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„Der aktuelle Stand ist immer der, der im System steht“
Unternehmen
Gasunie Deutschland GmbH
& Co. KG
Branche
Energieversorgung
Organisationsgröße
ca. 250 Mitarbeiter
(Unternehmensgruppe Deutschland)
Unterschiedliche Excel-Versionsstände? Nicht mit Fernleitungs-Netzbetreiber
Gasunie und der BI-Software von prevero
Das Forecasting, Reporting und die Unternehmensplanung
können leicht zu einer nicht zu unterschätzenden Herausforderung werden – zumindest dann, wenn man auf jede Menge Excel-Listen und händische Arbeitsabläufe zurückgreift. Im
vorliegenden Fall wurden für Forecasting und Reporting die
Zahlen erst aus SAP exportiert und dann in eine Excel-Tabelle
importiert. Dann wurden die Daten aufwendig konsolidiert,
um anschließend die entsprechenden Berichte zu erstellen.
Was den Planungsprozess angeht, war man intern so
strukturiert, dass Excel Templates bereitgestellt, versandt
und wieder eingesammelt wurden. Die daraus gewonnenen
Daten und Zahlen wurden von einem Controller händisch in
ein Controlling-System übertragen, auf das nicht jeder Zugriff
hatte, da es nicht integriert war. Alles in allem – man muss
es fairerweise sagen – hat es unterm Strich gut funktioniert,
allerdings war diese Vorgehensweise mit einem hohen
Zeitaufwand und sehr vielen manuellen Abläufen verbunden.
Die Rücksendung der ausgefüllten Templates erfolgte
teils per E-Mail, manchmal wurden die Daten auch nur
telefonisch weitergegeben oder auch einfach mündlich vor
Ort mitgeteilt. Ein Vorgehen, das suboptimal war. Dies sollte
sich für den Fernleitungs-Netzbetreiber Gasunie, dessen
Erdgasfernleitungsnetz durch die Verbindung mit den Fernleitungsnetzen in den Niederlanden, Dänemark, Norwegen
und Russland als Drehscheibe im europäischen Erdgasmarkt
fungiert, ändern. Man wollte zu jedem Zeitpunkt wissen,
wie die Plan- mit den Ist-Zahlen übereinstimmen und ob das
Reporting verlässlich ist.
Eduard Wulfert, fachlicher Projektleiter „Einführung BI“ und
Mitarbeiter im Controlling bei der Gasunie Deutschland Services
GmbH in Hannover
Unterstützung durch BARC
Eduard Wulfert, fachlicher Projektleiter „Einführung BI“
und Mitarbeiter im Controlling bei der Gasunie Deutschland
Services GmbH in Hannover: „Die Entscheidung, unsere
Planungs-, Forecasting- und Reporting-Daten künftig über
ein BI-Tool abzuwickeln, war gesetzt. Also haben wir uns
als erstes auf der CeBIT umgesehen - um dann sehr schnell
festzustellen, dass der Markt für uns zu unübersichtlich
war. Es gab einfach zu viele Anbieter, die ihr Tool als das
für uns Bestgeeignete angepriesen haben. Also haben wir
uns an BARC gewandt, mit der Bitte, uns zu unterstützen.
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„Der aktuelle Stand ist immer der, der im System steht“
der uns auch bei zukünftigen sich entwickelnden Projekten
unterstützen konnte. Wir waren fündig geworden, und das
nach insgesamt nur vier Monaten.“
Zahlen aus 25 Bereichen und Abteilungen
Die haben sich unsere Anforderungen genau angehört und
basierend darauf eine Short list mit 4 Anbietern erstellt. In
der Zwischenzeit hatten wir eine Art Drehbuch geschrieben
mit den Dingen, die unsere neue Software können sollte. Das
haben wir dann an die 4 Hersteller gesandt, zusammen mit
codierten Daten und den Strukturen unseres SAP-Systems, so
dass sie sehen konnten, wie unsere Berichte aussehen und
wie unser Reporting aufgebaut ist.“ Die Aufgabenstellung: Sie
sollten die Strukturen und Berichte nachbauen und bei einer
Präsentation live und in Farbe zeigen, dass Datenimport,
-export und die Weiterverarbeitung in den Berichten funktioniert. Und dazu hatte man genau eine Woche Zeit.
Vom Drehbuch zum Lastenheft
prevero ließ sich nicht zweimal bitten – sie arbeiteten
nicht nur strikt nach Drehbuch, sondern gingen noch
einen Schritt weiter und erstellten auf dessen Grundlage
zusätzlich ein Lastenheft. Während der ersten Präsentation
vor Ort konnten sie nicht nur unter Beweis stellen, dass
sie alle gestellten funktionalen Anforderungen zu 100%
erfüllt haben, sie hatten darüber hinaus auch inhaltliche
Vorgehensweisen skizziert, da sie sich in der EnergieBranche bestens auskannten. Wulfert: „Das Engagement
der Münchner hat uns auf Anhieb überzeugt, das Vertrauen
war von Anfang an da. Wir hatten ehrlich gesagt gar nicht
erwartet, dass die Daten und Prozesse bereits im ersten
Anlauf so präzise dargestellt waren. Uns wurde klar, dass
wir nicht nur einen BI-Partner gesucht haben, sondern auch
jemanden, der sich mit der Materie bestens auskannte und
Als erster Schritt folgte dann die finale Modellierung.
Wulfert: „Die Software ist ja kein fertiges Tool, sondern
wird auf die individuellen Bedürfnisse angepasst. Wir haben
sie als eine Art Baukasten genutzt, in dessen Rahmen wir
festgelegt haben, wie die Berichte aufgebaut und welche
Logiken jeweils hinterlegt werden.“ Dann sei es ans Eingemachte gegangen: Aus rund 25 Bereichen und Abteilungen
habe man die Zahlen für den Forecast zusammengetragen,
darunter Projektkosten, aus denen man sehen konnte,
ob ein Projekt teurer oder günstiger werde als geplant,
alle Positionen aus der G+V, darunter auch Beratungs-,
Personal- und Instandhaltungskosten. Um auf der sicheren
Seite zu sein, habe man die Zahlen, die gemeldet wurden,
zunächst abgeglichen und dann im Finanz-Controlling
selbst ins System eingegeben. Wulfert: „Ab dem zweiten
Monat haben das die Bereiche und Abteilungen selbständig
durchgeführt, und es funktioniert hervorragend.“
Neues BI-Tool als Ideengeber
Ein sehr willkommener Nebeneffekt sei die Tatsache, dass
das neue BI-Tool in der täglichen Arbeit sozusagen als
Ideengeber diene; dies treffe speziell im Bereich Monitoring
zu. Während man bislang bei der Erstellung des monatlichen Forecasts nie sicher sein konnte, ob die abgegebenen
Zahlen endgültig waren und man dies immer erst durch zumeist mehrfaches Nachfragen klären konnte, habe man nun
ein Ampelsystem eingebaut. Da können die Abteilungen
einfach auf den Knopf drücken, die Ampel auf grün schalten
und damit kundtun, dass die abgegebenen Zahlen endgültig
und nicht mehr änderbar seien; dieser Ampel-Status sei für
alle Beteiligten einsehbar. Stehe die Ampel einen Tag vor
Abgabetermin noch immer auf rot, werde aus dem System
heraus automatisch eine E-Mail versandt, die an die fällige
Ampelschaltung erinnere.
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„Der aktuelle Stand ist immer der, der im System steht“
Planmasken mit allen relevanten Planwerten
Strukturiertes Berichtswesen spart
mindestens zwei Tage pro Monat
Ganz besonders angetan und erleichtert ist Wulfert von
den neuen Prozessen in den Bereichen Reporting und
Berichtserstellung: „Zunächst einmal: es gibt keine Berichtsverteilung mehr, die Zahlen sind aus dem System heraus
über Nacht verfügbar. Vorher war es so, dass wir die Zahlen
aus SAP herausgezogen, sie ins Reporting-System importiert, dann nochmals abgeglichen haben und schließlich für
jede Abteilung und jeden Bereich einen separaten Bericht
erstellen mussten. Dies geschah zwar teilautomatisch, aber
immer noch mit jeder Menge manuellem Aufwand. All diese
Arbeitsschritte sind nun komplett entfallen, weil die Berichte jeweils sofort an einem zentralen Ort verfügbar sind
und nicht mehr einzeln versendet oder auf Tauschlaufwerken gespeichert werden müssen. Allein dieser Teilbereich
erspart uns mindestens zwei volle Arbeitstage pro Monat im
zeitkritischen Zeitraum direkt nach Periodenabschluss.“ Und
auch die Berichte selbst seien deutlich strukturierter und
aufschlussreicher geworden: „Es gibt einen Kostenstellenund einen Projektbericht, für interne Zwecke reden wir noch
über Bilanzen, Cashflow und Personalkosten. Die liefern
neben den reinen Zahlen noch wesentlich mehr Informationswerte, insbesondere durch die Kommentarfunktion. So
sieht man nicht nur, dass sich ein Projekt um 100.000 Euro
erhöht hat, aus den Kommentaren werden gleichzeitig die
Gründe dafür ersichtlich“.
Parallel zu Reporting und Forecasting habe man die Planung
in Angriff genommen. Der Planungsprozess erfolge einmal
pro Jahr für die drei darauffolgenden Jahre, und zwar in
mehreren Schritten und Entwürfen, die im Laufe der Zeit
immer genauer werden. Wulfert: „Dazu haben wir dedizierte Planmasken erstellt, in der alle unternehmerisch relevanten Planwerte erfasst sind, von Umsatz-Erwartungen,
Personal- und Instandhaltungskosten bis hin zu Materialaufwänden oder Fremdleistungen. Als stark asset-basiertes
Unternehmen ist auch die umfangreiche Investitionsplanung
von hoher Bedeutung, die nun integriert ist. Das bedeutet,
dass die Investitionen automatisch in die G+V, Bilanz und
Cash-Flow-Rechnung einfließen. Eine mehrfache Berücksichtigung in der Planung ist nicht mehr notwendig.“
Maximale Transparenz: jede Leitung eine
Kostenstelle
Spannend an dieser Stelle sei auch der Zuschnitt der
Software auf die betrieblichen Anforderungen, der sehr
viel Transparenz bringe. Als Fernleitungs-Gasnetzbetreiber
verfüge man über ein rund 3.700 km langes Gasleitungsnetz. Man betreibe ein klassisches Finanzsystem mit G+V,
das auf Kostenstellen und natürlich Kostenarten heruntergebrochen werde. In dem System habe jeder Gasleitungsabschnitt seine eigene Kostenstelle, so dass man auf Anhieb
sehen könne, wie viele Kosten welches Asset verursacht
habe, oder welche Investitionen kumuliert in SchleswigHolstein oder im Raum Hannover anfallen. Wulfert: „Wir
können uns im System eine Übersicht erstellen, aus der
hervorgeht, wo welche Kosten gebucht werden und wo
noch Luft ist. Auf diese Weise ist eine wesentlich bessere
Projektplanung möglich als vorher. Ich sehe, wann Projekte
beginnen und enden, wie viel Budget wo verbraucht ist und
welche Meilensteine erreicht wurden. Und daraus ergibt
sich dann für uns die Information, ob und wie wir unsere
Unternehmensziele erreichen.“
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„Der aktuelle Stand ist immer der, der im System steht“
„Der aktuelle Stand ist immer der, der im
System ist“
Und wie schaut die erste Zwischenbilanz aus, nach rund
einem Jahr Arbeit mit dem prevero-System? Die sei, so
Wulfert, sehr positiv. Inzwischen arbeiten intern rund 60
von ca. 250 Mitarbeitern mit der Software, er selbst agiere
als Power User. Als sehr erfreulich empfinde er die Tatsache, dass das neue Tool bei den Mitarbeitern auf eine sehr
hohe Akzeptanz gestoßen sei. Man sei erleichtert, dass die
Suche nach den jeweils aktuellen Revisionsständen der
Excel-Sheets ein Ende habe, denn: „Der aktuelle Stand ist
immer der, der im System ist.“
Auch habe sich wie eingangs angedacht bereits das erste
weitere Projekt ergeben, und zwar im Berichtswesen. Während man dies zunächst nur für die Controlling-Abteilung
vorgesehen habe, erweitere sich die Aufgabenstellung
auf vertriebliche Belange. Man wolle das Tool nun auch
zur Tarifkalkulation und für das Monitoring der Erlöse
nutzen und dabei mithilfe der im System hinterlegbaren
Dimensionen alle Einflussfaktoren wie etwa Kunden und
Kundenstrukturen, Netzpunkte, unterbrechbare oder nicht
unterbrechbare Pfade berücksichtigen.
„Immer wieder die gleiche Entscheidung“
War die Entscheidung für prevero die richtige? Ein deutliches und vor allem spontanes „Ja“ ist die Antwort: „Schon
allein die Expertise der Mitarbeiter im Energiesektor ist Gold
wert. Es tut einfach gut, dass ich nicht erklären muss, was
ich mit NNE oder EOG meine, das hilft enorm. Das Team
ist hoch motiviert und bei Bedarf immer zur Stelle. Und der
Qualitätsgewinn in unseren Zahlen und einhergehend damit
die Zeitersparnis im Vorher-Nachher Vergleich würde mich
die gleiche Entscheidung immer wieder treffen lassen.“
über prevero
Die prevero AG, gegründet 1994, ist einer der führenden deutschen
Anbieter für Planung, Analyse und Reporting. Unternehmen sorgen
mit prevero Lösungen für die nachhaltige Verbesserung ihrer
Steuerungs- und Entscheidungsprozesse.
Deutschland: prevero AG, Landsberger Straße 154, 80339 München
Tel: +49 89 455 77-0, Fax: +49 89 455 77-200
Österreich: prevero Software GmbH, Seidengasse 9 - 11, 1070 Wien
Tel: +43 1 522 34 66-0, Fax: +43 1 522 34 66-29
Schweiz:
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