Vejledning til KMD Vagtplan

Vejledning til KMD Vagtplan
Udarbejdet af Social og Sundhedsafdelingen
Varde Kommune
2008-2015
Ver. 1.3
Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse........................................................................................................................................................... 2
Indledning.......................................................................................................................................................................... 4
1. Rulleplan........................................................................................................................................................................ 5




Oprettelse af ny rulleplan ................................................................................................................................. 5
Ændring af eksisterende rulleplan ................................................................................................................... 6
Kopiering af rulleplan ...................................................................................................................................... 7
Overblik rul ..................................................................................................................................................... 7
2. Medarbejderbilledet ..................................................................................................................................................... 8
Lønoplysninger .............................................................................................................................................................. 8

Særydelser ....................................................................................................................................................... 9

Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen .......................................................................................................... 9

AU-koder/Afspadseringsregnskab ................................................................................................................. 10

Beregningsværdier/Overenskomst ................................................................................................................. 11
Aftaler .......................................................................................................................................................................... 12

Tilknytning af rulleplan til medarbejderen .................................................................................................... 12

Tilknytning af normperiode ........................................................................................................................... 13
Afspadsering ................................................................................................................................................................ 14
Rette medarbejderens normdifference - Fixpunkt ........................................................................................................ 14
3. Tjenesteplanen ............................................................................................................................................................ 15










Afspadseringssaldo ........................................................................................................................................ 16
Normdifference .............................................................................................................................................. 16
Frihed iht. Overenskomst (FO) ...................................................................................................................... 16
Vis detaljer..................................................................................................................................................... 16
Udrulning af nye uger (dannelse af nye tjenesteplansuger) ........................................................................... 17
Godkendelse af uger ...................................................................................................................................... 17
Feriesaldo/omsorgsdage ................................................................................................................................ 18
Genudrulning af medarbejder ........................................................................................................................ 18
Afvigende kontering ...................................................................................................................................... 20
Opdeling i Personalegrupper ......................................................................................................................... 21
4. Indberetning af afvigelser på tjenesteplanen............................................................................................................ 23
Afvigelser ..................................................................................................................................................................... 24
Ferie – FE ................................................................................................................................................................ 24
6. ferieuge – FF ....................................................................................................................................................... 24
Sygdom – SY .......................................................................................................................................................... 24
Sygdom Timelønnede ............................................................................................................................................. 24
Delvis syg – DS ....................................................................................................................................................... 24
§ 56 (tidligere § 28) ................................................................................................................................................. 24
Merarbejde/Ekstratimer - EX .................................................................................................................................. 24
Tilskadekomst i tjenesten – TT ............................................................................................................................... 24
Overarbejde - OA .................................................................................................................................................... 25
Afspadsering – A1-A9 ............................................................................................................................................ 25
Nedsat tjeneste – NS ............................................................................................................................................... 25
Graviditetsgener - GG ............................................................................................................................................. 26
Graviditetsgener og Nedsat tjeneste – Supplerende kode NSG............................................................................... 26
Barsel – BA ............................................................................................................................................................. 26
Adoption – AP ........................................................................................................................................................ 26
Barns 1. sygedag – HJ ............................................................................................................................................. 26
Omsorgsdag – OS ................................................................................................................................................... 26
Tjenestefri med/uden løn TJ .................................................................................................................................... 26
Helligdage og specialdage – FO/SH/SP .................................................................................................................. 26
Omlægning/ændring af tjeneste .............................................................................................................................. 27
Valgfri (uden tillæg) ................................................................................................................................................ 27
26-02-2015
Side 2 af 33
Feriekoloni - FK ...................................................................................................................................................... 27
Kursus - KU ............................................................................................................................................................ 27
5. Rådighedsaftaler - Udlån af medarbejdere .............................................................................................................. 28
6. Udskrifter .................................................................................................................................................................... 29







Arbejdstidsopgørelse ..................................................................................................................................... 29
Tjenesteopgørelse .......................................................................................................................................... 29
Tjenesteplan med komme-gå tider ................................................................................................................. 29
Tjenesteplan ................................................................................................................................................... 29
Oversigt over normperioder ........................................................................................................................... 30
Arbejdstidsopgørelse fra KMD ...................................................................................................................... 30
Saldoopgørelse fra KMD ............................................................................................................................... 30
Fejl- og anmærkningslister ............................................................................................................................................ 31
Ofte stillede spørgsmål ................................................................................................................................................... 32
26-02-2015
Side 3 af 33
Indledning
KMD Vagtplan har været anvendt lige siden kommunesammenlægningen i 2007 og også i nogle af
de gamle kommuner inden de blev lagt sammen. Igennem en længere periode er der flere
medarbejdere der har efterspurgt et opslagsværk, når der indberettes i KMD vagtplan.
Dette ønske er baggrunden for udarbejdelsen af denne vejledning, som beskriver de mest generelle
problemstillinger, samt de lidt mere indviklede af slagsen.
Vejledningen er ikke tænkt som en erstatning af KMD’s vejledning, men i stedet et supplement.
Vejledningen vil løbende blive ændret/opdateret. Hvis man vil være sikker på at man har den nyeste
udgave, kan man gå ind på Varde Kommunes Intranet, hvor den nyeste version altid vil være
tilgængelig.
Har man tilføjelser eller rettelser til vejledningen, er man meget velkommen til at ringe på 79 94 66
69 eller maile til hebj@varde.dk, således at vejledningen hele tiden kan blive opdateret.
Det er jo ofte dem der arbejder med systemet i dagligdagen, der opdager de smarte ting i sådan et
system og hvis disse bliver delt med kollegaer er det til gavn for os alle sammen.
26-02-2015
Side 4 af 33
1. Rulleplan
 Oprettelse af ny rulleplan
Når man skal oprette en rulleplan, skal man vælge ikonet rulleplan
eller vælge ”Filer”, ”Åbn”
”Rulleplan”. Her vælges den korrekte enhed og man skriver det tal ved feltet ”Rulleplan”, som
man ønsker den nye rulleplan skal have.
Derefter skal man udfylde fra hvilken dato rulleplanen skal træde i kraft og så trykke på "Opret
ny".
Nu kommer der en boks, der spørger hvor mange uger planen skal være på, samt hvor mange
rækker der skal være ved hver uge. Her vil der næsten altid skulle stå et 1 tal, medmindre den
medarbejder der skal anvende rulleplanen, har flere vagter samme dag, f.eks. morgen og aften.
Indtast antal uger og tryk "OK".
Når der er trykket OK fremkommer følgende billede:
I det hvide felt skal man give rulleplanen et navn.
Ofte vil man bruge navnet på en medarbejder eller en stillingsbetegnelse (f.eks. ”Henrik Jensen”
eller ”Pædagog 37 timer”).
Nu er man så klar til at indberette vagter i rulleplanen. Hvis man dobbeltklikker på den dag hvor
man vil indberette en tjeneste, får man listen med tjenestebrikker frem. Hver tjenestebrik indeholder
et arbejdstidspunkt.
Her vælges den tjenestebrik, der passer til ens rulleplan.
Hvis man på forhånd kender tjenestebrikkens nummer, kan man bare skrive det i feltet og vha.
tabulator-tasten på tastaturet gå videre til næste felt.
26-02-2015
Side 5 af 33
Eksempel på rulleplan. Timer pr. uge er et gennemsnit af det samlede antal uger.
Nederst på billedet, kan man se hvor mange timer og uger der er i rulleplanen. Hvis der er forskel
mellem antal timer pr. uge og det antal timer medarbejderen er ansat på, vil der opstå en
normdifference på tjenesteplanen.
Når der er trykket på ”Gem”, er rulleplanen oprettet og denne skal så efterfølgende tilknyttes en
medarbejder
(se tilknytning af rulleplan til medarbejderen på side 12).
Det er også muligt at lægge afspadsering eller Nedsat tjeneste ind i rulleplanen (se evt. Nedsat
tjeneste – NS eller Afspadsering – A1-A9 på side 25).
Det fungerer sådan at man dobbeltklikker på det grå felt ved siden af vagten og der vælges Nedsat
tjeneste eller den form for afspadsering man vil lægge ind i rulleplanen.
Dernæst udfyldes tidspunktet hvor medarbejderen har nedsat tjeneste eller afspadserer og der
trykkes på ”OK”.
 Ændring af eksisterende rulleplan
Hvis man ønsker at ændre i en rulleplan der i forvejen er lavet, skal man også vælge ikonet
rulleplaner
.
Udfor ”Rulleplan” vælges det nummer den eksisterende rulleplan har. Man skriver herefter i ”Dato”
feltet, den dato man ønsker at ændre rulleplanen fra.
Derefter trykkes på ”Opret ny”. Nu spørger systemet om den tidligere periode skal kopieres ind.
Dette kan i de fleste tilfælde anbefales, da man ellers skal lave rulleplanen helt fra bunden.
Når ændringerne er ajourført, trykkes på ”Gem”.
Hvis der allerede er dannet uger på tjenesteplanen der ligger efter den nye periodes startdato,
skal disse uger genudrulles (se genudrulning af medarbejder på side 18).
Vær desuden opmærksom på om medarbejderen kører i den rette ugesekvens efter ændringen.
26-02-2015
Side 6 af 33
Hvis medarbejderen ikke gør, kan dette ændres på medarbejderbilledet
”Rulleplanstilknytning”.
under ”Aftaler” og
 Kopiering af rulleplan
Hvis nu en medarbejder skal køre den samme rulleplan som en anden medarbejder, eller en der
minder om den, kan man vælge at kopiere rulleplanen. Derved slipper man for at skulle oprette
rulleplanen forfra. Hertil anvendes knappen ”Kopier”, hvorefter der skal vælges et nyt nummer,
navn og startdato for den nye rulleplan.
Det er også muligt at kopiere en rulleplan til en anden enhed i Vagtplan, vha. knappen ”Kopier plan
til anden adm. enhed”. Her vælger man hvilken adm. enhed som rulleplanen skal kopieres til og
derefter udfyldes de samme ting, som hvis den skulle kopieres indenfor samme enhed.
 Overblik rul
Ved at klikke på dette ikon
eller ”Filer”, ”Åbn” og ”Rulleplan overblik”, kan man lave en
oversigt over de rulleplaner man vil arbejde med.
Under ”Udvælg” markerer man de rulleplaner som man vil have vist. Under ”Rækkefølge” kan
man vælge hvilken rækkefølge rulleplanerne skal vises på oversigten. Ved ”Ugesekvens” vælger
26-02-2015
Side 7 af 33
man hvilken uge i medarbejderens rulleplan der skal vises som den første uge. Hvis ikke man
udfylder noget vælges automatisk uge 1. På knapperne nede i bunden kan man vælge at sortere
planerne ud fra den rækkefølge man har valgt, nulstille så alt man har valgt bliver annulleret, eller
vælge ”Sæt default” så det man har indtastet også vises næste gang man åbner Overblik rul. Når
man trykker på ”OK” får man vist oversigten ud fra de valg man har foretaget.
2. Medarbejderbilledet
Oplysninger om medarbejderen og medarbejderens opsætning kan ses på medarbejderbilledet.
Tryk på den blå mand
eller vælg ”Filer”, ”Åbn” og ”Medarbejder” og vælg medarbejderen
ved initialer.
Tryk ”OK”. Nu vises medarbejderbilledet.
Personlige oplysninger som CPR-nummer, adresse og ansættelsesdato, overføres fra lønsystemet,
og må ikke ændres i vagtplan.
Kontakt løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne ikke passer.
Oplysninger som e-mail adresse, tlf. numre og andre bemærkninger kan tilføjes til medarbejderens
oplysninger. Hvis der udfyldes telefonnummer kan man bruge det til at danne en oversigt over
medarbejdernes telefonnumre under ”Udskrifter” og ”Telefonliste”.
Lønoplysninger
Ved at trykke på knappen ”Lønoplysninger pr. xx-xx-xxxx” i højre hjørne, fremkommer billedet
på side 9.
Her er det muligt at få et overblik over hvordan medarbejderen er sat op.
Lad venligst være med at ændre på oplysningerne under ”Særydelser”, ”AU-koder” og
”Arbejdstid”. Disse oplysninger bliver ajourført af Løn- og personaleafdelingen og de ændringer
der laves i vagtplan kommer kun til at stå inde i vagtplansystemet.
26-02-2015
Side 8 af 33
Kontakt derfor Løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne er forkerte.
 Særydelser
Under fanebladet ”Særydelser” er det muligt at se om medarbejderen optjener FO dage eller om
medarbejderen altid har fri på selve dagen. Hvis medarbejderen optjener FO dage er der flueben i
kassen under teksten ”SH-planlægning”. Hvis medarbejderen i stedet som hovedregel altid har fri
på dagen er der flueben i SH fri (søgnehelligdage) og SP fri (specialdage) (se helligdage på side 26).
Hvis en medarbejder altid afholder sine FO dage samme dag som de optjenes, kan systemet sættes
op så FO dagen automatisk lægges på. Kontakt systemadministratoren på Vagtplan for at få hjælp
til opsætningen af dette.
 Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen
Under fanebladet ”Sorternummer” har man mulighed for at ændre på medarbejderens placering på
tjenesteplanen. Her kan indsættes sorternumre på medarbejderne, hvis man ønsker at få dem vist i
en bestemt rækkefølge. De medarbejdere der ikke har et sorternummer, vil blive placeret nederst på
tjenesteplanen og på udskrifter af tjenesteplanen.
26-02-2015
Side 9 af 33
Man kan desuden sætte en slutdato på sorteringen og evt. oprette et nyt sorternummer.
Sorternummeret kan bla. bruges til at opdele medarbejdere på stillingsgrupper, eller i dag, aften og
nattevagter.
Man kan også bruge sorternumre til at opdele medarbejderne så nogle står på side 1 og andre på
side 2 når der udskrives tjenesteplaner. Hvis medarbejderne der skal være på side 1 har
sorternumrene 1-9, vil de blive udskrevet på side 1 hvis man sætter flueben i sideskift på
sorternumre når man udskriver tjenesteplanerne. Dem på side 2 skal så have sorternumrene 10-19
osv.
 AU-koder/Afspadseringsregnskab
Under fanebladet AU-koder kan man se hvordan medarbejderen er sat op ift. hvad der går til
afspadsering, hvad der går til udbetaling og evt. hvor lang tid der går før det udbetales.
26-02-2015
Side 10 af 33
F.eks er medarbejderen på side 10 sat op til at Lørdagstillæg går til udbetaling (U) og Søndagstillæg
går til afspadsering (A), men hvis ikke timerne er afholdt inden der er gået 3 måneder, går de til
udbetaling.
Hvis man placerer musen på kassen til højre for teksten: ”Afsp.række:” og højreklikker, er det
muligt at se prioriteringsrækkefølgen for afspadsering ved brug af afvigelsen A9. Dvs. hvilke timer
der anvendes først hvis der anvendes afspadsering med symbolet A9 – se nedenstående
skærmbillede.
 Beregningsværdier/Overenskomst
Under fanebladet ”Beregningsværdier” er det muligt at se reglerne for medarbejderens
overenskomst. Eksempelvis hvornår der udloddes aftentillæg til og fra.
Det står dog skrevet på en ikke særligt læsevenlig måde og kan derfor virke lidt uoverskueligt
(se herunder).
26-02-2015
Side 11 af 33
Af billedet kan man bl.a. se at der udloddes aftentillæg fra kl. 17.00 til 23.00 og at medarbejderen
får 28% af timelønnen i aftentillæg.
Aftaler
På medarbejderbilledet
vælges knappen "Aftaler" og nedenstående boks fremkommer.
Her har man mulighed for at tilknytte en allerede oprettet rulleplan til medarbejderen, samt sætte en
normperiode på.
 Tilknytning af rulleplan til medarbejderen
Inde under fanebladet ”Rulleplantilknytning” kan man lægge den rulleplan man har oprettet, ind
på medarbejderen.
Tryk på "Indsæt linie" og der kommer nu en blank linie frem. Skriv startdato og vælg rulleplan.
Under ”Uge” skal man skrive hvilken uge i rulleplanen, medarbejderen skal starte med
(ugesekvens).
I nedenstående eksempel starter medarbejderen med uge 2 i rulleplanen d.13/10-2014. Dvs. at uge 2
i rulleplanen bliver lagt på i den uge hvor d. 13/10-2014 ligger, fra d. 13/10-2014 og at uge 2 i
rulleplanen starter den efterfølgende mandag.
Ved tidsbegrænsede ansættelser sætter Vagtplan automatisk en stop dato på.
HUSK at ændre/slette stop datoen hvis medarbejderen bliver forlænget. Dette gælder for både
tilknytning af rulleplan og normperiode.
For allerede udrullede uger skal medarbejderen genudrulles på tjenesteplanen (se
genudrulning_af_medarbejder på side 18).
26-02-2015
Side 12 af 33
 Tilknytning af normperiode
Under fanebladet ”Lokalaftaler” er det muligt at oprette en normperiode på medarbejderen.
En normperiode er en opgørelse af hvor meget medarbejderen skal arbejde ift. hans/hendes
ansættelse. Forskellen mellem antallet af timer medarbejderen får løn for og de timer medarbejderen
reelt arbejder, kan aflæses i normdifferencen på tjenesteplanen.
Klik på knappen ”Tilføj” og vælg hvor lang normperioden skal være.
En normperiode skal som minimum vare 4 uger.
Når længden på normperioden er valgt, kan der vælges startdato samt første opgørelsesdato.
Hvis der ikke ændres på datoerne står ansættelsesdatoen som startdatoen og den første
opgørelsesdato beregnes udfra længden på normperioden.
Hvis medarbejderne skal køre ens normperioder, kan man på nye medarbejdere vælge at sætte
første opgørelsesdato til dagen hvor de andre medarbejdere afslutter deres normperiode, så den nye
medarbejder starter den næste normperiode samtidig som de andre medarbejdere.
En anden mulighed er at sætte startdatoen til den dag hvor de andre medarbejderes næste
normperiode starter. Perioden fra ansættelsesdatoen til starten på normperioden skal så beregnes
manuelt, og der skal evt. sættes et fixpunkt på inde på medarbejderbilledet.
Normperioderne der hedder noget med flexjob skal ikke anvendes mere. Ved denne normperiode
nulstilles normdifferencen hver gang normperioden slutter, men da opsætningen af flexjobbere er
ændret så de i Vagtplan står med det antal timer de skal arbejde, er det ikke nødvendigt at anvende
dem mere.
Hvis en medarbejder skifter afdeling/enhed skal man være opmærksom på at normdifferencen ikke
automatisk overføres til den nye afdeling/enhed, og at man derfor vil være nødt til at oprette et
fixpunkt på medarbejderen, for at normdifferencen bliver ført med over.
26-02-2015
Side 13 af 33
Afspadsering
Under ”Afspadsering” kan man se medarbejderens afspadseringssaldi.
Til forskel fra den afspadseringssaldo der står på tjenesteplanens åbningsbillede, er dette en mere
udspecificeret saldo, der fortæller præcist hvilken type timer det drejer sig om og hvornår de er
optjent.
Eventuelle timer der er markeret med rødt, er de timer der skal afspadseres inden månedens udgang,
for at undgå at de går til udbetaling.
Denne oversigt kan man også finde på tjenesteplanen ved at højreklikke i afspadseringskolonnen og
vælge ”Afspadsering” og derefter ”Vis saldi”.
Øverst i venstre hjørne, vises hvilken dato der er beregnet afspadsering til og med.
I dette tilfælde er det d. 23. februar 2015. Dvs. alt hvad der ligger efter denne dato er ikke
medregnet. Datoen vil være søndagen i den sidste godkendte uge på tjenesteplanen.
Fordi det er februar måned vi kigger på, skal timerne markeret med rød afvikles inden udgangen af
februar for ikke at gå til udbetaling.
Rette medarbejderens normdifference - Fixpunkt
Under ”Fixpunkt” har man mulighed for at rette medarbejderens saldi. Selvom man kan rette
medarbejderens afspadsering og ferie, vil indberetningerne blive overskrevet efter den følgende
særydelsesberegning, med saldi fra lønsystemet. Derfor er det eneste man må rette i medarbejderens
normdifference. Under ”Normtid” vælges ”Ny linie”. Derefter udfyldes datoen for hvornår
rettelsen skal laves under startdato. Det kan være en god ide at vælge enten den første eller sidste
dag i en normperiode. Under ”Fixpunkt” udfylder man de timer som normdifferencen skal
reguleres med. De tal der står før kolon er de timer der skal rettes og tallene efter kolon er
minutterne. Hvis der står minus foran timerne trækkes de fra medarbejderens normdifference og
26-02-2015
Side 14 af 33
hvis der ikke står noget foran timerne vil de blive lagt til. Under ”Type” vælges ”Regulering. Når
der trykkes på ”Luk” og ”Gem”, er reguleringen gemt.
3. Tjenesteplanen
På Tjenesteplanen kan man se hvilke medarbejdere der er på arbejde og hvordan deres
normdifferencer, afspadseringssaldo og FO regnskab ser ud.
Ændringer eller afvigelser indberettes løbende på tjenesteplanen.
Tryk på dette ikon
for at åbne tjenesteplanen eller vælg ”Filer”, ”Åbn” og ”Tjenesteplan” og
nedenstående boks vil fremkomme.
Vælg den korrekte uge ved startdato og tryk ”OK”.
Ønsker man at åbne en tjenesteplan for 4 uger af gangen, sættes flueben i 4-ugers plan.
Hvis man vælger at åbne en 4 ugers plan har man nogle muligheder, som man ikke har hvis man
bruger 1 ugers planen, såsom visning af medarbejderes navne i stedet for initialer.
(Se evt. vejledningen om Forskelle på 1 ugers planer og 4 ugers planer på Varde Kommunes
intranet under: ”Social, Sundhed og Beskæftigelse”, ”Social- og Sundhedsafdelingen” og ”KMD
Vagtplan”).
I denne manual tages der udgangspunkt i at man anvender en 4 ugers plan.
Efter man har trykket på OK, åbnes tjenesteplanen.
26-02-2015
Side 15 af 33
På tjenesteplanen kan man, hvis man holder musen hen over statusfeltet, se hvem der har udrullet
og godkendt planen og hvornår det er gjort.
 Afspadseringssaldo
På tjenesteplanen findes 2 typer saldi for afspadsering:
1) Afsp saldo: Afspadseringssaldoen er den samlede saldo af optjente timer fra merarbejde,
overarbejde og optjente tillæg. Saldoen opgøres pr. den dato der står ovenover
afspadseringssaldiene.
2) Afsp behov: Betyder at timer skal afvikles/afspadseres inden udgangen af den måned man står i.
Afsp. behov er ikke et tal for sig selv, men er en del af den samlede afspadseringssaldo.
Hvis der laves en ændring som påvirker afspadseringssaldoen og denne ændring bliver lavet i en
periode som der allerede er kørt særydelsesberegning for, justeres afspadseringssaldiene ikke med
det samme. Saldoen vil først blive justeret efter den næste særydelsesberegning- se
særydelsesberegningsdato på leveringsplanerne for henholdsvis månedslønnede og timelønnede.
Afspadseringssaldoen kan løbende følges i vagtplan eller på saldoopgørelsen der sendes til
medarbejderens E-boks hver måned.
Hvis en medarbejder fratræder med en negativ afspadseringssaldo, vil disse timer ikke automatisk
blive trukket ved lønudbetalingen. Lønafdelingen skal kontaktes, hvis der skal ske løntræk for
afspadseringstimerne. Hvis medarbejderen har en positiv afspadseringssaldo, bliver disse udbetalt
ved fratrædelse, medmindre medarbejderens sidste dag er en arbejdsfri dag.
Hvis medarbejderens sidste dag på Vagtplan er en arbejdsfri dag, skal Personaleafdelingen udbetale
afspadseringen.
 Normdifference
Ved siden af afspadseringssaldiene på tjenesteplanen, finder man normdifferencen.
Normdifferencen er en beregning af den arbejdstid man er ansat med og så de normaltimer der
indberettes. Hvis medarbejderen har en normperiode tilknyttet, opgøres normdifferencen den sidste
dag i normperioden. Normperioden kan man se yderst til højre på tjenesteplanen. Hvis ikke der er
tilknyttet en normperiode, opgøres saldoen pr. den dato der står ovenfor normdifferencen. Den dato
kan man selv vælge om det skal være ved udgangen af den måned man kigger på, eller den sidste
dag i den 4 ugers periode man kigger på.
 Frihed iht. Overenskomst (FO)
På en 4 ugers plan er der ved siden af normdifferencen en kolonne der hedder ”Ikke planlagt FO”.
FO betyder: ”Frihed iht. overenskomst” og viser det antal timer og helligdage hvor medarbejderen
ikke har haft fri. Hvilke dage det drejer sig om kan findes ved at stille sig på medarbejderen og
vælge ”Funktioner” og ”Søgnehelligdagsfri”, eller ved at højreklikke på medarbejderens navn og
vælge ”Søgnehelligdagsfri”.
Når disse dage afholdes flyttes en eventuel difference mellem det der er optjent og den vagt
medarbejderen står med over i normdifferencen.
 Vis detaljer
Hvis man trykker én gang på en tjenestebrik på tjenesteplanen og vælger ”Vis detaljer” eller
højreklikker på tjenesten og vælger ”Vis detaljer”, kan man få vist et tjenesteforløb som indeholder
følgende oplysninger:
26-02-2015
Side 16 af 33
- Tjenestetiden + eventuelle afvigelser (øverst i billedet)
- Evt. optjent eller forbrugt afspadsering (Optjen/Afspad)
- Hvem der sidst har ændret i tjenesten og hvornår (Oprettet/ændret)
- Hvad det koster med den aktuelle indberetning (Omkost)
Herunder kan man se et eksempel på hvordan et tjenesteforløb ser ud, når man vælger ”Vis
detaljer”.
 Udrulning af nye uger (dannelse af nye tjenesteplansuger)
For at udrulle nye uger på tjenesteplanen, skal man vælge tjenesteplansikonet
.
På knappen ”Opret ny(e)” udruller man nye uger. Man trykker på knappen og der kommer en boks
frem, hvor man kan vælge hvor mange uger man vil udrulle.
Hvor mange uger frem man vælger at udrulle, er op til virksomheden/institutionen. Tjenesteplaner
skal som minimum udrulles for de kommende 4 uger så medarbejderen altid kender sine
tjenestetider 4 uger i forvejen.
 Godkendelse af uger
Oplysninger fra vagtplansystemet kommer kun over i lønsystemet, hvis tjenesteplanen er godkendt.
Det er vigtigt at man hele tiden sørger for, at indeværende uge er godkendt. Systemet vil komme
med en bemærkning når man åbner tjenesteplanen, hvis indeværende uge ikke er godkendt. Der
sker ikke noget ved at godkende nogle uger frem, så det kan man roligt gøre. Hvis man har en
medarbejder der fratræder og man så har lagt ferie ind for resten af måneden, vil dette også kun
blive overført hvis tjenesteplanen er godkendt i samme periode.
For at godkende uger skal man stå på tjenesteplanen og trykke på ”Funktioner”. Vælg ”Godkend”
og en boks med ugens datoer kommer frem. Sikr dig at der er flueben i ”Kontrol udføres” og vælg
26-02-2015
Side 17 af 33
”Godkend”. Hvis der er hviletidsbestemmelser som ikke er overholdt, eller gamle FO dage som
ikke er registreret, vil der komme en boks med forskellige advarsler. Systemet holder tjenesteplanen
op mod arbejdstidsreglerne og man skal derfor se på de advarsler der kommer. Desværre kommer
der også advarsler på timelønnet personale, som står uden tjenester. Dem skal man se bort fra.
Man klikker på ”Godkend” og derefter ”Gem”.
Som tidligere nævnt, kan man på tjenesteplanen, ved at holde musen hen over statusfeltet, se hvem
der har udrullet/godkendt planen og hvornår det er gjort.
På leveringsplanerne er det muligt at se hvilke uger der går til udbetaling for henholdsvis
månedslønnede og timelønnede. Hvis en tidligere uge ikke var godkendt da den sidste
særydelsesberegning for den lønkørsel skete, vil den stå øverst på næste Arbejdstidsopgørelse.
 Feriesaldo/omsorgsdage
Hvis man skal finde feriesaldoen, antallet af omsorgsdage eller seniordage på en medarbejder, skal
man vælge ”Funktioner” og ”Vis diverse saldi”.
Der vil fremkomme en oversigt over medarbejdernes feriesaldo.
Saldoen vil pr. medarbejder være delt op i ferietimer med løn, ferietimer uden løn og
6. ferieuge timer.
Feriesaldoen retter sig umiddelbart til ved indberetning af ferie, medmindre indberetningen ligger i
en periode som der er kørt særydelsesberegning for. Er dette tilfældet kræver det en ny
særydelsesberegning før saldiene opdateres. Skulle en medarbejders ferie være gået i minus, kan
man ikke se det i Vagtplan, da den negative saldo ikke overføres. Medarbejdernes saldo vil så stå i 0
i stedet.
Hvis man vil se medarbejdernes omsorgsdage eller seniordage, skal man klikke på fanebladet
”Omsorgsdage” eller ”Seniordage” hvorefter der fremkommer en oversigt med saldoen på hver
medarbejder.
 Genudrulning af medarbejder
Når der er ansat en ny medarbejder, foretaget ændringer i selve rulleplanen, eller i tilknytningen til
en rulleplan på medarbejderbilledet, skal medarbejderen genudrulles før ændringerne kommer på
tjenesteplanen. Dette skal kun gøres hvis der er dannet tjenesteplaner efter den dato ændringen
træder i kraft, eller hvis en ny medarbejder bliver ansat i en uge der allerede er udrullet/dannet.
Åben tjenesteplanen for den eller de uger der skal genudrulles. Her højreklikker man på
medarbejderens navn/initialer og vælger ”Genudrul Person”. Vær specielt opmærksom på at det er
den rette medarbejder der bliver genudrullet tjenester på.
Der vil nu fremkomme følgende boks:
26-02-2015
Side 18 af 33
I ovenstående eksempel er det medarbejderen ES der genudrulles i perioden 16/2-2015 – 15/3-2015.
Sørg altid for inden genudrulningen at have noteret evt. fravær eller ændringer i forhold til den
originale rulleplan, da disse vil blive slettet ved genudrulningen.
Trykkes der på ja, vil de pågældende uger blive hentet fra rulleplanen og lagt på tjenesteplanen.
Ved en 1 ugers plan udrulles der 1 uge af gangen, mens der ved en 4 ugers plan udrulles 4 uger.
Fortsæt evt. på samme måde med den/de næste uge/r hvis nødvendigt.
Hvis der skal genudrulles til og med sidste oprettede tjenesteplan på enheden kan man ved at vælge
”Funktioner” og ”Genudrulning t.o.m. sidste uge” få udrullet alle de resterende tjenesteplaner på
enheden.
Også her er det vigtigt at man stiller sig på den rigtige medarbejder, så det er den rigtige
medarbejder man udruller tjenester på.
Når man har valgt ”Genudrulning t.o.m. sidste uge” fremkommer nedenstående billede.
26-02-2015
Side 19 af 33
I dette tilfælde er det medarbejderen ES der genudrulles i perioden 16/2-2015 – 17/5-2015. Her skal
man også sige ja for at tjenesterne fra rulleplanen bliver overført til tjenesteplanen.
 Afvigende kontering
Hvis man låner en ansat ud til en anden institution / afdeling, er det muligt at foretage en afvigende
kontering af tjenesten, så afdelingen medarbejderen udlånes fra ikke har udgiften til medarbejderen.
Udlån af medarbejdere kan også håndteres via Rådighedsaftaler (se 5. Rådighedsaftaler – Udlån af
medarbejdere), men hvis medarbejderen skal blive stående på den samme Vagtplan enhed, kan der
oprettes forskellige konti, evt. tilhørende flere afdelinger på den samme enhed, som så kan
anvendes ved afvigende kontering. Dette kunne f.eks. være en fastlønskonto eller en vikarkonto.
Hvis man ønsker at lave afvigende kontering på en normal tjeneste, skal man dobbeltklikke på
tjenesten på tjenesteplanen og til højre på ”Ret tjeneste” billedet, vælge hvilken konto tjenesten skal
konteres på.
Derefter vælges ”OK”.
Ønsker man at lave afvigende kontering på merarbejde (EX) eller overarbejde (OA), skal man
indberette som normalt. Inden man trykker ”OK”, skal man vælge den afvigende konto under feltet
kontering på ”Afvigelse detaljer” billedet.
26-02-2015
Side 20 af 33
Kontakt Social- og Sundhedsafdelingen for at få oprettet kontonumre der kan anvendes ifm.
afvigende kontering.
 Opdeling i Personalegrupper
Hvis man har flere forskellige personalegrupper kan det være en god ide at inddele dem i grupper.
På denne måde får man kun vist de medarbejdere som man selv vælger. De enkelte grupper oprettes
ved at vælge: ”Filer”, ”Åbn” og ”Gruppekartotek” eller ved at klikke på ikonet for grupper
Dernæst fremkommer følgende billede:
26-02-2015
.
Side 21 af 33
Her har man mulighed for at oprette en ny gruppe eller redigere en eksisterende gruppe. Der kan
desuden slettes en allerede eksisterende gruppe. Dernæst vælges ”OK”.
Hvis man har valgt at oprette en ny gruppe eller redigere en eksisterende, vil billedet hvor man kan
redigere hvilke medarbejdere der skal være med i gruppen blive åbnet.
Her kan man trække enten medarbejdere eller Stillingsgrupper over i vinduet til højre der hedder
Indhold. Når man har valgt de rigtige medarbejdere eller stillingsgrupper vælges Gem. Hvis man
lige har oprettet gruppen vil systemet bede dig om et navn til gruppen.
Den gruppe man har oprettet vil man nu kunne vælge under ”Planlægningsgruppe” når
tjenesteplanen åbnes.
Se også Afsnit 9, side 63-73 i mappen fra KMD.
26-02-2015
Side 22 af 33
4. Indberetning af afvigelser på tjenesteplanen
I dette afsnit kan man læse hvordan de forskellige afvigelser indberettes i Vagtplan.
På tjenesteplanen kan man vælge at dobbeltklikke i det grå felt ved siden af tjenestebrikken, stille
sig på det grå felt og vælge ”Registrer afvigelse”, eller man kan skrive afvigelsestypen direkte i det
grå felt.
Hvis det er en afvigelsestype hvor Vagtplan har brug for yderligere oplysninger, vil nedenstående
”Afvigelse detaljer” billede komme frem.
Ved indberetninger over flere dage skal man åbne billedet, da disse skal indberettes som en periode.
På de følgende sider er en forklaring til hvilke typer afvigelser der findes og hvad man skal være
opmærksom på når man indberetter dem.
26-02-2015
Side 23 af 33
Afvigelser
Beskrivelse
Vælg type FE
Ferie – FE
Hvis ferie indberettes som med løn, vil systemet automatisk tage af ferien med
løn indtil der ikke er mere. Herefter registreres den resterende ferie automatisk
som ferie uden løn, med løntræk. Hvis det i stedet skal registreres som 6.
ferieuge skal man indberette de resterende timer med FF.
Ansatte i Fleksjob skal håndteres ligesom alle andre medarbejdere, så det er ikke
længere nødvendigt at lave om på vagterne så de svarer til en fuldtidsvagt.
Vælg type FF
6. ferieuge – FF
Samme procedure som ved Ferie - FE.
OVERFØRSEL TIL
NYT FERIEÅR
VÆR OPMÆRKSOM PÅ:
Hvis der er overført 6. ferieugetimer til nyt ferieår skal det indberettes som ferie
(FE) når det afholdes.
Vælg type SY
Sygdom – SY
I feltet periode skrives 1. sygedag.
Ved raskmelding indberettes slutdatoen. Dette gøres ved at dobbeltklikke på
sidste sygedag og vælge ”Rediger linie”. Skriv slutdatoen og klik på ”OK”. Luk
boksen Afvigelser ved at klikke på ”Luk”.
Hvis sygeperioden kun har været en enkelt dag, er det ikke nødvendigt at
udfylde start og slutdato.
Sygdom Timelønnede
Sygdom skal indberettes på timelønnede, hvis der er aftalt en tjeneste på
sygedagen.
Systemet holder styr på om der skal udbetales sygedagpenge, eller sendes
dagpengeskema til medarbejderen.
Delvis syg – DS
Hvis en medarbejder går syg hjem fra arbejdet indberettes det som Sygdom (se
Sygdom - SY), men tidspunktet ændres og der sættes flueben i Delvis syg.
§ 56 (tidligere § 28)
Indberettes som SY i vagtplan
Sæt flueben i feltet Paragraf 56.
Hvis en medarbejder normalt får sine ekstratimer til afspadsering, kan man ved
Merarbejde/Ekstratimer at sætte flueben i ”direkte udbetaling”, vælge at de præsterede timer udbetales, i
- EX
stedet for at indgå i afspadseringssaldoen.
Husk at tage stilling til om det er varslet rettidigt.
Vælg type TT – på samme måde som SY (se Sygdom - SY).
Tilskadekomst i
tjenesten – TT
26-02-2015
Side 24 af 33
Overarbejde - OA
Overarbejde benyttes hvis:
1. den daglige højeste arbejdstid overstiges,
2. medarbejderen i normperioden overstiger en fuldtidsansættelse (37 timer
i gennemsnit pr. uge), eller
3. hvis medarbejderen bliver indkaldt på en beskyttet fridag.
Overarbejde giver timerne + 50 % enten i afspadseringssaldoen eller udbetalt på
lønsedlen.
Husk at tage stilling til om varslingen er sket rettidigt.
Hvis en medarbejder normalt får sine overarbejdstimer til afspadsering, kan man
ved at sætte flueben i ”Direkte udbetaling”, vælge at de præsterede timer og
tillæg udbetales, i stedet for at indgå i afspadseringssaldoen.
Ved afspadsering kan forskellige afspadseringskoder bruges.
Afspadsering – A1-A9
De mest anvendte er:
A1 = Søndagstillæg
A9 = Rullende afspadsering
Obs!! – A9 vil altid tage det ældste og dyreste først. Hvis der ikke er timer nok i
saldoen, vil der opstå en negativ saldo i den dyreste saldotype.
Hvis en nattevagt har afspadsering der starter efter midnat, skal afspadseringen
indberettes på dagen hvor vagten starter og så ændres datoen på
afvigelsesbilledet til dagen efter.
Nedsat tjeneste – NS
KMD har før gjort opmærksom på at man bør anvende A1 i rulleplanen og ikke
A9. Dette skyldes at noget afspadsering såsom merarbejde, overarbejde eller
inddraget frihed ikke kan optjenes under barsel eller sygdom, og derfor bør det
heller ikke kunne afvikles under barsel eller sygdom. Og det vil kunne ske hvis
man anvender A9 i rulleplanen.
Kan enten indberettes dag for dag på tjenesteplanen, eller lægges ind i
rulleplanen i den periode der er aftalt nedsat tjeneste.
Uanset hvad man vælger, skal den periode for den nedsatte tjeneste først oprettes
på tjenesteplanen, på samme måde som med andet fravær. Der vil første gang
fremkomme et advis om man ønsker at oprette aftale for den nedsatte tjeneste.
Angiv i periode, den aftalte periode for den nedsatte tjeneste.
Hvis der er aftalt faste tidspunkter for fraværet, kan det bedst betale sig at lægge
den nedsatte tjeneste ind som en del af rulleplanen. Der kan man vælge at oprette
en ny rulleplan til perioden med nedsat tjeneste, eller at ændre i den eksisterende
rulleplan og ændre tilbage igen når perioden er slut (se afsnit om ændring af
eksisterende rulleplan).
Hvis man indberetter den nedsatte tjeneste på tjenesteplanen skal man ind på
hver dag og vælge hvornår medarbejderen ikke har været på arbejde.
Hvis perioden for nedsat tjeneste forlænges, er det vigtigt at I indberetter det før
sidste dag i den planlagte periode. Ellers kontakt Personaleafdelingen for at få
perioden forlænget.
Se desuden vejledning vedr. indberetning af nedsat tjeneste på Vagtplan siden på
Intranettet.
26-02-2015
Side 25 af 33
Vælg type GG.
Graviditetsgener - GG
Se ”Barselsarbejdsgang fra Personaleafdelingen” på Vagtplan siden på
Intranettet.
Graviditetsgener og
Nedsat tjeneste –
Supplerende kode NSG
Barsel – BA
Hvis en medarbejder har nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, skal dette
indberettes som GG i Vagtplan med supplerende kode NSG (Nedsat
tjeneste pga. graviditetsgener). Personaleafdelingen vil nok løbende
kontakte dig for at få at vide hvor mange timer medarbejderen har været
fraværende, så de søger refusion for det rigtige antal timer.
Vælg type BA
Se ”Barselsarbejdsgang fra Personaleafdelingen” på Vagtplan siden på
Intranettet.
I perioder uden løn, fjerner Personaleafdelingen medarbejderen fra
Vagtplan og standser udbetalingen af løn.
Adoption – AP
Vælg type AP
Der indberettes på samme måde som barsel (se Barsel - BA).
Faktisk fødselstidspunkt = dato for barnets modtagelse i hjemmet.
Vælg type HJ
Barns 1. sygedag – HJ
Vælg type OS
Omsorgsdag – OS
I feltet Omsorgsdage skrives barnets fødselsdato.
Vælg type TJ
Tjenestefri med/uden
løn TJ
HUSK! hvis det er uden løn, skal fluebenet fjernes i feltet ”med løn”.
Der foretages herefter automatisk løntræk i den førstkommende lønkørsel.
For nogle overenskomstområder skal helligdage indberettes med SH/SP, mens
Helligdage og
der for andre skal stå FO.
specialdage – FO/SH/SP
SH står for søgnehelligdag, mens SP står for specialdag.
SH og SP bliver automatisk lagt på, da medarbejdere med disse overenskomster
som hovedregel har fri på helligdage og der udloddes ikke tillæg.
--------------------------------------------------------------------------------------FO står for frihed iht. overenskomsten.
FO indberettes hvis medarbejderen har fri på helligdagen. Hvis ikke det er
muligt optjenes dagen, så den kan afholdes en anden dag.
FO dagen skal være afholdt inden 3 måneder, ellers går den for nogle
medarbejdere til udbetaling.
Der udloddes ingen tillæg når FO dage afholdes.
For nogle personalegrupper optjenes der på specialdage ikke en FO dag, men
tidspunktet hvor medarbejderen har fri, indberettes med FO hvor man retter det
så der ikke anvendes nogen FO (ændrer FO dagen til en blank linie). Se også
Ofte stillede spørgsmål.
26-02-2015
Side 26 af 33
Omlægning/ændring af
tjeneste
For at omlægge en tjeneste skal man ikke benytte afvigelsesbilledet, men i stedet
dobbeltklikke på tjenestebrikken eller stille sig på vagten og vælge Ret tjeneste.
Dermed vises omlægningsbilledet og der kan ændres på tidspunktet for tjenesten.
Husk at angive om omlægningen er rettidigt varslet. Hvis det ikke skal betragtes
som en omlægning, men i stedet som en ændring, flyttes prikken fra feltet
”Omlægning” til feltet ”Ændring”.
Når man indberetter afvigelser, kan man sætte flueben i feltet valgfri. Der vil så
ikke blive beregnet tillæg (kan f.eks. bruges, hvis der er en aftale om at et
personalemøde afholdes uden betaling af tillæg).
Valgfri (uden tillæg)
Vælg type FK
Feriekoloni - FK
Benyttes når medarbejdere deltager i koloniophold.
Hvis perioden for feriekoloni ikke svarer til den tjeneste der ligger på dagen, kan
man vælge at omlægge tjenesten. En anden mulighed er at lægge EX timer på.
Så skal man fjerne fluebenet i feltet ”Brug tid fra tjeneste” og udfylde den tid
der skal indberettes med EX..
Der udloddes automatisk kolonitillæg på dage hvor der er indberettet FK.
Vagtplan styrer hvilken sats der skal gives, alt efter hvilke dage der er indberettet
FK på. Kontakt evt. Personaleafdelingen for at få en kopi af den indgåede aftale
vedr. Feriekoloni.
Vælg type KU
Kursus - KU
Hvis kurset kun er en del af arbejdstiden, fjernes fluebenet i feltet ”Brug tid fra
tjeneste” og fra- og til tidspunkt indberettes.
Hvis kurset falder på en arbejdsfri dag, indberettes først merarbejdetimer (EX)
og derefter kursus (KU).
Hvis kurset falder på en planlagt fridag, omlægges tjenesten til en normaltjeneste
og derefter indberettes kursus.
Der skal aftales en ny fridag.
26-02-2015
Side 27 af 33
5. Rådighedsaftaler - Udlån af medarbejdere
Via ikonet Rådighed
eller ved at vælge ”Filer”, ”Åbn” og ”Rådighedsaftaler, er det muligt at
udlåne en medarbejder fra én enhed i Vagtplan til en anden enhed i Vagtplan.
Her vælges den enhed medarbejderen skal udlånes fra og der udfyldes en dato der er den samme
eller en tidligere dato, end den første dag han/hun skal udlånes fra, under ”Vis aftaler fra:”.
Dernæst vælges ”Ny linie” og perioden udfyldes under ”Dato fra” og ”Dato til”.
Herefter vælges medarbejderens initaler under ”Medarbejder” og ”Ugesekvens” udfyldes.
Hvis det f.eks. kun er hver anden uge i den valgte periode at medarbejderen skal udlånes, skal der
stå et 2 tal under Ugesekvens. Ellers skal 1 tallet bare blive stående.
Der skal desuden sættes flueben i de dage medarbejderen skal udlånes.
Dernæst vælges enheden, som medarbejderen skal udlånes til og der skal tages stilling til om vagten
fra medarbejderens normale arbejdsplads skal beholdes. Til sidst vælges ”Gem”.
I ovenstående tilfælde udlånes medarbejder AA torsdag og lørdag fra Kursus 2 til Kursus 1.
Hvis medarbejderen også skal udlånes om fredagen skal der også sættes flueben under Fr.
Tip. Hvis man vil se hvilke medarbejdere man har udlånt i en periode kan man vælge enheden og
udfylde ”Vis aftaler fra” og ”til”.
26-02-2015
Side 28 af 33
6. Udskrifter
Inde i Vagtplan under ”Udskrifter” har man mulighed for at udskrive forskellige oversigter udfra
de indberetninger der er lavet i Vagtplan.
Nedenfor er beskrevet nogle af de mest relevante udskrifter, samt Arbejdstidsopgørelserne og
Saldoopgørelserne som medarbejderne modtager i deres E-boks fra KMD.
 Arbejdstidsopgørelse
En arbejdstidsopgørelse er en oversigt over de tjenester der er indberettet på medarbejderen.
På udskriften er der kun normaltjenester og afholdt afspadsering. Denne arbejdstidsopgørelse må
ikke forveksles med Arbejdstidsopgørelsen fra KMD.
 Tjenesteopgørelse
En tjenesteopgørelse er en god måde for planlæggeren til at få et overblik over alt der er registreret
på en medarbejder i en given periode. Her kan man se både tjenesten og eventuelle afvigelser.
Tjenesteopgørelsen minder på mange måder om Arbejdstidsopgørelsen der sendes fra KMD.
 Tjenesteplan med komme-gå tider
En tjenesteplan med komme-gå tider viser de vagter der er registreret på alle medarbejderne. Den er
egnet til at hænge på opslagstavlen, så medarbejderne kan se deres tjenestetider for de kommende
uger.
 Tjenesteplan
Hvis man på virksomheden/institutionen har brug for flere eller færre informationer på
tjenesteplanen, kan man vælge den der hedder Tjenesteplan. Her har man mange flere muligheder
for at designe den tjenesteplan der passer til netop dit område. Det er også muligt at gemme
skabelonen, så man kun behøver at lave opsætningen en gang.
26-02-2015
Side 29 af 33
 Oversigt over normperioder
Hvis man er i tvivl om hvorvidt medarbejderens normdifference passer, kan man vælge udskriften
”Oversigt over normperioder”. Her får man et overblik over hvad der er videreført fra den ene
beregnede normperiode, til den næste normperiode. Hvis man er tilbage og ændre på nogle gamle
perioder kan der godt opstå en difference som ikke videreføres til en ny periode, da denne allerede
er beregnet. Hvis dette skulle ske skal Social- og Sundhedsafdelingen kontaktes.
 Arbejdstidsopgørelse fra KMD
Medarbejderne modtager hver måned en arbejdstidsopgørelse fra KMD i deres E-boks. På
arbejdstidsopgørelsen er alt der er indberettet via Vagtplan registreret.
Arbejdstidsopgørelsen vil altid stemme overens med udbetalte tillæg ved lønudbetalingen og kan
således bruges af medarbejderen til sammenligning med denne.
Vagtplan udbetaler løn/tillæg for hele uger. Dvs. at tillæggene for månedslønnede og timelønnede
ikke bliver udbetalt for en kalendermåned, men for de perioder man kan se på leveringsplanerne for
henholdsvis månedslønnede og timelønnede.
Øverst på arbejdstidsopgørelsen står der hvilken særydelsesperiode der hører til lønperioden.
KMD har udarbejdet en vejledning til arbejdstidsopgørelsen. Den kan ses på Vagtplan siden på
Varde Kommunes Intranet.
 Saldoopgørelse fra KMD
På bagsiden af Arbejdstidsopgørelsen finder man Saldopgørelsen. Dette er en registrering af optjent,
afholdt og udbetalt afspadsering.
KMD har udarbejdet en vejledning til Saldoopgørelsen. Den kan ses på Vagtplan siden på Varde
Kommunes Intranet.
Via KMD Doc2archive er det også muligt at finde Arbejdstids- og saldoopgørelserne.
Da adgangen til programmet bliver lukket hvis man ikke bruger systemet i 3 måneder, er det
besluttet at det kun er enkelte medarbejdere indenfor hver virksomhed der har adgang til
programmet. Hvis man skal bruge adgang til Doc2archive skal man kontakte IT-afdelingen.
Programmet er i Zenworks vinduet under 1. Programmer.
Brugernavnet er bl + ens brugernavn til vagtplan f.eks. blhebj.
Hvis medarbejderen har adgang til de sorte KMD billeder/Cics, er det denne adgangskode der
anvendes.
26-02-2015
Side 30 af 33
Fejl- og anmærkningslister
KMD sender næsten dagligt Fejl- og anmærkningslister ud via Doc2archive.
Social – og Sundhedsafdelingen gennemgår dem og retter fejl der er opstået i forbindelse med
overførsel til lønsystemet. I nogle tilfælde bliver listerne sendt videre til indberetteren med henblik
på fejlretning.
Listerne skal undersøges og eventuelle fejl rettes.
26-02-2015
Side 31 af 33
Ofte stillede spørgsmål
Nedenfor er nogle af de mest stillede spørgsmål:
Hvis dman har et spørgsmål som man mener andre også kunne få gavn af at kende svaret på, bedes
man kontakte Henrik Bramsen Jensen i Social- og Sundhedsafdelingen.
- Hvordan fungerer en normperiode?
Herunder tages der udgangspunkt i en 4 ugers normperiode.
I løbet af 4 uger skal en fuldtidsansat arbejde 148 timer (37 timer x 4 uger).
Hvis medarbejderen arbejder mere eller mindre, vil dette blive registreret i normdifferencen på
tjenesteplanen. Hvis medarbejderen efter de 4 uger har timer i overskud eller i underskud, vil disse
timer normalt blive overført til næste normperiode.
I arbejdstidsaftalerne står der at eventuelle overskydende timer skal udbetales og timer som
medarbejderen har arbejdet for lidt skal slettes, så man bør være meget opmærksom på
normdifferencer.
Der findes ingen regler om hvor lang en normperiode må være, men den skal som minimum være 4
uger lang.
- Hvordan udregner Vagtplan normdifferencen?
Udregningen sker ved at sammenligne det antal arbejdstimer medarbejderen burde have haft i løbet
af antallet af uger ud fra timetallet på ansættelsesbrevet og det antal timer der faktisk er præsteret.
I normperioder med helligdage, fratrækkes 7 timer og 24 minutter for fuldtidsansatte pr. helligdag.
- Hvordan kan jeg se hvor meget min medarbejder har til gode?
Det overskud/underskud medarbejderen har af timer i den igangværende normperiode, vil stå i
normdifferencen. Timer i minus er timer medarbejderen arbejder for lidt, mens timer i plus er timer
medarbejderen arbejder for meget. Optjente timer ifm. Merarbejde (EX), Overarbejde (OA) eller
optjente tillæg vil stå i afspadseringssaldoen, hvis ikke de er gået til udbetaling.
- Hvordan bruger jeg af medarbejderens normdifference?
Hvis man vil bruge af timer som medarbejderen har arbejdet for meget, sker det ved at forkorte en
tjeneste eller tildele en fridag. Hvis man forkorter en dag kan man evt. lægge Merarbejde (EX) på i
stedet for, hvis medarbejderen skal være/har været på arbejde.
- Hvordan bruger jeg af medarbejderens afspadseringssaldo?
Hvis man vil bruge af timer fra afspadseringssaldoen, sker det ved at indberette afspadsering med
koderne A1-A9 på det grå felt efter tjenesten.
- Hvordan påvirker helligdage normdifferencen?
Det kommer an på hvor mange timer medarbejderen normalt skulle have arbejdet på den dag hvor
helligdagen ligger. Helligdagen tæller for en fuldtidsansat som 7 timer og 24 minutter og
forholdsmæssigt for deltidsansatte.
Hvis den fuldtidsansatte medarbejder skulle have arbejdet over 7 timer og 24 minutter, så skylder
medarbejderen de overskydende timer/minutter til virksomheden. Dette trækkes automatisk fra i
normdifferencen.
Hvis den fuldtidsansatte medarbejder skulle have arbejdet mindre end 7 timer og 24 minutter, så
skylder virksomheden de underskydende timer/minutter til medarbejderen. Dette lægges automatisk
til normdifferencen.
26-02-2015
Side 32 af 33
- Hvordan indberettes Grundlovsdag, 1. maj og nytårsaftensdag hvis medarbejderen har ret til at få
fri kl. 12?
Hvis medarbejderen f.eks. står til at skulle arbejde 8-16, men i stedet skal have fri kl 12 kan det
indberettes på følgende måde:
1. Der indberettes med FO, men vælges ikke en søgnehelligdag
2. Fluebenet i brug tid fra tjeneste fjernes og tidspunktet ændres til 12:00 – 16:00.
Resten af dagen kan evt. indberettes med afspadsering eller ferie.
- Mine medarbejdere har ikke fået lønnen eller særydelserne (timelønnede) for en eller flere uger
udbetalt og vagterne står ikke på arbejdstidsopgørelsen. Hvorfor?
På leveringsplanerne er det muligt at se hvilke uger der går til udbetaling for henholdsvis
månedslønnede og timelønnede. Hvis tjenesteplanen ikke har været godkendt dagen før
særydelsesberegningen sker, bliver vagterne ikke videreført fra vagtplan og går dermed ikke til
udbetaling. Ugen/ugerne vil stå øverst på næste arbejdstidsopgørelse som fremført (FRM) og
udbetales på næste lønseddel såfremt Tjenesteplanen er godkendt.
Hvis tjenesteplanen var godkendt inden dagen før Særydelsesberegningen sker, bedes man kontakte
den systemansvarlige – se indledningen på side 4 for navn og telefonnr.
26-02-2015
Side 33 af 33