Läs om hur vi löste det

Ta kontroll
Intern sporing av leveranser innen sykehusmiljøer
Det er en stor utfordring å få kontroll
på den store mengden med vareleveranser og interne portøroppgaver
som daglig skjer på sykehus. Spesielt
problematisk er det når enhetene blir
flyttet mellom de forskjellige
avdelingene.
Hvis f.eks. et medikament, eller en
prøve ikke kommer til rette person,
på riktig sted eller til rett tid, vil det
helt opplagt redusere personalets
effektivitet og til slutt selve pasientbehandlingen og tilliten til sykehuset.
Det å kunne identifisere hvor og
hvorfor flaskehalser oppstår, og på
den måten unngå problemer bør ha
en høy prioritet.
I lang tid har sykehusene måttet stole
på egne manuelle mottaks- og
leveransesystemer for å få oversikt.
Systemer som slett ikke er gode nok
SendSuite Tracking er et viktig
til å håndtere så komplekse oppgaver.
verktøy som løser disse oppgavene på
Dette er et stort problem på mange
en enkel og oversiktelig måte.
sykehus.
Capio S:t Görans Sjukhus
Trygg & säker pakethantering på akutsjukhuset
Capio S:t Görans Sjukhus är ett akutsjukhus för vuxna i centrala Stockholm. Akutmottagningen har omkring 77 000 patientbesök per år, vilket gör S:t Göran till ett av
Sveriges största akutsjukhus.
Men sjukhuset är också speciellt på så sätt att det har en privat ägare och drivs som ett
aktiebolag. Man lägger stor vikt vid att använda alla resurser så effektivt som möjligt
och arbetar enligt lean-principer.
Varumottagningen på S:t Göran hade länge fungerat bra.
Men det fanns ändå vissa bitar som kunde bli bättre. 2005
tyckte Jimmy Björkman, chef för sjukhusets serviceenhet,
att det var dags att ta ett kliv mot en säkrare och mer
effektiv hantering av det inkommande godset.
– På den tiden använde vi oss av ett hemmasnickrat
Excel-system och jobbade mycket manuellt. Vi ville enklare
kunna ta fram statistik för att till exempel kunna kolla olika
flöden och styra bemanningen utifrån det. Vi ville också få ett
mer strukturerat kvittenssystem, säger Jimmy Björkman.
Kontroll- och spårningslösningen Arrival, föregångaren till
dagens SendSuite, hade det som krävdes för att lyfta godshanteringen till en ny nivå. Kvittenser på papper ersattes
med elektroniska signaturer och möjligheten att spåra paket
förbättrades avsevärt.
– Det blir lite vassare med kvittens i en handenhet än att
springa runt med papper. Och när vi får en efterlysning på ett
paket, vilket är vanligt när någon annan än slutmottagaren tagit
emot det, så kan vi snabbt kolla upp vem som kvitterat. Det är ju
väldigt mycket smidigare och mer professionellt att söka i systemet än att behöva bläddra bland en massa kvittenslappar i en
låda.
Snabba leveranser och minskad stöldrisk
Systemet har inte bara gjort det lättare att hitta paket på
drift. Det har också bidragit till att de faktiskt når sina
mottagare snabbare.
– Vår målsättning är att inga paket ska vara kvar i varumottagningen när vi går hem för dagen. Allt måste ut snabbt, för vissa
aktiviteter i vården kan inte bli gjorda annars. Saknas till
exempel en protes som ska användas vid en operation kan den
ju inte genomföras.
Ytterligare ett viktigt skäl till varför man vill leverera paket så
snart som möjligt är stöldrisken. Det pengamässiga flödet
genom varumottagningen är nämligen stort, ett enda kolli
kan vara värt miljontals kronor.
– Vi ska inte lagerhålla. Men det kräver att det inte är några
flaskhalsar, framför allt inte hos oss. En bidragande faktor till
att vi klarar det är att vi har ett bra system som stöd.
Det händer att ett inkommande paket är skadat. Då levereras
det inte vidare utan får stanna på varumottagningen. Men det
blir förstås inte bara liggande. Inbyggt i Arrival/SendSuite
finns en funktion som gör det möjligt att fotografera paketet.
Bilden skickas därefter till mottagaren som får avgöra om
det ändå ska levereras eller om det ska skickas tillbaka till
leverantören.
– Möjligheten att ta bilder är en smart funktion! Det gör också
att vi kan bevisa för en extern leverantör att ett kolli var skadat
redan när vi fick det.
Kontroll på städning och inventarier
I år förnyar Capio S:t Göran sitt avtal gällande
Arrival/SendSuite, givetvis för att få tillgång till den senaste
uppgraderingen men också för att samarbetet med Pitney
Bowes fungerat så väl under alla år.
– Det har hela tiden funnits en lyhördhet för våra krav och
önskemål för att få systemet så anpassat efter vår verksamhet
som möjligt. Pitney Bowes har varit bra på att komma med
idéer och förslag på lösningar.
I nuläget kommer Arrival/Sendsuite fortsatt att användas
enbart i pakethanteringssyfte. Men på sikt kan användningsområdet komma att utvidgas. Främst är det funktionerna för
att registrera genomförda aktiviteter samt för hantering av
inventarier som är intressanta.
– Om städpersonalen kunde läsa av en streckkod på varje rum
när de är klara så skulle tryggheten i städningen öka. Man
skulle enkelt kunna se att inga utrymmen missats.
När det gäller inventariebiten har Jimmy Björkman bland
annat sjukhussängar i åtanke. I dag finns inget bra system
för att se vem som lånat sängar från sjukhusets sängförråd
eller var det har placerats. Det kan innebära att nya sängar
måste köpas in för dyra pengar, trots att det egentligen inte
behövs.
– Om sängarna individmärktes med en streckkod skulle vi
kunna hålla koll på var de är. Men märkningen skulle också
kunna användas för att skapa ett register med detaljerad information om sängarnas ålder, när de senast servades och så
vidare. Sjukhustotalt skulle vi få mycket bättre kontroll, det
skulle minska svinn och slöseri, avslutar Jimmy Björkman.
Sykehuset i Vestfold
”Med SendSuite kan vi visa att vi har kontroll”
Sykehuset i Vestfold består av fyra stora
enheter och har en bred verksamhet inom
de allra flesta medicinska specialiteter.
Själva huvudsjukhuset, med en stor
akutmottagning, ligger i Tønsberg. Här
finns också ett centrallager som dagligen
tar emot en mängd försändelser, ofta med
både känsligt och dyrbart innehåll.
Medicintekniska apparater, kirurgiska instrument och implantat. Det är några exempel på vad som kan finnas i de
mellan 50 och 100 paket som dagligen levereras till sjukhuset. Men fram till för några år sedan inget bra system
för att registrera och spåra dem.
Pärmen med de lösa papperna är i dag ett minne blott –
alla uppgifter registreras direkt i SendSuite av personalen
på varumottagningen. Därefter skapar systemet en etikett
med en streckkod som klistras på paketet och all
informationen synkroniseras med en handdator. När
paketet sedan levereras till slutmottagaren får han eller
hon signera det elektroniskt på handdatorn.
– SendSuite är ett väldigt bra system som är enkelt och
användarvänligt. Och man ser alltid vilken mottagare som
signerat, till skillnad från när kvitteringen gjordes på papper.
I dag hamnar de flesta paket på rätt ställe direkt. Men de
som av någon anledning inte gör det, till exempel på grund
av en felmärkning hos avsändaren, är lätta att hitta.
Även när ett paket efterlyses för att stämmas av mot en
faktura, något som är ganska vanligt, går det snabbt och
smidigt.
– När paketen kom skrev vi ner uppgifter om avsändare,
transportör, slutmottagare och ankomstdatum på ett papper
som sattes in i en pärm. Därefter bars paketen ut och
kvitterades direkt i pärmen, berättar Jan Bøwig Nielsen,
ansvarig för sjukhusets lager- och transportavdelning.
– Det har lett till att både leverantörer och mottagare har fått
ett mycket större förtroende för oss. Nu kan vi visa att vi har
kontroll. Och vi lägger vi mycket mindre tid på att spåra paket,
kanske högst tio minuter i veckan mot tidigare tre timmar,
eftersom vi har en bra och tillförlitlig dokumentation av hela
flödet.
Att spåra en försändelses väg genom sjukhuset i efterhand
var besvärligt, om det ens gick. Mottagarsignaturerna
kunde vara svårtydda eller i värsta fall helt oläsliga. Och på
grund av den manuella registreringen var den övriga
informationen ibland både bristfällig och otillförlitlig.
Ett flexibelt system med många möjligheter
– Vi behövde verkligen få kontroll på de inkommande paketen,
konstaterar Jan Bøwig Nielsen.
Bättre service ökade förtroendet
2009 lät Sykehuset i Vestfold installera en tidig version av
SendSuite Tracking. Lösningen förbättrade snabbt
situationen.
– Det blev mycket enklare för oss att bevisa att vi faktiskt tagit
emot något samt vart och när vi hade levererat det.
Skillnaden mot hur det var när all dokumentation runt
paketen gjordes för hand är milsvid.
Som det ser ut i dag är SendSuite Tracking ett fristående
system på Sykehuset i Vestfold, men i framtiden kan det bli
aktuellt att integrera det med sjukhusets inköps- och
logistiksystem. Det skulle innebära att när en order läggs,
så överförs alla uppgifter om den automatiskt till
SendSuite. Hela försändelseflödet, från beställning till
slutleverans och betalning, blir då ännu enklare att följa än
i dag. Det skulle ge ytterligare tidsvinster, mer kontroll och
möjlighet att höja servicegraden lite till.
– Vi diskuterar också möjligheten att använda SendSuite för
att få kontroll på utgående försändelser. Vi kör ut en hel del
saker till hemmaboende patienter, allt ifrån mat till
dialyspåsar, och det skulle bli lättare för våra förare att
säkerställa att allt lämnas till rätt ställe med SendSuite,
säger Jan Bøwig Nielsen.
Rigshospitalet
Rigshospitalet fick kontroll på proverna med SendSuite
På Rigshospitalet i Köpenhamn skickas
över 10 000 prover till olika laboratorier
för medicinsk analys varje dag. En säker
provhantering är inte bara helt avgörande
för vårdkvaliteten, det sparar också tid,
pengar och merarbete.
Karina Mercebach är ansvarig för Rigshospitalets
transportavdelning, som bland annat sköter upphämtning
och leverans av prover. Hon berättar att det manuella
system som tidigare användes gjorde det svårt att effektivt
hantera och övervaka provflödet.
– Nu registreras allt vi gör i systemet. Vi kan enkelt söka
efter prover och även dra ut detaljerade rapporter som visar
vilka volymer vi hanterar, hur bra service vi levererar och så
vidare.
Det är vanligt att personal ute på vårdavdelningarna ringer
och efterlyser prover, till exempel när ett förväntat prov
inte dykt upp. Eftersom transportpersonalen numera
skannar av streckkoderna på varje enskild provbehållare,
både vid hämtning och vid laboratorieleverans, kan provet
snabbt lokaliseras.
– Vi lägger väldigt mycket mindre tid på att ringa runt och leta
nu än tidigare. Det är givetvis bra för oss men också för
vårdpersonal och patienter. Många prover är akuta och måste
analyseras snabbt.
– Vi hade ingen möjlighet att följa proverna under transport.
Vi kunde heller inte bevisa att vi hämtat eller levererat prover
eftersom vi inte registrerade vad vi gjorde, säger Karina
Mercebach.
En positiv bieffekt av SendSuite är att en större andel
prover numera är korrekt märkta när de hämtas upp,
enligt Karina Mercebach.
När ett prov kommit på avvägar var det extremt krångligt
och tidskrävande att spåra det. Det påverkade givetvis
patientsäkerheten, men utgjorde också en grogrund för
frustration och konflikter.
– Vi har lagt ner mycket jobb på att förbereda även
vårdpersonalen. Sedan vi fick SendSuite har de blivit
noggrannare, vilket gjort att felen i hanteringen generellt
minskat.
– Personal på transportavdelningen anklagades för att inte
ha hämtat och levererat i tid, för att ha tagit prover till fel
laboratorium och så vidare. Och även om vi faktiskt gjort det
vi skulle så hade vi ju ingen dokumentation att luta oss mot.
Felen i hanteringen har minskat
Att det fanns ett enormt behov av ett heltäckande system
för att få kontroll över provflödet var uppenbart. Valet föll
på SendSuite Tracking, och Karina Mercebach tycker att
situationen förbättrats avsevärt sedan lösningen började
användas i oktober 2013.
Viktigt med bra stöd från systemleverantören
Många bitar ska falla på plats vid implementeringen av ett
helt nytt system. Då är det viktigt att leverantören hela
tiden finns till hands för att lösa problem, hjälpa till med
utbildning och så vidare. Karina Mercebach tycker att
Pitney Bowes levt upp till de förväntningarna.
– Min kontaktperson har funnits tillgänglig vid allra minsta
problem. Det mesta har vi kunnat lösa över telefon men när
det inte har gått så har han kommit hit direkt. Det har också
funnits en stor lyhördhet för våra behov, vi har fått ett väldigt
bra stöd.