandlinger
er stærkt forenklet ved
overenskomstforhandlingerne i
2011.
Overenskomstresultatet giver efter KLs
opfattelse mulighed for, at fastsætte
løn ud fra strategiske ledelsesmæssige
prioriteringer og mulighed for at
52
anvende løn aktivt lokalt, når den ikke
reguleres centralt og bliver passiv
løndannelse. Lokal løndannelse kan for
eksempel anvendes til at understøtte
effektiviserings- og omstillingsprocesser, resultatkontrakter,
indsatsområder og bidrage til at løse
udfordringer med rekruttering og
fastholdelse. KL udtaler, at nye midler
kan findes på budgettet for eksempel
gennem prioriterede bevillinger,
besparelser eller effektiviseringer.
Det er nu op til den enkelte kommune,
at fastsætte rammer for den fortsatte
lokale løndannelse. Direktionen har som
udgangspunkt, at der fortsat skal sikres
lokalt aftalt løn, at løndannelsen skal
være prioriteret og have retning, at det
giver bedst mening at give retningen
lokalt på virksomhedsniveau, og det
kræver at lederne på alle niveauer
forsøger at finde midler til det og det
lokale råderum herefter respekteres af
den centrale administration.
Finansiering af lokal løndannelse
Lokal løn til alle ledere og
medarbejdere finansieres af
forvaltningernes og
virksomhedernes lønbudgetter, da
der ikke er afsat centrale puljer.
Det evt. lokal opsparede råderum
røres ikke fra centralt hold, men der
er lokal frihed til at anvende midler
inden for selvforvaltningsrammen.
Andelen af lokallønsmidlerne af
Næstved Kommunes samlede
lønsum var i juni 2011
gennemsnitlig 9,2%. Målsætningen
er, at Lokal løn ved udgangen af
denne overenskomstperiode
(31.03.13) fortsat udgør
gennemsnitlig 9,2% af den samlede
lønsum
De gennemsnitlig 9,2 % er udtryk
for den del af lønsummen, der er
lokalt forhandlet fra 1998 til 2010
Det kan være fristende at lade
ledigblevne lønmidler indgå i den
økonomiske balance, men det er
Direktionens og Økonomiudvalgets
holdning at Næstved Kommune
fortsat gennemsnitlig udmønter
9,2% til lokal løndannelse. Såfremt
der ikke gennemsnit på landsplan
udmøntes 8,5% vil
reguleringsordningen udmønte den
manglende del. Så anvend lokal løn
aktiv prioriteret frem for passiv
tilpasning.
Næstved Kommune har anvendt
KL’s lønfremskrivningsprocent i
budgetvejledningen som
budgetterne er fremskrevet med, så
der er økonomisk dækning til at
fastholde det nuværende niveau af
lokal løn
Som en naturlig følge af den nye
finansieringsform vil Lokal Løn på
lang sigt komme til at udgøre en
stigende andel af kommunens
samlede lønsum
Afklaring af råderum
På baggrund af politikkernes og
ledelsens høje prioritering af lokal
løndannelse skal der arbejdes aktivt
med det, og det er vigtigt at
virksomhedsledere/afdelinger arbejder
med at skabe råderum i budgetterne til
den lokal løndannelse, og bør overveje
53
en bred vifte af muligheder. Der
henvises til ”Det lokale økonomiske
råderum”, som kan finde på ERNA >
Organisation > Ledelse >
Der er udarbejdet et skema, som kan
være med til at afklare hvordan
ledelsen kan skabe råderum i
budgetterne. Find arbejdsskemaer
umiddelbart i forlængelse af
administrationsgrundlaget (side 60)
Forhandlingsforløb/tidsplan
Udgangspunktet er at såfremt en af
parterne ønsker lønforhandling skal der
forhandles en gang årligt.
For at fastholde fokus, og give de
bedste vilkår for lokal løndannelse, er
det Løn- og personalekontorets
opfattelse, at udgangspunktet er to
forhandlings-runder i overenskomstperioden 2011-13. Første runde
foreslås afholdt senest 1. kvartal 2012
og anden runde senest 1. kvartal 2013,
men den enkelte leder kan aftale et
andet forhandlingsforløb med
tillidsrepræsentanten/ organisationen.
Derudover kan der foregå
situationsbestemte forhandlinger hele
året.
Der afholdes informationsmøde i
december 2011/januar 2012 for
afdelingsledere, kontorchefer og
virksomhedsledere om lokal
løndannelse for perioden 2011-13.
Forhåndsaftaler
Løn- og personalekontoret forhandler
forhåndsaftaler og indgås/forlænges
med udgangspunkt i de gældende
overenskomster.
Den fremtidige strategiske og aktive
håndtering af Lokal Løn betyder dog, at
indholdet i forhåndsaftalerne
moderniseres, så de understøtter
nuværende praksis. Det er uden tvivl
en god ide at have forhåndsaftaler hvor
det giver mening, men det kan
ligeledes være relevant at reduceres
antallet af forhåndsaftaler og/eller
elementer i de enkelte forhåndsaftaler i
nogen sammenhænge.
Løn- og personalekontoret har
nedenstående tidsplan for forhandling
af forhåndsaftaler:
15.12.2011 er sidste frist for
organisationerne til at gøre
opmærksom på, hvis de ønsker
generelle forhandlinger af
forhåndsaftaler
15.12.2011 til 01.04.2012
forhandler løn- og personalekontoret
evt. forhåndsaftaler med de faglige
organisationer
Lokale lønforhandlinger
Når informationsmøderne i januar 2012
er slut, kan centerledere og direktører
udmelde principperne og rammer
(særlige indsatsområder, særlige mål
og prioriteringer) for udmøntning af
lokal løn i egen forvaltning såfremt det
ønskes.
Ønskes der lokale forhandlinger og
centerledere og direktører ikke har
udmeldt rammer og principper for lokal
løn arbejder de forhandlingsberettigede
ledere videre med det lokalt, og
gennemfører de konkrete
lønforhandlinger med de faglige
organisationer inden for egne rammer
og principper.
54
Skemaet på side 60 kan bruges til at
skabe klarhed over tilrettelæggelsen af
de lokale lønforhandlinger i
virksomhederne/afdelingerne.
Procedure ved nyansættelse
Ved nyansættelse af personale er
aflønningsgrundlaget:
Grundlønnen for stillingskategorien.
Eventuelle obligatoriske funktionsog kvalifikationslønninger eller tillæg
til grundlønnen for arbejdseller
ansvarsområder, kvalifikationer eller
kompetencer.
Decentralt aftalte lønelementer.
Grundlaget for aflønningen forhandles
med den forhandlingsberettigede
organisation. Reglerne forudsætter, at
en stillings aflønning så vidt muligt skal
være aftalt før tiltrædelsen. Hvis dette
af praktiske årsager ikke er muligt, vil
følgende løsningsmuligheder kunne
anvendes som a’conto aflønning:
Udbetaling af grundløn og centralt
aftalte løndele.
Tidligere stillingsindehavers
grundløn og funktionsløn eller
tillæg til grundlønnen for arbejdseller ansvarsområder.
Hvis der ikke inden 3 måneder efter
ansættelsen er opnået enighed om
lønforholdene, anvendes
forhandlingsproceduren ved
interessetvister.
Forhandlings og aftale
kompetence
Lokal løndannelse bygger på gensidige
forpligtende aftaler og enighed. Ingen
af parterne - ej heller ledelsen - kan
diktere en aflønning. Når der skal opnås
aftaler i enighed, bliver begreber som
forhandling og proces vigtige.
For ledere og repræsentanter fra de
faglige organisationer er det vigtigt at
kunne etablere og gennemføre
processer, der bygger på:
gensidig tillid
åbent samarbejde
ærlighed
Hvis forhandlingerne bygger på
sådanne principper, vil lønaftaler ikke
alene være arbejdsretlig bindende, men
vil også medføre en gensidig
ansvarlighed.
Forhandlingskompetencen i Næstved
Kommune til at indgå lønaftaler:
Forhåndsaftaler
Løn- og personalekontoret
Ledere – direktører
og afdelingsledere
Kommunaldirektøren
Ledere –
kontorchefer og
virksomhedsledere
Medarbejdere og TR
Direktør/ centerchef,
afdelingsledere
Kontorchef eller
virksomheds-leder
Aftalernes indhold
Aftaler om lokal løndannelse bygger på
kriterier for funktionsog
kvalifikationsløn, resultatløn,
engangsbeløb, pensionsforbedringer,
uddannelse, kurser.
55
Ved lønforslag om grundlønsforbedringer og konvertering af tillæg til
trin for tjenestemænd skal personalekonsulenten på området altid
kontaktes inden aftale indgås .
Kriterierne skal være:
enkle
gennemskuelige
fremadrettede
Både lederen og repræsentanten for
den faglige organisation har en
interesse i enkle og gennemskuelige
kriterier. Begge aftaleparter er
ansvarlige i forhold til de medarbejdere,
aftalen drejer sig om. Det enkle og det
gennemskuelige synliggør, at
løndannelsen ikke er vilkårlig,
lønaftalerne hviler på et sagligt
grundlag.
Der kan lægges vægt på, at Lokal Løn
kobles til målbare og planlagte opgaver
og indsatser. Som eksempler kan
nævnes:
Opfølgning på trivselsmåling og
sygefravær
Særlige planlagte indsatsområder
f.eks gennemførelse af en
organisationsændring,
implementering af nye opgaver og
effektiviseringer
Opfyldelse af forudaftalte
resultatmål
Ekstraordinær indsat ydet af
enkeltpersoner og / eller grupper
Den enkeltes kompetenceudvikling
Decentrale lønaftaler skal være
fremadrettede.
Udfyldelse af lønskemaer
Ved indgåelse af lønaftaler skal
Næstved Kommunes lønaftaleskemaer
altid bruges og KTOs og
Sundhedskartellets vejledninger.
Find KTO og Sundhedskartellets
vejledninger på ERNA > Organisation >
Ledelse > Personaleadministration >
Løn > Lønaftaleskemaer.
Udmelding af aftaleresultatet
Aftaleresultatet af forhandlingen
formidles af lederen og
organisationsrepræsentanten f.eks. ved
at parterne udarbejder en skrivelse
eller kommer med en mundtlig
tilbagemelding. Lederen og
tillidsrepræsentanten har ansvaret for
at de berørte medarbejdere får
udleveret en kopi af det underskrevne
lønforhandlingsskema (se hjælpeskema side 60).
Tvister
Brud på aftaler eller uenigheder om
forståelse af aftaler, behandles efter de
almindelige regler om
voldgiftsbehandling eller indbringes for
Arbejdsretten.
I tilfælde af interessetvister henvises til
aftaler om lokal løndannelse (KLs
hjemmeside).
Det skal tilstræbes at løse
forhandlingen på det lokale niveau,
idet lokal løndannelse forudsætter
lokale løsninger på lokale problemer.
56
Strategi for Lokal løndannelse
Der skal arbejdes aktivt for at
sammenkæde brug af Lokal Løn
med opnåede resultater/
begivenheder eller lignende målbare
størrelser. Det kan såvel ske i
forhold til den enkelte medarbejder
som til grupper af medarbejdere
En maksimal lønstigning på 5 % pr.
år + den almindelige centralt
fastlagte lønstigning for samtlige
ansatte ved kommunen
Sigtet med strategien er bl.a. at
hindre intern lønkonkurrence og
lønglidning
Begrundede forslag om dispensation
fra den maksimale
lønstigningsprocent forelægges
direktøren
For at der kan ske en mere
dynamisk anvendelse af Lokal Løn
vil resultatlønskontrakter og
engangsbeløb være oplagte valg
som supplement til varige tillæg.
Udgangspunktet i Næstved
Kommune vil være at 2/3 af den
samlede forhandlings sum til
engangsbeløb og resultatkontrakter
Sikre at råderummet i budgetterne
udmøntes både til nuværende
medarbejdere og ny ansatte. Det
ene udelukker ikke det andet.
God dialog med organisationerne er
vigtig for at skabe gode resultater
Styring af Lokal løndannelse
Målepunkter – lønstatistik
Forvaltningerne modtager nøgletal på
Lokal Lønsandel af den samlede lønsum
med jævne mellemrum. Nøgletallene
kommer fra FLD (Det Fælleskommunale
Løndatakontor) og er forsinket ca. 2½
måned, jf. nedenstående oversigt:
Tal fra august 2011 kommer i
november 2011
Tal fra maj 2012 kommer i august
2012
Tal fra august 2012 kommer i
november 2012
Tal fra marts 2013 kommer i juni
2013
Fordeling af andelen af lokal
løndannelse pr.
forvaltning/center
Andelen af lønsummen, som skal
anvendes til Lokal Løn, er nedenfor
opgjort på hovedkontoniveau. Dette er
nødvendigt, da der er store individuelle
forskelle på personalegrupperne.
Tallene er udtryk for, hvor stor en del
af lønsummen, der er Lokal Løn
(opgjort maj 2011):
Hovedkonto
Andel af lønsum
til Lokal
Hovedkonto 0
Hovedkonto 1
Hovedkonto 2
Hovedkonto 3
Hovedkonto 4
Hovedkonto 5
Hovedkonto 6
13,1%
21,0%
17,4%
10,0%
12,2%
6,9%
12,3%
Central styring
Næstved Kommune ønsker at fastholde
den nuværende andel af den samlede
lønsum ved kommunen til fordeling
som Lokal Løn.
Andelen af den samlede lønsum er
opgjort centralt i FLD (Det
Fælleskommunale løndatakontor).
Det overordnede styringsgrundlaget for
overenskomstperioden 2011-13 er, at
Lokal Løn skal udgøre 9,2 % i
gennemsnit af den samlede lønsum i
57
Næstved Kommune ved udgangen af
denne overenskomstperiode.
Med henblik på at sikre at dette mål
indfries, vil Løn- og personalekontoret
være behjælpelig med følgende
opgaver:
Ved hjælp af FLD opgøres Lokal Løn
som en procent af
forvaltningens/centrets/
virksomhedens samlede lønsum. De
enkelte forvaltninger/center/
virksomheder har herved et mål for
brugen af Lokal Løn
Det bemærkes i den forbindelse, at 9,2
% i gennemsnit er et total for hele
kommunen, men også, at dette tal
varierer mellem forvaltningerne/
centrene/virksomhederne.
Det skyldes, at de forskellige
overenskomstgrupper historisk har haft
en forskellig udvikling i andelen af
lokale lønmidler og lønmodeller.
Det varierer for f.eks. for hver
personalegruppe, hvor meget af den
anciennitetsbaserede løn, som blev
konverteret til lokal løn.
”Startkapitalen” ved overgangen til
lokal løn var således forskellig og det
afspejles i dag ved, at andelen af lokal
løndannelse er forskellig fra
personalegruppe til personalegruppe.
Løn- og personalekontoret
forelægger
forvaltningerne/centrenes/virksomhedernes relevante statistik for
udviklingen i Lokal løndannelse.
Såfremt den enkelte forvaltning
ønsker det kan løn- og
personalekontoret levere tal for den
lokale løndannelse på ét lavere
organisationsniveau
Løn- og personalekontoret evaluerer
Lokal løndannelse inden udgangen
af oktober 2012. Resultatet af
evalueringen kan give indspark til 2.
forhandlingsrunde.
Fokuspunkter for evalueringen er:
o Andel af Lokal Løn
o Modernisering af forhåndsaftaler
o Procesmæssige forhold omkring
arbejdet med strategisk tilgang
til lokal løndannelse
Decentral styring
Det er den enkelte forvaltnings/centers
ansvar at medvirke til at sikre en
opfyldelse af intentionerne om en
strategisk brug af Lokal Løn.
Forvaltningen skal herunder sikre, at
forvaltningens egen andel af
lønsummen, som skal anvendes til
Lokal Løn, fastholdes. Det vil sikre, at
kommunen når det overordnede mål på
gennemsnitlig 9,2 % som Lokal Løn.
Vejledning til beregning af
årlig lønudgift fra et løntrin til et
andet
den årlige lønudgift
den årlige lønudgift ved tillæg samt
Pensions- og ferieprocenter
findes på www.fldnet.dk samt på ERNA
> Organisation > Ledelse > Løn
58
Implementering
Råd og vejledning
Næstved Kommune ønsker størst mulig
åbenhed i organisationen om rammerne
for Lokal løndannelse. Det skal bl.a. ske
ved en løbende målrettet
kommunikation:
Administrationsgrundlaget findes på
ERNA og beskriver overordnet Næstved
Kommunes rammer for lokal
løndannelse 2011-13, men er ikke
udtømmende, da der kan være helt
specielle forhold i de enkelte
forvaltninger.
Der afholdes informationsmøde for
ledere, hvor der gives en mere
detaljeret orientering om de nye
rammer for Lokal Løn. Mødet
afvikles i december 2011/januar
2012
På møderne orienteres om de nye
rammer for Lokal løndannelse,
administrationsgrundlaget og der vil
blive lagt vægt på at udveksle ideer
om, hvordan man strategisk kan
arbejde med Lokal løndannelse
lokalt.
Administrationsgrundlaget er
tilgængelig på ERNA for alle
medarbejdere.
Næstformand i Hoved-MED
inddrages i arbejdet og Hoved MED
orienteres om nærværende rammer
for Lokal løndannelse for
kommunen.
De faglige organisationer orienteres
i tilknytning til de møder, der
foregår i januar med
forhandlingsgrupperne
Såfremt der er spørgsmål eller der er
behov for råd og vejledning eller
deltagelse i forhandlingerne kan
Personalekonsulenten på jeres område
kontaktes. Ved spørgsmål til den
økonomiske styring af den lokale
løndannelse kan lønstyringschef Søren
Davidsen kontaktes.
Læs også
KL har en hjemmeside om lokal
løndannelse hvor der er mulighed for at
indhente inspiration:
www.kl.dk/Fagomrader/Arbejdsgiver-og-lonforhold/Lokal-londannelse/
Find hjælpeskemaer på de følgende tre
sider – side 60 – 62.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
59
Arbejdsskemaer
til brug i relation til Administrationsgrundlag for lokal løndannelse
Arbejdsskema, som kan være med til at afklare hvordan ledelsen kan skabe
råderum i budgetterne:
Vifte af muligheder for at skabe råderum i
budgetterne til lokal løndannelse
o
En hel eller delvis genanvendelse af
provenu ved effektivisering og øget
produktivitet
o
Digitalisering af den kommunale
organisation
- Øget anvendelse af
selvbetjeningsløsninger for vores
borgere frigør hænder hvorved
lønmidler kan genanvendes til
løndannelse
o
Kommunale besparelser og
omstruktureringer
- Færre ansatte samtidig med øget
råderum til løndannelse
Mine prioriteringer i forbindelse
med at skabe råderum i
budgetterne
– Genanvendelse af de gennemsnitligt
9,2% som i dag anvendes til lokal
løndannelse
– Fastholde eksisterende lokale
lønmidler samtidig med færre ansatte
o
Personaleomsætning
– Lang anciennitet fratræder og ny
medarbejdere med kort anciennitet
ansættes
– Overgangstillæg bortfalder
o
Forhåndsaftaler binder i dag mange lokale
lønmidler. En forenkling af
forhåndsaftalerne kan bidrage til det
økonomiske råderum
o
Tilbagefald af aftalte engangstillæg for året
forinden
60
Skema til afklaring af tilrettelæggelse af lokale lønforhandlinger:
Jeg skal f.eks. afklare:
Min forberedelse
Lokal lønpolitiske drøftelser på MED-udvalg eller
personalemøde
Hvor stort er mit råderum og skal jeg evt. have hjælp
til beregningen af det
Evt. udmeldinger/principper fra direktør/centerleder
Fastlæggelse af virksomhedens rammer og principper
Byråds- og fagudvalgsmål gældende for området
Min virksomheds mål- og resultatområder
Mine medarbejdernes funktioner, stillingsindhold,
kvalifikationer, herunder resultater og målopfyldelse.
Tjekke kommunens lønpolitik og centrale aftaler om
lokal løndannelse og overenskomstens bestemmelser
Tjekke om der er forhåndsaftaler og tr-aftaler på
området (ligger på ERNA)
Hvordan ser lønsammen sætningen pt. ud på mine
medarbejdere (lønudtræk laves i rollebaseret
indgang)
Hvornår mine forhandlinger i overenskomst perioden
2011-13 ligger (tidsplan)
Hvornår skal jeg senest have løn forlag fra
TR/organisationerne
Forhandlingsdatoer
Dato for udveksling af forslag
Orientering og drøftelse med TR om mine
overvejelser vedr. lønforhandlingerne og tidsplan
Har jeg brug for sparring eller et møde med
personalekonsulenten
61
Hjælpeskema til forberedelse af lønforhandling
Jeg skal afklare:
Min forberedelse
Skal personalekonsulenten deltage i
forhandlingen
Hvem har kompetencen til at forhandle
fra organisationen
Hvad skal begrundelserne for tillæggene
være – begrundelserne skal kunne
forklare og forsvare dit valg
Overvej om der skal ske
modregningsadgang i lokal aftalt
kvalifikationsløn for f.eks. erfaring, hvis
medarbejderen senere får en lignende
stigning jf. overenskomsten
Hvordan vil jeg melde
forhandlingsresultatet ud
Hvornår kommer den forhandlede løn til
udbetaling
Skal der ske evaluering af
lønforhandlingen og hvordan
Hjælpeskema til forberedelse af evaluering af løndannelse
Jeg skal afklare:
Min forberedelse
Hvad er procenten for lokal løndannelse i
min afdeling/center/virksomhed
Hvad er pensions- og ferieprocenten for
de medarbejdere der er forslag på
Hvordan beregner jeg den årlige
lønudgift af de indkomne lønforslag
Om jeg har behov for andre
styreredskaber
62
håndtering af sygefravær
Administrationsgrundlaget har til formål
at beskrive arbejdsgange/procedurer
ved medarbejderes sygefravær, og
således sikre at Næstved Kommunes
retningslinje om håndtering af
sygefravær efterleves og at
bestemmelserne i Lov om
sygedagpenge, Lov om brug af
helbredsoplysninger, Persondataloven
og Aftale om trivsel og sundhed på
arbejdspladserne overholdes.
SYGEFRAVÆRSSAMTALER
Sygemelding:
På 1. sygefraværsdag sygemelder den
ansatte sig telefonisk senest ved
arbejdstids begyndelse til nærmeste
leder, eller til en af lederen udpeget
person. Husk indberetning til vagtplan
eller webfravær således at sygefravær
kan anmeldes rettidigt til Jobcenter.
Dialogen har til formål, om muligt, at
tilkendegive længden og omfanget af
sygefraværet, samt udveksling af
eventuelle arbejdsmæssige aftaler, som
lederen skal tage hånd om i
fraværsperioden.
Senest 4. sygedag
Senest på 4. sygedag tager den
sygemeldte igen initiativ til en dialog
med den nærmeste leder, eller til en af
denne udpeget person. Formålet er at
få en opdateret dialog jf. punkterne
ovenfor.
Senest 2. fraværsuge
Senest efter to ugers fravær tager
lederen initiativ til en fraværssamtale
med den sygemeldte. Samtalen skal
være afholdt inden udløbet af 4.
fraværsuge, jf. nedenstående.
Senest 4. fraværsuge (lovpligtig)
Senest 4. fraværsuge efter 1.
fraværsdag skal der på lederens
initiativ gennemføres en lovpligtig
samtale med den sygemeldte.
Dagpengelovens formål med samtalen
er at finde ud af, om virksomheden og
medarbejderen i fællesskab kan finde
frem til løsninger, der kan forkorte
sygefraværet.
Der stilles ingen formkrav til
indkaldelsen til sygefraværssamtalen,
men det anbefales at Næstved
Kommunes skabelon benyttes.
Indkaldelsen skal ske med rimelig
varsel, f.eks. nogle få dage. Fristen
anses således for overholdt, hvis
samtalen holdes samme ugedag som 1.
sygedag, blot 4 uger senere.
Vidste du, at du senest på 4.
sygedag, for dialog om
fraværets længde, skal
kontakte tage kontakte til din
nærmeste leder?
Hvis sygdommen eller praktiske
omstændigheder ikke giver mulighed
for en personlig samtale, holdes
63
samtalen så vidt muligt telefonisk. Hvis
en telefonisk samtale heller ikke er
muligt, f.eks. på grund af sygdommens
karakter, holdes der ikke samtale.
Medarbejderen har jf. Dagpengeloven,
ikke pligt til at deltage i samtalen, og
manglende medvirken har ikke
konsekvenser for retten til
dagpenge/refusion, men udeblivelse fra
samtalen kan have ansættelsesretslige
konsekvenser, hvis medarbejderen ikke
ønsker at medvirke til en udredning af
fraværsforløbet.
Derfor skal samtalen holdes
Der er én hovedårsag til, at det nu er et
krav, at man holder en
sygefraværssamtale: En dialog kan ofte
forkorte sygeperioden betydeligt. Nogle
sygemeldte kan med lidt hjælp, komme
tilbage til sit arbejde, om ikke på fuld
tid, så måske i starten på nedsat tid,
således at der arbejdes på, at den
sygemeldte over en periode optrappes i
arbejdstid, så fuld arbejdsdygtighed
opnås inden for en aftalt periode. Det
kan for nogle grupper af sygemeldte
være en fordel at vende forsigtigt
tilbage til jobbet i stedet for at vente, til
sygdommen helt er overstået. Men
mulighederne kan kun afdækkes, hvis
virksomheden og medarbejder taler
med hinanden.
Der er selvfølgelig sygdomsforløb, som
har så alvorlig en karakter, at
spørgsmål om arbejde og aktivitet er
overflødige. Fred, ro og fravær fra
arbejdsmarkedet kan være det eneste
naturlige og helt nødvendigt. Der kan
være sygdomsforløb og situationer,
som simpelthen udelukker, at en
samtale kan gennemføres.
Det skal samtalen handle om
Under samtalen skal virksomheden
finde frem til, hvor længe
medarbejderen regner med at være
sygemeldt, og om der er mulighed for,
at medarbejderen kan vende hurtigere
tilbage. Især hvis sygdommen er
langvarig, er det vigtigt at undersøge
muligheden for, om medarbejderen kan
starte op på nedsat tid.
Parterne kan også diskutere, om der er
andre ting, der kan gøres, for at den
sygemeldte hurtigere vender tilbage til
arbejdspladsen. Kan medarbejderen
komme hurtigere i gang igen, hvis
medarbejderen i en periode får andre
opgaver? Er der f.eks.
arbejdsmiljøforhold der skal ændres
eller vil et hjælpemiddel gøre det
lettere at vende tilbage?
Det skal samtalen ikke handle om
Virksomheden må ikke spørge, hvad
medarbejderen fejler.
Man må altså ikke stille spørgsmål som:
”Hvad er det egentlig, du fejler? Hvad
siger din læge, diagnosen er?” Ofte har
selve diagnosen kun mindre betydning
– to personer med samme diagnose
kan have meget forskellige gener af
sygdommen.
Vidste du, at din virksomhed
ikke må spørge
til en diagnose for din sygdom/
hvad du fejler?
Loven tillader kun virksomheden at
spørge, om der er noget i
medarbejderens sygdomsbillede, som
har en direkte betydning for
64
muligheden for at udføre det
pågældende arbejde fuldt ud. Men at
stille det generelle spørgsmål om
diagnosen er altså ulovligt. Forklaringen
er, at oplysninger om sygdom betragtes
som personfølsomme. Virksomheden
bør derfor respektere de svar,
medarbejderen giver, og undlade at
presse yderligere på. Det gælder også i
de tilfælde, hvor virksomheden ikke
ved, hvad medarbejderen fejler. Mange
medarbejdere vil dog af egen drift
fortælle, hvad de fejler – men lederen
skal her kun være den lyttende part og
være varsom med at bruge
oplysningerne, da medarbejderen
senere kan hævde, at pågældende har
følt sig presset til at oplyse diagnosen.
Hvordan gennemføres samtalen:
Indkaldelse til samtale bør så vidt
muligt ske skriftligt, men på en måde,
der udtrykker omsorg for
medarbejderen, og således medvirker
til en positiv dialog ved samtalen. Der
bør ligeledes udfærdiges referat, der
underskrives af alle deltagere. Af
referatet skal det fremgå, at der er
afholdt samtale i henhold til Aftale om
trivsel og sundhed på arbejdspladserne.
Skabeloner til indkaldelse og referat
findes på ERNA > Personale > Ferie,
fravær og sygdom
Vær opmærksom på medarbejderens
sårbarhed og fokuser på muligheder i
stedet for problemer. Tal arbejde, ikke
sygdom og husk ingen spørgsmål om
diagnose!!!!!
Benyt f.eks. følgende spørgsmål:
Hvor lang tid forventer du at være
sygemeldt? Kan vi evt. lave en plan
for, hvordan du kommer i gang
igen?
Hvordan skal arbejdsdagen se ud,
for at du kan klare den, selv om du
ikke er helt rask? Hvilke at dine
normale opgaver er vanskelige at
udføre for dig i øjeblikket? Vil andre
opgaver være nemmere?
Oplever du, at der er arbejdsforhold,
der har medvirket til din
sygemelding?
Hvordan opretholder vi bedst
kontakten under sit sygefravær?
Hvad kan vi fortælle til dine
kolleger?
Indberetning til Jobcenter
Efter afholdelse af samtalen skal der, til
Næstved Jobcenter, videregives
oplysninger om dato for afholdelse af
samtale, sygemeldtes vurdering af om
fraværets varighed er over eller under
8 uger, og om der er mulighed for
delvis genoptagelse af arbejdet i
sygeforløbet. Oplysningerne skal af
lederen være indberettet til Jobcenter
senest 4 uger efter 1. fraværsdag.
Indberetning sker på blanket dp333.
Blanketten kan hentes i Netblanket i
eDoc.
Opfølgende samtaler
Ved længerevarende sygefravær er det
vigtigt at dialogen med den sygemeldte
medarbejder bevares og det kan derfor
være hensigtsmæssigt jævnligt at
gennemføre opfølgende samtaler. Der
er også mulighed for at afholde
rundbordssamtaler, hvor
repræsentanter fra Jobcenter, faglig
organisation, virksomheden og Løn- og
Personalekontoret sammen med den
sygemeldte forsøger at afklare de
fremtidige beskæftigelsesmuligheder
for den sygemeldte medarbejder.
65
LÆGEERKLÆRINGER
Som hjælperedskab til at få klarlagt
sygdommens arbejdsbegrænsninger
eller muligheder samt fraværsperiodens
tidshorisont, kan lederen benytte sig af
to slags lægeerklæringer, som vil blive
beskrevet nedenfor:
Mulighedserklæring eller friattest?
Der kan være gråzoner, hvor det er
uklart, hvilken form for lægeerklæring
der vil være mest anvendelig.
Lægerne udarbejder som udgangspunkt
den type lægeerklæring, den enkelte
virksomhed anmoder om. Hvis en læge
anmodes om en friattest i en situation,
hvor lægen vurderer, at en
mulighedserklæring i højere grad vil
være formålstjenlig, vil lægen sammen
med den udfyldte friattest vedlægge et
eksemplar af mulighedserklæringen
med opfordring til, at virksomheden
fremover benytter en sådan ved
lignende situationer.
Friattest
Virksomheden kan kræve lægelig
dokumentation for, at en medarbejders
fravær skyldes sygdom. I de tilfælde vil
lægen anvende en såkaldt friattest. Der
er ingen formkrav til denne attest.
Lægen kan, efter anmodning fra
virksomheden, udarbejde attesten på
eget brevpapir, eller lederen kan
medsende Næstved Kommunes
blanket. Denne blanket og skabelon til
indhentning af friattest findes i edoc.(link)
En friattest til dokumentation af
sygdom som lovligt forfald kan også
benyttes i følgende situationer:
Sygemeldt ønsker ikke at deltage
i samtale med arbejdsgiver
Sygemelding i opsigelsesperiode
Sygemelding i ferie
Afskedigelsessituation
Længerevarende sygdom som
opfølgning på en
mulighedserklæring
Mulighedserklæring
Virksomheden kan også kræve en
mulighedserklæring. Udfærdigelsen af
erklæringen sker i dialog mellem leder
og medarbejder. Medarbejderen har
pligt til at deltage i samtalen.
Sygemeldte medarbejdere har efter
sygedagpengeloven pligt til at skaffe en
mulighedserklæring, hvis
arbejdsgiveren forlanger det. Formålet
med erklæringen er at afdække, hvad
medarbejderen kan på trods af sin
sygdom.
En mulighedserklæring kan eksempelvis
benyttes i følgende situationer:
Længerevarende sygefravær
pga. stress
Længerevarende fravær pga.
rygproblemer eller andre
problemer relateret til
bevægeapparatet
Længerevarende sygefravær
pga. hospitalsindlæggelse og
operation
Fravær i forbindelse med
graviditet
Fortsat sygefravær efter tidligere
mulighedserklæring
Hyppigt sygefravær med rod i
helbredsproblemer
Hyppigt sygefravær med uklar
årsag
66
Sygefraværssamtalen og
mulighedserklæringen kan også bruges
i indsatsen mod det kortvarige
sygefravær.
1. medarbejderens problem
2. de begrænsninger, det fører til
rent arbejdsmæssigt
3. forslag til løsninger
Der er ingen regler for, hvor tidligt i et
sygdomsforløb man må afholde en
sygefraværssamtale eller kræve en
mulighedserklæring. Så selv om
fraværet er kortvarigt, kan
Del 2 udfyldes af lægen
Den sygemeldte tager den udfyldte del
1 af mulighedserklæringen med til sin
læge, som udfylder del 2. Lægen
vurderer, om aftalen mellem
arbejdsgiveren og medarbejderen er i
orden ud fra en lægefaglig vurdering –
for eksempel om der er lagt op til for få
eller for mange skånehensyn.
Virksomheden kan kræve at få lægens
vurdering inden for rimelig tid.
virksomheden tage redskaberne i brug,
hvis man vurderer, at det er
nødvendigt.
Har en medarbejder mange korte
fraværsperioder, kan det være en idé at
tage en samtale eller kræve en
mulighedserklæring. På den måde
kommer man tidligt i dialog om fravær
og årsager til fravær. En tidlig dialog
kan måske forebygge generel mistrivsel
og fravær, der kan ende i et
længerevarende sygefravær.
Del 1 udfyldes på virksomheden.
I mulighedserklæringen skal
virksomheden og den sygemeldte
sammen udfylde del 1.
En virksomhed, der kræver en
mulighedserklæring, skal indkalde den
sygemeldte til en samtale, hvor
parterne sammen udfylder
erklæringens del 1. Medarbejderen har
pligt til at deltage i en samtale om
mulighedserklæringen på
arbejdspladsen – eller i telefonen, hvis
sygdommen forhindrer andet.
Virksomheden skal indkalde til
samtalen med et rimeligt varsel, der
godt kan være med dags varsel. Det
afhænger af den konkrete situation.
Virksomheden og medarbejderen skal
beskrive tre ting på blanketten:
Lægen kræver et honorar for sin
vurdering – det har virksomheden pligt
til at betale. Husk at opgive EANnummeret til betaling af lægens
honorar.
FASTHOLDELSESPLAN
Hvis en medarbejder forventer at være
syg i mere end otte uger, kan
pågældende bede sin leder om at få
lavet en fastholdelsesplan. I en sådan
plan skal parterne i fællesskab komme
med konkrete forslag til, hvordan
medarbejderen, på trods af
sygdommen, beholder sin tilknytning til
arbejdspladsen.
Målet med en sådan plan er at give de
to parter lejlighed til at afstemme
forventninger og skabe tryghed
omkring den sygemeldtes fremtid på
arbejdspladsen.
Virksomheden har ikke pligt til at
udarbejde planen, men der skal gives
en konkret begrundelse, hvis afslag
gives.
67
Fastholdelsesplanen kan indeholde
nogle af de samme elementer, som
indgår i mulighedserklæringen, f.eks.
gradvis tilbagevenden til jobbet,
hjælpemidler og særlige hensyn.
Senest otte uger efter første sygedag
vil kommunens jobcenter indkalde
medarbejderen til samtale. Indholdet i
fastholdelsesplanen skal så vidt muligt
indgå i kommunens arbejde, så
medarbejderen skal kunne medbringe
planen til samtalen i jobcenteret.
Skabelon til fastholdelsesplan og
vejledning til udfyldelse kan findes på
Næstved Kommunes Intranet. (link)
UÆNDREDE MULIGHEDER FOR
OPSIGELSE
Det skal præciseres, at afskedigelse
ved længerevarende sygefravær fortsat
kan effektueres, hvis virksomheden
ikke har mulighed for at fastholde
medarbejderen.
En aftale i en mulighedserklæring eller i
en fastholdelsesplan betyder ikke, at
virksomheden er dårligere stillet, hvis
virksomheden ser sig nødsaget til at
afskedige en syg medarbejder.
YDERLIGERE
HJÆLPEVÆRKTØJER
Næstved Kommunes TrivselsHotline
tilbyder hjælp til medarbejdere inden
for trivsel, sundhed og sygdom, hvor
dette har indflydelse på arbejdslivet.
Som eksempler kan nævnes:
Stressvejleder, coach og
psykolog
Alkoholrådgivning, sundhedstjek,
rygestop, motionsrådgivning og
energi og vægt
Næstved Kommunes jobcenter kan
rådgive om, hvad der i øvrigt er af
muligheder for at hjælpe sygemeldte.
Om hjælpen rent faktisk kan ydes,
afhænger af jobcentrets konkrete
vurdering af den enkelte sygemeldte.
Følgende kan være en mulighed:
En § 56-aftale: Denne aftale kan
være relevant, hvis medarbejderen
f.eks. har gentagne sygeforløb på
grund af en kronisk lidelse eller skal
igennem et behandlingsforløb, f.eks.
behandling med kemoterapi, hvor
medarbejderen vil være sygemeldt
på behandlingsdagene. Ifølge § 56 i
sygedagpengeloven kan jobcentret
udbetale sygedagpengerefusion fra
første fraværsdag.
Støtte til hjælpemidler:
Jobcentret har mulighed for at yde
økonomisk støtte til hjælpemidler og
ændringer af arbejdspladsen. Det
kan for eksempel være en bestemt
stol eller en værktøjsbænk, der kan
hæves og sænkes. Hele udgiften
afholdes af jobcentret.
Mentorordning: En mentor er en
kollega, som hjælper med at
introducere den syge til
arbejdsopgaverne og på andre
måder støtter den syges
tilbagevenden til jobbet. Jobcentret
kan yde tilskud til, at en kollega
frikøbes i en periode, tilskud til
uddannelse af mentoren eller
honorar til en ekstern konsulent.
Virksomhedspraktik: Hvis
medarbejderen p.t. ikke har evnen
til at arbejde på ordinære vilkår, kan
68
jobcentret tilbyde et praktikophold
på den hidtidige arbejdsplads.
Praktikken kan være en vej tilbage
til job. Praktikken kan vare op til 13
uger, men varer typisk fire uger
eller kortere. Det er ikke forbundet
med ekstra udgifter for
virksomheden at have en sygemeldt
i virksomhedspraktik, fordi
virksomheden får sygedagpengerefusion som under sygefravær.
Personlig assistance: Jobcentret
kan yde personlig assistance til
lønmodtagere, der på grund af en
varig og betydelig fysisk eller
psykisk funktionsnedsættelse, har
behov for særlig personlig bistand
for at varetage deres job. Jobcentret
dækker lønudgifter til den personlige
assistent op til en timeløn på ca.
110 kr. Er timelønnen højere,
betaler virksomheden den
resterende udgift.
Fleksjob: Ved kroniske lidelser og
varig nedsættelse af arbejdsevnen
kan en medarbejder af Jobcentret
visiteres til fleksjob. Efterfølgende
aftale om ansættelse på særlige
vilkår sker i samarbejde mellem
Jobcenter, virksomhed, faglig
organisation, Løn- og
Personalekontoret.
både være etableret via arbejdsgiver
og/eller via faglig organisation.
Med visse kritiske sygdomme menes
p.t.: Kræft, blodprop i hjertet,
bypassoperation/ballonudvidelse i
hjertets kranspulsårer, hjerteklapkirurgi, hjerneblødning/ blodprop i
hjernen, sækformet udvidelse af
hjernens pulsårer, visse godartede
svulster i hjerne og rygmarv,
dissemineret sklerose, ALS (amyotrofisk
lateralsklerose), muskelsvind, HIV
infektion som følge af blodtransfusion
eller arbejdsbetinget smitte, AIDS,
nyresvigt og større organtransplantationer, Parkinsons sygdom,
blindhed, døvhed, aortasygdom, følger
efter hjerne- eller hjernehindebetændelse, Borreliainfektion samt
større forbrændinger.
Bliver en ansat ramt af en af de anførte
lidelser, anbefales det at der tages
kontakt til pågældendes
pensionsforsikringsselskab. Både
lederen og den ansatte er også
velkommen til at rette henvendelse til
Løn- og Personalekontoret, så vil vi
hjælpe med at undersøge, om den
ansatte er omfattet af ordningen, og i
givet fald hjælpe videre med sagen.
Læs mere
KRITISK SYGDOM
Bliver en ansat ramt af alvorlig sygdom,
skal man være opmærksom på
begrebet ”kritisk sygdom”.
Kritiske sygdomme er en række
alvorlige sygdomme, der kan berettige
den ansatte til at få udbetalt et
forsikringsbeløb, hvis pågældende er
omfattet af en pensions- eller
gruppelivsordning. Disse ordninger kan
Yderligere information kan fås på
følgende hjemmeside: www.fg.dk
Læs også retningslinjer for håndtering
af sygefravær, om Trivselshotline og
sundhedsfremmetilbud på ERNA.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
69
afskedigelse
Handling
Ved ansøgt afsked:
Leder modtager ansøgning om afsked.
Ansøgninger om afsked/opsigelser
journaliseres i eDoc og der gives
besked til Løn- og Personalekontoret.
Oplysningsskema til brug ved fratræden
udfyldes af medarbejder og leder. Læs
om proceduren i detaljer i
arbejdsgangsbeskrivelsen, som du
finder på ERNA > Organisation >
Ledelse > Personaleadministration.
Uansøgt afsked
En afskedigelse må ikke komme som en
overraskelse for den ansatte. Leder har
ansvar for, at der føres en forpligtende
dialog med den medarbejder, der
risikerer afskedigelse. Ligesom det er
lederens ansvar, at Løn- og
Personalekontoret involveres tidligt i
forløbet, når der opstår situationer, der
giver risiko for uansøgt afsked. Det
samme gælder med hensyn til
advarsler og bortvisning.
Ved uansøgt afsked er det vigtigt,
at leder er særlig opmærksom på:
1. ved udfordringer i personalesager,
skal Løn- og Personalekontoret
inddrages i sagen, forinden der
foretages videre.
2. alle uansøgte afskedigelser indstilles
til Løn- og Personalekontoret.
3. indstilling fremsendes i henhold til
kompetencefordeling gældende for
ansættelse og afskedigelse (se
retningslinjen).
4. inden indstilling fremsendes, skal
sagen være drøftet med nærmeste
ledelse
5. inden indstilling fremsendes, skal
sagen være drøftet med den
pågældende og eventuelt dennes
tillidsrepræsentant. Notat fra
samtalen udarbejdes og
underskrives af deltagerne.
6. indstillingen skal indeholde
oplysninger om den ansatte er
omfattet af ”Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og
samarbejdsudvalg”.
7. Løn- og Personalekontoret vurderer
sagen i forhold til gældende
bestemmelser.
8. Løn- og Personalekontoret sikrer
proceduren i forhold til de faglige
organisationer, og alle henvendelser
fra de faglige organisationer skal
henvises til Løn- og
Personalekontoret.
Læs også retningslinje
vedrørende afskedigelse
Uansøgt afsked pga.
sygdom/sygefravær
Ved beslutningsprocessen om
afskedigelse af en medarbejder pga.
70
sygdom, er der mulighed for at
indhente lægeerklæring vedrørende
konkrete funktionsbegrænsninger.
Det bør overvejes, om der eventuelt
kan tilbydes genansættelse, såfremt
medarbejderen raskmeldes indenfor en
nærmere angiven periode.
Mulighederne for omplacering/
alternativ beskæftigelse undersøges,
herunder muligheden for oprettelse af
fleksjob.
Hvis uansøgt afsked er nødvendig,
indstilles til afsked – jf. afsnittet om
uansøgt afsked.
Læs også
Retningslinje om afskedigelse, især
vedrørende begrundelse og kompetence
for afskedigelse.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
71
Administrationsgrundlag for jobbank i Næstved
Bemærkninger
Handling
Administration af
ledige stillinger opslag
Alle relevante stillinger slås op
intern med en uges
ansøgningsfrist på ERNA.
Alle, der står i jobbanken, får
mulighed for at søge
stillingerne, inden de slås op
eksternt.
Der sker kun eksterne opslag,
hvis der ikke er kvalificerede
ansøgere fra jobbanken eller der
ikke er ansøgere fra jobbanken
der ønsker stillingen.
Elektronisk administration af
jobbanken foregår via Ofir.
Læs også
Retningslinje for
anvendelse af jobbank i
Næstved Kommune.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
Godkendt
den 8. december 2011
Gældende
pr. 1. januar 2012
Hvem kan stå i
jobbanken ?
Jobbanken er primært tiltænkt
medarbejdere, der påtænkes
afskediget/afskedigede
medarbejdere
Øvrige administrative
medarbejdere, der ønsker at stå
i jobbanken som følge af ønske
om stillingsskift, kan blive
optaget.
For at blive optaget i
jobbank, skal
afskedsbegrundelsen være
besparelser, opgavebortfald eller
omstruktureringer.
Hvordan bliver en
medarbejder skrevet
op i jobbanken ?
Alle påtænkt afskedigede indgår
pr. automatik i jobbanken.
Øvrige medarbejdere, der selv
ønsker at blive optaget tilmelder
sig via Ofir.
Det betyder ikke øget
risiko for uansøgt afsked,
hvis en medarbejder
ønsker at blive skrevet op i
jobbanken i forbindelse
med ønske om jobskift.
Hvis det gav en sådan
risiko, kunne jobbanken
ikke fremme en
hensigtsmæssig rotation.
Hvor længe kan
medarbejderen stå i
jobbanken?
Alle, der ønsker at stå i
jobbanken, kan længst stå der
den tid, der svare til deres
opsigelsesvarsel
Der skal tages stilling til, om
jobbanken skal have varig
status i forhold til
medarbejdere, der ønsker
jobskift i øvrigt.
72
Hvordan får
medarbejderen
besked om ledige
stillinger?
Der sendes en mail til de
medarbejdere der står i
jobbanken, når der er ledige
stillinger.
Hvordan søger
medarbejderen
stillingerne?
Der laves en konkret begrundet
ansøgning, og den sendes
elektronisk via Ofir.
Hvordan lærer
medarbejderen at
skrive en ansøgning?
Opsagte medarbejdere henvises
til Jobcenteret for
jobsøgningskursus Anette Rock
Larsen arlar@naestved.dk tlf.
5588 6624.
Hvad hvis
medarbejderen ikke
får jobbet
Lederen giver en mundtlig
tilbagemelding til de ansøgere,
der har været til samtale og en
begrundelse for afslaget.
Lederen skal desuden give
Center for Personale og HRudvikling en begrundelse for, at
ansøger(e) fra jobbanken
konkret er vurderet som ikkekvalificerede i forhold til
stillingen.
Hvornår kan stillinger
opslås eksternt
Efter at begrundet afslag er
meddelt Center for Personale og
HR-Udvikling, og de konkrete
begrundelser er vurderet af
centeret. Ved tvivl træffer
personalechefen afgørelse.
Medarbejders vilkår
for overførsel til
andet arbejde i
forbindelse med
f.eks. en sparerunde
eller en
organisationsændring
Medarbejderen overføres til ny
stilling og medtager sin optjente
opsigelsesanciennitet,
erfaringsdato (hvis lignende job)
og jubilæumsdato.
Medarbejders vilkår
ved frivillig optagelse
i jobbank (ved ønske
om nyt job)
Medarbejderen betragtes som
nyansat, hvis der skiftes
virksomhed. Dvs. prøvetid, tab
af opsigelsesanciennitet, i nogle
tilfælde også tab af
erfaringsdato, med mindre
modtagende virksomhed ønsker
at aftale andet som et personligt
vilkår.
Vurderingen af kompetencer og kvalifikationer sker i
forhold til ansøgers
formelle baggrund,
joberfaring m.v., men
vurderingen skal også tage
højde for, at der via HRpuljen er mulighed for
opkvalificering af
ansøgerne i jobbanken.
73
for bevilling af skærmbriller
Ansatte med belastning af synet ved
skærmarbejde kan få skærmarbejdsbriller, så du undgår
belastningsproblemer.
Belastnings-problemer kan
opstå når
din skærmarbejdsplads ikke er
hensigtsmæssigt indrettet eller dit syn
ændrer sig. Du kan belaste syn,
skuldre, nakke og ryg.
Vidste du, at belastninger i
skuldre, nakke og ryg kan
opstå, fordi man ikke kan se
ordentligt og derfor indtager
dårlige arbejdsstillinger?
Handling
For at kunne få bevilliget skærmbriller,
skal du opfylde følgende krav:
1. din skærmarbejdsplads skal
gennemgås af en
arbejdsmiljørepræsentant eller
arbejdsmiljøkonsulent, således at
skærmarbejdspladsen er indrettet
hensigtsmæssigt
2. du skal bruge en betydelig del af din
arbejdstid foran en pc-skærm (to
timer eller mere hver arbejdsdag)
Sådan gør du
kontakt din nærmeste leder og aftal
behov og bevilling af en synsprøve
udfyld målskema og rekvisition til
synsprøve. Rekvisitionen skal
udfyldes med EAN-nummer og
underskrives af din leder. Din
arbejdsmiljørepræsentant kan evt.
hjælpe dig med at udfylde
målskema
kontakt en øjenlæge eller optiker.
Husk at tage rekvisition og
målskema med og skrive navn på
læge/ optiker på rekvisitionen
du har ret til at opsøge øjenlægen
eller optikeren i arbejdstiden
find rekvisitioner og se aftaler med
optikere på
www.risikoarbejdsmiljoe.dk >
arbejdsmiljø > skærmbriller.
Skærmbrillerne er gratis for
medarbejderen såfremt:
1. synsprøven viser behov for
skærmbriller
2. styrken er anderledes end den, du
har i din personlige brille
Næstved Kommune har i så fald pligt til
at betale for udgiften til synsprøve,
standardstel og standardglas med
antirefleks-behandlede, ufarvede
letvægtsglas. Vil du have en anden type
briller, skal du selv betale differencen.
Betaling skal ske decentralt indenfor
virksomhedens/ afdelingens eget
budget.
Lovgrundlag: Bekendtgørelse om
arbejde ved skærmterminaler, BEK nr.
1108 af 15/12/1992.
Personale og HR.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
74
godtgørelse af merudgifter
ved tjenesterejser og kørsel
Indledning
Udover at alle ansatte skal opleve at
blive behandlet ordentligt ved
godtgørelse af udgifter til
erhvervsmæssig kørsel, beskriver
administrationsgrundlaget godtgørelse
af eventuelle merudgifter ved rejser.
Ved merudgifter forstås de ekstraudgifter, som du eventuelt kan få på en
tjenesterejse.
Administrationsgrundlaget sikrer
håndtering og kontrol af en eventuel
skattepligtig befordringsgodtgørelse
ifølge SKATs regler.
Administrationsgrundlaget gælder alle
ansatte i Næstved Kommune.
Definition af Skattefri
befordringsgodtgørelse
(erhvervsmæssig kørsel)
SKAT definerer erhvervsmæssig kørsel
som:
kørsel mellem sædvanlig bopæl og
arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage
inden for en 12 måneders periode
(det forudsætter at der er indgået
en særlig aftale mellem Næstved
Kommune og medarbejderen).
Befordringsgodtgørelsen udbetales
efter en kilometersats og dækker
udgifter til erhvervs-mæssig kørsel i
egen bil, motorcykel, knallert eller
cykel.)
kørsel mellem arbejdspladser for
samme arbejdsgiver
kørsel inden for samme arbejdsplads
(møder, efteruddannelse, kurser ol.)
Specielt for ansatte efter
overenskomst for social- og
sundhedspersonale:
Det er bestemt i overenskomsten, at
såfremt den ansatte selv stiller
befordringsmiddel til rådighed betales
der for de faktiske antal kørte kilometer
fra hjemadressen i Næstved Kommune
eller fra kommunegrænsen med fradrag
af 4 kilometer pr. dag, såfremt
befordringsmidlet er nødvendigt for at
varetage tjenesten. Dette gælder også
selvom tjenesten påbegyndes eller
afsluttes på et distriktskontor.
Definition af Skattepligtig
befordringsgodtgørelse
Kører du mere end 60 arbejdsdage,
inden for de forudgående 12 måneder,
mellem bopæl og en arbejdsplads (til
samme konkrete adresse) anser SKAT
kørslen som privat fra og med
arbejdsdag nr. 61.
Det er kun kørsel ”hvor bopælen er i
den ene ende” der bliver talt med i de
60 dage. Weekender, feriedage og
sygedage bliver ikke regnet med i de
60 arbejdsdage, men de afbryder heller
ikke 60 dags-perioden.
Læs også SKATs vejledning omkring
skattepligtig befordringsgodtgørelse:
http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=90
321&vId=203449&i=1#i90321
75
Næstved kommune har vurderet,
at kun social- og
sundhedspersonalet kan være
omfattet af 60 dags reglen
Rejsegodtgørelse er skattefri, men
oplysningspligtig til SKAT.
Det vil sige social- og sundhedspersonale, sygeplejersker, ansatte i
specielt netværk, hvis disse
medarbejdere benytter egen bil i
tjenesten og dermed skal have
befordringsgodtgørelse.
Følgende oplysninger skal
dokumenteres overfor SKAT:
Det betyder, at der for disse
medarbejdere er et særligt behov for at
registrere kørsel fra bopæl og til
konkret adresse. Der gælder på samme
måde, at hjemturen skal registreres fra
en konkret adresse og til bopæl. Hvis
samme adresse besøges 61. gang er
denne befordringsgodtgørelse
skattepligtig og skal udbetales via
Lønsystemet (Vagtplan). Det er kun
befordringsgodtgørelsen fra og
eventuelt til bopæl som er skattepligtig.
Det vil sige at den mellemliggende
kørsel mellem borgere er skattefri.
Læs også retningslinje om
godtgørelse af merudgifter ved
tjenesterejser
Rejsegodtgørelse
Merudgifter til fortæring og
småfornødenheder i forbindelse med
rejser med overnatning dækkes efter
statens takster. Dog reduceres beløbet,
såfremt kost er betalt, med følgende
procentsatser:
Morgenmad
15%
Frokost
30%
Middag
30%
Fuld Kost
75%
Restbeløb = lommepengebeløb til
småfornødenheder udbetales.
Når rejsen skal dokumenteres
og registreres
kørslens erhvervsmæssige formål
dato for kørsel
antal kørte kilometer
kørslens mål og eventuelle delmål
(adresser)
antallet af erhvervsmæssige
rejsedage, herunder rejsens startog sluttidspunkt
beregningen af rejsegodtgørelsen,
herunder hvilke satser, der er
anvendt
Ansatte med et stort kørselsbehov, som
er tilrettelagt efter vagtplaner/
ugeskema kan benytte udskrift af
vagtplanen/ugeskemaet som
tillægsbilag. Ovenstående oplysninger,
som kræves af SKAT skal fremgå af
enten befordrings-godtgørelsesskemaet
eller vagtplanen.
Udbetaling
Udbetaling af befordrings- og
rejsegodtgørelse samt dækning af
udlæg efter regning sker via prisme.
Hvis befordringsgodtgørelsen bliver
skattepligtig iflg. 60 dags reglen sker
udbetalingen både for den
skattepligtige og skattefri kørsel via
lønsystemet (Vagtplan) hos den
bogførende enhed.
Alle udbetalinger af befordrings- og
rejsegodtgørelser er oplysningspligtige
til SKAT. Dette gælder dog ikke udlæg i
forbindelse med rejser f.eks. bus-, togog brobilletter.
76
Udbetaling af befordrings- og
rejsegodtgørelse samt dækning af
udlæg bør så vidt muligt foretages hver
måned og altid i det korrekte
regnskabsår. Al dokumentation
opbevares elektronisk eller i papir hos
den bogførende enhed.
Kontering
Der findes særlige kontoområder til
kontering af udgifter for kørsel og
rejser. Hvor der findes vejledning om
kontering skal denne benyttes.
Intern procedure
Det anbefales, at virksomheder og
afdelinger vurderer behovet for at
udarbejde intern procedure for hvilke
konkrete situationer, som udløser
befordringsgodtgørelse, samt hvordan
registrering, udbetaling og kontrol af
befordrings- og rejsegodtgørelse
håndteres. Hvis det findes relevant kan
procedurerne eventuelt tilføjes
eksempler på situationer fra den
konkrete virksomhed/afdeling. For
eksempel kan det tillige beskrives
hvordan dokumentation opbevares
samt hvordan godkendelses-procedure
er aftalt.
Interne procedurer skal altid
udarbejdes således, at de som
minimum overholder dette
administrationsgrundlag samt er drøftet
i forhold til retningslinje for godtgørelse
af merudgifter og skal godkendes af det
lokale MED-udvalg.
Kontrol
De ansvarlige ledere har ansvaret for at
dette administrationsgrundlag,
retningslinjen og den til enhver tid
gældende lovgivning på området følges
og at de relevante medarbejdere er
informeret.
Den som attesterer, stilles til ansvar for
at administrationsgrundlag og
retningslinje er overholdt og at der
blandt andet er taget stilling til om den
konkrete udgift er korrekt.
Både den interne revision
(Controllerkontoret) som den eksterne
revision ved med stikprøvekontrol følge
op på, at der er foretaget korrekt
indberetning til SKAT, samt at der
foreligger korrekt dokumentation.
Med henblik på kontrol er det yderst
vigtigt at de bogførende enheder tager
stilling til hvordan dokumentation
opbevares så det er let at finde frem.
Retsgrundlag
Aftale om godtgørelse for benyttelse af
eget transportmiddel på tjenesterejsen
indgået mellem KL og KTO.
Aftale om tjenesterejser indgået
mellem finansministeriet og på den
anden side de underskrivende
centralorganisationer eller
organisationer, der har tilsluttet sig
disse.
Overenskomst for social- og
sundhedspersonale indgået mellem KL
og Forbundet af offentlige ansatte.
Ligningslovens §§9b og 9c.
Læs også
Retningslinje for godtgørelse af
merudgifter til tjenesterejser og kørsel.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
77
markering af tjenstlige
mærkedage
Administrationsgrundlaget beskriver
rammerne for markering og
anerkendelse af særlige mærkedage for
medarbejderne.
Vidste du, at du modtager et
jubilæumsgratiale, når du har
været ansat i 25, 40 eller 50 år?
Handling
Du modtager et jubilæums-gratiale,
når du har været ansat i 25, 40 og
50 år.
Gratialet udgør henholdsvis 7.000
kr., 10.000 kr. og 12.000 kr.
Økonomiudvalget afgør, om der skal
ændres i jubilæums-gratialerne.
Desuden giver Byrådet dig en gave
og du har mulighed for at holde
reception i forbindelse med jubilæet.
Som jubilar har du fri med løn på
jubilæumsdagen. Hvis dagen falder
på en ordinær fridag eller i en ferie,
kan du få fri den nærmeste
forudgående eller følgende
arbejdsdag. Du skal aftale dette
med din nærmeste leder.
Fratræder du på grund af alder eller
helbred, holder arbejdspladsen et
arrangement. Du modtager en
hilsen fra Byrådet, som den
nærmeste leder modtager fra
Borgmesterkontoret og udleverer.
Din nærmeste leder kan sørge for,
at du kan markere andre former for
fratrædelse.
Alle elever, der har gennemført en
elevuddannelse på mindst et år,
modtager en gave fra Byrådet
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
78
for modtagelse af gaver og
rejser og lignende
Målet er at sikre, at ansatte i Næstved
Kommune ikke kan beskyldes for at
være afhængige af bestemte
leverandører og at sagsbehandling
fremstår saglig. Det gælder i forhold til
rejser, større arrangementer, middage,
gaver m.v.
Vidste du, at du godt må
modtage symbolske gaver?
Handling
Man kan deltage i rejser,
arrangementer m.v., men det kræver
særlige procedurer og særlig omtanke.
Som hovedregel betaler kommunen
kostprisen ved rejser,
arrangementer og lignende.
Hvis du vil deltage i rejser og andre
arrangementer af en vis størrelse
betalt af leverandører, kan det kun
ske efter at Borgmesteren eller
Økonomiudvalget har godkendt det.
Hvis du vil deltage i rejsen eller
arrangementet skal du aftale det
med din nærmeste chef. Som
udgangspunktet skal der være et
væsentligt fagligt indhold i
aktiviteterne, hvilket eksempelvis
kan være for at etablere eller
udbygge et fagligt netværk.
Du skal sige fra over for middage,
gaver med videre, hvis det kan give
offentligheden indtryk af, at den
enkelte chef/medarbejder kommer i
en form for interessekonflikt og
afhængighedsforhold til
leverandøren.
Du må modtage symbolske gaver
som tak for samarbejde, som en
almen gestus, for eksempel i
forbindelse med modtagelse af
gæster eller have holdt et oplæg
eller som en gestus fra en tilfreds
borger.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
79
om offentligt ansattes
ytringsfrihed
Her beskrives rammerne for
ytringsfrihed for alle offentligt ansatte –
både ledere og medarbejdere.
Borgernes, herunder de offentligt
ansattes, ytringsfrihed er beskyttet af
Den Europæiske Menneskerettighedskonventions artikel 10, der
bestemmer at:
”Enhver har ret til ytringsfrihed. Denne
ret omfatter meningsfrihed og frihed til
at modtage og meddele oplysninger
eller tanker, uden indblanding fra
offentlig myndighed og uden hensyn til
landegrænser”.
Du er som offentligt ansat - som alle
andre borgere - beskyttet af
grundlovens bestemmelse om
ytringsfrihed og kan på egne vegne
deltage i den offentlige debat og
fremsætte personlige meninger og
synspunkter. Dette gælder også emner,
der vedrører ens eget arbejdsområde.
Offentlige myndigheder må ikke indføre
censur eller andre forebyggende
foranstaltninger. Det vil sige, at der
ikke må fastsættes regler om, at du
skal have tilladelse af din leder til at
ytre dig offentligt på egne vegne – og
der må heller ikke lægges andre
hindringer i vejen for ytringernes
offentliggørelse.
Handling
Beskyttelsen af offentligt ansattes
ytringsfrihed gælder kun, når du som
offentligt ansat ytrer dig på egne
vegne. Ledelsen kan således fastsætte
regler for, hvem der må udtale sig på
myndighedens vegne, og give nærmere
retningslinjer for indholdet af sådanne
udtalelser.
Hvis du udtaler dig, er det meget
vigtigt, at du understreger, om du
udtaler dig på egne vegne eller på
arbejdspladsens. Det er også vigtigt at
være opmærksom på, at du kan blive
stillet til ansvar for det, du siger.
Du bør overveje, om din kritik vil være
bedre at rette indadtil, frem for at gå i
medierne. Brug for eksempel ledelsen
og/eller MED-systemet og/eller din
tillidsrepræsentant.
Du må ikke:
Ytre dig om tavshedsbelagte
oplysninger (altså videregive
eller udnytte fortrolige
oplysninger)
fremkomme med
æreskrænkende udtalelser
ytre dig i en urimeligt grov form
lyve
Vidste du, at du godt må
deltage i offentlig debat, men
det er vigtigt at være
opmærksom på at udtale sig
som privatperson?
80
Debat og åbenhed bør fremmes internt
på den enkelte arbejdsplads. Her spiller
ledelsen en væsentlig rolle for, at der
skabes en kultur, hvor det er både
legitimt og velset, at man viser
interesse for og debatterer
arbejdspladsens forhold.
Både ledere og medarbejdere bør være
bevidste om, at loyalitet mod
arbejdspladsen ikke blot betyder, at
man udviser respekt for de trufne
beslutninger, men også at man på
konstruktiv vis påpeger eventuelle
kritiske forhold – og gør det internt.
Det kan derfor anbefales, at man på
den enkelte arbejdsplads åbent drøfter
de offentligt ansattes ytringsfrihed og i
øvrigt søger at skabe de rette vilkår for
en konstruktiv debat om
arbejdspladsens forhold.
Læs mere
Læs for eksempel Grundlovens §77 om
ret til at udtale sig på tryk, i skrift og
tale, dog under ansvar for domstolene.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
81
Inspirationskatalog
til sundhedsfremme
Beskrivelse af lokale tiltag
Den enkelte virksomhed skal beskrive
af lokale tiltag for, hvordan de ønsker
at fremme en kultur, hvor det sunde
valg er det lette valg. Det er en god idé
at sætte fokus på arbejdspladsens
muligheder for at støtte op om den
enkeltes sundhed, og ikke på den
enkelte medarbejders evt. manglende
sundhed.
I forbindelse med beskrivelsen af lokale
tiltag inddrages medarbejderne på den
pågældende arbejdsplads i hvad
sundhed er for den enkelte og hvordan
de oplever muligheden for at træffe
sunde valg på arbejdspladsen, samt
hvilke ønsker, de evt. har i den
forbindelse. Sundhedscentret kan være
behjælpeligt med idéer til denne
drøftelse.
Efterfølgende drøftes medarbejdernes
ønsker i MED-Virksomhedsudvalget
med henblik på en prioritering. De
prioriterede ønsker indgår i en plan for,
hvilke lokale tiltag, der sættes i værk.
Der udarbejdes en handleplan for,
hvordan og hvornår, de lokale tiltag
sættes i gang og hvem, som har
ansvaret.
Arbejdspladsen kan evt. nedsætte en
sundhedsgruppe, som er primus motor
for at sætte tiltagene i gang og følge op
på dem. Handleplanerne bør drøftes og
evt. revideres min. hvert 3. år.
Sundhedsfremmende tilbud i
Næstved Kommune
Sundhed for medarbejderne skal være
til gavn for både den enkelte
medarbejder og for arbejdspladsen som
helhed.
Til medarbejderne
Trivselshotline tilbyder følgende
muligheder, som alle er gratis, hvor
man kan være anonym og som man
har mulighed for at deltage i i
arbejdstiden:
Mere energi og varig
vægtændring.
Tilbuddet henvender sig til
medarbejdere, hvis over- eller
undervægt vurderes som truende
for udvikling af livsstilssygdomme.
Man skal være motiveret for at
ændre livsstilen.
Individuel motionsrådgivning
Motionsrådgivningen henvender sig
til medarbejdere, som ikke er fysisk
aktive, og har til formål at motivere
og hjælpe med at finde og komme i
gang med en passende
motionsaktivitet.
Vidste du, at
sundhedsfremmende
indsatser også bidrager til
færre sygedage og
forbedrede muligheder for
at fastholde og tiltrække
medarbejdere?
82
Sundhedstjek
Et sundhedstjek består af en
konditionsmåling, udregning af BMI,
måling af fedtprocent, blodtryk,
lungefunktion og mængden af kulilte
i blodet samt en samtale med
henblik på at udarbejde en
handlingsplan for ændring af
sundhedsvaner.
Alkoholrådgivning
Medarbejdere kan benytte tilbuddet
om alkoholrådgivning, hvis
vedkommende drikker for meget.
Man kan også gøre brug af
tilbuddet, hvis man er pårørende til
én, der har et overforbrug.
Rygestopkurser og individuel
rygestoprådgivning
Medarbejdere, som ønsker og er
motiverede for at holde op med at
ryge, kan benytte et af disse tilbud.
Til virksomheden
Personlige SundhedsProfiler – PSP
En personlig Sundhedsprofil ”tager
temperaturen” på en arbejdsplads. Med
udgangspunkt i en personlig samtale
med hver enkelt medarbejder på
arbejdspladsen tegner der sig en profil
af hele arbejdspladsens
sundhedstilstand. Der spørges desuden
til ønskerne til, hvordan arbejdspladsen
kan være med til at gøre det sunde
valg til et lettere valg.
Rygestopkurser
Gevinsten for arbejdspladsen er mindre
passiv rygning og et lavere sygefravær.
Der er mulighed for at sammensætte et
rygestopkursus for den enkelte
kommunale arbejdsplads, hvis der er
mindst 8 deltagere, som er motiverede
for at stoppe.
Kolleger som støtter hinanden i
rygeophør har større chancer for at
forblive røgfrie efter kursets ophør.
Kurset kan afholdes ude på den enkelte
kommunale arbejdsplads, i
sundhedscentret eller i et mødelokale.
Rådgivning om røgfrie miljøer
Arbejdspladser kan få rådgivning af en
konsulent til at skabe røgfrie miljøer på
den pågældende arbejdsplads.
Rådgivning er gratis.
Kursus som rygestopinstruktør
En bærende del i rygestopindsatsen i
kommunen er et netværk af rygestopinstruktører blandt frontpersonalet.
Derfor uddanner Sundhedscentrets
enhed for sundhedsfremme og
forebyggelse rygestopinstruktører, som
har lyst til at sætte fokus på rygning og
passiv rygning blandt medarbejdere og
i relation til direkte kontakt med
borgere.
Spørgeguide til kortlægning af
ønsker til arbejdspladsen
Sundhedscentrets enhed for
sundhedsfremme og forebyggelse kan
være behjælpelig med en spørgeguide.
Uddannelse til
sundhedsambassadør
Sundhedscentret kan i samarbejde med
arbejdspladsen medvirke til at uddanne
sundhedsambassadører indenfor et
bestemt område.
Sundhedsambassadører kan være med
til at sætte fokus på sundhed ude på de
respektive arbejdspladser.
Hvorfor er det vigtigt at arbejde
med sundhedsfremme?
At sætte sundhed på arbejdspladsens
dagsorden rejser måske nogle
83
dilemmaer, fordi sundhed opleves
meget personligt for den enkelte.
Derfor er det ikke ligegyldigt, hvordan
vi taler om sundhed, og grænserne
mellem det offentlige og det private
skal respekteres.
En lang række undersøgelser peger på,
at sundhedsfremmende indsatser på
arbejdspladsen nytter i forhold til at få
sundere vaner, men også bidrager til
øget produktivitet, til færre sygedage
samt til forbedrede muligheder for at
fastholde og tiltrække medarbejdere.
For at opnå nogle af de gode effekter,
skal indsatsen ske gennem forskellige
aktiviteter over en længere periode.
Vi tilbringer en stor del af vores vågne
tid på arbejdet og påvirker hinanden
indbyrdes på flere fronter, deriblandt
vaner og holdninger. I en gruppe, som
f.eks. et team på en arbejdsplads, kan
sociale normer og gruppemekanismer
medvirke til at øge den enkelte
medarbejders motivation for at ændre
vaner og adfærd i retning af sundere
valg.
Der er ligeledes mange gode erfaringer
med, at sundhedsindsatser på en
arbejdsplads kan medvirke til at styrke
fællesskab og arbejdsglæde og dermed
medvirke til at øge trivslen og forbedre
det psykiske arbejdsmiljø.
Det er derfor vigtigt, at også den
enkelte arbejdsplads sætter øget fokus
på sundhed ved at drøfte, hvad den
enkelte medarbejder forstår ved
sundhed, og hvordan arbejdspladsen
kan medvirke til at skabe gode rammer
for sundhed.
Nogle gode spørgsmål, man kan drøfte i
medarbejdergruppen i den forbindelse
kan for eksempel være:
Nævn tre ting, som er vigtige for din
sundhed?
Hvordan opfatter I hver især
begrebet sundhed?
Hvor enige er I? – og er der
fællestræk?
Hvilke konkrete ønsker har du til,
hvordan arbejdspladsen kan støtte
op om din sundhed
Medarbejderne kan også spørges på
andre måder; f.eks. ved hjælp af en
mere anonym og elektronisk
spørgeguide, eventuelt i forbindelse
med, at arbejdspladsen alligevel
gennemfører den lovpligtige
Arbejdspladsvurdering (APV) hvert 3.
år. APV indeholder også indeholder
kortlægning af trivsel. Medarbejdernes
tilkendegivelser og ønsker kan også
tilvejebringes ved at få foretaget en
Personlig Sundheds Profil.
Læs også
Se mere om tilbud og inspiration for
sundhedsfremme på ERNA > Personale
> Sundhed
og find personaleforeningens tilbud på
ERNA > Bagsiden > Pink
Der er også en retningslinje for
sundhedsfremme.
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
84
Inspiration til medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
Navn på medarbejder:
Navn på leder:
Arbejdssted:
1. Arbejdsopgaver
Status – tag udgangspunkt i de opgaver
du har haft i det år, der er gået,
koncentrer dig om de opgaver, der er
mest grund til at tale om og overvej
følgende spørgsmål:
Tid og sted for samtalen:
Arbejdspladsens overordnede
opgaver/mål og Næstved Kommunes
personalepolitiske værdier (Dialog,
Ansvarlighed, Professionalisme,
Respekt) kan inddrages i samtalen.
Husk at du ikke skal gemme din
aftale/udviklingsskema i eDoc, da det
er en personlig samtale mellem dig og
din leder.
Nedenstående temaer skal berøres i
samtalen. Medarbejder og leder
forbereder sig ud fra samme skema.
Spørgsmålene til de enkelte temaer er
tænkt som inspiration. Der kan bruges
andre spørgsmål, men det er vigtigt, at
de fem temaer bliver drøftet. Find
gerne eksempler, så samtalen bliver
konkret og ikke abstrakt.
Der kan hentes idéer til flere temaer på
disse links: www.personaleweb.dk,
www.lederweb.dk og
www.kompetenceweb.dk - og i
dagligdagen. Hvis der er særlige emner,
medarbejder eller leder ønsker berørt –
udover nedenstående – bør det aftales
på forhånd og noteres i skemaet under
punktet andet.
Hvilke opgaver har du været tilfreds
med og hvorfor?
Hvilke resultater af dine opgaver har
du været særligt tilfreds med?
Hvad har gjort, at du har opnået
tilfredsstillende resultater?
Hvordan har du kunne se dine egne
opgaver i forhold til arbejdspladsens
samlede opgaver og mål?
Hvilke opgaver har du været mindre
eller slet ikke tilfreds med?
Hvad har været årsag til, at du ikke
har været tilfreds med disse
opgaver?
Fremtid – overvej dine arbejdsopgaver i
det kommende år ud fra følgende
spørgsmål:
Er der arbejdsopgaver jeg gerne vil
have flere af? Hvilke typer opgaver
er det? Hvorfor?
Er der arbejdsopgaver jeg gerne vil
have færre af? Hvilke typer opgaver
er det? Hvorfor?
Vidste du, at du har ret til
en årlig MUS-samtale
med din nærmeste
personaleleder?
85
2. Samarbejde med kolleger
Status – tag udgangspunkt i
samarbejdet som du har oplevet det i
året, der er gået, og overvej følgende
spørgsmål:
Samarbejdet med dine nærmeste
kolleger – hvordan vil du beskrive
det daglige samarbejde?
Hvordan stemmer dit samarbejde i
dagligdagen overens med dine
forventninger og ønsker til dette?
Hvordan stemmer samarbejdet
overens med Næstved Kommunes
værdier (Dialog, Ansvarlighed,
Professionalisme, Respekt)?
Samarbejdet med kolleger i resten
af organisationen – hvordan vil du
beskrive dit samarbejde med parter
uden for din egen arbejdsplads?
Hvordan stemmer dit samarbejde
med disse parter overens med dine
forventninger og ønsker?
Fremtid – overvej dit samarbejde både
med tætte kolleger og med parter uden
for din egen arbejdsplads det
kommende år ud fra følgende
spørgsmål:
Hvad kunne du tænke dig
anderledes i dit samarbejde med
andre?
Hvad kan du selv gøre for at ændre
det?
3. Samarbejde med lederen
Status – tag udgangspunkt i det
samarbejde du har haft med din
nærmeste leder i året, der er gået, og
overvej følgende spørgsmål:
Hvordan vil du beskrive dit
samarbejde med lederen?
Hvordan stemmer dette overens
med dine forventninger og ønsker til
samarbejdet?
Hvordan stemmer samarbejdet
overens med Næstved Kommunes
Fremtid – overvej samarbejdet med din
leder i det kommende år ud fra
følgende spørgsmål:
Hvad kunne du tænke dig
anderledes i dit samarbejde med din
nærmeste leder?
Hvad kan du selv gøre for at ændre
dette?
Hvad kan din leder gøre for at
ændre dette?
4. Arbejdsmiljø
Status – tag udgangspunkt i året der er
gået, og overvej følgende spørgsmål:
Det fysiske arbejdsmiljø – hvordan
er du tilfreds med dine fysiske
omgivelser (f.eks. arbejdspladsens
indretning, de arbejdsredskaber du
har til rådighed, andet)?
Det psykiske arbejdsmiljø – hvordan
er du tilfreds med det psykiske
arbejdsmiljø på din arbejdsplads
(f.eks. omgangstonen, sociale
forhold til kolleger, kulturen, andet)?
Hvordan passer det daglige
arbejdsmiljø til Næstved Kommunes
Fremtid – det kommende år – overvej
dit fysiske og psykiske arbejdsmiljø ud
fra følgende spørgsmål:
Hvad kunne du tænke dig ændret i
dit fysiske arbejdsmiljø?
86
Hvad kan du selv gøre for at få dette
ændret?
Hvem kan ellers hjælpe med den
ønskede ændring?
Hvad kunne du tænke dig ændret i
dit psykiske arbejdsmiljø?
Hvad kan du selv gøre for at få dette
ændret?
Hvem kan ellers hjælpe med den
ønskede ændring?
5. Uddannelse/udvikling
Status – tag udgangspunkt i året der er
gået, og overvej følgende spørgsmål:
På hvilke måder har jeg udviklet mig
i det forløbne år?
Fremtid – overvej hvilken udvikling du
kunne tænke dig inden for det næste år
- tænk på følgende:
Er der nogle af dine arbejdsopgaver,
der gør det nødvendigt, at du tager
uddannelse, kurser, bliver oplært af
kolleger eller andet?
Er der noget du godt kunne tænke
dig at lære – også selvom det ikke
umiddelbart er et krav i forhold til
dine nuværende opgaver?
Hvad skal din udviklingsplan for det
kommende år indeholde?
6. Andet
Er der andet der ønskes drøftet, f.eks.
medarbejderens generelle ønsker til det
fremtidige arbejdsliv (seniorordning,
nedsat tid eller lignende), bør leder og
medarbejder aftale dette på forhånd og
notere det under dette punkt, så det er
muligt for begge parter at forberede
sig.
Læs også
Retningslinje for
medarbejderudviklingssamtaler (MUS).
Find retningslinjen på ERNA >
Personale > Kompetenceudvikling og
kurser
Med venlig hilsen,
MED-Hovedudvalget
87
MUS-samtaleskema
Individuel udviklingsplan for:
Afdeling:
For perioden:
Emner fra
samtaleskemaet
Mål
(hvilke mål
skal jeg nå)
Indsatsområde
(hvilke
kompetencer skal
jeg udvikle for at
nå mine og
arbejdspladsens
Mål/opgaver)
Handlingsplan
(hvordan vil jeg
udvikle de
ønskede
kompetencer?)
Ansvarlig
(hvem skal være
ansvarlig for de
enkelte
handlingspunkter)
Effekt
(hvordan kan jeg
mærke, at jeg har
fået de ønskede
kompetencer)
Tidsplan
Arbejdsopgaver
Samarbejde med
kolleger
Samarbejde med
lederen
Arbejdsmiljø
Uddannelse/udvikling
Andet
Dato:
Leders underskrift:_________________________________
Medarbejders underskrift: _________________________________
88

INVESTERINGSFORENINGER OG SKAT

Transcription

Similar documents

Forskelsbehandlingsloven

Version 2 personlig hjælp.pdf

Løn på EUD, AMU og TAMU

PROCESKONFIRMERING - en anerkende bekræftelse eller en

Læs mere om Klosterfabrikken

Reboot KicKstaRt - Jammerbugt Ungdomsskole

Anmeldelse af Primadonnaledelse i Berlingske juni 2013

AIC B 23/13 - Trafikstyrelsen

Indhold 1 Gråt guld kan koste dyrt — men behøver ikke at

Politiken 16.10.2012

Retningslinjer for vurdering af egen risiko og solvens - eiopa

Lasse Anders Lehm - Ergoterapeutforeningen