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BeB Fachtag Praxisbericht Automatisierte Rechnungseingangsprüfung mit WMD Mittwoch, 27. April 2016 Agenda des Vortrags I. Vorstellung Diakonie Himmelsthür (Jürgen Görick) II. Einführung digitaler Rechnungsworkflow Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse] (Jürgen Görick) III. Projektverlauf (Jürgen Görick) IV. HauptHaupt-Workflow (Jürgen Görick) V. Fazit (Jürgen Görick) VI. Vorstellung WMD Rechnungsworkflow (WMD) VII. Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ (Lars Oldenburg) VIII. Fragestellungen Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Die Diakonie Himmelsthür e.V. ist heute einer der größten Anbieter in der Eingliederungshilfe in Niedersachen. Ihre Ursprünge reichen zurück ins Jahr 1884, als Pastor Bernhard Isermeyer in der alten Dorfschmiede in Achtum bei Hildesheim ein Frauenheim gründete. Aus den Anfängen erwuchs eine diakonische Arbeit, die sich im Laufe der Geschichte zwar immer wieder verändert hat, aber dem Grundauftrag zur Orientierung am Menschen, seiner individuellen Lebenssituation und seinem Hilfebedarf stets aufs Neue gefolgt ist. Es sind vor allem die einzelnen Personen und Schicksale, die der Arbeit des Frauenheimes, später der Diakonischen Werke und heute der Diakonie Himmelsthür ihr Gesicht gegeben haben. Der Diakonie Himmelsthür gehören verschiedene Tochterunternehmen an: • • • • • • • Diakonische Wohnheime Himmelsthür gGmbH proWerkstätten Himmelsthür gGmbH Lambertinum soziale Dienste Himmelsthür gGmbH Gemeinschaftswäscherei Himmelsthür gGmbH CGH Catering Gesellschaft Himmelsthür mbH Herberge zur Heimat gGmbH Immobilien- und Servicegesellschaft Himmelsthür GmbH Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. über 70 Standorte ca. 2.700 Mitarbeitende ca. 750.000 Belegungstage entsp. ca. 2500 Kunden Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Geschäftsbereich EDV • 8 Vollzeitkräfte • 1 Teilzeitkraft (MAV) • 2 Auszubildende Betreuen: • 3 Rechenzentren • Ca. 360 Server • 2300 User • 1200 PCs, NBOs, etc. Einführung digitaler Rechnungsworkflow Notwendigkeit der Einführung • Keine Transparenz hinsichtlich der Prozesse (Sachprüfung, Freigabe, Rechnungsverbleib, Eskalation. • Zeitaufwendige Verarbeitungswege • Verlust von Rechnungen • Deutliche Skontoverluste durch Verarbeitungswege • Redundante Papierablage • Hoher manueller Erfassungsaufwand der Rechnungen Einführung digitaler Rechnungsworkflow Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow • Unternehmensweite Transparenz der Prozesse • Bidirektionale Anbindung an jedes ERP-System • Verarbeitung unterschiedlicher RG-Eingänge Papier, Mail, ZUGFeRD • Hohe Flexibilität und geringer Aufwand hinsichtlich des Customizing • Hohe Flexibilität hinsichtlich Sachprüfung und Freigabe Einführung digitaler Rechnungsworkflow Anforderungen an einen digitalen Rechnungsworkflow • • • • Verkürzung der Durchlaufzeiten Weniger Skontoverluste Investitionssicherheit Warnfunktionen / Eskalationsmanagement Skontofristen, Zahlungsfristen • Revisionssichere Archivierung nach Abschluss der Rechnungsbearbeitung [Fast LTA Cubes] Projektverlauf Projektstart Projektauftrag Feb. 2014 Schwachstellenanalyse und Anforderungen definieren Juli 2014 Entscheidung für RG-Workflow August 2014 Workshop mit WMD Erstellung Pflichtenheft Bis Dez. 2014 Customizing des Workflows Ab Jan. 2015 Testphase mit Pilotstandorten Einweisung der Keyuser Ab Mär. 2015 Rollout Mai 2015 Projektende Haupt-Workflow Fazit • Der Projektverlauf war aufgrund der detaillierten Planung und der rechtzeitigen Einbeziehung der betroffenen Anwender äußerst reibungslos • Der Zeitplan wurde eingehalten • Der Dienstleister WMD reagierte auf Anforderungen während des Projektes sehr flexibel und professionell • Zusätzliche Anforderungen kamen nur aus den bekannten Problemregionen, das sind Standorte, die sich nie einbringen aber immer etwas auszusetzen haben • Die Finanzplanung wurde eingehalten WMD Vertrieb GmbH • • • • • • • • • Standorte Deutschland: Ahrensburg und Dortmund mehr als 20 Jahre Erfahrung 140 Mitarbeiter 25,5 Mio. € Umsatz in 2015 über 900 DMS-Kunden xFlow Prozess-Lösungen bei über 500 Kunden SAP-zertifizierte Lösungen Deutschsprachige Projektumsetzung & Support WMD ACADEMY: eigenes Schulungsprogramm Referenzen WMD Diakonie & Werkstätten Auszug WMD Referenzen (Auszug) Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Eingang Verarbeitung Geschäftsprozess Workflow Struktur Archiv Scan Konvertierung Recherche Office Extraktion Prüfung Ablage Mail Analyse Freigabe Aktenplan XML Prüfung Reports Protokoll Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xFlow Invoice ERP Datenanbindung Datenquellen Datenziele (Auszug) (Auszug) Transferdatenbank mit zyklischer Synchronisation Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xFlow Interface 101 011 010 110 Scan Archiv Office Workflow Mail Datenextraktion XML DMS EDI SharePoint Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Live Demo Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Übersicht Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Eingang Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Aufgaben Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Zuletzt benutzt Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Rechnungsbearbeitung Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Gruppenkorb Verify Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Workflowregeln Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Abwesenheit Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Erweiterte Suche Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Documents Manager Praxisbezug “WMD digitaler Rechnungsworkflow“ Easy Experience Manager Fragestellungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
